Đang tải... (xem toàn văn)
PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA NGÂN HÀNG ĐẠI CHÚNG VIỆT NAM 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức Ngân hàng thương mại cổ phần Đại chúng Việt Nam. 1.1. Chức năng. Ngân hàng thương mại cổ phần Đại chúng Việt Nam được thành lập theo hình thức công ty cổ phần, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng theo quy định của pháp luật Việt Nam. Ngân hàng thương mại cổ phần Đại chúng Việt Nam thực hiện chức năng nhận tiền gửi không kỳ hạn, tiền gửi tiết kiệm và các lọa tiền gửi khác. Phát hành chứng chỉ tiền gửi, kỳ phiếu, tín phiếu, trái phiếu để huy động vốn trong nước và ngoài nước theo quy định của Ngân hàng nhà nước Việt Nam và quy định của pháp luật. 1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn. 1.2.1. Huy động vốn. PV Combank huy động vốn của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước bằng đồng Việt Nam, ngoại tệ, vàng và các công cụ tài chính khác theo quy định của pháp luật dưới các hình thức sau: Nhận tiền gửi không kỳhạn; tiền gửi có kỳhạn, tiền gửi tiết kiệm và các loại tiền gửi khác. Phát hành chứng chỉtiền gửi, kỳ phiếu, tín phiếu, trái phiếu để huy động vốn trong nước và nước ngoài. Vay vốn của các tổ chức tín dụng khác hoạt động tại Việt Nam và của tổ chức tín dụng nước ngoài. Vay vốn của Ngân hàng Nhà nước dưới hình thức tái cấp vốn. Các hình thức huy động vốn khác không trái quy định của pháp luật. 1.2.2. Hoạt động tín dụng PV Combank cấp tín dụng cho tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước bằng đồng Việt Nam, ngoại tệ theo quy định của pháp luật dưới các hình thức sau: Cho vay ngắn hạn, trung hạn, dài hạn nhằm đáp ứng nhu cầu vốn sản xuất, kinh doanh, dịch vụ, đời sống và thực hiện các dự án đầu tư phát triển; Bảo lãnh ngân hàng; Cho thuê tài chính (thông qua công ty con là công ty cho thuê tài chính); Chiết khấu, tái chiết khấu công cụ chuyển nhượng và các giấy tờ có giá khác; Bao thanh toán trong nước; bao thanh toán quốc tế đối với các ngân hàng được phép thực hiện thanh toán quốc tế; Phát hành thẻ tín dụng; Các hình thức cấp tín dụng khác sau khi được Ngân hàng Nhà nước chấp thuận.
Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lời mở đầu Trong chương trình đaò tạo nghành quản trị văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, kiến tập trình nhằm nâng cao kỹ nghề nghiệp giúp sinh viên có hội tiếp cận với hoạt động thực tế Qua vận dụng kiến thức học để rèn luyện kỹ năng, nghiệp vụ chuyên môn công tác hành nhà nước : kỹ soạn thảo văn bản, trình thủ tục tiếp nhận, phát hành chuyển giao văn Đồng thời nắm vững chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan nhà nước Theo đó, trí phó giám đốc Ngân hàng thương mại cổ phần Đại chúng Việt Nam – em có thời gian kiến tập đốc Ngân hàng thương mại cổ phần Đại chúng Việt Nam tháng Trong thời gian này, với giúp đỡ tận tình tập thể cán bộ, nhân viên phòng em nắm bắt cấu tổ chức, chức nhiệm vụ, quyền hạn mối quan hệ cuẩ văn phòng phòng ban khác Đồng thời thực kỹ nghiệp vụ hành vai trò nhân viên văn phòng yêu cầu cụ thể mà phòng giao cho Em xin chân thành cảm ơn thạc sỹ Lâm Thu Hằng tận tình hướng dẫn em thời gian kiến tập em xin chân thành cảm ơn Phùng Thanh Hà – Phó giám đốc Ngân hàng thương mại cổ phần Đại chúng Việt Nam tạo điều kiện thuận lợi giúp đỡ em hoàn thành tốt chương trình kiến tập Do thời gian tìm kiếm nghiên cứu văn phòng Ngân hàng thương mại cổ phần Đại chúng Việt Nam có hạn nên báo cáo em nhiều thiếu sót Vậy kính mong thầy cô có ý kiến đạo để báo cáo em hòanthiện Đô ời rút học kinh nghiệm trang bị cho em kiến thức tảng thực tiễn để phục vụ cho công việc sau trường Sinh viên: Nguyễn Thị Hường Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Giới thiệu chung Ngân hàng thương mại cổ phần Đại chúng Việt Nam Ngân hàng thương mại cổ phần