Mô hình nhân cách nghề thư ký văn phòng

MỞ ĐẦU Lí chọn đề tài Hiện nay, công đổi đất nước, với phát triển mạnh mẽ khoa học kĩ thuật, trang thiết bị văn phòng ngày đổi theo hướng ngày tiện lợi đại, phạm vi công việc người thư ký doanh nghiệp không đơn xử lý công việc hành soạn thảo văn thư, thu xếp buổi họp, chuyến công tác giám đốc mà ngày mở rộng Đứng hậu phương hỗ trợ cho chủ doanh nghiệp, thư ký đảm nhận số việc liên quan đến quản trị hành nhân sự, kế toán, tài doanh nghiệp Ngoài ra, thư ký kiêm nhiệm số công việc đối ngoại thay mặt giám đốc giao tiếp, liên hệ với đối tác, khách hàng Không nói thư ký trợ thủ đắc lực chủ doanh nghiệp “nhịp cầu” quan trọng mối quan hệ giám đốc thành viên công ty khách hàng Đó lí chon đề tài “Mô hình nhân cách thư ký văn phòng” để phác thảo đươc cách đặc điểm nhân cách người làm nghề thư ký văn phòng Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Mô hình nhân cách thư ký văn phòng Phạm vi nghiên cứu: Do thời gian có hạn nghiên cứu cách sâu sắc được, nên tập trung vào số đặc điểm lực phẩm chất người làm thư ký văn phòng Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp tổng hợp - Phương pháp phân tích - Phương pháp khái quát hóa Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu kết thúc, phần nội dung triển khai sau: Chương 1: Khái quát chung nghề thư ký văn phòng Chương 2: Mô hình nhân cách nghề thư ký văn phòng NỘI DUNG CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ NGHỀ THƯ KÝ VĂN PHÒNG 1.1 Khái niệm thư ký thư ký văn phòng Ở nhiều nước, thư ký trở thành nghề có lịch sử trăm năm, thuật ngữ “secretary” vô phổ biến Theo IPS (International Professional Secretaries) – Hiệp hội thư ký chuyên nghiệp quốc tế “Thư ký người trợ giúp cấp quản trị, người nắm vững nghiệp vụ hành văn phòng, có khả chịu trách nhiệm mà không cần kiểm tra trực tiếp, có óc phán đoán, óc sáng kiến đưa định phạm vi quyền hạn mình.” Ở nước ta, trình đổi mới, chức danh thư ký hình thành Theo từ điển Tiếng Việt, từ thư ký dùng hiểu với nhiều nghĩa khác nhau: - Thứ nhất: Thư ký người giúp việc, biên chép, viết lách, nói chung làm công việc giấy tờ Thứ hai: Thư ký người làm nhiệm vụ soạn thảo giấy tờ, văn quan trọng, điều hành công việc ngày số tổ chức, quan đoàn thể Thứ ba: Thư ký hiểu bí thư Bên cạnh thư ký người giúp việc cho lãnh đạo cao quan công việc giấy tờ, giao thiệp, xếp chuẩn bị nội dung công việc ngày Cách hiểu tương đương với thư ký riêng Như vậy, thư ký người giúp việc, đồng thời người đảm nhận công việc có tính chất tổ chức, điều hành Mặc dù có nhiều cách định nghĩa khác nhau, dù vị trí công việc người thư ký gắn liền với giấy tờ, văn bản, thông tin, giao tiếp Còn thư ký văn phòng, hiểu theo cách sau: – Theo nghĩa rộng: thư ký văn phòng dùng để tất cán bộ, công chức làm việc văn phòng (hoặc