Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại công ty TNHH xuất nhập khẩu và vận chuyển minh tường

Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại công ty TNHH xuất nhập khẩu và vận chuyển minh tường Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại công ty TNHH xuất nhập khẩu và vận chuyển minh tường Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại công ty TNHH xuất nhập khẩu và vận chuyển minh tường Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại công ty TNHH xuất nhập khẩu và vận chuyển minh tường Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại công ty TNHH xuất nhập khẩu và vận chuyển minh tường Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại công ty TNHH xuất nhập khẩu và vận chuyển minh tường Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại công ty TNHH xuất nhập khẩu và vận chuyển minh tường

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

DANH MỤC BẢNG BIỂU

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU VÀ VẬN CHUYỂN MINH TƯỜNG 2

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Xuất nhập khẩu và Vận chuyển Minh Tường 2

1.2 Mục tiêu và phạm vi hoạt động 3

1.2.1 Mục tiêu 3

1.2.2 Phạm vi hoạt động 3

1.3 Bộ máy tổ chức quản lý của công ty 4

1.3.1 Cơ cấu tổ chức và quản lý điều hành 4

1.3.2 Chức năng nhiệm vụ các phòng ban 4

1.4 Tình hình kinh doanh của công ty trong giai đoạn 2012 – 2014 5

1.5 Mô tả công việc được giao 6

CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU VÀ VẬN CHUYỂN MINH TƯỜNG 8

2.1 Quy trình thực tế 8

2.1.1 Giai đoạn 1 8

2.1.2 Giai đoạn 2 9

2.1.3 Giai đoạn 3 11

2.1.4 Giai đoạn 4 (nếu có) 14

2.1.5 Giai đoạn 5 16

2.2 Nhận xét chung 16

2.2.1 Thuận lợi 16

2.2.2 Khó khăn 17

CHƯƠNG 3: KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN

TƯỜNG TRONG GIAI ĐOẠN 2015 - 2020 19

3.1 Triển vọng 19

3.1.1 Cơ hội 19

3.1.2 Thách thức 19

3.2 Mục tiêu phấn đấu của công ty 20

3.3 Định hướng hoạt động 21

3.4 Giải pháp hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại công ty TNHH Xuất nhập khẩu và Vận chuyển Minh Tường trong giai đoạn 2015 - 2020 21

3.4.1 Đối với hoạt động của bộ phận Sales 21

3.4.2 Đối với hoạt động của bộ phận chứng từ 22

3.4.3 Đối với hoạt động của bộ phận dịch vụ khách hàng và hiện trường 23

3.4.4 Đầu tư cơ sở vật chất, phát triển hạ tầng công nghệ thông tin 23

3.4.5 Đào tạo phát triển nguồn nhân lực 24

KẾT LUẬN 25 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

Từ viết tắt Tiếng Anh Tiếng Việt

C/O Certificate of Origin Chứng nhận xuất xứETD Estimated Time Of Departure Ngày dự kiến tàu rời

SI Shipping Instruction Bản chỉ dẫn làm hàng

Tên bảng, biểu đồ, sơ đồ Tran

g

Bảng 1 1 Kết quả kinh doanh của công ty giai đoạn 2012 – 2014 5

Biểu đồ 3 1 Mục tiêu phấn đấu của công ty giai đoạn 2015 - 2020 20

Sơ đồ 1 1 Sơ đồ tổ chức phòng ban của Công ty TNHH Xuất nhập

LỜI MỞ ĐẦU

Trong bối cảnh toàn cầu hóa, hoạt động ngoại thương ngày càng thể hiện vaitrò chủ chốt trong quan hệ kinh tế quốc tế giữa các quốc gia Tuy nhiên, khoảngcách địa lí đã khiến doanh nghiệp gặp không ít khó khăn trong khâu vận chuyểnhàng hóa đến khách hàng Vì vậy, các công ty vận tải và giao nhận Việt Nam lầnlượt ra đời, bằng chuyên môn của mình đã và đang đáp ứng tốt hơn nhu cầu trên

