Tổ chức và hoạt động của phòng hành chớnh nhõn sự công ty cổ phần việt úc

Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lời nói đầu Trong công đổi nay, Đảng Nhà nớc ta xác định đắn vai trò chủ đạo doanh nghiệp Nhà nớc kinh tế quốc dân Nghiên cứu hoạt động doanh nghiệp để giúp cho hiểu biết đợc thực trạng doanh nghiệp biện pháp nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh đa doanh nghiệp hoà nhập với chế thị trờng có quản lý nhà nớc theo định hớng XHCN vấn đề quan trọng Trong trình thực tập Công ty CP Việt c em tìm hiểu rõ hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung đơn vị đồng thời sâu nghiên cứu hoạt động quản trị văn phòng Quản trị Văn phòng hoạt động quản lý vi mô thuộc hệ thống quản lý quốc gia, quản lý trực tiếp sở theo định hớng Nhà nớc Cơ cấu tổ chức quản lý tổng hợp phận (đơn vị, cá nhân) đợc chuyên môn hoá với trách nhiệm, phạm vi định, có mối liên hệ phụ thuộc lẫn đợc bố trí theo cấp, mô hình khác nhằm thực chức quản lý Mô hình quản lý Công ty gồm phòng ban nghiệp vụ chuyên môn, văn phòng tổng hợp làm tham mu cho Ban lãnh o Giám đốc lĩnh vực chức thuộc vào mô hình quản lý nói Hoạt động Công ty CP Việt c năm qua đem lại hiệu sản xuất kinh doanh lớn Giá trị sản lợng lợi nhuận sản xuất kinh doanh Công ty năm sau cao năm trớc Công ty có đợc thành tích không nói đến vai trò tham mu Văn phòng Công ty Văn phòng có chức vị trí đặc biệt quan trọng Hoạt động Văn phòng góp phần không nhỏ vào phát triển Công ty Nhận thức rõ vị trí Văn phòng giai đoạn phát triển kinh tế giúp nâng cao nhận thức, giải tốt công việc mình, đóng góp vào hoạt động đơn vị Sau thời gian thực tập Văn phòng Công ty CP Vit c, em nhận Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang Lớp: QT901P Báo cáo thực tập tốt nghiệp thức đợc tầm quan trọng công tác văn phòng nghiệp phát triển Công ty CP Việt úc Trong trình sâu nghiên cứu thực tế Văn phòng công ty, em nhận đợc quan tâm, giúp đỡ cán CNV Văn phòng nói chung Đồng thời em nhận đợc hớng dẫn nhiệt tình, chu đáo Cô Bùi Thị Thanh Nhàn Bố cục báo cáo gồm phần Phần I: Khái quát chung đời hoạt động Công ty CP Việt úc Phần II: Tổ chức hoạt động phòng hnh chớnh nhõn s Công ty Cổ phần Việt úc Phần III: Đánh giá, nhận xét, góp ý thân Mặc dù có nhiều cố gắng, song hạn chế mặt thời gian kiến thức, báo cáo tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận đợc ý kiến đóng góp quý báu thầy cô bạn giúp em hoàn thiện nhận thức Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang Lớp: QT901P Báo cáo thực tập tốt nghiệp PHầN i Khái quát chung đời hoạt động công ty cổ phần việt úc 1.1 Khái quát Công ty Cổ phần việt úc Tên doanh nghiệp: Công Ty Cổ phần Việt úc Địa chỉ: Ngõ Bạch Đằng - Thị Trấn Núi Đèo - Huyện Thủy Nguyên - Hải Phòng Tel: 84 - 031.3874.496/ 3774.014/ 3810.925 Fax: 84 031.3810.925 Thành lập: ngày 27 tháng 01 năm 2003 theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0203000046 Sở Kế hoạch Đầu t Hải Phòng cấp Giám đốc tại: Lê Xuân Tiến Hình thức công ty: Công ty Cổ phần Cổ đông chịu trách nhiệm nợ nghĩa vụ tài sản khác Công ty phạm vi số cổ phần 1.2 Quá trình hình thành phát triển Căn Luật doanh nghiệp đợc Quốc hội nớc Cộng hòa xã hội Chủ nghĩa Việt Nam khóa X thông qua ngày 12/6/1999 văn pháp lý có liên quan Điều lệ Công ty Cổ phần Việt úc đợc cổ đông sáng lập Đại hội đồng cổ đông thông qua họp Đại hội đồng cổ đông ngày 01/02/2001 Mọi hoạt động Công ty đợc điều chỉnh Luật doanh nghiệp, quy định có liên quan luật pháp nớc Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam điều lệ Công ty Vốn điều lệ ( thời điểm thành lập đợc xác định là) : 3.600.000.000 (Ba tỷ, sáu trăm triệu đồng chẵn) tiền mặt Trong trình hoạt động, xét thấy cần thiết, Công ty đăng ký việc thành lập văn