Quy trình quản trị Hành chính và Quy trình quản trị Nhân sự. Một Quy trình luôn luôn có tính kế thừa, do đó nếu một khi Công ty có sự phát triển hay mở rộng về quy mô, sẽ dẫn đến việc chuyên môn hóa bộ phận Hành chính và bộ phận Nhân sự, tức là sẽ không còn gọi chung chung là công việc Hành chính – Nhân sự nữa mà sẽ có bộ phận Hành chính riêng, bộ phận Nhân sự riêng.
Trang 11
QUY TRÌNH QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH - NHÂN SỰ
I QUY TRÌNH QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH
1 Các công việc của bộ phận Hành chính
1 Lễ tân văn phòng
- Nghe điện thoại, tiếp khách, tiếp nhận ý kiến khách hàng
và phản hồi trong quyền hạn cho phép hoặc trình bày lên cấp trên giải quyết;
- Tiến hành chuẩn bị và tổ chức các cuộc họp, hội nghị trong Công ty hoặc chuẩn bị cho một cuộc tiếp đón, gặp gỡ khách hàng;
- Thực hiện công tác hậu cần, tổ chức các sự kiện hội họp, vui chơi trong nội bộ Công ty;
- Photo, in ấn các giấy tờ, tài liệu khi được yêu cầu;
- Kiểm soát nhân viên, khách ra vào công ty;
- Duy trì an ninh trật tự, an toàn lao động và giữ vệ sinh Công ty
2 Thư ký và lưu trữ
- Soạn thảo các văn bản, giấy tờ trong Công ty và chịu trách nhiệm về mặt pháp lý của các văn bản đó;
- Tiếp nhận và xử lý các công việc nội bộ trong công ty;
- Quản lý và lưu trữ hồ sơ, công văn, tài liệu, biểu mẫu, sổ sách cả hai chiều đến và đi;
- Quản lý và bảo mật con dấu theo quy định
3 Quản lý tài sản
Công ty
- Theo dõi thiết bị và tài sản của công ty như điện thoại, máy in; kiểm tra và có kế hoạch bảo trì đối với máy móc cố định theo tháng, quý;
- Lập định mức, mua sắm và cấp phát văn phòng phẩm đáp ứng nhu cầu của công nhân viên Công ty;
- Lên kế hoạch mua sắm bổ sung đối với trang thiết bị cần thiết để tăng hiệu quả công việc của công nhân viên
4
Chấm công
và theo dõi chế
độ chính sách
Công ty
- Chấm công
- Theo dõi việc thực hiện nội quy của cán bộ công nhân viên;
- Theo dõi nghỉ phép của công nhân viên Công ty;
-Theo dõi công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật của công ty;
5 Công việc khác Bao gồm tất cả các công việc được cấp trên giao phó khác
Trang 22
2 Các quy trình chi tiết cần xây dựng
- Quy chế tổ chức của bộ phận Hành chính;
- Quy định về tiếp khách (khách hàng, đối tác), tiếp nhận ý kiến của khách, sắp xếp lịch hẹn cho khách, bố trí tiếp đón khách;
- Quy trình quản lý và tổ chức cuộc họp, hội nghị;
- Quy trình kiểm soát nhân viên, khách ra vào Công ty;
- Quy định về an ninh trật tự, vệ sinh Công ty;
- Quy trình soạn thảo các loại công văn, giấy tờ;
- Quy trình quản lý và lưu trữ văn bản đến, văn bản đi;
- Quy định về quản lý và sử dụng bảo mật con dấu;
- Quy trình đánh giá thiết bị, tài sản Công ty và bảo trì, sửa chữa;
- Quy định về quản lý và phân phối văn phòng phẩm;
- Quy trình chấm công, quy định về bảng chấm công;
- Bảng theo dõi thực hiện nội quy
II QUY TRÌNH QUẢN TRỊ NHÂN SỰ
1 Các công việc của bộ phận Nhân sự
1
Lập và giám sát
thực hiện nội quy
Công ty
-Xác định các tiêu chí và tham mưu cho cấp trên về nội dung của bảng nội quy Công ty;
