Quy trình giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng nguyên container đường biển tại công ty TNHHXNK và vận chuyển MINH TƯỜNG

Quy trình giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng nguyên container đường biển tại công ty TNHHXNK và vận chuyển MINH TƯỜNG Quy trình giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng nguyên container đường biển tại công ty TNHHXNK và vận chuyển MINH TƯỜNG Quy trình giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng nguyên container đường biển tại công ty TNHHXNK và vận chuyển MINH TƯỜNG Quy trình giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng nguyên container đường biển tại công ty TNHHXNK và vận chuyển MINH TƯỜNG Quy trình giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng nguyên container đường biển tại công ty TNHHXNK và vận chuyển MINH TƯỜNG Quy trình giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng nguyên container đường biển tại công ty TNHHXNK và vận chuyển MINH TƯỜNG Quy trình giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng nguyên container đường biển tại công ty TNHHXNK và vận chuyển MINH TƯỜNG Quy trình giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng nguyên container đường biển tại công ty TNHHXNK và vận chuyển MINH TƯỜNG Quy trình giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng nguyên container đường biển tại công ty TNHHXNK và vận chuyển MINH TƯỜNG Quy trình giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng nguyên container đường biển tại công ty TNHHXNK và vận chuyển MINH TƯỜNG

LỜI CẢM ƠN Đầu tiên em xin gởi đến quý thầy cô giảng dạy làm việc trường Cao Đẳng Tài Chính Hải Quan, thầy côbộ môn khoa Kinh Doanh Quốc Tế tập thể Ban Lãnh Đạo cán nhân viên Công Ty TNHH XNK Vận Chuyển MINH TƯỜNG lời chúc sức khỏe Em xin cảm ơn tất thầy cô giáo trường giúp đỡ hướng dẫn tận tình cho em suốt thời gian em theo học trường Em xin cảm ơn thầy cô môn Kinh Doanh Quốc Tế dạy dỗ truyền đạt cho em kiến thức bổ ích để suốt trình thực tập em hoàn thành tốt báo cáo thực tập cuối khóa theo thời gian quy định trường Em xin chúc tất thầy cô giáo thành côngtrong nghiệp giáo dục đào tạo lĩnh vực sống Em chân thành cảm ơn Công Ty TNHH XNK Vận Chuyển MINH TƯỜNG đơn vị tiếp nhận em vào thực tập hướng dẫn tận tình cho em suốt trình em thực tập công ty Thời gian thực tập khoản thời gian vô quí báu giúp em tiếp xúc với môi trường làm việc động Em xin tỏ lòng cảm ơn đến chị Ngọc – Giám đốc công ty tiếp nhận em vào thực tập Công ty Em xin chúc anh chị nhân viên Công Ty TNHH XNK Vận Chuyển MINH TƯỜNG gặt hái nhiều thành công công việc,luôn gia tăng lợi nhuận cho Công ty Tuy nhiên với kiến thức hạn chếnên báo cáo không tránh khỏi sai sót Kính mong thầy cô bạn góp ý kiến bổ sung để nội dung báo cá hoàn thiện Một lần em xin chúc tất người sức khỏe dồi thành công công việc sống TP.Hồ Chí Minh, ngày 29 tháng 05 năm 2015 Sinh viên thực PHẠM THỊ VÂN ANH BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: NGUYỄN QUÝ THẮNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc - NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN Tp HCM, ngày tháng năm 2015 Giảng viên hướng dẫn SVTT: PHẠM THỊ VÂN ANH BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: NGUYỄN QUÝ THẮNG DANH MỤC BẢNG BIỂU STT Tên bảng biểu Sơ đồ 1.: Sơ đồ trình tự giao nhận hàng hóa nhập đường biển theo lý thuyết Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức phòng ban công ty TNHH XNK Vận chuyển MINH TƯỜNG Bảng 2.: Bảng cấu nhân công ty TNHH XNK Vận chuyển MINH TƯỜNG (2012-2014) Bảng 2.2: Bảng kết kinh doanh công ty giai đoạn 2012-2014 Bảng 2.3: Bảng phân tích lợi nhuận Trang 11 17 18 21 21 Biểu đồ 2.1: Biểu đồ hình tròn thể kết kinh doanh theo cấu doanh thu Cty TNHH XNK Vận chuyển MINH TƯỜNG Hình 2.1: Hình nhập tài khoản “E-manaifest” hệ thống tiếp nhận E-manifest 23 29 Hình 2.2: Hình mô tả bước “Quản lý hồ sơ” 30 10 Hình 2.3: Hình mô tả bước khai báo E-manifest 31 11 Hình 2.4: Hình mô tả bước chèn file để trình E-manifest 32 12 Sơ đồ khai HQĐT hàng NK 33 13 Hình 2.5&2.6: Tờ khai hải quan điện tử thông tin chung 34&35 14 15 16 Hình 2.7&2.8: Tờ khai hải quan điện tử thông tin chung Hình 2.9: Tờ khai hải quan điện tử dòng hàng Sơ đồ 3.1: Công tác chuẩn bị chứng từ trước sau cấu DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT Ký hiệu chữ SVTT: PHẠM THỊ VÂN ANH Nội dung chữ viết tắt 35&36 37 47 BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: NGUYỄN QUÝ THẮNG viết tắt C/O Certificate of Origin D/O Delivery Order DVKH và HT Dịch vụ khách hàng và hiện trường FCL Full Container Load NK Nhập Khẩu TKHQ Tờ khai hải quan TKHQĐT Tờ khai hải quan điện tử TNHH XNK Trách nhiệm hữu hạn xuất nhập khẩu vận VC chuyển EIR Equipment Intercharge Receipt 10 XK Xuất Khẩu 11 LCL Less Container Load SVTT: PHẠM THỊ VÂN ANH BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: NGUYỄN QUÝ THẮNG MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài: Xu hướng hội nhập toàn cầu nay, vận tải quốc tế ngày thể rõ vai trò tiền đề, điều kiện tiên đời phát triển thương mại quốc tế Với ưu số quốc gia có tới 3260km bờ biển thuận tiện cho hoạt động vận tải quốc tế đường biển, Việt Nam ngày trọng phát triển hoạt động Là ngành quan trọng vận tải quốc tế đời cách gần 500 năm Thụy Sỹ, nói ngành giao nhận đặc biệt giao nhận đường biển có bề dày lịch sử khẳng định tồn vai trò phát triển kinh tế giới Với đội ngũ nhân viên có nhiều kinh nghiệm lĩnh vực giao nhận hàng hóa quốc tế việc gia nhập vào thị trường giao nhận vốn đông đảo cạnh tranh khốc liệt dễ dàng Tuy nhiên cần có giải pháp để phát triển hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế Đặc biệt phát triển hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế đường biển hoạt động chiểm tỷ trọng chủ yếu Thông qua trình thực tập tìm hiểu công ty TNHH XNK Vận chuyển MINH TƯỜNG, em chọn đề tài: “ Quy trình giao nhận hàng hoá nhập SVTT: PHẠM THỊ VÂN ANH BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: NGUYỄN QUÝ THẮNG nguyên container đường biển công ty TNHHXNK Vận chuyển MINH TƯỜNG”cho báo cáo thực tập tốt nghiệp Với phương pháp nghiên cứu kết hợp sở lý luận thực tế giao nhận hàng hóa quốc tế đường biển với phương pháp so sánh, thống kê, phân tích Nhằm mục tiêu phân tích thực trạng hoạt động giao nhận công ty từ đưa số giải pháp để phát triển hoạt động giao nhận Mục tiêu nghiên cứu: Tìm hiểu đánh giá tình hình kinh doanh, rút tồn tại công ty TNHH XNK Vận chuyển MINH TƯỜNG Từ đó, hiểu rõ quy trình giao nhận hàng hóa công ty đề giải pháp để nâng cao hiệu hoạt động kinh doanh công ty Đối tượng phạm vi nghiên cứu: Đối tượng: Chuyên đề sâu vào phân tích quy trình giao nhận hàng hóa nhập đường biển công ty TNHH XNK Vận chuyển MINH TƯỜNG, kết hợp với phân tích tình hình hoạt động giao nhận công ty Từ đó, rút tồn để khắc phục hạn chế hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hoá nhập nguyên container đường biển công ty Phạm vi nghiên cứu: • Phạm vi không gian: phòng xuất nhập công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Vận Chuyển MINH TƯỜNG • Phạm vi thời gian: năm 2012-2014 Phương pháp nghiên cứu: - Phương pháp tổng hợp phân tích: thống kê số liệu từ phòng ban, tập hợp thông tin nghiên cứu từ sách báo, internet … Sau phân tích rút kết luận SVTT: PHẠM THỊ VÂN ANH BÁO CÁO THỰC TẬP - GVHD: NGUYỄN QUÝ THẮNG Phương pháp chuyên gia: tham khảo ý kiến giáo viên hướng dẫn, anh chị trực tiếp thực nghiệp vụ Phương pháp liên kết: vận dụng kiến thức học phân tích tình hình hoạt động kinh doanh công ty nhằm đưa giải pháp phù hợp với thực tế Cấu trúc đề tài: Ngoài phần mục lục, danh mục viết tắt, bảng biểu, biểu đồ, sơ đồ, hình ảnh, tài liệu tham khảo, phụ lục, báo cáo bao gồm chương: CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU VÀ VẬN CHUYỂN MINH TƯỜNG CHƯƠNG III: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ GIAO NHẬN HÀNG HÓA QUỐC TẾ BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU VÀ VẬN CHUYỂN MINH TƯỜNG SVTT: PHẠM THỊ VÂN ANH BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: NGUYỄN QUÝ THẮNG CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 1.1 Khái niệm người giao nhận: Trong xu thương mại toàn cầu hoá với phát triển nhiều hình thức vận tải thập niên qua, việc dịch chuyển hàng hóa từ người bán đến người mua thường phải trải qua nhiều phương thức vận tải với thủ tục xuất khẩu, nhập thủ tục khác liên quan Vì xuất người giao nhận với nhiệm vụ thu xếp tất vấn đề thủ tục phương thức vận tải nhằm dịch chuyển hàng hóa từ quốc gia đến quốc gia khác cách hợp lý giảm thiểu chi phí Những dịch vụ mà người giao nhận thực không dừng lại công việc truyền thống đặt chỗ đóng hàng, nơi dùng để kiểm tra hàng hoá, giao nhận hàng hoá mà thực dịch vụ chuyên nghiệp tư vấn chọn tuyến đường vận chuyển, chọn hãng tàu vận tải, làm thủ tục hải quan, đóng gói bao bì hàng hoá, v.v Về người giao nhận, chưa có khái niệm thống Quốc tế công nhận Người ta thường