Phòng Hành chính) quan, tổ chức, doanh nghiệp (tức coi văn phòng máy giúp việc cho thủ trưởng quan) – Theo nghĩa hẹp: thư ký giúp việc riêng cho cấp lãnh đạo công tác hành văn phòng (thư ký riêng) Mặc dù có nhiều cách hiểu, thư ký thư ký văn phòng, mà thư ký công việc họ liên quan trực tiếp đến lĩnh vực chuyên môn văn phòng gọi thư ký văn phòng Có thể tạm thời đưa khái niệm thư ký văn phòng sau đây: “Thư ký văn phòng người giao đảm nhận phần toàn công việc liên quan đến lĩnh vực chuyên môn văn phòng như: quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu; đảm bảo yêu cầu thông tin, liên lạc, giao tiếp tổ chức, xếp công việc hàng ngày nhằm hỗ trợ, phục vụ cho hoạt động quan người lãnh đạo quan, tổ chức hay doanh nghiệp” 1.2 Nhiệm vụ thư ký văn phòng Nhiệm vụ thư ký cầu nối khách hàng cấp chất xúc tác để guồng máy hoạt động hiệu Một người thư ký chuyên nghiệp phải đảm nhiệm nhiều vai trò khác bao gồm kế toán, tài chính, nhân sự, quản trị… nghiệp vụ văn phòng như: Nhận điện thoại, xếp lịch hẹn, tiếp khách; công tác hành hậu cần đăng ký vé máy bay, khách sạn; lấy thị thực, soạn thảo văn bản, hợp đồng, dịch thuật; quản lý lưu trữ hồ sơ; chuẩn bị tài liệu, thông tin theo yêu cầu lãnh đạo; tham dự ghi chép biên họp… Ngoài ra, họ người đại diện cho cấp giao dịch với khách hàng đối tác ngân hàng, bảo hiểm, dịch vụ Khi thay mặt Giám đốc để gặp gỡ, thương thảo, giao dịch với đối tác, người thư ký phải có thêm tác phong chuyên nghiệp thể qua khả giao tiếp, trang phục lịch, ứng xử linh động, thông minh… để đại diện cho hình ảnh công ty Có thể chia nhiệm vụ thư ký văn phòng thành nhóm sau: Thu thập, xử lý cung cấp thông tin: - Nhận fax, email, thư từ, công văn đến Truyền đạt thông tin từ xuống đến phận thực trực tiếp Nhận truyền đạt lại thông tin từ lên Thu thập lại liệu cần thiết cho công việc từ báo, đài tin tức nơi Tổ chức, xếp hoạt động quan người lãnh đạo: - Kiểm tra lại tiến trình công việc ngày hôm trước Lập lịch làm việc thủ trưởng quan Chuẩn bị họp, chuyến công tác Tổ chức thực hoạt động giao tiếp: - Tiếp khách, bố trí lịch hẹn Trực điện thoại Làm việc với ngân hàng, công ty bảo hiểm, luật sư, ngành liên quan Soạn thảo văn bản, tổ chức xếp quản lý văn bản, giấy tờ, hồ sơ tài liệu: - Ghi chép biên họp Soạn thảo văn bản, hợp đồng theo yêu cầu chủ doanh nghiệp Đánh máy, in tài liệu chuẩn bị phát hành Lập hồ sơ lưu tra cứu hồ sơ Giải thủ tục hành để đảm bảo kinh phí sở vật chất cho hoạt động quan người lãnh đạo 1.3 Vai trò người thư ký văn phòng Góp phần bảo đảm cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ xác cho hoạt động quản lý thủ trưởng doanh nghiệp Góp phần bảo đảm cho hoạt động doanh nghiệp hoạt động thủ trưởng thường xuyên, liên tục hiệu Tham mưu, tư vấn cho thủ trưởng quan, tổ chức vấn đề việc quản lý nội