Dù xuất hiện đã lâu nhưng gần đây container mới bắt đầu được áp dụng rộngrãi trong vận tải quốc tế, đặc biệt là đường biển, với ưu điểm rút ngắn tối đa thờigian chuyên chở và tạo sự an toàn cao cho hàng hóa đã giúp việc phân phối quốc tếtrở nên thuận lợi hơn Nhận thức được triển vọng của vận tải container, tác giả

quyết định chọn đề tài “Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại Công ty TNHH Xuất nhập khẩu và Vận chuyển Minh Tường” để có cơ hội tìm hiểu, nghiên cứu quy trình thực tế này của công ty,

từ đó có những giải pháp đề xuất cần thiết nhằm giải quyết khó khăn, khắc phục hạnchế hiện tại và hoàn thiện quy trình hơn trong tương lai Bố cục của bài báo cáo baogồm 3 chương chính như sau:

 Chương 1: Giới thiệu về Công ty TNHH Xuất nhập khẩu và Vậnchuyển Minh Tường

 Chương 2: Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên containerbằng đường biển tại Công ty TNHH Xuất nhập khẩu và Vận chuyểnMinh Tường

 Chương 3: Kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóaxuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại Công ty TNHH Xuấtnhập khẩu và Vận chuyển Minh Tường trong giai đoạn 2015 - 2020Trong suốt quá trình thực tập và hoàn thành bài báo cáo, tác giả đã nhận đượcrất nhiều sự hướng dẫn, giúp đỡ nhiệt tình và tận tâm từ Thạc Sĩ Nguyễn Thị QuỳnhNga – giảng viên hướng dẫn thực tập và Ban Giám Đốc cũng như toàn thể nhânviên công ty Tuy nhiên, do hạn chế về kiến thức chuyên môn cũng như thời giantìm hiểu nên bài báo cáo không thể tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận đượccác ý kiến đóng góp từ cô và công ty để hoàn thiện hơn

Sinh viên thực hiện: Nguyễn Đức Uy

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU VÀ

VẬN CHUYỂN MINH TƯỜNG 1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Xuất nhập khẩu và Vận chuyển Minh Tường

Thành lập từ năm 2001, trải qua 14 năm hoạt động, đến nay Công ty TNHHXuất Nhập khẩu và Vận chuyển Minh Tường đã đạt có những tiến bộ đáng kể tronglĩnh vực cung cấp dịch vụ vận tải và giao nhận hàng hóa quốc tế Sau đây là vài nétkhái quát về công ty:

 Tên công ty: Công ty TNHH Xuất Nhập khẩu và Vận chuyển MinhTường

 Tên giao dịch quốc tế: Minh Tuong Import Export and TransportCompany Limited

 Tên viết tắt: MTT Co., Ltd

 Địa chỉ: 62/30B Nhất Chi Mai, Phường 13, Quận Tân Bình, Thành phố

 Mã số đăng kí kinh doanh: 0312 080 924

 Số tài khoản ngân hàng: 0721000537544 Ngân hàng Vietcombank

 Ban giám đốc: Ông Trần Minh Hà, sinh ngày 28/11/1977, dân tộc Kinh,quốc tịch Việt Nam

 Quy mô hoạt động: nhỏ, số lượng nhân viên: 14

 Ngành nghề kinh doanh: Hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đếnvận tải chi tiết: Giao nhận hàng hóa, Hoạt động của các đại lý vận tảihàng hóa đường biển và hàng không Mã ngành: 5229

 Vốn điều lệ ban đầu: 2.000.000.000 VND (hai tỷ Việt Nam đồng)

Từ ngày 21 tháng 9 năm 2001, theo quy định số 4102006599/2006/QĐ-BTCcủa UBND TP.HCM, Công ty TNHH Liên vận Minh Tường được chính thức thành

lập Đây là công ty có tư cách pháp nhân, thực hiện kinh doanh loại hình dịch vụvận tải và giao nhận hàng hóa Công ty có tên tiếng Anh cũng như tên giao dịch làMaster Lines Co.,Ltd.

Tuy nhiên, kể từ ngày 7 tháng 12 năm 2012, công ty đã đăng kí thay đổi tênthành Công ty TNHH Xuất Nhập khẩu và Vận chuyển Minh Tường, đồng thời đổitên tiếng Anh và tên giao dịch thành Minh Tuong Import Export and TransportCompany Limited Trong suốt quá trình hoạt động của mình, từ một công ty quy

mô nhỏ với số vốn điều lệ hạn chế, đến nay Minh Tường đã đi vào giai đoạn kinhdoanh ổn định và từng bước gặt hái được những thành công Chỉ với 5 nhân viênngày thành lập, công ty đã dần mở rộng nguồn nhân lực lên đến con số 14 người,quy mô ngày càng mở rộng cùng hệ thống đối tác thân thiết đa dạng, có thể kể đếnnhư Hãng tàu Evergreen, Công ty Cố phần Goodhealth Việt Nam, Công ty TNHH

