CHƯƠNG III: MỘT SỐ NHẬN XÉT, KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO QUY TRèNH GIAO NHẬN HÀNG HểA QUỐC
3.2. Một số kiến nghị và giải pháp
Kiến nghị đối với Công ty:
Công ty nên chú trọng đẩy mạnh hơn nữa về hoạt động của phòng Sales thường xuyên tổ chức các cuộc họp để phổ biến, cập nhật giá từ hãng tàu chế độ ưu đãi cho khách hàng hằm thuận tiện cho công việc của Sales. Vì đây là khâu rất quan trọng, Công ty có phát triển mạnh và có nhiều khách hàng hay không là phụ thuộc vào bộ phận này. Đồng thời nên thành lập một bộ phận chuyên tư vấn và chăm sóc khách hàng về lĩnh vực giao nhận và các lĩnh vực khác như: bảo hiểm, thanh toán…
Cần phải giảm chi phí làm hàng xuống mức thấp nhất cho khách hàng nếu có thể, để cạnh tranh phí dịch vụ với các Công ty dịch vụ khác nhằm thu hút khách hàng tiềm năng nhiều hơn nữa và giữ uy tín nhiều với khách hàng cũ.
Thường xuyên cập nhật thông tin về thị trường, giá cả sao cho vừa đảm bảo được tính cạnh tranh vừa đem lại hiệu quả kinh doanh cho Công ty góp phần tạo mối quan hệ hợp tác lâu dài và lòng tin đối với khách hàng. Đầu tư thêm cơ sở vật chất về máy móc thiết bị văn phòng để đáp ứng nhu cầu trong công việc cần tập trung sâu hơn nữa về loại hình đóng, mở container consol điều này sẽ góp phần tăng thu nhập cho Công ty mà lại giảm được cước phí cho khách hàng.
Hiện nay phòng XNK cần tuyển thêm nhân viên chứng từ cũng như nhân viên giao nhận, vì khách hàng của Công ty rất nhiều nên nên khâu làm chứng từ phải nhanh
chóng và chính xác kịp thời để nhân viên giao nhận đi khai và nhận hàng về một cách nhanh chóng nhằm tạo uy tín cho khách hàng.
• Hoàn thiện hơn công tác chuẩn bị chứng từ:
Trong khâu chuẩn bị chứng từ làm thủ tục hải quan, nhân viên của công ty có thể chuẩn bị thiếu hoặc khai các thông số trên các loại chứng từ khác nhau không khớp hoặc áp mã số thuế sai dẫn tới việc làm chậm tiến độ thực hiện hợp đồng. Để khắc phục điều này, công ty nên:
• Tin học hóa công tác chuẩn bị chứng từ:
Đối với việc áp mã số thuế: để có thể áp mã số thuế chính xác, nhân viên giao nhận cần phải phân tích phân loại chính xác từng mặt hàng. Công ty nên tăng cường sử dụng và thường xuyên cập nhật các phiên bản mới nhất của các phần mềm hỗ trợ:
phần mềm hỗ trợ đăng ký mã số thuế, phần mềm kiểm tra mã số thuế…
Đối với nghiệp vụ chuẩn bị chứng từ sao cho không bị thiếu: công ty nên thống kê sẵn và phân nhóm trong hệ thống quản lý tin học các loại chứng từ cần thiết đối với mỗi loại giao hàng, nhận hàng vì mỗi loại hàng hóa thì cần các chứng từ khác nhau do có các đặc điểm tính chất khác nhau. Cụ thể hơn là đối với mỗi loại hàng hóa mà công ty thường xuyên giao – nhận vì nhân viên thường xuyên phải giao nhận các hàng hóa này. Như vậy, mỗi lần thực hiện công tác chuẩn bị chứng từ, nhân viên giao nhận thay vì phải xác định có các loại chứng từ nào thì giờ chỉ phải xem xét xem mặt hàng đó thuộc nhóm nào đã được phân loại sẵn, từ đó truy cập vào hệ thống thông tin và in các chứng từ cần thiết ra.
