bản phân tích công việc giám đốc hành chính nhân sự
Trang 1
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
BÀI TẬP NHÓM QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC
Đề tài:
BẢN PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC GIÁM ĐỐC HÀNH CHÍNH-NHÂN SỰ
GVHD:T.s Nguyễn Thị Bích Thu Nhóm thực hiện: Cuồng Phong Hội QTNL3_09
Trang 2NỘI DUNG BÀI PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
I Giai đoạn 1: Xác định công việc và mục tiêu phân tích
1 Mục đích của phân tích công việc:
- Mục đích chung nhất của phân tích công việc này là thiết lập thủ tục để lựa chọn
nhân sự,đào tạo nhân viên,phát triển các công cụ để đánh gia thành tích và thiết lập hệ thống trả lương
- Cung cấp các thông tin về:yêu cầu của công việc là gì,những đặc điểm nhân viên cần có để thực hiện tốt công việc đó
- Cơ sở để bố trí,luân chuyển đào tạo nhân viên với mức chi phí thấp nhất
- Đánh giá công việc và thông qua đó xác định cấu trúc lương công bằng
- Dự đoán tính chất của các công việc tương lai
2 Xác định những công việc cần phân tích
- Đầu tiên,xác định được vị trí phân tích là: giám đốc hành chính nhân sự của tập đoàn Mai Linh-chi nhánh Bắc Trung Bộ
- Tiếp theo cần tìm hiểu những công việc mà chức vụ đó làm là gì?
- Tiếp cận người đang giữ vị trí hiện tại cần phân tích
- Xây dựng câu hỏi phỏng vấn và bản câu hỏi để phục vụ cho việc phân tích
- Gởi câu hỏi và bản câu hỏi cho người giữ vị trí cần phân tích
- Nhận kết quả và tiến hành xử lý thông tin,làm bản phân tích công việc
3 Ai tiến hành phân tích công việc
- Nhóm Cuồng Phong Hội trực tiếp tham gia tiến hành phân tích công việc Điều
này sẽ cung cấp nguồn thông tin hữu hiệu về vị trí công việc ( Giám đốc hành chính-nhân sự) được đánh giá một cách khách quan Mặt khác, phân tích công việc hướng vào việc miêu tả những hoạt động công việc độc lập của người giữ chức vụ được phân tích nên đôi khi không đánh giá được hết mọi mặt của vấn đề,chưa nhận rõ được mức độ quan trọng,sự phức tạp của công việc
4 Sử dụng biểu đồ và cơ cấu tổ chức
a Sơ đồ cấu trúc phòng
- Thư ký, trợ lý
- Văn thư lưu trữ
- Lễ tân, lái xe TGĐ
- Định mức, lương.
- Chế độ chính sách
- Đánh giá kết quả làm việc
- Quan hệ lao động
- Thi đua, K.thưởng, kỷ
PHÒNG HCNS
Trang 3b Mối quan hệ của phòng trong công việc
Cá nhân/ Đơn vị Công việc liên hệ với các Cá nhân/ Đơn vị bên ngoài Công ty
Cơ quan
Sở LĐTB-XH • Đăng ký sử dụng lao động và thang bảng lương làm căn cứ
đóng BHXH theo quy định của Pháp luật lao động hiện hành Cập nhật quy chế nghĩa vụ và chế độ chính sách cho nhân viên.
Các đơn vị cung
ứng lao động • Tuyển nhân sự.
Các đơn vị cung
ứng dịch vụ
hành chính khác
• Cung cấp, sửa chữa, bảo dưỡng máy móc, thiết bị văn phòng;
BHXH, BHYT • Đóng và thanh toán bảo hiểm cho CBNV toàn Công ty
Đối thủ cạnh
tranh • So sánh, thiết lập các chiến lược nhân sự phù hợp
Phòng, Bộ phận Công việc liên hệ với các bộ phận ngoài đơn vị nhưng thuộc nội bộ
hệ thống Tập đoàn
Ban Tổ chức –
HC Công ty mẹ • Báo cáo công tác quản trị hành chính – nhân sự của Công ty &
các đơn vị trực thuộc Đảm bảo sự phát triển theo định hướng của Tập đoàn
Ban CNTT
– Cty mẹ • Báo cáo công việc và yêu cầu tư vấn, hỗ trợ về nghiệp vụ
chuyên môn.
