1.1 KHÁI NIỆM ĐƠN VỊ KẾ TOÁN Theo Điều 4 Luật kế toán Việt Nam ban hành ngày 17062003: “Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế tài chính dưới hình thức giá trị, thời gian và hiện vật lao động”. Kế toán đóng vai trò quan trọng trong quá trình hoạt động kinh doanh và là công cụ không thể thiếu được trong hệ thống công cụ quản lý của các đơn vị kế toán. Đơn vị kế toán là một thực thể kinh tế (thực thể kinh doanh) có tài sản riêng, chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng và kiểm soát tài sản đó và phải lập các báo cáo tài chính. Khái niệm đơn vị kế toán chỉ ra phạm vi kinh tế của kế toán. Đơn vị kế toán có sự khác biệt với một thực thể pháp lý. Một đơn vị kế toán có thể đồng thời là một thực thể pháp lý, trong một đơn vị pháp lý có thể bao gồm nhiều đơn vị kế toán và ngược lại một đơn vị kế toán cũng có thể bao gồm nhiều thực tế pháp lý bên trong. Thông qua khái niệm đơn vị kế toán cho thấy sự tách biệt giữa đơn vị kế toán với các bên liên quan và chủ sở hữu. Đơn vị kế toán bao gồm tổng công ty, công ty, doanh nghiệp và xí nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện doanh nhiệp nước ngoài,… có thực hiện công việc kế toán như lập và xử lý chứng từ kế toán, mở tài khoản, ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính, bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán và thực hiện các quy định khác về kế toán theo quy định của pháp luật. 1.2 KHÁI NIỆM VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN Để phát huy chức năng, vai trò quan trọng của kế toán trong công tác quản lý hoạt động sản xuất, kinh doanh của các doanh nghiệp, đòi hỏi phải tổ chức công tác kế toán một cách khoa học, hợp lý nhằm cung cấp thông tin đáp ứng yêu cầu của các đối tượng quan tâm. Xuất phát từ bản chất kế toán là một hệ thông thông tin kinh tế, tài chính của doanh nghiệp và kiểm tra, kiểm soát các hoạt động kinh tế của doanh nghiệp bằng hệ thống các phương pháp của mình, có thể thấy : Tổ chức công tác kế toán là việc tổ chức vận dụng các phương pháp kế toán để liên kết các yếu tố cấu thành, các công việc của kế toán nhằm thực hiện tốt các nhiệm vụ của kế toán trong doanh nghiệp. Tổ chức công tác kế toán là tổ chức việc thu nhận, hệ thống hóa và cung cấp thông tin về hoạt động của doanh nghiệp. Tổ chức công tác kê toán trong doanh nghiệp phải giải quyêt được cả 2 phương diện: Tổ chức thực hiện các phương pháp kế toán, các nguyên tắc kế toán và các phương pháp, phương tiện tính toán nhằm đạt được mục đích của công tác kế toán và tổ chức bộ máy kế toán nhằm liên kết các nhân viên kế toán thực hiện tốt công tác kế toán trong doanh nghiệp. Tổ chức công tác kế toán tốt sẽ đảm bảo kế toán thực hiện tốt vai trò và nhiệm vụ của mình trong doanh nghiệp, đáp ứng và thỏa mãn tốt được thông tin kinh tế tài chính của doanh nghiệp cho các đối tượng quan tâm.
Chương TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN 1.1 KHÁI NIỆM ĐƠN VỊ KẾ TOÁN Theo Điều - Luật kế toán Việt Nam ban hành ngày 17/06/2003: “Kế toán việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích cung cấp thông tin kinh tế tài hình thức giá trị, thời gian vật lao động” Kế toán đóng vai trò quan trọng trình hoạt động kinh doanh công cụ thiếu hệ thống công cụ quản lý đơn vị kế toán Đơn vị kế toán thực thể kinh tế (thực thể kinh doanh) có tài sản riêng, chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng kiểm soát tài sản phải lập báo cáo tài Khái niệm đơn vị kế toán phạm vi kinh tế kế toán Đơn vị kế toán có khác biệt với thực thể pháp lý Một đơn vị kế toán đồng thời thực thể pháp lý, đơn vị pháp lý bao gồm nhiều đơn vị kế toán ngược lại đơn vị kế toán bao gồm nhiều thực tế pháp lý bên Thông qua khái niệm đơn vị kế toán cho thấy tách biệt đơn vị kế toán với bên liên quan chủ sở hữu Đơn vị kế toán bao gồm tổng công ty, công ty, doanh nghiệp xí nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện doanh nhiệp nước ngoài,… có thực công việc kế toán lập xử lý chứng từ kế toán, mở tài khoản, ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính, bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán thực quy định khác kế toán theo quy định pháp luật 1.2 KHÁI NIỆM VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN Để phát huy chức năng, vai trò quan trọng kế toán công tác quản lý hoạt động sản xuất, kinh doanh doanh nghiệp, đòi hỏi phải tổ chức công tác kế toán cách khoa học, hợp lý nhằm cung cấp thông tin đáp ứng yêu cầu đối tượng quan tâm Xuất phát từ chất kế toán hệ thông thông tin kinh tế, tài doanh nghiệp kiểm tra, kiểm soát hoạt động kinh tế doanh nghiệp hệ thống phương pháp mình, thấy : Tổ chức công tác kế toán việc tổ chức vận dụng phương pháp kế toán để liên kết yếu tố cấu thành, công việc kế toán nhằm thực tốt nhiệm vụ kế toán doanh nghiệp Tổ chức công tác kế toán tổ chức việc thu nhận, hệ thống hóa cung cấp thông tin hoạt động doanh nghiệp Tổ chức công tác kê toán doanh nghiệp phải giải quyêt phương diện: Tổ chức thực phương pháp kế toán, nguyên tắc kế toán phương pháp, phương tiện tính toán nhằm đạt mục đích công tác kế toán tổ chức máy kế toán nhằm liên kết nhân viên kế toán thực tốt công tác kế toán doanh nghiệp Tổ chức công tác kế toán tốt đảm bảo kế toán thực tốt vai trò nhiệm vụ doanh nghiệp, đáp ứng thỏa mãn tốt thông tin kinh tế tài doanh nghiệp cho đối tượng quan tâm 1.3 NỘI DUNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN Nội dung tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp bao gồm công việc sau: - Tổ chức thu nhận thông tin kế toán nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh doanh nghiệp kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý nghiệp vụ Muốn thực điều phải tổ chức hạch toán ban đầu đề ghi nhận