Báo cáo kiến tập quản trị văn phòng tại Ủy ban nhân dân quận bắc từ liêm

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP 4 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân Quận Bắc Từ Liêm: 4 1. Chức năng : 4 2. Nhiệm vụ, quyền hạn : 4 3. Cơ cấu tổ chức 7 II. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA PHÒNG THANH TRA QUẬN BẮC TỪ LIÊM: 10 Tổ chức hoạt động của văn phòng. 10 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng thanh tra Quận. 10 1.1.2 Cơ cấu tổ chức và Sơ đồ tổ chức của phòng thanh tra: 14 1.2 Phân công nhiệm vụ cho các nhân viên trong phòng thanh tra 14 1.3 Thống kê các văn bản văn thư – lưu trữ 16 2. Tìm hiểu công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan. 16 2.1 Thống kê các hình thức văn bản và sống lượng ban hành từ khi Quận Bắc Từ Liêm được thành lập: 16 2.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 17 2.3 Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản của cơ quan 19 3. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan 21 3.1 Quan sát tìm hiểu các trang thiết bị văn phòng. 21 3.2 Sơ đồ cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng. Nhận xét những ưu điểm và hạn chết. Vẽ sơ đồ cách bố trí hợp lí hơn. 21 3.2.1 Sơ đồ cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong phòng làm việc của văn phòng 21 3.2.2 Nhận xét những ưu điểm và hạn chế 21 3.2.3. Sơ đồ cách bố trí các trang thiết bị trong phòng làm việc hợp lí hơn 22 3.3 Tên các phần mềm được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan. Nhận xét bước đầu về những hiệu quả mang lại. 22 PHẦN II. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 24 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng cơ quan kiến tập. 24 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm. 26 KẾT LUẬN 28 PHỤ LỤC 30

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Phần I .4 KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Ủy ban nhân dân Quận Bắc Từ Liêm: Chức : Nhiệm vụ, quyền hạn : .4 Cơ cấu tổ chức II KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG .10 CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA PHÒNG THANH TRA 10 QUẬN BẮC TỪ LIÊM: 10 Tổ chức hoạt động văn phòng .10 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Phòng tra Quận 11 1.1.2 Cơ cấu tổ chức Sơ đồ tổ chức phòng tra: .14 1.2 Phân công nhiệm vụ cho nhân viên phòng tra .14 1.3 Thống kê văn văn thư – lưu trữ 16 Tìm hiểu công tác soạn thảo ban hành văn quan 16 2.1 Thống kê hình thức văn sống lượng ban hành từ Quận Bắc Từ Liêm thành lập: 16 2.2 Nhận xét thể thức kỹ thuật trình bày văn .17 2.3 Các bước quy trình soạn thảo văn quan .19 Tìm hiểu công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng quan .21 3.1 Quan sát tìm hiểu trang thiết bị văn phòng 21 3.2 Sơ đồ cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc văn phòng Nhận xét ưu điểm hạn chết Vẽ sơ đồ cách bố trí hợp lí .21 3.2.1 Sơ đồ cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc văn phòng: (Phụ Lục 3) 21 3.2.2 Nhận xét ưu điểm hạn chế 21 3.2.3 Sơ đồ cách bố trí trang thiết bị phòng làm việc hợp lí 22 3.3 Tên phần mềm sử dụng công tác văn phòng quan Nhận xét bước đầu hiệu mang lại 22 PHẦN II .24 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 24 I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác hành văn phòng quan kiến tập 24 