Đề tài được thực hiện bởi "Sinh viên Đại Học Bách Khoa" Đây là một đề tài về lĩnh vực nhân sự, cụ thể là về qui trình tuyển dụng. Với mục đích thâm nhập thực tế để ứng dụng những lý thuyết đã học từ ghế nhà trường và mong muốn giúp cho qui trình tuyển dụng của công ty VNG ngày càng hoàn thiện hơn, sinh viên đã quyết định thực hiện đề tài này.Bằng cách khảo sát qui trình tuyển dụng hiện tại (thông qua bảng câu hỏi và phỏng vấn trực tiếp các nhân viên và các nhà quản lý công ty VNG) để biết được thực trạng của qui trình tuyển dụng bao gồm các khuyết điểm, các vấn đề còn chưa hiệu quả. Từ đó dựa trên cơ sở lý thuyết để đưa ra những đề xuất cải tiến qui trình phù hợp nhất với điều kiện của công ty.Thông qua đề tài, sinh viên đã có những đề xuất về qui trình như: bổ sung vào qui trình các giai đoạn lập kế hoạch tuyển dụng, bước phỏng vấn sơ bộ, kiểm tra trắc nhiệm và hoàn thiện một số biểu mẫu cho các hoạt động của qui trình.Kết quả thực hiện của đề tài sẽ được Ban giám đốc công ty xem xét hoàn chỉnh để có thể đưa vào áp dụng trong công tác tuyển dụng. Bên cạnh đó, đề tài cũng có thể được sử dụng như một tài liệu tham khảo cho việc qui trình hóa các hoạt động quản lý nhân sự khác tại công ty.
Trang 1ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA KHOA QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP
LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
HOÀN THIỆN QUI TRÌNH TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN VINA
NGUYỄN SƠN TÙNG
Tp HCM, 01/2011
Trang 2TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA KHOA QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP
LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
HOÀN THIỆN QUI TRÌNH TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY
Trang 3Sau khoảng thời gian hơn ba tháng làm việc, bài báo cáo này cũng đã được hoàn thành Mặc dù sinh viên đã cố gắng rất nhiều mới có thể hoàn thành tác phẩm đầu tay của mình nhưng có một điều chắc chắn rằng, nếu không có sự hỗ trợ từ những người xung quanh thì mọi cố gắng của sinh viên sẽ trở nên vô nghĩa
Đó chính là sự hướng dẫn tận tình của Thầy Nguyễn Mạnh Tuân, người đã luôn động viên và chỉ bảo sinh viên tận tình dù trong lúc sinh viên cảm thấy khó khăn nhất Cũng như các thầy cô khác của khoa Quản lý công nghiệp đã truyền đạt cho sinh viên những kiến thức quí giá nhất
Đó chính là Phó tổng giám đốc nguồn nhân lực công ty VNG, bà Lê Thị Ngọc Diệp, người đã cung cấp cho sinh viên những thông tin cần thiết để hoàn thành bài báo cáo này và hơn thế nữa bà cũng như người thầy chỉ dẫn sinh viên những điều hay về công việc và cuộc sống Ngoài ra còn có sự tận tình giúp đỡ và hợp tác từ những nhân viên
Trang 4Đây là một đề tài về lĩnh vực nhân sự, cụ thể là về qui trình tuyển dụng Với mục đích thâm nhập thực tế để ứng dụng những lý thuyết đã học từ ghế nhà trường và mong muốn giúp cho qui trình tuyển dụng của công ty VNG ngày càng hoàn thiện hơn, sinh viên đã quyết định thực hiện đề tài này
Bằng cách khảo sát qui trình tuyển dụng hiện tại (thông qua bảng câu hỏi và phỏng vấn trực tiếp các nhân viên và các nhà quản lý công ty VNG) để biết được thực trạng của qui trình tuyển dụng bao gồm các khuyết điểm, các vấn đề còn chưa hiệu quả Từ
đó dựa trên cơ sở lý thuyết để đưa ra những đề xuất cải tiến qui trình phù hợp nhất với điều kiện của công ty
Thông qua đề tài, sinh viên đã có những đề xuất về qui trình như: bổ sung vào qui trình các giai đoạn lập kế hoạch tuyển dụng, bước phỏng vấn sơ bộ, kiểm tra trắc nhiệm và hoàn thiện một số biểu mẫu cho các hoạt động của qui trình
Kết quả thực hiện của đề tài sẽ được Ban giám đốc công ty xem xét hoàn chỉnh để có thể đưa vào áp dụng trong công tác tuyển dụng Bên cạnh đó, đề tài cũng có thể được
sử dụng như một tài liệu tham khảo cho việc qui trình hóa các hoạt động quản lý nhân
sự khác tại công ty
Trang 5Đề mục Trang
Nhiệm vụ luận văn
LỜI CÁM ƠN i
TÓM TẮT ĐỀ TÀI ii
MỤC LỤC iii
DANH SÁCH BẢNG BIỂU vi
DANH SÁCH HÌNH VẼ vii
DANH SÁCH CHỮ VIẾT TẮT VÀ THUẬT NGỮ viii
CHƯƠNG 1 MỞ ĐẦU 1
1.1 LÝ DO HÌNH THÀNH ĐỀ TÀI 1
1.2 MỤC TIÊU ĐỀ TÀI 3
1.3 PHẠM VI ĐỀ TÀI 3
1.4 CƠ SỞ LÝ THUYẾT 3
1.5 MÔ HÌNH NGHIÊN CỨU 3
CHƯƠNG 2 CƠ SỞ LÝ THUYẾT 7
2.1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC 7
2.1.1 Khái niệm 7
2.1.2 Các vấn đề nghiên cứu của quản trị nguồn nhân lực 7
2.1.3 Các chức năng của quản trị nguồn nhân lực 7
2.2 PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC VÀ XÂY DỰNG BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC 9
2.2.1 Khái niệm 9
2.2.2 Ý nghĩa của việc phân tích công việc 9
2.2.3 Những thông tin cần thu thập trong phân tích công việc 10
2.2.4 Nội dung, trình tự thực hiện phân tích công việc 10
2.2.5 Nội dung bảng mô tả công việc 11
2.2.6 Nội dung bảng tiêu chuẩn công việc 11
2.3 QUI TRÌNH TUYỂN DỤNG 11
2.3.1 Khái niệm 11
2.3.2 Phân loại các nguồn tuyển dụng 12
2.3.3 Nội dung trình tự của quy trình 14
2.3.4 Các tiêu chí đánh giá hiệu quả tuyển dụng 18
Trang 63.1 TỔNG QUAN VNG 19
3.2 BỘ MÁY TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY 19
3.3 TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY 20
3.4 TÌNH HÌNH NHÂN SỰ VÀ QUI TRÌNH TUYỂN DỤNG CỦA CÔNG TY 22
3.4.1 Tình hình nhân sự 22
3.4.2 Về qui trình tuyển dụng của công ty VNG 23
3.5 TỔNG QUAN VỀ MẪU KHẢO SÁT 27
3.6 PHƯƠNG THỨC VÀ CÔNG CỤ PHÂN TÍCH BẢNG CÂU HỎI KHẢO SÁT 27 3.7 BỐ CỤC CỦA BẢNG CÂU HỎI 27
3.8 KẾT QUẢ PHÂN TÍCH BẢNG CÂU HỎI 28
3.8.1 Nguồn ứng viên 28
3.8.2 Phương thức thông báo tuyển dụng 29
3.8.3 Các yếu tố đã thu hút các ứng viên nộp đơn ứng tuyển 29
3.8.4 Bước khó khăn nhất khi ứng tuyển 30
3.8.5 Nội dung của buổi phỏng vấn 31
3.8.6 Không khí buổi phỏng vấn 31
3.8.7 Thời gian phỏng vấn trải qua 31
3.8.8 Thông tin được cung cấp trong buổi phỏng vấn 33
3.8.9 Các vấn đề về thử việc 34
3.8.10 Sự thú vị của công việc 35
CHƯƠNG 4 HOÀN THIỆN QUI TRÌNH TUYỂN DỤNG 37
4.1 KẾ HOẠCH TUYỂN DỤNG 39
4.2 GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ TUYỂN DỤNG 39
4.3 NGUỒN ỨNG VIÊN VÀ PHƯƠNG THỨC THÔNG BÁO TUYỂN DỤNG 40
4.4 VỀ THU NHẬN VÀ NGHIÊN CỨU HỒ SƠ 41
4.5 PHỎNG VẤN SƠ BỘ 42
4.6 KIỂM TRA, TRẮC NGHIỆM 43
