MỤC LỤC PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN HÀNG HẢI VIỆT NAM 1 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam: 1 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn: 1 1.2. Cơ cấu tổ chức: Nguồn báo cáo thường niên năm 2014 3 2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng tại Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam 3 2.1. Tổ chức và hoạt động của phòng Hành chính 3 2.1.1. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính 3 2.1.2. Xây dựng bản mô tả công việc của các vị trí công việc trong phòng Hành chính 5 3. Tìm hiểu về công tác văn thư, lưu trữ của Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam 5 3.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của Maritime Bank về công tác văn thư, lưu trữ. 5 3.2. Mô hình tổ chức văn thư của Maritime Bank 6 3.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Maritime Bank 7 3.3.1. Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý 7 3.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Maritime Bank 9 3.3.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của Maritime Bank. 11 3.4. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản 12 3.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi đến 12 3.4.2. Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan 14 3.5. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ tại Maritime Bank 16 4. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng tại Maritime Bank 18 4.1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng 18 4.2. Các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của Maritime Bank 20 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 22 KỸ NĂNG CẦN THIẾT CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI NGÂN HÀNG TMCP HÀNG HẢI VIỆT NAM 22 A. PHẦN MỞ ĐẦU 22 I. Lý do chọn đề tài: 22 II. Đối tượng nghiên cứu của chuyên đề: 23 III. Phương pháp nghiên cứu: 23 IV. Bố cục của chuyên đề: 23 B. NỘI DUNG 25 CHƯƠNG I. CƠ SỞ KHOA HỌC VÀ THỰC TẾ VỀ KỸ NĂNG CẦN THIẾT CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 25 1. Cơ sở khoa học và thực tế 25 2. Nội dung kỹ năng cần thiết của nhà Quản trị Văn phòng 25 1.2.1. Nhóm kỹ năng cơ bản: 27 1.2.2. Nhóm kỹ năng xã hội 29 CHƯƠNG II. KỸ NĂNG NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN HÀNG HẢI VIỆT NAM 35 2.1. Vài nét về Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (Maritime Bank). 35 2.2. Thực trạng kỹ năng của nhà Quản trị Văn phòng tại phòng Hành chính Khu vực Hà Nội Maritime Bank 36 CHƯƠNG 3. NHẬN XÉT, KIẾN NGHỊ 41 PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng MỤC LỤC MỤC LỤC PHỤ LỤC PHẦN I .1 KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN HÀNG HẢI VIỆT NAM .1 1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam:.1 1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn: 1.2.Cơ cấu tổ chức: Nguồn báo cáo thường niên năm 2014 2.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam .3 2.1.Tổ chức hoạt động phòng Hành 2.1.1.Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức phòng Hành .3 2.1.2.Xây dựng mô tả công việc vị trí công việc phòng Hành 3.Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam 3.1.Hệ thống hóa văn quản lý Maritime Bank công tác văn thư, lưu trữ 3.2.Mô hình tổ chức văn thư Maritime Bank 3.3.Công tác soạn thảo ban hành văn Maritime Bank 3.3.1.Nhận xét thẩm quyền ban hành hình thức văn quản lý .7 3.3.2.Nhận xét thể thức kỹ thuật trình bày văn Maritime Bank .9 3.3.3.Mô tả bước quy trình soạn thảo văn quản lý Maritime Bank 11 3.4.Nhận xét quy trình quản lý giải văn 12 3.4.1.Sơ đồ hóa quy trình quản lý giải văn đi- đến 12 3.4.2.Nhận xét lập hồ sơ hành quan 14 3.5.Tìm hiểu tổ chức lưu trữ Maritime Bank .16 4.Tìm hiểu công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng Maritime Bank 18 4.1.Tìm hiểu nhận xét trang thiết bị văn phòng, sở vật chất văn phòng 18 4.2.Các phần mềm sử dụng công tác văn phòng Maritime Bank 20 PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 22 Sinh viên: Lê Thị Hảo Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng KỸ NĂNG CẦN THIẾT CỦA NHÀ QUẢN TRỊ 22 VĂN PHÒNG TẠI NGÂN HÀNG TMCP HÀNG HẢI VIỆT NAM 22 A PHẦN MỞ ĐẦU 22 I.Lý chọn đề tài: .22 II.