thông tin vào chứng từ kế toán tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán để kiểm tra ghi số kế toán kịp thời - Tổ chức hệ thống hóa xử lý thông tin kế toán nhằm đáp ứng yêu cầu thông tin kế toán Muốn thực điều phải tổ chức thực phương pháp kế toán, nguyên tắc kế toán, tổ chức hệ thống sổ kế toán để hệ thống hóa thông tin kế toán - Tổ chức cung cấp thông tin kế toán phục vụ quản lý kinh tế tài vĩ mô vi mô Muốn thực điều phải tổ chức việc lập báo cáo kế toán định kỳ, báo cáo kế toán nội bộ, bao gồm báo cáo định kỳ báo cáo nhanh theo yêu cầu quản lý Nhà nước nội doanh nghiệp - Tổ chức máy kế toán tổ chức để thực toàn công việc kế toán doanh nghiệp; Tổ chức trang bị sử dụng phương tiện kỹ thuật tính toán nhằm nân cao hiệu suất nhân viên kế toán, tổ chức bồi dưỡng nâng cao trình độ nghề nghiệp cho nhân viên kế toán - Tổ chức kiểm tra kế toán nội nhằm đảm bảo thực đắn chế độ quản lý kinh tế, tài nói chung Luật kế toán, chuẩn mực chế độ kế toán nói riêng Nắm công việc chủ yếu tổ chức công tác kế toán điều kiện cần thiết để tổ chức khoa học hợp lý công tác kế toán đơn vị 1.4 Ý NGHĨA CỦA VIỆC TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN Việc tổ chức tốt công tác kế toán doanh nghiệp mang lại ý nghĩa cụ thể sau: - Đảm bảo cung cấp xác, kịp thời đầy đủ thông tin kinh tế, tài đơn vị cho đối tượng quan tâm, giúp họ đưa định đắn kịp thời - Đảm bảo ghi chép, theo dõi, phản ánh giám sát chặt chẽ loại tài sản, nguồn vốn kinh doanh doanh nghiệp, giúp cho việc nâng cao hiệu sử dụng vốn, nguồn vốn doanh nghiệp - Giúp cho kê toán thực tốt yêu cầu, chức nhiệm vụ hệ thống công cụ quản lý - Giúp cho doanh nghiệp có máy kế toán gọn nhẹ, hiệu quả, nâng cao hiệu suất hiệu hoạt động máy kế toán Để phù hợp với yêu cầu, quy định có liên quan đảm bảo thực tốt nhiệm vụ kế toán doanh nghiệp tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp phải đáp ứng yêu cầu sau: - Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp phải đảm bảo chấp hành tốt nguyên tắc, sách chế độ, thể lệ quy định pháp luật hành - Tổ chức công tác kê toán phải phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý đặc điểm hoạt động doanh nghiệp - Tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với yêu cầu trình độ quản lý,mức độ trang bị phương tiện thiết bị phục vụ cho công tác kế toán doanh nghiệp - Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo thực đầy đủ chức năng, nhiệm vụ kế toán doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu thông tin cho đối tượng quan tâm - Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo tiết kiệm 1.5 NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN Xuất phát từ yêu cầu tổ chức công tác nêu trên, việc tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp cần phải tuân thủ kết hợp tốt nguyên tắc sau: - Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp phải đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật kế toán quy định Hiệp hội nghề nghiệp kế toán Với mục đích tạo một môi trường pháp lý cho hoạt động kế toán, quốc gia ban hành hệ thống quy định pháp luật cho hoạt động kế toán Vì vậy, để đảm bảo tuân thủ luật pháp tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật kế toán quốc gia mà doanh nghiệp hoạt động.Mặt khác, để thống hóa công tác kế toán hiệp hội nghề nghiệp kế toán toàn giơi, quốc gia vùng lãnh thổ ban hành quy định mang tính chất nguyên tắc mà người tham gia hiệp hội nghề nghiệp thực công tác kế toán phải tuân thủ, tổ chức công tác kế toán phải tuân thủ quy định hiệp hội nghề nghiệp Tại Việt Nam nay, hầu hết quy định kế toán đề dược thực quy định Pháp luật, việc tổ chức công tác kế toán phải tuân thủ Luật kế toán, Chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán quy định pháp luật có liên quan khác - Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo nguyên tắc thống Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp phải đảm bảo tính thông phận kế toán đơn vị, đơn vị với đơn vị thành viên đơn vị nội bộ, tổ chức công tác kế toán công ty mẹ công ty Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp phải đảm bảo thống kế toán phận quản lý khác doanh nghiệp Kế toán công cụ quản lý thuộc hệ thống công cụ quản lý chung toàn doanh nghiệp Vì để phát huy hết vai trò nhiệm vụ kế toán hệ thống quản lý chung tổ chức công tác kế toán phải ý đến mối quan hệ kế toán với phận quản lý khác nhằm đảm bảo tính thống xử lý, cung cấp thông tin, kiểm soát, điều hành hoạt động doanh nghiệp Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp phải đảm bảo thống nội dung công tác kế toán, đảm bảo thống đối tượng, phương pháp, hình thức tổ chức máy kế toán doanh nghiệp - Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo nguyên tắc phù hợp với đặc thù doanh nghiệp Tổ chức công tác kế toán phảo đảm bảo phù hơp với đặc điểm hoạt động, đặc điểm tổ chức sản xuất, đặc điểm quản lý doanh nghiệp, cần phải phù hợp với yêu cầu, trình độ quản lý, phù hợp với trình độ nhân viên kế toán doanh nghiệp Mặt khác tổ chức công tác kế toán cần phù hợp với trang thiết bị, phương tiện tính toán trang thiết bị khác phục vụ cho công tác kế toán công tác quản lý chung - Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm hiệu Việc tổ chức tốt công tác kế toán đảm bảo kế toán thực tốt vai trò nhiệm vụ doanh nghiệp, mang lại ý nghĩa cụ thể sau: - Đảm bảo cung cấp xác, kịp thời đầy đủ thông tin kinh tế tài đơn vị cho đối tượng quan tâm giúp họ đưa định đắn, kịp thời - Đảm bảo ghi chép, theo dõi, phản ánh giám sát chặt chẽ loại sản phẩm, nguồn vốn kinh doanh doanh nghiệp, giúp cho việc nâng cao hiệu sử dụng vốn doanh nghiệp - Giúp kế toán thực tốt yêu cầu, chức năng, nhiệm vụ hệ thống công cụ quản lý - Giúp cho doanh nghiệp có máy kế toán gọn