Phân tích công việc giúp cho các tổ chức có đượchướng giải quyết đúng đắn trong mọi vấn đề liên quan đến quản trị nhân sự như cácvấn đề : kế hoạch hóa nguồn nhân lực, đánh giá thực hiện
Trang 1LỜI MỞ ĐẦU
Như chúng ta cũng đã biết, trong các doanh nghiệp hiện nay việc bố trí nhânlực có chuyên môn trình độ phù hợp với công việc của mình là một vấn đề hết sứcquan trọng và không hề dễ chút nào Nó đòi hỏi mỗi người quản lý phải sắp xếpcông việc hợp lý hay phải có cách thức tuyển dụng để mang lại cho tổ chức cónguồn nhân lực có trình độ chuyên môn cao Vì vậy vấn đề đặt ra là cần phải phântích công việc như thế nào cho phù hợp và hiệu quả, nó chính là một phần khôngthể thiếu cho bất kỳ tổ chức nào Phân tích công việc giúp cho các tổ chức có đượchướng giải quyết đúng đắn trong mọi vấn đề liên quan đến quản trị nhân sự như cácvấn đề : kế hoạch hóa nguồn nhân lực, đánh giá thực hiện công việc, trả công laođộng Những công việc trên để thực hiện một cách tốt nhất thì phân tích công việccàng phải được chú trọng, phân tích công việc là chìa khóa của quản trị nhân lựchay một công cụ quan trọng nhất của tổ chức Nếu không có phân tích công việc ởcác tổ chức các doanh nghiệp thì người lao động không nắm rõ được mình phải làmnhững công việc gì, phải có trách nhiệm và quyền hạn ra sao và công việc đó cóphù hợp với mình hay không Phân tích công việc trong một tổ chức là rất quantrọng nó giúp cho các doanh nghiệp có hướng giải quyết đúng đắn về nhân sự và làkim chỉ nam cho sự phát triển của doanh nghiệp nếu doanh nghiệp áp dụng công tácphân tích công việc một cách hợp lý và hiệu quả
Trang 2CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC.
1.1 Khái niệm và vai trò của phân tích công việc(SGT).
1.2 Quy trình của phân tích công việc.(SGT)
1.3 Các văn bản kết quả của phân tích công việc:
Các văn bản kết quả của phân tích công việc bao gồm: bản mô tả công việc và bảntiêu chuẩn công việc Hai sản phẩm này chính là cơ sở để: tuyển dụng nhân lực, bốtrí và sử dụng nhân lực, đào tạo và phát triển, quan hệ lao động
1.3.1 Bản mô tả công việc:
- Khái niệm: Bản mô tả công việc là văn bản liệt kê các chức năng, nhiệm vụ, cácmối quan hệ trong công việc, các điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra, giám sát vàcác tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc Bản mô tả công việc giúp chochúng ta hiểu được nội dung, yêu cầu của công việc và hiểu được quyền hạn, tráchnhiệm khi thực hiện công việc
Bước 1: Chọn một công việc và mô tả chi tiết về:
+Chức danh: tên của công việc
+Quan hệ báo cáo: báo cáo ai?, ai là quản lý trực tiếp, gián tiếp?
+Nơi làm việc: phòng (ban) nào của công ty
Bước 2: Xác định cơ cấu tổ chức:
2
Giám sát trực tiếp( gián tiếp)
Vị trí công việc khácbáo cáo chung cho
Vị trí công việc đượcphân tích
Vị trí công việc khác
báo cáo chung cho
Trang 3Bước 3: Viết mục đích công việc:
- Người thực hiện công việc làm gì?
- Công việc này mang lại điều gì?
- Kết quả là gì? Tại sao?
