Phân tích công việc giúp tổ chức có được hướng giải quyết đúng đắn trong vấn đề liên quan tới quản trị nhân lực như: kế hoạch hóa nguồn nhân lực, đánh giá thực hiện công việc, đào tạo ph
Trang 1LỜI MỞ ĐẦU
Trong bối cảnh kinh tế hiện nay, môi trường cạnh tranh kinh doanh ngày càng trở lên gay gắt và phức tạp, Quản trị nhân lực đã và đang trở lên hết sức quan trọng trong sự phát triển của mỗi tổ chức, doanh nghiệp Lý luận và thực tiễn cho thấy, nguồn lực con người là một nguồn lực cốt lõi, sáng tạo giá trị cho tổ chức, cho khách hàng, tạo lập vị thếcạnh tranh bền vững cho tổ chức khi tổ chức đó biết gây dựng cho mình một đội ngũ người lao động phù hợp về số lượng và chất lượng, cũng như biết cách khai thác, vận dụng các yếu tố con người vào việc hoàn thành mục tiêu của mình
Trong các nội dung của quản trị nhận lực thì phân tích công việc được coi là một công cụ quan trọng nhất Phân tích công việc là cơ sở cho vấn đề tuyển dụng và bố trí nhân viên phù hợp Phân tích công việc giúp tổ chức có được hướng giải quyết đúng đắn trong vấn đề liên quan tới quản trị nhân lực như: kế hoạch hóa nguồn nhân lực, đánh giá thực hiện công việc, đào tạo phát triển nguồn nhân lực, trả công lao động,…
Nhằm nâng cao hiểu biết về các nghiệp vụ chuyên sâu của quản trị nhân lực, đặc biệt
là để hiểu sâu hơn về quá trình phân tích công việc trên cả lý thuyết và thực tế, em xin chọn mảng đề tài Phân tích công việc để thực hiện bài thực hành môn học Quản trị nhân lực 2 Hy vọng với bài thực hành: “ Phân tích công việc Trưởng phòng Hành chính- Nhân
sự công ty Cổ phần Đầu tư và Tư vấn Incomex” em sẽ bổ sung được thêm kiến thức về phân tích công việc, đồng thời cũng mong muốn có những ý kiến đóng góp để công ty phục vụ cho quá trình cải tiến và hoàn thiện hơn về quản lý nhân sự trong tỏ chức Dù đã
có sự cố gắng nhưng chắc chắn bài thực hành của em vẫn còn nhiều thiếu sót, em rất mong nhận được sự góp ý của cô để những bài viết sau của em được hoàn thiện hơn
Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Nguyễn Thị Ngọc Anh đã tận tình giúp đỡ em trong quá trình học tập và hướng dẫn em làm bài tập thực hành này
Trang 2
NỘI DUNG BÀI PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
I Tổng quan về đơn vị thực tế: Công ty Cổ phần Đầu tư và Tư vấn
INCOMEX
1 Sơ lược về quá trình hình thành, phát triển.
Công ty Cổ phần Đầu tư và Tư vấn INCOMEX tiền thân là Trung tâm Tư vấn Phát triển
Đô thị và Công nghệ Xây dựng được thành lập theo quyết định số 123/QĐ-HĐQT-TCT ngày 07/04/2005 thuộc Công ty Đầu tư Xây dựng và Xuất nhập khẩu Hà Nội - nay là Công ty Cổ phần Xây dựng Sông Hồng Tháng 07/2007 Trung tâm Tư vấn Phát triển Đô thị và Công nghệ Xây dựng được cổ phần hóa lấy tên là Công ty Cổ phần Tư vấn
INCOMEX Tháng 12/2010 Công ty Cổ phần Tư vấn INCOMEX tiếp tục mở rộng sản xuất kinh doanh chuyển đổi thành Công ty Cổ phần Đầu tư và Tư vấn INCOMEX
Công ty Cổ phần Đầu tư và Tư vấn INCOMEX với một cơ cấu tổ chức gọn nhẹ và năngđộng, kết hợp với việc khai thác tối đa các ứng dụng công nghệ thông tin trong sản xuất, Công ty có thể đáp ứng nhanh chóng và hiệu quả các yêu cầu đa dạng về loại hình cũng như quy mô công trình với chất lượng cao nhất