Cơ điện lạnh Hòa Bình,

1.2 Mục tiêu và phạm vi hoạt động

1.2.1 Mục tiêu

Tiến hành xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh và các kếhoạch khác nhằm đáp ứng các chức năng hoạt động của công ty

Bảo đảm việc hoạch toán kinh tế rõ ràng minh bạch, tự trang trải các khoản nợ

và làm tròn nghĩa vụ thuế đối với Nhà nước

Quản lý việc sử dụng vốn một cách hợp lý và hiệu quả để đảm bảo sự ổn địnhtrong hoạt động kinh doanh

Hoàn thành tốt chính sách đãi ngộ, chính sách về lao động và tiền lương

1.2.2 Phạm vi hoạt động

Minh Tường có chức năng thực hiện một số công việc liên quan đến quá trìnhvận tải và giao nhận hàng hoá quốc tế như vận chuyển hàng container từ kho racảng, lập bộ chứng từ hàng xuất, làm thủ tục hải quan, giao hàng cho người nhận tạinơi quy định, bán cước hàng không và cước tàu Căn cứ vào phạm vi hoạt động cóthể chia thành 3 hoạt động chính như sau: Vận tải nội địa (vận tải nội địa, đại lý vậntải quốc tế bằng đường biển và hàng không), Dịch vụ giao nhận (giao nhận hànghoá nội địa, dịch vụ thủ tục hàng hoá xuất nhập khẩu, hàng chuyển cửa khẩu; các

dịch vụ do đại lý cung cấp bao gồm: liên lạc với hãng tàu, thông báo cho kháchhàng) và Kinh doanh hàng hóa xuất nhập khẩu.

1.3 Bộ máy tổ chức quản lý của công ty

1.3.1 Cơ cấu tổ chức và quản lý điều hành

Sơ đồ 1.1 Sơ đồ tổ chức phòng ban của Công ty TNHH Xuất nhập khẩu và

Vận chuyển Minh Tường

(Nguồn: Công ty TNHH Xuất nhập khẩu và Vận chuyển Minh Tường)

Giám đốc: là người đại diện theo pháp luật của công ty, chịu trách nhiệmchung tất cả hoạt động của công ty trước pháp luật Giám đốc có thẩm quyền quyếtđịnh và điều hành mọi hoạt động của công ty

Phó giám đốc: là người hỗ trợ giám đốc trong việc quản lí hoạt động kinhdoanh, các phòng ban và thay mặt giám đốc khi vắng mặt chỉ đạo hoạt động

Ở các bộ phận nghiệp vụ của công ty có các trưởng phòng quản lí, trực tiếpđiều hành hoạt động trong phạm vi chức năng của phòng ban mình

1.3.2 Chức năng nhiệm vụ các phòng ban

Bộ phận Sales: gồm 3 nhân viên làm nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng, giới thiệusản phẩm của công ty ở thị trường trong nước như chào giá, thỏa thuận điều khoản ,

kí kết hợp đồng, chịu trách nhiệm kết quả kinh doanh hàng tháng

Bộ phận chứng từ: gồm 4 nhân viên đảm nhiệm chức năng lập các chứng từtheo yêu cầu của khách hàng như Invoice, Packing List, C/O…

Giám đốc

Phó giám đốc

Bộ phậnchứng từ

Bộ phận

Sales

Bộ phận dịch vụ khách hàng và hiện trường

Bộ phận

kế toán

Bộ phận kế toán: gồm 2 nhân viên Đây là bộ phận quản lý sổ sách, tài chính,thu chi, lưu trữ hồ sơ cho công ty Sau một thời gian hoạt động, công ty đã tiến hànhthuê ngoài đối với bộ phận này.