4.7 BƯỚC PHỎNG VẤN SÂU 43
4.8 THỬ VIỆC VÀ ĐÁNH GIÁ SAU THỬ VIỆC 45
4.9 RA QUYẾT ĐỊNH TUYỂN DỤNG 46
4.10 HOÀN THIỆN KHÁC 46
CHƯƠNG 5 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 48
5.1 KẾT LUẬN 48
5.2 KIẾN NGHỊ 48
Trang 7Phụ lục 1.1 BẢN KẾ HOẠCH TUYỂN DỤNG 50
Phụ lục 1.2 TÓM TẮT MÔ TẢ CÔNG VIỆC DÀNH CHO ỨNG VIÊN DỰ TUYỂN 51
Phụ lục 1.3 PHIẾU XÉT DUYỆT HỒ SƠ 52
Phụ lục 1.4 THƯ MỜI PHỎNG VẤN 53
Phụ lục 1.5 BẢNG ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ PHỎNG VẤN ĐỀ NGHỊ 54
Phụ lục 1.6 CHƯƠNG TRÌNH THỬ VIỆC ĐỀ NGHỊ 55
PHỤ LỤC 2 BẢNG CÂU HỎI 57
PHỤ LỤC 3 NỘI DUNG PHỎNG VẤN CÁC NHÀ TUYỂN DỤNG 61
TÀI LIỆU THAM KHẢO 63
Trang 8Bảng 3.1 Tình hình tuyển dụng của công ty trong 8 tháng đầu năm 2010 27
Bảng 3.2 Sơ lược về mẫu khảo sát 27
Bảng 3.3 Mức độ thu hút của các yếu tố đối với ứng viên 29
Bảng 3.4 Mức độ thu hút của các yếu tố thuộc về công việc 30
Bảng 3.5 Áp lực do thử việc 30
Bảng 3.6 Nội dung của buổi phỏng vấn 31
Bảng 3.7 Không khí buổi phỏng vấn 31
Bảng 3.8 Phỏng vấn có thể hiện hết năng lực 33
Bảng 3.9 Quan hệ giữa hiệu quả phỏng vấn và chuyên ngành 33
Bảng 3.10 Người không phù hợp công việc có trả lời được hầu hết các câu hỏi 33
Bảng 3.11 Quan hệ giữa hiệu quả thử việc của các nhân viên cùng và trái ngành 35
Trang 9Hình 1.1 Qui trình tuyển dụng chuẩn 5
Hình 2.1 Các yếu tố thành phần chức năng của quản trị nguồn nhân lực 9
Hình 3.1 Sơ đồ tổ chức của công ty VNG 2009 20
Hình 3.2 Số lượng nhân viên và sản phẩm, thành tựu của VNG từ 2004-2009 21
Hình 3.3 Doanh thu Công ty VNG 2005-2009 21
Hình 3.4 Qui trình tuyển dụng của công ty VNG 2009 24
Hình 3.5 Biểu đồ thể hiện nguồn ứng viên 28
Hình 3.6 Phương thức thông báo tuyển dụng 29
Hình 3.7 Giai đoạn khó khăn nhất khi ứng tuyển 30
Hình 3.8 Thời gian phỏng vấn trải qua 32
Hình 3.9 Thời gian phỏng vấn hiệu quả 32
Hình 3.10 Ý định chọn công việc khác 36
Hình 4.1 Qui trình tuyển dụng đề nghị 38
Trang 10DANH SÁCH CHỮ VIẾT TẮT VÀ THUẬT NGỮ
- VNG: Công ty cổ phần tập đoàn Vina
- SPSS: Phần mềm phân tích thống kê
- One-way Anova: là phương thức phân tích phương sai một yếu tố có trong phần
mềm SPSS
Trang 11
Công ty cổ phần tập đoàn Vina (gọi tắt là VNG) đang trong quá trình phát triển nhân lực rất nhanh Thành lập năm 2004, VNG là công ty đi đầu trong lĩnh vực Internet ở Việt Nam Trẻ trung, nhiệt huyết, năng động, không ngừng tìm tòi và khám phá công nghệ mới, công ty đang chiếm lĩnh thị trường với hơn 20 sản phẩm giải trí, liên kết cộng đồng, và phần mềm được ưa chuộng nhất Một trong những nguyên nhân đó là
do công ty rất chú trọng tới việc tuyển dụng nhân sự Để đáp ứng cho sự phát triển mạnh mẽ và lâu dài, ban giám đốc công ty VNG xác định rằng cần phải đầu tư mạnh
và toàn diện cho việc tuyển dụng, đào tạo, nâng cao kiến thức, năng lực chuyên môn
quản lý cho nhân viên và đặc biệt là bộ phận chăm sóc khách hàng Qua khảo sát
thực trạng, sơ bộ tóm tắt qui trình tuyển dụng của công ty như sau:
báo
Lọc sơ
bộ
Phỏng vấn
Thử việc
Tuyển chính thức
- Tổng số người được gọi nộp hồ sơ dự tuyển là 144 người, nhưng số người đến nộp
hồ sơ là 132 người, như vậy tỷ lệ hồ sơ dự tuyển/số đề nghị được tuyển là 132/36 =3,6
Tỷ lệ này tương đối thấp nếu so sánh với tỷ lệ trung bình thông thường là vào khoảng
8 đến 10 và có nhiều công ty lớn tỷ lệ này là số hàng chục, hàng trăm Đó là chưa kể
Trang 12được 97 ứng viên có hồ sơ hợp lệ và đủ tiêu chuẩn để vào phỏng vấn, tỷ lệ lọc sơ bộ là
73% và tỷ lệ người phỏng vấn/chỉ tiêu tuyển là 2,7
2 Công tác phỏng vấn còn sơ sài, chưa xây dựng ngân hàng câu hỏi, tiêu chí lựa chọn dành cho ứng viên và người phỏng vấn, thể hiện sự thiếu chuẩn bị và chuyên nghiệp trong việc trắc nghiệm và phỏng vấn ứng viên Do vậy, số nhân viên được chọn qua phỏng vấn vào thử việc chỉ có 60% được tuyển chính thức:
- Tỷ lệ nhân viên được tuyển sau đợt phỏng vấn là 51/97 người được phỏng vấn, tỷ lệ đạt 52% (bình quân chưa đến 2 người phỏng vấn đã có 1 người được thử việc)
- Sau khi thử việc, chỉ còn 36 người được giữ lại tiếp tục làm việc Như vậy 15 người không vượt qua được đợt thử việc một phần là do quá trình phỏng vấn không đủ tốt để phát hiện ra họ, những người không phù hợp với công việc
3 Công ty chưa thực hiện hoàn chỉnh việc phân tích công việc, nên chưa xây dựng bảng mô tả công việc sát với nhu cầu thực tế, do vậy chưa xác định đầy đủ yêu cầu năng lực ứng viên dẫn đến sau khi tuyển dụng chính thức, không ít nhân viên được tuyển phải đào tạo bổ sung hoặc chậm được giao việc chính thức: trong số 36 nhân viên được tuyển chính thức, sau 3-6 tháng đã có 9 nhân viên được trưởng bộ phận đề nghị đào tạo bổ sung nghiệp vụ thông thường như anh văn, vi tính, kỹ năng giao tiếp…, 3 nhân viên xin thôi việc vì cho là công việc thấp hơn trình độ của họ Điều đó gây tốn kém về chi phí đào tạo và tuyển dụng bổ sung cho công ty do việc tuyển dụng không tốt
Hồ sơ nộp
Hồ sơ hợp
lệ được gọi phỏng vấn
Tỷ lệ hồ
sơ hợp lệ
Gọi thử việc
Tỷ lệ được gọi thử việc
Được tuyển sau khi thử việc
Tỷ lệ được tuyển sau khi thử việc
132 97 73,48% 51 52,58% 36 70,59%
Tình hình tuyển dụng của công ty trong 8 tháng đầu năm 2010 (Nguồn VNG, 2010)
Từ trước đến nay do không đầu tư chiều sâu vào nguồn nhân lực, những tồn tại trên chưa bộc lộ rõ nét, nay với yêu cầu phát triển nhân lực ngày càng cao ( tại bộ phận chăm sóc khách hàng năm 2009 là 107 nhân viên, tính đến hết tháng 8/2010 là 140 nhân viên và dự kiến cuối năm 2010 là 150 nhân viên – tỷ lệ nhân viên có trình độ cao đẳng trở lên cần chiếm tỷ lệ ít nhất là 15%), và trong bối cảnh cạnh tranh từ các đối thủ khác, việc hoàn thiện qui trình tuyển dụng với công ty VNG là điều cần thiết
Chính vì vậy, với cơ hội có thể nghiên cứu một đề tài thực tế hữu dụng cho việc định hướng nghề nghiệp trong tương lai, cùng với sự yêu thích lĩnh vực quản trị nhân sự, đề
tài “Hoàn thiện qui trình tuyển dụng nhân sự tại Công ty cổ phần tập đoàn Vina”
đã được chọn làm nội dung chính của luận văn này
Trang 13Luận văn này tập trung vào hai mục tiêu sau đây:
- Xác định ưu nhược điểm qui trình tuyển dụng hiện tại của Công ty cổ phần tập đoàn Vina