hiểu người kinh doanh giao dịch vụ giao nhận hay doanh nghiệp giao nhận người giao nhận (Forwarder, Freight Forwarder, Forwading Agent) Theo Liên đoàn Quốc tế Hiệp hội giao nhận “Người giao nhận người lo toan để hàng hóa chuyên chở theo hợp đồng ủy thác hoạt động lợi ích người ủy thác mà thân người vận tải Người giao nhận đảm bảo thực công việc liên quan đến hợp đồng giao nhận bảo quản, lưu kho trung chuyển, làm thủ tục hải quan, kiểm hóa” Người giao nhận chủ hàng (khi chủ hàng tự đứng đảm nhận công việc giao nhận hàng hóa mình), chủ tàu (khi chủ tàu thay mặt chủ hàng thực dịch vụ giao nhận), công ty xếp dỡ hay kho hàng, người giao nhận chuyên nghiệp hay người khác có đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa Theo Luật Thương mại Việt Nam người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa SVTT: PHẠM THỊ VÂN ANH BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: NGUYỄN QUÝ THẮNG thương nhân có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa Từ định nghĩa ta rút nhận xét: - Người giao nhận hoạt động theo hợp đồng ủy thác ký với chủ hàng, bảo vệ lợi íchcủa chủ hàng - Người giao nhận lo liệu việc vận tải chưa người vận tải Anh ta có thểsử dụng phương tiện vận tải, thuê mướn người vận tải - Cùng với việc tổ chức vận tải, người giao nhận làm nhiều việc khác trongphạmvi ủy thác chủ hàng để đưa hàng từ nơi đến nơi khác theo điều khoản cam kết Dù nước khác nhau, tên gọi người giao nhận có khác nhau, tất mang tên chung giao dịch quốc tế “người giao nhận hàng hóa quốc tế” (international freight forwarder), làm dịch vụ tương tự nhau, dịch vụ giao nhận Theo Luật Thương mại năm 2005 Việt Nam người giao nhận định nghĩa sau: Điều 164:Người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa thương nhân có giấy chứng nhận kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa 1.2 Khái niệm đặc điểm nghiệp vụ giao nhận: 1.2.1 Khái niệm: Trong mua bán quốc tế, người mua người bán thường vị trí cách xa Để vận chuyển hàng hoá từ người bán sang người mua cần phải thực hàng loạt công việc liên quan đến trình chuyên chở bao bì, đóng gói, bốc xếp, lưu kho, đưa hàng cảng, làm thủ tục gửi hàng, xếp hàng lên tàu, chuyển tải, dỡ hàng giao cho người nhận Tất công việc gọi dịch vụ giao nhận Vậy, giao nhận hoạt động nằm khâu lưu thông phân phối, thực chức đưa sản phẩm từ nơi sản xuất tới nơi tiêu thụ cuối Giao nhận thực chất việc tổ chức vận chuyển hàng hoá thực tất công việc liên quan đến vận chuyển hàng hoá SVTT: PHẠM THỊ VÂN ANH BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: NGUYỄN QUÝ THẮNG Theo Quy tắc mẫu Liên đoàn Quốc tế Hiệp hội Giao nhận (International Federation of Freight Forwarders Associations - FIATA) dịch vụ giao nhận “Dịch vụ giao nhận (Freight Forwarding Service) loại dịch vụ liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hoá dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến dịch vụ , kể vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa” Theo Luật Thương mại Việt Nam “Dịch vụ giao nhận hàng hoá hành vi thương mại, theo người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá nhận hàng từ người gửi, tổ chức việc vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục giấy tờ dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo uỷ thác chủ hàng, người vận tải người làm dịch vụ giao nhận khác (gọi chung khách hàng)” Nói cách ngắn gọn, giao nhận tập hợp nghiệp vụ, thủ tục có liên quan đến trình vận tải nhằm thực việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng đến nơi nhận hàng Người giao nhận làm dịch vụ cách trực tiếp thông qua đại lý thuê dịch vụ người thứ ba khác Căn vào vai trò người giao nhận, hiểu hoạt động giao nhận tập hợp nghiệp vụ bao gồm từ việc chuẩn bị hàng hóa, kho bãi thủ tục liên quan đến việc dịch chuyển hàng hóa từ người bán đến người mua Theo Luật Thương mại năm 2005 Việt Nam dịch vụ giao nhận định nghĩa sau: Điều 163:Dịch vụ giao nhận hàng hóa hành vi thương mại, theo người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục giấy tờ dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo ủy thác chủ hàng, người vận tải người làm dịch vụ giao nhận khác (gọi chung khách hàng) Như bản, giao nhận hàng hóa tập hợp công việc có liên quan đến trình vận tải nhằnthực việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng (người gửi hàng) đến nơi nhận hàng (người nhận hàng) SVTT: PHẠM THỊ VÂN ANH 10 BÁO CÁO THỰC TẬP 2.3 GVHD: NGUYỄN QUÝ THẮNG Nhận xét: • Quy trình giao nhận: Nhân viên giao nhận chứng từ hoàn thành nghĩa vụ thay mặt PHOTONICS làm hết tất thủ tục giao hàng cho PHOTONICS Nhưng để hoàn thành tốt nhiệm vụ cần phải có hợp tác khâu nhân viên chứng từ, nhân viên lên tờ khai, nhân viên lấy lệnh, phận kế toán ứng tiền kịp thời Trong thời buổi kinh tế dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập phần nhỏ chuỗi hoạt động Logistics, góp phần quan trọng đảm bảo thông suốt hàng hóa, đảm bảo chuyên nghiệp chấp hành pháp luật cần phải có kinh nghiệm, có hiểu biết đặc điểm mặt hàng cụ thể mối quan hệ rộng với khu vực hải quan Ngoài cần cảnh giác với cá đối tượng khách hàng lợi dụng việc đóng hàng để đưa vào sản phẩm cấm xuất, nhập đem lại nguy rủi ro nhiều cho công ty Trên thực tế trình không thuận lợi hay nhanh chóng mong muốn mà công ty giao nhận MINH TƯỜNG gặp khó khăn định : Ví dụ: Về khâu chứng từđôi có sai sót: ghi sai gửi nhầm số cont, số seal, số kiện, khối lượng… hàng nhiều khiến công ty bị hãng tàu chặt phí khoản tiền Bên PHOTONICS gửi chậm chứng từ ảnh hưởng tới công tác lên tờ khai, chuẩn bị chứng từ cảng lấy hàng Công tác lên tờ khai bị sai truyền dư liệu lên hệ thống bị hệ thống thông báo từ chối tờ khai trả lại để sửa chữa bổ sungtheo hướng dẫn truyền lại khỏang thời gian để cấp lại số tờ khai Trường hợp áp mã thuế sai: Một số mặt hàng có đặc điểm, công dụng khác mà áp mã có nhiều mã thuế khác đòi hỏi nhân viên giao nhận phải kiểm tra thông tin xác trước áp mã Trường hợp áp mã sai, nhân viên giao nhận phải chịu trách nhiệm lỗi giao nhận Bên cạnh chồng chéo văn hành Bộ ngành gây không khó khăn cho công ty khâu làm thủ tục Hải quan Có trường SVTT: PHẠM THỊ VÂN ANH 49 BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: NGUYỄN QUÝ THẮNG hợp mặt hàng nhập phải chịu hướng dẫn, tuân thủ lúc nhiều văn Bộ ngành, gây cho công ty lúng túng việc chấp hành văn Qui trình làm thủ tục Hải quan phải trải qua nhiều khâu, nhiều công đoạn làm ảnh hưởng đến tiến độ giao nhận hàng hóa Và với sở hạ tầng không đảm bảo, đặc biệt hệ thống đường nước ta vừa hẹp vừa xấu, cao điểm thường xảy tình trạng kẹt xe gây không trở ngại việc vận chuyển hàng hóa • Nhận xét công ty TNHH XNK Vận chuyển MINH TƯỜNG: Bộ máy tổ chức công ty đơn giản, phù hợp với quy mô công ty Giám đốc trực tiếp điều hành hoạt động phòng ban, đồng thời tham mưu cho phòng ban để hoàn thành công việc cách hiệu Cơ cấu tổ chức đơn giản giúp cho việc quản lý dễ dàng hơn, xác Phân công bố trí công việc cụ thể, rõ ràng, đảm bảo yêu cầu công việc Tuy nhiên công ty nên mở rộng thêm số phòng ban khác để hỗ trợ cho công việc phòng công nghệ thông tin Phòng ban giúp cho công ty hệ thống máy tính, mạng internet, bảo trì nâng cấp hệ thống phần mềm Điều giúp cho việc xử lý công việc hệ thống nhanh hơn, xác Đồng thời việc thiết lập hệ thống mạng nội góp phần cho việc trao đổi, liên kết nhân viên phòng ban hay phòng ban với liên tục, dễ dàng chuyên nghiệp Thành lập thêm phòng hành nhân để giúp công ty tuyển dụng nhân viên có trình độ chuyên môn phù hợp góp phần làm tăng hiệu kinh doanh Và bên cạnh việc thành lập thêm phòng Marketing giúp công ty tập trung tìm kiếm chăm sóc khách hàng tốt • Thuận lợi: Công ty nằm TP Hồ Chí Minh, vùng kinh tế trọng điểm phía Nam, tiếp giáp với tỉnh Bình Dương, Đồng Nai, Long An, Vũng Tàu… với nhiều khu công nghiệp phát triển với tốc độ nhanh chóng điều kiện thuận lợi để Công ty tìm kiếm khách hàng môi trường kinh tế đầy động Ban giám đốc quản lý trực tiếp phòng ban theo sát hoạt động nhân viên nên kịp thời đạo để công việc diễn nhanh chóng, tránh sai sót, tiết kiệm thời gian, chi phí đạt hiệu kinh doanh cao SVTT: PHẠM THỊ VÂN ANH 50 BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: NGUYỄN QUÝ THẮNG Năm 2014 năm mà kinh tế giới nói chung Việt Nam nói riêng gặp nhiều khó khăn, điều gây ảnh hưởng tác động không nhỏ đến tình hình hoạt động công ty mà MINH TƯỜNG ngoại lệ Việc khó khăn sản xuất xuất nhập hàng hóa doanh nghiệp XNK làm giảm số lượng hợp đồng dịch vụ giao nhận công ty Mặc dù năm 2014 doanh thu công ty có tăng không đáng kể năm 2015 công ty có khởi sắc đáng mừng Công ty hoạt động với nhiều loại hình kinh doanh đa dạng lĩnh vực dich vụ cung cấp nên nguồn thu lợi nhuận Công ty không phụ thuộc vào loại hình định mà lợi nhuận phân phối cho tất loại hình kinh doanh, góp phần không nhỏ việc cải thiện doanh thu công ty tình hình kinh tế khó khăn Các nhân viên Công ty phận đoàn kết giúp đỡ lẫn công việc đạo nhiệt tình lãnh đạo công ty tạo