Bài giảng giao tiếp trong kinh doanh chương 2 PGS TS đoàn thị hồng vân

Chương CÁC NGUYÊN TẮC TRONG GIAO TIẾP PGS.TS.Đoàn Thị Hồng Vân Nội dung nghiên cứu: • Những nguyên tắc truyền đạt thông tin cá nhân (nguyên tắc ABC, nguyên tắc 5C, nguyên tắc 7C) • Các nguyên tắc giao tiếp sống • Các nguyên tắc giao tiếp kinh doanh • Các nguyên tắc bản, cần nắm vững đàm phán Nguyên tắc ABC • Accuracy (chính xác) • Brevity (ngắn gọn) • Clarity (rõ ràng) Accuracy (chính xác) Thông tin truyền đạt phải xác nguyên tắc tối quan trọng để đản bảo cho giao tiếp thành công Thực tế chứng minh rằng: Thông điệp xác giao tiếp hiệu “Chính xác” bao hàm việc dùng từ ngữ, nêu kiện xác, nêu số xác xác khả thực lời cam kết Brevity (ngắn gọn) Thông tin truyền đạt phải ngắn gọn, có giá trị Tránh truyền thông điệp dài dòng, rườm rà, vòng vo, với nhiều thông tin thừa, không cần thiết “Thông tin nhiều nguy hiểm Hãy nói cho người họ cần biết, đừng để họ bị chìm ngập nhiều thông tin” (Theo C.Northcote Parkinson Nigel Rowe “Giao tiếp” (1979) Vì vậy, giao tiếp bạn cần cân nhắc, chọn lọc thật kỹ lưỡng để có thông tin vừa đủ mà bạn muốn truyền đạt Clarity (rõ ràng) Thông tin cần truyền đạt cách rõ ràng, chuẩn xác, tránh dùng từ ngữ (hoặc cách mã hoá khác) mập mờ, hiểu hai, ba cách khác Thông tin truyền đạt rõ ràng, dễ hiểu giảm thiểu rủi ro giao tiếp, hiệu giao tiếp cao Nguyên tắc 5C • • • • • Clear (rõ ràng) Complete (Hoàn chỉnh) Concise (Ngắn gọn, súc tích) Correct (chính xác) Courteous (lịch sự) Nguyên tắc 5C (tt) • Clear (rõ ràng) Thông điệp phải rõ ràng để người nhận hiểu theo nghĩa • Complete (Hoàn chỉnh) Thông điệp phải chứa đựng đầy đủ thông tin cần thiết Trên sở trình trao thông tin rút ngắn, nhờ cắt giảm nhiều bước phản hồi không cần thiết, trình nhận thức phối hợp hành động đạt hiệu cao • Concise (Ngắn gọn, súc tích) Thông điệp đầy đủ nội dung cần thiết, phải ngắn gọn, súc tích, tránh dài dòng, rườm rà, chứa đựng nội dung thừa, không cần thiết Nguyên tắc 5C (tt) • Correct (chính xác) Điều quan trọng thông tin đưa phải xác • Courteous (lịch sự) Thông điệp có nội dung tốt, hình thức thể phương pháp truyền đạt không tốt không mang lại kết mong muốn Vì vậy, để giao tiếp thành công bên cạnh việc chuẩn bị thông tin rõ ràng, xác, đầy đủ ngắn gọn, phải chọn cách truyền đạt lịch sự, nhã nhặn, thể tôn trọng đối tác Vận dụng nguyên tắc 5C • Khi nói chuyện điện thoại • Trong sống (Xem tr 47 – 51) Nguyên tắc 7C • • • • • • • Clear: Rõ ràng Concise: Ngắn gọn Correct: Chính xác Complete: Hoàn chỉnh, Consistency: Nhất quán Courteous: Lịch Cautious: Cẩn trọng Nguyên tắc 7C (tt) • • • Clear: Lời văn, ý tứ phải rõ ràng, giúp người nhận hiểu thông tin muốn truyền đạt thực công việc với thông tin Concise: Ngắn gọn, cô đọng, nên thẳng vào vấn đề, nêu bật nét vấn đề cần thông báo, báo cáo trao đổi, thảo luận Correct: Các văn cần viết