Quy trình quản trị Hành chính và Quy trình quản trị Nhân sự. Một Quy trình luôn luôn có tính kế thừa, do đó nếu một khi Công ty có sự phát triển hay mở rộng về quy mô, sẽ dẫn đến việc chuyên môn hóa bộ phận Hành chính và bộ phận Nhân sự, tức là sẽ không còn gọi chung chung là công việc Hành chính – Nhân sự nữa mà sẽ có bộ phận Hành chính riêng, bộ phận Nhân sự riêng.
QUY TRÌNH QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH - NHÂN SỰ I QUY TRÌNH QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH Các công việc phận Hành STT Công việc Lễ tân văn phòng Thư ký lưu trữ Quản lý tài sản Công ty Chấm công theo dõi chế độ sách Công ty Công việc khác Mô tả chi tiết - Nghe điện thoại, tiếp khách, tiếp nhận ý kiến khách hàng phản hồi quyền hạn cho phép trình bày lên cấp giải quyết; - Tiến hành chuẩn bị tổ chức họp, hội nghị Công ty chuẩn bị cho tiếp đón, gặp gỡ khách hàng; - Thực công tác hậu cần, tổ chức kiện hội họp, vui chơi nội Công ty; - Photo, in ấn giấy tờ, tài liệu yêu cầu; - Kiểm soát nhân viên, khách vào công ty; - Duy trì an ninh trật tự, an toàn lao động giữ vệ sinh Công ty - Soạn thảo văn bản, giấy tờ Công ty chịu trách nhiệm mặt pháp lý văn đó; - Tiếp nhận xử lý công việc nội công ty; - Quản lý lưu trữ hồ sơ, công văn, tài liệu, biểu mẫu, sổ sách hai chiều đến đi; - Quản lý bảo mật dấu theo quy định - Theo dõi thiết bị tài sản công ty điện thoại, máy in; kiểm tra có kế hoạch bảo trì máy móc cố định theo tháng, quý; - Lập định mức, mua sắm cấp phát văn phòng phẩm đáp ứng nhu cầu công nhân viên Công ty; - Lên kế hoạch mua sắm bổ sung trang thiết bị cần thiết để tăng hiệu công việc công nhân viên - Chấm công - Theo dõi việc thực nội quy cán công nhân viên; - Theo dõi nghỉ phép công nhân viên Công ty; -Theo dõi công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật công ty; Bao gồm tất công việc cấp giao phó khác 2 Các quy trình chi tiết cần xây dựng - Quy chế tổ chức phận Hành chính; - Quy định tiếp khách (khách hàng, đối tác), tiếp nhận ý kiến khách, xếp lịch hẹn cho khách, bố trí tiếp đón khách; - Quy trình quản lý tổ chức họp, hội nghị; - Quy trình kiểm soát nhân viên, khách vào Công ty; - Quy định an ninh trật tự, vệ sinh Công ty; - Quy trình soạn thảo loại công văn, giấy tờ; - Quy trình quản lý lưu trữ văn đến, văn đi; - Quy định quản lý sử dụng bảo mật dấu; - Quy trình đánh giá thiết bị, tài sản Công ty bảo trì, sửa chữa; - Quy định quản lý phân phối văn phòng phẩm; - Quy trình chấm công, quy định bảng chấm công; - Bảng theo dõi thực nội quy II QUY TRÌNH QUẢN TRỊ NHÂN SỰ Các công việc phận Nhân STT Công việc Mô tả chi tiết -Xác định tiêu chí tham mưu cho cấp nội dung bảng nội quy Công ty; - Lập bảng nội quy Công ty không trái với pháp luật Lao Lập giám sát động phù hợp với thực tiễn hoạt động Công ty; thực nội quy - Tổ chức cho công nhân viên Công ty học nội quy, đảm bảo Công ty thực nội quy Công ty; - Giám sát việc thực nội quy Công ty, có biện pháp đề xuất kỷ luật lao động công nhân viên vi phạm nội quy công ty 2 -Tổng hợp đề xuất lập kế hoạch nhân trình cấp phê duyệt; - Dự trù kinh phí tuyển dụng, lập kế hoạch tuyển dụng chi tiết, lập bảng mô tả chi tiết công việc vị trí cần tuyển dụng; - Đăng thông báo tuyển dụng nội công khai kênh tuyển dụng; - Tiếp nhận, sàng lọc, lưu trữ hồ sơ đạt yêu cầu, lập danh sách báo cáo cấp trên; - Thông báo thời gian, địa điểm, mời ứng viên đến kiểm tra; - Tổng hợp kết kiểm tra từ phận chấm bài, lập danh Tuyển dụng sách ứng viên đạt yêu cầu mời ứng viên đến vấn; - Tiến hành vấn hỗ trợ cấp tiến hành vấn, lập bảng đánh giá ứng viên; - Thông qua bảng đánh giá ứng viên, thông báo ứng viên không đạt yêu cầu đạt yêu cầu, thông báo lịch thử việc với ứng viên đạt yêu cầu; - Lập hồ sơ thử việc, lập bảng đánh giá theo dõi ứng viên thử việc; - Hết thời gian thử việc, vào bảng đánh giá để định nhận không nhận ứng viên - Tiến hành tổng kết rút kinh nghiệm công tác tuyển dụng Quản lý, lưu trữ - Lập lưu trữ hợp đồng thử việc, hợp đồng lao động công nhân viên Công ty; hợp đồng lao - Quản lý hồ sơ, lý lịch nhân viên toàn Công ty, lưu trữ động, hồ sơ lý