Công ty Cổ phần Đầu tư và Tư vấn INCOMEX có đội ngũ cán bộ khoa học kỹ thuật đông đảo, có trình độ Đại học và trên Đại học, đồng bộ theo ngành nghề đào tạo và ngànhnghề của năng lực đơn vị để thực hiện các công tác tư vấn xây dựng cơ bản gồm các chuyên ngành: Kiến trúc sư quy hoạch, kiến trúc sư công trình, kỹ sư xây dựng, kỹ sư địa chất, kỹ sư kinh tế, kỹ sư đô thị Ngoài ra còn có một số cán bộ chuyên ngành khác như
kỹ sư điện lạnh, kỹ sư phòng cháy chữa cháy, kỹ sư tin học chuyên ngành, tin học ứng dụng
Trong quá trình hình thành và phát triển, Công ty đã có những bước tiến vượt bậc trong lĩnh vực tư vấn thiết kế, Công ty đã tham gia thiết kế và thiết kế một số dự án lớn như: Các khu nhà ở cao tầng B4, B14 Khu tập thể Kim Liên; Trung tâm Thương mại Văn phòng cho thuê Xuân La; Văn phòng cho thuê 187 Giảng Võ; Nhà làm việc và trung tâm thương mại tại Bắc Ninh; Bệnh viện Huyện Gia Lâm; Trụ sở Kiểm toán Nhà nước II Các
dự án thuộc tập đoàn dầu khí quốc gia Việt Nam như: Khu phức hợp chung cư cao ốc vănphòng; Văn phòng làm việc Vietsovpetro; Khu điều hành Nhà máy điện Nhơn Trạch 2;
Công ty Cổ phần Đầu tư và Tư vấn INCOMEX với hệ thống quản lý chất lượng phù hợp tiêu chuẩn quốc tế, với đội ngũ cán bộ có nhiều kinh nghiệm tin tưởng sẽ đem lại các dịch vụ có chất lượng cao, đem lại lợi ích cho các nhà đầu tư và các khách hàng
Trang 32 Tên, thông tin liên hệ, trụ sở.
Tên giao dịch CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ TƯ VẤN INCOMEX
Tên tiếng Anh INCOMEX INVESTMENT AND CONSULTANTS JOINT STOCK COMPANYTên viết tắt INCOMEX - ICC.,JSC
Địa chỉ: Tầng 4, tòa nhà Lạc Hồng, 85 Lê Văn Lương, Thanh Xuân, Hà Nội
Điện thoại: (04) 3569 0102 Fax: (04) 3569 0103
Bảng 1: Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
PHÒNG KẾT CẤU
- HTKT
PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ
PHÓ GIÁM ĐỐC 2
PHÒNG ĐẦU TƯ VÀ QLDA
Quan hệ chỉ đạo trực tiếp Quan hệ phản ánh, Phối hợp
Ban Kiểm soát
PHÓ GIÁM ĐỐC 3
PHÒNG
KẾ HOẠCH
PHÓ GIÁM ĐỐC 4
Trang 4- Trước tiên, mục đích phân tích công việc này là để thực hành bài Quản trị nhân lực
2 và làm quen với quá trình Phân tích công việc trên thực tế Từ đó hệ thống cơ bản kiến thức và kỹ năng đã được học để tiến hành Phân tích công việc
Nhân viên văn phòngLái xe
Trang 5- Tiến hành Phân tích công việc: Tìm hiểu chi tiết các chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của công việc và cách thức xác định nên tuyển chọn hay bố trí những người như thế nào
để thực hiện công việc tốt nhất Cụ thể như:
+ Cung cấp thông tin về nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm thực hiện công việc từ đó làm
cơ sở xây dựng bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc, bản tiêu chuẩn đối với người thực hiện công việc
+ Thiết lập thủ tục để lựa chọn nhân sự, đào tạo nhân viên, phát triển các công cụ để đánhgiá thành tích và thiết lập cấu trúc lương công bằng
+ Có cơ sở bố trí, luân chuyển đào tạo nhân viên với chi phí thấp nhất
+ Dự đoán tính chất của các công việc tương lai
1.2 Xác định công việc cần phân tích.
- Tên công việc: Trưởng phòng Hành chính- Nhân sự công ty Incomex
- Số người thực hiện công việc: 1 người
- Người đang đảm nhận công việc: Ông Nguyễn Trung Thành
- Vị trí công việc trong quy trình công nghệ: là vị trí quan trọng, phô tr¸ch c«ng viÖc chung cña phßng, ®iÒu hµnh vµ qu¶n lý trùc tiÕp Phßng Hµnh chÝnh - Nh©n sù
Cụ thể hơn:
+ Tìm hiểu công việc mà chức vụ Trưởng phòng hành chính nhân sự làm
+ Tiếp cận người đảm nhận vị trí hiện tại cần phân tích
+ Xây dựng bảng câu hỏi cho người giữ vị trí cần phân tích
+ Gửi, nhận kết quả và tiến hành xử lý thông tin,làm bài phân tích công việc
1.3 Giải trình cách thức lựa chọn, thiết kế phương pháp thu thập thông tin.
Có nhiều phương pháp thu thập thông tin để phân tích công việc như: sử dụng bảng hỏi,quan sát-trao đổi, phỏng vấn, hội thảo chuyên gia, sử dụng văn bản sẵn có Tuy nhiên,
Trang 6dựa vào bản chất công việc cần phân tích ( quản lý), điều kiện tiến hành phân tích côngviệc, và mức độ hiểu biết về công việc thì em lựa chọn 3 phương pháp chính sau:
- Thu thập tài liệu trực tiếp tại công ty
- Phương pháp phỏng vấn: thu thập trực tiếp thông tin về các hoạt động và các mối liên hệquan trọng trong phân tích công việc
- Phương pháp sử dụng bảng hỏi: do tính chất công việc “ Trưởng phòng Hành nhân sự” rất bận rộn, thời gian có hạn nên phương pháp này giúp em thu thập được lượngthông tin tương đối nhiều, nhanh và trọng tâm
chính-* Cách thức thiết kế bản hỏi Trưởng phòng Hành chính- Nhân sự
- Lập bản câu hỏi
- Tiến hành thu thập thông tin
- Xử lý thông tin
- Đưa thông tin đã xử lý vào bảng phân tích công việc
* Xây dựng bản hỏi: Trong thời gian tìm hiểu chức vụ Trưởng phòng Hành chính – nhân
sự và tiếp cận người giữ chức vụ tại công ty Incomex- bác Nguyễn Trung Thành, em đãlập bản câu hỏi và gửi tới bác
Trang 7BẢN CÂU HỎI PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC Phần 1: Thông tin chung về đối tượng
Nhóm nghề nghiệp: Quản trị nhân sự
Chức danh: Trưởng phòng Hành chính-nhân sự
Nhân viên trực thuộc sẽ quản lý?
o NV giám sát hoặc quản lý
o NV tập sự, học nghề
Mức độ thường xuyên được cấp trên kiểm tra ?
o Hầu như liên tục đối với mọi nhiệm vụ
o Các nhiệm vụ chính được kiểm tra thường xuyên
o Các nhiệm vụ chính không được kiểm tra thường xuyên
o Hầu như không bị giám sát
o Quản trị kinh doanh:Bán hàng và Marketing
o Quản trị kinh doanh: Tài chính
o Ngoại ngữ
Trang 8o Quản trị kinh doanh: Quản lý, bao gồm cả quản lý nhân sự/nguồn nhân lực
o Máy in, photocoppy, fax, điện thoại, máy tính,…
o Thiết bị bàn phím khác (laptop, đếm tiền, máy chữ, máy cộng,…)
Phần 4: Các quyết định quản lý và kinh doanh
Các quyết định liên quan đến nhân lực ?
o Tăng, giảm số lượng nhân viên
o Tăng, giảm tiền lương, phúc lợi
o Thiết lập, thay đổi quyền giám sát
o Thiết lập, thay đổi các thủ tục, chính sách trong công việc
o Phân công trách nhiệm nhân viên
o Thiết lập hệ thống đánh giá, đào tạo
o Xem xét lập kế hoạch khen thưởng
Trang 9o Lưu trữ hồ sơ nhân viên.
o Tất cả ý trên
Vai trò đóng góp của các quyết định?
o Tôi cung cấp thông tin hoặc đầu vào cho những người ra quyết định
o Tôi đưa ra những ý kiến đề xuất cho những người ra quyết định
o Tôi ra quyết định nhưng cần phải có ý kiến chấp thuận của người giám sát tôi
o Tôi có thẩm quyền cao nhất đối với quyết định này
Cấp cao nhất bị ảnh hưởng bởi các quyết định?
Các kỹ năng cần thiết đối với công việc?
o Kỹ năng giao tiếp
o Kỹ năng tin học, ngoại ngữ
o Kỹ năng tổ chức, đàm phán
o Tất cả ý trên
Phần 6: Môi trường làm việc
Những người có giao tiếp bên trong?