II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm 26 KẾT LUẬN 28 PHỤ LỤC 30 LỜI MỞ ĐẦU Trước tình hình đổi đất nước năm gần đây, với phát triển khoa học kỹ thuật, xã hội không ngừng lên, cải cách hành toàn máy Nhà nước nói chung trước tình hình đổi đất nước năm gần đây, với phát triển khoa học kỹ thuật, xã hội không ngừng lên, cải cách hành toàn máy Nhà nước nói chung Công tác văn phòng có vị trí quan trọng hoạt động tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo ngày khẳng định vai trò, vị việc thực hiệu hoạt động lãnh đạo quan cấp Quản trị văn phòng ngành đòi hỏi phải có vốn kiến thức sâu rộng, đào tạo chuyên môn nghiệp vụ thường nói: “trăm nghe không thấy”, “trăm hay không tay quen”, kiến thức học trường sách phần để sinh viên bước vào nghề biết kiến thức ngành, nghề – sinh viên phải tự hòa vào xã hội, vào công việc thực tế để có kinh nghiệm việc thực công việc người cán văn phòng tương lai Nắm bắt nhu cầu từ thực tiễn xã hội, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thành lập quản lý Bộ Nội vụ (tiền thân trường Trung học Văn thư – Lưu trữ TW I), với bề dày 40 năm công tác đào tạo mình, trường thay đổi nhiều tên gọi khác để thích hợp với trình hình thành phát triển Ngày 14 tháng 11 năm 2011 – Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 2016/QĐ-TTg việc thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nâng cấp từ Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội Được học tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội em tin tảng vững chắc, tiền đề để thực tốt chuyên đề văn phòng Nhưng lý thuyết chưa đủ, thực tiễn lý thuyết chưa hẳn tương đồng, mà nhà trường tạo điều kiện cho trải nghiệm thực tế quan thời gian kiến tập Đây bước chuẩn bị cần thiết nhằm tạo đà cho chúng em tự tin khoảng thời gian lại học trường trước bước vào đường lập nghiệp phía trước Nhằm nâng cao chất lượng đào tạo, mục tiêu đào tạo để sinh viên nắm vững kiến thức, nghiệp vụ chuyên môn lý thuyết thực hành quan Nhà trường tổ chức kỳ kiến tập cho chúng em khoảng thời gian từ ngày 11 tháng năm 2015 đến ngày tháng năm 2015 Được đồng ý Nhà trường Khoa quản trị văn phòng em có điều kiện kiến tập Ủy ban nhân dân Quận Bắc Từ Liêm với thời gian Trong thời gian kiến tập em nhận giúp đỡ lãnh đạo quan, quan tâm hướng dẫn cán phòng Thanh tra quận, thầy cô giáo môn chuyên ngành Trường Đại học Nội vụ Hà Nội giúp em cố gắng nâng cao lực công tác, vận dụng kiến thức học ghế nhà trường vào thực tế công việc người cán Văn phòng tương lai Nội dung báo cáo kiến tập em cấu trúc gồm phần: Phần I – Khảo sát công tác văn phòng quan kiến tập Phần II – Kết Luận đề xuất kiến nghị Phần III – Phụ Lục Toàn báo cáo kiến thức em học nhà trường đưa vào áp dụng thực tế tiến hành kiến tập Ủy ban nhân dân Quận Bắc Từ Liêm Tại kỳ kiến tập em giúp đỡ đạo tận tình cán phòng Thanh tra quận, quan tâm đảm nhiệm số công việc liên quan đến ngành học Từ giúp em áp dụng kiến thức học tiếp thu kỹ nghề nghiệp, hiểu rõ công tác văn phòng, tầm quan trọng văn phòng theo chuyên ngành mà em theo học Trong thời gian kiến tập thân em có nhiều cố gắng tránh khỏi thiếu sót hạn chế định Vì em mong nhận góp ý cán phòng Thanh tra quận, thầy cô giáo để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn sâu sắc tới thầy cô Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, lãnh đạo, cán bộ, công chức, tra viên phòng