nhẹ, hoạt động hiệu quả, nâng cao hiệu hoạt động hiệu suất Chương CÁC HÌNH THỨC TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN Ở DOANH NGHIỆP 2.1 CÁC HÌNH THỨC TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP Đề tổ chức thu nhân, xử lý cung cấp thông tin, đáp ứng nhu cầu đối tượng sử dụng, khâu quan trọng khâu tổ chức máy kế toán Bộ máy kế toán doanh nghiệp phận quan trọng cấu máy quản lý doanh nghiệp Mỗi doanh nghiệp hoạt động kinh doanh lĩnh vực khác nhau, có đặc điểm yêu cầu quản lý khác Do việc lựa chọn xây dựng mô hình tổ chức máy kế toán cho doanh nghiệp khác Việc xây dựng mô hình tổ chức máy kế toán cho phù hợp với doanh nghiệp cụ thể dựa sở lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán Hình thức tổ chức công tác kế toán hình thức, cách thức tổ chức, bố trí nguồn nhân lực để thực nội dung công tác kế toán Đây việc tổ chức phận kế toán, quy định chức năng, nhiệm vụ cụ thể phận, cán kế toán mối quan hệ phận kế toán doanh nghiệp Lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán thích hợp nhằm thu nhận, xử lý, hệ thống hóa cung cấp đầy đủ, kịp thời toàn thông tin hoạt động kinh tế, tài phát sinh doanh nghiệp, làm giảm khối lượng công tác kế toán, tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh Hiện doanh nghiệp lựa chọn áp dụng hình thức sau: - Hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung - Hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán - Hình thức tổ chức công tác kế toán hỗn hợp (vừa phân tán vừa tập trung) Việc áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán xây dựng mô hinh tổ chức máy kế toán doanh nghiệp phải dựa sau: - Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh; quy mô, địa bàn hoạt động doanh nghiệp; lĩnh vực, ngành nghề hoạt động kinh doanh doanh nghiệp - Đặc điểm, tình hình phân cấp quản lý kinh tế, tài doanh nghiệp - Biên chế máy kế toán, trình độ chuyên môn nghiệp vụ cán bộ, nhân viên kế toán - Tình hình trang bị phương tiện kỹ thuật tính toán thông tin công tác kế toán doanh nghiệp 2.1.1 Hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung KẾ TOÁN TRƯỞNG BP tài BP kế toán tiền lương … BP kế toán toán … BP kế toán chi phí… Bộ phận kế toán … Các nhân viên kế toán đơn vị phụ Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức công tác kế toán mô hình tập trung Bộ phận kế toán tổng hợp Theo hình thức này, toàn doanh nghiệp (công ty, tổng công ty,…) tổ chức phòng kế toán trung tâm (ở văn phòng công ty, tổng công ty,…) đơn vị phụ thuộc tổ chức kế toán riêng Phòng kế toán trung tâm thực toàn công tác kế toán doanh nghiệp, chịu trách nhiệm thu nhận, xử lý hệ thống hoá toàn thông tin kế toán phục vụ cho quản lý kinh tế, tài doanh nghiệp Phòng kế toán trung tâm lưu trữ, bảo quản toàn hồ sơ, tài liệu kế toán doanh nghiệp Phòng kế toán trung tâm thực kế toán tài chính, kế toán quản trị đáp ứng yêu cầu quản trị kinh doanh doanh nghiệp Tại đơn vị phụ thuộc (xí nghiệp, cửa hàng, tổ, đội,…), phòng kế toán trung tâm bố trí nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán ban đầu, thu nhận kiểm tra chứng từ ban đầu để định kỳ chuyển chứng từ phòng kế toán trung tâm Ở đơn vị phụ thuộc hoạt động có quy mô lớn, khối lượng nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh nhiều, phòng kế toán trung tâm bố trí nhân viên kế toán trực tiếp thực số phần hành công việc kế toán cụ thể định kỳ lập báo cáo đơn giản (báo cáo nội bộ) kèm theo chứng từ gốc gửi phòng kế toán trung tâm Hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung thường phù hợp với đơn vị kế toán có quy mô vừa nhỏ, địa bàn hoạt động hẹp Hình thức không phù hợp với đơn vị kế toán có quy mô lớn, địa bàn hoạt động sản xuất, kinh doanh nhiều địa phương 2.1.2 Hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán ĐƠN VỊ KẾ TOÁN CẤP TRÊN Kế toán trưởng Bộ phận kế toán hoạt động kinh tế tài đơn vị kế toán cấp Bộ phận kế toán tổng hợp Bộ phận kiểm tra kế toán KẾ TOÁN TRƯỞNG CÁC ĐƠN VỊ KẾ TOÁN CẤP DƯỚI Đơn vị Bộ phận kế toán … Đơn vị Bộ phận kế toán … Đơn vị Bộ phận kế toán … Đơn vị Bộ phận kế toán … …… Bộ phận kế toán … Các nhân viên kế toán đơn vị phụ thuộc, đơn vị cấp Hình 2.2: Sơ đồ tổ chức công tác kế toán mô hình phân tán Bộ phận kế toán tổng hợp Hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán thường phù hợp với doanh nghiệp (công ty, tổng công ty,…) có quy mô lớn, có nhiều đơn vị trực thuộc có trụ sở đóng nhiều địa phương khác nhau, địa bàn hoạt động rộng Hình thức không phù hợp doanh nghiệp có quy mô nhỏ, địa bàn hoạt động sản xuất, kinh doanh hẹp Doanh nghiệp lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán thường doanh nghiệp phân cấp quản lý kinh tế, tài cho đơn vị kế toán cấp sở mức độ cao hơn, tức phân phối nguồn vốn riêng, xác định lãi, lỗ riêng nhằm phát huy tính chủ động sáng tạo đơn vị kế toán cấp sở hoạt động sản xuất, kinh doanh Theo hình thức tổ chức công tác kế toán này, doanh nghiệp (công ty, tổng công ty,…) thành lập phòng kế toán trung tâm (đơn vị kế toán cấp trên) văn phòng doanh nghiệp (công ty, tổng công ty,…); đơn vị kế toán cấp sở có tổ chức kế toán riêng (đơn vị kế toán cấp sở) Trong trường hợp này, toàn công việc kế toán doanh nghiệp phân công sau: * Phòng kế toán trung tâm có nhiệm vụ: - Thực phần hành công tác kế toán phát sinh đơn vị kế toán cấp công tác tài doanh nghiệp - Hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán đơn vị kế toán cấp sở - Thu nhận, kiểm tra báo cáo tài đơn vị kế toán cấp sở gửi lên với báo cáo tài phần hành công việc kế toán đơn vị kế toán cấp để lập báo cáo tài tổng hợp toàn doanh nghiệp * Ở đơn vị kế toán cấp sở: - Thực toàn công tác kế toán phát sinh đơn vị kế toán cấp sở, tổ chức thu nhận, xử lý hệ thống hoá toàn thông tin kế toán