Bài giảng giao tiếp trong kinh doanh chương 3 ths lê anh huyền trâm

CHƯƠNG KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH TRONG KINH DOANH MỤC TIÊU CHƯƠNG  Lập kế hoạch bước để chuẩn bị cho buổi thuyết trình  Thiết kế, xây dựng tổ chức buổi thuyết trình  Phân tích điểm cần lưu ý thuyết trình  Biết cách sử dung công cụ hỗ trợ để thuyết trình hiệu Kỹ thuyết trình hiệu • Chuẩn bị cho thuyết trình • Soạn nội dung thuyết trình • Thực thuyết trình hiệu Chuẩn bị thuyết trình Chọn chủ đề Xác định mục đích thuyết trình Mục đích chung => Mục đích cụ thể Tìm hiểu khán thính giả Soạn nội dung thuyết trình 2.1 Kỹ thuật bước Kỹ thuật bước công cụ tiết kiệm thời gian nhằm giúp diễn giả triển khai thuyết trình chất lượng lượng thời gian ngắn  Bước 1: Giới thiệu  Bước 2: Định nội dung  Bước 3: Thân  Bước 4: Kết luận Bước 1: Giới thiệu  Gây ấn tượng: Một số thống kê Một câu hỏi Một giai thoại Một hành động  Nêu bật chủ đề thuyết trình  Tỏ rõ thái độ, quan điểm Giới thiệu Đặt vấn đề Định mục đích Hướng đề xuất Bước 2: Định nội dung  Những nội dung trình bày  Nội dung xếp nào? Nguyên nhân kết So sánh đối lập Trực tiếp hay gián tiếp Khó khăn giải pháp Quan hệ không gian Chuỗi thời gian Chủ đề – thông tin bổ sung Định nội dung Điểm Điểm Điểm Trình tự thuyết trình  Bắt đầu với ý tưởng quan trọng điểm quan trọng  Tập trung nhiều thời gian cho điểm quan trọng  Xác định trình từ thích đáng giúp bạn có thuyết trình logic chặt chẽ A B C D 10 3.1 Đối với hình thức thuyết trình??? 24 3.1.1 Slide sử dụng thuyết trình  Số lượng slide vừa đủ  Số dòng, số chữ  Cỡ chữ slide: > 28, tiêu đề to  Kiểu chữ dễ nhìn, không nhàm chán  Màu sắc chữ tương phản, dễ đọc  Lỗi tả, lỗi ngữ pháp  Hình thức slide đẹp, cân đối 25 3.1.2 Khán thính giả dễ tiếp cận hơn?  Giới hạn điểm nội dung  Sử dụng câu tiêu đề (header)  Sử dụng công cụ nhấn mạnh: - Viết đậm, VIẾT HOA, chữ nghiêng, gạch hay chữ to trình bày văn - Khi thuyết trình dùng: ngôn ngữ, âm lượng, dáng điệu, cử chỉ, hình ảnh… 26 3.1.3 Tìm kiếm hỗ trợ Tìm đâu?  Các số liệu thông kê  Các ví dụ  Các mẫu chuyện  Các kết nghiên cứu  Các chứng thực  Các hình ảnh  Các họa đồ, biểu đồ Giúp trả lời câu hỏi thính giả: “Tại phải tin vào điều đó?” MÁCH NƯỚC Càng đơn giản dễ hiểu dễ chấp nhận 27 3.1.4 Hình ảnh hỗ trợ  Bài thuyết trình với hình ảnh hỗ trợ hiệu nhiều  Hình ảnh tạo hiệu cao sử dụng ý nghĩa, có chủ đích  Màu sắc sinh động, lôi thị giác Introduction: Welcome to ICQ 98a : ICQ (“I Seek You”) is a revolutionary, user-friendly Internet program that notifies you who’s online at all times and enables you to initiate contact with those people at any time No longer will you search in vain for friends or associates on the Internet ICQ does the searching for you, alerting you in real time when they sign on With ICQ, you can chat, send messages and files, play games or just hang out with your fellow surfers while still surfing the Internet The program runs in the background, taking up a minimum of memory and Internet resources While you work on other applications, ICQ alerts you when friends and associates sign on, allowing you to work efficiently while having a whole range of Internet functions at your fingertips Among the functions available are: chat, message, e-mail, URL and file transfer ICQ also supports a variety of popular external Internet applications With ICQ, launching an Internet Telephony or video call is a breeze With a click of a button, you and your friend (or friends) are instantly connected You can also execute these events among multiple users, so you can conduct a conference or just hang out together online All these functions are organized in one easy-to-use program that integrates smoothly into your desktop How Does ICQ Work? It’s simple When you install ICQ, the program asks you to register with an ICQ server, which is connected to a network of servers spanning the entire Internet You receive an ICQ number when you register This number (together with a secret password) identifies you as a registered ICQ user In addition, you have the option to enter personal information along with your ICQ # This allows other ICQ users to recognize you when you log on You can also publish your ICQ # on your web site or business card so that other ICQ users can easily identify you Once you’ve registered, you can compile a contact list A contact list is a