thêm sức mạnh cho nhân viên làm việc Nhân viên giao nhận không ngại khó khăn sẵn sàng làm việc để nhận hàng sớm giảm chi phí lưu kho lưu bãi, lưu cont cho khách hàng Có mối quan hệ tốt với khách hàng tạo điều kiện thuận lợi cho việc cung cấp chứng từ đầy đủ khách hàng, có thắc mắc chứng từ liên hệ hỏi khách hàng Công ty có mối quan hệ tốt với hãng tàu tạo mạnh vận chuyển hàng hóa, lấy D/O, gia hạn lệnh… • Khó khăn: Công ty kho bãi riêng để đóng gói bao bì hàng hóa, điều gây nhiều khó khăn cho công ty việc kết hợp nhận hàng giao hàng, nhân viên giao nhận làm hàng xong phải thuê xe để chuyên chở làm tốn thêm chi phí phụ thuộc thời gian gây chậm trễ việc giao hàng làm uy tín công ty Do cán hải quan không tích cực công việc nên tình trạng quan liêu gây khó khăn cho người giao nhận phải nhiều thời gian Do số khách hàng không hiểu tính phức tạp trình khai báo hải quan nhận hàng nên gây khó dễ áp lực cho nhân viên giao nhận SVTT: PHẠM THỊ VÂN ANH 51 BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: NGUYỄN QUÝ THẮNG CHƯƠNG III: MỘT SỐ NHẬN XÉT, KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA QUỐC TẾ BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH XNK VÀ VẬN CHUYỂN MINH TƯỜNG 3.1 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu giao nhận Công ty: Trải qua thời gian thực tập Công ty với kiến thức tiếp nhận em xin đưa vài giải pháp hy vọng phần đóng góp nâng cao hiệu cung cấp dịch vụ giao nhận Công ty Giao nhận ngoại thương ngành dịch vụ có tính chất thay đổi thường xuyên chế, đòi hỏi người làm giao nhận phải người có kinh nghiệm nghiệp vụ khả tạo gắn kết từ khâu chứng từ, khai hải quan Cho nên phận giao nhận phận marketing Công ty phải thường xuyên cập nhật thông từ ngành ngoại thương, văn quan ban hành có liên quan tới ngành, phải biến cách ứng phó tốt với từ trường hợp có thay đổi Vì vậy, Công ty cần phải không ngừng nâng cao trình độ cho đội ngũ nhân viên việc tổ chức học lớp nghiệp vụ ngoại thương, nghiệp vụ toán quốc tế, giao tiếp khách hàng, đào tạo thêm cho nhân viên kinh doanh am hiểu luật kinh doanh Nhân viên kinh doanh phải trang bị kiến thức, học hỏi, trao dồi kinh nghiệm Đồng thời tranh thủ thời gian bổ sung vốn ngoại ngữ, học lớp dạy nắm bắt tâm lý khách hàng, khả nói trước công chúng để có kiến thức chuyên sâu loại hình dịch vụ mà Công ty cung cấp am tường nghiệp vụ để khách hàng thắc mắc trả lời cách nhanh chóng xác Đội ngũ nhân viên kinh doanh mặt doanh nghiệp có vai trò quảng bá giới thiệu hình ảnh Công ty đến với khách hàng Vậy nên Công ty cần có sách phù hợp việc đào tạo, nâng cao lực đội ngũ : Công ty cần có sách tuyển dụng đãi ngộ nhân viên có lực thật phân công vào công việc phù hợp với lực niềm đam mê nhân viên nhằm phát huy mạnh riêng có họ nhằm đem lại hiệu công việc cao SVTT: PHẠM THỊ VÂN ANH 52 BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: NGUYỄN QUÝ THẮNG Công ty cần có chế độ khen thưởng rõ ràng, tăng lương tháng cao điểm công nhận lực làm việc họ hoàn thành nhiệm vụ xuất sắc Việc khen thưởng tuyên dương kịp thời động lực giúp nhân viên làm việc hăng sai hoàn thành công việc cách hiệu Thường xuyên tổ chức khóa học đào tạo nghiệp vụ ngắn hạn cho nhân viên, cử nhân viên công tác để học hỏi kiến thức nâng cao kinh nghiệm Hiện nay, thị trường giao nhận vận tải cạnh tranh gay gắt Công ty muốn tồn phát triển cần tăng cường thực nhiều biện pháp chia phần trăm hoa hồng, tư vấn khách hàng xuất nhập hàng hóa, trọng đến chất lượng dịch vụ nhằm cạnh tranh với đối thủ Vì để thực biện pháp Hải Đăng cần có gói dịch vụ ưu đãi phù hợp với đối tượng khách hàng 3.2 Một số kiến nghị giải pháp:  Kiến nghị Công ty: Công ty nên trọng đẩy mạnh hoạt động phòng Sales thường xuyên tổ chức họp để phổ biến, cập nhật giá từ hãng tàu chế độ ưu đãi cho khách hàng hằm thuận tiện cho công việc Sales Vì khâu quan trọng, Công ty có phát triển mạnh có nhiều khách hàng hay không phụ thuộc vào phận Đồng thời nên thành lập phận chuyên tư vấn chăm sóc khách hàng lĩnh vực giao nhận lĩnh vực khác như: bảo hiểm, toán… Cần phải giảm chi phí làm hàng xuống mức thấp cho khách hàng có thể, để cạnh tranh phí dịch vụ với Công ty dịch vụ khác nhằm thu hút khách hàng tiềm nhiều giữ uy tín nhiều với khách hàng cũ Thường xuyên cập nhật thông tin thị trường, giá cho vừa đảm bảo tính cạnh tranh vừa đem lại hiệu kinh doanh cho Công ty góp phần tạo mối quan hệ hợp tác lâu dài lòng tin khách hàng Đầu tư thêm sở vật chất máy móc thiết bị văn phòng để đáp ứng