- Sau đó hiệu chỉnh bổ sung để đưa ra một qui trình tuyển dụng mới hoàn thiện hơn nhằm khắc phục các nhược điểm của qui trình hiện tại, đồng thời có tính khả thi và phù hợp với điều kiện hoạt động thực tế của công ty
1.3 PHẠM VI ĐỀ TÀI:
Đề tài tập trung vào qui trình tuyển dụng tại bộ phận Chăm sóc khách hàng của Công
ty cổ phần tập đoàn Vina từ 01/01/2010 đến 31/08/2010 Đây là bộ phận quan trọng trong chiến lược phát triển của công ty (chiếm 11,67% nhân sự toàn công ty gồm 49 phòng ban và nhóm thuộc 10 bộ phận)
1.4 CƠ SỞ LÝ THUYẾT:
Để phục vụ cho mục tiêu trên, luận văn dựa trên các lý thuyết sau:
Lý thuyết về Phân tích công việc và xây dựng bảng mô tả công việc
Lý thuyết về quá trình tuyển dụng
Lý thuyết đánh giá hiệu quả tuyển dụng thông qua một số tiêu chí thông dụng
Lý thuyết về kỹ năng chuẩn bị trắc nghiệm và phỏng vấn trong tuyển dụng
1.5 MÔ HÌNH NGHIÊN CỨU:
Bước 1: Khảo sát thực trạng qui trình tuyển dụng hiện tại
Xác định thực trạng qui trình tuyển dụng bằng việc nghiên cứu qui trình tuyển dụng hiện tại và kết quả thực tế triển khai các bước của qui trình trong thời gian qua, thông qua việc thu thập tài liệu, số liệu thống kê liên quan đến tuyển dụng, phỏng vấn các
Khảo sát thực trạng qui trình tuyển dụng hiện tại
Phân tích đánh giá qui trình tuyển dụng hiện tại Hoàn thiện qui trình tuyển dụng hiện tại
Trang 14kiến của các nhân viên đã được tuyển dụng đúng theo qui trình
Bước 2: Phân tích đánh giá ưu nhược điểm qui trình tuyển dụng hiện tại
Dựa trên các tiêu chí thông dụng, đánh giá hiệu quả tuyển dụng của Công ty và từ việc phân tích thực trạng qui trình tuyển dụng đã được khảo sát, đánh giá những điểm không hiệu quả của qui trình tuyển dụng hiện tại
Bước 3: Hoàn thiện qui trình tuyển dụng
Căn cứ vào cơ sở lý thuyết và những phân tích thực trạng qui trình tuyển dụng hiện tại
để hoàn thiện qui trình tuyển dụng
Dựa trên mô hình mẫu dưới đây, thay đổi hoặc cụ thể hóa các bước để thiết lập một qui trình tuyển dụng mới nhằm khắc phục được các nhược điểm tìm thấy của qui trình hiện tại, nhưng phù hợp với qui mô và đặc thù của công ty
Trang 15Thông báo tuyển dụng
Thu nhận, nghiên cứu hồ sơ
Hình 1.1 Qui trình tuyển dụng chuẩn
Qui trình tuyển dụng chuẩn (Nguồn: Trần Kim Dung, 2009)
Chuẩn bị tuyển dụng
Trang 16- Dữ liệu thứ cấp: các văn bản, báo cáo liên quan đến các báo cáo tuyển dụng, các bài
báo tạp chí có thông tin về công tác trên
- Thông tin sơ cấp: lấy từ quá trình phỏng vấn các cán bộ quản lý (2 người), bảng câu
hỏi phản hồi từ các nhân viên (30 người) Đối tượng phát bảng câu hỏi là những nhân viên đã vào làm việc sau lần tuyển dụng gần đây Nội dung câu hỏi xung quanh các vấn đề:
Nội dung của khâu chuẩn bị tuyển dụng (có xem xát các vấn đề về pháp luật hoặc luật định lao động về tuyển dụng hay không? Họ đã phân tích công việc như thế nào?
Có thực hiện bài bản theo trình tự nhất định nào hay không? )
Các yếu tố ảnh hưởng đến sự hấp dẫn thu hút từ công ty đến các ứng viên (thương hiệu, chính sách tuyển dụng, lương bổng…)
Nguồn tuyển dụng (bên trong hay bên ngoài)
Phương thức thu hút tuyển dụng (quảng cáo qua báo đài, giới thiệu, các mạng việc làm…)
Quá trình phỏng vấn (Hình thức phỏng vấn? Chuẩn bị như thế nào? Câu hỏi đặt ra? Thang điểm? Các nguyên tắc phỏng vấn? )
Nội dung phỏng vấn (chuyên môn, kinh nghiệm, mức lương, nội qui? )
Thử việc (hiệu quả thử việc? Thời gian thử việc? )
…
* Phương pháp xử lý dữ liệu:
Sử dụng các công cụ cơ bản của phương pháp thống kê như: tính tần suất (frequencies)
và giá trị trung bình (means)…
Ngoài ra, những yếu tố cần phân tích tương quan sẽ được xử lý bằng phân tích Anova One-way của phần mềm SPSS
Dựa vào kết quả dữ liệu thu được chúng ta sẽ thấy rõ được thực trạng của qui trình tuyển dụng hiện tại đang có những ưu khuyết điểm gì, từ đó đưa ra những kiến nghị để hoàn thiện qui trình
Trang 172.1.2 Các vấn đề nghiên cứu của quản trị nguồn nhân lực:
Quản trị nguồn nhân lực nghiên cứu các vấn đề quản trị con người trong các tổ chức ở tầm vi mô và có hai mục tiêu cơ bản:
a Về tính kinh tế: Sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực nhằm tăng năng suất lao động
và nâng cao tính hiệu quả của tổ chức
b Về tính xã hội: Đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của nhân viên, tạo điều kiện cho nhân viên phát huy tối đa năng lực cá nhân, được kích thích, động viên nhiều nhất tại nơi làm việc và trung thành, tận tâm với doanh nghiệp
2.1.3 Các chức năng của quản trị nguồn nhân lực:
Hoạt động quản trị nguồn nhân lực liên quan đến tất cả các vấn đề thuộc về quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của nhân viên nhằm đạt được hiệu quả cao cho cả tổ chức lẫn nhân viên Trong thực tiễn, các hoạt động này rất đa dạng, phong phú và rất khác biệt tùy theo các đặc điểm về cơ cấu tổ chức, công nghệ kỹ thuật, nhân lực, tài chính, trình
độ phát triển của các tổ chức Hầu như tất cả các tổ chức đều phải thực hiện các hoạt động cơ bản như: xác định nhu cầu nhân viên, lập kế hoạch tuyển dụng, bố trí nhân viên, đào tạo, khen thưởng kỷ luật nhân viên, trả công…Tuy nhiên có thể phân chia các hoạt động chủ yếu của quản trị nguồn nhân lực theo 3 nhóm chức năng chủ yếu sau đây:
a Nhóm chức năng thu hút nguồn nhân lực:
Nhóm chức năng này chú trọng vấn đề đảm bảo có đủ số lượng nhân viên với các phẩm chất phù hợp cho công việc của doanh nghiệp Để có thể tuyển đúng người cho đúng việc, trước hết doanh nghiệp phải căn cứ vào kế hoạch sản xuất, kinh doanh và thực trạng sử dụng nhân viên trong doanh nghiệp nhằm xác định được những công việc nào cần tuyển thêm người Thực hiện phân tích công việc sẽ cho biết doanh
Trang 18nghiệp cần tuyển thêm bao nhiêu nhân viên và yêu cầu tiêu chuẩn đặt ra với các ứng viên là như thế nào Việc áp dụng các kỹ năng như trắc nghiệm và phỏng vấn sẽ giúp doanh nghiệp chọn được ứng viên tốt nhất cho công việc Do đó nhóm chức năng tuyển dụng thường bao gồm các hoạt động: dự báo và hoạch định nguồn nhân lực, phân tích công việc, phỏng vấn, trắc nghiệm, thu thập, lưu giữ và xử lý thông tin về nguồn nhân lực của doanh nghiệp
b Nhóm chức năng đào tạo và phát triển:
Nhóm chức năng này chú trọng việc nâng cao năng lực của nhân viên, đảm bảo nhân viên trong doanh nghiệp có các kỹ năng, trình độ lành nghề cần thiết để hoàn thành tốt công việc được giao và tạo điều kiện cho nhân viên được phát triển tối đa các năng lực
cá nhân Các doanh nghiệp áp dụng chương trình hướng nghiệp và đào tạo cho nhân viên mới nhằm xác định năng lực thực tế của nhân viên và giúp nhân viên làm quen với công việc của doanh nghiệp Đồng thời các doanh nghiệp cũng lập kế hoạch đào tạo,huấn luyện và đào tạo lại nhân viên mỗi khi có sự thay đổi về kế hoạch kinh doanh hoặc qui trình công nghệ, kỹ thuật.Nhóm chức năng đào tạo, phát triển thường thực hiện các hoạt động như: hướng nghiệp, huấn luyện, đào tạo kỹ năng thực hành cho công nhân; bồi dưỡng nâng cao trình độ lành nghề và cập nhật kiến thức quản lý, kỹ thuật công nghệ cho cán bộ quản lý và cán bộ chuyên môn nghiệp vụ
c Nhóm chức năng duy trì nguồn nhân lực:
Nhóm chức năng này chú trọng đến việc duy trì và sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực trong doanh nghiệp Nhóm chức năng này gồm hai nhóm chức năng nhỏ hơn là kích thích, động viên nhân viên và duy trì , phát triển các mối quan hệ lao động tốt đẹp trong doanh nghiệp
Chức năng kích thích động viên liên quan đến các chính sách và các hoạt động nhằm khuyến khích, động viên nhân viên trong doanh nghiệp làm việc hăng say, tận tình, có
ý thức trách nhiệm và hoàn thành công việc với chất lượng cao Giao cho nhân viên những công việc mang tính chất thách thức cao, cho nhân viên biết sự đánh giá của cán
bộ lãnh đạo về mức độ hoàn thành và ý nghĩa của việc hoàn thành công việc của nhân viên đối với hoạt động của doanh nghiệp, trả lương cao và công bằng, kịp thời khen thưởng những cá nhân có sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, có đóng góp làm tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh và uy tín của doanh nghiệp… là những biện pháp hữu hiệu để thu hút và duy trì được đội ngũ lao động lành nghề cho doanh nghiệp Do đó xây dựng và quản lý hệ thống thang bảng lương, thiết lập và áp dụng các chính sách lương bổng, thăng tiến, kỷ luật, tiền thưởng, phúc lợi, phụ cấp, đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên là những hoạt động quan trọng nhất của chức năng kích thích, động viên
Chức năng quan hệ lao động liên quan đến các hoạt động nhằm hoàn thiện môi trường làm việc và các mối quan hệ trong công việc như: ký kết hợp đồng lao động, giải quyết
Trang 19khiếu tố, tranh chấp lao động, giao tế nhân viên, cải thiện môi trường làm việc, y tế, bảo hiểm và an toàn lao động Thực hiện tốt chức năng quan hệ lao động sẽ vừa giúp các doanh nghiệp tạo ra bầu không khí tâm lý tập thể và các giá trị truyền thống tốt đẹp, vừa làm cho nhân viên được thỏa mãn với công việc và doanh nghiệp
Hình 2.1 Các yếu tố thành phần chức năng của quản trị nguồn nhân lực
2.2 PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC VÀ XÂY DỰNG BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC:
Công đoạn này nằm trong phần thu hút nguồn nhân lực, vừa là bước chuẩn bị vừa là
cơ sở quan trọng cho việc tuyển dụng hiệu quả, chọn đúng người cho đúng việc
2.2.1 Khái niệm:
Phân tích công việc là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định điều kiện tiến hành các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần thiết phải có để thực hiện tốt công việc
2.2.2 Ý nghĩa của việc phân tích công việc:
Khi phân tích công việc cần xây dựng được hai tài liệu cơ bản là bảng mô tả công việc
và bảng tiêu chuẩn công việc Bảng mô tả công việc là văn bản liệt kê các chức năng, nhiệm vụ các mối quan hệ trong công việc, các điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra, giám sát các tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc Bảng mô tả công việc giúp cho chúng ta hiểu được nội dung yêu cầu của công việc và hiểu được quyền hạn trách nhiệm khi thực hiện công việc Bảng tiêu chuẩn công việc là văn bản liệt kê những yêu cầu về năng lực cá nhân cũng như trình độ học vấn, kinh nghiệm công tác, khả năng giải quyết vấn đề, các kỹ năng khác và các đặc điểm cá nhân thích hợp nhất cho công việc Bảng tiêu chuẩn công việc giúp chúng ta hiểu được doanh nghiệp cần loại nhân viên như thế nào để thực hiện công việc tốt nhất
Duy trì nguồnnhân lực
Đào tạo
và pháttriển
Thu hútnguồnnhân lực
Trang 20Phân tích công việc cung cấp các thông tin về những yêu cầu, đặc điểm của công việc như các hành động nào cần được tiến hành thực hiện, thực hiện như thế nào và tại sao; các loại máy móc trang bị dụng cụ nào cần thiết khi thực hiện công việc; các mối quan
hệ với cấp trên với đồng nghiệp trong thực hiện công việc… Không phân tích công việc, nhà quản trị sẽ không tạo ra sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận cơ cấu trong doanh nghiệp; không thể đánh giá các yêu cầu của các công việc; do đó không thể tuyển đúng nhân viên cho đúng công việc, không thể đánh giá được đúng năng lực thực hiện công việc của nhân viên và do đó không thể trả lương, kích thích họ kịp thời chính xác
2.2.3 Những thông tin cần thu thập trong phân tích công việc:
Cần thu thập được các loại thông tin sau cho phân tích công việc:
a Thông tin về các yếu tố của điều kiện làm việc như điều kiện tổ chức hoạt động của doanh nghiệp, chế độ lương bổng, khen thưởng, tầm quan trọng của công việc trong doanh nghiệp, các yếu tố của điều kiện vệ sinh lao động, sự cố gắng về thể lực, những rủi ro khó tránh, sự tiêu hao năng lượng trong quá trình làm việc…
b Thông tin về các hoạt động thực tế của nhân viên tiến hành tại nơi làm việc như các phương pháp làm việc, các mối quan hệ trong thực hiện công việc, cách thức làm việc với khách hàng, cách thức thu thập, xử lý các loại số liệu và cách thức làm việc với các loại máy móc, trang bị kỹ thuật
c Thông tin về những phẩm chất mà nhân viên thực hiện công việc cần có như trình
độ học vấn, kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng thực hiện công việc, tuổi đời, ngoại hình,
sở thích, sức khỏe, quan điểm, tham vọng, các đặc điểm cá nhân cần có khi thực hiện công việc…
d Thông tin về các loại máy móc, thiết bị kỹ thuật tại nơi làm việc như số lượng, chủng loại, qui trình kỹ thuật và tính năng tác dụng của các trang thiết bị kỹ thuật, cách thức sử dụng, bảo quản tại nơi làm việc