Bộ phận dịch vụ khách hàng và hiện trường: gồm 5 nhân viên Trong đó, 2nhân viên tiếp khách, trả lời tư vấn về giá cước, thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa vàbooking tàu 3 nhân viên còn lại chịu trách nhiệm giao nhận và điều động container

1.4 Tình hình kinh doanh của công ty trong giai đoạn 2012 – 2014

Bảng 1.1 Kết quả kinh doanh của công ty giai đoạn 2012 – 2014

Đơn vị tính: nghìn đồng

Tổng doanh thu 16.330.067 17.627.960 16.868.919Tổng chi phí 13.534.159 14.488.176 13.808.044

(Nguồn: Công ty TNHH Xuất nhập khẩu và Vận chuyển Minh Tường)

Bảng 1.2 Phân tích doanh thu, chi phí và lợi nhuận giai đoạn 2012 - 2014

(Nguồn: Công ty TNHH Xuất nhập khẩu và Vận chuyển Minh Tường)

Trong giai đoạn 2012-2014, công ty đạt tổng doanh thu năm 2013 là17.627.960 nghìn đồng, tăng 7,95% so với năm 2012, đạt được 146% kế hoạch.Tăng trưởng cao này xuất phát từ việc từ năm 2013, Nhà nước đã đề ra các chínhsách hỗ trợ cho ngành cũng như thị trường trong nước có xu hướng xuất nhập khẩunhiều hơn Một yếu tố quan trọng khác là Minh Tường đã hoạt động trong thời giandài, có nhiều khách hàng thân thiết và vị trí trên thị trường trong nước và quốc tế.Bước sang năm 2014, công ty vấp phải sự cạnh tranh gay gắt giữa các doanhnghiệp cùng ngành trong và ngoài nước, thị trường trở nên khó khăn hơn Bên cạnh

đó, Minh Tường vẫn đầu tư dàn trải vào nhiều lĩnh vực khác nhau như xuất khẩu,

buôn bán hàng hóa, nhập khẩu, giao nhận vận tải Vì vậy cho tổng doanh thu củacông ty giảm 4,65% so với năm 2013.

Từ năm 2012 đến năm 2013 tổng chi phí của công ty tăng lên là 954.017 nghìnđồng tương ứng 7,05% Trong giai đoạn này kinh tế Việt Nam có sự tăng trưởngtốt, hoạt động nhập khẩu hàng hóa tăng cao dẫn đến chi phí dành cho dịch vụ cũngtăng theo Nhưng đến năm 2014, nước ta đã bị ảnh hưởng tiêu cực từ nền kinh tếnước ngoài, chi phí của công ty giảm 4,69% so với năm 2013

Giai đoạn 2012-2014, nhìn vào tiêu chí tổng lợi nhuận ta thấy năm 2013 mứctổng lợi nhuận đạt giá trị cao nhất là 3.139.784 nghìn đồng tăng, tăng đến 12,30 %

so với năm 2012 nhưng lại giảm vào năm 2014 còn 3.060.875 nghìn đồng Dễ thấy,biến động của doanh thu và chi phí đã tác động đến lợi nhuận của công ty

Tuy có sự biến động nhẹ về mặt doanh thu và lợi nhuận nhưng nhìn một cáchtổng quát công ty đã có sự ổn định trong việc kiểm soát chi phí giai đoạn 2012-

2014 Các kế hoạch tài chính được dự báo khá chính xác và được thực hiện tốt

1.5 Mô tả công việc được giao

Quá trình thực tập diễn ra trong vòng 3 tuần tính từ ngày 1 tháng 6 năm 2015đến ngày 20 tháng 6 năm 2015 Trong quãng thời gian này, tác giả có cơ hội đượctiếp xúc thực tế với môi trường công sở, tìm hiểu về cơ cấu, chức năng và lĩnh vựchoạt động của toàn công ty và đặc biệt là bộ phận chứng từ

Trong những ngày đầu tiên, chị trưởng phòng chứng từ đã nhiệt tình giới thiệu

và trực tiếp hướng dẫn kĩ càng các bước thực hiện, hoàn thiện các loại chứng từ cầnthiết để xuất khẩu các mặt hàng giao dịch thường xuyên của công ty Qua buổi traođổi, tác giả vừa củng cố lại những kiến thức căn bản đã học, vừa có cơ hội đào sâuhơn chức năng từng loại chừng từ liên quan đến việc xuất khẩu hàng hóa nguyêncontainer bằng đường biển Tác giả cũng rút ra một số so sánh, nhận xét nhất địnhgiữa kiến thức đã học và thực tế áp dụng

Và điều bổ ích nhất là chị cho phép tác giả quan sát và trực tiếp giải thích vềhợp đồng cũng như các chứng từ liên quan: B/L, Invoice, Packing List, C/O, tờ khaihải quan hàng xuất nhập khẩu Sau khi nắm vững kiến thức về chứng từ, công việccủa tác giả là lập, khai báo, phân loại và sắp xếp lại những giấy tờ trên để hoànthành đầy đủ bộ chứng từ giao cho khách hàng

Trong thời gian 3 tuần, tác giả vừa thực hiện công việc do công ty giao vừatổng hợp kiến thức thu mỗi ngày được để hoàn thiện bài báo cáo thực tập của mình.Vào ngày 14 tháng 7 năm 2015, tác giả đã xin xác nhận thực tập giữa khóa cũngnhững nhận xét, đánh giá của phòng chứng từ để hoàn tất quá trình thực tập giữakhóa 3 tuần của mình tại Công ty TNHH Xuất nhập khẩu và Vận chuyển MinhTường.

CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH

XUẤT NHẬP KHẨU VÀ VẬN CHUYỂN MINH TƯỜNG

Một khi nhận thấy khách hàng tiềm năng và thị trường xuất khẩu phù hợp vớidịch vụ mà Minh Tường cung cấp, nhân viên Sales sẽ đề xuất với họ về việc đóngvai trò là người giao nhận vận tải hàng hóa, gởi thư giới thiệu và bảng báo giá.Đối tượng khách hàng được đề cập trong trường hợp này là Công ty TNHHThương mại và Sản xuất Anh Em (từ đây sẽ gọi tắt là Anh Em), mã số doanhnghiệp 3700561359, địa chỉ: Khu phố Long Bình, Phường Khánh Bình, Thị xã TânUyên, tỉnh Bình Dương Ngành nghề kinh doanh là sản xuất và kinh doanh đồ gỗnội thất Nhân viên Sales tiến hành liên lạc qua điện thoại, hẹn gặp mặt và thuyếtphục khách hàng Khách hàng tin tưởng và yêu cầu Minh Tường gửi bảng báo giá

2.1.1.2 Gửi bảng báo giá cho khách hàng

Nhân viên Sales tìm hiểu về ngành hàng và ước tính chi phí của các nhà cungcấp dịch vụ vận tải cũng như những thủ tục cần thiết khác (hun trùng, xin C/O, hảiquan, ) Sau đó, nhân viên sẽ tổng hợp lại thông tin để lập bảng báo giá chi tiết gửikhách hàng

Việc gửi bảng báo giá có thể tiến hành dưới hình thức qua mail và gặp trựctiếp Minh Tường và Anh Em tiến hành thỏa thuận với nhau qua mail Giá cả đốivới hàng xuất khẩu kinh doanh thông thường là 5.1000.000 đồng cho 1 container 20feet, 5.200.000 đồng cho 1 container 40 feet Đơn giá chỉ bao gồm chi phí nâng hạ

và vận chuyển container từ kho đến cảng xếp hàng, phí lập chứng từ, làm thủ tục

hải quan Lưu ý đơn giá không bao gồm phí các loại dịch vụ đi kèm như hun trùng,phí B/L, phí lưu container, phí C/O và các loại phí khác.

2.1.1.3 Ký hợp đồng dịch vụ giao nhận với khách hàng

Khách hàng kiểm tra, xem xét các chi tiết trong bảng báo giá và tiến hành thỏathuận giá (nếu có) Sau khi đạt được sự nhất trí giữa hai bên, khách hàng đồng ý kýkết hợp đồng vận chuyển và giao nhận hàng hóa với công ty

Hợp đồng dịch vụ giao nhận trong trường hợp này có các nội dung chính sau:Bên A: Công Ty TNHH Thương mại và Sản xuất Anh Em (tên tiếng Anh BrothersFurniture Co Ltd), đại diện là ông Phạm Văn Sáu kí kết với Bên B: Công TyTNHH Xuất nhập khẩu và Vận chuyển Minh Tường, đại diện là ông Trần Minh Hà

Lô hàng này là sản phẩm nội thất làm từ gỗ thông và gỗ tràm do Anh Em tự sảnxuất trong nước Trách nhiệm của Minh Tường là nhận chứng từ, làm thủ tục hảiquan cho lô hàng; hoàn trả các chứng từ cần thiết liên quan đến lô hàng cho bênAnh Em và đảm bảo hoàn tất thủ tục hải quan để kịp tiến độ xuất hàng Nói cáchkhác, Minh Tường sẽ đại diện Anh Em thực hiện giao hàng cho người nhập khẩu.Hàng hóa Minh Tường sẽ giao thuộc phạm vi điều chỉnh của hợp đồng ngoạithương kí kết giữa người xuất khẩu là Anh Em và người nhập khẩu là HelderbergInternational Importers (PTY) LTD, địa chỉ là Cape Town, Nam Phi Hợp đồngngoại thương này có một số nội dung chính như sau: Số hợp đồng là 201502 Kíngày 25/3/2015 Mặt hàng: sản phẩm gỗ nội thất, đóng trong 1 container 40 feet vậnchuyển bằng đường biển Điều kiện giao hàng: FOB Tổng đơn giá: 15.718 USD.Thời gian giao hàng: trước 30/6/2015 Cảng xếp hàng: Thành phố Hồ Chí Minh.Cảng dỡ hàng: Cape Town, Nam Phi