• Cơ cấu lại công tác chuẩn bị chứng từ:
Thay vì gộp chung nghiệp vụ chuẩn bị chứng từ là một khâu bao gồm: chuẩn bị các loại chứng từ bắt buộc với hàng XNK, kiểm tra xem mặt hàng đó có cần thêm các chứng từ bổ sung nào, chuẩn bị các loại chứng từ phải xuất trình; trong khi đó vẫn phải dịch chứng từ do khách hàng cung cấp sang tiếng Việt (đối với hàng NK) hoặc sang tiếng Anh (đối với hàng XK), sửa chữa những sai sót, lấy xác nhận của khách hàng sau đó phải lập nên một bộ hồ sơ đầy đủ. Công ty nên chia thành hai khâu nhỏ hơn, mỗi khâu bao gồm hai nghiệp vụ nhỏ thay vì bốn nghiệp vụ cho một khâu. Từ đó, có thể bổ sung thêm nhân lực thực hiện công tác này trong trường hợp một nhân viên giao nhận không thể đảm nhiệm công việc khi hoạt động giao nhận “vào mùa”.
Chuẩn bị CHỨNG TỪ (2)
Chuẩn bị CHỨNG TỪ (1)
Chuẩn bị các loại chứng từ bắt buộc, chứng từ bổ sung Chuẩn bị các loại chứng từ phải xuất trình
Dịch chứng từ, sửa chữa những sai sót
Lấy xác nhận của khách hàng, lập một bộ hồ sơ đầy đủ
Nhận chứng từ từ chủ hàng (giao hàng XK) – người nhận hàng (nhận hàng NK)
Chuẩn bị CHỨNG TỪ
Chuẩn bị các loại chứng từ bắt buộc, chứng từ bổ sung Chuẩn bị các loại chứng từ phải xuất trình
Dịch chứng từ, sửa chữa những sai sót
Lấy xác nhận của khách hàng, lập một bộ hồ sơ đầy đủ
Nhận chứng từ từ chủ hàng (giao hàng XK) – người nhận hàng (nhận hàng NK) Cơ cấu lại
Khai báo hải quan Khai báo hải quan
Sơ đồ 3.1: Công tác chuẩn bị chứng từ trước và sau khi cơ cấu.
Song song với việc chuẩn bị chứng từ, nhân viên giao nhận phải thường xuyên theo dõi, cập nhật các thông tin, những thay đổi liên quan tới khách hàng, nhà cung ứng để có sự thay đổi cho phù hợp (những chứng từ cần thiết phải bổ sung hoặc loại bỏ một số chứng từkhông còn cần thiết nữa).
Nhân viên khai báo hải quan phải thật cẩn trọng trong việc khai báo mã HS cho hàng hoá, nắm vững kiến thức về phân loại hàng hoá để tránh những sai sót khi khai báo.
Cần dự phòng trước một khoảng thời gian để tránh trường hợp hệ thống hải quan gặp sự cố và những rủi ro trong quá trình truyền tải dữ liệu.
Công ty phải chủ động khi mời các cán bộ của cơ quan kiểm hóa đến kiểm tra hàng sao cho tạo sự thuận lợi nhất về cả thời gian và địa điểm giao nhận hàng. Cần cử thêm cán bộ chuyên trách trong công ty hỗ trợ và giám sát việc kiểm hóa để tránh những đổ vỡ, hư hỏng không cần thiết ngay thời điểm nhận và kiểm hàng. Vì vậy, những cán bộ có chuyên môn, hiểu biết về mặt hàng đồng thời có tính cẩn thận, hiểu về lĩnh vực kiểm hàng nên được lựa chọn.
Quá trình kiểm hàng cần kiểm tra một số mẫu tiêu biểu để đảm bảo trọng lượng và khối lượng hàng không có sai lệch ngoài phạm vi cho phép. Ngoài ra, bao bì cũng như ký mã hiệu trên bao bì sản phẩm cũng phải được kiểm tra. Nếu bao bì bị rách hay ký mã hiệu còn thiếu thì cẩn phải bỏ hàng ra kiểm tra lại đồng thời có sự bổ sung, sửa chữa, thay thế nếu thấy cần thiết.