Trang 10o Đưa thông tin, phỏng vấn, trao đổi
Trang 11Cháu cảm ơn sự hợp tác của bác, những thông tin bác cung cấp sẽ là căn cứ quan trọng
để cháu hoàn thiện kết quả phân tích công việc tại công ty tốt hơn
1.4 Xây dựng kế hoạch cụ thể tiến hành phân tích công việc.
( Thời gian đi thực tế: Từ ngày 21/10/2013 đến 24/10/2013 )
* Trước tiên, dành thời gian tự đọc, nghiên cứu ở nhà: tìm hiểu nội dung yêu cầu của bàithực hành, xác định công việc cần phân tích, mục đích chính của việc phân tích công việc
* Đi khảo sát thực tế 4 ngày tại địa điểm thực hành là Công ty Cổ phần Đầu tư và Tư vấnIncomex
- Ngày thứ nhất: 21/10/2013
+ Tới văn phòng công ty giới thiệu, trình bày lý do, mục đích bài thực hành và nhờ sựgiúp đỡ của mọi người để hoàn thành tốt bài thực hành
+ Làm quen, quan sát công việc của các nhân viên phòng Hành chính nhân sự
+ Xác định vị trí, công việc của chức danh Trưởng phòng Hành chính nhân sự
- Ngày thứ hai: 22/10/2013
+ Tiếp cận người giữ chức danh Trưởng phòng Hành chính nhân sự
+ Phỏng vấn ngắn gọn và gửi bản hỏi tới bác Nguyễn Trung Thành- Truởng phòng Hành chính- Nhân sự
+ Thu thập các tài liệu có liên quan đến công ty cổ phần Đầu tư và Tư vấn Incomex và đến vị trí công việc cần phân tích
- Ngày thứ ba: 23/10/2013
+ Nhận bản hỏi từ Trưởng phòng
+ Chọn lọc, xử lý thông tin và đưa vào bảng phân tích
+ Phác thảo sơ bộ kết quả phân tích công việc
Trang 12- Ngày thứ tư: 24/10/2013
+ Gửi kết quả Phân tích công việc tới bác Nguyễn Trung Thành và xin ý kiến nhận xétcủa bác
+ Thu thập thêm một số thông tin bổ sung
+ Hoàn thiện kết quả phân tích công việc, và hoàn thành bài thực hành “ Phân tích côngviệc Trưởng phòng hành chính nhân sự ở Công ty cổ phần Đầu tư và Tư vấn Incomex”
2 Thu thập và xác minh thông tin phân tích công việc.
2.1 Tài liệu có liên quan đến công việc cần phân tích.
* Thông tin về cơ cấu, trách nhiệm, nhiệm vụ:
- Phòng Hành chính- Nhân sự là phòng thực hiện chức năng tham mưu cho BanGiám đốc về công tác quản lý hành chính, tổ chức bộ máy và bố trí nhân lực chophù hợp với yêu cầu phát triển của Công ty Đồng thời, phòng có nhiệm vụ xâydựng các nội quy, quy chế, các quy định liên quan đến quản lý lao động, quản lýhành chính
- Trưởng phòng Hành chính- Nhân sự có nhiệm vụ chủ yếu như:
+ Tổ chức và điều hành hoạt động của Phòng chức năng được giao thông qua việc xâydựng cơ cấu tổ chức của Phòng và Bảng mô tả công việc của từng vị trí công tác trongPhòng
+ Xây dựng kế hoạch làm việc của Phòng và triển khai thực hiện
+ Trực tiếp phân công, giám sát công việc cho các thành viên trong Phòng
+ Tham mưu và hỗ trợ cho Giám đốc Công ty và Phó Giám Đốc phụ trách xây dựng cácchiến lược, kế hoạch chức năng và tổ chức, kiểm soát thực hiện
* Thông tin về điều kiện làm việc, chế độ làm việc nghỉ ngơi:
- Điều kiện làm việc tốt, mọi người giúp đỡ nhau nhiệt tình trong công việc, trang thiết bị
và cơ sở vật chất đáp ứng tốt nhu cầu công việc
- Chế độ làm việc, nghỉ ngơi:
Chế độ làm việc của Công ty là 8h/ ngày, từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần Trong đó:
+ Sáng từ 8h – 12h
Trang 13+ Chiều từ 13h – 17h
2.2 Các tài liệu thu thập thêm về công việc cần phân tích
- Quy chế tổ chức, hoạt động của công ty
3 Phác thảo kết quả Phân tích công việc
- Số bản hỏi và bản phỏng vấn: 2
- Đối tượng điều tra: 1 trưởng phòng Hành chính- Nhân sự
- Chất lượng bản hỏi: đủ thông tin trả lời
- Thông tin thu được: Tìm hiểu được trình độ, chuyên môn gắn liền với mục đích, nhiệm
vụ của Trưởng phòng Hành chính- Nhân sự
Sau khi thu thập, sàng lọc thông tin dựa trên những tài liệu có sẵn và các thông tin cóthêm, em phác thảo kết quả phân tích công việc theo 3 bản: Bản mô tả công việc, bản yêucầu đối với người thực hiện công việc và bản tiêu chuẩn thực hiện công viêc (3 bản phácthảo viết tay đính kèm ở phụ lục bài thực hành.)