list of friends and associates that ICQ uses to find your friends for you Meanwhile, ICQ waits quietly in the background without disturbing any other applications you use As soon as you log onto the Internet, ICQ automatically detects the Internet connection, announces your presence to the Internet community and continually alerts you when friends sign on or off Once you know who’s on, all it takes is a click of an icon to chat, send messages, exchange interesting Web Page bookmarks URLs or transfer a file Note: Throughout User’s Help guide, term “ICQ #” is used frequently ICQ Quick Start: This quick start provides an easy way to get started with ICQ It will demonstrate how to activate the most basic features of ICQ Afterwards, we recommend that you refer to the ICQ User’s Guides to see the many other interesting functions provided by ICQ This tutorial with easy steps is all you need to accomplish to begin working effectively with ICQ: Step 1: Adding/Finding Users For Your Contact List, describes how to add/find users for your contact list Step 2: Sending a Message describes how to send a short message to a user on your contact list Step 3: Receiving a Message describes how to receive a message sent to you Step 4: Responding to a Message describes how to respond to a message sent to you Step 5: Chatting with Another User describes how to chat with a user Step 6: Transferring a File describes how to send a file to another ICQ user Mouse Notice: For new users working with ICQ-98a for the first time; CLICK the left mouse button ICQ Announcements: The ICQ Announcements dialog appears upon start up of the program or alternatively you can activate the ICQ Announcements through the Help tab ICQ Announcements or important messages from the ICQ server that will appear in the message box The ICQ Announcements dialog screen disappears after seconds if there are no new announcements To view the Announcements in the Announcements dialog: Click Next to view the next message in the message screen Click Previous to view the previous message Click the Go To Web Page Address button to go to a web site in the announcements list Click Close when you complete viewing the ICQ Announcements dialog By clicking on the buttons on the left side of the Announcements dialog URL Links are available to: The ICQ Homepage: What’s new at ICQ Making an ICQ friend People with similar interests, a comprehensive search of the Internet databases Assistance and support from the friendly support ICQ team 28 100 80 60 East 40 West 20 North 1st Qtr 2nd 3rd 4th Qtr Qtr Qtr 100 1st Qtr 80 60 4th Qtr 2nd Qtr 40 29 20 3rd Qtr 1st Qtr 2nd Qtr 3rd Qtr 4th Qtr 3.2 Đối với diễn giả??? 30 3.2.1 Ngôn ngữ thể  Mặt:  Tay bàn tay:  Thân người:  Chân bàn chân: 31  Tư chuyển động: 3.2.2 Tiếp xúc mắt  Tự tin – Kiểm soát – Thu hút  Tập trung nhìn 85% vào khán thính giả  Nhìn lướt qua phòng  Quan tâm đến người 32 3.2.3 Giọng nói  Âm lượng thay đổi phù hợp với nội dung  Tốc độ vừa phải  Ngắt giọng: 2-3 giây  Nhấn mạnh  Phát âm rõ ràng mạnh mẽ  Truyền đạt cảm xúc 33 3.2.4 Cách sử dụng ngôn ngữ  Chuyển tải mục đích đề  Dùng từ ngắn gọn, dễ hiểu  Tránh sử dụng nhiều từ chuyên môn, từ không thông dụng  Kết hợp dùng sơ đồ, bảng thống kê, hình vẽ  Diễn giải phù hợp với trình độ người nghe  Sử dụng hài hước  Thể cá tính, phong cách 34 3.2.5 Những cử nên TRÁNH  Gõ ngón tay, xoay ngón cái, bẻ đốt ngón tay  Gõ bút xuống bàn, nhịp chân  Bứt, giật gấu áo  Nhún vai  Đi qua lại hăng hái  Chống nạnh, chắp tay  Sờ cằm, ngoáy mũi  Nghịch đồ vật túi quần áo, đồ trang sức 35 3.2.6 Xử lý câu hỏi hiệu  Lường trước câu hỏi khán thính giả hỏi  Chuẩn bị sẵn câu trả lời  Nghe kỹ câu hỏi, nhắc lại chưa rõ  Cám ơn người hỏi  Trả lời ngắn gọn, trọng tâm 36 Gặp câu hỏi không trả lời  Nhắc lại câu hỏi “ Bạn thắc mắc phải tình đó?”  Hỏi nguợc lại : “Chính bạn, bạn xử lý tình đó?”  Ðặt câu hỏi cho cử tọa “Các bạn khác xử lý tình đó?”  Hẹn trả lời riêng cho nguời hỏi giải lao cuối  Nếu bạn thực không trả lời duợc, bạn nên hẹn dịp khác trả lời, Không nên tìm cách né tránh, đánh lừa 37 3.2.7 Khống chế căng thẳng  Nắm thật rõ đề tài thuyết trình  Biết đối tượng thính giả trước thuyết trình  Dự báo trước số vấn đề thuyết trình câu hỏi  Tập dợt thuyết trình kỹ  Chuẩn bị phương tiện phụ trợ chu đáo  Ăn mặc lịch - phù hợp  Thường xuyên hít thở, thư giãn thuyết trình 38