Mô hình nhân cách nghề thư ký văn phòng

Lí do chọn đề tài Hiện nay, trong công cuộc đổi mới đất nước, với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kĩ thuật, các trang thiết bị văn phòng ngày càng đổi mới theo hướng ngày càng tiện lợ

MỞ ĐẦU

1 Lí do chọn đề tài

Hiện nay, trong công cuộc đổi mới đất nước, với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kĩ thuật, các trang thiết bị văn phòng ngày càng đổi mới theo hướng ngày càng tiện lợi và hiện đại, phạm vi công việc của người thư ký tại các doanh nghiệp không chỉ đơn thuần

là xử lý các công việc hành chính như soạn thảo văn thư, thu xếp các buổi họp, các chuyến công tác của giám đốc mà còn ngày càng được mở rộng hơn Đứng ở hậu phương

hỗ trợ cho chủ doanh nghiệp, thư ký đảm nhận một số việc liên quan đến quản trị hành chính nhân sự, kế toán, tài chính của doanh nghiệp Ngoài ra, thư ký còn kiêm nhiệm một

số công việc đối ngoại như thay mặt giám đốc giao tiếp, liên hệ với các đối tác, khách hàng Không quá khi nói rằng thư ký là một trong những trợ thủ đắc lực nhất của chủ các doanh nghiệp và là “nhịp cầu” quan trọng trong mối quan hệ giữa giám đốc và các thành viên trong công ty cũng như khách hàng Đó là lí do tôi chon đề tài “Mô hình nhân cách của thư ký văn phòng” để có thể phác thảo đươc một cách cơ bản nhất những đặc điểm nhân cách của một người làm nghề thư ký văn phòng

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Mô hình nhân cách thư ký văn phòng

Phạm vi nghiên cứu: Do thời gian có hạn không thể nghiên cứu một cách sâu sắc được, nên bài này chỉ tập trung vào một số đặc điểm về năng lực và phẩm chất của người làm thư ký văn phòng

3 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp tổng hợp

- Phương pháp phân tích

- Phương pháp khái quát hóa

4 Cấu trúc đề tài

Ngoài phần mở đầu và kết thúc, phần nội dung của bài được triển khai như sau:

Chương 1: Khái quát chung về nghề thư ký văn phòng

Chương 2: Mô hình nhân cách nghề thư ký văn phòng

NỘI DUNG

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ NGHỀ THƯ KÝ VĂN PHÒNG

1.1 Khái niệm thư ký và thư ký văn phòng

Ở nhiều nước, thư ký trở thành một nghề có lịch sử cả trăm năm, thuật ngữ “secretary” vô cùng phổ biến

Theo IPS (International Professional Secretaries) – Hiệp hội thư ký chuyên nghiệp quốc

tế thì “Thư ký là người trợ giúp của cấp quản trị, là người nắm vững các nghiệp vụ hành chính văn phòng, có khả năng chịu trách nhiệm mà không cần kiểm tra trực tiếp, có óc phán đoán, óc sáng kiến và đưa ra các quyết định trong phạm vi quyền hạn của mình.”

Ở nước ta, trong quá trình đổi mới, chức danh thư ký đang dần dần được hình thành Theo từ điển Tiếng Việt, từ thư ký được dùng và được hiểu với nhiều nghĩa khác nhau:

- Thứ nhất: Thư ký là người giúp việc, biên chép, viết lách, nói chung là làm công việc về giấy tờ

- Thứ hai: Thư ký là người làm nhiệm vụ soạn thảo giấy tờ, văn bản quan trọng, điều hành các công việc hằng ngày của một số tổ chức, cơ quan đoàn thể

- Thứ ba: Thư ký còn được hiểu là bí thư

Bên cạnh đó thư ký còn là người giúp việc cho lãnh đạo cao nhất của một cơ quan trong một công việc về giấy tờ, giao thiệp, sắp xếp và chuẩn bị nội dung công việc hằng ngày Cách hiểu này tương đương với thư ký riêng