e Thông tin về các tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc đối với nhân viên, bao gồm các qui định về tiêu chuẩn hành vi và tiêu chuẩn về kết quả thực hiện công việc
2.2.4 Nội dung, trình tự thực hiện phân tích công việc:
Nội dung, trình tự thực hiện phân tích công việc thường không giống nhau trong các doanh nghiệp Theo Dessler (1997, Tr 84) quá trình thực hiện công việc gồm 6 bước sau đây:
Bước 1: Xác định mục đích của phân tích công việc, từ đó xác định các hình thức thu
thập thông tin phân tích công việc thích hợp nhất
Bước 2: Thu thập các thông tin cơ bản có sẵn trên cơ sở của các sơ đồ tổ chức, các văn
bản về mục đích, yêu cầu chức năng quyền hạn của doanh nghiệp và các bộ phận cơ cấu, hoặc sơ đồ qui trình công nghệ và bảng mô tả công việc cũ (nếu có)
Trang 21Bước 3: Chọn lựa các phần việc đặc trưng, các điểm then chốt để thực hiện phân tích
công việc nhằm làm giảm bớt thời gian và tiết kiệm hơn trong thực hiện phân tích công việc tương tự nhau
Bước 4: Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích công
việc Tùy theo yêu cầu về mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần thu thập, tùy theo loại hình công việc và khả năng tài chính của doanh nghiệp có thể sử dụng một hoặc kết hợp với các phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc sau đây: phỏng vấn, bảng câu hỏi và quan sát
Bước 5: Kiểm tra xác minh tính chính xác của thông tin Những thông tin thu thập
phân tích công việc cần được kiểm tra lại về mức độ chính xác và đầy đủ thông tin qua chính các nhân viên thực hiện công việc hoặc các vị lãnh đạo có trách nhiệm giám sát thực hiện các công việc đó
Bước 6: Xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc
2.2.5 Nội dung bảng mô tả công việc:
1 Nhận diện công việc: bao gồm các thông tin chủ yếu sau: Tên công việc, mã số công việc, cấp bậc công việc, người thực hiện, người giám sát
2 Mục đích công việc: Người thực hiện công việc cần hiểu rõ yêu cầu về kết quả cần đạt trong công việc
3 Nội dung công việc: mô tả chức năng, nhiệm vụ chính của công việc, giải thích về công việc Ngoài ra trong phần nội dung công việc còn có qui trình thực hiện công việc với từng bước cụ thể
4 Mối quan hệ thực hiện: ghi rõ mối quan hệ chủ yếu của người thực hiện công việc với những người khác trong và ngoài công ty
5 Quyền hạn của người thực hiện công việc: quyền trực tiếp, quyền tham mưu…
6 Điều kiện làm việc: những điều kiện làm việc đặc biệt như ca ba, thêm giờ, mức độ
ô nhiễm, tiếng ồn, sự may rủi trong công việc… cũng cần được nêu rõ nếu có
2.2.6 Nội dung bảng tiêu chuẩn công việc:
Những yếu tố chính thường được đề cập trong bảng tiêu chuẩn công việc:
1 Trình độ văn hóa, chuyên môn, trình độ ngoại ngữ và các khả năng khác có liên quan đến công việc
2 Kinh nghiệm công tác
3 Tuổi đời
4 Sức khỏe
5 Hoàn cảnh gia đình
Trang 226 Các đặc điểm cá nhân khác có liên quan đến việc thực hiện công việc như: tính trung thực, khả năng hòa đồng với mọi người, tham vọng, sở thích, nguyện vọng cá nhân…
2.3.2 Phân loại các nguồn tuyển dụng:
Trước khi tuyển dụng, doanh nghiệp phải xem xét nguồn lực được cung cấp từ đâu Các nguồn đó có thể là:
a Nguồn nội bộ:
* Nhân viên đang làm việc cho doanh nghiệp:
Đa số các công ty ưu tiên tập trung vào nguồn ứng viên này khi có nhu cầu tuyển chọn nhân viên Khi một công ty cần tuyển một vị trí trong thời gian rất ngắn thì đây là nguồn thích hợp nhất vì họ là những người có thời gian gắn bó với công ty, hiểu rõ về môi trường làm việc cũng như bầu không khí văn hóa của tổ chức
Tóm lại việc sử dụng nhân viên hiện tại như là một nguồn ứng viên tuyển dụng có những ưu điểm sau:
- Kích thích sự thi đua phấn đấu, sáng tạo và gắn bó nhiều hơn với tổ chức
- Mau chóng thích nghi với công việc mới và ít bỏ việc
- Hiểu được mục tiêu công ty và dễ dàng tìm ra cách đạt mục tiêu đó
Tuy nhiên, việc sử dụng nguồn ứng viên hiện tại trong công ty cũng gặp phải một số trở ngại:
- Nhân viên được nhận công việc mới đã quá quen với nếp làm việc của các lãnh đạo Điều này ảnh hưởng ít nhiều đến khả năng sáng tạo trong công việc
- Những ứng viên không đủ năng lực để tham gia vào chức vụ mới sau nhiều lần thất bại sẽ nảy sinh tâm lý bất hợp tác trong công việc, trong quan hệ với cấp lãnh đạo…gây ảnh hưởng không tốt đến kết quả chung của công ty
b Nguồn bên ngoài:
* Các nhân viên đã từng làm cho doanh nghiệp:
Đây cũng là nguồn ứng viên đã có những hiểu biết về công việc, mục tiêu của công ty
Họ rời bỏ công ty, nhưng sau một thời gian họ nhận ra rằng công việc/môi trường làm
Trang 23việc mới kém hơn công việc mà họ đã từng làm Do đó những người này một khi đã có một vị trí trong công ty, họ có thể sẽ có tâm lý trân trọng và gắn bó nhiều hơn với công
ty so với lúc trước Khi tuyển nguồn ứng viên này nhà quản lý thường e ngại các nhân viên khác sẽ có ý tưởng họ có thể rời công ty lúc nào cũng được
* Quảng cáo:
Đây là nguồn ứng viên phong phú và đa dạng nhất Họ đến từ đầy đủ thành phần mang nhiều phong cách khác nhau và do đó góp phần làm đổi mới bầu không khí văn hóa của công ty Chất lượng của nguồn ứng viên này luôn đi đôi với hiệu quả của quảng cáo Tuy nhiên, công tác này có nhược điểm là công ty chưa gặp ứng viên nên dễ gặp rủi ro
* Các tổ chức giới thiệu việc làm:
Các tổ chức giới thiệu việc làm có thể giúp công ty có được một nguồn ứng viên phù hợp với vị trí mình cần tuyển và không mất nhiều công sức để lọc hồ sơ, loại bỏ những ứng viên hoàn toàn không phù hợp với vị trí công việc ngay từ khâu xem xét hồ sơ Tuy nhiên bù lại công ty sẽ phải trả phí cho các tổ chức này ngay cả khi tuyển hoặc không tuyển được ứng viên phù hợp
* Các trường cao đẳng, đại học:
Các ứng viên đến từ các trường cao đẳng, đại học phần lớn còn giữ được thói quen học tập, đặc biệt là những sinh viên mới ra trường Họ thường là những người năng nổ trong công việc, có tinh thần cầu tiến, ham học hỏi, có óc sáng tạo và dễ đào tạo Tuy nhiên hiện nay ở Việt Nam, nguồn ứng viên này chưa có được một vị trí như các nước tiên tiến trên thế giới Một phần do các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp nước ngoài đánh giá chưa cao về hệ thống giáo dục tại Việt Nam Và thực tế cũng cho thấy rằng số sinh viên mới ra trường ở Việt Nam hầu hết không có kinh nghiệm và bỡ ngỡ khi phải va chạm với công việc hoàn toàn khác với lý thuyết được tiếp thu trong nhà trường