đơn vị để lập báo cáo tài định kỳ gửi phòng kế toán trung tâm - Tại đơn vị kế toán phụ thuộc, phận kế toán thực chức trách, nhiệm vụ kế toán tương ứng phòng kế toán trung tâm, khác phản ánh hoạt động kinh tế, tài phát sinh đơn vị kế toán cấp sở Từng đơn vị kế toán cấp sở phải vào khối lượng công việc kế toán đơn vị để xây dựng máy kế toán đơn vị cho phù hợp 2.1.3 Hình thức tổ chức công tác kế toán hỗn hợp Đơn vị kế toán cấp Kế toán trưởng Bộ phận kế toán tổng hợp Bộ phận kế toán hoạt động kinh tế tài đơn vị kế toán cấp Bộ phận kế toán… Bộ phận kế toán… Bộ phận kế toán… Kế toán trưởng đơn vị cấp sở Bộ phận kế toán… Bộ phận kế toán… Bộ phận kế toán… Bộ phận kế toán Bộ phận kiểm tra kế toán Nhân viên kế toán đơn vị phụ thuộc không tổ chức kế toán riêng Bộ phận kế toán Hình 2.3: Sơ đồ tổ chức công tác kế toán hỗn hợp Hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán thường phù hợp với doanh nghiệp (công ty, tổng công ty,…) có quy mô lớn, có nhiều đơn vị kế toán cấp sở mà mức độ phân cấp quản lý kinh tế, tài khác nhau, quy mô trình độ cán quản lý khác nhau, địa bàn hoạt động rộng vừa tập trung vừa phân tán Theo hình thức tổ chức công tác kế toán này, đơn vị kế toán cấp thành lập phòng kế toán trung tâm, đơn vị kế toán cấp sở tuỳ thuộc vào quy mô, yêu cầu quản lý trình độ cán quản lý mà tổ chức kế toán riêng không tổ chức kế toán riêng Đơn vị tổ chức kế toán riêng thi thành lập phòng kế toán để thực toàn công việc kế toán phát sinh đơn vị để định kỳ lập báo cáo tài gửi phòng kế toán trung tâm; đơn vị không tổ chức kế toán riêng thi bố trí nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán ban đầu, thu nhận kiểm tra chứng từ ban đầu để định kỳ chuyển chứng từ phòng kế toán trung tâm Trong trường hợp này, nhiệm vụ phòng kế toán trung tâm sau: - Xây dựng quản lý kế hoạch tài toàn doanh nghiệp - Thực phần hành công tác kế toán phát sinh đơn vị kế toán cấp đơn vị kế toán cấp sở tổ chức kế toán riêng - Thu nhận, kiểm tra báo cáo tài đơn vị kế toán cấp sở gửi lên với báo cáo tài phần hành công việc kế toán đơn vị kế toán cấp để lập báo cáo tài tổng hợp toàn doanh nghiệp Mỗi hình thức tổ chức công tác kế toán có ưu, nhược điểm riêng, cần phải lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán phù hợp với tình hình thực trạng tổ chức hoạt động kinh tế, tài doanh nghiệp để xây dựng mô hình máy kế toán thích hợp Có phát huy đầy đủ khả năng, trình độ nhân viên kế toán sử dụng họ hợp lý nhằm đảm bảo hiệu chất lượng công tác kế toán doanh nghiệp 2.2 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ NGƯỜI LÀM KẾ TOÁN 2.2.1 Tổ chức máy kế toán Để thực công việc thu nhận, xử lý hệ thống hoá toàn thông tin kế toán toàn doanh nghiệp người tổ chức kế toán phải tiến hành phân chia công việc kế toán phòng kế toán thành phần hành công việc kế toán, phần hành giao cho người nhóm người chịu trách nhiệm thực Căn để phân chia công việc kế toán phòng (ban) kế toán thành phận kế toán dựa vào điều kiện cụ thể quy mô hoạt động; trình độ cán kế toán; đặc điểm sản xuất, kinh doanh; yêu cầu quản lý doanh nghiệp; phương tiện kỹ thuật trang bị phục vụ cho công tác kế toán; mà phân chia cho phù hợp Cơ quan tài không bắt buộc doanh nghiệp phải phân chia công việc kế toán phòng kế toán thành phận kế toán phận đảm nhiệm công việc gì? Công việc người tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp thực cho tinh gọn, hiệu phù hợp với đặc điểm, yêu cầu doanh nghiệp Các phận kế toán phòng kế toán doanh nghiệp thường bao gồm: - Bộ phận kế toán Lao động, tiền lương: Bộ phận kế toán làm công việc chủ yếu tổ chức chấm công, lập bảng tính lương, khoản phụ cấp, cho cán công nhân viên doanh nghiệp - Bộ phận kế toán hàng tồn kho: Bộ phận thực công việc ghi chép việc nhập, xuất, kiểm kê,… kho vật tư, hàng hóa, thành phẩm - Bộ phận kế toán tài sản cố định: Bộ phận nhằm theo dõi tình hình tăng, giảm, trích khấu hao tài sản cố định doanh nghiệp - Bộ phận kế toán toán-công nợ: Bộ phận ngày lập chứng từ thu, chi theo dõi tình hình toán nợ khách hàng thiếu doanh nghiệp khoản nợ doanh nghiệp thiếu ngân hàng, tổ chức tài người cung cấp - Bộ phận kế toán chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm: Bộ phận nhằm theo dõi tập hợp khoản chi phí phát sinh cho trình sản xuất tính giá thành sản phẩm - Bộ phận kế toán tổng hợp: Đây phận kế toán tổng hợp tất phận kế toán Bộ phận chịu trách nhiệm theo dõi chung tất số liệu tài khoản kế toán sổ lập báo cáo tài * Khi tổ chức phận kế toán, người tổ chức công tác kế toán cần phải tổ chức theo hướng kết hợp công việc kế toán tài với công tác kế toán quản trị cho phận kế toán - Hình thức kết hợp: Tổ chức kết hợp kế toán tài với kế toán quản trị theo phần hành kế toán: Kế toán chi phí sản xuất tính giá thành, kế toán bán hàng,…Kế toán viên theo dõi phần hành kế toán thực kế toán tài kế toán quản trị phần hành Ngoài ra, doanh nghiệp phải bố trí người thực nội dung kế toán quản trị chung khác, như: Thu thập, phân tích thông tin phục vụ việc lập dự toán phân tích thông tin phục vụ cho việc định quản trị doanh nghiệp Các nội dung công việc bố trí cho kế toán tổng hợp kế toán trưởng đảm nhiệm - Hình thức tách biệt: Tổ chức thành phận kế toán quản trị riêng biệt với phận kế toán tài phòng kế toán doanh nghiệp Hình thức thích hợp với doanh nghiệp có quy mô lớn, như: Tổng công ty, tập đoàn kinh tế, - Hình thức hỗn hợp: Là hình thức kết hợp hai hình thức như: Tổ chức phận kế toán quản trị chi phí giá thành riêng, nội dung khác theo hình thức kết hợp 2.2.2 Người làm kế toán Khi tổ chức máy kế toán, doanh nghiệp phải bố trí người làm kế toán theo tiêu chuẩn, điều kiện quy định, không bố trí phải thuê làm kế toán Người thực công việc kế toán cần đạt tiêu chuẩn định có quyền lợi