phòng đại diện số 20 Trần Hng Đạo - Quận Hồng Bàng Về thị trờng: Trong nớc Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang Lớp: QT901P Báo cáo thực tập tốt nghiệp Qui mô tổ chức: Công ty có mô hình quản lý gọn nhẹ Thành tích đạt đợc: Tham gia nhiều công trình tiêu biểu có giá trị lớn nh: Đờng 403 đoạn từ 403 đến phà Dơng áo, huyện Kiến Thụy; Đê biển Hoàng Châu Văn Chấn; Đờng 302 An Lão; Trờng THPT Phạm Ngũ Lão giai đoạn II, Cơ sở hạ tầng khu đấu giá quận Hải An; Xây dựng khối nhà khách sạn tầng, xây dựng sở hạ tầng khu dân c Hoa Động nhiều công trình tiêu biểu khác Để phù hợp với xu hội nhập kinh tế đất nớc, Công ty không ngừng củng cố phát triển lực sản xuất kinh doanh đặc biệt nâng cao chất lợng thi công công trình Do Công ty tiến hành xây dựng, áp dụng phấn đấu đạt đợc giấy chứng nhận Hệ thống quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn ISO 9001 : 2000 1.3 Mục tiêu lĩnh vực kinh doanh 1.3.1 Mục tiêu Công ty cổ phần Việt úc đợc thành lập để huy động vốn phục vụ sản xuất, kinh doanh có hiệu cao, tạo công ăn việc làm cho ngời lao động, tăng lợi tức cho cổ đông không ngừng đóng góp cho ngân sách nhà nớc theo luật định, phát triển công ty ngày vững mạnh lĩnh vực hoạt động sản xuất 1.3.2 Lĩnh vực kinh doanh - Xây dựng công trình giao thông, công trình dân dụng công nghiệp thủy lợi, san lấp mặt Kinh doanh vật liệu xây dựng, vật liệu điện, xăng dầu, máy móc thiết bị phụ tùng, hóa chất thông thờng - Vận tải hàng hóa thủy bộ, kinh doanh lơng thực thực phẩm kinh doanh kho bãi - Kinh doanh chế biến gỗ, than chất đốt, hàng lâm sản( trừ mặt hàng nhà nớc cấm kinh doanh) - Kinh doanh vật t, thiết bị, hàng trang trí nội thất, ngoại thất 1.4 Quyền hạn trỏch nhim Công ty 1.4.1 Quyền hạn Công ty Quyền tự chủ quản lý sản xuất kinh doanh Công ty - Quản lý, sử dụng vốn, tài sản cổ đông đóng góp, đất đai tài nguyên đợc giao sử dụng cá nguồn lực khác để thực mục tiêu, nhiệm vụ Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang Lớp: QT901P Báo cáo thực tập tốt nghiệp sản xuất, kinh doanh công ty - Tổ chức máy quản lý, tổ chức đơn vị sản xuất, kinh doanh phù hợp với mục tiêu Công ty Phân chia điều chỉnh nguồn lực đơn vị trực thuộc đảm bảo hiệu sản xuất, kinh doanh - Đổi công nghệ, trang thiết bị phù hợp với yêu cầu phát triển tạo hiệu sản xuất, kinh doanh công ty - Đặt chi nhánh, văn phòng đại diện Công ty nớc, nớc theo quy định pháp luật - Kinh doanh ngành nghề theo quy định pháp luật - Tìm kiếm thị trờng, trực tiếp giao dịch ký hợp đồng với khách hàng nớc, đợc trực tiếp xuất nhập theo yêu cầu hoạt động kinh doanh công ty phù hợp với quy định hành pháp luật - Quyết định toàn giá mua, giá bán vật t, nguyên liệu, hàng hóa dịch vụ, trừ sản phẩm dịch vụ nhà nớc định giá - Đợc bảo hộ quyền sở hữu công nghệ, bao gồm: sáng chế, giải pháp hữu ích, nhãn hiệu sản phẩm, kiểu dáng công nghiệp, tên gọi xuất xứ hàng hóa theo quy định pháp luật Việt Nam; - Đầu t liên doanh, liên kết góp vốn cổ phần, mua phần toàn tài sản doanh nghiệp khác theo quy định pháp luật với mục đích phát triển sản xuất, kinh doanh - Tuyển chọn, thuê mớn, bố trí sử dụng, đào tạo lao động, lựa chọn hình thức trả lơng, thởng, định mức lơng sở cống hiến hiệu sản xuất kinh doanh có quyền khác ngời sử dụng lao động theo quy định Bộ luật Lao động quy định khác pháp luật; - Mời tiếp khách nớc cử cán bộ, nhân viên Công ty học tập công tác nớc phù hợp chủ trơng mở rộng hợp tác Công ty quy định nhà nớc Quyền quản lý tài công ty - Sử dụng vốn quỹ công ty để phục vụ nhu cầu sản xuất, kinh doanh theo nguyên tắc bảo toàn sinh lãi; - Nhợng bán cho thuê tài sản không dùng đến cha dùng hết Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang Lớp: QT901P Báo cáo thực tập tốt nghiệp công suất; - Phát