* Khách hàng:
Sau một thời gian tiếp xúc, giao dịch; khách hàng cũng sẽ phần nào hiểu được công việc, môi trường của doanh nghiệp Do vậy nguồn ứng viên từ khách hàng cũng sẽ dễ dàng thích nghi do đã có thời gian tìm hiểu công ty Tuy nhiên tuyển dụng ứng viên từ phía khách hàng có thể gây ra mối quan hệ không tốt giữa doanh nghiệp và khách hàng khiến cho công việc kinh doanh có thể gặp trở ngại
* Đối thủ cạnh tranh:
Thu hút các ứng viên từ phía đối thủ canh tranh, doanh nghiệp có được những mặt lợi thế sau:
- Không phải chi trả chi phí đào tạo vì đa số các ứng viên đã được đào tạo, làm việc và
ít nhiều đã có kinh nghiệm
Trang 24- Có được một số thông tin về đối thủ canh tranh từ ứng viên
Một số công ty phương Tây, nhất là Mỹ hay có xu hướng tận dụng nguồn ứng viên này Ngược lại các doanh nghiệp Nhật Bản phản đối phương thức đó
Tóm lại nguồn ứng viên được chia làm hai nhóm chính với các ưu nhược điểm sau:
.Tuyển dụng từ nội bộ:
* Ưu điểm:
- Có sẵn thông tin ứng viên
- Tỷ lệ bỏ việc thấp
- Ứng viên hiểu rõ về cơ cấu tổ chức và môi trường văn hóa của doanh nghiệp
- Mau chóng thích nghi với điều kiện làm việc mới
- Có tinh thần thi đua, khuyến khích trong công việc
- Chi phí tuyển dụng thấp, ít mất thời gian tuyển dụng
* Nhược điểm:
- Ứng viên có thể được đề bạt cao hơn khả năng cũng như mức phấn đấu của họ
- Các ứng viên không được chọn dễ nảy sinh tâm lý không được tốt trong công việc
- Hạn chế những cải tiến trong công việc
- Giới hạn trong việc lựa chọn
.Tuyển dụng từ bên ngoài:
Phần lớn các ưu điểm của tuyển dụng từ bên ngoài chính là nhược điểm của tuyển dụng từ nguồn nội bộ và ngược lại:
* Ưu điểm:
- Nguồn ứng viên dồi dào
- Các ý tưởng, kỹ năng mới có thể được giới thiệu, đóng góp vào tổ chức
- Các ứng viên không là thành viên của các bè phái đang tồn tại trong doanh nghiệp
- Có thể thu hút được lao động có trình độ cao của các đối thủ
* Nhược điểm:
- Tỷ lệ bỏ việc cao
- Việc thu hút, lựa chọn ứng viên mới khó hơn
- Sự hội nhập của các ứng viên vào môi trường mới lâu hơn
- Dễ bị khuất phục, hạn chế bởi nhân viên cũ
Trang 25- Không có thời gian tìm hiểu kỹ nên có thể bị nhận những ứng viên không phù hợp hoặc không đạt yêu cầu của tổ chức
- Thông tin về ứng viên không đầy đủ
- Chi phí tuyển dụng cao
2.3.3 Nội dung trình tự của qui trình:
Thông thường quá trình tuyển dụng của các doanh nghiệp thường được tiến hành theo
10 bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị tuyển dụng:
Giai đoạn này gồm các bước sau:
a Thành lập hội đồng tuyển dụng, qui định về số lượng thành phần và quyền hạn của hội đồng tuyển dụng
b Tổ chức nghiên cứu kỹ các loại văn bản, qui định của nhà nước, tổ chức về những vấn đề liên quan đến tuyển dụng
c Xây dựng kế hoạch tuyển dụng bao gồm nguồn tuyển dụng, phương pháp và hình thức tuyển dụng
Bước 2: Thông báo tuyển dụng:
Các doanh nghiệp có thể phối hợp các hính thức thông báo tuyển dụng sau đây:
- Quảng cáo trên báo đài, truyền hình, mạng tuyển dụng
- Thông báo qua các trung tâm dịch vụ lao động
- Yết thị trước các cơ quan, doanh nghiệp, trường học
Thông báo nên ngắn gọn nhưng rõ ràng dễ hiểu, chi tiết và đầy đủ những thông tin cơ bản cho ứng viên như yêu cầu về trình độ văn hóa, ngoại ngữ, kỹ năng, sử dụng máy tính, tuổi tác, sức khỏe, phẩm chất cá nhân, kinh nghiệm…
Bước 3: Thu nhận nghiên cứu hồ sơ:
Người xin tuyển phải nộp cho xí nghiệp, cơ quan những giấy tờ theo mẫu thống nhất của nhà nước bao gồm các hồ sơ sau:
- Đơn xin việc;
- Sơ yếu lý lịch;
- Giấy khám sức khỏe;
- Các văn bằng chuyên môn
Nghiên cứu hồ sơ nhằm ghi lại những giá trị thông tin chủ yếu về ứng viên gồm:
- Học vấn, kinh nghiệm, các quá trình công tác;
Trang 26- Khả năng tri thức;
- Sức khỏe;
- Mức độ lành nghề;
- Các phẩm chất cá nhân: tính tình, đạo đức, nguyện vọng…
Nghiên cứu hồ sơ có thể loại bỏ một số ứng viên hoàn toàn không đáp ứng đượccác tiêu chuẩn công việc
Bước 5: Kiểm tra trắc nghiệm
Kiểm tra thường dùng để đánh giá ứng viên về kiến thức cơ bản, khả năng thực hành
và đánh giá ứng viên ở một số khả năng đặc biệt như trí nhớ, mức độ khéo léo…
Bước 6: Phỏng vấn lần 2
Được sử dụng để tìm kiếm, đánh giá ứng viên từ nhiều phương diện như kinh nghiệm, trình độ, các đặc điểm cá nhân như tính cách, khả năng hòa đồng, tính chất cá nhân thích hợp cho doanh nghiệp
Chuẩn bị phỏng vấn: nghiên cứu hồ sơ của ứng viên, tiêu chuẩn tuyển chọn và tìm địa điểm cũng như sự sắp xếp thời gian phỏng vấn
Không khí buổi phỏng vấn: ứng viên không phải chỉ đến được nhận xét mà họ đến để tìm hiểu, thăm dò về doanh nghiệp và những điều kiện làm việc tại doanh nghiệp Những câu hỏi được nêu ra quá dở hoặc quá khó đều có thể tạo cho ứng viên những ý niệm không tốt về doanh nghiệp, họ có thể khó chịu với câu hỏi dở và trở nên lúng túng với câu hỏi quá khó, đưa ra để thăm do phản ứng của phỏng vấn viên, từ đó sinh
Trang 27Một phỏng vấn viên và một ứng viên, tốn nhiều thời gian và công sức, dễ gây tâm lý chán nản, thiên kiến chủ quan khi có nhiều ứng viên Ưu điểm là có thể phỏng vấn chi tiết hơn, đánh giá chính xác Thường dùng để phỏng vấn nhân viên các bộ phận, quản
lý cấp thấp
- Phỏng vấn nhóm:
Nhiều ứng viên ngồi quanh bàn cùng một phỏng vấn viên, các ứng viên cùng thảo luận
về một vấn đề do phỏng vấn viên đưa ra và phỏng vấn viên sẽ đánh giá các ứng viên từ bên ngoài Ưu điểm là ứng viên cảm thấy tự nhiên hơn, dễ dàng đưa ra quan điểm, ý tưởng và nhận xét chủ quan của mình Đồng thời phỏng vấn viên có thể đánh giá lại ứng viên sau khi phỏng vấn cá nhân và có thể dễ dàng so sánh xem ai có khả năng hơn một cách khách quan
Để buổi phỏng vấn trở nên thoải mái, không căng thẳng, phỏng vấn viên cần lưu ý:
- Tạo điều kiện khuyến khích các ứng viên đặt câu hỏi trở lại, có thể thông qua việc cung cấp thông tin về doanh nghiệp, công việc…
- Không nên tiếp ứng viên trong phòng của mình vì có thể gây cho ứng viên cảm giác