Như vậy, thư ký có thể là người giúp việc, đồng thời cũng có thể là người đảm nhận các công việc có tính chất tổ chức, điều hành Mặc dù có nhiều cách định nghĩa khác nhau, nhưng dù ở vị trí nào thì công việc của người thư ký cũng luôn gắn liền với giấy tờ, văn bản, thông tin, giao tiếp

Còn về thư ký văn phòng, có thể hiểu theo các cách sau:

– Theo nghĩa rộng: thư ký văn phòng dùng để chỉ tất cả những cán bộ, công chức làm việc trong các văn phòng (hoặc Phòng Hành chính) của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp (tức là coi cả văn phòng là một bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan)

– Theo nghĩa hẹp: thư ký giúp việc riêng cho một cấp lãnh đạo về công tác hành chính văn phòng (thư ký riêng)

Mặc dù có nhiều cách hiểu, nhưng không phải mọi thư ký đều là thư ký văn phòng, mà chỉ những thư ký nào công việc của họ liên quan trực tiếp đến các lĩnh vực chuyên môn của một văn phòng thì mới gọi là thư ký văn phòng Có thể tạm thời đưa ra một khái niệm về thư ký văn phòng sau đây:

“Thư ký văn phòng là những người được giao đảm nhận một phần hoặc toàn bộ các công việc liên quan đến những lĩnh vực chuyên môn của một văn phòng như: quản lý văn bản,

hồ sơ, tài liệu; đảm bảo các yêu cầu về thông tin, liên lạc, giao tiếp và tổ chức, sắp xếp công việc hàng ngày nhằm hỗ trợ, phục vụ cho hoạt động của một cơ quan hoặc người lãnh đạo của một cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp”

1.2 Nhiệm vụ của thư ký văn phòng

Nhiệm vụ thư ký là chiếc cầu nối giữa khách hàng và cấp trên và là chất xúc tác để guồng máy hoạt động hiệu quả Một người thư ký chuyên nghiệp phải đảm nhiệm nhiều vai trò khác nhau bao gồm cả kế toán, tài chính, nhân sự, quản trị… và nghiệp vụ văn phòng như: Nhận điện thoại, sắp xếp lịch hẹn, tiếp khách; công tác hành chính hậu cần như đăng

ký vé máy bay, khách sạn; lấy thị thực, soạn thảo văn bản, hợp đồng, dịch thuật; quản lý lưu trữ hồ sơ; chuẩn bị tài liệu, thông tin theo yêu cầu của lãnh đạo; tham dự và ghi chép biên bản các cuộc họp…

Ngoài ra, họ sẽ là những người đại diện cho cấp trên của mình khi giao dịch với những khách hàng đối tác như ngân hàng, bảo hiểm, dịch vụ Khi thay mặt Giám đốc để gặp

gỡ, thương thảo, giao dịch với các đối tác, người thư ký phải có thêm tác phong chuyên nghiệp được thể hiện qua khả năng giao tiếp, trang phục thanh lịch, ứng xử linh động, thông minh… để đại diện cho hình ảnh công ty

Có thể chia nhiệm vụ của một thư ký văn phòng thành những nhóm sau:

Thu thập, xử lý và cung cấp thông tin:

- Nhận fax, email, thư từ, công văn đến

- Truyền đạt thông tin từ trên xuống đến các bộ phận thực hiện trực tiếp

- Nhận và truyền đạt lại thông tin từ dưới lên trên

- Thu thập lại các dữ liệu cần thiết cho công việc từ báo, đài hoặc tin tức các nơi

Tổ chức, sắp xếp các hoạt động của một cơ quan hoặc của người lãnh đạo:

- Kiểm tra lại tiến trình công việc ngày hôm trước

- Lập lịch làm việc của thủ trưởng và cơ quan

- Chuẩn bị các cuộc họp, các chuyến đi công tác

Tổ chức và thực hiện hoạt động giao tiếp:

- Tiếp khách, bố trí lịch hẹn

- Trực điện thoại

- Làm việc với ngân hàng, công ty bảo hiểm, luật sư, các ngành liên quan

Soạn thảo văn bản, tổ chức sắp xếp và quản lý các văn bản, giấy tờ, hồ sơ tài liệu:

- Ghi chép biên bản cuộc họp

- Soạn thảo các văn bản, hợp đồng theo yêu cầu của chủ doanh nghiệp

- Đánh máy, sao in các tài liệu và chuẩn bị phát hành

- Lập hồ sơ lưu và tra cứu hồ sơ

Giải quyết các thủ tục hành chính để đảm bảo kinh phí và cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ quan và người lãnh đạo

1.3 Vai trò của người thư ký văn phòng

Góp phần bảo đảm và cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ và chính xác cho hoạt động quản lý của thủ trưởng và doanh nghiệp

Góp phần bảo đảm cho hoạt động của doanh nghiệp và hoạt động của thủ trưởng được thường xuyên, liên tục và hiệu quả

Tham mưu, tư vấn cho thủ trưởng cơ quan, tổ chức những vấn đề về việc quản lý nội bộ, tiền thưởng cuối năm Họ cũng có một vai trò nhất định

Mối dây liên lạc không thể thiếu được giữa chủ doanh nghiệp và các nhân viên dưới quyền, với cấp trên, với các doanh nghiệp khác và với khách hàng bởi muốn tiếp xúc với giám đốc Tiếp nhận chuyển giao văn bản từ nơi khác chuyển đến, trực tổng đài điện thoại, tổ chức hội họp, tiếp khách

Người cộng sự thân cận, trung thành, đắc lực của thủ trưởng Thủ trưởng luôn đặt niềm tin và giao cho thư ký những quyền hạn và nhiệm vụ nhất định

CHƯƠNG 2: MÔ HÌNH NHÂN CÁCH NGHỀ THƯ KÝ VĂN PHÒNG

2.1 Năng lực

2.1.1 Kiến thức lý luận

Người thư ký văn phòng phải nắm vững kiến thức lý luận công tác văn phòng, về nhiệm

vụ mà mình được giao trong đó phải hiểu nội dung, cơ sở khoa học và điều kiện thực tiễn

để tiến hành đối với nghiệp vụ đó

Bên cạnh sự hiểu biết về nghiệp vụ chuyên môn phải có sự hiểu biết về kinh tế: có kiến thức kinh tế cơ sở, có tầm nhìn về kinh tế, thương mại, kế toán, tài chính, luật kinh tế, tâm lý Nhanh chong nắm bắt được và hiểu biết sâu sắc về tổ chức và hoạt động kinh tế của công ty tiếp nhận Những hiểu biết này sẽ giúp các thư ký hoàn thành tốt các công việc của mình

Điều quan trọng đặt ra là không những học tập về kiến thức lý luận ở trường mà còn phải

có ý thức luôn luôn học tập nâng cao trình độ kiến thức lý luận trong suốt quá trình công tác, từng bước hoàn thiện bản thân mình cùng với sự hoàn thiện kiến thức lý luận

2.1.2 Kỹ năng quản lý thời gian

Không thể phủ nhận là ngành nghề nào cũng cần điều này Tuy nhiên, với nghề thư ký văn phòng thì việc đòi hỏi cao về độ chính xác và cách quản lý thời gian là rất quan trọng Một ngày, người trợ lý sẽ phải căn đo thời gian để sắp xếp mọi công việc cho cấp

trên diễn ra thuận lợi nhất Các thư ký thường phải đảm nhận nhiều công việc khác nhau, nhiều công việc lại không ổn định (thay đổi về thời gian, đối tượng, địa điểm), không tuần tự, đòi hỏi các thư ký phải ứng phó kịp thời Vì vậy thư ký phải có năng lực quản lý thời gian, cụ thể:

- Nắm vững quỹ thời gian tối đa và tối thiểu mà thư ký có được để giải quyết công việc

- Nắm vững các nhiệm vụ cụ thể được giao và lượng thời gian cần thiết để giải quyết các công việc đó

- Biết sắp xếp công việc và phân bổ thời gian cho việc giải quyết các công việc đó một cách hợp lý

- Biết kết hợp giải quyết các nhiệm vụ cùng loại, cùng có liên quan đến một đối tượng, cùng diễn ra trên một địa bàn