trách nhiệm trình thực công việc kế toán sau: Luật kế toán - Điều 50 ( Tiêu chuẩn, quyền trách nhiệm người làm kế toán) quy định sau: Người làm kế toán phải có tiêu chuẩn sau đây: a) Có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực, liêm khiết, có ý thức chấp hành pháp luật; b) Có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ kế toán Người làm kế toán có quyền độc lập chuyên môn, nghiệp vụ kế toán Người làm kế toán có trách nhiệm tuân thủ quy định pháp luật kế toán, thực công việc phân công chịu trách nhiệm chuyên môn, nghiệp vụ Khi thay đổi người làm kế toán, người làm kế toán cũ phải có trách nhiệm bàn giao công việc kế toán tài liệu kế toán cho người làm kế toán Người làm kế toán cũ phải chịu trách nhiệm công việc kế toán thời gian làm kế toán Những người không làm kế toán theo quy định Luật kế toán Việt Nam theo Điều 51 Những người không làm kế toán Người chưa thành niên; người bị hạn chế lực hành vi dân sự; người phải đưa vào sở giáo dục, sở chữa bệnh bị quản chế hành Người bị cấm hành nghề, cấm làm kế toán theo án định Tòa án; người bị truy cứu trách nhiệm hình sự; người phải chấp hành hình phạt tù bị kết án tội kinh tế, chức vụ liên quan đến tài chính, kế toán mà chưa xóa án tích Bố, mẹ, vợ, chồng, con, anh, chị, em ruột người có trách nhiệm quản lý điều hành đơn vị kế toán, kể kế toán trưởng đơn vị kế toán doanh nghiệp nhà nước, công ty cổ phần, hợp tác xã, quan nhà nước, đơn vị nghiệp, tổ chức có sử 10 tổ chức để lưu trữ, bảo quản cách khoa học, hợp lý nhằm đảm bảo an toàn, tránh mát tiện việc tra cứu cần thiết Khi hết thời hạn lưu trữ theo quy đinh, tài liệu kế toán đem hủy (Khi hủy phải thành lập hội đồng lập biên hủy) - Loại tài liệu kế toán phải lưu trữ + Chứng từ kế toán,gồm: Chứng từ gốc chứng từ ghi sổ + Sổ kế toán, gồm: Sổkế toán chi tiết, thẻ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp + Báo cáo tài chính,gồm: Báo cáo tài tháng, báo cáo tài quý, báo cáo tài năm + Tài liệu khác liên quan đến kế toán: tài liệu tài liệu nói trên, dùng làm để lập chứng từ kế toán; tài liệu liên quan đến hoạt động kinhtế (như hợp đồng kinh tế, hợp đồng vay, khế ước vay, hợp đồng liên doanh ); tài liệu liên quan đến vốn, quỹ, lợi tức (như định bổ sung vốn từ lợi tức, phân phối quỹ từ lợi tức ); tài liệu liên quan đến thu, chi ngân sách, sử dụng vốn, kinh phí (như toán sử dụng kinh phí, toán quỹ ngân sách Nhà nước, toán vốn đầu tư ); tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế với Nhà nước (như định miễn, giảm thuế, hoàn thuế, truy thu thuế,quyết toán thuế hàng năm ) tài liệu liên quan đến kiểm kê, định giá tài sản (như biểu mẫu kiểm kê, biên định giá ); tài liệu liên quan đến kiểm tra, kiểm toán, tra (như kết luận tra, kiểm tra, báo cáo kiểmtoán ); tài liệu chương trình kế toán máy vi tính, tài liệu liên quan đến tiêu huỷ tài liệu kế toán Các tài liệu kế toán nêu ghi chép máy,trên vật mang tin băng từ, đĩa từ, loại thẻ toán đưa vào lưu trữ phải in giấy phải có đủ yếu tố pháp lý theo quy định Nhà nước tài liệu kế toán (như mẫu biểu, mã số, chữ ký, dấu) - Quy định tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán + Tài liệu kế toán phải đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trình sử dụng lưu trữ + Tài liệu kế toán lưu trữ phải Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu phải có biên kèm theo chụp có xác nhận; bị bị huỷ hoại phải có biên kèm theo chụp xác nhận + Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ thời hạn mười hai tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm kết thúc công việc kế toán + Người đại diện theo pháp luật đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán Các quy định chế độ bảo quản lưu trữ tài liệu kế toán quy đinh theo Quyết định số 218 /2000/QĐ/BTC ngày 29 tháng 12 năm 2000 Bộ trưởng Bộ Tài 9.2 NƠI LƯU TRỮ TÀI LIỆU KẾ TOÁN Nơi lưu trữ tài liệu kế toán phải tuân theo số quy tắc 85 - Tài liệu kế toán đơn vị lưu trữ kho lưu trữ đơn vị - Tài liệu kế toán công tyliên doanh, công ty 100% vốn đầu tư nước thời gian hoạt động Việt Nam theo giấy phép đầu tư cấp, phải lưu trữ công ty lãnh thổ nước CHXHCN Việt Nam - Tài liệu kế toán đơn vị giải thể, phá sản (kể công ty liên doanh, công ty 100% vốn nước ngoài), bao gồm tài liệu kế toán niên độ kế toán tài liệu kế toán liên quan đến kiện giải thể, phá sản lưu trữ quan định thành lập (cấp giấy phép) quan cấp giấy đăng ký kinh doanh lưu trữ nơi theo định cấp định giải thể, phá sản - Tài liệu kế toán đơn vị cổ phần hoá, chuyển đổi hình thức sở hữu, bao gồm tài liệu kế toán niênđộ kế toán tài liệu kế toán liên quan đến cổ phần hoá, chuyển đổi hình thức sở hữu phải lưu trữ đơn vị chủ sở hữu lưu trữ nơi theo định cấp định cổ phần hoá, chuyển đổi hình thức sở hữu - Tài liệu kế toán niên độ kế toán kết thúc đơn vị chia, tách thành hai hay nhiều đơn vị mới: Nếu tài liệu kế toán phân chia lưu trữ đơn vị mới; Nếu tài liệu kế toán không phân chia lưu trữ nơi theo định cấp định chia, tách đơn vị Tài liệu kế toán liên quan đến chia, tách lưu trữ đơn vị chia, tách - Tài liệu kế toán niên độ kế toán kết thúc tài liệu kế toán liên quan đến sáp nhập đơn vị bị sáp nhập, lưu trữ đơn vị nhận sáp nhập Trường hợp đơn vị không tổ chức phận kho lưu trữ thuê lưu trữ tài liệu kế toán cáctổ chức lưu trữ sở hợp đồng ký kết bên Hợp đồng phải ghi cụ thể trách nhiệm bên tài liệu kế toán thuê lưu trữ, chi phí thuêvà phương thức toán chi phí thuê Tại đơn vị, kế toán trưởng người phụ trách kế toán chịu trách nhiệm giúp Giám đốc (hoặc người đứng đầu) đơn vị tổ chức, phân loại, xếp tài liệu làm thủ tục đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ Tài liệu kế toán lưu trữ phải bảo quản theo pháp luật hành củaNhà nước bảo vệ tài liệu lưu trữ theo quy định chế