2.1.2 Giai đoạn 2

2.1.2.1 Khách hàng gửi Booking Request cho Minh Tường

Booking Request (Yêu cầu đặt chỗ) được khách hàng gửi cho công ty bằngemail hoặc điện thoại Booking Request bao gồm các thông tin sau: Thông tin ngườigửi hàng (tên, địa chỉ, mã số thuế, người liên lạc, số điện thoại, fax, loại hình doanhnghiệp); Thông tin vận tải (cảng đi, cảng đến, hãng tàu, tên tàu, ngày tàu chạy ướctính, vị trí lấy container rỗng); Thông tin loại hình xuất khẩu (gia công, kinh doanh,

phi mậu dịch, ) và Thông tin hàng hóa (tên thương mại, tên gọi thông thường, mã

HS, số lượng kiện/carton, kích thước kiện/carton, trọng lượng)

Khi nhận được Booking Request, cần lưu ý các điểm sau: thứ nhất là ngày tàuchạy: xem xét kĩ để quyết định có nhận Booking Request này hay không Thứ hai làthời gian hết hạn nhận chở hàng (Closing time): cần thực hiện trước thời hạn này,nếu không thì khả năng hàng sẽ bị rớt lại rất cao Cuối cùng là thời hạn lấy và trảcontainer: tùy thuộc vào mỗi hãng tàu Để biết chính xác thời hạn cần liên hệ trựctiếp với họ Nếu lấy sớm hơn thời hạn này thì ta sẽ phải đóng phí lưu container, còn

hạ container trễ hơn thì bắt buộc ta phải làm thủ tục lưu bãi và đóng phí lưu bãi.Nội dung chính của Booking Request mà Anh Em gửi cho Minh Tường nhưsau: Hãng tàu: MSC Ngày gửi: 28/5/2015 Tên người gửi (người xuất khẩu) Tênngười nhận (người nhập khẩu) Mặt hàng Tổng trọng lượng: 10.000 kg Cước phí:trả trước Cảng dỡ hàng ETD: 12/6/2015 Lưu ý vì giá là FOB nên Minh Tường chỉchịu các loại phí và phụ phí liên quan đến việc giao hàng Chi phí thuê tàu do ngườinhập khẩu là Helderbreg chịu

2.1.2.2 Minh Tường gửi Booking Request cho hãng tàu

Sau khi có được thông tin lô hàng từ khách hàng, công ty tiến hành gửi emailcho hãng tàu về các thông tin như: tuyến đường vận tải, trọng tải của lô hàng, sốlượng container, khối lượng hàng đóng trong 1 container, tình trạng lô hàng, ngày

dự kiến xuất đi, nơi đóng hàng, loại hàng, nơi hạ bãi Trong đơn hàng này, MinhTường gửi Booking Request qua mail cho hãng tàu MSC

2.1.2.3 Minh Tường nhận Booking Confirmation từ hãng tàu

Ngay sau khi nhận được thông tin booking, hãng tàu gửi BookingConfirmation (Lệnh cấp container rỗng) bằng email, đính kèm số booking để thuậntiện trong việc quản lý quá trình trình giao nhận vận chuyển cho lô hàng sau này.Sau khi nhận được thông tin trên, Minh Tường sẽ thông báo cho khách hàng để họkiểm tra và sắp xếp thời gian, địa điểm đóng hàng vào container

Lệnh cấp container rỗng trong trường hợp này có các nội dung sau: Số:LN1518998 Cấp cho: Brothers Furniture Co LTD 1 container rỗng 40HC của hãngtàu MSC Dự kiến xếp lên tàu: WILLI HS524R Dự kiến ngày tàu rời (ETD):14/6/2015 Cảng chuyển tải: Singapore Cảng đến: Cape Town PO số 201502 Thời

gian hết hạn nhận chở hàng: 18h00 ngày 11/6/2015 tại điểm thông quan nội địa làICD Tanamexco, khu vực IV.