- Biết ưu tiên thời gian cho những việc cần thiết và tránh lãng phí thời gian

2.1.3 Kỹ năng giao tiếp

Nguyên tắc giao tiếp:

– Khi giao tiếp phải làm thế nào để hài hòa lợi ích của các bên tham gia Tại sao phải hài hòa:

+ Tất cả mọi người khi tham gia vào các hoạt động giao tiếp đều mong muốn có một lợi ích nào đó (cầu lợi) Lợi ích của con người có 2 loại: vật chất, tinh thần

+ Lợi ích thì có mức độ nhất đinh (từ cao-thấp), Mọt quan hệ giao tiếp có thể có nhiều lợi ích Nếu không đạt được lợi ích gì thì mong muốn cuối cùng của con người là sự cảm thông, chia sẻ và tôn trọng của đối tác

Do đó, trong giao tiếp đừng để đói tác rơi vào tình huống không có một lợi ích gì Hài hòa lợi ích là 2 bên giao tiếp với nhau phải cố gắn đến mức tối đa có thể để thỏa mãn lợi ích của bên giao tiếp (thỏa mãn có thể ở mức độ cao nhất hoặc thấp nhất, nếu cuối cùng không thỏa mãn được những lợi ích cụ thể thì thư ký văn phòng cần bay tỏ sự cảm thông, chia sẻ và tôn trọng bên kia (lưu ý hài hòa chứ không phải bằng nhau)

– Khi giao tiếp phải có nhiều giải pháp (nhiều cách, nhiều phương án)

– Phải vận dụng các quy phạm khách quan (2 nguyên tắc trên là sự xuống thang thì nguyên tắc này là sự kiên quyết) trong quy phạm khách quan có 3 loại:

+ Quy phạm pháp luật (các quy định của pháp luật)

+ Quy phạm đạo đức (đạo đức nghề nghiệp, xã hội)

+ Quy luật cuộc sống

– Phải coi trọng ảnh hưởng của các mối quan hệ: Trong giao tiếp phải thận trọng, vì xã hội là những mối quan hệ chằng chịt, phức tạp Phải tuân thủ khẩu hiệu: Tất cả mọi người đến giao tiếp với cơ quan đều quan trọng và đều được tôn trọng và được đối xử đúng mực, trong đó có những người quan trọng hơn và phải có cách đối xử đặc biệt hơn

– Các nguyên tắc khác: Lợi ích của doanh nghiệp là trên hết (ưu tiên hơn)…

Các thư ký văn phòng cần hiểu biết rõ về các kỹ năng cơ bản: nghe, nói, đọc, viết Nắm được tâm lý con người nói chung và tâm lý khách hàng nói riêng, có trình độ ngôn ngữ cần thiết cho công việc

Ghi chép nhanh, ghi tốc ký, nhập dữ liệu bằng máy ghi âm, biết cách soạn thảo văn bản lập hồ sơ và lưu trữ văn bản, điều hành công việc cơ quan, tổ chức hoặc người đứng đầu

cơ quan, tổ chức

Xử sự đúng đắn, lịch sự, hài hoà với mọi người và biết tự kiềm chế mình Tinh ý, thông minh, biết tiếp thu những lời khuyên thích hợp trong mọi tình huống Có phong thái và giọng nói phải thật tự tin và thuyết phục

Có khả năng nhớ chính xác các thông tin cần thiết về những cá nhân, sự kiện, thời gian, địa dư, số liệu,…

Nhân viên thư ký văn phòng cần có hiểu biết rộng về xã hội và biết thích ứng với mọi hoàn cảnh Có khả năng sử dụng ngôn ngữ cần thiết trong công việc

2.1.4 Kỹ năng vi tính, tin học

Việc thành thạo ở đây không nhất thiết là thư ký phải giỏi các kỹ năng về vi tính như những chuyên gia Nhưng ít nhất một người thư ký văn phòng cũng phải biết được các chương trình căn bản như Word, Excel để soạn thảo văn bản, chuẩn bị nội dung thuyết trình, làm một bản hợp đồng, thu chi, thư mời…

