CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG GIAO NHẬN HÀNG HểA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH XNK VÀ VẬN
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, phạm vi hoạt động, cơ cấu tổ chức và quản trị nhân sự của Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu và Vận Chuyển
MINH
TƯỜNG:
2.1.2.1. Chức năng:
Công ty thực hiện một số công việc liên quan đến quá trình vận tải và giao nhận hàng hoá như vận chuyển hàng container từ kho ra cảng, lập bộ chứng từ hàng xuất, làm thủ tục hải quan, giao hàng cho người nhận tại nơi quy định, bán cước hàng không và cước tàu.
2.1.2.2. Nhiệm vụ:
- Xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh dịch vụ và các kế hoạch có liên quan nhằm đáp ứng các chức năng hoạt động của công ty.
- Bảo đảm việc hoạch toán kinh tế, tự trang trải nợ và làm tròn nghĩa vụ thuế đối với Nhà nước.
- Quản lý việc sử dụng vốn hợp lý và có hiệu quả đảm bảo cho hoạt động kinh doanh.
- Thực hiện chính sách đãi ngộ, chính sách về lao động và tiền lương.
2.1.2.3. Phạm vi hoạt động:
- Vận tải nội địa: vận tải nội địa, đại lý vận tải quốc tế bằng đường biển và hàng không…
- Dịch vụ giao nhận: giao nhận hàng hoá nội địa, dịch vụ thủ tục hàng hoá XNK, hàng chuyển cửa khẩu…; các dịch vụ do đại lý cung cấp bao gồm: liên lạc với hãng tàu, thông báo cho khách hàng…
- Kinh doanh hàng hóa xuất nhập khẩu.
2.1.2.4. Cơ cấu tổ chức:
Cơ cấu tổ chức tương đối gọn nhẹ, quy mô tương đối nhỏ hiện tại số nhân viên của công ty trên 10 người, được phân bố trải đều các phòng ban: bộ phận sales, bộ phận chứng từ, bộ phận kế toán, bộ phận dịch vụ khách hàng và hiện trường.
Theo sơ đồ 1.1 ta có: Giám đốc công ty là người đại diện cao nhất của công ty, chịu trách nhiệm chung tất cả hoạt động của công ty trước pháp luật, là người có quyền quyết định và điều hành mọi hoạt động của công ty.
Phó giám đốc là người hoàn thành những công việc mà Giám đốc giao phó, hỗ trợ cho Giám đốc quản lý các hoạt động kinh doanh, quản lý các phòng ban và xử lý các tình huống thay Giám đốc khi Giám đốc đi vắng, trực tiếp chỉ đạo hoạt động kinh doanh của công ty. Các phòng nghiệp vụ có các trưởng phòng trực tiếp điều hành hoạt động kinh doanh của phòng dưới sự chỉ đạo của phó giám đốc và giám đốc.
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức phòng ban của công ty TNHH XNK và Vận chuyển MinhTường.
GIÁM ĐỐC PHể GIÁM ĐỐC BỘ PHẬN SALES BỘ PHẬN CHỨNG TỪ
BỘ PHẬN KẾ TOÁN BỘ PHẬN DVKH và HT
(Nguồn: công ty TNHH XNK và Vận chuyển MINH TƯỜNG)
Phòng Sales: gồm 3 nhân viên làm nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng giới thiệu sản phẩm của công ty ở thị trường trong nước như: bảng chào giá. . .
Phòng chứng từ: gồm 4 nhân viên làm nhiệm vụ lập các chứng từ do khách hàng yêu cầu như: Invoice, Packing list, C/O…
Phòng kế toán: gồm 2 nhân viên lập các hoá đơn và chi tiêu, lập các công nợ báo cho khách hàng, và thanh toán cho ngân hàng.
Phòng dịch vụ khách hàng và hiện trường: gồm 5 nhân viên. Trong đó, 2 nhân viên tiếp khách hàng, trả lời tư vấn và làm nhiệm vụ booking tàu; 3 nhân viên còn lại khai báo hải quan và điều động container.
2.1.2.5. Quản trị nhân sự:
Theo số liệu thống kê của các phòng ban trong công ty,ta có bảng cơ cấu nhân sự của công ty.
Bảng 2.: Bảng cơ cấu nhân sự của công ty TNHH XNK và vận chuyển MINH TƯỜNG( 2012-2014).
Đơn vị tính: %
Năm 2012 2013 2014
Số
lượng
% Số
lượ
ng
% Số
lượn g
%
Giới tính
Nam 9 69,23 9 69,23 9 64,29
Nữ 4 30,77 4 30,77 5 35,71
Tuổi < 30 8 61,54 8 61,54 9 64,29
> 30 5 38,46 5 38,46 5 35,71
Trình độ
Cao đẳng
3 23,08 3 23,08 3 21,43
Đại học và
trên đại học
10 76,92 10 76,92 11 78,57
Tổng số
13 100 13 100 14 100
(Tổng hợp từ các phòng ban của công ty) Nhận xét:
Công ty TNHH XNK và vận chuyển MINH TƯỜNG có quy mô khá nhỏ với sốlao động ít, do nguồn vốn còn hạn hẹp cũng như lợi nhuận chưa cao nên trong giai đoạn năm 2012đến 2014, công ty chỉ tuyển thêm 1 nhân viên cho bộ phận Sales. Dễ thấy, số lao động cao đẳng không thay đổi trong 3 năm, duy trì ở mức 3 người ở các phòng ban khác nhau, số lượng lao động đại học năm 2013 vẫn dữ nguyên là 10 người so với năm 2012, chiếm 76,92%. Năm 2014, công ty tuyển thêm một nhân viên có trình độ đại học và thạc sĩ, nâng số lao động có trình độ đại học và trên đại học lên 11 người, chiếm 78,57%. Hiện nay công ty có 2 thạc sĩ, cùng 9 người có trình độ đại học. Nhìn chung, cơ cấu nhân sự của công ty nhỏ và gọn nhẹ, mục đích tiết kiệm chi phí, nâng caohiệu quả bằng cách chú trọng đào tạo nghiệp vụ bài bản cho nhân viên.
Công ty có một cơ cấu nhân sự còn khá trẻ, trên 60% nhân viên có độ tuổi dưới ba mươi. Được thành lập cách đây 13 năm, một số nhân sự được tuyển dụng ban đầu giờ đã trở thành các nhân viên kỳ cựu của công ty. Bên cạnh kinh nghiệm và
có sức trẻ nên các nhân viên của công ty thực hiện rất tốt công việc của mình.
Đối với cơ cấu về mặt giới tính, trong các năm gần đây công ty có số nhân viên nam hiều hơn so với nhân viên nữ thường nhân viên nam chiếm trên 60% vì
công ty đòi hỏi đội ngủ nhân viên phải thường xuyên ra các cầu cảng và hoạt động bên ngoài nhiều nên số lượng nhân viên nam chiếm nhiều hơn nhân viên nữ.
Thông qua thống kê 3 năm gần đây chúng ta thấy công ty có sự ổn định về cơ cấu trình độ học vấn, giới tính và độ tuổi. Điều này giúp việc quản trị nhân sự
của công ty diễn ra thông suốt, công việc giao cho các nhân viên thực sự rất phù
hợp không quá tải và đáp ứng được các công việc hàng ngày. Về công tác quản trị nhân sự, công ty đã xây dựng được môi trường làm việc thân thiện, hòa đồng và làm việc hiệu quả phát huy tối đa khả năng của từng cá nhân. Các nhân viên có đóng góp cao sẽ nhận được những phần thưởng thỏa đáng từ phía công ty.