Bài giảng giao tiếp trong kinh doanh chương 2 PGS TS đoàn thị hồng vân

Nội dung nghiên cứu:• Những nguyên tắc cơ bản trong truyền đạt thông tin giữa các cá nhân nguyên tắc ABC, nguyên tắc 5C, nguyên tắc 7C.. Accuracy chính xác Thông tin truyền đạt phải chí

Chương 2 CÁC NGUYÊN TẮC TRONG GIAO TIẾP

PGS.TS.Đoàn Thị Hồng Vân

Nội dung nghiên cứu:

• Những nguyên tắc cơ bản trong truyền đạt

thông tin giữa các cá nhân (nguyên tắc ABC, nguyên tắc 5C, nguyên tắc 7C)

• Các nguyên tắc giao tiếp trong cuộc sống.

• Các nguyên tắc giao tiếp trong kinh

doanh

• Các nguyên tắc cơ bản, cần nắm vững

trong đàm phán

Nguyên tắc ABC .

• Accuracy (chính xác)

• Brevity (ngắn gọn)

• Clarity (rõ ràng)

Accuracy (chính xác)

Thông tin truyền đạt phải chính xác là nguyên tắc tối quan trọng để đản bảo cho giao tiếp thành công

Thực tế đã chứng minh rằng: Thông điệp càng chính xác thì giao tiếp càng hiệu quả

“Chính xác” ở đây bao hàm cả việc dùng

từ ngữ, nêu sự kiện chính xác, nêu con số chính xác và chính xác cả về khả năng thực hiện lời cam kết của mình

Brevity (ngắn gọn)

Thông tin được truyền đạt phải ngắn gọn, có giá trị Tránh truyền những thông điệp dài dòng, rườm rà, vòng vo, với nhiều thông tin thừa, không cần thiết

“Thông tin quá nhiều cũng nguy hiểm như quá ít vậy Hãy nói cho mọi người những gì

họ cần biết, nhưng đừng bao giờ để họ bị chìm ngập trong quá nhiều thông tin”.

(Theo C.Northcote Parkinson và Nigel Rowe

“Giao tiếp” (1979)

Vì vậy, khi giao tiếp bạn cần cân nhắc, chọn lọc thật kỹ lưỡng để có được những thông tin vừa

đủ mà bạn muốn truyền đạt.

Clarity (rõ ràng)

Thông tin cần truyền đạt một cách rõ ràng, chuẩn xác, tránh dùng những từ ngữ (hoặc những cách mã hoá khác) mập mờ,

có thể hiểu hai, ba cách khác nhau

Thông tin truyền đạt càng rõ ràng, dễ hiểu thì càng giảm thiểu được những rủi ro trong giao tiếp, hiệu quả giao tiếp càng cao

Thông điệp đầy đủ những nội dung cần thiết, nhưng phải ngắn gọn, súc tích, tránh dài dòng, rườm rà, chứa đựng những nội dung thừa, không cần thiết.

Vì vậy, để giao tiếp thành công thì bên cạnh việc chuẩn bị thông tin rõ ràng, chính xác, đầy

đủ và ngắn gọn, còn phải chọn cách truyền đạt lịch sự, nhã nhặn, thể hiện sự tôn trọng đối tác

Vận dụng nguyên tắc 5C

• Khi nói chuyện điện thoại

• Trong cuộc sống

(Xem tr 47 – 51)

Nguyên tắc 7C (tt)

nhận hiểu được đúng thông tin muốn truyền đạt và có thể thực hiện công việc với những thông tin ấy.

vào vấn đề, nêu bật các nét chính của các vấn

đề cần thông báo, báo cáo và trao đổi, thảo luận.

chính xác, không được viết sai lỗi chính tả, không viết sai các con số, giá cả, ngày tháng,

… Các văn bản phải được kiểm tra kỹ trước

khi phát hành.

Nguyên tắc 7C (tt)

có đầy đủ những nội dung, những phần, những điều kiện, điều khoản cần thiết.

bản phải nhất quán với nhau.