Đối tượng nghiên cứu chuyên đề: .23 III.Phương pháp nghiên cứu: .23 IV.Bố cục chuyên đề: .23 B NỘI DUNG 25 CHƯƠNG I CƠ SỞ KHOA HỌC VÀ THỰC TẾ VỀ KỸ NĂNG CẦN THIẾT CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG .25 1.Cơ sở khoa học thực tế .25 2.Nội dung kỹ cần thiết nhà Quản trị Văn phòng 25 1.2.1.Nhóm kỹ bản: 27 1.2.2.Nhóm kỹ xã hội 29 CHƯƠNG II KỸ NĂNG NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN HÀNG HẢI VIỆT NAM 35 3.Vài nét Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (Maritime Bank) 35 4.Thực trạng kỹ nhà Quản trị Văn phòng phòng Hành Khu vực Hà NộiMaritime Bank 36 Chương Nhận xét, kiến nghị .41 PHỤ LỤC Sinh viên: Lê Thị Hảo Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN HÀNG HẢI VIỆT NAM Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam: 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn: Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (Maritime Bank) thành lập theo giấy phép số 0001/NH-GP ngày 08/06/1991 Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, ngày 12/07/1991 Maritime Bank thức khai trương vào hoạt động Thành phố cảng Hải Phòng, sau Pháp lệnh Ngân hàng Thương mại, Hợp tác xã Tín dụng Công ty Tài có hiệu lực Khi đó, tranh luận mô hình ngân hàng cổ phần chưa ngã ngũ Maritime Bank trở thành ngân hàng thương mại cổ phần Việt Nam Đó kết có từ sức mạnh tập thể ý thức đổi cổ đông sáng lập: Cục Hàng Hải Việt Nam, Tổng Công ty Bưu Viễn thông Việt Nam, Cục Hàng không Dân dụng Việt Nam,… Nhìn lại chặng đường phát triển năm 1997 - 2000 giai đoạn thử thách, cam go Maritime Bank Do ảnh hưởng khủng hoảng tài tiền tệ Châu Á, Maritime Bank gặp nhiều khó khăn Tuy vậy, nội lực lĩnh mình, Maritime Bank dần lấy lại trạng thái cân phát triển mạnh mẽ từ năm 2005 Đến nay, Maritime Bank trở thành ngân hàng thương mại cổ phần phát triển mạnh, bền vững tạo niềm tin khách hàng Vốn điều lệ Maritime Bank 8.000 tỷ VNĐ tổng tài sản đạt gần 110.000 tỷ VNĐ Mạng lưới hoạt động không ngừng mở rộng từ 16 điểm giao dịch năm 2005, lên đến gần 230 điểm giao dịch toàn quốc Cùng với định thay đổi toàn diện, từ định hướng kinh doanh, hình ảnh thương hiệu, thiết kế không gian giao dịch tới phương thức tiếp cận khách hàng… đến nay, Maritime Bank nhận định Ngân hàng có sắc Sinh viên: Lê Thị Hảo Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng diện mẻ, đường hướng hoạt động táo bạo mô hình giao dịch chuyên nghiệp, đại Việt Nam Trong xu nâng cao vị lĩnh vực ngân hàng Việt Nam hội nhập môi trường ngân hàng toàn cầu, tại, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam thành viên Hiệp hội Ngân hàng Việt Nam, Hiệp hội Ngân hàng Đông Nam Á, Hiệp hội Ngân hàng Châu Á, Tổ chức toán toàn cầu SWIFT, MASTER CARD, đại lý chuyển tiền nhanh toàn cầu Money Gram Đến với Maritime Bank, nhu cầu khách hàng phục vụ nhanh chóng an toàn theo tiêu chuẩn ngân hàng tiên tiến bậc Với phương châm không ngừng nâng cao chất lượng hoạt động, đội ngũ Cán nhân viên nhiệt tình, có trình độ hệ thống tin học đại tài trợ Ngân hàng Thế giới, Maritime Bank cung cấp dịch vụ ngân hàng chủ yếu sau: • Dịch vụ tiền gửi, • Dịch vụ tiền vay, • Các loại hình bảo lãnh, • Dịch vụ toán nước Quốc tế, • Giao dịch ngoại hối Ngoài ra, Maritime Bank cung cấp tới khách hàng nhiều loại dịch vụ ngân hàng khác như: toán séc du lịch, chuyển tiền nhanh, cấp giấy phép mang ngoại tệ nước ngoài, thu đổi ngoại tệ, chi trả kiều hối, tư vấn tài chính, ngân hàng, đầu tư, dịch vụ hỗ trợ khách hàng trực tuyến, Sinh viên: Lê Thị Hảo Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng 1.2 Cơ cấu tổ chức: Nguồn báo cáo thường niên năm 2014 Tổ chức máy Maritime Bank năm 2013 tiếp tục cấu theo hướng điều hành tập trung, phân quyền quản lý theo chức chuyên môn hóa, đồng thời trọng kiểm soát giảm thiểu rủi ro, giúp nâng cao hiệu hoạt động, tinh giảm máy làm tăng suất lao động Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam 2.1 Tổ chức hoạt động phòng Hành 2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức phòng Hành - Chức năng: • Tồ chức thực công tác hành chính, văn phòng, hậu cần, nội vụ đầu tư, sửa chữa bảo dưỡng sở vật chất, trang thiết bị, tài sản để bảo đảm điều kiện phục vụ hoạt động kinh doanh Maritime Bank Hội sở Sinh viên: Lê Thị Hảo Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng khu vực Hà Nội • Hỗ trợ khu vực tỉnh vấn đề phát sinh thực tế tác nghiệp - Nhiệm vụ Phòng Hành Khu vực Hà Nội • Triển khai thực công tác hậu cần, nội vụ: cấp phát thẻ NV, thẻ xe, đặt vé máy bay, báo chí, quản lý phòng họp, xếp vị trí, chỗ ngồi trụ sở Maritime Bank ; • Cung ứng bảo trì công cụ lao động (trừ công cụ lao động Phòng Quản lý Tài sản Mạng lưới cung cấp), văn phòng phẩm dịch vụ khác theo quy định Maritime Bank khu vực tập trung hành Hà Nội; • Tổ chức công tác bảo trì, cải tạo, sửa chữa nhà cửa, văn phòng làm việc (những hạng mục không ảnh hưởng đến kêt cấu công trình công sử dụng), sửa chữa bảo dưỡng định kỳ máy móc, thiết bị như: điều hòa không khí, máy phát điện, điện nước, điện thoại ; Đầu mối tiếp nhận yêu cầu đơn vị liên quan đến công tác cải tạo, sửa chữa nhà cửa, văn phòng làm việc (những hạng mục ảnh hưởng đển kết cấu công trình công sử dụng) để chuyển sang công ty đổi tác triển khai thực hiện; • Chịu trách nhiệm thực thủ tục pháp lý: Đăng ký kinh