bộ, tiền thưởng cuối năm Họ có vai trò định Mối dây liên lạc thiếu chủ doanh nghiệp nhân viên quyền, với cấp trên, với doanh nghiệp khác với khách hàng muốn tiếp xúc với giám đốc Tiếp nhận chuyển giao văn từ nơi khác chuyển đến, trực tổng đài điện thoại, tổ chức hội họp, tiếp khách Người cộng thân cận, trung thành, đắc lực thủ trưởng Thủ trưởng đặt niềm tin giao cho thư ký quyền hạn nhiệm vụ định CHƯƠNG 2: MÔ HÌNH NHÂN CÁCH NGHỀ THƯ KÝ VĂN PHÒNG 2.1 Năng lực 2.1.1 Kiến thức lý luận Người thư ký văn phòng phải nắm vững kiến thức lý luận công tác văn phòng, nhiệm vụ mà giao phải hiểu nội dung, sở khoa học điều kiện thực tiễn để tiến hành nghiệp vụ Bên cạnh hiểu biết nghiệp vụ chuyên môn phải có hiểu biết kinh tế: có kiến thức kinh tế sở, có tầm nhìn kinh tế, thương mại, kế toán, tài chính, luật kinh tế, tâm lý Nhanh chong nắm bắt hiểu biết sâu sắc tổ chức hoạt động kinh tế công ty tiếp nhận Những hiểu biết giúp thư ký hoàn thành tốt công việc Điều quan trọng đặt học tập kiến thức lý luận trường mà phải có ý thức luôn học tập nâng cao trình độ kiến thức lý luận suốt trình công tác, bước hoàn thiện thân với hoàn thiện kiến thức lý luận 2.1.2 Kỹ quản lý thời gian Không thể phủ nhận ngành nghề cần điều Tuy nhiên, với nghề thư ký văn phòng việc đòi hỏi cao độ xác cách quản lý thời gian quan trọng Một ngày, người trợ lý phải đo thời gian để xếp công việc cho cấp diễn thuận lợi Các thư ký thường phải đảm nhận nhiều công việc khác nhau, nhiều công việc lại không ổn định (thay đổi thời gian, đối tượng, địa điểm), không tuần tự, đòi hỏi thư ký phải ứng phó kịp thời Vì thư ký phải có lực quản lý thời gian, cụ thể: - Nắm vững quỹ thời gian tối đa tối thiểu mà thư ký có để giải công việc Nắm vững nhiệm vụ cụ thể giao lượng thời gian cần thiết để giải công việc Biết xếp công việc phân bổ thời gian cho việc giải công việc cách hợp lý Biết kết hợp giải nhiệm vụ loại, có liên quan đến đối tượng, diễn địa bàn Biết ưu tiên thời gian cho việc cần thiết tránh lãng phí thời gian 2.1.3 Kỹ giao tiếp Nguyên tắc giao tiếp: – Khi giao tiếp phải làm để hài hòa lợi ích bên tham gia Tại phải hài hòa: + Tất người tham gia vào hoạt động giao tiếp mong muốn có lợi ích (cầu lợi) Lợi ích người có loại: vật chất, tinh thần + Lợi ích có mức độ đinh (từ cao-thấp), Mọt quan hệ giao tiếp có nhiều lợi ích Nếu không đạt lợi ích mong muốn cuối người cảm thông, chia sẻ tôn trọng đối tác Do đó, giao tiếp đừng để đói tác rơi vào tình lợi ích Hài hòa lợi ích bên giao tiếp với phải cố gắn đến mức tối đa để thỏa mãn lợi ích bên giao tiếp (thỏa mãn mức độ cao thấp nhất, cuối không thỏa mãn lợi ích cụ thể thư ký văn phòng cần bay tỏ cảm thông, chia sẻ tôn trọng bên (lưu ý hài hòa nhau) – Khi giao tiếp phải có nhiều giải pháp (nhiều cách, nhiều phương án) – Phải vận dụng quy