Các phòng ban
chức năng khác • Phối hợp thực hiện các công việc liên quan.
Các đơn vị
thành viên trực
Tổng Giám đốc • Báo cáo công việc và chịu trách nhiệm về toàn bộ các chương
trình, chính sách, quy chế – hoạt động nhân sự, công tác quản trị hành chính & CNTT của Công ty và các đơn vị trực thuộc Công ty.
Phòng Tài chính
Kế toán • Điều động và bố trí nhân viên
Chế độ lương thưởng của CBNV và các chế độ chính sách.
Ứng tiền cho các hoạt động của phòng và xác nhận chế độ công tác phí cho CBNV đi công tác
Chế độ lương thưởng của CBNV và các chế độ chính sách.
Trao đổi thông tin, xác nhận kế hoạch và mục tiêu của Công ty.
Phòng Quản lý
chất lượng • Phối hợp thực hiện và hoàn thiện các quy trình, thủ tục quy chế
liên quan đến quản lý nguồn nhân lực.
Các phòng ban
khác • Điều động và bố trí nhân viên
Chế độ lương, thưởng của CBNV và các chế độ chính sách.
Cấp phát văn phòng phẩm và các công việc liên quan khác
Trang 4
2 Nguồn thông tin thu thập:
a) Nguồn con người:
Giám đốc hành chính-nhân sự của tập đoàn Mai Linh Bắc Trung Bộ, cô Nguyễn Thị Lệ Thủy
b) Nguồn phi con người
- Các tài liệu liên quan đến tập đoàn Mai Linh
- Các tài liệu liên quan đến công việc quản trị nhân sự
- Thông báo tuyển dụng của công ty, cũng như webside của công ty, loại hình hoạt động của công ty,…
( Những thông tin này em thu thập ở trên mạng internet, báo, )
Thông tin để thực hiện phân tích công việc:
Để thực hiện phân tích công việc được chính xác cần phải sử dụng các loại thông tin dưới đây:
1 Thông tin về tình hình thực hiện công việc:Các thông tin được thu nhập trên cơ sở của công việc thực tế thực hiện công việc, như phương pháp làm việc, hao phí thời gian thực hiện công việc, các yếu tố của thành phần công việc
2 Thông tin về yêu cầu nhân sự:Bao gồm tất cả các yêu cầu về nhân viên thực hiện công việc như học vấn, trình độ chuyên môn, kỹ năng, các kiến thức hiểu biết liên quan đến thực hiện công việc, các thuộc tính cá nhân
3 Thông tin về các yêu cầu đặc điểm, tính năng tác dụng, số lượng, chủng loại của các máy móc, trang bị dụng cụ được sử dụng trong quá trình sử dụng công việc
4 Các thông tin về điều kiện thực hiện công việc: Bao gồm các thông tin liên quan đến các vấn đề điều kiện làm việc như sự cố gắng về thể lực, điều kiện vệ sinh lao động, thời gian biểu, điều kiện tổ chức hoạt động, của công ty, chế độ lương bổng, quần áo đồng phục
liên quan Vị trí công việc được miêu tả rõ nhất bằng sơ đồ.Những yếu tố cơ bản tạo thành công việc là: Trách nhiệm, thông tin, kết quả và điều kiện kinh tế
Trang 53 Phương pháp thu thập thông tin
o Xây dựng bảng câu hỏi phỏng vấn qua mail
o Tiến hành thu xếp , lựa chọn buổi phỏng vấn và tiến hành phỏng vấn
o Đưa thông tin phỏng vấn được vào bảng phân tích
Nhật kí ngày làm việc
o Tiến hành thu thập và xử lí thông tin
III Giai đoạn 3: Thu thập và phân tích dữ liệu
1 Thu thập thông tin
Qua thời gian tìm hiểu chức vụ Giám đốc hành chính-nhân sự và tiếp cận người giữ chức vụ này-cô Nguyễn Thị Lệ Thủy,nhóm đã gởi câu hỏi phỏng vấn và bản câu hỏi qua mail:
BẢN CÂU HỎI PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
Phần 1: Thông tin chung về đối tượng
Nhóm nghề nghiệp: Quản trị nhân sự
Chức danh: Giám đốc hành chính-nhân sự
Họ và tên: Nguyễn Thị Lệ Thủy
Người trả lời các câu hỏi sau đây là ai ?