độ Tài liệukế toán lưu trữ phải bảo quản kho lưu trữ đơn vị Kho lưu trữphải có đủ trang bị, thiết bị bảo quản điều kiện bảo đảm an toàn tàiliệu kế toán lưu trữ, như: giá, tủ, phương tiện phòng chống hoả hoạn; chống ẩm,mốc; chống lũ lụt, mối xông, chuột cắn Người đứng đầu đơn vị phải chịu trách nhiệm trước pháp luật an toàn, đầy đủ hợp pháp tài liệu kếtoán đơn vị lưu trữ 9.3 THỰC HIỆN THỜI HẠN LƯU TRỮ KẾ TOÁN Tất tài liệu kế toán quy định phân loại bảo quản, lưu trữ theo thời hạn sau đây: - Thời hạn tối thiểu năm 86 - Thời hạn 10 năm - Thời hạn 10 năm (vĩnh viễn) Loại tài liệu lưu trữ tối thiểu năm: Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành thường xuyên không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán lập báo cáo tài năm (như phiếu nhập kho,phiếu xuất kho, phiếu thu, phiếu chi không lưu tập chứng từ kế toán phòng kế toán; báo cáo kế toán hàng ngày, tháng, quý, tháng, tháng ) lưu trữ tối thiểu năm tính từ kết thúc niên độ kế toán Loại tài liệu lưu trữ tối thiểu 10 năm: Tất tài liệu kế toán liên quan trực tiếp đến ghi sổ kế toán lập báo cáo tài năm phải lưu trữ 10 năm, quy định cụ thể sau: - Tài liệu kế toán thuộc niên độ kế toán: lưu trữ 10 năm tính từ kết thúc niên độ kế toán - Tài liệu kế toán đầu tư dự án hoàn thành, bao gồm tài liệu kế toán niên độ kế toán, tài liệu kế toán báo cáo toán vốn đầu tư dự án hoàn thành: lưu trữ 10 năm tính từ báo cáo toán vốn đầu tư dự án hoàn thành duyệt - Tài liệu kế toán tài sản cố định kể tài liệu kế toán liên quan đến lý, nhượng bán TSCĐ: lưu trữ 10 năm tính từ hoàn thành việc lý, nhượng bán TSCĐ Tài liệu kế toán liên quan đến giải thể, phá sản, cổ phần hoá, chuyển đổi hình thức sở hữu: lưu trữ 10 năm tính từ kết thúc công việc nói - Biên tiêu huỷ tài liệu kế toán lưu trữ tài liệu liên quan đến tiêu huỷ tài liệu kế toán: lưu trữ 10 năm tính từ lập biên Tài liệu kế toán lưu trữ 10 năm (vĩnh viễn) tài liệu có tính sử liệu,có ý nghĩa kinh tế, trị xã hội đơn vị, ngành, địa phương, như: - Sổ kế toán tổng hợp; - Báo cáo tài năm; - Hồ sơ báo cáo toán vốn đầu tư dự án hoàn thành; - Chứng từ tài liệu kế toán khác Việc xác định tài liệu kế toán lưu trữ 10 năm, đơn vị, ngành quan có thẩm quyền vào tính sử liệu ý nghĩa lâu dài tài liệu, thông tin để định cho trường hợp cụ thể giao cho phận kế toán phận khác lưu trữ dướihình thức gốc hình thức khác 9.4 KẾ TOÁN TRƯỜNG HỢP TÀI LIỆU KẾ TOÁN BỊ MẤT HAY BỊ HỦY HOẠI Công việc kế toán trường hợp tài liệu kế toán bị bị huỷ hoại Khi phát tài liệu kế toán bị bị huỷ hoại, đơn vị kế toán phải thực công việc sau đây: 87 Kiểm tra, xác định lập biên số lượng, trạng, nguyên nhân tài liệu kế toán bị bị huỷ hoại thông báo cho tổ chức, cá nhân có liên quan quan nhà nước có thẩm quyền; Tổ chức phục hồi lại tài liệu kế toán bị hư hỏng; Liên hệ với tổ chức, cá nhân có giao dịch tài liệu, số liệu kế toán để chụp xác nhận lại tài liệu kế toán bị bị huỷ hoại; Đối với tài liệu kế toán có liên quan đến tài sản phục hồi biện pháp quy định khoản khoản Điều 41 luật kế toán phải kiểm kê tài sản để lập lại tài liệu kế toán bị bị huỷ hoại 9.5 TỔ CHỨC LƯU TRỮ CHỨNG TỪ ĐIỆN TỬ Chứng từ điện tử băng từ, đĩa từ,thẻ toán, mạng truyền tin phải xếp theo thứ tự thời gian, bảo quản với đủ điều kiện kỹ thuật chống thoái hóa chứng từ điện tử chống tình trạng truy cập thông tin bất hợp pháp từ bên Chứng từ điện tử trước đưa vào lưu trữ phải in giấy để lưu trữ theo quy định lưu trữ tài liệu kế toán Trường hợp chứng từ điện tử lưu trữ gốc thiết bị đặc biệt phải lưu trữ thiết bị đọc tin phù hợp đảm bảo khai thác cần thiết 9.6 TỔ CHỨC TIÊU HỦY TÀI LIỆU KẾ TOÁN Tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ theo quy định định khác người quan Nhà nước có thẩm quyền phép tiêu huỷ theo định người đứng đầu đơn vị Việc tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ phải làm đầy đủ, thủ tục theo quy định Thủ tục tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ: 1- Tài liệu kế toán lưu trữ đơn vị đơn vị thực tiêu huỷ 2- Người đứng đầu đơn vị định thành lập "Hội đồng tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ" Thành phần Hội đồng có lãnh đạo đơn vị, kế toán trưởng người phụ trách công tác kế toán đại diện phận lưu trữ 3- Hội đồng tiêu huỷ tài liệu kế toán phải tiến hành kiểm kê, đánh giá, phân loại theo loại tài liệu kếtoán, lập "Danh mục tài liệu kế toán tiêu huỷ" "Danh mục tài liệu kế toán lưu trữ 10 năm" 4- Lập "Biên tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ" tiến hành tiêu huỷ tài liệu kế toán Biên tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ, nội dung quy định văn thư biên bản, phải ghi rõ nội dung: Loại tài liệu kế toán tiêu huỷ, thời hạn lưu trữ loại (từ năm, đến năm), hình thức tiêu huỷ, kết luận chữ ký thành viên hội đồng Biên tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ kèm theo Danh mục tài liệu kế toán tiêu huỷ Danh mục tài liệu kế toán lưu trữ 10 năm dùng làm để ghi "Sổ theo dõi tài liệu kế toán lưu trữ" lưu trữ 10 năm kho lưu trữ đơn vị 88 - Việc tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ phải thực lập Biên tiêu huỷ tài liệu kế toán Tuỳ theo điều kiện cụ thể đơn vị để thực tiêu huỷ tài liệu kế toán theo hình thức như: đốt cháy, cắt, xé nhỏ máy thủ công, bảo đảm tài liệu kế toán tiêu huỷ sử dụng lại thông tin, số liệu Trường hợp tận thu giấy vụn làm nguyên liệu, Hội đồng tiêu huỷ tài liệu kế toán phải thực hình thức tiêu huỷ nói trước đưa giấy vụn đơn vị Chương 10 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRƯỜNG HỢP ĐƠN VỊ KẾ TOÁN BỊ CHIA, TÁCH, SÁP NHẬP, HỢP NHẤT, CHUYỂN ĐỔI HÌNH THỨC SỞ HỮU, GIẢI THỂ, CHẤM DỨT HOẠT ĐỘNG, PHÁ SẢN 10.1 CÔNG VIỆC KẾ TOÁN TRONG TRƯỜNG HỢP CHIA ĐƠN VỊ KẾ TOÁN 89 Đơn vị kế toán bị chia thành đơn vị kế