phạm khách quan (2 nguyên tắc xuống thang nguyên tắc kiên quyết) quy phạm khách quan có loại: + Quy phạm pháp luật (các quy định pháp luật) + Quy phạm đạo đức (đạo đức nghề nghiệp, xã hội) + Quy luật sống – Phải coi trọng ảnh hưởng mối quan hệ: Trong giao tiếp phải thận trọng, xã hội mối quan hệ chằng chịt, phức tạp Phải tuân thủ hiệu: Tất người đến giao tiếp với quan quan trọng tôn trọng đối xử mực, có người quan trọng phải có cách đối xử đặc biệt – Các nguyên tắc khác: Lợi ích doanh nghiệp hết (ưu tiên hơn)… Các thư ký văn phòng cần hiểu biết rõ kỹ bản: nghe, nói, đọc, viết Nắm tâm lý người nói chung tâm lý khách hàng nói riêng, có trình độ ngôn ngữ cần thiết cho công việc Ghi chép nhanh, ghi tốc ký, nhập liệu máy ghi âm, biết cách soạn thảo văn lập hồ sơ lưu trữ văn bản, điều hành công việc quan, tổ chức người đứng đầu quan, tổ chức Xử đắn, lịch sự, hài hoà với người biết tự kiềm chế Tinh ý, thông minh, biết tiếp thu lời khuyên thích hợp tình Có phong thái giọng nói phải thật tự tin thuyết phục Có khả nhớ xác thông tin cần thiết cá nhân, kiện, thời gian, địa dư, số liệu,… Nhân viên thư ký văn phòng cần có hiểu biết rộng xã hội biết thích ứng với hoàn cảnh Có khả sử dụng ngôn ngữ cần thiết công việc 2.1.4 Kỹ vi tính, tin học Việc thành thạo không thiết thư ký phải giỏi kỹ vi tính chuyên gia Nhưng người thư ký văn phòng phải biết chương trình Word, Excel để soạn thảo văn bản, chuẩn bị nội dung thuyết trình, làm hợp đồng, thu chi, thư mời… Nếu thời đại mà kỹ mà thư ký chưa nắm khả tuyển dụng thấp Để tránh việc lúng túng việc sử dụng máy tính khiến cho Giám đốc cộng đánh giá thấp tất khả lại, người thư ký văn phòng nên trang bị kiến thức tối thiểu việc sử dụng vi tính Tài liệu kinh doanh chuyển dịch sang định dạng số ngày nhiều Một thư kí văn phòng phải có kĩ việc lưu trữ, tổ chức xử lí, truy cập quản lí thông tin số Điều không áp dụng cho tài liệu lưu máy tính mà áp dụng công cụ lưu giữ tài liệu trực tuyến Google Docs Dropbox Nó giúp cho việc lưu giữ tài liệu bí mật truy cập dễ dàng sử dụng 2.1.5 Kỹ điều hành, tổ chức Tổ chức kiện trực tuyến trách nhiệm lớn thư ký văn phòng – bao gồm công việc liên quan đến văn phòng, họp khách hàng Tất việc đặt phòng, đặt vé thực trực tuyến, làm cho toàn trình xếp hợp lý hiệu Một người thư ký phải làm tốt việc đặt vé du lịch, chỗ ở, địa điểm, ăn uống, dịch vụ (như thuê xe chụp ảnh) Ngoài ra, họ sử dụng công cụ lịch trực tuyến để đảm bảo chắn tất người có kế hoạch cập nhật ngày 2.1.6 Kỹ tham mưu Cần phát vấn đề để tham mưu cho lãnh đạo: Muốn phát vấn đề tốt, phải nắm vững thông tin Thường xuyên thu thập xử lý thông tin liên quan đến nhiệm vụ giao, xử lý thông tin có nhận xét vấn đề tốt hay chưa tốt, có lợi hay lợi Từ phát vấn đề mà quan hay người lãnh đạo cần tiếp tục trì, nhận rộng (nếu