doanh, thuế, bãi đỗ xe, thuê vỉa hè quan hệ đối ngoại quan quyền chức thuộc phạm vi đảm trách; • Quản lý kho vật tư, thiết bị thay bảo dưỡng toán phân bổ chi phí, địch vụ liên quan theo quy định tài kế toán; • Giám sát đơn vị kinh doanh, phận, phòng ban thực đảm bảo an ninh, an toàn tài sản, công tác PCCC, phòng chống lụt bão; Giám sát công ty thành viên, đối tác việc thực công tác bảo vệ, sửa chữa bảo dưỡng, vệ sinh, cảnh phòng dịch • Thực nhiệm vụ khác giao Sinh viên: Lê Thị Hảo Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng -Cơ cấu tổ chức: Giám đốc HCKVHN Chuyên viên tiếp nhận YC Chuyên viên quản lý nhà thầu Chuyên viên Hỗ trợ thủ tục Tổ lái xe 2.1.2 Xây dựng mô tả công việc vị trí công việc phòng Hành 2.1.2.1 Hồ sơ vị trí công việc chức danh Giám đốc Hành Khu vực Hà Nội: Phụ lục số 01 2.1.2.2 Hồ sơ vị trí công việc chức danh Chuyên viên tiếp nhận yêu cầu: Phụ lục số 02 2.1.2.3 Hồ sơ vị trí công việc chức danh Chuyên viên Quản lý nhà thầu: Phụ lục số 03 2.1.2.4 Hồ sơ vị trí công việc chức danh Chuyên viên Hỗ trợ thủ tục bao gồm: Chuyên viên hỗ trợ thủ tục, chuyên viên hỗ trợ thủ tục pháp lý, chuyên viên hỗ trỡ toán - Phụ lục số 04 2.1.2.5 Hồ sơ vị trí công việc chức danh Tổ trưởng Tổ xe: Phụ lục số 05 2.1.2.6 Hồ sơ vị trí công việc chức danh Nhân viên Lái xe: Phụ lục số 06 Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam 3.1 Hệ thống hóa văn quản lý Maritime Bank công tác văn thư, lưu trữ Sinh viên: Lê Thị Hảo Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng Cấp TT Số VB Ngày BH DANH MỤC VĂN BẢN ban hành 867/2007/QĐ- MSB 06/12/2007 Ghi Quy định Văn thư- Lưu TGĐ trữ QC.VT.001 15/4/2010 Quy chế Quản lý văn TGĐ TB 4875 Xử lý văn 4875/2010 22/9/2010 TGĐ HO Quy trình xây dựng ban QT.VT.001 13/01/2011 TGĐ hành văn định chế Quy định ký Hợp đồng, QĐ.VT.003 26/5/2011 TGĐ văn Quy định Quản lý sử QT.VT.004 31/5/2011 TGĐ dụng dấu Quản lý thư bảo lãnh giấy 7134/2011/CV-TGD9 26/7/2011 TGĐ xác nhận số dư Quy định thể thức kỹ QĐ.HC.001 27/12/2011 TGĐ thuật trình bày văn Quy trình xây dựng ban QĐ.HC.001 27/12/2011 TGĐ hành văn định chế 3.2 Mô hình tổ chức văn thư Maritime Bank Sửa đổi Công tác Văn thư Maritime Bank tổ chức theo mô hình văn thư tập trung, tất văn đi- đến quan phải qua phận văn thư để quản lý tập trung, thống Với 04 Ngân hàng chuyên doanh, 13 Khối, Phòng, Ban hỗ trợ nhiều chi nhánh, đơn vị trực thuộc việc đảm bảo thông tin văn coi khâu then chốt Maritime Bank Công tác văn thư thực theo yêu cầu chung: thống nhất, nhanh chóng, xác, kịp thời, bí mật đại,… phù hợp với quy định pháp luật, đáp ứng yêu cầu quản lý, điều hành Maritime Bank Ngoài trình hoạt động với đặc điểm kinh doanh tiền tệ dịch vụ ngân hàng Maritime bank ban hành quy định cụ Sinh viên: Lê Thị Hảo Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng thể công tác quản lý văn để phù hợp với chức năng, nhiệm vụ Với hệ thống văn quản lý công tác văn thư, lưu trữ, nội dung như: xử lý văn đi- đến; quản lý, sử dụng bảo quản dấu, quản lý văn bản, quản lý thư bảo lãnh, hợp đồng, lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan,… Maritime Bank đặc biệt quan tâm xây dựng quy chế, quy trình, quy định thực chặt chẽ 3.3 Công tác soạn thảo ban hành văn Maritime Bank Tại Maritime Bank, phạm vi thẩm quyền, Tổng Giám đốc có trách nhiệm đạo việc thực quy định Văn thư- lưu trữ quy định cụ thể Mọi cán nhân viên Maritime Bank thực công việc có liên quan đến công tác văn thư – lưu trữ phải tuân thủ quy định 3.3.1 Nhận xét thẩm quyền ban hành hình thức văn quản lý Các văn đến Maritime Bank quản lý chặt chẽ, thống nhất, bảo đảm yêu cầu kịp thời, xác, an toàn bảo mật theo quy định Pháp luật Maritime Bank Việc quản lý chặt chẽ văn Maritime Bank thực từ khâu soạn thảo văn với việc xác định hiệu lực, thẩm quyền ban hành văn bản; tiêu chuẩn định dạng chữ viết văn bản; thể thức văn bản; nội dung, hình thức yêu cầu soạn thảo; trình tự, thủ tục ký văn bản,… trước ban hành Vì chất lượng văn tương đối tốt, sau Maritime Bank tổ chức đợt tập huấn kỹ thuật soạn thảo văn Tại Maritime Bank, văn ban hành bao gồm: định cá biệt thường hiểu là: văn ban hành để giải công việc cụ thể đối tượng cụ thể Đó Quyết định lên lương, khen thưởng, kỹ luật, bổ nhiệm, miễn nhiệm, phê duyệt… Và văn thông thường hiểu là: văn đựng quy phạm để quy định, hướng dẫn, giải đề chung quản trị doanh nghiệp Điều lệ, quy chế, quy định, kế hoạch, quy hoạch, chương trình, chiến lược…Đối với thẩm quyền ban hành văn Maritime Bank thực theo quy định Điều lệ Ngân hàng, Quy chế tổ chức máy Quy định văn thư- lưu trữ Văn Maritime Bank bao gồm: a) Văn Hội sở bao gồm: Sinh viên: Lê Thị Hảo Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng • Văn Đại hội Đồng cổ đông, • Văn Hội đồng Quản trị, Thường trực