e dè, không tự nhiên… đối với khung cảnh làm việc của một người có uy quyền trong doanh nghiệp
- Không nên ghi chú quá nhiều trong buổi phỏng vấn có thể làm cho ứng viên lo lắng, rối trí, mất tập trung
- Có thể mời ứng viên cùng giải khát hay đi dạo để tạo không khí cởi mở thân mật
- Nên kết thúc buổi phỏng vấn bằng một nhận xét tích cực hoặc nếu có từ chối thì cũng phải khéo léo xã giao
- Cuối cùng nên dành một chút thời gian để kiểm tra lại các vấn đề
Bước 7: Xác minh điều tra
Đây là bước làm sáng tỏ thêm những điều chưa rõ về ứng viên thông qua tiếp xúc với các đồng nghiệp cũ, bạn bè, thầy cô, hoặc lãnh đạo cũ của ứng viên
Bước 8: Khám sức khỏe
Dù có đáp ứng hết tất cả các yêu cầu công việc nhưng sức khỏe không bảo đảm thì chẳng có doanh nghiệp nào tuyển vào
Bước 9: Ra quyết định tuyển dụng:
Đây là bước cuối cùng trong quá trình tuyển dụng ứng viên Để nâng cao mức độ chính xác của quyết định chọn cần xem xét một cách có hệ thống các thông tin về ứng viên, phát triển bảng tóm tắt về họ Các tổ chức thường quan tâm đến khả năng ứng viên có thể làm được gì và làm như thế nào
Trang 28Cách thức ra quyết định chọn cũng ảnh hưởng đến mức độ chính xác của việc lựa chọn Do đó hội đồng tuyển chọn nên có sự thống nhất trước về cách ra quyết định tuyển chọn:
- Trên cơ sở ý kiến đánh giá của các thành viên trong hội đồng tuyển chọn có thể hoàn toàn trái ngược nhau về một ứng viên nên quyết định tuyển chọn thường không khách quan, thiếu chính xác
- Trên cơ sở thống kê sẽ đảm bảo tính chính xác cao Tất cả các điểm đánh giá về ứng viên trong quá trình tuyển dụng sẽ được tổng hợp lại Ứng viên đạt được số điểm cao nhất sẽ được tuyển chọn
- Trên cơ sở lý thuyết quản lý trực tiếp: quyết định thường thiên theo đánh giá phiến diện, kết quả có độ chính xác không cao
Bước 10: Bố trí công việc
2.3.4 Các tiêu chí đánh giá hiệu quả tuyển dụng:
- Chi phí cho các hoạt động tuyển dụng và chi phí cho một lần tuyển Chi phí này bao gồm tất cả các khoản liên quan đến tuyển dụng như: chi phí thuê dịch vụ tuyển, quảng cáo…
- Số lượng và chất lượng các hồ sơ xin tuyển
- Hệ số giữa nhân viên mới tuyển và số được đề nghị tuyển
- Số lượng ứng viên chấp nhận và số lượng ứng viên từ chối chấp nhận công việc ở một mức lương nhất định
- Kết quả thực hiện công việc của các nhân viên mới được tuyển
- Số lượng nhân viên mới bỏ việc
Nên lưu ý phân tích hiệu quả của các nguồn tuyển dụng khác nhau (quảng cáo, giới thiệu của nhân viên trong doanh nghiệp, thông qua các trung tâm dịch vụ lao động, tuyển sinh viên tốt nghiệp từ các trường đại học,… Mỗi nguồn tuyển chọn thường sẽ
có một kết quả khác nhau về mức độ thành công của các ứng viên và các chi phí tuyển đối với một nhân viên Khi phân tích hiệu quả của tuyển dụng, cần lưu ý nên đánh giá các kết quả trên theo các nguồn tuyển chọn khác nhau Những phân tích như vậy sẽ giúp cho doanh nghiệp đề ra các chính sách và biện pháp tương ứng nhằm nâng cao hiệu quả của hoạt động tuyển dụng trong tương lai
Trang 29CHƯƠNG 3 GIỚI THIỆU CÔNG TY VÀ PHÂN TÍCH THỰC
TRẠNG QUI TRÌNH TUYỂN DỤNG
VNG là công ty đầu tiên phát hành trò chơi trực tuyến có bản quyền ở Việt Nam và là nhà phát hành trò chơi trực tuyến hàng đầu ở thị trường hiện nay Sau đây là những thông tin về công ty VNG
3.1 TỔNG QUAN VNG:
Tên Công ty:- Tên chính thức: Công ty VNG/ VNG Corporation
- Tên pháp lý :Công ty cổ phần Tập Đoàn Vina
Các văn phòng:- Hồ Chí Minh (trụ sở chính)
- Hà Nội
- Đà Nẵng
Lĩnh vực kinh doanh: Internet và công nghệ thông tin
Quy mô: 1200 thành viên (8/2010)
Doanh thu: 1000 tỷ VND (2009)
Website: http://www.vng.com.vn
3.2 BỘ MÁY TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY:
Bao gồm 10 bộ phận với 49 phòng ban và nhóm
Phòng chăm sóc khách hàng với 140 thành viên thuộc bộ phận G1-Game Business do Tổng giám đốc trực tiếp điều hành và quản lý Phòng chăm sóc khách hàng được coi là một trong những bộ phận cốt lõi của công ty với số lượng thành viên đông nhất (140/1200)
Trang 30Hình 3.1 Sơ đồ tổ chức của công ty VNG 2009 (Nguồn V VNG, 2009)
Trang 313.3 TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY
Thành lập 9/9/2004 công ty VNG đã đạt được khá nhiều thành tựu và bước phát triển nhảy vọt trên các lĩnh vực giải trí, thương mại điện tử và công đồng
Hình 3.2 Số lượng nhân viên và sản phẩm, thành tựu của VNG từ 2004-2009
Trang 32(Nguồn VNG năm 2010)
Sứ mệnh, tầm nhìn và mục tiêu của công ty
Sứ mệnh: Phát triển internet để thay đổi cuộc sống của người Việt Nam
Tầm nhìn: Trở thành công ty tốt nhất Việt Nam trong việc phát triển nguồn nhân lực Mục tiêu: đạt 41 triệu khách hàng vào năm 2014
3.4 TÌNH HÌNH NHÂN SỰ VÀ QUI TRÌNH TUYỂN DỤNG CỦA CÔNG TY: 3.4.1 Tình hình nhân sự:
Hiện tại, tổng số lao động toàn công ty khoảng 1200 người, trong đó phòng chăm sóc khách hàng với 140 người chiếm 11,67% nguồn nhân lực toàn công ty
3.4.1.1 Về thu hút nguồn nhân lực:
Trong năm 2009 và 2010 cũng như những năm sắp đến, VNG đã, đang và sẽ tiến hành những chương trình hợp tác, phát hiện, nuôi dưỡng, thu hút nhân lực trẻ như sau:
- Chương trình Fresher: Chương trình chọn lọc những sinh viên có kỹ năng và niềm
đam mê ít nhất một lĩnh vực công nghệ đang có ở VNG Công ty sẽ đào tạo, bồi dưỡng các sinh viên một cách thiết thực, toàn diện Các sinh viên được học và làm dự án thực, được đào tạo kỹ năng làm việc trong môi trường chuyên nghiệp, được hỗ trợ tài chính trong khi tham gia chương trình Điểm nổi bật của chương trình là những sinh viên đáp ứng được yêu cầu cuối khóa sẽ trở thành thành viên chính thức của công ty, ngay cả khi sinh viên chưa tốt nghiệp
- Chương trình đào tạo “On job training”: Chương trình có thời gian linh động
dành cho những sinh viên hoặc tài năng trẻ có đam mê và kỹ năng chuyên môn tốt Các sinh viên có thể vừa học, vừa được định hướng và hỗ trợ, chỉ dẫn của đội ngũ R&D để cùng tham gia nghiên cứu, phát triển, ứng dụng công nghệ mới vào những sản phẩm của công ty Nỗ lực học hỏi, cống hiến của các sinh viên này sẽ được công ty ghi
nhận và tưởng thưởng xứng đáng
- Chương trình hỗ trợ học bổng: Chương trình dành cho những tài năng trẻ và các