Đại chúng Việt Nam thành lập theo định số 279 GP – NHNN ngày 16/09/2013 Ngân hàng Nhà nước Việt Nam ( PVFC ) Ngân hàng Thương mại Cổ phần Phương Tây (WesterBank) Ngày 01/10/2013 PVComBank thức hoạt động sở giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp công ty cổ phần, mã số doanh nghiệp 0101057919 Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Hà Nội cấp Ngân hàng thương mại cổ phần Đại chúng Việt Nam ( PVComBank) có tổng tài sản đạt gần 100 000 tỉ đồng, vốn điều lệ 9000 tỉ đồng, cổ đông lớn tập đoàn Dầu khí Việt Nam ( chiếm 52 % ), cổ đông chiến lược Morgan Stanky ( 6,7% ) Với mạng lưới 108 điểm giao dịch tỉnh thành trọng điểm toàn quốc; nguồn nhân lực chất lượng cao bề dày kinh nghiệm cho cung cấp dịch vụ cho doanh nghiệp ngành dầu khí, lượng, hạ tầng PV Com Bank cung cấp sản phẩm dịch vụ đa dạng đáp ứng đâỳ đủ nhu cầu khách hàng tổ chức cá nhân Với hiệu hành động “ Ngân hàng không khoảng cách” PV Com Bank hướng tới xây dựng hình ảnh ngân hàng thân thiện, gần gũi, tận tụy thành công khách hàng Ngân hàng cam kết phấn đấu trở thành ngân hàng chuẩn mực cung cấp dịch vụ, với phong cách thân thiện, lấy lợi ích khách hàng, đối tác làm mục tiêu hành động, xây dựng thương hiệu PV Combank gắn với phương châm hành động xuyên suốt : Ngân hàng không khoảng cách PV Combank bước khẳng định uy tín thương hiệu thị trường tài tiền tệ, cung cấp dịch vụ chất lượng cao, tạo khác biệt phong cách phục vụ, đồng thời thực tốt trách nhiệm xã hội doanh nghiệp, mang lại lợi ích cho cộng đồng tăng giá trị lợi ích cho cổ đông Sinh viên: Nguyễn Thị Hường Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA NGÂN HÀNG ĐẠI CHÚNG VIỆT NAM Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Ngân hàng thương mại cổ phần Đại chúng Việt Nam 1.1 Chức Ngân hàng thương mại cổ phần Đại chúng Việt Nam thành lập theo hình thức công ty cổ phần, có tư cách pháp nhân, có dấu riêng theo quy định pháp luật Việt Nam Ngân hàng thương mại cổ phần Đại chúng Việt Nam thực chức nhận tiền gửi không kỳ hạn, tiền gửi tiết kiệm lọa tiền gửi khác Phát hành chứng tiền gửi, kỳ phiếu, tín phiếu, trái phiếu để huy động vốn nước nước theo quy định Ngân hàng nhà nước Việt Nam quy định pháp luật 1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 1.2.1 Huy động vốn PV Combank huy động vốn tổ chức, cá nhân nước đồng Việt Nam, ngoại tệ, vàng công cụ tài khác theo quy định pháp luật hình thức sau: - Nhận tiền gửi không kỳhạn; tiền gửi có kỳhạn, tiền gửi tiết kiệm loại tiền gửi khác - Phát hành chứng chỉtiền gửi, kỳ phiếu, tín phiếu, trái phiếu để huy động vốn nước nước - Vay vốn tổ chức tín dụng khác hoạt động Việt Nam tổ chức tín dụng nước - Vay vốn Ngân hàng Nhà nước hình thức tái cấp vốn - Các hình thức huy động vốn khác không trái quy định pháp luật 1.2.2 Hoạt động tín dụng PV Combank cấp tín dụng cho tổ chức, cá nhân nước đồng Việt Nam, ngoại tệ theo quy định pháp luật hình thức sau: Sinh viên: Nguyễn Thị Hường Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Cho vay ngắn hạn, trung hạn, dài hạn nhằm đáp ứng nhu cầu vốn sản xuất, kinh doanh, dịch vụ, đời sống thực dự án đầu tư phát triển; - Bảo lãnh ngân hàng; - Cho thuê tài (thông qua công ty công ty cho thuê tài chính); - Chiết khấu, tái chiết khấu công cụ chuyển nhượng giấy tờ có giá khác; - Bao toán nước; bao toán quốc tế ngân hàng phép thực toán quốc tế; - Phát hành thẻ tín dụng; - Các hình thức cấp tín dụng khác sau Ngân hàng Nhà nước chấp thuận 1.2.3 Dịch vụ toán ngân quỹ: a) PV Combank mở tài khoản, cung ứng dịch vụ toán ngân quỹ cho khách hàng nước nước theo quy định pháp luật, bao gồm: - Cung ứng phương tiện toán - Thực dịch vụ toán nước cho khách hàng bao gồm séc, lệnh chi, ủy nhiệm chi, nhờthu, ủy nhiệm thu, thư tín dụng, thẻ ngân hàng trừ thẻ tín dụng; - Thực dịch vụ thu hộ chi hộ - Thanh toán bù trừ bao gồm công cụ chuyển