Những công việc về Hành chính a) Những công việc liên quan đến soạn thảo lưu trữ văn bản, hồ sơ, công văn đi – đến. b) Chấm công, theo dõi việc thực thi chính sách, quy định công ty. c) Phụ trách vệ sinh, môi trường làm việc, cảnh quan công ty,… d) Phụ trách các hoạt động phúc lợi: du lịch, party, sinh nhật, giao lưu nội bộ,… e) Làm công tác ngoại vụ: + Lễ tân, đón tiếp khách.
Trang 1NHỮNG CÔNG VIỆC CỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH - NHÂN SỰ
1 Những công việc về Hành chính
a) Những công việc liên quan đến soạn thảo & lưu trữ văn bản, hồ sơ, công văn đi – đến
b) Chấm công, theo dõi việc thực thi chính sách, quy định công ty
c) Phụ trách vệ sinh, môi trường làm việc, cảnh quan công ty,…
d) Phụ trách các hoạt động phúc lợi: du lịch, party, sinh nhật, giao lưu nội bộ,…
e) Làm công tác ngoại vụ:
+ Lễ tân, đón tiếp khách
+ Quản lý, điều hành xe đưa đón CBNV (nếu có), xe đưa đón khách…
+ Mua vé, đặt lịch khách sạn, nhà hàng, vé máy bay,
+ Làm thủ tục hành chính cho CBNV như giấy phép lao động, thủ tục đi công tác/ học tập, visa, hộ chiếu (nếu có),…
f) Phụ trách tổng hợp:
+ Đồng phục nhân viên, thẻ nhân viên, chỗ ăn ở (nếu có)…
+ Mua mới, quản lý trang thiết bị văn phòng, VPP, tài sản cố định của công ty g) Lập BC liên quan theo định kỳ tuần/ tháng/ quý/ năm
2 Những công việc về Nhân sự
a) Hoạch định nguồn nhân lực
b) Tuyển dụng nhân sự mới
c) Công tác đào tạo
d) Công tác đánh giá hiệu quả thực hiện công việc
e) Công tác lương – thưởng và chế độ chính sách, BHYT, BHXH
f) Xử lý hợp đồng lao động
g) Xử lý quan hệ lao động
h) Xây dựng văn hóa doanh nghiệp
i) Quản lý bộ phận
Mô tả chi tiết công việc về nhân sự:
Hoạch định nguồn nhân lực
- Theo dõi, đánh giá hiện trạng nguồn nhân lực của công ty
- Khảo sát nhu cầu nhân sự của các phòng ban, bộ phận
- Dự báo nhu cầu nhân sự trong tương lai của công ty
- Xây dựng và kiểm soát kế hoạch nguồn nhân lực cho công ty
- Xây dựng kế hoạch chuẩn bị nguồn lực (kinh phí, phòng ốc, các bài kiểm tra, trắc nghiệm ứng viên,…)
- Tìm hiểu tình hình biến động nhân sự tại công ty
Tuyển dụng nhân sự mới
- Lập và triển khai kế hoạch tuyển d`ụng
Trang 2- Xây dựng & thực hiện quy trình tuyển dụng: mô tả công việc của vị trí cần tuyển, đăng tin tuyển dụng, truyền thông tuyển dụng, nhận & lọc hồ sơ, in & phỏng vấn, thương lượng và đàm phán với ứng viên về lương, phúc lợi
- Thiết lập và giữ mỗi quan hệ với các trường ĐH, CĐ, cơ quan, tổ chức,… cho hoạt động tuyển dụng
- Xây dựng kế hoạch truyền thông tuyển dụng: quảng cáo, giới thiệu trường ĐH,
CĐ, tham gia hội chợ việc làm, internet,…
- Xây dựng quy trình phỏng vấn: lập hội đồng phỏng vấn, tiếp nhận & lọc hồ sơ, lên DS mời ứng viên đến phỏng vấn, phỏng vấn, thông báo kết quả PV đến ứng viên
- BC kết quả tuyển dụng lên BGĐ