- Lập bảng nội quy Công ty không trái với pháp luật về Lao động và phù hợp với thực tiễn hoạt động của Công ty;
- Tổ chức cho công nhân viên Công ty học nội quy, đảm bảo thực hiện nội quy Công ty;
- Giám sát việc thực hiện nội quy Công ty, có biện pháp đề xuất kỷ luật lao động đối với công nhân viên vi phạm nội quy công ty
Trang 33
2 Tuyển dụng
-Tổng hợp đề xuất và lập kế hoạch về nhân sự trình cấp trên phê duyệt;
- Dự trù kinh phí tuyển dụng, lập kế hoạch tuyển dụng chi tiết, lập bảng mô tả chi tiết công việc đối với các vị trí cần tuyển dụng;
- Đăng thông báo tuyển dụng nội bộ hoặc công khai trên các kênh tuyển dụng;
- Tiếp nhận, sàng lọc, lưu trữ hồ sơ đạt yêu cầu, lập danh sách báo cáo cấp trên;
- Thông báo thời gian, địa điểm, mời ứng viên đến kiểm tra;
- Tổng hợp kết quả kiểm tra từ bộ phận chấm bài, lập danh sách ứng viên đạt yêu cầu và mời ứng viên đến phỏng vấn;
- Tiến hành phỏng vấn hoặc hỗ trợ cấp trên tiến hành phỏng vấn, lập bảng đánh giá ứng viên;
- Thông qua bảng đánh giá ứng viên, thông báo ứng viên không đạt yêu cầu và đạt yêu cầu, thông báo lịch thử việc với ứng viên đạt yêu cầu;
- Lập hồ sơ thử việc, lập bảng đánh giá và theo dõi ứng viên thử việc;
- Hết thời gian thử việc, căn cứ vào bảng đánh giá để quyết định nhận hoặc không nhận ứng viên
- Tiến hành tổng kết và rút kinh nghiệm trong công tác tuyển dụng
3
Quản lý, lưu trữ
hợp đồng lao
động, hồ sơ lý lịch
công nhân viên
- Lập và lưu trữ hợp đồng thử việc, hợp đồng lao động của công nhân viên Công ty;
- Quản lý hồ sơ, lý lịch của nhân viên toàn Công ty, lưu trữ
hồ sơ theo bộ phận, lập danh sách công nhân viên theo biểu mẫu và cập nhật thường xuyên
4
Xây dựng quy chế
và thang bảng
lương, tính lương
- Đề xuất và tham mưu cấp trên về bảng tiêu chuẩn cán bộ
và hệ thống thang bảng lương;
- Xây dựng hoặc hỗ trợ xây dựng bảng tiêu chuẩn cán bộ,hệ thống thang bảng lương;
- Hoàn tất hồ sơ và thủ tục, tiến hành đăng ký với Phòng Thương binh và Xã hội Quận;
- Tham mưu cho cấp trên về các chế độ thưởng hoặc phụ cấp đối với công nhân viên;
Trang 44
- Dựa vào bảng chấm công, tính lương, thưởng, phụ cấp hàng tháng cho công nhân viên;
- Hỗ trợ bộ phận Kế toán chi trả lương, thưởng, phụ cấp cho công nhân viên trong Công ty
5 Công tác BHXH,
BHYT, BHTN
-Nắm vững kiến thức về Luật Lao động, Luật BHXH;
- Xây dựng quy trình các bước cần làm trong công việc Bảo hiểm;
- Thực hiện thủ tục đăng ký lao động đối với nhân viên mới;
- Thực hiện các thủ tục hành chính về Bảo hiểm, các thủ tục giải quyết chế độ cho công nhân viên;
- Trực tiếp làm việc với cơ quan BHXH, thực hiện các thủ tục cấp mới, truy tăng, truy giảm, thai sản, ốm đau, tai nạn nghề nghiệp,… theo từng tháng;
- Tiến hành theo dõi nhân sự đóng BHXH, cập nhật biến động về nhân sự, kịp thời đưa ra những điều chỉnh phù hợp;
- Hoàn thành các thủ tục về hồ sơ sổ thẻ, đảm bảo quyền lợi cho công nhân viên trong công ty;
- Hoàn thành thủ tục về giải quyết chế độ khi có nhân viên nghỉ việc
6 Đánh giá công
nhân viên
- Tham mưu cho cấp trên trong vấn đề lựa chọn chu kỳ, xác định các tiêu chí, lựa chọn phương pháp đánh giá, lựa chọn người đánh giá công nhân viên;