nhượng, công cụ phái sinh tài giấy tờ có giá khác - Thực dịch vụ thu phát tiền mặt cho khách hàng - Thực dịch vụ toán khác theo quy định Ngân hàng Nhà nước - Thực dịch vụ toán quốc tế Ngân hàng Nhà nước cho phép b) Ngân hàng tổ chức hệ thống toán nội bộvà tham gia hệ thống toán nước nước; tham gia hệ thống toán quốc tế Ngân hàng Nhà nước chấp thuận Sinh viên: Nguyễn Thị Hường Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.2.4 Các hoạt động kinh doanh dịch vụ ngân hàng thương mại khác: a) Kinh doanh thị trường tiền tệ, thị trường ngoại hối, thị trường giao dịch hàng hóa kỳ hạn nước nước b) Kinh doanh vàng thị trường nước thị trường quốc tế sau Ngân hàng Nhà nước chấp thuận c) Lưu ký chứng khoán theo quy định pháp luật d) Được quyền ủy thác, nhận ủy thác, làm đại lý lĩnh vực liên quan đến hoạt động ngân hàng, kể việc quản lý tài sản, vốn đầu tư tổ chức, cá nhân nước theo hợp đồng ủy thác đại lý đ) Cung cấp dịch vụtưvấn tài chính, môi giới tiền tệ trực tiếp cho khách hàng qua công ty trực thuộc thành lập theo quy định pháp luật e) Cung ứng dịch vụ quản lý tiền mặt, vật quý giấy tờ có giá, cho thuê tủ, két an toàn dịch vụ khác theo quy định pháp luật f) Cung cấp dịch vụmôi giới tiền tệ, dịch vụ tín thác theo quy định pháp luật g) Kinh doanh, cung ứng dịch vụ ngoại hối, sản phẩm phái sinh tỷ giá, lãi suất, ngoại hối, tiền tệ tài sản tài khác theo quy định Ngân hàng Nhà nước h, PV Combank thực hoạt động ngân hàng đầu tư hình thức trực tiếp gián tiếp thông qua công ty chứng khoán, công ty quản lý quỹ, công ty tài loại hình công ty khác mà PV Combank nắm giữ cổ phần có phần vốn góp theo quy định pháp luật Hoạt động ngân hàng đầu tư bao gồm không hạn chế ởcác loại hình sau: - Tư vấn tài doanh nghiệp, tưvấn mua bán, hợp nhất, sáp nhập doanh nghiệp tư vấn đầu tư, tư vấn phát hành trái phiếu, tư vấn niêm yết; - Bảo lãnh phát hành chứng khoán; đại lý phát hành chứng khoán; - Môi giới tự doanh chứng khoán; Sinh viên: Nguyễn Thị Hường Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Quản lý, phân phối chứng quỹ đầu tư; - Quản lý danh mục đầu tưchứng khoán; - Dịch vụlưu ký chứng khoán, ngân hàng giám sát; - Dịch vụquản lý tài sản - Hoạt động nghiên cứu; - Các hoạt động ngân hàng đầu tưkhác theo quy định pháp luật i, Hoạt động kinh doanh bảo hiểm PV Combank thực cung ứng dịch vụ bảo hiểm sau hình thức thành lập công ty có liên quan làm đại lý cho công ty bảo hiểm theo quy định pháp luật: - Bảo hiểm nhân thọ; - Bảo hiểm phi nhân thọ; - Tái bảo hiểm; - Các dịch vụ bảo hiểm khác theo quy định pháp luật k, Các hạn chế để bảo đảm an toàn hoạt động - Trong trình hoạt động, PV Combank phải tuân thủ quy định hạn chế để đảm bảo an toàn hoạt động ngân hàng theo quy định Chương VI Luật Các Tổ chức Tín dụng theo quy định Ngân hàng Nhà nước; thực phân loại tài sản trích lập dự phòng rủi ro liên quan đến hoạt động ngân hàng theo quy định pháp luật hành l Các hoạt động khác Căn quy định pháp luật hành, PV Combank thực hoạt động khác bao gồm không hạn chế lĩnh vực sau đây: - Dùng vốn điều lệ quỹ dự trữ để góp vốn, mua cổ phần ủy thác cho cá nhân, tổ chức khác thực góp vốn, mua cổ phần doanh nghiệp, quỹ đầu tư tổ chức tín dụng khác nước theo quy định pháp luật - Thành lập công ty quản lý nợ khai thác tài sản trực thuộc để tiếp nhận, quản lý, khai thác, bán tài sản khách hàng dùng để trả nợ ngân hàng hoạt động khác theo quy định pháp luật; Sinh viên: Nguyễn Thị Hường Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Thành lập Đơn vị trực thuộc để thực hoạt động kinh doanh có liên quan tới hoạt động ngân hàng theo quy định pháp luật - Được thực hoạt động khác pháp luật cho phép 1,3 Cơ cấu tổ chức Ngân hàng thương mại cổ phần Đại chúng Việt Nam Hiện tại, cấu tổ chức Ngân hàng thương mại cổ phần Đại chúng Việt Nam sau : Ban kiểm soát gồm : + Ông Nguyễn Đình Lâm - Chủ tịch + Ông Vũ Huy An – Thành viên + Ông Trinh Hữu Hiền – Thành viên + Ông Võ Trọng Thủy – Thành viên + Ông Đoàn Minh Mẫn – Thành viên Ban điều hành gồm : + Ông Nguyễn Hoành Linh – Tổng giám đốc + Ông Nguyễn Hoàng Nam – Phó tổng giám đốc + Bà Nguyễn Thu Hương – Phó tổng giám đốc + Ông Nguyễn Anh Tuấn –Phó tổng giám đốc + Ông Ngô Ngọc Quang – Phó tổng giám đốc + Bà Võ Thị Hoàng Yến – Phó phụ trách khối + Ông Nguyễn Việt Hà – Giám đốc khối + Ông Nguyễn Mạnh Hùng – Quyền giám đốc khối + Ông Đặng Thế Hiên – Quyền giám đốc khối Sơ đồ tổ chức máy Ngân hàng thương mại cổ phần Đại chúng Việt Nam ( Phụ lục ) 2, Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng Ngân hàng thương mại cổ phần Đại chúng Việt Nam 2.1 Tổ chức hoạt động văn phòng 2.1.1, Chức năng, nhiệm vụ, cấu phòng hành Ngân hàng thương mại cổ phần Đại chúng Việt Nam Sinh viên: Nguyễn Thị Hường Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội a Vị trí, chức - Phòng hành quan chuyên môn thuộc Ngân hàng thương mại cổ phần Đại chúng Việt Nam – quan tham mưu cho Tổng Giám đốc sách hoạt động hành toàn Ngân hàng cách hiệu - Tổ chức hoạt động hành hồ sơ - Kiểm tra, giám sát hỗ trợ nghiệp vụ hành toàn hệ thống DAB có yêu cầu b Nhiệm vụ - Tham mưu cho Tổng giám đốc sách hoạt động hành toàn ngân hàng cách hiệu + Xây dựng sách, quy trình, định, hướng dẫn + Đề xuất bố trí, cải tạo mặt làm việc cho phù hợp với yêu cầu phát triển giai đoạn đảm bảo môi trường làm việc ngân hàng đẹp + Đề xuất lựa chọn nhà cung cấp trang thiết bị loại phục vụ cho ngân hàng sở chất lượng, tiết kiệm hiệu - Tổ chức hoạt động hành Hội sở + Tổ chức lưu trữ chứng từ, sổ sách có liên quan đến hoạt động hành Hội sở cung cấp kịp thời định ngân hàng + Tổ chức thực cung ứng loại ấn phẩm, văn phòng phầm cho Hội sở + Tổ chức thực vận chuyển tiền, hàng đưa lãnh đạo công tác + Tổ chức gửi văn thư, tài liệu báo cáo bên ngân hàng cho đơn vị có liên quan quan chức + Tổ chức hoạt động kiểm tra hành Ngân hàng + Theo dõi, quản lý phòng họp Hội sở, phối hợp đơn vị, phận có liên quan, tổ chức buổi họp, hội nghị, đào tạo, lễ tết, kiện Ngân hàng + Hỗ trợ thực công tác Công đoàn toàn Ngân hàng Sinh viên: Nguyễn Thị Hường Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Hỗ chợ công tác hành khác cho đơn vị có yêu cầu + Biên soạn tài liệu nghiệp vụ hành chính, lái xe, bảo vệ phối hợp phòng Nhân Đào tạo, tổ chức đào tạo cho nhân viên thuộc phận hành toàn hệ thống + Quản lý tổ chức, thực chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo bồi dưỡng + Thực nhiệm vụ khác theo phân công Tổng Giám đốc ngân hàng * Đánh giá - Ưu điểm phòng hành + Xử lý thông tin, công việc giấy tờ nhanh, xác, việc chuyền giao văn văn phòng khác hay phận khác cách nhanh chóng, kịp thời + Cập nhập thông tin xác, xử lý công việc văn phòng nhanh chóng, kịp thời, hiệu + Đội ngũ cán bộ, nhân viên giỏi, yêu nghề động lên hiệu công việc cao,xử lý nhanh chóng theo quy định pháp luật + Trang thiết bị mới, đại giúp công việc đạt hiệu cao - Nhược điểm phòng hành Công việc cán nhân viên chưa rõ ràng, công việc phận chồng chéo thiếu nhân viên - Đề xuất + Thưỡng xuyên cho nhân viên tập huấn cử học lớp bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn, + Tổ chức bố trí nhân hợp lý, với chuyên môn + Tuyển dụng thêm nhân vào vị trí cụ thể c, Cơ cấu tổ chức Sinh viên: Nguyễn Thị Hường Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.1.2 Mô tả việc phân công nhiệm vụ vị trí công việc phòng hành Nhân Phòng Hành Ngân hàng thương mại cổ phần Đại chúng Việt Nam gồm : Trưởng phòng; 02 phó phòng 04 cán phụ trách chuyên môn, cụ thể : STT Họ tên Chức vụ Công việc phân công Ghi Nguyễn Trưởng - Tham mưu đóng góp ý kiến cho cấp Hồng phòng Sơn - Thừa lệnh lãnh đạo ký ban hành số văn : thông báo, giấy mời… - Chỉ đạo theo dõi hoạt động văn phòng với hoạt động liên quan - Phụ trách công