Hội đồng Quản trị, Chủ tịch Hội đồng Quản trị, • Văn Ban Kiểm soát • Văn Ủy ban: Ủy ban Quản lý rủi ro kiểm toán, Ủy ban Chiến lược, Ủy ban Nhân sự, Ủy ban Tín dụng Đầu tư, Ủy ban Xử lý rủi ro, • Văn Hội đồng Điều hành, Tổng Giám đốc • Văn Ngân hàng Chuyên doanh, Khối, Phòng, Ban hỗ trợ, b) Văn Sở Giao dịch, Chi nhánh, Phòng Giao dịch bao gồm: • Văn Sở Giao dịch, • Văn Chi nhánh, • Văn Phòng Giao dịch, • Văn Quỹ Tiết kiệm Trong đó, thẩm quyền ban hành văn quy định sau: • Văn thuộc thẩm quyền ban hành Đại hội đồng Cổ đông, Hội đồng Quản trị, Thường trực Hội đồng Quản trị Chủ tịch Hội đồng Quản trị Chủ tịch Hội đồng Quản trị ký ban hành • Văn thuộc thẩm quyền ban hành Ban Kiểm soát Trưởng Ban Kiểm soát ký ban hành • Tổng Giám đốc ký ban hành văn theo quy định Pháp luật Maritime Bank thuộc thẩm quyền ban hành Tổng Giám đốc • Chánh Văn phòng ký ban hành văn Hội đồng Điều hành ủy quyền • Các Giám đốc ký ban hành văn thuộc thẩm quyền ban hành Giám đốc • Các Tổng Giám đốc Ngân hàng Chuyên doanh, Giám đốc Khối, Giám đốc Ban Hội sở ký thừa lệnh Tổng Giám đốc ban hành văn Maritime Bank để giải vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn Khối, Ban theo đạo Tổng Giám đốc • Các Trưởng phòng Chi nhánh, Trưởng Quỹ Tiết kiệm ký thừa lệnh Giám đốc Chi nhánh ban hành văn Chi nhánh để giải vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn Phòng theo đạo Sinh viên: Lê Thị Hảo Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng • Kỹ Tin học Xã hội phát triển công nghệ thay đổi ngày khoa học máy tính không ngừng có bước phát triển Cho nên việc tiếp thu kỹ năng có ý nghĩa quan trọng Thực tế cho thấy, với nhà Quản trị Văn phòng kỹ thúc đẩy tiến độ công việc tốt, việc thành thạo kỹ tin học văn phòng giúp cho việc cập nhật, quản lý thông tin nhanh gọn, xác Khi mà thời đại ngày “Thế giới nằm mười ngón tay bạn” (Bill Gate) Hơn kỹ định 20% thành công công việc nhà Quản trị Văn phòng giỏi • Kỹ ngoại ngữ Một nhà Quản trị Văn phòng văn phòng trẻ, đầy nhiệt huyết, tâm đắc với nghề giỏi chuyên môn nghịêp vụ, giỏi vi tính chưa đủ đáp ứng đủ yêu cầu xã hội ngày Cần phải có kỹ ngoại ngữ thành thạo mà đặc biệt tiếng Anh - ngôn ngữ chung giới Khi giỏi ngoại ngữ nhà Quản trị Văn phòng cập nhật khoa học công nghệ nhanh hơn, giải công việc thuận lợi môi trường làm việc Trên thực tế tỷ lệ sinh viên, tầng lớp công nhân viên chức thành thạo kỹ số hạn chế Trong kỹ định 30% khả phát triển lực chuyên môn ngoại giao sâu rộng nhà Quản trị Văn phòng Khi bắt đầu bước vào môi trường làm việc kỹ cần thiết, giúp nhanh chóng khẳng định vị trí Thực tế cho thấy, công tác tuyển dụng yêu cầu kỹ ngoại ngữ thiếu, nhà tuyển dụng thường đặt kỹ lên hàng đầu Ví dụ: Tiếng Anh giao tiếp tốt, sử dụng thành thạo Tiếng Anh,… Sinh viên: Lê Thị Hảo 28 Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng 1.2.2 Nhóm kỹ xã hội Để có bước chuyển vần thay đổi vị trí thăng tiến từ nhân viên văn phòng thành nhà Quản trị Văn phòng giỏi không đơn giản có kỹ nghịêp vụ giỏi mà cần phải có kỹ xã hội tốt Nhà Quản trị phải có kỹ lãnh đạo người khác, có khả hoạch định vấn đề, có tầm nhìn chiến lược Đó người có tâm, tầm cao người khác, dự báo xa bước phát triển vật tượng, nhà Quản trị Văn phòng - với tư cách nhà lãnh đạo yêu cầu mặt kỹ chuyên môn nghiệp vụ kỹ xã hội phải tinh thông hơn, tài có giúp quan đơn vị phát triển nhanh hơn, giàu mạnh Vậy kỹ xã hội gì? Nội dung chúng nào? Tại kỹ lại cần thiết cho Nhà Quản trị Văn phòng thời kỳ CNH – HĐH phát triển đỉnh cao này? • Kỹ giao tiếp Con người tổng hòa mối quan hệ xã hội Giao tiếp nhu cầu thiếu sống, người giao tiếp tốt người có khả nhận thức, cảm nhận sử dụng phương tiện giao tiếp, kỹ giao tiếp (nghe, nói, đọc, viết) nhuần nhuyễn ,khoa học, thông minh Biết dừng, biết ngừng, nghỉ chỗ, lúc Vấn đề kỹ với nhà Quản trị Văn phòng xã hội giúp nhà Quản trị mở rộng tầm nhìn, hiểu biết ngày người ta nhận sức mạnh mối quan hệ, mà có từ một kỹ giao tiếp tốt, kỹ định 25% thành công công việc Trên thực tế, ứng viên tham gia vòng tuyển dụng nhà tuyển dụng đưa câu hỏi: Anh/ Chị làm để giao tiếp cách có hiệu với người khác nhà Quản trị Văn phòng trẻ có câu trả lời thông minh họ có khả giao tiếp tốt nhờ phương pháp đào tạo bản, khoa Sinh viên: Lê Thị Hảo 29 Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng học từ ngồi ghế nhà trường Khi đưa thông điệp dạng khác như: Lời nói, thư điện tử, thông báo mà người nhận hiểu cách xác hành động theo ý người truyền thông tin nhờ vào kỹ giao tiếp hình thức nói, viết, lắng nghe ứng xử tốt Để trở thành người có kỹ giao tiếp hoàn hảo cần phải rèn luyện thường xuyên, xác định lợi ích việc trở thành người giao tiếp giỏi Cần lên kế hoạch giao tiếp để đạt kết mong muốn, biết đúc rút kinh nghiệm làm để nói, viết, lắng