Vì Booking Confirmation có đưa ra danh sách nơi cấp container rỗng để lựachọn nên Minh Tường tiến hành gửi mail xác nhận với MSC, với nội dung sau: Nơilấy container rỗng là Cát Lái, ngày lấy là 8/6/2015, Số lượng 1x40’HC Tuy nhiên,MSC xác nhận lại cho Minh Tường lệnh lấy container tại Sunnystream do Cát Lái

đã hết container rỗng

2.1.3 Giai đoạn 3

2.1.3.1 Gửi Booking Confirmation cho người kéo container

Sau khi kiểm tra thời gian hoàn thành việc sản xuất hàng hóa của khách hàng,công ty sẽ tiến hành fax Booking Confirmation cho người kéo container Họ lấylệnh và ra cảng làm thủ tục mượn container về kho người sản xuất hoặc ra bãicontainer (CY) đóng hàng Sau khi đóng xong, nhân viên công ty sẽ niêm phongcontainer bằng seal riêng của người xuất khẩu và vận chuyển container ra cảng để

hạ bãi đối với trường hợp mượn container về kho Trường hợp này, Minh Tườngyêu cầu người kéo container đến nơi kho hàng xuất của Anh Em để đóng hàng

2.1.3.2 Khách hàng gửi thông tin chi tiết lô hàng cho Minh Tường

Sau khi đóng hàng xong, người xuất khẩu sẽ gửi thông tin chi tiết hàng hóa đểnhân viên chứng từ kê khai Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) và Bảng kêchi tiết (Packing List) Từ các loại giấy tờ nêu trên, công ty tiến hành tổng hợp, lập

bộ chứng từ để khai quan và để gửi cho người nhập khẩu

Pro Forma Invoice có thể xem như đơn hàng dự kiến kí kết giữa Helderberg vàAnh Em, đối với từng mặt hàng sẽ có số lượng và đơn giá tương ứng Helderberg đãđặt cọc 30% tổng trị giá hóa đơn cho Anh Em Dựa vào Pro Forma Invoice, Anh

Em sẽ làm Kế hoạch xuất hàng để gửi cho Minh Tường

Thông tin chi tiết lô hàng trong trường hợp này là Kế hoạch xuất hàng lần I,tháng 6/2015, hàng được sản xuất bằng gỗ thông và gỗ tràm gửi Helderberg, đóngtrong container số 3 Số hiệu container là GLDU 7716087, số seal riêng của ngườixuất khẩu đóng là 026651 xuất ngày 9/6/2015 Vì Anh Em mượn container rỗng vềkho của mình để đóng hàng nên họ phải đóng seal riêng của mình lên container,tránh trường hợp mất mát hàng trong quá trình vận chuyển container từ kho ra CY

2.1.3.3 Minh Tường lập bộ chứng từ và lên tờ khai hải quan điện tử:

Bộ chứng từ để khai hải quan bao gồm: hợp đồng, hóa đơn thương mại, bảng

kê chi tiết, phụ lục tờ khai hải quan và các loại chứng từ cần thiết khác

Hóa đơn thương mại do người bán (cũng là người xuất khẩu) lập, yêu cầungười mua (cũng là người nhập khẩu) trả đúng số tiền ghi trên hóa đơn Hóa đơnnày thường có các nội dung chính sau: Ngày, tháng lập hóa đơn Số hiệu hóa đơn.Tên, địa chỉ người mua, người bán Mô tả hàng hóa Ngày gửi hàng Tên tàu, sốchuyến Ngày tàu rời cảng, Ngày dự kiến tàu đến Cảng đi, Cảng đến Điều kiệngiao hàng Điều kiện thanh toán

Trường hợp này, số hiệu hóa đơn là 201502, lập vào 9/6/2015, người lập hóađơn là Anh Em gửi cho Helderberg, liệt kê mặt hàng nội thất làm bằng gỗ với từngquy cách và mã hiệu cụ thể, tổng số lượng 243 cái với tổng trị giá 15.718 USD.Bảng kê chi tiết cũng do người bán lập, kê khai tất cả hàng hóa đựng trong cáckiện hàng đóng trong container Bảng kê thường có các nội dung như sau: Tênngười bán, tên người mua, số hiệu hóa đơn, tên hàng, số thứ tự của kiện hàng, cáchđóng gói, số lượng hàng đựng trong kiện, trọng lượng, kích thước của kiện hàng.Trường hợp này, ngoài các thông tin tương tự như trên hóa đơn thì bảng kê chitiết còn có các chi tiết cụ thể về hàng đóng trong 1 container 40 feet, số lượng 243cái đặt trong 243 kiện, tổng khối lượng 7.294 kg, tổng số khối là 66.59 CBM