Sau khi kiểm tra hàng hóa, nhân viên giao nhận phải gia cố thêm cho chắc chắn vì sau khi kiểm hóa viên mở kiện hàng ra xem làm bao bì giảm đi độ chắc chắn.
Công ty phải cử người có hiểu biết về mặt hàng chuyên chở, nên nghiên cứu trước về hàng hóa và phương tiện bốc xếp, xem xét, thông qua bảng chỉ dẫn, sơ đồ xếp hàng của người chuyên chở để có cách xếp đặt hợp lý, khoa học nhất.
Công ty phải bố trí thời gian giao nhận hàng hóa so le, đan xen nhau hợp lý để cùng một công đi lại nhưng vẫn vận chuyển được nhiều lô hàng nhất như chở lô hàng đến, đón lô hàng về theo cùng lộ trình đi và ngược lại.
Vào mùa cao điểm của giao nhận, đội ngũ vận chuyển của công ty không thể đáp ứng được hết các nhu cầu. Do đó, khi thuê ngoài các nhà cung ứng (người giao nhận đường bộ, đường sắt, đường thủy nội địa…) công ty phải lựa chọn kỹ lưỡng để tránh các rủi ro. Các nhà cung ứng này phải có uy tín trên thị trường, có đội ngũ phương tiện vận tải phù hợp với quá trình vận chuyển của mình.
Trong nhiều trường hợp, công ty đã chuẩn bị sẵn sàng hàng hóa để giao lên tàu nhưng tàu biển đến trễ, khiến cho nhiều xe và người phải chờ đợi ở cảng, gây lãng phí nguồn lực và mất rất nhiều thời gian. Cũng có khi vì các nguyên nhân khác mà việc giao hàng chậm lại cũng sé gây không ít khó khăn, tổn thất cho công ty. Để khắc phục những rủi ro này, công ty cần phải:
Thường xuyên giữ liên lạc với nhà ủy thác để họ cung cấp thông tin cũng như các chứng từ cần thiết khác cho việc giao nhận hàng hóa.
Lên lịch trình giao hàng phù hợp với giờ tàu đến, tàu đi tại cảng đến, cảng đi. Chủ động theo dừi sỏt diễn biến, hành trỡnh của tàu chuyờn chở để cú thụng tin sớm nhất, kịp thời có những ứng phó khi cần thiết.
Nên cân nhắc cử ra một người lãnh đạo phụ trách hợp đồng giao nhận để người này chịu trỏch nhiệm giỏm sỏt, kiểm tra, theo dừi, đụn đúc, múc nối cỏc khõu trong quy trình giao nhận hàng được tiến hành thuận lợi, kịp tiến độ.
Về việc đầu tư, hiện đại hóa các trang thiết bị, phương tiện phục vụ quy trình giao nhận hàng hóa, công ty cần đầu tư vào các phương tiện vận chuyển hiện đại, phải được thiết kế theo dạng chuyên môn hóa. Ước tính trung bình, cứ một xe chuyên chở cần một xe cẩu hàng, các phương tiện như xe chở container, xe nâng hàng, moóc kéo…
Nhờ việc phát triển phương tiện chuyên chở nên hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu diễn ra nhanh chóng hơn, thời gian lưu kho giảm giúp doanh nghiệp giảm được các chi phí trong hoạt đợng kinh doanh của mình. Như vậy, thay vì đầu tư phát triển, xây dựng kho bãi, công ty nên chuyển sang đầu tư xây dựng các bãi để
container, đồng thời công ty cũng nên đẩy mạnh lĩnh vực cho thuê phương tiện vận tải và dịch vụ bốc dỡ hàng hóa. Với hình thức kinh doanh này, công ty sẽ tận dụng tối đa hiệu suất của các phương tiện vận chuyển và loại trừ được chi phí cho đợi xe trong thời gian chờ hàng.