nghe ứng xử có hiệu giao tiếp • Kỹ thuyết trình, đàm phán Khi muốn cấp đơn vị khác hợp tác, liên kết với chiến lược dự án đơn vị Sau hoàn thành phần đầu kế hoạch thủ tục giấy tờ nhà quản trị phải có buổi giải trình dự án, thuyết phục đối tác chấp nhận.Cho nên kỹ ảnh hưởng trực tiếp tới 35% kết công việc, lợi ích chung toàn quan ( Theo nghiên cứu nhà ngôn ngữ học Mỹ nhà lãnh đạo 500 Công ty hàng đầu giới ) Trước tính cần thiết yêu cầu với nhà Quản trị Văn phòng chuyên nghiệp: - Cần phải chuẩn bị chu đáo công việc cần làm trước đàm phán nhằm tránh rơi vào bất lợi - Hiểu sở đàm phán hợp tác bên có lợi - Biết sử dụng kỹ thuật xử lý xung đột lợi ích hoàn cảnh nào, nhà Quản trị Văn phòng phải biết xoay chuyển tình Kết buổi thuyết trình đàm phán thành công nhờ khả biết phương pháp làm đề nghị bạn hấp dẫn trước đối tượng giao tiếp Sinh viên: Lê Thị Hảo 30 Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng • Kỹ lập kế hoạch Là trình ấn định mục tiêu xác định biện pháp tốt để thực mục tiêu Nó giúp người quản trị viên văn phòng liên hệ với phương tiện mục đích để hoạch định công việc tốt có tư hệ thống để tiện liên hệ tình quản lý.Theo thống kê khảo sát tầm quan trọng kỹ nhà Quản trị Văn phòng số đơn vị nghiệp kinh tế kỹ chiếm tới 15% thành công công việc Biết cách phối hợp nguồn lực tổ chức hữu hiệu, mục tiêu, nhiệm vụ tổ chức để phối hợp với quản trị viên khác thực hiện, sẵn sàng ứng phó đối phó với thay đổi môi trường xã hội bên • Kỹ hợp tác làm việc nhóm Trong thời đại ngày khoa học kỹ thuật ngày phát triển yêu cầu làm việc nhóm cần thiết hết Đơn giản không hoàn hảo, làm việc nhóm tập trung mặt mạnh nhiều cá nhân bổ sung cho Tôi đọc rằng: “Các nhà quản lý mong muốn nhân viên họ có mối quan hệ tốt với điều làm tăng hiệu công việc, kỹ mềm cần thiết mà người làm văn phòng nên rèn luyện kỹ hợp tác làm việc nhóm Để hợp tác làm việc nhóm thành công cần dựa nguyên tắc bình đẳng, tôn trọng thống nhất” Hơn nữa, việc tổ chức cho nhóm làm việc theo hệ thống rât khó mà nhà Quản trị Văn phòng cần phải hiểu kỹ Với sinh viên – người ngồi ghế nhà trường đường tập dượt để lãnh đạo tổ chức quan, thành thạo kỹ định hình dần mô hình tư lôgic cho công việc sau khăng định nhà Quản trị Văn Sinh viên: Lê Thị Hảo 31 Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng phòng trẻ áp dụng thành công quy tắc sức mạnh tổng hợp nhóm 90-10 (90% thành công nhờ sức mạnh đồng đội sức mạnh tinh thần) Ở Việt Nam cụm từ “Team group” nghe nói nhiều việc vận dụng theo nghĩa thực tế chưa có Chính thành công dự án làm việc nhóm hỗ trợ phận chuyên biệt hiệu • Kỹ giải vấn đề Là tất cách thức, phương pháp tư khoa học, phân tích, nhận định vấn để đường hướng luận cho giải pháp hiệu nhà quản lý trước việc, tượng xã hội, hiệu kỹ chiếm tới 20% giá trị toàn trình giải công việc theo tiến độ kế hoạch Trong mặt đời sống hàng ngày đứng trước vấn đề cần giải quyết, điều đặc biệt công tác Quản trị Văn phòng – công việc làm dâu trăm họ Làm cách để giải hiệu công việc Thực tế cho thấy kỹ cần cho nhà Quản trị Văn phòng chuyên nghiệp đứng trước vấn đề, kiện không bị lúng túng, mơ hồ phương pháp giải dù công việc khó dễ mức độ nào, nhà Quản trị Văn phòng giỏi phải xác định được: - Nhận định vấn đề phương diện khác nhau, vấn đề đúng, sai phân tích vấn đề - Đưa giải pháp có so sánh chúng để tìm giải pháp tốt - Thực giải pháp lựa chọn đánh giá tính hiệu riêng chúng - Rút học kinh nghiệm sau việc • Kỹ quan sát Quan sát cách nhìn nhận vật, tượng cách chi tiết có phân Sinh viên: Lê Thị Hảo 32 Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng tích Quan sát hướng đến phục vụ cho mục đích, chủ ý rõ ràng Nếu không sử dụng óc quan sát, nhìn thấy thứ xung quanh hàng ngày cách ngẫu nhiên Nói quan sát kỹ không phụ thuộc vào thị giác, tích cách người mà rèn luyện để phát triển Và việc rèn luyện kỹ có ích cho công việc sống cho người Kỹ quan sát không bao gồm khả quan sát mà khả phân tích giải thích Khi bạn nhận thông tin hay liệu gì, bạn cần đặt cho câu hỏi như: “Vấn đề gì? Thông tin nói lên điều gì? Và cố gắng giải thích tìm câu trả lời phù hợp có thể.” • Kỹ Tổ chức- Quản lý Kỹ tổ chức quản lý kỹ vị trí quan trọng , kỹ đánh giá lực chuyên môn tính nhanh nhạy, sáng tạo cần thiết nhân viên Quản trị Văn phòng, kỹ tạo bước phát triển quan trọng cho công việc đến thành công định 30% k ết qu ả công việc nhà Quản trị Văn phòng Vì nhà Quản trị Văn phòng cần biết cách: - Tổ chức quản lý khoa học phòng làm việc Tổ chức quản lý văn giấy tờ phương tiện, phương pháp đại nhất, thuận lợi cho trình giải công việc - Tổ chức thu thập xử lý thông tin nhanh nhất, hiệu nhất, kịp thời nhất, chuyên nghiệp - Xây dựng phương pháp quản lý tự quản lý cá nhân cán công nhân viên chuẩn hoá công việc, thời