tác đối ngoại báo chí, tham gia biên tập wedsite Ngân hàng - Công tác trị, tư tưởng, công tác thi đua khen thưởng phòng Thư ký họp ban lãnh đạo - Công tác cán bộ, quản lý hồ sơ cán bộ, công chức phòng - Quản lý tài phòng Phê duyệt hồ sơ, văn trước trình ký - Tiếp cán bộ, nhân viên ngân hàng đến phòng - Làm việc với đối tác đến công tác với phòng - Theo dõi, tiếp khách ban đầu Sinh viên: Nguyễn Thị Hường 10 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tài liệu phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị để lập hồ sơ nên tài liệu có giá trị để phục vụ cho công việc nghiên cứu trước mắt lâu dài Để làm hiệu cao, việc lập hồ sơ hành Ngân hàng thương mại cổ phần Đại chúng Việt Nam tuân thủ yêu cầu : - Điều Điều lệ công tác công văn giấy tờ ban hành kèm theo Nghị định 142 - CP ngày 28-9-1963 quy định: "Những công văn, tài liệu phản ánh hoạt động quan có giá trị để tra cứu, tham khảo phải lập thành hồ sơ" - Tài liệu hồ sơ phải có mối liên hệ chặt chẽ với phải đầy đủ hoàn chỉnh Muốn hồ sơ lập phục vụ tốt cho công tác nghiên cứu, thuận tiện cho việc tra tìm tài liệu hồ sơ phải bảo đảm mối liên hệ chặt chẽ với theo đặc trưng định tên gọi, vấn đề, tác giả, thời gian, thu thập tài liệu cần bảo đảm đầy đủ tài liệu hồ sơ - Tài liệu hồ sơ phải có giá trị.Nội dung tài liệu có nhiều giá trị khác nhau: loại có giá trị vĩnh viễn, loại có giá trị lâu dài (những tài liệu có giá trị lịch sử, khoa học), loại có giá trị tạm thời, có loại có giá trị thực tiễn hàng ngày, giải xong công việc tài liệu hết giá trị Vì vậy, lập hồ sơ cần lựa chọn tài liệu có giá trị đưa vào hồ sơ, tài liệu hết giá trị cần loại xét huỷ 3.6 Tìm hiểu tổ chức lưu trữ Ngân hàng thương mại cổ phần Đại chúng Việt Nam Công tác lưu trữ Ngân hàng thương mại cổ phần Đại chúng Việt Nam bao gồm toàn công việc thu thập, bổ sung, chỉnh lý, xác định giá, thống kê, bảo quản tổ chức khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ có hiệu quả, phục vụ cho công tác đạo, điều hành hoạt động nghiệp vụ, nâng cao hiệu - Số lượng cán phòng lưu trữ Ngân hàng thương mại cổ phần Đại chúng Việt Nam gồm có nhân viên, đạo trưởng phòng, phó phòng phụ trách cán lưu trữ nhân viên Sinh viên: Nguyễn Thị Hường 21 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Diện tích kho lưu trữ Ngân hàng thương mại cổ phần Đại chúng Việt Nam vào khoảng 50 m2 gồm giá để tài liệu thông thường tủ chuyên để tài liệu quan trọng - Tình trạng kho nhiều giá trống Ngân hàng vào hoạt động khoảng năm - Phương tiện bảo quản kho tương đối tốt với hệ thống quạt thông gió máy lạnh với hệ thống chiếu sáng đầy đủ * Đánh giá ưu nhược điểm : - Ưu điểm : Nhìn chung công tác lưu trữ Ngân hàng thương mại cổ phần Đại chúng Việt Nam phù hợp với tình trạng phát triển quan: + Kho tàng vệ sinh sẽ, chống côn trùng phá hoại + Đảm bảo bí mật tài liệu + Khai thác tài liệu theo quy định Ngân hàng Nhà nước - Nhược điểm : + Chưa có văn cụ thể quản lý công tác lưu trữ + Phần mềm quản lý lưu trữ chưa hoàn thiện cách đồng + Chính sách đãi ngộ cho người làm công tác lưu trữ chưa tốt + Việc nộp lưu tài liệu đơn vị tình trạng bó gói, chưa hình thành hồ sơ, nguồn kinh phí bố trí cho công tác lưu trữ chưa đạt yêu cầu + Cơ cấu tổ chức máy lưu trữ nằm phòng hành Tìm hiểu công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng quan 4.1 Quan sát, tìm hiểu liệt kê trang thiết bị văn phòng,sử dụng phổ biến văn phòng quan : Các trang thiết bị văn phòng bao gồm máy móc,dụng cụ cần thiết phục vụ công tác văn phòng quan như:Máy điên thoại,máy vi tính,máy Photo,máy in,may Fax… Trong : - Thiết bị truyền thông: Máy điện thoại; Máy vi tính - Thiết bị chụp,in ấn: Máy in; máy photo copy Sinh viên: Nguyễn Thị Hường 22 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Các trang thiết bị văn phòng khác : Bàn ghế, tủ,giá để tài liệu, điều hoà nhiệt độ, quạt, đồ trang