nhu cầu công việc cần tập trung sâu loại hình đóng, mở container consol điều góp phần tăng thu nhập cho Công ty mà lại giảm cước phí cho khách hàng Hiện phòng XNK cần tuyển thêm nhân viên chứng từ nhân viên giao nhận, khách hàng Công ty nhiều nên nên khâu làm chứng từ phải nhanh SVTT: PHẠM THỊ VÂN ANH 53 BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: NGUYỄN QUÝ THẮNG chóng xác kịp thời để nhân viên giao nhận khai nhận hàng cách nhanh chóng nhằm tạo uy tín cho khách hàng • Hoàn thiện công tác chuẩn bị chứng từ: Trong khâu chuẩn bị chứng từ làm thủ tục hải quan, nhân viên công ty chuẩn bị thiếu khai thông số loại chứng từ khác không khớp áp mã số thuế sai dẫn tới việc làm chậm tiến độ thực hợp đồng Để khắc phục điều này, công ty nên: • Tin học hóa công tác chuẩn bị chứng từ: Đối với việc áp mã số thuế: để áp mã số thuế xác, nhân viên giao nhận cần phải phân tích phân loại xác mặt hàng Công ty nên tăng cường sử dụng thường xuyên cập nhật phiên phần mềm hỗ trợ: phần mềm hỗ trợ đăng ký mã số thuế, phần mềm kiểm tra mã số thuế… Đối với nghiệp vụ chuẩn bị chứng từ cho không bị thiếu: công ty nên thống kê sẵn phân nhóm hệ thống quản lý tin học loại chứng từ cần thiết loại giao hàng, nhận hàng loại hàng hóa cần chứng từ khác có đặc điểm tính chất khác Cụ thể loại hàng hóa mà công ty thường xuyên giao – nhận nhân viên thường xuyên phải giao nhận hàng hóa Như vậy, lần thực công tác chuẩn bị chứng từ, nhân viên giao nhận thay phải xác định có loại chứng từ phải xem xét xem mặt hàng thuộc nhóm phân loại sẵn, từ truy cập vào hệ thống thông tin in chứng từ cần thiết • Cơ cấu lại công tác chuẩn bị chứng từ: Thay gộp chung nghiệp vụ chuẩn bị chứng từ khâu bao gồm: chuẩn bị loại chứng từ bắt buộc với hàng XNK, kiểm tra xem mặt hàng có cần thêm chứng từ bổ sung nào, chuẩn bị loại chứng từ phải xuất trình; phải dịch chứng từ khách hàng cung cấp sang tiếng Việt (đối với hàng NK) sang tiếng Anh (đối với hàng XK), sửa chữa sai sót, lấy xác nhận khách hàng sau phải lập nên hồ sơ đầy đủ Công ty nên chia thành hai khâu nhỏ hơn, khâu bao gồm hai nghiệp vụ nhỏ thay bốn nghiệp vụ cho khâu Từ đó, bổ sung thêm nhân lực thực công tác trường hợp nhân viên giao nhận đảm nhiệm công việc hoạt động giao nhận “vào mùa” SVTT: PHẠM THỊ VÂN ANH 54 BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: NGUYỄN QUÝ THẮNG Chuẩn bị CHỨNG TỪ (2) Chuẩn bị CHỨNG TỪ (1) Chuẩn bị loại chứng từ bắt buộc, chứng từ bổ sung Chuẩn bị loại chứng từ phải xuất trình Dịch chứng từ, sửa chữa sai sót Lấy xác nhận khách hàng, lập hồ sơ đầy đủ Nhận chứng từ từ chủ hàng (giao hàng XK) – người nhận hàng (nhận hàng NK) Chuẩn bị CHỨNG TỪ SVTT: PHẠM THỊ VÂN ANH 55 BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: NGUYỄN QUÝ THẮNG Chuẩn bị loại chứng từ bắt buộc, chứng từ bổ sung Chuẩn bị loại chứng từ phải xuất trình Dịch chứng từ, sửa chữa sai sót Lấy xác nhận khách hàng, lập hồ sơ đầy đủ Nhận chứng từ từ chủ hàng (giao hàng XK) – người nhận hàng (nhận hàng NK) Cơ cấu lại Khai báo hải quan Khai báo hải quan Sơ đồ 3.1: Công tác chuẩn bị chứng từ trước sau cấu Song song với việc chuẩn bị chứng từ, nhân viên giao nhận phải thường xuyên theo dõi, cập nhật các thông tin, những thay đổi liên quan tới khách hàng, nhà cung ứng để có sự thay đổi cho phù hợp (những chứng từ cần thiết phải bổ sung hoặc loại bỏ số chứng từkhông còn cần thiết nữa) Nhân viên khai báo hải quan phải thật cẩn trọng việc khai báo mã HS cho hàng hoá, nắm vững kiến thức phân loại hàng hoá để tránh sai sót khai báo Cần dự phòng trước khoảng thời gian để tránh trường hợp hệ thống hải quan gặp cố rủi ro trình truyền tải liệu Công ty phải chủ động mời cán quan kiểm hóa đến kiểm tra hàng cho tạo thuận lợi thời gian địa điểm giao nhận hàng Cần cử thêm cán chuyên trách công ty hỗ trợ giám sát việc kiểm hóa để tránh đổ vỡ, hư hỏng không cần thiết thời điểm nhận kiểm hàng Vì vậy, cán có chuyên môn, hiểu biết mặt hàng đồng thời có tính cẩn thận, hiểu lĩnh vực kiểm hàng nên lựa chọn Quá trình kiểm hàng cần kiểm tra số mẫu tiêu biểu để đảm bảo trọng lượng khối lượng hàng sai lệch phạm vi cho phép Ngoài ra, bao bì ký mã hiệu bao bì sản phẩm phải kiểm tra Nếu bao bì bị rách hay ký mã hiệu thiếu cẩn phải bỏ hàng kiểm tra lại đồng thời có bổ sung, sửa chữa, thay thấy cần thiết SVTT: PHẠM THỊ VÂN ANH 56 BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: NGUYỄN QUÝ THẮNG Sau kiểm tra hàng hóa, nhân viên giao nhận phải gia cố thêm cho chắn sau kiểm hóa