gian Ngoài ra, việc hiểu biết thêm số ngành luật kinh tế, thương mại cần thiết có mối quan hệ chặt chẽ với chuyên ngành Quản trị Văn phòng mà cần bổ xung để đáp ứng nguồn nhân lực toàn phương diện, môi trường làm việc chuyên môn hoá cao Sinh viên: Lê Thị Hảo 33 Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng Điều nhận thấy qua “ đào tạo xã hội cần, không cần đào tạo ta có không cần cho xã hội” Trước thực tế đòi hỏi xã hội với đặc thù riêng chuyên ngành Quản trị Văn phòng việc đào tạo kỹ cần thiết cho nhà Quản trị Văn phòng theo định hướng hội nhập kinh tế quốc tế quan trọng, để sinh viên trường sẵn sàng thích nghi với môi trường, điều kiện làm việc khác Như vậy, với kỹ trình bày đây, xin sơ đồ hóa lại sau: SƠ ĐỒ HÓA KỸ NĂNG CẦN THIẾT ĐỐI VỚI NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Kỹ tin học Kỹ hợp tác làm việc nhóm Kỹ nghiệp vụ chuyên môn Kỹ ngoại ngữ Kỹ giao tiếp Kỹ nhà quản trị văn phòng Kỹ thuyết trình, đàm phán Kỹ lập kế hoạch Kỹ tổ chức, quản lý Sinh viên: Lê Thị Hảo Kỹ quan sát 34 Kỹ giải vấn đề Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng CHƯƠNG II KỸ NĂNG NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN HÀNG HẢI VIỆT NAM Vài nét Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (Maritime Bank) Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (Maritime Bank) thành lập theo giấy phép số 0001/NH-GP ngày 08/06/1991 Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, ngày 12/07/1991 Maritime Bank thức khai trương vào hoạt động Thành phố cảng Hải Phòng, sau Pháp lệnh Ngân hàng Thương mại, Hợp tác xã Tín dụng Công ty Tài có hiệu lực Khi đó, tranh luận mô hình ngân hàng cổ phần chưa ngã ngũ Maritime Bank trở thành ngân hàng thương mại cổ phần Việt Nam Đó kết có từ sức mạnh tập thể ý thức đổi cổ đông sáng lập: Cục Hàng Hải Việt Nam, Tổng Công ty Bưu Viễn thông Việt Nam, Cục Hàng không Dân dụng Việt Nam,… Ban đầu, Maritime Bank có 24 cổ đông, vốn điều lệ 40 tỷ đồng vài chi nhánh tỉnh thành lớn Hải Phòng, Hà Nội, Quảng Ninh, thành phố Hồ Chí Minh Có thể nói, đời Maritime Bank thời điểm đầu thập niên 90 kỷ XX góp phần tạo nên bước đột phá quan trọng trình chuyển dịch cấu kinh tế Việt Nam Nhìn lại chặng đường phát triển năm 1997 - 2000 giai đoạn thử thách, cam go Maritime Bank Do ảnh hưởng khủng hoảng tài tiền tệ Châu Á, Maritime Bank gặp nhiều khó khăn Tuy vậy, nội lực lĩnh mình, Maritime Bank dần lấy lại trạng thái cân phát triển mạnh mẽ từ năm 2005 Trong xu nâng cao vị lĩnh vực ngân hàng Việt Nam hội nhập môi trường ngân hàng toàn cầu với định thay đổi toàn diện, từ định hướng kinh doanh, hình ảnh thương hiệu, thiết kế không gian giao dịch tới phương thức tiếp cận, giao dịch khách hàng… Maritime Bank nhận định Ngân hàng có sắc diện mẻ, đường hướng hoạt động táo bạo mô hình giao dịch chuyên nghiệp, đại Việt Nam Với thay Sinh viên: Lê Thị Hảo 35 Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng đổi này, Maritime Bank đơn vị, phận đơn vị dịch vụ hoạt động với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn khác nhằm phục vụ yêu cầu khách hàng, đối tác chí yêu cầu nội đơn vị hệ thống Đặc biệt, phòng Hành Khu vực Hà Nội- với chức tồ chức thực công tác hành chính, văn phòng, hậu cần, nội vụ đầu tư, sửa chữa bảo dưỡng sở vật chất, trang thiết bị, tài sản để bảo đảm điều kiện phục vụ hoạt động kinh doanh Maritime Bank , đơn vị trực tiếp làm việc với hầu hết đơn vị, phận trực thuộc Maritime Bank cần phải có kỹ cốt yếu trang bị cho nhân viên Quản trị Văn phòng nhằm đáp ứng dịch vụ công tác hành tốt Thực trạng kỹ nhà Quản trị Văn phòng phòng Hành Khu vực Hà Nội- Maritime Bank Phòng Hành Khu vực Hà Nội bố trí với 25 CBNV đó: Giám đốc Hành Khu vực Hà Nội Chuyên viên chính: 04 CBNV Chuyên viên: 08 CBNV Nhân viên (bao gồm đội xe): 12 Tại Maritime Bank khối lượng công việc liên quan tới hành chính, văn phòng lớn bao gồm: Triển khai thực công tác hậu cần, nội vụ: cấp phát thẻ NV, thẻ xe, đặt vé máy bay, báo chí, quản lý phòng họp, xếp vị trí, chỗ ngồi trụ sở Maritime Bank ; Cung ứng bảo trì công cụ lao động (trừ công cụ lao động Phòng Quản lý Tài sản Mạng lưới cung cấp), văn phòng phẩm dịch vụ khác theo quy định Maritime Bank khu vực tập trung hành Hà Nội; Tổ chức công tác bảo trì, cải tạo, sửa chữa nhà cửa, văn phòng làm việc (những hạng mục không ảnh hưởng đến kêt cấu công trình công sử dụng), sửa chữa bảo dưỡng định kỳ máy móc, thiết bị như: điều hòa không khí, máy phát điện, điện nước, điện thoại ; Đầu mối tiếp nhận yêu cầu Sinh viên: Lê Thị Hảo 36 Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng đơn vị liên quan đến công tác cải tạo, sửa chữa nhà cửa, văn phòng làm việc (những hạng mục ảnh hưởng đển kết cấu công trình công sử dụng) để chuyển sang công ty đổi tác triển