trí… Các trang thiết bị văn phòng đóng vai trò quan trọng việc nâng cao hiệu hoạt động quan.Nhờ việc áp dụng thành tựu khoa học kĩ thuật,các trang thiết bị đại vào công tác văn phòng nên công tác văn phòng đạt hiệu cao,giảm thiểu thao tác không cần thiết Các trang thiết bị hỗ trợ đắc lực cho công tác văn phòng quan sau : - Xử lý,cung cấp thông tin nhanh chóng,kịp thời xác giúp nâng cao suất hiệu công việc - Công việc cải thiện số lượng chất lượng - Cung cấp nhiều thông tin cho hoạt động quản lý ban lãnh đạo - Làm giảm chi phí nhân lực chi phí khác kèm theo Trước hết : - Máy vi tính quan : Số lượng 07 chiếc.Cán văn phòng quản lý chịu trách nhiệm cho 01 máy mà người sử dụng.Nhằm phục vụ cho trình soạn thảo văn bản,xử lý thông tin,khai thác thông tin mạng Internet,trên đĩa mềm,trên đĩa CD – ROM,cung cấp cho lãnh đạo thông tin cần thiết đẻ quản lý cách hiệu Máy vi tính văn phòng kết nối với máy in,tạo điều kiện thuận lội cho việc in ấn tài liệu (in ấn văn bản) gửi cho ban lãnh đạo Máy vi tinh lưu trữ lại loại văn bản,tài liệu cần sử dụng truy xuất cách nhanh chóng xác, sử dụng lại Máy vi tính văn phòng kết nối với mạng Internet, điều giúp cho cán văn phòng cập nhật thông tin cách thường xuyên Giúp trao đổi,và chia sẻ thông tin nhất, nhanh hiệu quả, phục vụ hiệu cho công tác quản lý lãnh đạo - Điện thoại bàn phục vụ cho công tác văn phòng : Số lượng 01 ; máy Fax 01 Sinh viên: Nguyễn Thị Hường 23 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chiếc; điện thoại giúp cho cán quan liên lạc giải công việc quan cách nhanh chóng - Máy Fax giúp cho cán quan gửi thông tin, văn nhanh,nhưng gạp khó khăn là: máy Fax gửi lúc cho nhiều người địa điểm khác nhau,chi phi thi tốn - Máy in : Số lượng 01 chiếc,phục vụ công tác in ấn văn bản,tài liệu cần cách nhanh chóng,rõ ràng.Đây thiết bị đàu cần thiết văn phòng.Máy in máy thực bước cuối công việc soạn thảo văn sử lý thông tin máy tính.Nếu máy in văn phòng gặp nhiều khó khăn,khó đảm bảo thông tin cho lãnh đạo - Máy photo copy : Số lượng 01 Phục vụ công việc cán phải chép văn bản,tài liệu gửi cho quan khác gửi cho lãnh đạo để lưu trữ Máy Photocopy nhân loaij văn bản, tài liệu, phóng to thu nhỏ với nhiều kích thước khác nhau.Với tốc độ chụp nhanh,tiết kiệm nhiều thời gian,nhân lực,chi phí thấp Máy photo copy giúp cho cán quan hoàn thành nhiệm vụ nhanh chóng hiệu - Ngoài thiết bị máy móc văn phòng nói có thiết bị khác như: Bàn ghế,tủ,điều hoà,quạt ….cũng đóng vai trò quan trọng thiếu công tác văn phòng, thiết bị hỗ trợ cho công việc cán thuận tiện hơn, giúp tạo môi trường làm việc thoải mái Với môi trường lam việc đày đủ trang thiết bị hỗ trợ, công việc hoàn thành tốt đạt hiệu cao 4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, xếp trang thiết bị văn phòng Phụ lục * Đề xuất mô hình văn phòng tối ưu Phụ lục Sinh viên: Nguyễn Thị Hường 24 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 4.3 Tìm hiểu thống kê cụ thể tên phần mềm sử dụng công tác văn phòng quan Ngân hàng thương mại cổ phần Đại chúng Việt Nam có sử dụng số phần mềm công tác văn phòng : * PortalOffice văn phòng ảo kết nối phòng ban, chi nhánh để truyền thông nội bộ, quản lý điều hành tác nghiệp Đây giải pháp Việt dễ triển khai sử dụng, 500 doanh nghiệp ứng dụng có nhiều ngân hàng tổng công ty EximBank, Tập đoàn Đại Dương, Ngân hàng Việt Á, Sở GD & ĐT Hải Phòng , Tổng công ty cấp nước Sài Gòn, …và Giải pháp văn phòng điện tử ứng dụng nhiều Việt Nam * Thực Chương trình ứng dụng phần mềm Quản lý văn bản, hồ sơ công việc vào quan, ứng dụng phần mềm EOffice-quản lý giải văn đi, đến, chuyển nhận văn qua mạng máy tính, xử lý giải công việc thông qua hồ sơ công việc phần mềm; quản lý lịch công tác, quản lý tài nguyên, chia sẻ liệu báo cáo Tính phần mềm là: - Giúp cho việc nhận, gửi email, gửi thông báo quan tới cá nhân hay tới nhóm - Xử lý, tạo