toán phải thực công việc sau đây: a) Khóa sổ kế toán, kiểm kê tài sản, xác định nợ chưa toán, lập báo cáo tài chính; b) Phân chia tài sản, nợ chưa toán, lập biên bàn giao ghi sổ kế toán theo biên bàn giao; c) Bàn giao tài liệu kế toán liên quan đến tài sản, nợ chưa toán cho đơn vị kế toán Đơn vị kế toán thành lập vào biên bàn giao mở sổ kế toán ghi sổ kế toán theo quy định Luật kế toán 10.2 CÔNG VIỆC KẾ TOÁN TRONG TRƯỜNG HỢP TÁCH ĐƠN VỊ KẾ TOÁN Đơn vị kế toán bị tách phận để thành lập đơn vị kế toán phải thực công việc sau đây: a) Kiểm kê tài sản, xác định nợ chưa toán phận tách; b) Bàn giao tài sản, nợ chưa toán phận tách, lập biên bàn giao ghi sổ kế toán theo biên bàn giao; c) Bàn giao tài liệu kế toán liên quan đến tài sản, nợ chưa toán cho đơn vị kế toán mới; tài liệu kế toán không bàn giao đơn vị kế toán bị tách lưu trữ theo quy định Điều 40 Luật kế toán Đơn vị kế toán thành lập vào biên bàn giao mở sổ kế toán ghi sổ kế toán theo quy định Luật kế toán 10.3 CÔNG VIỆC KẾ TOÁN TRƯỜNG HỢP HỢP NHẤT CÁC ĐƠN VỊ KẾ TOÁN Các đơn vị kế toán hợp thành đơn vị kế toán đơn vị kế toán bị hợp phải thực công việc sau đây: a) Khóa sổ kế toán, kiểm kê tài sản, xác định nợ chưa toán, lập báo cáo tài chính; b) Bàn giao toàn tài sản, nợ chưa toán, lập biên bàn giao ghi sổ kế toán theo biên bàn giao; c) Bàn giao toàn tài liệu kế toán cho đơn vị kế toán hợp Đơn vị kế toán hợp phải thực công việc sau đây: a) Căn vào biên bàn giao, mở sổ kế toán ghi sổ kế toán; b) Tổng hợp báo cáo tài đơn vị kế toán bị hợp thành báo cáo tài đơn vị kế toán hợp 10.4 CÔNG VIỆC KẾ TOÁN TRONG TRƯỜNG HỢP SÁT NHẬP ĐƠN VỊ KẾ TOÁN Đơn vị kế toán sáp nhập vào đơn vị kế toán khác phải thực công việc sau đây: 90 a) Khóa sổ kế toán, kiểm kê tài sản, xác định nợ chưa toán, lập báo cáo tài chính; b) Bàn giao toàn tài sản, nợ chưa toán, lập biên bàn giao ghi sổ kế toán theo biên bàn giao; c) Bàn giao toàn tài liệu kế toán cho đơn vị kế toán nhận sáp nhập Đơn vị kế toán nhận sáp nhập vào biên bàn giao ghi sổ kế toán theo quy định Luật kế toán 10.5 Công việc kế toán trường hợp chuyển đổi hình thức sở hữu Đơn vị kế toán chuyển đổi hình thức sở hữu phải thực công việc sau đây: a) Khóa sổ kế toán, kiểm kê tài sản, xác định nợ chưa toán, lập báo cáo tài chính; b) Bàn giao toàn tài sản, nợ chưa toán, lập biên bàn giao ghi sổ kế toán theo biên bàn giao; c) Bàn giao toàn tài liệu kế toán cho đơn vị kế toán có hình thức sở hữu Đơn vị kế toán có hình thức sở hữu vào biên bàn giao mở sổ kế toán ghi sổ kế toán theo quy định Luật kế toán 10.6 CÔNG VIỆC KẾ TOÁN TRƯỜNG HỢP GIẢI THỂ, CHẤM DỨT HOẠT ĐỘNG, PHÁ SẢN Công việc kế toán trường hợp giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản Đơn vị kế toán bị giải thể chấm dứt hoạt động phải thực công việc sau đây: a) Khóa sổ kế toán, kiểm kê tài sản, xác định nợ chưa toán, lập báo cáo tài chính; b) Mở sổ kế toán theo dõi nghiệp vụ kinh tế, tài liên quan đến giải thể, chấm dứt hoạt động; c) Bàn giao tài liệu kế toán đơn vị kế toán giải thể chấm dứt hoạt động sau xử lý xong cho đơn vị kế toán cấp tổ chức, cá nhân lưu trữ theo quy định Điều 40 Luật kế toán Trường hợp đơn vị kế toán bị tuyên bố phá sản Toà án tuyên bố phá sản định người thực công việc kế toán theo quy định 91 Sơ đồ phân loại tổng quát hệ thống tài khoản kế toán Tài sản - Loại 1: TS ngắn hạn - Loại 2: TS dài hạn Nguồn vốn - Loại 3: Nợ phải trả - Loại 4: Nguồn vốn CSH Tài khoản loại Chi phí Thu nhập - Loại 6: SXKD - Loại 5: Doanh thu - Loịa 8: CP HĐ khác - Loại 7: Thu nhập HĐ khác Loại 9: Xác định kết kinh doanh Tài khoản bắt buộc Bảng cân đối kế toán Tài khoản bảng CĐKT Tài khoản thuộc Báo cáo kết kinh doanh DANH MỤC HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN (Theo Thông tư Số: 244/2009/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Chế độ Kế toán doanh Số SỐ HIỆU TÊN TÀI KHOẢN GHI CHÚ Cấp Cấp 2 LOẠI 1: TÀI SẢN NGẮN HẠN 111 Tiền Mặt 1111 Tiền Việt nam 1112 Ngoại tệ 1113 Vàng, Bạc, Kim khí quý, Đá quý 112 Tiền gửi ngân hàng Chi tiết theo ngân 1121 Tiền Việt nam 1122 Ngoại tệ 1123 Vàng, Bạc, Kim khí quý, Đá quý 113 Tiền chuyển 1131 Tiền Việt nam 1132 Ngoại tệ 121 Đầu tư chứng khoán ngắn hạn 1211 Cổ phiếu 1212 Trái phiếu, Tín phiếu, Kỳ phiếu 128 Đầu tư ngắn hạn khác 1281 Tiền gửi có kỳ hạn 1288 Đầu tư ngắn hạn khác 129 Dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn 92 131 133 10 136 1331 1332 1361 1368 11 138 1381 1385 1388 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 139 141 142 144 151 152 153 154 155 156 1561 1562 1567 22 23 24 25 157 158 159 161 1611 1612 26 211 2111 2112 2113 2114 2115 2118 27 212 Phải thu khách hàng Thuế GTGT khấu trừ Thuế GTGT khấu trừ Thuế GTGT khấu trừ Phải thu nội Vốn kinh doanh đơn vị trực Phải thu nội khác Phải thu khác Tài sản thiếu chờ xử lý Phải thu cổ phần hoá Phải thu khác Dự phòng phải thu khó đòi Tạm ứng Chi phí trả trước ngắn hạn Cầm cố, Ký cược, Ký quỹ ngắn hạn Hàng mua đường Nguyên vật liệu Công cụ dụng cụ Chi phí SXKD dở dang Thành phẩm Hàng hoá Giá mua hàng hóa Chi phí thu mua hàng hóa Hàng hoá bất động sản Hàng gửi bán Hàng hóa kho bảo thuế Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Chi nghiệp Chi nghiệp năm trước Chi nghiệp năm LOẠI 2: TÀI SẢN DÀI HẠN TSCĐ Hữu hình Nhà cửa vật kiến trúc Máy móc thiết bị Phương tiện vận tải chuyền dẫn Thiết bị, dụng cụ quản lý Cây lâu năm, súc vật làm việc TSCĐ Hữu hình khác TSCĐ thuê tài 93 Chi tiết theo đối tượng Chi tiết theo đối tượng Chi tiết theo yêu cầu Đvị có XNK lập 28 213 2131 2132 2133 2134 2135 2136 2138 29 214 2141 2142 2143 2147 30 31 32 33 34 217 221 222 223 228 2281 2282 2288 35 36 229 241 2411 2412 2413 37 38 39 242 243 244 40 41 42 43 311 315 331 333 3331 33311 33312 3332 3333 TSCĐ Vô hình Quyền