khai thực hiện; Chịu trách nhiệm thực thủ tục pháp lý: Đăng ký kinh doanh, thuế, bãi đỗ xe, thuê vỉa hè quan hệ đối ngoại quan quyền chức thuộc phạm vi đảm trách; Quản lý kho vật tư, thiết bị thay bảo dưỡng toán phân bổ chi phí, địch vụ liên quan theo quy định tài kế toán; Giám sát đơn vị kinh doanh, phận, phòng ban thực đảm bảo an ninh, an toàn tài sản, công tác PCCC, phòng chống lụt bão; Giám sát công ty thành viên, đối tác việc thực công tác bảo vệ, sửa chữa bảo dưỡng, vệ sinh, cảnh phòng dịch Thực nhiệm vụ khác giao Do đặc thù dự án tái cấu trúc Ngân hàng, nên phận Văn thư Ngân hàng trực thuộc Văn phòng (Văn phòng Maritime Bank phận giúp việc cho Hội đồng Quản trị, Hội đồng Điều hành thực công tác trợ lý) Với khối lượng lớn đầu mục công việc trên, đơn vị đầu mối hỗ trợ làm việc liên quan tới toàn đơn vị, cá nhân toàn hệ thống phòng Hành Khu vực Hà Nội Maritime Bank thực hầu hết nghiệp vụ chuyên ngành Quản trị Văn phòng Điều đồng nghĩa với việc, CBNV trực thuộc phòng Hành Khu vực Hà Nội cần thiết phải trang bị cho thân kiến thức nghiệp vụ chuyên môn kỹ làm việc cần thiết nhà Quản trị Văn phòng Ban Lãnh đạo Khối Vận hành Giám đốc Hành Khu vực Hà Nội luôn yêu cầu CBNV phòng Hành Khu vực Hà Nội trang bị hiểu biết Văn phòng Quản trị văn phòng; tổ chức hoạt động văn phòng; nắm vững quy trình, quy định Pháp luật Maritime Bank công tác hành chính, văn phòng việc áp dụng tiến khoa học kỹ thuật, tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO, sử dụng thành Sinh viên: Lê Thị Hảo 37 Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng thạo phần mềm công tác hành như: Opservicedesk- phần mềm dịch vụ hỗ trợ hành tổng hợp, phần mềm quản lý điều xe công vụ, phần mềm quản lý phòng họp,… Ngoài kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ CBNV phải trang bị thêm vốn kiến thức kỹ hành kỹ mềm – kỹ đặc biệt cần thiết cho nhân viên văn phòng đại chuyên nghiệp Tuy nhiên, thực tế, phòng Hành Khu vực Hà NộiMaritime Bank đội ngũ CBNV làm công tác hành trang bị cho đầy đủ vốn kiến thức kỹ Là đơn vị hỗ trợ, sau năm/quý hoạt động, phòng Hành Khu vực Hà Nội tổ chức tổng kết tổng hợp ý kiến đánh giá, phản hồi đơn vị, cá nhân để làm sở xây dựng kế hoạch công việc, dự báo phát sinh phòng ngừa vướng mắc, rủi ro công việc cho kỳ Đối với người lãnh đạo đội ngũ CBNV phòng Hành Khu vực Hà Nội Maritime Bank, chưa toàn diện trang bị cho kỹ để hoàn thành tốt nhiệm vụ, hỗ trợ tối đa yêu cầu đơn vị, cá nhân để trở thành tập thể tiên tiến Maritime Bank Những kỹ bao gồm: • Thành thạo nghiệp vụ văn phòng: Không thời xưa, tài liệu giấy tờ xếp đống núi, người Quản trị Văn phòng Maritme Bank suốt ngày cắm mặt vào ghi ghi chép chép Giờ đây, với hỗ trợ công nghệ đại như: máy tính, máy in, máy photo, … giúp ích cho họ nhiều Chỉ cần trang bị cho kiến thức máy tính, sử dụng thành thạo chương trình phần mềm; mạng; thiết bị văn phòng điện thoại nội bộ, máy photo, fax, email,… họ kết nối xử lý công việc cách nhanh chóng với đồng nghiệp, đối tác khắp nơi • Kỹ quản lý nhân sự: Tuy người Quản trị Văn phòng người làm công tác nhân họ người thường xuyên tiếp xúc với nhân viên công ty, có mối quan hệ công việc với hầu hết tất đơn vị, cá nhân công ty với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn mình, họ Sinh viên: Lê Thị Hảo 38 Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng có trách nhiệm hòa giải mâu thuẫn, giải đáp khúc mắc, hóa giải xúc lòng nhân viên công việc bị vướng mắc, mẫu thuẫn cần tìm cách giải • Kỹ quản lý- tổ chức: Đôi lúc nhà quản trị văn phòng đóng vai trò làm người giám sát, đánh giá công việc hoàn thành lực nhân viên Vì họ phải trang bị kiến thức chuyên môn vừa đủ để biết nhân viên làm gì, làm nào, kết sao… Và cá nhân CBNV hành văn phòng cần quản lý, tổ chức, xếp bố trí công việc khách khoa học, có trách nhiệm theo dõi báo cáo tiến độ với cấp đánh giá kết hoàn thành Phòng hành Khu vực Hà Nội cung cấp dịch vụ hành cho đơn vị, cá nhân khác,vì người làm công tác hành phải biết tổ chức lực lượng hành cho nhân viên hiểu rõ bổn phận, hiểu vị trí Tuyên truyền cho đơn vị, cá nhân hiểu rõ chức hành Mục đích chức tổ chức phối hợp yếu tố liên hệ (con người, phương pháp, dụng cụ, máy móc, tiền bạc ) để đạt hiệu cao vậy, nhà Quản trị Văn phòng phải tổ chức, bố trí nhân viên cho đạt hiệu công việc • Kỹ giao tiếp: Giao tiếp giỏi nghĩa phải nhà hùng biện xuất sắc nhà văn tuyệt vời Nó nghĩa bạn buộc phải thể thân thật tốt trước mặt người khác Kỹ giao tiếp CBNV hành Maritime Bank thể việc họ thuyết phục người khác kết sao? Giao tiếp giống việc viết báo cáo cần có thống nhất, yếu tố thuyết phục nội dung phong thái bình tĩnh, tự tin thể (từ trang phục, đầu tóc đến bước cách bạn chuyện trò với người xung quanh) • Kỹ giải mâu thuẫn: Khả