vấn đề tốt), đồng thời có biện pháp khắc phục, ngăn chặn, xử lý hậu (nếu vấn đề xấu) Nếu xử lý thu thập thông tin tốt phát nhiều vấn đề để tham mưu Ngược lại, tham mưu tốt động lực thúc đầy người cán tiếp tục thu thập xử lý thông tin, tạo thành vòng quay vô tận, làm cho lực người thư ký văn phòng nâng cao, lãnh đạo quan đánh giá tốt, nấc thang cho thăng tiến Thực tế hầu hết quan tham mưu vấn đề xúc, trước mắt, quan tham mưu vấn đề làm tốt rồi, làm lệch cán cân công việc Để tham mưu tốt, người thư ký văn phòng cần ý điểm sau: – Lựa chọn vấn đề cần tham mưu: Không phải vấn đề cần phải tham mưu, mà phải biết lựa chọn hoạt động quan, người thư ký văn phòng phát vấn đề cần tham mưu có nhiều biện pháp đề xuất lãnh đạo giải quyết, nhiên, khong phải quan lãnh đạo giải vấn đề lúc (do điều kiện thời gian, nhân lực, kinh phí…), đòi hỏi người thư ký văn phòng phải lựa chọn vấn đề để tham mưu đạt hiệu Nguyên tắc lựa chọn: + Lựa chọn vấn đề xúc nhất, cần thiết mà chậm trễ + Lựa chọn vấn đề có tính khả thi (có thể giải được) + Phải quan tâm đến thứ tự vấn đề cần tham mưu (có thứ tự mặt lôgic, vấn đề trước tiền đề cho vấn đề sau) – Lựa chọn thời gian địa điểm để tham mưu: Để tham mưu cho lãnh đạo thời gian tốt làm việc (đầu buổi sáng hay cuối buổi chiều riêng tư) Địa điểm tham mưu thức quan: phòng lãnh đạo, phòng thư ký, phòng họp,trên đường quan Ngoài tham mưu quan ăn cơm, xe… – Lựa chọn phương pháp tham mưu có hiệu quả: Về lý thuyết, có phương pháp: Bằng lời, văn kết hợp hai + Bằng lời: Phải có nghệ thuật nói (mở đầu, nội dung, kết thúc nào) Thông thường câu mở đầu thường thăm dò, thấy thái độ ủng hộ dấn thêm bước, băn khoăn phải lái sang hướng khác, phản ứng chuyển chủ đề Cũng dùng cách nói ngược vấn đề (nếu nắm tâm lý người lãnh đạo) + Bằng văn bản: Phải có cách viết 2.2 Phẩm chất 2.2.1 Lòng yêu nghề, tận tâm với công việc Bất kỳ công việc cần có lòng yêu nghề người làm Thư ký trợ thủ đóng vai phụ bên cạnh thủ trưởng Vì cần xác định rõ vai trò, vị trí mình, thực có hứng thú lựa chọn nghề Trong trình công tác thư ký phải có tình cảm ổn định, bền vững làm việc lúc nơi Để phấn đấu vươn lên nghề nghiệp, thư ký cần nắm vững yêu cầu nghiệp vụ, không ngừng học hỏi, mong muốn đảm nhận công việc có yêu cầu cao hơn, phức tạp 2.2.2 Tính cẩn thận Hầu hết nhiệm vụ mà thư ký đảm nhận có tính chất nghiệp vụ Vì đòi hỏi người thư ký phải có tính cẩn thận thực nhiệm vụ, đặc biệt với công việc thu thập liệu, nhập liệu lưu giữ thông tin vào máy tính, ghi chép vào sổ tay công việc quan trọng, cần ý, cần thực Để có tính cẩn thận phải cần rèn luyện Phải có thái độ nghiêm túc thực công việc, tránh chủ quan, đại khái, qua loa Công việc làm xong phải kiểm tra, đối chiếu để phát sai sót, nhầm lẫn kịp thời sửa chữa Tất công việc phải thực theo nghiệp vụ chuyên