lập công văn, giấy tờ theo chu trình tiện lợi - Xây dựng hệ thống thông báo quan, giúp lãnh đạo gửi thông báo cho toàn nhân viên, phòng ban quan nhanh chóng, kịp thời, chủ động - Xây dựng hệ thống trao đổi thông tin quan giúp cán chuyên viên trao đổi thông tin trực tiếp với qua hội thoại âm thanh, hình ảnh, text, gửi tài liệu, báo cáo công việc - Xây dựng hệ thống duyệt, in giúp lãnh đạo kiểm duyệt nội dung hình thức viết trước lên website nội bộ, đưa công cộng Sinh viên: Nguyễn Thị Hường 25 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Xây dựng hệ thống quản lý, trình duyệt, xử lý phát hành công văn, văn bản, hỗ trợ khả thiết kế luồng công việc, phân quyền cho cá nhân, đơn - Giúp giải công việc quan, nâng cao chất lượng hiệu quản công tác điều hành lãnh đạo quan, hoạt động tác nghiệp cán chuyên viên quan - Nâng cao trình độ ứng dụng sử dụng Công cụ công nghệ thông tin, tạo tác phong làm việc đại, hiệu môi trường mạng sử dụng thông tin điện tử - Tạo môi trường trao đổi ý kiến, thảo luận, chia sẻ thông tin rộng rãi, nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời góp phần tích cực việc phát triển văn hóa doanh nghiệp, người hiểu biết, gần gũi hơn, lãnh đạo truyền đạt ý chí cho nhân viên dễ dàng Sinh viên: Nguyễn Thị Hường 26 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần II Kết luận đề xuất, kiến nghị I Nhận xét, đánh giá chung ưu nhược điểm công tác văn phòng Ngân hàng thương mại cổ phần Đại chúng Việt Nam Ưu điểm 1.1 Đánh giá chung Nhìn chung, phòng hành Ngân hàng thương mại cổ phần Đại chúng Việt Nam có bước tiến rõ rệt, làm với chức nhiệm vụ - Các cán bộ, nhân viên hoàn thành tốt công việc giao - Lãnh đạo quan tâm đến đời sống cán bộ, nhân viên quan - Cơ quan thực đường lối, chủ chương sách Đảng Nhà nước công tác đạo, quản lý, điều hành công việc cán công nhân viên - Việc xếp, phân công công việc phòng hợp lý, đảm bảo giải nhanh gọn, hiệu Quá trình cung cấp thông tin cho lãnh đạo thực khoa học, xác - Đội ngũ nhân viên phòng chủ yếu hệ trẻ, có kiến thức, động, sáng tạo, nhiệt tình, hăng say với công việc - Các thiết bị phục vụ cho công tác văn phòng tương đối đầy đủ 1.2 Công tác hành văn phòng - Công tác hành văn phòng đáp ứng yêu cầu cấp Làm chức tham mưu, giải nhanh chóng hiệu công việc Các cán biết ham học hỏi, yêu nghề, thực tốt nội quy, quy chế quan 1.3 Công tác văn thư, lưu trữ -Công tác văn thư, lưu trữ hoàn thành xuất sắc đạt hiệu cao công việc Sinh viên: Nguyễn Thị Hường 27 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Công tác văn thư : công tác giải văn đi, đến thực với quy định nhà nước,đảm bảo tính kịp thời, xác, độ bảo mật, an toàn cao nhằm giúp cán dễ dàng tiếp nhận quản lý chặt chẽ văn + Công tác lưu trữ : công tác thực tốt, kho lưu trữ rộng, bố trí hợp lý, gọn gàng , ngăn lắp Thường xuyên làm vệ sinh, quét dọn đảm bảo nhiệt độ để tránh làm hư hỏng tài liệu Các văn xếp tương đối khoa học hợp lý Một số văn có giá trị biên mục đảm bảo kho lưu trữ Nhược điểm 2.1 Về công tác văn thư, lưu trữ - Một số khâu nghiệp vụ chưa làm tốt : Công tác lập hồ sơ chưa đảm bảo yêu cầu, tài liệu xếp theo tên loại thời gian, chưa đưa vấn đề cụ thể nên khó phản ánh hoạt động quan, làm cho công việc tra tìm trở lên khó khăn, dẫn đến việc quản lý văn chưa đạt hiệu cao - Khâu quản lý xử dụng dấu chưa chặ chẽ, khoa học Kinh phí công tác văn thư lưu trữ hạn chế, chưa thực đáp ứng nhu cầu giải công việc - Nhận thức công tác văn thư lưu trữ số lãnh đạo quan chưa đầy đủ, dẫn đến chưa có quan tâm mức Đội ngũ cán làm công tác văn thư lưu trữ thiếu, trình độ chuyên môn chưa cao - Cơ sở vật chất chưa đáp ứng yêu cầu công tác văn thư, lưu trữ Các trang thiết bị thiếu thốn, đáp ứng cầu bảo quản tài liệu lâu dài - Tài liệu tồn đọng tích đống, chưa phân loại chỉnh lý Tình trạng gây nhiều khó khăn cho việc lựa chọn, tra tìm tài liệu dẫn