Thanh tra Ủy ban nhân dân quận Bắc Từ Liêm giúp đỡ em thời gian qua Rèn cho em kỹ độc lâp, giải công việc người cán bộ, nhân viên văn phòng tương lai Em xin trân trọng cảm ơn Hà Nội, ngày 07 tháng 06 năm 2015 SINH VIÊN Phạm Việt Anh Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Ủy ban nhân dân Quận Bắc Từ Liêm: Chức : Ủy ban nhân dân Hội đồng nhân dân bầu quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cấp quan nhà nước cấp Ủy ban nhần dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân cấp nhằm bảo đảm thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn Ủy ban nhân dân thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương tới sở Nhiệm vụ, quyền hạn : 2.1 – Trong lĩnh vực vực kinh tế, Ủy ban nhân dân Quận Bắc Từ Liêm thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: + Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội năm; + Lập dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn quận; dự toán thu, ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; toán ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương; + Tổ chức thực hiền ngân sách địa phương; + Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội phường 2.2 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy lợi đất đai, Ủy ban nhân dân Quận Bắc Từ Liêm thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: + Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân Quận thông qua chương trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp địa phương tổ chức thực chương trình đó; + Chỉ đạo Ủy ban nhân dân phường thực biện pháp chuyển dịch cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng khai thác lâm sản, phát triển ngành; + Thực giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất cá nhân hộ gia đình, giải tranh chấp đất đai, tra đất đai theo quy định pháp luật; + Xét duyệt quy hoạch, kế hoạc sử dụng đất đai Ủy ban nhân dân phường; + Xây dựng quy hoạch thủy lợi, tổ chức bảo vệ đê điều, công trình thủy lợi vừa nhỏ; quản lý mạng lưới thủy nông địa bàn theo quy định pháp luật 2.3 Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Ủy ban nhân dân Quận Bắc Từ Liêm thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: + Tham gia với Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội việc xây dựng quy hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp địa bàn Quận Bắc Từ Liêm; + Xây dựng phát triển sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ phường; + Tổ chức thực xây dựng phát triển làng nghề truyền thống sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng xuất khẩu; phát triển sở chế biến nông, lâm sở công nghiệp khác theo đạo Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội 2.4 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải Ủy ban nhân dân quận Bắc Từ Liêm thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: + Tổ chức thành lập, trình duyệt xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn địa bàn quận; quản lý việc thực quy hoạch xây dựng duyệt; + Quản lý, khai thác, sử dụng công trình giao thông kết cấu hạ tầng sở theo phân cấp; + Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng kiểm tra việc thực pháp luật xây dựng; + Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấp Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội 2.5 Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ du lịch, Ủy ban nhân dân Quận Bắc Từ Liêm thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: + Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ du lịch địa bàn quận; + Kiểm tra việc thực quy tắc an toàn vệ sinh hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn; + Kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ, dịch vụ, du lịch địa bàn 2.6 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa, thông tin thể dục thể thao, Ủy ban nhân dân Quận Bắc Từ Liêm thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: + Xây dựng chương trinh, đề án phát triển văn hóa, giáo dục, thông tin… tổ chức thực sau cấp có thẩm quyền phê duyệt; + Quản lý, kiểm tra việc sử dụng công trình công cộng giao địa bàn; việc xây dựng trường phổ thông quốc lập cấp; việc xây dựng sử dụng công trình công cộng, điện chiếu sáng, cấp thoát nước, giao thông nội thị, nội thành, an toàn giao thông, vệ sinh đô thị địa phương; + Quản lý sở văn hóa – thông tin, thể dục thể thao phường, quận thuộc thành phố; bảo vệ phát huy giá trị di tích lịch sử - văn hóa danh lam thắng cảnh huyện quản lý Cơ cấu tổ chức Biên chế quản lý Hành Nhà nước Quận Ủy - HĐND - UBND quận Bắc Từ Liêm gồm khối là: • Phòng chuyên môn thuộc quận • Khối nội chính, đv trực thuộc Quận • Quận Ủy Từ Liêm • Các đơn vị hiệp quản • Phường thuộc Quận Trong đó: + Phòng chuyên môn thuộc quận có 12 đơn vị: - Văn phòng HĐND – UBND quận - Phòng Tư Pháp - Phòng Nội vụ - Thanh tra Quận - Phòng kinh tế - Phòng tài nguyên môi trường - Phòng quản lý đô thị - Phòng tài – kế hoạch - Phòng LĐ-TB-XH - Phòng văn hóa thông tin - Phòng giáo dục - đào tạo - Phòng y tế + Khối nội chính, đơn vị thuộc quận gồm 17 đơn vị: - Công an quận - Ban huy quân quận - Viện kiểm soát nhân dân - Tòa án nhân dân - Chi cục thi hành án dân - Ban bồi thường GPMB - Trung tâm phát triển quỹ đất - Ban quản lý dự án quận Bắc Từ Liêm - Trung tâm phát triển cụm công nghiệp - Thanh tra xây dựng - Trung tâm thể dục thể thao - Trung tâm Văn hóa quận - Trung tâm Dân sô KHHGĐ - Hội chữ thập đỏ - Trung tâm bồi dưỡng trị - Hội Luật gia - Xí nghiệp môi trường đô thị + Quận Ủy Từ Liêm gồm 15 đơn vị: - Văn Phòng Quận Ủy - Ban Tổ chức Quận Ủy - Ban Tuyên giáo - Ủy ban kiểm tra - Ban dân vận - Ủy ban mặt trận tổ quốc - Đoàn niên - Hội Phụ nữ - Hội Nông dân - Hội cựu chiến binh - Liên đoàn lao động - Hội cựu TNXP - Ban đại diện Hội người cao tuổi - Hội nạn nhân chất độc da cam - Hội người khuyết tật + Các đơn vị hiệp quản gồm 16 đơn vị: - Chi cục Thống kê - Đội quản lý thị trường - Thanh tra giao thông vận tải - Chi cục thuế - Kho bạc nhà nước quận - Trung tâm y tế - Bảo hiểm xã hội - Ngân hàng sách xã hội - Ngân hàng NN PTNT Từ Liêm - Điện lực Từ Liêm - Bưu điện Từ Liêm - Trạm bảo vệ thực vật - Nơi nhận Ngoài có Dấu mức độ khẩn, mật (đối với văn khẩn, mật); Địa chỉ, email thông tin quan ban hành  Kết Luận : Thể thức kỹ thuật soạn thảo văn Phòng tra Quận Bắc Từ Liêm làm theo quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 việc hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành 2.3 Các bước quy trình soạn thảo văn quan Văn quản lý Nhà nước đóng vai trò quan trọng hoạt động quản lý quan, văn vừa phương tiện, vừa sản phẩm lao động tập thể cán quan, chất lượng văn tác động tích cực gây nhiều hạn chế quan Công tác soạn thảo văn quan trọng Toàn công tác soạn thảo văn chuyên