môn 2.2.3 Quảng giao, cởi mở, tự kiềm chế tốt Một hoạt động thư ký văn phòng giao tiếp Vì thư ký phải có tính cởi mở, quảng giao (giao tiếp rộng) Để có phẩm chất này, thư ký phải chủ động giao tiếp, sẵn sàng giao tiếp cần thiết, biết tận dụng hội để mở rộng giao tiếp mối quan hệ Giao tiếp rộng giúp thư ký có thêm nhiều thông tin, học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm, tự điều chỉnh cho phù hợp với mối quan hệ công ty Muốn thư ký phải rèn luyện thêm tự tin Tính cởi mở, vui vẻ, tế nhị mực góp phần gây thiện cảm, để lại ấn tượng tốt đẹp cho khách hàng, góp phần mở rộng giữ vững mối quan hệ công ty với bên Thư ký phải có bình tĩnh, kiềm chế để ngăn chặn xung đột xảy Hàng ngày, thư ký phải tiếp xúc với nhiều người, nhiều đối tượng khác Mỗi người đến giao dịch lại có yêu cầu, mục đích tâm trạng khác Kết công việc lúc điều họ mong muốn Vì vậy, dễ xảy tình căng thẳng: khách hàng bình tĩnh, có lời lẽ nóng nảy, xúc phạm đến quan Trong tình vậy, thư ký phải bình tĩnh, chín chắn phát ngôn để làm giảm tối thiểu thiệt hại cho khách hàng lẫn công ty 2.2.4 Giữ bí mật im lặng, tin cậy Thư ký người tiếp cận với hầu hết thư từ thủ trưởng, tài liệu có liên quan tới công việc, tham dự vào buổi họp quan trọng nắm định chiến lược doanh nghiệp Thư ký phải biết giữ bí mật kinh doanh, giữ bí mật giành nửa chiến thắng, lại vừa giữ mình, vừa bảo vệ công ty nơi làm việc Bí mật phải thông báo cho thủ trưởng thông tin tập thể, cá nhân khác có liên quan đến công tác lãnh đạo quản lý thủ trưởng Để giữ an toàn, bí mật thông tin, khỏi phòng làm việc thư ký phải xếp văn tài liệu, giấy tờ gọn gàng, ngăn nắp, không để bàn văn bản, giấy tờ ghi chép có nội dung quan trọng Không vứt vào sọt rác giấy tờ có nội dung quan trọng, bí mật Phải thận trọng tiết lộ thông tin quan giao dịch, tiếp xúc với bạn hàng, đối tác Sự tin cậy hoàn thành công việc niềm tin thủ trưởng thư ký Để có niềm tin tốt hoàn thành công việc cách cư xử phải giữ vững niềm tin Dù điều kiện thuận lợi hay khó khăn, người thư ký phải hoàn thành nhiệm vụ, không lơ hay bỏ sót công việc 2.2.5 Tương trợ đoàn kết Công việc văn phòng có tính chất dây chuyền cần hợp tác giúp đỡ, đoàn kết chia sẻ công việc với người khác Ý thức tương trợ giúp thư ký nắm nhiệm vụ phận, mối liên hệ phận với Từ người cố gắng hoàn thành công việc để tạo điều kiện cho đồng nghiệp hoàn thành nhiệm vụ Sự tương trợ giúp tăng cường tính đoàn kết Ngược lại, đoàn kết giúp họ sẵn sàng biết phối hợp tương trợ lẫn 2.2.6 Khả thích nghi cao, trí nhớ tốt, chủ động công việc Mỗi thủ trưởng có phong cách, phương pháp, tính cách làm việc riêng Thư ký phải có khả thích ứng cao nhanh nhạy với cá tính thủ trưởng Cho dù cá tính không hợp với cá tính thư ký Thư ký phải nhớ xác, đầy đủ chi tiết kiện, công việc, vị trí hồ sơ tài