Hình thức trình bày cẩn thận, đẹp, sáng sủa.

không được viết những điều mình không nắm chắc

10 QUY TẮC GIAO TIẾP XÃ HỘI

1 Luôn quan tâm đến con người

2 Trong giao tiếp phải biết tôn trọng người

khác

3 Luôn biết cách tìm ưu điểm của người

khác để động viên, khuyến khích người

ta vươn lên, tạo mọi điều kiện để đối tác giao tiếp khẳng định mình

10 QUY TẮC GIAO TIẾP XÃ HỘI (tt)

4 Hãy đặt mình vào vị trí của đối tác giao

tiếp để cư xử cho đúng mực Hãy luôn nhớ: điều gì mình không muốn hoặc không làm được thì cũng đừng bắt người khác phải làm

5 Nên dùng cách nói tế nhị, có lý, có tình,

tránh dùng cách nói vỗ mặt, sỗ sàng

6 Không nên chạm vào lòng tự ái của

người khác, khiến người ta phải buồn lòng, đau khổ

10 QUY TẮC GIAO TIẾP XÃ HỘI (tt)

7 Tránh dùng cách nói mỉa mai, cay độc

8 Đôi khi nên dùng cách nói triết lý để giảm

bớt nỗi bất hạnh của người khác

9 Xử lý công việc phải thấu tình, đạt lý

10 Luôn giữ chữ tín trong kinh doanh cũng

như trong cuộc sống

Các chuẩn mực giao tiếp xã hội

• Tự trọng nhưng phải tôn trọng người

khác ;

• Tin tưởng nhưng không cả tin;

• Biết cách thể hiện mình, nhưng không

nên hạ thấp người khác để tự đề cao mình;

• Bộc trực, thẳng thắn, nhưng không

được cẩu thả, bừa bãi;

Các chuẩn mực giao tiếp xã hội (tt)

• Khiêm tốn, nhưng không giả dối;

• Cẩn thận nhưng không quá cầu kỳ

hoặc rập khuôn máy móc;

• Nhanh nhảu, hoạt bát, nhưng không

phải gặp đâu nói đấy, nói năng thiếu suy nghĩ làm người khác phải đau lòng;

• Nghiêm khắc với mình, nhưng phải độ

lượng với người khác.

Các nguyên tắc giao tiếp trong

kinh doanh

• 10 lời khuyên của Mc Cormack

đối với các nhà quản trị kinh doanh.

• Các nguyên tắc cơ bản cần nắm vững

trong đàm phán

(Xem tr 64 – 79)

Bài tập thực hành:

Viết một bài luận 4 trang khổ A4 về chủ đề: “Những cơ hội và thách thức khi Việt Nam gia nhập WTO” Đọc lại bài viết và dựa vào tiêu chuẩn 7C để đánh giá bài viết của mình

Câu hỏi thảo luận nhóm:

Tập đoàn S (Đức) là một tập đoàn nổi tiếng trong lĩnh

vực điện-điện tử và công nghệ cao, chào bán mặt hàng Pin sử dụng năng lượng mặt trời, rất thích hợp trong việc cung cấp điện cho các hộ dân, đặc biệt là các khách sạn, nhà nghỉ vùng nhiệt đới.

Tổng công ty V.T (Việt Nam) là đơn vị kinh doanh du

lịch hàng đầu Việt Nam, có rất nhiều nhà nghỉ để phục

vụ cho khách du lịch quốc tế ở vùng ven biển Nam Trung bộ và Nam bộ.

Trong cuộc gặp gỡ lần đầu tiên vào tháng trước, S đã

chào cho V.T sản phẩm Pin sử dụng năng lượng mặt trời với giá CIF Việt Nam + chi phí lắp đặt + bảo hành trong thời hạn 1 năm là 2.000 EUR/ bộ Số lượng hàng giao là 10 bộ, V.T rất quan tâm đến sản phẩm này, nhưng còn băn khoăn về giá.

Vòng đàm phán lần này, V.T mời thêm đối tác liên doanh trong nước của mình, công ty VNR Chuyên hoạt động trong ngành điện-điện tử và rất có uy tín tại VN Hiện V.T và VNR đang có chung 1 khu đất rộng 5 ha tại Bình Dương, rất thuận lợi cho việc phát triển công nghiệp

Hãy thảo luận và trình bày trước lớp phương án của nhóm về cuộc đàm phán tiếp theo giữa S

và V.T.