Nếu như trong thời đại này mà những kỹ năng cơ bản như trên mà thư ký còn chưa nắm được thì khả năng tuyển dụng sẽ rất thấp Để tránh việc lúng túng trong việc sử dụng máy tính sẽ khiến cho Giám đốc và cộng sự đánh giá thấp tất cả các khả năng còn lại, người thư ký văn phòng nên trang bị những kiến thức tối thiểu trong việc sử dụng vi tính

Tài liệu kinh doanh được chuyển dịch sang các định dạng số ngày một nhiều hơn Một thư kí văn phòng phải có kĩ năng trong việc lưu trữ, tổ chức xử lí, truy cập và quản lí thông tin số Điều này không chỉ áp dụng cho các tài liệu được lưu trên máy tính mà còn

áp dụng trên các công cụ lưu giữ tài liệu trực tuyến như Google Docs và Dropbox Nó giúp cho việc lưu giữ tài liệu được bí mật và có thể truy cập dễ dàng khi sử dụng

2.1.5 Kỹ năng điều hành, tổ chức

Tổ chức sự kiện trực tuyến là một trách nhiệm lớn đối với thư ký văn phòng – bao gồm các công việc liên quan đến văn phòng, các cuộc họp của khách hàng Tất cả các việc đặt phòng, đặt vé có thể được thực hiện trực tuyến, làm cho toàn bộ quá trình sắp xếp hợp lý hơn và hiệu quả Một người thư ký phải làm tốt việc đặt vé đi du lịch, chỗ ở, địa điểm, ăn uống, dịch vụ (như thuê xe hoặc chụp ảnh) Ngoài ra, họ còn có thể sử dụng công cụ lịch trực tuyến để đảm bảo chắc chắn rằng tất cả mọi người đều có bản kế hoạch được cập nhật từng ngày

2.1.6 Kỹ năng tham mưu

Cần phát hiện các vấn đề để tham mưu cho lãnh đạo: Muốn phát hiện vấn đề tốt, phải nắm vững thông tin Thường xuyên thu thập và xử lý thông tin liên quan đến nhiệm vụ được giao, vì khi xử lý thông tin sẽ có được những nhận xét về những vấn đề tốt hay chưa tốt, có lợi hay không có lợi Từ đây mới phát hiện ra được vấn đề mà cơ quan hay người lãnh đạo cần tiếp tục duy trì, nhận rộng (nếu là vấn đề tốt), đồng thời có biện pháp khắc phục, ngăn chặn, xử lý hậu quả (nếu vấn đề xấu)

Nếu xử lý và thu thập thông tin tốt thì sẽ phát hiện ra nhiều vấn đề để tham mưu Ngược lại, nếu tham mưu tốt thì nó sẽ là động lực thúc đầy người cán bộ tiếp tục thu thập và xử

lý thông tin, tạo thành vòng quay vô tận, nó làm cho năng lực của người thư ký văn phòng được nâng cao, được lãnh đạo và cơ quan đánh giá tốt, là nấc thang cho sự thăng tiến

Thực tế hầu hết các cơ quan hiện nay chỉ tham mưu những vấn đề bức xúc, trước mắt, chứ ít cơ quan tham mưu những vấn đề đã làm tốt rồi, nó làm lệch cán cân công việc

Để tham mưu tốt, người thư ký văn phòng cần chú ý những điểm sau:

– Lựa chọn vấn đề cần tham mưu: Không phải vấn đề nào cũng cần phải tham mưu, mà phải biết lựa chọn trong hoạt động của cơ quan, người thư ký văn phòng có thể phát hiện những vấn đề cần tham mưu và có nhiều biện pháp đề xuất lãnh đạo giải quyết, tuy nhiên, khong phải cơ quan và lãnh đạo có thể giải quyết các vấn đề trong một lúc (do điều kiện

thời gian, nhân lực, kinh phí…), vì thế đòi hỏi người thư ký văn phòng phải lựa chọn những vấn đề để tham mưu thì mới đạt hiệu quả

Nguyên tắc lựa chọn:

+ Lựa chọn những vấn đề bức xúc nhất, cần thiết nhất mà không thể chậm trễ

+ Lựa chọn những vấn đề có tính khả thi (có thể giải quyết được)