Bước 4 : Xác định nhiệm vụ, trách nhiệm chính
Ví dụ :
Động từ chỉ hành
Nhân viên dướiquyền báo cáo chongười thực hiện
Nhân viên dưới quyềnbáo cáo cho ngườithực hiện
Nhân viên dưới quyền
báo cáo cho người thực
hiện
Trang 4viên phậnLập kế hoạch Truyền thông với nhân viên Nhằm đảm bảo thông điệp được truyền tải rõ ràng nhấtTuyển dụng Nhân viên bán hàng Nhằm đảm bảo tính liên tục của nhóm kiểm tra
Nghiên cứ và xử lý Hồ sơ ứng viên Để lập báo cáo kết quả xử lý hồ sơ và danh sách ứng viên thi
tuyển
Bước 5 : Xác định quyền hạn (gắn với nhiệm vụ)
Ví dụ :
- Quyền về quản lý nhân lực :+ Tiếp nhận hồ sơ ứng viên
+ Đề xuất : giải pháp, trả lương
+ Quyết định : tuyển dụng, sa thải…
- Quyền về sử dụng tài sản cố định: trang thiết bị, máy móc chuyên dùng
- Quyền liên quan đến ra quyết định về tài chính
- Quyền liên quan đến hệ thống thông tin quản lý : truy cập, chỉnh sửa, hoàn thiện…
- Quyền khác :
- Các mối quan hệ bên trong và bên ngoài công ty :
5.1 Phối hợp với các đơn vị bên trong công ty.
STT Bộ phận phối hợp Công việc phối hợp
Trang 55.3 Phối hợp với các đơn vị bên ngoài công ty.
2
Bước 6 : Ra quyết định.
6.1 Tần suất của việc ra quyết định
Tần suất ra quyết định thường xuyên như thế nào, chịu áp lực ra sao ?
1.3.2 Bản tiêu chuẩn công việc.
- Bằng cấp:+ Xếp hạng : xuất sắc, giỏi, khá, trung bình…
+ Bậc đào tạo: cao đẳng, đại học, sau đại học
+ Ngành đào tạo: quản trị nhân lực……
- Kiến thức chuyên môn: đánh giá mức độ về tri thức nghề nghiệp: hiểu biết ở mức
độ như thế nào?
- Kiến thức xã hội: đánh giá về mức độ am hiểu
- Kinh nghiệm: trong lĩnh vực nào? Thời gian bao lâu?
SKILLS (Kĩ năng) :
Trang 6- Kĩ năng chyên môn (cứng).
- Kĩ năng bổ trợ (mềm) : giao tiếp, thuyết phục, thuyết trình…
- Kĩ năng ngoại ngữ: mức độ thành thạo như thế nào?
- Kĩ năng tin học: mức độ thành thạo như thế nào?
ATTITUDES ( Thái độ, phẩm chất):
- Phải có thái độ trung thực, quyết đoán, nhiệt tình, có trách nhiệm, ham học hỏi, có tầm nhìn chiến lược, chịu được áp lưc trong công việc…
Trang 7CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CƠ KHÍ ĐIỆN-TÀU THỦY-ĐIỆN TỬ TÀU THỦY( CÔNG TY VINAMAREL) 2.1 Giới thiệu tổng quan về công ty cơ khí điện-tàu thủy-điện tử tàu thủy.
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty.
- Quá trình hình thành.
Công ty cơ khí điện-tàu thủy-điện tử tàu thủy là doanh nghiệp trực thuộc bộ giaothông vận tải Là thành viên của VINASHIN-tập đoàn công nghiệp tàu thủy ViệtNam
Công ty được thành lập vào ngày 15/12/1993 với tiền thân là Xí nghiệp Nghiên cứu
kỹ thuật thông tin GTVT – vốn là doanh nghiệp thuộc nhà nước
Ngày 25/12/1994 được đổi tên thành Xí nghiệp Thông tin GTVT theo quyết định số2998/QĐ-TCCB của Bộ trưởng GTVT
Năm 1997: Là thành viên của VINASHIN
Ngày 29/09/1997: Xí nghiệp Thông tin GTVT được tiếp nhận và đổi tên thành Xínghiệp Thiết bị điện tử và dịch vụ theo quyết định của TGĐ Liên hiệp các Xínghiệp cơ khí đóng tàu
Năm 2002: Đổi tên thành Công ty Vinamarel
Ngày 1/08/2002: Công ty Thiết bị điện tử GTVT được đổi tên thành Công ty cơkhí-Điện-Điện tử tàu thủy (VINAMAREL)
Năm 2007: Công ty cơ khí-Điện-Điện tử tàu thủy là thành viên của Tổng công tyCông nghiệp tàu thủy Bạch Đằng theo quyết định của Hội đồng quản tri tập đoànCông nghiệp tàu thủy Việt Nam
- Quá trình phát triển.