viên, đơn vị soạn thảo kiểm tra chặt chẽ theo quy trình khoa học, trình tự bước có mối quan hệ logic Bởi đòi hỏi cần phải hiểu biết việc soạn thảo ban hành văn văn phương tiện thông tin mang tính pháp lý cao công tác hành nước ta Tất văn phòng tra soạn thảo ban hành theo chức nhiệm vụ, quyền hạn phân công, văn thuộc chức phòng tra Qua trình kiến tập, em xin trình bày khái quát bước để ban hành văn quan: Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo - Xác định mục đích, lý viện ban hành văn - Lựa chọn tên loại văn cho phù hợp cho văn - Thu thập xử lí thông tin có liên quan đến văn cần soạn thảo 19 Bước 2: Xây dựng đề cương chi tiết viết thảo - Đề cương ý có văn thể gạch đầu dòng, viết thảo hay dự thảo cho văn cần soạn thảo - Sửa chữa bổ sung vào thảo Bước Duyệt thảo - Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn trước trình lãnh đạo quan ký ban hành Bước Hoàn thiện thể thức làm thủ tục ban hành văn - Hoàn thành dự thảo lần cuối, đánh máy, in ấn, kiểm tra lại văn trình ký thức (nếu duyệt thảo lãnh đạo ý kiến chỉnh sửa thay đổi) - Sau có chữ ký người có thẩm quyền quan, cán văn thư có nhiệm vụ hoàn thiện thể thức, kỹ thuật làm thủ tục ban hành văn theo quy định pháp luật Nhìn vào bước soạn thảo văn Phòng tra quận Bắc Từ Liêm cho thấy công tác soạn thảo lãnh đạo quan nhân viên văn thư trọng tuân thủ theo quy trình Có thể thấy hiệu công tác soạn thảo văn phòng tra quận Bắc Từ Liêm chất lượng văn cao, sai phạm, đội ngũ nhân viên văn phòng có trình độ cao tuân thủ tốt quy tắc trình soạn thảo văn Chính mà văn Quận ban hành tốt đáp ứng mục đích yêu cầu quan đề 20 Tìm hiểu công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng quan 3.1 Quan sát tìm hiểu trang thiết bị văn phòng + Qua quan sát tìm hiểu trang thiết bị phòng tra em thấy phòng gồm thiết bị sau: - Máy tính - Máy in - Điện thoại để bàn - Quạt - Điều hòa - Tủ đựng tài liệu - Bàn uống nước - Bàn làm việc - Ghế - Máy photo - Máy scan - Máy fax - Tủ đựng tài liệu - Giấy, bút, ghim 3.2 Sơ đồ cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc văn phòng Nhận xét ưu điểm hạn chết Vẽ sơ đồ cách bố trí hợp lí 3.2.1 Sơ đồ cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc văn phòng: (Phụ Lục 3) 3.2.2 Nhận xét ưu điểm hạn chế 21 Em kiến tập phòng thứ – Phó Chánh Thanh Tra nên em xin trình bày phòng Các trang thiết bị phòng tra quận Bắc Từ Liêm tương đối đầy đủ, phục vụ hiệu cho công tác văn phòng Sự xếp có ưu hạn chế sau: - Ưu điểm: + Đầy đủ trang thiết bị để phục vụ tốt cho công việc chuyên môn nghiệp vụ + Sự xếp trang thiết bị tạo môi trường thoáng đãng diện tích tối ưu tạo không gian làm việc thoải mái, tiền đề giúp cho tinh thần làm việc tốt + Tủ đựng tài liệu đặt phòng giúp cho việc thuận tiện việc cất, lấy, tìm tài liệu cần thiết cách nhanh chóng thuận tiện - Nhược điểm: + Các vật dụng nhỏ giấy bút, ghim tủ đựng riêng nên ko để ý khó tìm thấy + Trang thiết bị đầy đủ chưa đại khiến cho đôi lúc công việc có chút trở ngại 3.2.3 Sơ đồ cách bố trí trang thiết bị phòng làm việc hợp lí - Theo em thấy sơ đồ văn phòng hợp lí không cần phải chỉnh sửa điều 3.3 Tên phần mềm sử dụng công tác văn phòng quan Nhận xét bước đầu hiệu mang lại Hiện phòng tra quận Bắc Từ Liêm ứng dujnng phần mềm vào sử dụng công tác văn phòng như: - Theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 - Phần mềm quản lí nhân 