Trang 6o NV chuyên môn Số lượng: cô quản lý theo mô hình tập đoàn nên dưới cô có 7
trưởng phòng nhân sự thuộc 7 đơn vị thành viên và tại phòng làm việc của cô thì có 5 nhân viên.
o NV giám sát hoặc quản lý Số lượng: …………
o NV tập sự, học nghề Số lượng: ………
Mức độ thường xuyên được cấp trên kiểm tra ?
o Hầu như liên tục đối với mọi nhiệm vụ
o Các nhiệm vụ chính được kiểm tra thường xuyên
o Các nhiệm vụ chính không được kiểm tra thường xuyên
o Hầu như không bị giám sát
Mục đích của việc kiểm tra?
Mức độ quan trọng của việc được kiểm tra ?
o Là một phần nhỏ của công việc
o Cần nhưng không là thiết yếu
o Quản trị kinh doanh:Bán hàng và Marketing
o Quản trị kinh doanh: Tài chính
Trang 7o Thiết bị bàn phím khác (laptop, đếm tiền, máy chữ, máy cộng,…)
Bạn làm gì với thiết bị này ?
o Vận hành, kiểm soát nó
o Phục vụ cho việc soản thảo các văn bản liên quan.
o Kiểm tra, chẩn đoán
o Bảo trì, tiếp liệu, lấy thành phẩm
o Tháo, lắp, sửa chữa
Phần 4: Các quyết định quản lý và kinh doanh
Các quyết định liên quan đến nhân lực ?
o Tăng, giảm số lượng nhân viên
o Tăng, giảm tiền lương, phúc lợi
o Thiết lập, thay đổi quyền giám sát
o Thiết lập, thay đổi các thủ tục, chính sách trong công việc
o Phân công trách nhiệm nhân viên
o Thiết lập hệ thống đánh giá, đào tạo
o Xem xét lập kế hoạch khen thưởng
o Lưu trữ hồ sơ nhân viên
o Tất cả ý trên
Mức độ vai trò đóng góp trong các quyết định?
o Tôi cung cấp thong tin hoặc đầu vào cho những người ra quyết định
o Tôi đưa ra những ý kiến đề xuất cho những người ra quyết định
o Tôi ra quyết định nhưng cần phải có ý kiến chấp thuận của người giám sát tôi
o Tôi có thẩm quyền cao nhất đối với quyết định này
Cấp cao nhất bị ảnh hưởng bởi các quyết định?
o Từng nhân viên
o Từng nhóm, tổ
o Từng bộ phận, phòng ban
Trang 8o Toàn doanh nghiệp
Mức độ trách nhiệm tham gia trong các quyết định?
o Không chịu trách nhiệm
Phần 6: Môi trường làm việc
Những người có giao tiếp bên trong?
Trang 9BẢN CÂU HỎI PHỎNG VẤN
1) Đầu tiên, cô có thể giới thiệu cho chúng em biết sơ về công ty Mai Linh (về thời gian hình thành,tên của công ty, wedside, lĩnh vực hoạt động và sự phát triển của công ty) như thế nào?