Trang 8Cơ cấu pháp lý : Công ty là Doanh nghiệp nhà nước hạch toán độc lập do Tập đoàncông nghiệp tàu thủy Việt Nam là chủ sở hữu.
Định hướng thị trường
• Ngành công nghiệp tàu thủy
• Ngành Điện tử, viễn thông
• Nhà máy Công nghiệp
• Ngành công nghiệp và dân dụng
Hệ thống hỗ trợ
• Dịch vụ khách hàng
• Xúc tiến kinh doanh
Lĩnh vực kinh doanh
Ngành nghề sản xuất kinh doanh
• Kinh doanh thiết bị thông tin điện tử, cơ khí hàng hải
• Sản xuất, phục hồi, lắp ráp sản phẩm điện tử, điện lạnh công nghiệp và dân dụng
• Kinh doanh và lắp đặt hệ thống thông tin, điện tử trong các công trình xây dựng
• sát, thiết kế, lắp đặt các hệ thống phòng chống cháy nổ,
• Xây dựng công trình công nghiệp và dân dụng
• Cung cấp các thiết bị điện cao và hạ thế
• Xây lắp các hệ thống đường dây và trạm điện hệ thống đến 110Kv
• Bảng điện chiếu sáng AC/DC
• Bảng điện buồng lái AC/DC
• Hộp khởi động
• Hộp đựng ắc quy
• Cáp điện điều khiển thông tin
• Cáp điện
Trang 9• Cáp điều khiển
• Cáp thông tin
Thiết bị vô tuyến
• Trạm liên lạc di động qua vệ tinh
• Hệ thống cảnh báo an ninh tàu biển
• Máy thu trục canh
• Máy vô tuyến điện cầm tay
• Máy thu bản Fax về thời tiết qua vệ tinh
Thiết bị nghi khí hàng hải
• Máy lái tàu tự động
Thiết bị thông tin
• Hệ thống thông tin nội bộ
• Hệ thống truyền thanh công cộng và chỉ huy
Dịch vụ
Dịch vụ hỗ trợ khách hàng
• Hướng dẫn thủ tục cấp phép tần số vô tuyến điện
• Tài liệu hướng dẫn sử dụng
Trang 102.1.2 Đánh giá kết quả hoạt động của công ty.
Với mỗi một chức danh công việc thì có một bản mô tả nhiệm vụ Liệt kêcác bản mô tả nhiệm vụ của một số chức danh tiêu biểu trong công ty Một chứcdanh cụ thể để có thể phân tích:
Đề xuất với Giám đốc và Ban lãnh đạo Công ty những vấn đề, công việc còn bấtcập những vướng mắc cần tháo gỡ, cần giải quyết
4. Thay thế khi vắng mặt :
Bàn giao việc quản lý và điều hành mọi hoạt động của phòng cho Phó trưởngphòng
5. Yêu cầu về năng lực :
Trình độ : Tốt nghiệp đại học luật hoặc Quản trị kinh doanh
Trang 11Ngoại ngữ: Chứng chỉ C tiếng anh
Kinh nghiệm: Có ít nhất 03 năm làm quản lý doanh nghiệp
6. Quan hệ công tác :
Giữ mối quan hệ chặt chẽ với tất cả các Phòng, Ban, các đơn vị trong doanh nghiệp
Mở rộng mối quan hệ trên, dưới để học hỏi kinh nghiệm trong xử lý, trong giao tiếpvới trong và ngoài cơ quan đơn vị
Qua bản mô tả nhiệm vụ trên ta thấy được rằng, về cơ bản bản mô tả nhiệm
vụ đều thể hiện được chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cũng như yêu cầu của côngviệc với người thực hiện Tuy nhiên, những nội dung trên còn rất sơ sài, thông tinmang tính chất chung chung không chi tiết cụ thể Các văn bản của phân tích côngviệc gộp lại thành một bản; thông thường gồm 2 bản, người ta chỉ nên gộp bản mô
tả công việc với bản yêu cầu của công việc với người thực hiện
Có nhiều thông tin không được đề cập đến như: mã số công việc, điều kiện làmviệc, điều kiện trang thiết bị, chế độ về thù lao, và các tiêu chuẩn thực hiện côngviệc Trên thực tế, có thể gộp các văn bản kết quả của phân tích công việc lại vớinhau nhưng cần phải đầy đủ thông tin