Công tác đào tạo
- Lập và triển khai kế hoạch đào tạo nhân viên mới: Đào tạo nội quy, quy chế cong
ty, đào tạo hội nhập
- Khảo sát nhu cầu & nội dung đào tạo nhân viên cũ
- Xây dựng & triển khai kế hoạch đào tạo nhân viên cũ: Kiến thức chuyên môn, kỹ năng thực hành, kỹ năng mềm, văn hóa công ty…
- Xác định nguồn lực đào tạo: chi phí, phòng ốc, giảng viên,…
- Đánh giá hiệu quả sau đào tạo
Công tác đánh giá hiệu quả thực hiện công việc
- Xây dựng và triển khai kế hoạch đánh giá hiệu quả công việc
- Xây dựng các chỉ tiêu đánh giá (KPIs)
- Thực hiện đánh giá hiệu quả công việc
- Báo cáo kết quả đánh giá hiệu quả công việc
Công tác lương – thưởng và chế độ chính sách, BHYT, BHXH
- Cùng sếp xây dựng hệ thống thang bảng lương, soạn thảo các văn bản hướng dẫn liên quan đến quản lý lương, chế độ chính sách
- Thực hiện và quản lý các thủ tục về lương: Nâng lương, tính lương, làm quyết định lương, cấp phát lương, quản lý hồ sơ lương, thưởng, trợ cấp, phụ cấp…
- Phổ biến, hướng dẫn, giải đáp thắc mắc về lương, thưởng, chế độ chính sách … cho CBNV
- Thanh toán, quyết toán thuế thu nhập cá nhân
- Cập nhật, theo dõi, kiểm tra và thực hiện các thủ tục về BH cho CBNV: Hồ sơ
BH, thẻ BH, sổ BH, chế độ thai sản, ốm đau,…
Xử lý hợp đồng lao động
- Quản lý hồ sơ lao động, hợp đồng lao động
- Hướng dẫn nhân viên mới về hợp đồng lao động
- Theo dõi, thực hiện các chế độ nghỉ việc, hết hạn hợp đồng lao động
Xử lý quan hệ lao động
- Giải quyết tranh chấp lao động
Trang 3- Theo dõi & giải quyết các vấn đề lao động: khen thưởng, kỷ luật, nghỉ việc, thôi việc, khiếu nại, thắc mắc,…
Xây dựng văn hóa doanh nghiệp
- Xây dựng hình ảnh doanh nghiệp: Trang phục, môi trường làm việc, tác phong làm việc, giao tiếp, an toàn lao động,…
- Xây dựng các hoạt động chăm lo đời sống CBNV: ăn, uống, ngủ, nghỉ, party, hoạt động nội – ngoại khóa, trò chơi, giao lưu, nghỉ dưỡng,
Quản lý bộ phận (trưởng phòng HC - NS)
- Quản lý & chịu trách nhiệm chung mọi hoạt động của phòng HC - NS
- Quản lý & chỉ đạo về nghiệp vụ cụ thể của từng công việc nêu trên
- Xây dựng các quy trình, các biểu mẫu thống nhất dùng trong công tác quản lý nhân sự
- Phân công công việc cho nhân viên trong phòng
- Kiểm tra, giám sát việc thực hiện tiến độ công việc của nhân viên trong phòng
- Chấm công cho nhân viên trong phòng
- Thảo luận với nhân viên của phòng hoặc BGĐ khi có sẽ xung đột, tranh chấp
- Tổ chức xây dựng và Hoàn thiện các chế độ chính sách , nội quy quy chế phù hợp từng thời điểm, giai đoạn từng hệ thống: quy định làm việc an toàn lao động và vệ sinh lao động, các chế độ chính sách đãi ngộ của Công ty, các quy định khen thưởng, kỷ luật… đảm bảo phù hợp môi trường VHDN và luật pháp VN
- Lập kế hoạch và dự trù ngân sách cho các hoạt động phát triển nguồn nhân lực