đúng, xác, không viết sai lỗi tả, không viết sai số, giá cả, ngày tháng, … Các văn phải kiểm tra kỹ trước phát hành Nguyên tắc 7C (tt) • • • • Complete: Các văn phải hoàn chỉnh, phải có đầy đủ nội dung, phần, điều kiện, điều khoản cần thiết Consistency: Giữa ý, phần văn phải quán với Courteous: Lời văn phải lịch sự, nhã nhặn Hình thức trình bày cẩn thận, đẹp, sáng sủa Cautious: Khi viết văn phải cẩn trọng, không viết điều không nắm 10 QUY TẮC GIAO TIẾP XÃ HỘI Luôn quan tâm đến người Trong giao tiếp phải biết tôn trọng người khác Luôn biết cách tìm ưu điểm người khác để động viên, khuyến khích người ta vươn lên, tạo điều kiện để đối tác giao tiếp khẳng định 10 QUY TẮC GIAO TIẾP XÃ HỘI (tt) Hãy đặt vào vị trí đối tác giao tiếp để cư xử cho mực Hãy nhớ: điều không muốn không làm đừng bắt người khác phải làm Nên dùng cách nói tế nhị, có lý, có tình, tránh dùng cách nói vỗ mặt, sỗ sàng Không nên chạm vào lòng tự người khác, khiến người ta phải buồn lòng, đau khổ 10 QUY TẮC GIAO TIẾP XÃ HỘI (tt) Tránh dùng cách nói mỉa mai, cay độc Đôi nên dùng cách nói triết lý để giảm bớt nỗi bất hạnh người khác Xử lý công việc phải thấu tình, đạt lý 10 Luôn giữ chữ tín kinh doanh sống Các chuẩn mực giao tiếp xã hội • Tự trọng phải tôn trọng người khác ; • Tin tưởng không tin; • Biết cách thể mình, không nên hạ thấp người khác để tự đề cao mình; • Bộc trực, thẳng thắn, không cẩu thả, bừa bãi; Các chuẩn mực giao tiếp xã hội (tt) • • • • Khiêm tốn, không giả dối; Cẩn thận không cầu kỳ rập khuôn máy móc; Nhanh nhảu, hoạt bát, gặp đâu nói đấy, nói thiếu suy nghĩ làm người khác phải đau lòng; Nghiêm khắc với mình, phải độ lượng với người khác Các nguyên tắc giao tiếp kinh doanh • 10 lời khuyên Mc Cormack nhà quản trị kinh doanh • Các nguyên tắc cần nắm vững đàm phán (Xem tr 64 – 79) Bài tập thực hành: Viết luận trang khổ A4 chủ đề: “Những hội thách thức Việt Nam gia nhập WTO” Đọc lại viết dựa vào tiêu chuẩn 7C để đánh giá viết Câu hỏi thảo luận nhóm: Tập đoàn S (Đức) tập đoàn tiếng lĩnh vực điện-điện tử công nghệ cao, chào bán mặt hàng Pin sử dụng lượng mặt trời, thích hợp việc cung cấp điện cho hộ dân, đặc biệt khách sạn, nhà nghỉ vùng nhiệt đới Tổng công ty V.T (Việt Nam) đơn vị kinh doanh du lịch hàng đầu Việt Nam, có nhiều nhà nghỉ để phục vụ cho khách du lịch quốc tế vùng ven biển Nam Trung Nam Trong gặp gỡ lần vào tháng trước, S chào cho V.T sản phẩm Pin sử dụng lượng mặt trời với giá CIF Việt Nam + chi phí lắp đặt + bảo hành thời hạn năm 2.000 EUR/ Số lượng hàng giao 10 bộ, V.T quan tâm đến sản phẩm này, băn khoăn giá (Tiếp) Vòng đàm phán lần này, V.T mời thêm đối tác liên doanh nước mình, công ty VNR Chuyên hoạt động ngành điện-điện tử có uy tín VN Hiện V.T VNR có chung khu đất rộng Bình Dương, thuận lợi cho việc phát triển công nghiệp Hãy thảo luận trình bày trước lớp phương án nhóm đàm phán S V.T