- Ảnh hưởng của phân tích công việc đến các hoạt động quản trị nhân lực
Như đã phân tích ở trên, chương trình phân tích công việc tại công tyVinamarel chưa đầy đủ, còn nhiều thiếu sót do đó việc áp dụng các kết quả củaphân tích công việc vào các hoạt động khác của quản trị nhân lực còn nhiều hạnchế Cụ thể:
1. Đối với hoạt động kế hoạch hóa nguồn nhân lực:
Với những thông tin trong bản mô tả nhiệm vụ của công ty chỉ cung cấpnhững thông tin về loại công việc trong tổ chức đó thực hiện như thế nào Về vấn
đề tiêu chuẩn thực hiện công việc chưa có để có thể xác định đề bạt hay thuyênchuyển hoặc thay thế…
2. Đối với hoạt động tuyển dụng
Trang 12Như đã phân tích, phân tích công việc là hoạt động tiên quyết góp phần vàothành công của tuyển dụng Việc có tuyển dụng đúng người phù hợp với công việc
là mục đích cao nhất của công tác tuyển mộ, tuyển chọn Để đạt được mục đích đóthì các thông tin về công việc được đăng tuyển mộ phải đầy đủ, cụ thể, rõ ràng Tại công ty Vinamarel hàng năm đột xuất, giám đốc, trưởng các bộ phận xácđịnh nhu cầu tuyển dụng của công ty mình căn cứ vào:
3 Việc phát triển sản xuất kinh doanh của công ty
4 Khả năng đáp ứng được khối lượng được khối lượng công việc và trình độcông nghệ của số công nhân viên hiện có
5 Khi công nhân viên nghỉ việc cần bổ sung nguồn để tuyển mộ hầu hết là sửdụng nguồn nội bộ, do người quen giới thiệu; do đó việc sử dụng các văn bản phântích công việc vào tuyển dụng là ít được dùng đến.Trong khi đó bản mô tả côngviệc sẽ đưa các thông tin đầu vào cho cán bộ tuyển dụng đăng quảng cáo về các vịtrí mà doanh nghiệp đang cần tuyển nhân viên; bản yêu cầu với người thực hiệncông việc là căn cứ để chọn ra ứng viên, và cũng là căn cứ để ứng viên quyết địnhxem có nên gửi hồ sơ sự tuyển cho nhà tuyển dụng hay không Bản tiêu chuẩn thựchiện công việc giúp ứng viên định hình kết quả mà nhà tuyển dụng mong đợi ở họ,đây cũng là cơ sở để đánh giá nhân viên mới trong thời gian thử việc
=> Như vậy công tác phân tích công việc tại công ty sẽ không mang lại nhiều hiệuquả với hoạt động tuyển dụng
6 Đối với hoạt động đào tạo và phát triển nguồn nhân lực:
Việc đào tạo của công ty được thực hiện theo quy trình quản lý chất lượngISO 9001 : 2000 Công ty cũng đã tiến hành đào tạo nâng bậc cho công nhân và gửi
đi học ở nước ngoài hoặc các trường lớp cho các cán bộ quản lý
Do không có hệ thống các bản phân tích công việc một cách đồng bộ của cáccông việc, và các văn bản kết quả phân tích công việc tại công ty ít được thay đổinên không tiến hành đào tạo lại
Trang 13Phân tích công việc là cơ sở để xác định ra nhu cầu đào tạo, hình thức đào tạo, nộidung của chương trình đào tạo cũng như đánh giá hiệu quả của chương trình đàotạo mang lại Trong khi đó, do còn thiếu các văn bản kết quả của phân tích côngviệc nên để làm cơ sở của chương trình đào tạo thì phân tích công việc của công tykhông đáp ứng được.