sử dụng đất Quyền phát hành Bản quyền, sáng chế Nhãn hiệu hàng hoá Phần mềm máy vi tính Giấy phép giấy phép nhượng TSCĐ Vô hình khác Hao mòn TSCĐ Hao mòn TSCĐ hữu hình Hao mòn TSCĐ thuê tài Hao mòn TSCĐ vô hình Hao mòn bất động sản đầu tư Bất động sản đầu tư Đầu tư vào Công ty Vốn góp liên doanh Đầu tư vào công ty liên kết Đầu tư dài hạn khác Cổ phiếu Trái phiếu Đầu tư dài hạn khác Dự phòng giảm giá đầu tư dài hạn XDCB dở dang Mua sắm TSCĐ Xây dựng Sửa chữa lớn TSCĐ Chi phí trả trước dài hạn Tài sản thuế thu nhập hoãn lại Ký quỹ, ký cược dài hạn LOẠI 3: NỢ PHẢI TRẢ Vay ngắn hạn Nợ dài hạn đến hạn trả Phải trả cho người bán Thuế khoản phải nộp Nhà Thuế GTGT phải nộp Thuế GTGT đầu Thuế GTGT hàng nhập Thuế tiêu thụ đặc biệt Thuế XNK 94 Chi tiết theo đối tượng 3334 3335 3336 3337 3338 3339 44 334 3341 3348 45 46 47 48 335 336 337 338 3381 3382 3383 3384 3385 3386 3387 3388 3389 49 50 51 341 342 343 3431 3432 3433 52 53 54 55 56 344 347 351 352 353 3531 3532 3533 3534 57 356 3561 Thuế TNDN Thuế Thu nhập cá nhân Thuế tài nguyên Thuế nhà đất, tiền thuê đất Các loại thuế khác Phí, Lệ phí khoản phải nộp Phải trả người lao động Phải trả CBCNV Phải trả người lao động khác Chi phí phải trả Phải trả nội Thanh toán theo tiến độ hợp đồng DN xây lắp có t.toán Phải trả phải nộp khác Tài sản thừa chờ giải Kinh phí công đoàn Bảo hiểm xã hội Bảo hiểm y tế Phải trả cổ phần hoá Nhận ký quỹ ký cược ngắn hạn Doanh thu chưa thực Phải trả phải nộp khác Bảo hiểm thất nghiệp Vay dài hạn Nợ dài hạn Trái phiếu phát hành Mệnh giá trái phiế Chiết khấu trái phiếu Phụ trội trái phiếu Nhận ký quỹ ký cược dài hạn Thuế thu nhập hoãn lại phải trả Quỹ dự phòng trợ cấp việc làm Dự phòng phải trả Quỹ khen thưởng phúc lợi Quỹ khen thưởng Quỹ phúc lợi Quỹ phúc lợi hình thành TSCĐ Quỹ thưởng Ban quản lý, điều hành Quỹ phát triển khoa học công Quỹ phát triển khoa học công 95 58 411 59 60 412 413 61 62 63 64 65 414 415 418 419 421 66 67 441 461 68 466 69 511 70 512 71 72 73 74 515 521 531 532 3562 Quỹ phát triển khoa học công LOẠI 4: VỐN CHỦ SỞ HỮU Nguồn vốn chủ sở hữu 4111 Vốn đầu tư chủ sở hữu 4112 Thặng dư vốn cổ phần Công ty cổ phần 4118 Vốn khác Chênh lệch đánh giá lại tài sản Chênh lệch tỷ giá hối đoái 4131 Chênh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá 4132 Chênh lệch tỷ giá hối đoái giai Quỹ đầu tư phát triển Quỹ dự phòng tài Các quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu Cổ phiếu quỹ Công ty cổ phần Lợi nhuận chưa phân phối 4211 Lợi nhuận chưa phân phối năm 4212 Lợi nhuận chưa phân phối năm Nguồn vốn đầu tư xây dựng Áp dụng cho DNNN Nguồn kinh phí nghiệp Dùng cho công ty, 4611 Nguồn kinh phí nghiệp năm trước 4612 Nguồn kinh phí nghiệp năm Nguồn kinh phí hình thành TSCĐ LOẠI 5: DOANH THU Doanh thu bán hàng cung cấp Chi tiết theo yêu cầu 5111 Doanh thu bán hàng hoá 5112 Doanh thu bán thành phẩm 5113 Doanh thu cung cấp dịch vụ 5114 Doanh thu trợ cấp , trợ giá 5117 Doanh thu kinh doanh bất động sản 5118 Doanh thu khác Doanh thu bán hàng nội Áp dụng có bán 5121 Doanh thu bán nội hàng hoá 5122 Doanh thu bán nội thành phẩm 5123 Doanh thu cung cấp dịch vụ nội Doanh thu hoạt động tài Chiết khấu thương mai Hàng bán bị trả lại Giảm giá hàng bán LOẠI 6: CHI PHÍ SẢN XUẤT, 96 75 611 6111 6112 76 77 78 621 622 623 6231 6232 6233 6234 6237 6238 79 627 6271 6272 6273 6274 6277 6278 80 81 82 83 631 632 635 641 6411 6412 6413 6414 6417 6418 84 642 6421 6422 6423 6424 6425 6426 6427 6428 Mua hàng Mua nguyên vật liêu Mua hàng hoá Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Chi phí nhân công trực tiếp Chi phí sử dụng máy thi công Chi phí nhân công Chi phí nguyên vật liệu Chi phí dụng cụ sản xuất Chi phí khấu hao máy thi công Chi phí dịch vụ mua Chi phí tiền khác Chi phí sản xuất chung Chi phí nhân viên phân xưởng Chi phí vật liêu Chi phí dụng cụ sản xuất Chi phí khấu hao TSCĐ Chi phí dịch vụ mua Chi phí tiền khác Giá thành sản xuất Giá vốn hàng bán Chi phí tài Chi phí bán hàng Chi phí nhân viên Chi phí vật liệu, bao bì Chi phí dụng cụ đồ dung Chi phí khấu hao TSCĐ Chi phí dịch vụ mua Chi phí tiền khác Chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí nhân viên quản lý Chi phí vật liệu quản lý Chi phí đồ dùng văn phòng Chi phí khấu hao TSCĐ Thuế, Phí, Lệ phí Chi phí dự phòng Chi phí dịch vụ mua Chi phí tiền khác LOẠI 7: THU NHẬP KHÁC 97 Áp dụng PP kiểm kê Áp dụng cho đơn vị Áp dụng PP kiểm kê 85 711 86 87 811 821 88 911 001 002 003 004 007 008 Thu nhập khác Chi tiết theo đối tượng LOẠI 8: CHI PHÍ KHÁC Chi phí khác Chi tiết theo hoạt động Chi phí thuế TNDN 8211 Chi phí thuế TNDN hành 8212 Chi phí thuế TNDN hoãn lại LOẠI 9: XÁC ĐỊNH KẾT QuẢ Xác định kết kinh doanh LOẠI 0: TÀI KHOẢN NGOÀI Tài sản thuê Vật tư hàng hoá nhận giữ hộ, nhận Chi tiết theo yêu cầu Hàng hoá nhận bán hộ, nhận ký gửi, Nợ khó đòi xử lý Ngoại tệ loại Dự toán chi nghiệp, dự án KHOA DUYỆT P TRƯỞNG KHOA ThS Hoàng Đình Hương Hà Nội, ngày tháng năm 2014 BỘ MÔN DUYỆT GIẢNG VIÊN BIÊN SOẠN TRƯỞNG BỘ MÔN TS Nguyễn Hoản 98 ThS Nguyễn Thị Diệu Linh DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Luật kế toán số 03/2003/QH11 ngày 17 tháng 06 năm 2003 Lưu Đức Tuyên, Ngô Thị Thu Hồng (2011), Giáo trình Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp, Nhà xuất Tài Chính Đỗ Minh Thành (2012), Giáo trình Nguyên Lý Kế toán, Nhà xuất Thống Kê Nguyễn Thị Đông (2007), Giáo trình Lý thuyết hạch toán kế toán, Nhà xuất Tài Chính Phạm Huy Đoán (2008), Hướng dẫn thực hành hạch toán kế toán doanh nghiệp nhỏ vừa, Nhà xuất Tài Võ Văn Nhị (2010), Hướng dẫn thực hành kế toán sổ kế toán, Nhà xuất Tài Bộ Tài Chính (2010), Chế độ kế toán doanh nghiệp, Nhà xuất Thống kê Thông tư 244/2009/TT-BTC hướng dẫn sửa đổi bổ sung chế độ kế toán doanh nghiệp 99