viên mở kiện hàng xem làm bao bì giảm độ chắn Công ty phải cử người có hiểu biết mặt hàng chuyên chở, nên nghiên cứu trước hàng hóa phương tiện bốc xếp, xem xét, thông qua bảng dẫn, sơ đồ xếp hàng người chuyên chở để có cách xếp đặt hợp lý, khoa học Công ty phải bố trí thời gian giao nhận hàng hóa so le, đan xen hợp lý để công lại vận chuyển nhiều lô hàng chở lô hàng đến, đón lô hàng theo lộ trình ngược lại Vào mùa cao điểm giao nhận, đội ngũ vận chuyển công ty đáp ứng hết nhu cầu Do đó, thuê nhà cung ứng (người giao nhận đường bộ, đường sắt, đường thủy nội địa…) công ty phải lựa chọn kỹ lưỡng để tránh rủi ro Các nhà cung ứng phải có uy tín thị trường, có đội ngũ phương tiện vận tải phù hợp với trình vận chuyển Trong nhiều trường hợp, công ty chuẩn bị sẵn sàng hàng hóa để giao lên tàu tàu biển đến trễ, khiến cho nhiều xe người phải chờ đợi cảng, gây lãng phí nguồn lực nhiều thời gian Cũng có nguyên nhân khác mà việc giao hàng chậm lại sé gây không khó khăn, tổn thất cho công ty Để khắc phục rủi ro này, công ty cần phải: Thường xuyên giữ liên lạc với nhà ủy thác để họ cung cấp thông tin chứng từ cần thiết khác cho việc giao nhận hàng hóa Lên lịch trình giao hàng phù hợp với tàu đến, tàu cảng đến, cảng Chủ động theo dõi sát diễn biến, hành trình tàu chuyên chở để có thông tin sớm nhất, kịp thời có ứng phó cần thiết Nên cân nhắc cử người lãnh đạo phụ trách hợp đồng giao nhận để người chịu trách nhiệm giám sát, kiểm tra, theo dõi, đôn đóc, móc nối khâu quy trình giao nhận hàng tiến hành thuận lợi, kịp tiến độ Về việc đầu tư, đại hóa trang thiết bị, phương tiện phục vụ quy trình giao nhận hàng hóa, công ty cần đầu tư vào các phương tiện vận chuyển đại, phải được thiết kế theo dạng chuyên môn hóa Ước tính trung bình, cứ xe chuyên chở cần xe cẩu hàng, các phương tiện xe chở container, xe nâng hàng, moóc kéo… SVTT: PHẠM THỊ VÂN ANH 57 BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: NGUYỄN QUÝ THẮNG Nhờ việc phát triển phương tiện chuyên chở nên hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập diễn nhanh chóng hơn, thời gian lưu kho giảm giúp doanh nghiệp giảm được các chi phí hoạt đợng kinh doanh của mình Như vậy, thay vì đầu tư phát triển, xây dựng kho bãi, công ty nên chuyển sang đầu tư xây dựng các bãi để container, đồng thời công ty cũng nên đẩy mạnh lĩnh vực cho thuê phương tiện vận tải và dịch vụ bốc dỡ hàng hóa Với hình thức kinh doanh này, công ty sẽ tận dụng tối đa hiệu suất của các phương tiện vận chuyển và loại trừ được chi phí cho đợi xe thời gian chờ hàng Về công tác đầu tư, đại hóa trang thiết bị phục vụ cho công tác quản lý, công ty nên trang bị cho số nhân viên mà thường xuyên phải công tác công ty thêmlaptop nhằm giúp họ hoàn thành tốt công việc giao Đầu tư các trang thiết bị hiện đại ngoài việc đạt được các mục tiêu thuần túy về nghiệp vụ kinh doanh như: cải thiện điều kiện làm việc của người lao động, tăng tốc độ công việc, tăng độ chính xác, chất lượng dịch vụ…  Đối với quan Hải quan: Cơ quan Hải quan cần tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp để hoàn thành thủ tục hải quan thuận tiện cho việc xuất khẩu, nhanh chóng đưa hàng hóa nhập vào phục vụ cho sản xuất, tiêu dùng, cần cắt giảm bớt khâu thủ tục không cần thiết doanh nghiệp đỡ thời gian, phải thường xuyên nâng cấp hệ thống mạng nhằm thuận lợi cho doanh nghiệp truyền liệu, Xây dựng đội ngũ công nhân viên chức Hải quan sạch, tận tình hướng dẫn doanh nghiệp làm thủ tục hải quan, mở lớp đào tạo cán nâng cao nghiệp vụ nhằm ứng phó với doanh nghiệp có dấu hiệu gian lận thương mại Quy trình thưc cảng khác ,chưa có đồng Nên cần thống quy trình thực tất cảng nhằm giúp cho doanh nghiệp thực dễ dàng  Kiến nghị Nhà nước: • Đầu tư xây dựng, nâng cấp cảng biển đội tàu : Hệ thống cảng biển Việt Nam lạc hậu, sức chứa nhỏ, thiếu cảng nước sâu gây trở ngại cho việc cập bến tàu thuyền lớn Cơ sở hạ tầng, trang thiết bị cảng chưa đồng Đội tàu già nua chất lượng độ tuổi trung bình SVTT: PHẠM THỊ VÂN ANH 58 BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: NGUYỄN QUÝ THẮNG 14.5 Do Nhà nước cần trích khoảng ngân sách huy động nguồn vốn đầu tư, tăng cường thu hút nguồn vốn FDI ODA để xây dựng nâng cấp sở hạ tầng cảng.Cần tập trung đầu tư vốn nguồn lực để xây dựng cảng trung chuyển mang tầm cỡ quốc tế Việt Nam • Cần đẩy mạnh công tác đầu tư xúc tiến thương mại: Thường xuyên mở hội chợ triển lãm nhằm giúp cho doanh nghiệp xuất nhập quảng bá, giới thiệu sản phẩm Điều giúp doanh