7 Đối với hoạt động đánh giá thực hiện công việc
Phân tích công việc là một trong những cơ sở quan trọng để doanh nghiệpxây dựng hệ thống đánh giá thực hiện công việc Đánh giá thực hiện công việc đolường các nhiệm vụ, trách nhiệm ghi trong bản mô tả công việc Cơ sở để đo lườngcác nhiệm vụ, trách nhiệm đó được cụ thể hóa trong bản tiêu chuẩn công việc
Do thiếu bản tiêu chuẩn công việc nên việc xác định những cơ sở để đánhgiá nhânviên vẫn còn rất chung chung, chủ yếu việc đánh giá nhân viên là do ngườiquản lý trực tiếp giao việc và đánh giá Các kết quả không được đo lường chi tiết cụthể Như vậy phân tích công việc cũng không thực sự hiệu quả với hoạt động này
8 Đối với hoạt động trả công lao động
Trong công ty Vinamarel, lương của nhân viên bao gồm lương ( được trảtheo quy định của công ty) ngoài ra còn có phụ cấp và phúc lợi xã hội
Trả công lao động có ảnh hưởng rất lớn đến sự thực hiện công việc củangười lao động, chất lượng sản phẩm, hiệu quả hoạt động của tổ chức Phân tíchcông việc là cơ sở sâu xa của hoạt động này Có thể nói rằng, việc sử dụng khônghiệu quả của phân tích công việc với các hoạt động trên của quản trị nhân lực đãlàm ảnh hưởng đến hoạt động trả công lao động
9 Đối với quan hệ lao động và vệ sinh lao động:
Phân tích công việc được sử dụng khá tốt vào việc thực hiện quan hệ giữasếp và nhân viên, giữa nhân viên và nhân viên
Do chưa có những tiêu chuẩn thực hiện công việc cụ thể chi tiết nên việc tiến hànhcông tác đánh giá công việc cụ thể không được hiệu quả vì vậy mà khó xác địnhngười thực hiện công việc có hoàn thành công việc theo đúng quy trình hay không
Trang 14dẫn đến việc khen thưởng và kỷ luật sẽ không có cơ sở để đánh giá Điều này có thểgây ra những tị nạnh hoặc bất bình do việc đánh giá không đúng
Mặt khác, các văn bản phân tích công việc còn thiếu như: mã số công việc, điềukiện làm việc, quy trình công nghệ sẽ dẫn đến tình trạng làm sai quy trình, làm chovấn đề an toàn lao động không được đảm bảo
Tóm lại
Về cơ bản, ban lãnh đạo và các cán bộ nhân sự đã nhận thức được vai trò, ý nghĩacủa chương trình phân tích công việc Quy trình phân tích công việc tại công ty đơngiản, ngắn gọn như vậy tiết kiệm được chi phí thời gian, sức người trong phân tíchcông việc
Tuy nhiên, phân tích công việc của công ty còn tồn tại nhiều hạn chế đó là hệ thốngcác văn bản phân tích công việc còn chưa đầy đủ Có nhiều vị trí còn chưa đượctiến hành phân tích công việc dẫn đến việc ứng dụng các văn bản này vào các hoạtđộng quản lý khác chưa phát huy hết được các mặt tích cực của nó
Có thể kể đến một số nguyên nhân cơ bản dẫn đến những hạn chế trên đó là:Ban lãnh đạo chưa thực sự quan tâm đến hoạt động phân tích công việc; năng lựcchuyên môn các cán bộ nhân sự của công ty về phân tích công việc còn hạn chế.Các mục đích cũng như ý nghĩa của phân tích công việc không được phổ biến đếncác quản lý trực tiếp và người thực hiện công việc làm ảnh hưởng đến sự thốngnhất của các bên và việc cung cấp thông tin về công việc cần phân tích Quy trìnhphân tích công việc của công ty cũng có nhiều thiếu sót về các bước tiến hành cũngnhư về nội dung của từng bước
2.1.3 Đánh giá hiệu quả sử dụng lao động của công ty
- Quy mô, cơ cấu của công ty: Lực lượng lao động của công ty giảm dần qua
các năm và có tốc độ giảm tương đối lớn
Theo cơ cấu giới tính: lao động nữ của công ty qua các năm chiếm không qua45%, đây là một tỷ lệ hợp lý, phù hợp với lĩnh vực kinh doanh chính của công ty cơkhí điện-điện tử-điện tử tàu thủy Lao động nam chiếm tỷ lệ lớn hơn lao động nữ,