sinh viên học tốt có hoàn cảnh gia đình khó khăn Chương trình này giúp các sinh viên
có thêm động lực và điều kiện học tập tốt Công ty luôn chào đón các sinh viên này sau khi ra trường tham gia đội ngũ nhân sự của công ty
- Chương trình tài trợ phòng Lab: Chương trình phối hợp với các giảng viên và
những chuyên gia hàng đầu về công nghệ tại các trường đại học để cùng nghiên cứu, ứng dụng những kỹ thuật, lý thuyết tiên tiến nhất Mục đích chương trình nhằm cải tiến nâng cao chất lượng, tạo sự đặc sắc và khẳng định được những thế mạnh về công nghệ trong những sản phẩm của VNG
Trang 33- Chương trình hợp tác giảng dạy: Chương trình hướng dẫn luận văn, hướng dẫn
kiến tập, góp phần làm giảm bớt sự khác biệt giữa kiến thức học trong trường với yêu cầu thực tế, cũng như duy trì và phát triển sự giao lưu, liên kết giữa công ty với các trường đại học và các bạn sinh viên
- Các cuộc thi tài năng lập trình, hội thảo chuyên đề định kỳ cũng được chú trọng
và thực hiện qui mô, bài bản để khẳng định thêm sức mạnh công nghệ của công ty Đó cũng là dịp để VNG tìm kiếm, phát hiện và nuôi dưỡng những tài năng mới, bổ sung cho nguồn lực quí giá của mình
3.4.1.2 Về đào tạo và phát triển:
Việc tìm kiếm, nuôi dưỡng và đào tạo đội ngũ nhân sự trẻ, nhiệt huyết, tài năng làm lực lượng kế thừa cần được tiến hành song song và toàn diện Chiến lược này được thực hiện bằng cách tiếp cận và đầu tư lâu dài vào việc hợp tác với các trường đại học, cao đẳng, cũng như những trung tâm đào tạo công nghệ cao có uy tín VNG tạo điều kiện cho các sinh viên có thêm sự nhận thức, hiểu biết về công ty, giúp các em có thêm định hướng trong việc học tập và chọn VNG là công ty đầu tiên thật sự phù hợp để các
em học hỏi, cống hiến
3.4.1.3 Về duy trì nguồn nhân lực:
VNG đang tập trung việc duy trì và nâng cao các chính sách phúc lợi, tạo môi trường làm việc cởi mở, hiện đại, công bằng, phát huy tối đa năng lực sáng tạo, đóng góp của từng cá nhân VNG mong muốn phát huy tối đa sức mạnh tập thể để không những tiếp tục duy trì vị trí số một trong ngành công nghệ số tại Việt Nam, mà còn trở thành một
tập đoàn trẻ, đầy tiềm năng và thành công ở tầm quốc tế
3.4.2 Về qui trình tuyển dụng của công ty VNG:
* Chính sách tuyển dụng
Do qui mô công ty trong thời gian gần đây liên tục mở rộng nên công ty quan tâm làm tốt dịch vụ khách hàng, công ty đã bố trí một phần đáng kể trong bộ máy nhân lực của mình (140 nhân viên) cho bộ phận này Và trong tương lai chính sách tuyển dụng này
có thể sẽ tiếp tục duy trì
* Qui trình tuyển dụng
Nhìn chung qui trình tuyển dụng tương đối đơn giản, và quá trình diễn ra không mất nhiều thời gian và chi phí (do công ty không thuê các công ty chuyên về tuyển dụng và quá trình phỏng vấn được thực hiện ngay tại công ty)
Trang 34Hình 3.4 Qui trình tuyển dụng của công ty VNG 2009 (Nguồn VNG, 2009)
Ta thấy rằng nếu so với qui trình tuyển dụng mẫu của Ts Trần Kim Dung giới thiệu
trong cuốn Quản trị nguồn nhân lực-2009, thì qui trình tuyển dụng của công ty VNG không có các bước kiểm tra trắc nghiệm và phỏng vấn sơ bộ (có thể là do số lượng
Trang 35ứng viên là tương đối nhỏ so với qui mô của công ty) Nhưng ngược lại tất cả ứng viên
sau khi đã vượt qua vòng phỏng vấn đều phải trải qua giai đoạn thử việc (thời gian thử
việc là từ 1 đến 2 tháng tùy thuộc vào trình độ ứng viên và vị trí ứng tuyển) Và thời gian thử việc là tương đối quan trọng đến việc thỏa thuận của quyết định ứng viên và công ty có kí hợp đồng tuyển dụng chính thức hay không
Chương trình phỏng vấn: thường qua 4 bước:
Bước 1: Giới thiệu những người phỏng vấn và ứng viên tự giới thiệu
Bước 2: Đặt các câu hỏi nhằm làm rõ thông tin trong hồ sơ ứng viên
Bước 3: Đặt các câu hỏi hành vi và tình huống nhằm đánh giá sự phù hợp vị trí tuyển dụng
Bước 4: Nếu cần thiết, cho phép ứng viên đặt câu hỏi để đánh giá mức độ quan tâm đến sự phát triển của công ty Sau đó người phỏng vấn thông báo kết thúc phỏng vấn Thời gian phỏng vấn dành cho một ứng viên dự kiến là 10-30 phút Để tiết kiệm thời gian, có thể lướt qua nhanh hơn với những ứng viên có thể đánh giá ngay là không đạt
về vị trí dự tuyển Sau phỏng vấn, nếu vẫn còn phân vân chưa chọn lựa được ứng viên phù hợp, có thể phỏng vấn tuyển chọn vòng 2
Hội đồng phỏng vấn sẽ tìm hiểu đánh giá ứng viên về các mặt sau đây:
- Ứng viên có đủ trình độ kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm, ngoại ngũ để có thể làm được công việc dự kiến tuyển dụng không?
- Ứng viên có khả năng giao tiếp, tính cách, ngoại hình, sức khỏe, giới tính thích hợp với công việc dự kiến tuyển dụng không?
Trang 36- Ứng viên thực sự có muốn làm công việc dự kiến tuyển dụng lâu dài không?
5 Hoàn tất báo cáo phỏng vấn:
Người phỏng vấn bằng phương pháp riêng của mình sẽ tập trung đánh giá toàn bộ hoặc tập trung vào một số mặt được phân công chính và ghi kết quả đánh giá đạt hay không đạt vào phiếu đánh giá Kết quả cuối cùng được ghi vào phiếu đánh giá
Kết quả phỏng vấn được ghi vào phiếu phỏng vấn và đề nghị thử việc, sau đó trình duyệt để quyết định hẹn ngày vào thử việc tại đơn vị có yêu cầu tuyển dụng
6 Chuẩn bị và ký thư thử việc:
Thời gian thử việc là 2 tháng Đến hết thời gian thử việc, trưởng bộ phận có nhân viên thử việc lập Bảng đánh giá năng lực nhân viên thử việc để trình duyệt và tuyển dụng chính thức
7 Kết thúc tuyển dụng:
Sau khi được tuyển dụng chính thức, nhân viên mới sẽ được hướng dẫn các nội dung:
- Tóm lược tiểu sử, tổ chức công ty
- Nội qui lao động
- Qui chế tiền lương
- Trách nhiệm, quyền hạn công việc được giao
- Công việc thực tế được giao về lý thuyết và thực hành
Tùy vị trí công việc yêu cầu, việc hướng dẫn, đào tạo trên đây sẽ có thể được thực hiện ngay trong thời gian thử việc
VNG đang trong quá trình phát triển nguồn nhân lực rất nhanh, yêu cầu năng lực chuyên môn của các bộ phận VNG ngày càng cao Để đáp ứng cho sự phát triển mạnh
mẽ và lâu dài, VNG đang có chiến lược đầu tư cho nguồn nhân lực
Sau đây sẽ phân tích thực trạng qui trình tuyển dụng hiện tại của bộ phận chăm sóc khách hàng công ty VNG thông qua việc phân tích các kết quả của cuộc khảo sát qui trình này bằng bảng câu hỏi và việc phỏng vấn các thành viên trong hội đồng phỏng vấn