- Thời gian hình thành:Công ty Cổ phần Tập đoàn Mai Linh, tiền thân là Công ty
TNHH Mai Linh, được thành lập vào ngày 12/07/1993 với số vốn ban đầu chỉ là 300 triệu đồng, 2 chiếc xe du lịch 4 chỗ và 25 nhân viên, 15 năm qua Dưới sự điều hành của Ông Hồ Huy, Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Tổng Giám đốc và là người sáng lập, Công ty đã liên tục gặt hái được nhiều thành quả tốt đẹp trong hoạt động sản xuất kinh doanh
+ Đến năm 2007, vốn điều lệ của MLG đã tăng lên 980 tỷ đồng, phát hành được 32.716.427 cổ phần, nâng tổng vốn lên 707.164.270.000,doanh thu đạt trên 2.400 tỷ đồng, tăng 100,08% so với năm 2006
Hiện nay, Mai Linh đã mở rộng hoạt động kinh doanh tại 52 tỉnh thành trong cả nước với trên 100 công ty thành viên thuộc 8 lĩnh vực ngành nghề, Mai Linh đã thu hút được trên 15 000 cán bộ nhân viên làm việc tại 6 khu vực trong cả nước và nước ngoài
- Lĩnh vực hoạt động:
· Vận tải · Du lịch · Đào tạo
· Tài chính · Xây dựng · Tư vấn & quản lý
· CNTT & truyền thông Thương Mại
- Wedsite: www.mailinh.vn
- Điện thoại: 05113 522333
- Địa chỉ trụ sở Đà Nẵng: số 92-94 đường 2 tháng 9 quận Hải Châu
2) Cô có thể cho con biết nhiệm vụ chính của cô trong công ty là gì?
- Nhiệm vụ chính của cô trong công ty là: quản lý nguồn nhân lực,quản trị hành chính,quản lý bộ phận và công nghệ thông tin
3) Thời gian làm việc một ngày của cô là bao nhiêu giờ?
Thông thường, thời gian làm việc của cô khoảng 10h/ngày, thậm chí nhiều hơn mới có thể đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ
Trang 104) Theo cô, trong quá trình làm việc có khi nào cô cảm thấy chán nản, mệt mỏi với công việc hiện tại hay không?
Tất nhiên là trong công việc nào thì đôi lúc cũng có những lúc như thế, giai đoạn đầu luôn là giai đoạn khó khăn nhất nhưng nếu bạn đam mê bạn sẽ vượt qua tất cả
5) Để thực hiện chức năng,nhiệm vụ của mình cô có liên hệ với phòng, ban,đơn vị nào trong
và ngoài công ty không?
-Bên trong: cô liên hệ với nhiều phòng ban như:phòng tài chính kế toán,phòng phát triển kinh doanh,phòng quản lý chất lượng…
- Bên ngoài: cơ quan sở LDTB-XH,các đơn vị cung ứng lao động,các đối thủ cạnh tranh…
6)Theo cô, một nhà quản trị nguồn nhân lực cần có những kĩ năng nào là cần thiết?
Để trở thành một nhà quản trị nguồn nhân lực thực sự thì theo cô kĩ năng đầu tiên cần phải có
đó là biết hoạch định và phát triển nguồn nhân lực sau đó là những kĩ năng của một nhà quản trị như là kĩ năng giao tiếp,thuyết phục,biết lắng nghe người khác…
7)Trong công tác quản lý nguồn nhân lực thì theo cô những nhiệm vụ chính là gì?