liệu diễn ngày để tổng hợp, theo dõi, kiểm tra sử dụng cần thiết Không bỏ sót chi tiết phải thời gian để tìm kiếm lại Những số điện thoại cần thiết, ngày họp, ngày thủ trưởng có hẹn với khách hàng, đơn giản “Hôm ngày bao nhiêu?” điều mà thư ký văn phòng giỏi cần lưu ý ghi nhớ Để giúp việc ghi nhớ tốt thư ký văn phòng nên lập cho bảng biểu thời gian hoạc lịch ghi nhớ Từng bước nâng cao tính chủ động sáng tạo công việc từ nhỏ đến lớn Biết dự đoán xảy ra, thủ trưởng cần đến Có chủ động công việc, đáp ứng kịp thời theo yêu cầu thủ trưởng 2.3 Hình thức thể chất Nghề thư ký nghề vất vả, nhân viên phải đảm nhận nhiều công việc khác Vì quan thường tuyển chọn người trẻ tuổi, có sức khỏe tốt khả chịu đựng áp lực cao Bộ phận văn phòng trực tiếp tiếp xúc với khách hàng, mặt quan nên hình thức bên nhân viên yếu tố quan trọng Tuy không cần thiết phải chọn người đẹp lộng lẫy để làm nhân viên thư ký văn phòng mà vẻ đẹp tập trung vào trang phục gọn gàng, mặt mũi ưa nhìn, duyên dáng kèm theo nụ cười tươi tắn 2.4 Diễn biến ngày làm việc người thư ký Khởi đầu ngày làm việc - Đến trước làm việc để thực số công việc chuẩn bị Khẩn trương giải công văn đi, công văn đến, xữ lý việc đột xuất Nhận thị Giám đốc chuyển giao đến người liên quan Giải công việc ngày - Soạn thảo văn Sắp xếp thời gian cho công việc Ghi nhận điện thoại Xử lý hồ sơ … Lưu ý: - Cần tranh thủ tiết kiệm thời gian, xếp công việc khoa học - Chú ý trách nhiệm hoạt động mang tính chất xã hội người lãnh đạo Kết thúc ngày làm việc - Cần khẩn trương hết làm việc Hoàn tất công việc thư từ, văn ngày Trình cấp trên, hồ sơ văn thư, công văn vừa nhận manh tính khẩn, chuẩn bị lại lịch làm việc ngày hôm sau Thông báo nhắc nhở công việc hẹn cấp chuẩn bị hồ sơ tài liệu làm việc liên quan Nếu công tác công ty, quan cần chuẩn bị đầy đủ, kỹ lưỡng thứ chiều hôm Xử lý văn thư thủ trưởng vắng - - - - - - Trước thủ trưởng vắng mặt chuyến công tác xa lâu ngày nghỉ hè, người thư ký xếp với thủ trưởng cách giải văn thư đến Khi thư ký giao phó trả lời thư tín, giữ lại thủ trưởng xem lúc trở Đôi thư ký phải viết mẫu nhắn tin ngắn báo cho khách biết thủ trưởng xa trở vào ngày định Nếu thủ trưởng thường gọi điện công ty ngày, người thư ký phải chuẩn bị sẵn thông tin quan trọng để thủ trưởng gọi điện người thư ký phải báo cáo Nếu thủ trưởng gọi điện thoại ngày, văn thư khẩn đòi hỏi giải vấn đề ngay, bàn với người có thẩm quyền, vận dụng hiểu biết tối đa để xử lý tình Thư ký phải ghi vào thư gốc làm Trường hợp gặp phải loại văn thư quan trọng có thủ trưởng giải người thư ký phải tìm cách liên lạc với thủ trưởng Và nhận thông tin thủ trưởng chuyển người thư ký phải nhanh chóng hồi âm cho thủ trưởng Trong trường hợp thủ trưởng không muốn nhận tin tức vắng người thư ký phải xử lý theo hiểu biết tối đa Kế lại thư