- Lập bảng đánh giá chi tiết và có kế hoạch đào tạo người đánh giá;
- Thông báo rộng rãi về nội dung và phạm vi đánh giá;
- Tổ chức đánh giá;
- Tiến hành tổng hợp thông tin và hoàn tất đánh giá;
- Học tập và áp dụng các quy trình đánh giá hiệu suất công việc phù hợp với Công ty;
- Dựa vào bảng đánh giá, tham mưu cho cấp trên về tăng lương, đề bạt hoặc cho thôi việc đối với công nhân viên
7 Đào tạo
-Tổng hợp đề xuất từ các phòng ban về nhu cầu đào tạo, lập
kế hoạch đào tạo và trình cấp trên phê duyệt;
- Lên chương trình đào tạo, liên hệ cơ sở đào tạo, làm thủ tục cho công nhân viên tham gia đào tạo;
- Lưu hồ sơ đào tạo, lưu bằng cấp/chứng chỉ đào tạo của công nhân viên;
- Tiến hành đánh giá kết quả đào tạo và rút kinh nghiệm
Trang 55
8
Kỷ luật và khen
thưởng - Bổ
nhiệm/điều
chuyển
-Về kỷ luật:
+ Phát hiện vi phạm kỷ luật và lập biên bản;
+ Xác minh mức độ vi phạm, từ đó đề xuất và tham mưu cấp trên đưa ra phương pháp xử lý;
+ Tổ chức Hội đồng kỷ luật (nếu mức độ vi phạm nghiêm trọng);
+ Khi có quyết định xử lý, giám sát cá nhân thực hiện theo quyết định, lưu trữ quyết định và theo dõi cá nhân vi phạm
kỷ luật
-Về khen thưởng:
+ Tổng hợp đề nghị khen thưởng và trình cấp trên;
+ Xem xét và tham mưu cấp trên về khoản ngân sách khen thưởng và hình thức khen thưởng;
+ Sau khi được phê duyệt, tổ chức khen thưởng và lưu trữ
hồ sơ liên quan
-Tham mưu cho cấp trên trong công tác bổ nhiệm/điều chuyển đối với công nhân viên; tổ chức và thực hiện các thủ tục về bổ nhiệm/điều chuyển đối với công nhân viên trong phạm vi thẩm quyền hoặc do cấp trên giao nhiệm vụ
9 Giải quyết nghỉ
việc
-Tiếp nhận đơn xin nghỉ việc, chuyển cho trưởng bộ phận giải quyết;
- Nếu được duyệt, tiến hành lập biên bản bàn giao công việc, đề xuất phương án giải quyết quyền lợi chính sách cho nhân viên nghỉ việc;
- Làm các thủ tục thanh lý hợp đồng;
- Sau khi được cấp trên xác nhận, chuyển giấy nghỉ việc có xác nhận cho bộ phận Kế toán để giải quyết quyền lợi;
- Lưu đơn xin nghỉ việc, lưu hồ sơ của nhân viên nghỉ việc, tiến hành cập nhật danh sách công nhân viên Công ty
10 Gắn kết
- Là cầu nối giữa ban Giám đốc với công nhân viên toàn Công ty;
- Chăm lo đời sống tinh thần cũng như thực hiện các biện pháp nhằm gắn kết các thành viên trong Công ty, tạo môi trường làm việc đoàn kết và hiệu quả;
- Giải quyết các chế độ thăm hỏi ốm đau, hiếu, hỉ;
- Cập nhật và nắm được tình hình đời sống của công nhân viên trong Công ty, kịp thời động viên giúp đỡ để công nhân viên yên tâm làm việc
11 Công việc khác Bao gồm tất cả các công việc được cấp trên giao phó khác
Trang 66
2 Các quy trình chi tiết cần xây dựng
- Quy chế tổ chức bộ phận Nhân sự;
- Bảng nội quy công ty;
- Quy trình tuyển dụng công nhân viên;
- Quy trình thử việc cho nhân viên mới;
- Quy trình soạn thảo hợp đồng thử việc, hợp đồng lao động;
- Quy chế lương;
- Quy định về tính toán và trả lương;
- Quy trình đánh giá nhân viên định kỳ;
- Quy trình đào tạo:
+ Đào tạo nội bộ;
+ Đào tạo tại các cơ sở đào tạo
- Quy chế khen thưởng;
- Quy chế kỷ luật;
- Quy chế bổ nhiệm/điều chuyển;
- Quy trình nghỉ việc;
- Quy chế nghỉ phép, nghỉ việc riêng;
- Quy định về chế độ Công ty