Những nhiệm vụ chính đó là:
Tuyển dụng
• Hoạch định chiến lược, chính sách tuyển dụng của Công ty;
• Theo dõi và đánh giá biến động nhân sự trong Công ty, dự báo nhu cầu tuyển dụng hàng năm và đề xuất thực hiện các chính sách tuyển dụng nhân sự;
• Lập và thực hiện kế hoạch, xác định nguồn tuyển dụng và thành lập hội đồng tuyển dụng;
• Phân tích chi tiết công việc, nghiệp vụ để thu thập xử lý các thông tin về nguồn nhân lực của Công ty;
• Triển khai áp dụng và đóng góp ý kiến về các quy trình tuyển dụng nhằm đảm bảo chất lượng của toàn Công ty theo ISO 9001:2000;
• Thực hiện và phối hợp với các bộ phận thực hiện tuyển dụng;
• Hướng dẫn cho CBQL các phòng chức năng, các đơn vị thành viên về kỹ năng, quy trình tuyển dụng, hướng dẫn áp dụng các chính sách tuyển dụng của Công ty;
• Quản lý hồ sơ CBNV;
• Lập, theo dõi hợp đồng lao động;
• Kiểm soát việc tuyển dụng và biến động nhân sự của các đơn vị thành viên, chi nhánh theo đúng quy chế, chính sách của Công ty;
Đào tạo
• Dự báo nhu cầu đào tạo; lập kế hoạch đào tạo theo định hướng từ Tập đoàn (mẹ)
và từ thực tế nhu cầu của Công ty;
• Theo dõi tiến bộ về trình độ năng lực của CBNV trong Công ty;
• Xác định sự khác biệt về trình độ năng lực thực tế của CBNV so với tiêu chuẩn cần thiết trong mô tả công việc;
• Lập kế hoạch, các chương trình đào tạo tại chỗ cho khối cán bộ quản lý và nhân viên văn phòng;
Trang 11• Triển khai áp dụng và góp ý kiến về các quy trình đào tạo nhằm đảm bảo chất lượng của Công ty theo ISO 9001:2000;
• Tổ chức và theo dõi công tác đào tạo cho CBNV, đánh giá hiệu quả đào tạo;
• Hướng dẫn, tư vấn cho các phòng chức năng của Công ty, Giám Đốc các đơn vị thành viên, chi nhánh, xí nghiệp và các trung tâm trực Công ty về các chiến lược, chính sách nguồn nhân lực về đào tạo CBNV trong toàn Công ty;
• Kiểm soát việc lập kế hoạch, tổ chức đào tạo, huấn luyện và bồi dưỡng CBNV trong Công ty theo chính sách, quy định của Tập đoàn;
Đánh giá đề bạt CBNV
• Đánh giá năng lực làm việc của CBQL và đề xuất việc đề bạt CBNV trong Công
ty theo quy chế và quy trình đánh giá CBNV;
• Bổ nhiệm – sắp xếp – bố trí nhân viên hợp lý, phù hợp với năng lực của từng nhân viên và bộ máy tổ chức;
• Áp dụng các quy trình đánh giá nhân viên nhằm đảm bảo chất lượng của toàn Công ty theo ISO 9001:2000;
• Hướng dẫn, tư vấn cho Giám Đốc các đơn vị thành viên, chi nhánh và các phòng chức năng trong việc thực hiện quy trình, kỹ năng đánh giá kết quả làm việc của nhân viên;
• Kiểm soát việc thực hiện đánh giá kết quả làm việc của nhân viên theo đúng quy định của Công ty;
Định mức, lương thưởng
• Tham gia áp dụng các quy trình định mức lao động, quy trình tính lương nhằm đảm bảo chất lượng của toàn Công ty;
• Quản lý về công tác chế độ chính sách về lương, khen thưởng, kỷ luật, chăm sóc – đãi ngộ tại Công ty & kiểm soát các đơn vị thành viên trực thuộc ;
• Kiểm soát việc chấm công và thực hiện việc tính lương, chế độ phụ cấp, khen thưởng, BHXH, BHYT cho CBNV trong toàn Công ty;
• Hướng dẫn cho Giám Đốc các đơn vị thành viên về chiến lược, chính sách nguồn nhân lực, định mức lao động, chính sách lương thưởng theo quy định của tập đoàn;
• Thực hiện chế độ lương - thưởng thống nhất theo quy định
Quan hệ lao động và tạo môi trường làm việc
• Thiết lập các chính sách về quan hệ lao động trong Công ty;
• Xây dựng quy chế, nội quy của Công ty;
• Giải quyết khiếu nại, thắc mắc của nhân viên theo quy định Luật pháp và chính sách Công ty;
• Cập nhật, tuyên truyền các quy định của Nhà nước, Công ty liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ của người lao động;
• Cung cấp thông tin cần thiết thuộc nghiệp vụ của phòng cho Ban lãnh đạo và các phòng ban chức năng có thẩm quyền;