22 - Phần mềm quản lí văn thư - Phần mềm quản lí tài sản - Phần mềm quản lí tài - Phần mềm quản lí văn Việc sử dụng phần mềm để quản lý văn phòng đem lại hiệu cao công việc 23 PHẦN II KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác hành văn phòng quan kiến tập Trong thời gian 28 ngày kiến tập, với tìm hiểu làm quen với thực tế công việc nghiệp vụ văn phòng, có điều kiện tìm hiểu sâu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phòng nghiệp vụ văn phòng, khóa kiến tập cho em thêm kinh nghiệm thực tế, củng cố thêm kiến thức lý luận thực tiễn hiểu sâu rộng thêm công tác người cán văn phòng * Công tác văn phòng + Ưu điểm: Ta nhận thấy công văn giấy tờ phương tiện, công cụ quan trọng cần thiết hoạt động quản lý điều hành Nó đảm bảo cung cấp thông tin cách đầy đủ, nhanh chóng xác Đem lại hiệu cao công việc phương tiện giao tiếp thức quan Nhà Nước với cấp trên, cấp với công dân - Hệ thống văn quản lý văn phòng ban hành với chức năng, nhiệm vụ quy định Nhà nước tạo hành lang pháp lý vững để cán bộ, công chức, viên chức công tác thực quy định đặc biệt công tác văn thư - Đội ngũ cán thực công tác hành văn phòng có chuyên môn cao, đồng thời nhận thức trách nhiệm thực công việc mà họ làm nâng cao nên hiệu công việc ngày lớn - Hiện hầu hết cán làm văn phòng có trình độ Đại học có trình độ lý luận trị cao, tiền đề vững máy làm việc quan, đặc biệt quan Nhà nước 24 - Giữa phòng ban chức phận có phối hợp nhịp nhàng công tác Khi cần thiết phối hợp làm việc, nhân tố quan trọng hoạt động văn phòng tiền đề, sở vững để tạo nên nhịp nhàng đồng công việc - Bên cạnh quan tâm lãnh đạo, hàng năm cán chuyên viên phòng thường xuyên tập huấn tham gia lớp bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ chuyên môn nhờ chất lượng cán ngày cải thiện góp phần đem lại hiệu tốt quản lý, hoạt động chuyên môn văn phòng - Các quy trình soạn thảo văn chuyên viên soạn thảo có kỹ chuyên nghiệp - Công tác quản lý sử dụng dấu chặt chẽ Đóng dấu văn phát hành nhanh chóng, xác, không tồn đọng văn chưa đóng dấu - Sắp xếp công việc nề nếp, khoa học, ý thức trách nhiệm có phương pháp giải công việc logic, cán bộ, chuyên viên, nhân viên hoàn thành nhiệm vụ Nhược điểm: - Tài liệu không chỉnh lý nên tình trạng lộn xộn, khó khăng công việc quản lý - Kho lưu trữ chưa trang bị số máy hút ẩm, máy điều hòa, máy hút bụi, tủ bảo quản tài liệu… Nên việc bảo quản tài liệu gặp nhiều khó khăn Do tài lieuj bị tác nhiễm bên gây hại - Kinh phí phục vụ cho công tác hành văn phòng hạn hẹp, phương tiện máy móc chưa đại Một số trang thiết bị sử dụng lâu lại không bảo trì, bảo dưỡng thường xuyên nên không đạt hiệu tối ưu - Việc phân bổ, bố trí phòng ban riêng lẻ, khép kín trình giải hành cho tổ chức, cá nhân lệ thuộc nhiều vào liên kết 25 phòng, ban với nhau, hay nói khác, phòng, ban chưa có liên kết, phối hợp công việc cách hiệu - Công tác quản lý, kiểm tra, rà soát chưa thật chặt chẽ dẫn tới tình trạng số cán chưa thực tâm vào công việc II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Trong kinh tế phát triển nay, người không ngừng đổi mặt Thời đại công nghệ thông tin, phương pháp dụng cụ đại mà chủ yếu máy vi tính phương tiện truyền thông khác nhằm tổ chức, khai thác có hiệu nguồn tài nguyên thông tin lĩnh vực hoạt động xã hội, kinh tế, văn hóa, người Công tác hành văn phòng, Văn thư – Lưu trữ quan thực vào nề