nghiệp xuất nhập nâng cao kim ngạch xuất nhập có hội kinh doanh tốt Xây dựng thực chương trình đại hóa cải cách thủ tục hải quan, rút ngắn thời gian tiến hành thủ tục hải quan cho hàng hoá xuất - nhập để giảm xuống đạt mức trung bình khu vực ASEAN thông qua việc tăng cường áp dụng biện pháp hải quan điện tử • Cần gia tăng thêm cán hải quan chuyên môn cao nữa: Vì nhu cầu XNK diễn liên tục nên có nhiều chứng từ đăng ký hải quan Mà nhiều hải quan làm cho nhà XK nhà NK phải chờ đợi lâu phát sinh nhiều chi phí lưu kho lưu bãi, lưu cont…Và khả làm việc cán hải quan cao để giải chứng từ toán nhanh chóng tránh tình trạng phải hỏi lại cấp lãnh đạo gây khó dễ cho người khai hải quan KẾT LUẬN Sau gia nhập WTO kinh tế nước ta thực chủ động hòa nhập vào kinh tế giới nên nhiều hợp đồng ngoại thương đời Vì vậy, công việc giao nhận hàng hóa XNK thiếu nghành XNK Việt Nam có nhiều điều kiện thuận lợi hội để phát triển, nhiên đặt thách thức cho nhà nước Việt Nam việc giải hạn chế, bất cập để đẩy mạnh phát triển hoạt động giao nhận vận tải Nếu hoạt động XNK có hiệu quả, giúp cho việc trao đổi mua bán nước diễn cách nhanh chóng thuận tiện, tiết kiệm chi phí, thời gian SVTT: PHẠM THỊ VÂN ANH 59 BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: NGUYỄN QUÝ THẮNG Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa XNK công việc phức tạp khó khăn liên quan tới hải quan nhiều văn bàn, nghị định ….Chính vậy, cần đòi hỏi người giao nhận nói riêng Công ty TNHH XNK Vận chuyển MINH TƯỜNG nói chung phải có nhanh nhẹn, cẩn thận, có nhiều kinh nghiệm nghiệp vụ để nắm bắt nhiều thông tin văn để áp dụng công việc Trên thực tế cho thấy, hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập yêu cầu động, linh hoạt phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao người hoạt động ngành Đòi hỏi công ty không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ phát triển mặt để phát triển cạnh tranh giai đoạn DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Danh mục sách: - Đoàn Thị Hồng Vân (2005), Giáo trình Kỹ thuật ngoại thương, Nhà xuất Thống kê - Hoàng Văn Châu, Trịnh Thị Thu Hương, Vương Thị Bích Ngà (2009), Giáo trình Logistics Vận tải quốc tế, Nhà xuất Thống kê - Trịnh Thị Thu Hương (2011), Giáo trình Vận tải bảo hiểm ngoại thương, Nhà xuất Thông tin Truyền thông Danh mục văn bản thủ tục hải quan điện tử: - Nghị định số 87/2012/NĐ-CP ngày 23/10/2012 Chính phủ quy định chi tiết số điều Luật Hải quan thủ tục hải quan điện tử hàng hóa xuất khẩu, nhập thương mại SVTT: PHẠM THỊ VÂN ANH 60 BÁO CÁO THỰC TẬP - GVHD: NGUYỄN QUÝ THẮNG Thông tư số 196/2012/TT-BTC ngày 15/11/2012 Bộ trưởng Bộ Tài quy định thủ tục hải quan điện tử hàng hóa xuất khẩu, nhập thương mại Thông tư số 27/2012/TT-BKHCN ngày 12/12/2012 Bộ Khoa học Công nghệ quy định việc kiểm tra nhà nước chất lượng hàng hóa nhập Thông tư 128/2013/TT-BTC Bộ tài quy định thủ tục Hải quan; kiểm tra, giám sát Hải qua; thuế xuất nhập quản lí thuế hàng hóa xuất khẩu, nhập Danh mục tài liệu từ website: - Bộ Tài Việt Nam, Quy định thủ tục hải quan điện tử hàng hóa xuất, nhập thương mại, trích từ: http://www.mof.gov.vn/portal/page/portal/mof_vn/ttsk/1370562? p_page_id=2202228&pers_id=2177092&item_id=79069926&p_details=1, cập nhật ngày 06/12/2012 - Quy trình khai hải quan điện tử trích từ: http://www.thuongmai.vn/xuat-nhap-khau/thu-tuc-hai-quan/94050-quy-trinhkhai-hai-quan-dien-tu.html - Website : Tân cảng Sài Gòn: http://saigonnewport.com.vn/ - Website: Hải quan Việt Nam: http://www.customs.gov.vn/default.aspx Danh mục tài liệu từ công ty: - Công văn số 14/2010/MT-QTNS ngày 27/05/2010 quy định cấu tổ chức nhân công ty TNHH và vận chuyển Minh Tường - Phòng kế toán công ty TNHH và vận chuyển Minh Tường, Bản báo cáo kết hoạt động kinh doanh công ty TNHH và vận chuyển Minh Tường năm 2012, năm 2013 năm 2014 - Bộ phận chứng từ công ty TNHH và vận chuyển Minh Tường (2015), Quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập - SVTT: PHẠM THỊ VÂN ANH 61 BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: NGUYỄN QUÝ THẮNG PHỤ LỤC - Email với khách hàng đại lý UNITEX Tờ khai hải quan điện tử Hợp đồng thương mại số No.: 01/PTN-MMC/2015, phát hành ngày 04/03/2015 Hóa đơn thương mại số No 01/PTN-MMC/2015, phát hành ngày 16/03/2015 PACKINGLIST số No 01/PTN-MMC/2015, phát hành ngày 16/03/2015 BILL OF LADING số No SHACATL4011196, phát hành ngày 23/03/2015 DELIVERY ORDER ngày 29/03/2015 SVTT: PHẠM THỊ VÂN ANH 62 SVTT: PHẠM THỊ VÂN ANH 63