lịch hồ sơ theo phận, lập danh sách công nhân viên theo biểu công nhân viên mẫu cập nhật thường xuyên - Đề xuất tham mưu cấp bảng tiêu chuẩn cán hệ thống thang bảng lương; - Xây dựng hỗ trợ xây dựng bảng tiêu chuẩn cán bộ,hệ Xây dựng quy chế thống thang bảng lương; thang bảng - Hoàn tất hồ sơ thủ tục, tiến hành đăng ký với Phòng lương, tính lương Thương binh Xã hội Quận; - Tham mưu cho cấp chế độ thưởng phụ cấp công nhân viên; Công tác BHXH, BHYT, BHTN Đánh giá công nhân viên Đào tạo - Dựa vào bảng chấm công, tính lương, thưởng, phụ cấp hàng tháng cho công nhân viên; - Hỗ trợ phận Kế toán chi trả lương, thưởng, phụ cấp cho công nhân viên Công ty -Nắm vững kiến thức Luật Lao động, Luật BHXH; - Xây dựng quy trình bước cần làm công việc Bảo hiểm; - Thực thủ tục đăng ký lao động nhân viên mới; - Thực thủ tục hành Bảo hiểm, thủ tục giải chế độ cho công nhân viên; - Trực tiếp làm việc với quan BHXH, thực thủ tục cấp mới, truy tăng, truy giảm, thai sản, ốm đau, tai nạn nghề nghiệp,… theo tháng; - Tiến hành theo dõi nhân đóng BHXH, cập nhật biến động nhân sự, kịp thời đưa điều chỉnh phù hợp; - Hoàn thành thủ tục hồ sơ sổ thẻ, đảm bảo quyền lợi cho công nhân viên công ty; - Hoàn thành thủ tục giải chế độ có nhân viên nghỉ việc - Tham mưu cho cấp vấn đề lựa chọn chu kỳ, xác định tiêu chí, lựa chọn phương pháp đánh giá, lựa chọn người đánh giá công nhân viên; - Lập bảng đánh giá chi tiết có kế hoạch đào tạo người đánh giá; - Thông báo rộng rãi nội dung phạm vi đánh giá; - Tổ chức đánh giá; - Tiến hành tổng hợp thông tin hoàn tất đánh giá; - Học tập áp dụng quy trình đánh giá hiệu suất công việc phù hợp với Công ty; - Dựa vào bảng đánh giá, tham mưu cho cấp tăng lương, đề bạt cho việc công nhân viên -Tổng hợp đề xuất từ phòng ban nhu cầu đào tạo, lập kế hoạch đào tạo trình cấp phê duyệt; - Lên chương trình đào tạo, liên hệ sở đào tạo, làm thủ tục cho công nhân viên tham gia đào tạo; - Lưu hồ sơ đào tạo, lưu cấp/chứng đào tạo công nhân viên; - Tiến hành đánh giá kết đào tạo rút kinh nghiệm 8 Kỷ luật khen thưởng - Bổ nhiệm/điều chuyển Giải nghỉ việc 10 Gắn kết 11 Công việc khác -Về kỷ luật: + Phát vi phạm kỷ luật lập biên bản; + Xác minh mức độ vi phạm, từ đề xuất tham mưu cấp đưa phương pháp xử lý; + Tổ chức Hội đồng kỷ luật (nếu mức độ vi phạm nghiêm trọng); + Khi có định xử lý, giám sát cá nhân thực theo định, lưu trữ định theo dõi cá nhân vi phạm kỷ luật -Về khen thưởng: + Tổng hợp đề nghị khen thưởng trình cấp trên; + Xem xét tham mưu cấp khoản ngân sách khen thưởng hình thức khen thưởng; + Sau phê duyệt, tổ chức khen thưởng lưu trữ hồ sơ liên quan -Tham mưu cho cấp công tác bổ nhiệm/điều chuyển công nhân viên; tổ chức thực thủ tục bổ nhiệm/điều chuyển công nhân viên phạm vi thẩm quyền cấp giao nhiệm vụ -Tiếp nhận đơn xin nghỉ việc, chuyển cho trưởng phận giải quyết; - Nếu duyệt, tiến hành lập biên bàn giao công việc, đề xuất phương án giải quyền lợi sách cho nhân viên nghỉ việc; - Làm thủ tục lý hợp đồng; - Sau cấp xác nhận, chuyển giấy nghỉ việc có xác nhận cho phận Kế toán để giải quyền lợi; - Lưu đơn xin nghỉ việc, lưu hồ sơ nhân viên nghỉ việc, tiến hành cập nhật danh sách công nhân viên Công ty - Là cầu nối ban Giám đốc với công nhân viên toàn Công ty; - Chăm lo đời sống tinh thần thực biện pháp nhằm gắn kết thành viên Công ty, tạo môi trường làm việc đoàn kết hiệu quả; - Giải chế độ thăm hỏi ốm đau, hiếu, hỉ; - Cập nhật nắm tình hình đời sống công nhân viên Công ty, kịp thời động viên giúp đỡ để công nhân viên yên tâm làm việc Bao gồm tất công việc cấp giao phó khác 2 Các quy trình chi tiết cần xây dựng - Quy chế tổ chức phận Nhân sự; - Bảng nội quy công ty; - Quy trình tuyển dụng công nhân viên; - Quy trình thử việc cho nhân viên mới; - Quy trình soạn thảo hợp đồng thử việc, hợp đồng lao động; - Quy chế lương; - Quy định tính toán trả lương; - Quy trình đánh giá nhân viên định kỳ; - Quy trình đào tạo: + Đào tạo nội bộ; + Đào tạo sở đào tạo - Quy chế khen thưởng; - Quy chế kỷ luật; - Quy chế bổ nhiệm/điều chuyển; - Quy trình nghỉ việc; - Quy chế nghỉ phép, nghỉ việc riêng; - Quy định chế độ Công ty