nếp Do có phân công trách nhiệm cụ thể mà cá nhân thực tốt nhiệm vụ mình, nhân viên hành văn phòng, Văn thư – Lưu trữ bước chuyên môn hóa nghiệp vụ mình, để công tác Văn phòng Phòng Thanh tra quận hoạt động ngày tốt hơn, khắc phục số nhược điểm phát huy ưu điểm nhằm nâng cao chất lượng hiệu công việc hướng tới mục tiêu đề ra, em xin có số đề xuất sau: - Tổ chức mở thêm lớp bồi dưỡng kiến thức tin học Văn Phòng cho cán để thúc đẩy công tác Tin học hóa công tác Hành văn phòng - Thường xuyên cử cán bộ, nhân viên văn phòng tham gia lớp tập huấn chuyên môn nghiệp vụ công tác hành văn phòng, công tác quản trị văn phòng, công tác văn thư – lưu trữ Cần trẻ hóa đội ngủ cán làm công tác văn phòng - Trang bị thêm số trang thiết bị mà Văn thư thiếu giới hạn kinh phí cho phép nhằm tăng hiệu công việc, tạo điều kiện bảo quản tài liệu phòng văn thư, từ tạo tiền đề tốt cho công tác Lưu trữ quan 26 - Đảm bảo sở vật chất, có khoản trợ cấp độc hại, động viên tinh thần, có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nhằm nâng cao trình độ chuyên môn cao cho cán quan Cần trang bị thêm trang thiết bị, văn phòng phẩm cần thiết phục vụ cho hoạt động quan, văn phòng Đặc biệt phận tiếp dân lưu trữ, phòng lưu trữ cần đầu tư mức, hệ thống chiếu sáng, hệ thống làm lạnh, giá, cặp, hộp để tài liệu Các tài liệu lưu trữ cần bảo quản nơi quy định trsnh làm mát thất lạc tài liệu có giá trị trị - Làm thủ tục khắc lại toàn dấu quan, thể tính thẩm mỹ dấu đóng lên văn bản, đảm bảo chức năng, nhiệm vụ quan cá nhân theo quy định Nhà nước - Trong công tác lưu trữ, thực nghiêm túc chế độ kiểm kê, thống kê tài liệu, vệ sinh định kỳ kho tàng tài liệu, thông gió thực biện pháp khác đẻ bảo quản tài liệu theo hướng dẫn Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước - Tuyên truyền, phổ biến cho cán bộ, công chức quan hiểu rõ vai trò tác dụng công tác lưu trữ để từ cán có trách nhiệm việc lập hồ sơ, giữ gìn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan theo thời hạn quy định - Có nội quy, quy chế riêng để xử lí hành vi vi phạm, tiếp tục đổi lế lối làm việc văn phòng quan để nâng cao chất lượng công tác văn phòng 27 KẾT LUẬN Trong phát triển kinh tế tri thức, nhu cầu sử dụng nguồn thông tin ngày đa dạng, việc trau dồi học hỏi tạo nên động sáng tạo công việc cán văn phòng tương lai qua 28 ngày kiến tập quan trải nghiệm thực tế, tiếp xúc với công việc người cán Quản trị văn phòng, thân em phần hiểu khâu nghiệp vụ chuyên môn Có nhận định đắn công việc người cán Văn phòng, từ thêm yêu nghề mà chọn Việc tiếp xúc với thực tế công việc, áp dụng kiến thức học vào thực tiễn quan góp phần nâng cao nhận thức hoàn thiện thân Song thời gian kiến tập 28 ngày chưa đủ để thân nắm bắt tất khâu nghiệp vụ chuyên môn làm tròn trách nhiệm Em vô biết ơn giúp đỡ, giới thiệu, định hướng Nhà trường Khoa Quản trị văn phòng, em phòng tra Quận Bắc Từ Liêm tiếp nhận vào kiến tập Qua 28 ngày từ ngày 11/ 05/ 2015 đến ngày 07/ 06/ 2015 kiến tập phòng tra quận Bắc Từ Liêm, thành phố Hà Nội thân em học hỏi nhiều học, kinh nghiệm quý báu, trau dồi phẩm chất đạo đức kiến thức chuyên môn Với giúp đỡ nhiệt tình cán bộ, nhân viên văn phòng em nhận thức tầm quan trọng công tác văn phòng quan tổ chức Chính nhận biết giúp cho em có hành trang đầy đủ để bước tiếp đường chọn Dù làm việc sở lý thuyết áp dụng vào công việc quan nhà nước, dù