Nhân viên chứng từ sẽ dùng phần mềm ECUSS VINACCS để khai hải quan,

ta chỉ cần nhập các thông tin cơ bản mà phần mềm yêu cầu khai báo Chi tiết quytrình khai báo cho lô hàng này được trình bày ở phần phụ lục

Sau khi đã có phản hồi tiếp nhận từ hệ thống hải quan và được phân luồnghàng hóa, bộ phận chứng từ sẽ thông báo cho khách hàng chuẩn bị các giấy tờ vàchứng từ cần thiết để hỗ trợ cho việc khai hàng như: Hóa đơn thương mại dùng đểkhai quan, Bảng kê chi tiết, giấy giới thiệu và các chứng từ cần thiết khác Nhânviên hiện trường của Minh Tường hướng dẫn khách hàng ký tên và đóng dấu trêncác chứng từ Nhân viên phải kiểm tra thật kỹ toàn bộ chứng từ để đảm bảo không

có sai sót và sau đó ra cửa khẩu để khai hàng

2.1.3.4 Làm hàng tại cửa khẩu

Nhân viên hiện trường phải kiểm tra số lượng, chất lượng sơ bộ của hàng hóathực tế có đúng với đã khai báo hay không Nếu phát hiện ra bất kì sai lệch nào thìphải liên hệ với người xuất khẩu để kịp thời điều chỉnh Khi hàng có yêu cầu huntrùng, kiểm tra với các cơ quan chức năng,… thì nhân viên chịu trách nhiệm thựchiện việc này và đi lấy chứng thư Sau khi thông quan, mọi thiệt hại phát sinh doviệc thực hiện thiếu dịch vụ được yêu cầu, nhân viên sẽ chịu hoàn toàn trách nhiệm

Cụ thể, sau khi in bộ tờ khai hải quan (có số tờ khai và kết quả phân luồng)nhân viên hiện trường sẽ ra khu vực IV ICD Tây Nam làm thủ tục với cơ quan hảiquan Cán bộ xem xét lại số liệu tờ khai và hàng hóa của công ty có đúng không.Nếu đúng họ sẽ đóng dấu lên tờ khai Khi tờ khai có đầy đủ các con dấu, lúc nàyhàng hóa đã qua khu vực giám sát, cán bộ sẽ đóng dấu thông quan lên tờ khai vàgiao lại cho nhân viên

Vì lô hàng này là đồ gỗ nội thất nên bắt buộc phải tiến hành hun trùng Cơquan đảm nhiệm là Công ty Cổ phần Vina Crop Science sẽ liên hệ với nhân viên đểxác định loại hàng hóa, nơi nhập khẩu để lựa chọn loại hóa chất hun trùng phù hợp

2.1.3.5 Gửi Shipping Instruction cho hãng tàu

Sau khi hoàn tất các thủ tục làm hàng tại cửa khẩu, nhân viên giao nhận sẽgiao tờ khai lại cho bộ phận chứng từ để làm Bản chỉ dẫn làm hàng (ShippingInstruction - SI) gửi cho hãng tàu SI bao gồm bảng mô tả hàng, nơi gửi và nơi đến,tên tàu vận chuyển, ngày tàu chạy, mã HS, số booking,

Trong trường hợp này, SI được Minh Tường gửi đến hãng tàu MSC, có cácthông tin như người gửi (Anh Em), người nhận (Helderberg), bên thông báo(Helderberg) Tên tàu ETD Cảng xếp, cảng dỡ hàng Số lượng, thông tin container(số hiệu và seal), khối lượng, số khối Mã HS: 940360, cước phí trả trước Sốbooking: LN1518998

2.1.3.6 Hãng tàu gửi B/L Draft cho Minh Tường kiểm tra

Sau khi công ty gửi SI, hãng tàu sẽ dựa vào đó để làm vận đơn bản nháp (B/

L Draft) và gửi lại cho công ty kiểm tra B/L Draft có tác dụng làm căn cứ để công

ty so sánh với SI đã gửi hãng tàu trước đó, đảm bảo mọi thông tin đều phải trùng