đến việc tài liệu bị mát, hư hỏng _- Việc áp dụng, ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ hạn chế Vẫn theo phương pháp truyền thống Sinh viên: Nguyễn Thị Hường 28 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.2 Công tác hành văn phòng - Việc áp dụng công nghệ thông tin, sử dụng phần mềm quản lý văn chưa hiệu - Một số cán chưa chấp hành quy định, quy chế quan - Tình trạng ban hành văn phòng ban số trường hợp chưa tuân thủ đầy đủ quy định nội dung, thể thức văn dẫn đến việc số sai xót - Trang thiết bị văn phòng hạn chế nên chưa đạt hiệu mong muốn II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Trang thiết bị văn phòng -Tích cực đổi văn phòng kiểu cũ sang văn phòng đại, tập trung tới đổi trang thiết bị đại mang lại hiệu công việc cao - Xây dựng mô hình làm việc có hiệu có kết hợp hài hòa người không gian làm việc tổ chức phòng làm việc cách khoa học đầy đủ tiện nghi phục vụ nhu cầu công việc tạo môi trường làm việc lý tưởng - Tăng thêm kinh phí để mua xử lý trang thiết bị hỏng hóc Kỹ soạn thảo văn Cán công chức quan, cán văn phòng cần nghiên cứu kỹ thực kỹ thuật trình bày văn theo quy định thông tư số 01/2011/TT-BNV Thông tư nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành 3.Năng lực đội ngũ cán nhân viên - Thường xuyên tổ chức hoạt động nhằm nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cán công chức, viện chức quan như: việc cử cán học lớp nghiệp vụ, lớp ngắn hạn, buổi tham quan học hỏi kinh nghiệm, mở mang kiến thức Sinh viên: Nguyễn Thị Hường 29 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Tích cực đổi nâng cao trình độ, khả chuyên môn nhằm giúp hoạt động văn phòng bắt kịp, đáp ứng nhu cầu hành Nhà nước thời kỳ hội nhập toàn cầu - Tổ chức hội họp kiểm tra tình hình thực hiện, kiểm tra tình hình thực công việc, đưa biện pháp khả thi - Cần có quan tâm lãnh đạo quan, khen thưởng, kỷ luật cán kịp thời nhằm nâng cao ý thức trách nhiệm với công việc cá nhân Mặt khác cần có nghiên cứu đề xuất giải pháp tạo điều kiện mặt vật chất tinh thần cho đội ngũ cán chuyên viên quan - Tăng cường công tác đào tạo trình độ ngoại ngữ tin học cho cán nhân viên để đáp ứng yêu cầu giải công việc văn phòng đại Về quy trình nghiệp vụ - Triển khai hiệu việc thực hiện, ứng dụng tiêu chuẩn 9000-2000, TCVN 5700- 2002 văn quản lý nhà nước mẫu trình bày - Cần nắm bắt xử dụng phần mềm quản lý văn để cập nhập quản lý văn đi, đến quan cách hiệu - Hoàn thiện quy trình soạn thảo văn bản, phân công công việc cách hợp lý, tránh chồng chéo Sinh viên: Nguyễn Thị Hường 30 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần III Phụ lục Phụ lục : Sơ đồ tổ chức máy quan Sinh viên: Nguyễn Thị Hường 31 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục Sơ đồ phòng hành Ngân hàng thương mại cổ phần Đại chúng Việt Nam Sinh viên: Nguyễn Thị Hường 32 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục : Sơ đồ quản lý văn đến Tiếp nhận kiểm tra VB Văn đến Phân loại, bóc bì, đóng dấu Đăng ký VB Trình, chuyển giao VB đến Đích danh Xử lý Xem xét, giải quyết, cho ý kiến Xem xét, giải quyết, cho ý kiến Nhận VB, ý kiến xử lý Vào sổ theo dõi Chuyển VB Sinh viên: Nguyễn Thị Hường 33 Tiếp nhận,giải VB Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục : Sơ đồ hóa cách bố trí, xếp trang thiết bị văn phòng 20 13 12 17 9b 14 18 15 19 16 11 10 9a 5 Chú thích: Cửa sổ, rèm cửa Bảng phân công công việc Máy fax Bàn uống nước Ghế Thùng rác Móc treo quần áo Tủ đựng tài liệu Bàn làm việc 10.Bình nước nóng 11.Bình nước lọc Sinh viên: Nguyễn Thị Hường 12 Máy tính 13 Cửa sổ 14 Điện thoại 15 Tài liệu 16 Tài liệu 17 Vật chặn giấy 18 Hộp đựng văn phòng phẩm 19 Đèn 20 Máy in 9b Điều hòa 34 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục Mô hình văn phòng tối ưu Sinh viên: Nguyễn Thị Hường 35 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C