Về công tác đầu tư, hiện đại hóa các trang thiết bị phục vụ cho công tác quản lý, công ty nên trang bị cho một số nhân viên mà thường xuyên phải đi công tác của công ty thêmlaptop nhằm giúp họ hoàn thành tốt hơn công việc được giao.
Đầu tư các trang thiết bị hiện đại ngoài việc đạt được các mục tiêu thuần túy về
nghiệp vụ kinh doanh như: cải thiện điều kiện làm việc của người lao động, tăng tốc độ công việc, tăng độ chính xác, chất lượng dịch vụ…
Đối với cơ quan Hải quan:
Cơ quan Hải quan cần tạo mọi điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp để hoàn thành thủ tục hải quan thuận tiện cho việc xuất khẩu, cũng như nhanh chóng đưa hàng hóa nhập khẩu vào phục vụ cho sản xuất, tiêu dùng, cần cắt giảm bớt các khâu thủ tục không cần thiết như vậy doanh nghiệp đỡ mất thời gian, phải thường xuyên nâng cấp hệ thống mạng nhằm thuận lợi cho doanh nghiệp khi truyền dữ liệu,
Xây dựng đội ngũ công nhân viên chức Hải quan trong sạch, tận tình hướng dẫn doanh nghiệp khi làm thủ tục hải quan, mở lớp đào tạo cán bộ nâng cao nghiệp vụ nhằm ứng phó với những doanh nghiệp có dấu hiệu gian lận trong thương mại.
Quy trình thưc hiện ở mỗi cảng khác nhau ,chưa có sự đồng bộ. Nên cần thống nhất quy trình thực hiện ở tất cả các cảng nhằm giúp cho các doanh nghiệp thực hiện dễ dàng hơn.
Kiến nghị đối với Nhà nước:
• Đầu tư xây dựng, nâng cấp các cảng biển và đội tàu :
Hệ thống cảng biển Việt Nam còn lạc hậu, sức chứa nhỏ, thiếu các cảng nước sâu gây trở ngại cho việc cập bến của những tàu thuyền lớn. Cơ sở hạ tầng, trang thiết bị tại cảng chưa đồng bộ. Đội tàu thì già nua kém chất lượng độ tuổi trung bình là
14.5. Do đó Nhà nước cần trích một khoảng ngân sách hoặc huy động nguồn vốn đầu tư, tăng cường thu hút nguồn vốn FDI và ODA để xây dựng nâng cấp cơ sở hạ tầng tại cảng.Cần tập trung đầu tư vốn và nguồn lực để xây dựng cảng trung chuyển mang tầm cỡ quốc tế ở Việt Nam.
• Cần đẩy mạnh công tác đầu tư và xúc tiến thương mại:
Thường xuyên mở các cuộc hội chợ triển lãm nhằm giúp cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu quảng bá, giới thiệu sản phẩm. Điều này giúp các doanh nghiệp xuất nhập khẩu nâng cao kim ngạch xuất nhập khẩu và có được cơ hội kinh doanh tốt hơn.
Xây dựng và thực hiện chương trình hiện đại hóa và cải cách thủ tục hải quan, rút ngắn thời gian tiến hành các thủ tục hải quan cho hàng hoá xuất - nhập khẩu để giảm xuống đạt mức trung bình của khu vực ASEAN thông qua việc tăng cường áp dụng các biện pháp hải quan điện tử.
•Cần gia tăng thêm cán bộ hải quan chuyên môn cao hơn nữa:
Vì hiện nay nhu cầu XNK diễn ra liên tục nên có rất nhiều bộ chứng từ đăng ký hải quan. Mà hiện nay vẫn còn nhiều hải quan làm cho nhà XK và nhà NK phải chờ đợi lâu còn phát sinh nhiều chi phí lưu kho lưu bãi, lưu cont…Và khả năng làm việc của cán bộ hải quan cao hơn nữa để giải quyết bộ chứng từ được thanh toán nhanh chóng tránh tình trạng phải đi hỏi lại cấp trên lãnh đạo gây khó dễ cho người khai hải quan.