nhận giúp đỡ, hướng dẫn kiến tập nhiệt tình người phụ trách cán phòng, em tránh khỏi thiếu sót, hạn chế công việc báo cáo kiến tập Em mong góp ý, nhận xét, đạo nhà trường, Khoa Quản trị văn phòng, thầy cô để báo cáo em hoàn thiện hơn, hoàn thành tốt đợt kiến tập 28 Qua đây, em xinh chân thành gửi lời cảm ơn cô, anh, chị phòng Thanh tra Quận Bắc Từ Liêm nói riêng Văn Phòng HĐND – UBND Quận nói chung, cảm ơn Cô Hoàng Thị Thủy – Chánh tra phòng Thanh Tra Quận Cô Nguyễn Thị Gái – Phó Chánh tra Quận tạo điều kiến giúp đỡ thời gian qua Đặc biệt chị Đỗ Thị Ngân người hướng dẫn kiến tập giúp đỡ em tận tình thời gian qua để em có hội vận dũng kiến thức học vào công tác văn phòng quan công tác làm việc sau Em xin chân thành cảm ơn thầy Nguyễn Mạnh Cường thầy cô giáo Khoa Quản trị văn phòng bảo tận tình để giúp em hoàn thành chương trình kiến tập báo cáo kiến tập Trên nội dung công việc kiến tập em tiếp cận, quan sát, tổng hợp sau đợt thực tập Phòng Thanh Tra Quận Bắc Từ Liêm Một lần em xin chân thành cảm ơn thầy cô trường Đại học Nội vụ Hà Nội tận tình truyền dạy kiến thức cho em với giúp đỡ tập thể lãnh đạo, chuyên viê Phòng Thanh Tra Quận Bắc Từ Liêm tạo điều kiện giúp em hoàn thành báo cáo Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 07 tháng 06 năm 2015 Sinh viên Phạm Việt Anh 29 PHỤ LỤC 30 Phụ Lục 1: Sơ đồ cấu tổ chức UBND quận Bắc Từ Liêm Các đơn vị hiệp quản • • • • • • • • • • • • • • • • Chi cục Thống kê Đội quản lý thị trường Thanh tra Giao thông vận tải Chi cục Thuế Kho bạc nhà nước quận Trung tâm Y tế Bảo hiểm Xã hội Ngân hàng sách xã hội Ngân hàng NN PTNT Từ Liêm Điện lực Từ liêm Bưu điện Từ Liêm Trạm bảo vệ thực vật Trạm Thú y Trạm Khuyến nông Ban quản lý chợ Từ Liêm Hội người mù Quận Ủy Từ Liêm • • • • • • • • • • • • • • • Văn Phòng Quận Ủy Ban Tổ Chức Quận Ủy Ban Tuyên Giáo Ủy ban Kiểm tra Ban Dân vận Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Đoàn Thanh niên Hội Phụ nữ Hội Nông dân Hội Cựu chiến binh Liên đoàn Lao động Hội Cựu TNXP Ban đại diện Hội người cao tuổi Hội nạn nhân chất độc da cam Hội người khuyết tật Phòng chuyên môn thuộc Quận • • • • • • • • • • • • Văn Phòng HĐND-UBND Quận Phòng Tư Pháp Phòng Nội vụ Thanh tra Nhà nước Phòng Kinh tế Phòng Tài nguyên môi trường Phòng Quản lý đô thị Phòng Tài chính-Kế hoạch Phòng LĐ-TB-XH Phòng Văn hóa thông tin Phòng Giáo dục-Đào tạo Phòng Y tế Khối nội đơn vị trực thuộc Quận • • • • • • • • Công an Quận Ban Chỉ huy quân Quận Viện Kiểm sát nhân dân Toà án nhân dân Chi cục thi hành án dân Ban bồi thường GPMB Trung tâm phát triển quỹ đất Ban quản lý dự án quận Bắc Từ • Liêm Trung tâm phát triển cụm công • • • • • • • • nghiệp Thanh tra xây dựng Trung tâm thể dục thể thao Trung tâm Văn hóa quận Trung tâm Dân số KHHGĐ Hội chữ thập đỏ Trung tâm bồi dưỡng trị Hội Luật gia Xí nghiệp môi trường đô thị 31 Phụ Lục số 2: Sơ đồ cấu tổ chức Phòng Thah Tra Quận UBND Quận Bắc Từ Liêm Chánh Thanh Tra Phó Chánh Thanh Tra Thanh Tra Viên số Thanh Tra Viên số Cộng Tác Viên Thanh Tra số Ghi Chú: Cộng Tác Viên Thanh Tra số mối quan hệ đạo quản lý 32 Phụ lục số 3: - Sơ đồ cách bố trí xếp trang thiết bị văn phòng ( Phòng Số – Chánh Thanh Tra Quận Bắc Từ Liêm ) 2 Ghi chú: Cửa vào Tủ đựng tài liệu Bàn làm việc Phòng làm việc Chánh tra Bàn để bình uống nước Phòng khác Bàn tiếp khách Nhà WC Điều hòa : Ghế, máy in máy fax bàn 33