thuyết phục, thương lượng giải mâu thuẫn điều quan trọng bạn muốn thăng tiến đường nghiệp Cũng theo ông Sarikas: “Bạn cần phải có kỹ để phát triển mối quan hệ có lợi cho công ty bạn, thuyết phục Sinh viên: Lê Thị Hảo 39 Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng khách hàng, thương lượng phương án hợp lý giải mâu thuẫn cá nhân, Khi bạn giải mâu thuẫn đồng nghĩa với việc bạn rèn luyện dần tố chất quản lý, giúp dung hòa mối quan hệ Điều góp phần không nhỏ vào thành công sau bạn” • Kỹ làm việc nhóm: Nhóm hiểu phận hình thành gắn kết văn phòng làm việc Nói cách đơn giản, nhóm làm việc nhóm tạo tinh thần hợp tác, biết phối hợp phát huy ưu điểm thành viên nhóm để đạt đến kết tốt cho mục đích mà nhóm đặt Tại phòng Hành Khu vực Hà Nội tùy theo nhu cầu, mục đích công việc, nhà Quản trị tạo cho nhóm dựa vào tính chất công việc định số lượng lực thành viên nhóm, nhóm hình thành phát triển theo nhiều hình thức thời gian hoạt động khác Ngoài kỹ mà trình thực tập phòng Hành Khu vực Hà Nội- Maritime Bank quan sát, tìm hiểu trực tiếp áp dụng công việc thực tế phát sinh, nhận thấy việc cụ thể người CBNV hành cần linh hoạt nhạy bén để sử dụng kiến thức nghiệp vụ chuyên môn, hiểu biết kỹ cần thiết để giải vấn đề Hiệu vấn đề hoàn toàn nằm cách thức người thực nào? Trên thực tế, CBNV hành hội tụ đủ kỹ này, nhiên trình làm việc họ hỗ trợ, chia sẻ với theo mạnh người để hướng tới mục tiêu tốt cho nhiệm vụ giao Vì phòng Hành Khu vực Hà Nội- Maritime Bank tập thể gắn kết sức mạnh cộng hưởng thành công Sinh viên: Lê Thị Hảo 40 Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng Chương Nhận xét, kiến nghị Đối với sinh viên, học trường có phương pháp dạy tốt Trường Đại học Nội vụ Hà Nội môi trường thực tập đại, chuyên nghiệp Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam thân nhận thấy trang bị kiến thức, kỹ tốt đáp ứng đòi hỏi xã hội tự tin việc lựa định hướng lựa chọn lĩnh vực nghề nghiệp sau hoàn thành khóa học trường Với tư cách sinh viên khoa Quản trị Văn phòng nói riêng Sinh viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung sau thơi gian tháng thực tập Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam, nhận thấy để chất lượng đào tạo kỹ cho lớp nhân viên Quản trị Văn phòng trẻ tràn đầy nhiệt huyết, đạt kết cao phù hợp với yêu cầu xã hội cần, xin đưa số đề xuất sau: Về phía Nhà trường: Một là, cần xây dựng chương trình giảng dạy khoa học, toàn diện mang tính tương tác việc điều chỉnh tăng số đơn vị học trình cho môn học đưa vào giảng dạy nhiều môn kỹ nhằm giúp cho cho sinh viên trang bị cho thân kiến thức nghiệp vụ chuyên môn kỹ đặc biệt kỹ Tin học ngoại ngữ đặc thù sinh viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội chưa có nhiều kỹ hai môn học đặc biệt khả sử dụng ngoại ngữ (tiếng Anh) Hai là, đưa thêm môn học xã hội mở lớp học đào tạo ngắn hạn để sinh viên trau dồi kỹ kiến thức xã hội Ba là, khuyến khích, phát động sinh viên mở câu lạc tăng thêm sức mạnh đoàn kết, phát huy sức trẻ Nếu có đội sinh viên có khả giao tiếp, đàm phán thuyết trình tốt nâng sức mạnh cho khối sinh viên trường Bốn là, cần tăng số buổi học ngoại khoá để sinh viên có hội tiếp xúc thực tiễn cần cải tổ hệ thống thiết bị Văn phòng, trang thiết bị dạy lạc hậu, hết khấu hao, .thay trang thiết bị sinh viên thực hành tốt hơn, sát thực tiễn Sinh viên: Lê Thị Hảo 41 Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng Về phía Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam Tạo điều kiện cho sinh viên thực tập tham gia tối đa vào công việc trực thuộc chức năng, nhiệm vụ phòng Hành Khu vực Hà Nội Bởi giáo dục có nguyên lý “học đôi với hành”, điều nhằm hỗ trợ sinh viên có thêm kỹ kinh nghiệm thực tế môi trường làm việc tình huống, công việc mà lâu bạn đọc giải sách Thực tập khâu kết nối lý thuyết thực tế, trình thực tập sinh viên gặp phải tình không dạy nhà trường, lúc quan tiếp nhận sinh viên thực tập cần phải tạo hội bố trí người có kinh nghiệm hướng dẫn sinh viên thực tập nhằm hoàn thành tốt nhiệm vụ giao trình sinh viên thực tập Ngoài ra, quan tiếp nhận sinh viên thực tập cần có đánh giá khách quan, với lực sinh viên trình thực tập, nhằm giúp sinh viên nhìn mạnh điểm yếu thân để tìm cách phát huy tốt điều tiết, hạn chế điểm chưa tốt Khi hội tụ đầy đủ nghiệp vụ chuyên môn kỹ thật tốt, điều hiển nhiên nhà Quản trị Văn phòng trẻ trường đời nhanh chóng thích nghi với môi trường làm việc với họ đó: việc nhận định, giải tinh gọn, sắc bén công việc, tình không khó khăn lớn nữa; kỹ vi tính, ngoại ngữ, giao tiếp cánh tay phải hành trang nghề nghiệp tự tin để khẳng định câu nói tiếng triết gia xưa “Con người ta sinh để tan biến hạt cát, họ sinh để in dấu mặt đất trái tim người khác” Sinh viên: Lê Thị Hảo 42 Lớp: ĐHLT.QTVP K13B