+ Phải quan tâm đến thứ tự vấn đề cần tham mưu (có thứ tự về mặt lôgic, vấn đề trước là tiền đề cho vấn đề sau)

– Lựa chọn thời gian và địa điểm để tham mưu: Để tham mưu cho lãnh đạo thì thời gian tốt nhất là trong giờ làm việc (đầu giờ buổi sáng hay cuối giờ buổi chiều nếu là riêng tư) Địa điểm tham mưu chính thức là ở cơ quan: như phòng lãnh đạo, phòng thư ký, tại các phòng họp,trên đường đi trong cơ quan Ngoài ra có thể tham mưu ở ngoài cơ quan như khi đi ăn cơm, đi cùng xe…

– Lựa chọn phương pháp tham mưu có hiệu quả: Về lý thuyết, có 3 phương pháp: Bằng lời, bằng văn bản và kết hợp cả hai

+ Bằng lời: Phải có nghệ thuật nói (mở đầu, nội dung, kết thúc thế nào) Thông thường câu mở đầu thường là thăm dò, nếu thấy thái độ ủng hộ thì dấn thêm một bước, nếu băn khoăn phải lái sang hướng khác, còn phản ứng thì chuyển chủ đề Cũng có thể dùng cách nói ngược vấn đề (nếu nắm được tâm lý người lãnh đạo)

+ Bằng văn bản: Phải có cách viết

2.2 Phẩm chất

2.2.1 Lòng yêu nghề, tận tâm với công việc

Bất kỳ một công việc nào cũng cần có lòng yêu nghề của người làm nó Thư ký là trợ thủ

và chỉ đóng vai phụ bên cạnh thủ trưởng Vì thế cần xác định rõ vai trò, vị trí của mình, nếu thực sự có hứng thú thì hãy lựa chọn nghề này Trong cả quá trình công tác thư ký phải có một tình cảm ổn định, bền vững mới có thể làm việc mọi lúc mọi nơi

Để phấn đấu vươn lên trong nghề nghiệp, thư ký cần nắm vững các yêu cầu trong nghiệp

vụ, không ngừng học hỏi, mong muốn đảm nhận công việc có yêu cầu cao hơn, phức tạp hơn

2.2.2 Tính cẩn thận

Hầu hết các nhiệm vụ mà thư ký đảm nhận đều có tính chất nghiệp vụ Vì vậy đòi hỏi người thư ký phải có tính cẩn thận trong khi thực hiện nhiệm vụ, đặc biệt với công việc thu thập dữ liệu, nhập dữ liệu và lưu giữ thông tin vào máy tính, ghi chép vào sổ tay những công việc quan trọng, cần chú ý, cần thực hiện Để có tính cẩn thận thì phải cần rèn luyện Phải có thái độ nghiêm túc khi thực hiện công việc, tránh chủ quan, đại khái, qua loa Công việc làm xong phải kiểm tra, đối chiếu để phát hiện các sai sót, nhầm lẫn

và kịp thời sửa chữa Tất cả các công việc phải thực hiện theo đúng nghiệp vụ chuyên môn

2.2.3 Quảng giao, cởi mở, tự kiềm chế tốt

Một trong những hoạt động cơ bản của thư ký văn phòng là giao tiếp Vì vậy thư ký phải

có tính cởi mở, quảng giao (giao tiếp rộng) Để có được phẩm chất này, thư ký phải chủ động trong giao tiếp, sẵn sàng giao tiếp khi cần thiết, biết tận dụng các cơ hội có thể để

mở rộng giao tiếp và các mối quan hệ của mình Giao tiếp rộng giúp các thư ký có thêm nhiều thông tin, học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm, tự điều chỉnh mình cho phù hợp với các mối quan hệ trong và ngoài công ty Muốn vậy thư ký phải rèn luyện thêm sự tự tin Tính cởi mở, vui vẻ, tế nhị và đúng mực còn góp phần gây thiện cảm, để lại ấn tượng tốt đẹp cho khách hàng, góp phần mở rộng và giữ vững các mối quan hệ của công ty với bên ngoài