4 Kiểm chứng, lấy ý kiến và thu thập thông tin bổ sung.
Sau khi hoàn thành 3 bản phục vụ cho bài phân tích công việc, em đã đưa 3 bản này chobác Nguyễn Trung Thành- người trực tiếp giữ chức vụ Trưởng phòng Hành chính- Nhân
sự Sau quá trình kiểm chứng, lấy ý kiến và hoàn thành 3 bản hoàn chỉnh, em đã có thêm
sự bổ sung nhất thiết vào bài, để bài thực hành của mình được hoàn thiện hơn
5 Hoàn thiện kết quả Phân tích công việc.
Dựa vào những kiến thức đã được học, những ngày đi thực tế tại công ty và dựa vàonhững ý kiến đóng góp của những người có chuyên môn, em đã hoàn thành kết quả phântích công việc bằng 3 văn bản
Trang 14Đề xuất tham mưu cho Ban lãnh đạo về công tác điều hành quản lý Hành chính nhân
sự trong công ty Kiêm nhiệm các công việc có liên quan, đồng thời thực hiện các nhiệm vụ theo yêu cầu của cấp trên.
sách trong công tác quản trị nhân sự, quản trị hành chính có hiệu quả và đúng phápluật
- Theo dõi và đánh giá tình hình nhân lực trong Công ty, đề xuất thực hiện các chínhsách phát triển nguồn nhân lực Hoạch định chiến lược nguồn nhân lực trên cơ sở mụctiêu, chiến lược kinh doanh của Công ty
- Nghiên cứu, đề xuất cơ cấu tổ chức tại Công ty & các đơn vị thành viên đảm bảo tính
Trang 15chuyờn nghiệp, hiệu quả.
- Tư vấn, hỗ trợ kịp thời và quản lý, kiểm soỏt việc thực hiện cụng tỏc quản trị nguồnnhõn lực, quản trị hành chớnh tại cỏc đơn vị thành viờn thuộc Cụng ty
- Nắm vững những nhõn sự chủ chốt tại cỏc đơn vị thành viờn & tham mưu cho banlónh đạo Cụng ty để thực hiện cụng tỏc đỏnh giỏ, điều động, luõn chuyển
CBNV
- Xây dựng các nội quy, quy chế, các quy định liên quan đến quản lý lao động,quản lý hành chính trình Ban lãnh đạo Công ty phê duyệt và thực hiện chỉ đạo, giámsát việc triển khai theo đúng chức năng đợc phân công
- Trình Ban lãnh đạo phê duyệt và triển khai ký kết, quản lý hợp đồng lao động theoquy định
Quản lý, điều hành hoạt động của phũng HCNS Cụng ty
- Chịu trách nhiệm chỉ đạo và điều hành công việc chung của Phòng Phân côngnhiệm vụ, kiểm tra, đôn đốc các cán bộ trong phòng Giải quyết, tháo gỡ các vớng mắctrong phạm vi, quyền hạn của mình
- Phõn tớch chi tiết cụng việc, nghiệp vụ để thu thập xử lý cỏc thụng tin về nguồnnhõn lực của Cụng ty theo cơ cấu tổ chức
- Phối hợp với cỏc Trưởng phũng, bộ phận hoạch định, lập kế hoạch & thực hiện đàotạo và tuyển dụng nhõn sự cho mỗi phũng, bộ phận
- Lờn cỏc mục tiờu phấn đấu và kế hoạch hành động của phũng
hệ lao động, quản trị hành chớnh tại Cụng ty
- Quản lý chỉ đạo về nghiệp vụ chuyờn mụn cụng tỏc đối với cỏc bộ phận nhõn sựcỏc đơn vị thành viờn trực thuộc về cụng tỏc tuyển dụng, đào tạo, lương thưởng,đỏnh giỏ thi đua & quan hệ lao động, quản trị hành chớnh
- Tổ chức thực hiện và kiểm soỏt cỏc hoạt động chức năng về tuyển dụng, đào tạo,đỏnh giỏ, lương thưởng, quan hệ lao động & kiểm soỏt cụng tỏc quản trị hành chớnhtrong Cụng ty theo đỳng quy định của Luật phỏp và chủ trương, chớnh sỏch của ban