từ quan trọng để thủ trưởng trình cho thủ trưởng Đôi thủ trưởng yêu cầu chuyển thư tín cho họ Thư ký cần phải hỏi thủ trưởng xem hạng thư tín cần chuyển 2.5 Đặc điểm tâm lý phù hợp với nghề thư ký văn phòng - - Hướng ngoại (extraversion) – hòa đồng/mạnh mẽ Một người thư ký cần có tính cách hướng ngoại Đây bề rộng mối quan hệ hoạt động (đối nghịch với chiều sâu), thích tìm kiếm cần nguồn kích thích từ môi trường xung quanh, hội để gia nhập với người khác, thường hăng hái, nhiệt tình, theo trường phái hành động, thích nói chuyện khẳng định Họ muốn thay đổi giới hiểu Thái độ tự tin thoải mái, tràn trề sức sống tích cực - Tận tâm (conscientiousness) – hiệu quả/thiết lập Xu hướng làm việc theo hệ thống đáng tin cậy, có kỷ luật cho thân mình, có trách nhiệm với công việc thường lên kế hoạch thứ trước hành động bộc phát bốc đồng, mong muốn hoàn thành công việc giao cách tốt nhất, thường đặt mục tiêu để đạt thành tựu công việc Những đặc điểm tính cách họ bao gồm ngăn nắp, có hệ thống, cẩn thận, hoàn hảo, suy tính thiệt Ví dụ sách kệ sách nhà họ theo bảng chữ cái, theo chủ đề quăng lung tung phòng Quần áo xếp ngăn nắp bỏ vào tủ vương vãi sàn nhà Trong công việc, họ nhân viên chăm , nhiên mức độ cực điểm, họ người “cuồng công việc”, theo chủ nghĩa hoàn hảo có hành vi cưỡng chế - Dễ chịu (agreeableness) – thân thiện/ có lòng trắc ẩn Xu hướng dễ động lòng hợp tác nghi ngờ đối nghịch Những đặc điểm hành vi mặt tính cách coi tốt bụng, thông cảm, hợp tác, ấm áp quan tâm, có lòng vị tha hay giúp đỡ người khác - Sẵn sàng trải nghiệm (openness to experience) – kiên định/chắc chắn Làm việc theo liệu, đôi lúc thường mô tả đoán cứng nhắc Họ thường truyền thống hành vi, vẻ mình, thích làm việc theo guồng quay định, không thích trải nghiệm thứ mẻ có sở thích - Tâm lý bất ổn (neuroticism) –vững chắc/tự tin Cảm xúc vững chãi hơn, dao động phản ứng với stress, có xu hướng bình tĩnh, không nóng nảy, cảm thấy căng thẳng KẾT LUẬN Trong xu phát triển hội nhập kinh tế nước ta nay, nói đến thành công doanh nghiệp, người ta nhắc đến tên gắn liền với thành công doanh nghiệp Cái tên nhắc khác tên vị lãnh đạo, vị Giám đốc Tổng Giám Đốc điều hành Nhưng có điều mà người biết đến, bên cạnh vị trí có diện người thư ký.Việc sử dụng thư ký lý để giúp việc cho lãnh đạo ngày phổ biến Thư ký đòi hỏi khả làm việc độc lập cao Đôi khi, họ thay mặt thủ trưởng để giao dịch, thương thảo với đối tác Không phải có đủ khả trình độ để đáp ứng yêu cầu đòi hỏi nghề Chính vậy, việc tìm người phù hợp với nghề thư ký điều vô quan trọng Dựa vào mô hình nhân cách đây, phần hiểu yêu cầu cần thiết nghề thư ký văn phòng có khả phù hợp với TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình nghiệp vụ thư ký văn phòng, Nguyễn Hồng Hà, NXB Hà Nội, 2006 Một số trang web Google.com.vn