hành, chuyển nhợng, bán cổ phiếu, trái phiếu theo quy định pháp luật; đợc chấp giá trị quyền sử dụng đất gắn liền với tài sản thuộc quyền quản lý Công ty ngân hàng Việt Nam để vay vốn kinh doanh theo quy định pháp luật - Quyết định sử dụng phân phối phần lợi nhuận lại cho cổ đông sau làm đủ nghĩa vụ nhà nớc, lập sử dụng quỹ theo Nghị đại hội đồng cổ đông - Đợc hởng chế độ u đãi thuế theo quy định pháp luật 1.4.2 Trỏch nhim Công ty Trỏch nhim quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty - Đăng ký kinh doanh kinh doanh ngành nghề đăng ký; chịu trách nhiệm trớc cổ đông kết sản xuất, kinh doanh, chịu trách nhiệm trớc khách hàng pháp luật sản phẩm dịch vụ Công ty thực hiện; - Xây dựng chiến lợc phát triển, kế hoạch sản xuất kinh doanh phù hợp với đăng ký kinh doanh Công ty nhu cầu thị trờng; - Ký kết tổ chức thực hợp đồng kinh tế ký với đối tác; - Thực nghĩa vụ ngòi lao động theo quy định Bộ luật Lao động nớc Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, bảo đảm cho ngời lao động tham gia quản lý công ty thỏa ớc lao động tập thể quy định khác; - Thực quy định nhà nớc bảo vệ tài nguyên, môi trờng, an ninh quốc gia công tac phòng chống, chống cháy, phòng chống bão lụt; - Thực chế độ báo cáo thống kê, kế toán, báo cáo định kỳ theo quy nhà nớc báo cáo bất thờng theo yêu cầu đại hội đồng cổ đông chịu trách nhiệm tính xác thực báo cáo; - Chịu kiểm tra quan quản lý nhà nớc theo quy định pháp luật Tuân thủ quy định tra quan nhà nớc có thẩm quyền Trỏch nhim quản lý tài công ty - Thực chế độ quy định quản lý vốn, tài sản, quỹ, hạnh toán, kế toán- thống kê, chế độ, kiểm toán chế độ khác pháp luật quy định, chịu trách nhiệm tính xác thực Báo cáo tài Công ty Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang Lớp: QT901P Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Bảo toàn phát triển vốn - Thực khoản phải thu khoản phải trả ghi Bảng cân đối kế toán Công ty - Công bố công khai thông tin báo cáo tài hàng năm, đánh giá đắn khách quan hoạt động Công ty với đại hội đồng cổ đông - Thực nghĩa vụ nộp thuế khoản nộp ngân sách nhà nớc theo quy định pháp luật - Chịu trách nhiệm vật chất khách hàng phạm vi vốn điều lệ Công ty Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang Lớp: QT901P Báo cáo thực tập tốt nghiệp 1.5 Cơ cấu tổ chức máy quản lý Công ty Cổ phần Việt úc i hi ng c ụng Hi ng qun tr Ban kim soỏt Giỏm c P Giỏm c Phũng KH-KT D ỏn P Giỏm c Phũng TC-KT Phũng HCNhõn s Phũng Qun lý thi cụng Cỏc i sn xut 1.5.1 Đại hội đồng cổ đông - Đại hội đồng cổ đông quan định cao Công ty Đại hội đồng cổ đông gồm tất cổ đông sở hữu cổ phần Công ty Đại hội đồng cổ đông định vấn đề liên quan tới Công ty họp đại hội đồng cổ đông gồm họp đại cổ đồng cổ đông thờng niên họp đại hội đồng cổ đông bất thờng Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang Lớp: QT901P Báo cáo thực tập tốt nghiệp - i hi ng c ụng thng niờn mi nm hp mt ln ch tch hi qun tr triu thi gian 45 ngy, k t ngy kt thỳc nm ti chớnh - Lý v iu kin triu i hi ng c ụng bt thng trng hp phỏt sinh nhng bt thng, nh hng n t chc v hot ng ca Cụng ty, hi ng qun tr phi triu i hi ng c ụng bt thng theo yờu cu ca mt hoc mt nhúm ngi sau: Ch tch hi ng qun tri - t nht 2/3 s thnh viờn hi ng qun tr - Kim soỏt viờn trng hoc 2/3 kim soỏt viờn - Nhúm c ụng s hu ớt nht 10% c phn biu quyt ca Cụng ty - i hi ng c ụng cú quyn thụng qua quyt nh bng hỡnh thc biu quyt ti cỏc cuc hp, hoc bng bn cú ch ký ca tt c c ụng, hoc bng hi ý kin thụng qua th tớn - Thụng qua quyt nh ca i hi ng c ụng ti cuc hp bng hỡnh thc biu quyt: * Biu quyt ti cuc hp i hi ng c ụng phi cụng khai,trc tip v b phiu kớn * Cỏc quyt nh sau õy c thụng qua c s c ụng i din cho ớt nht 70% tng s phiu biu quyt ca tt c c ụng s hu c phn biu quyt d hp chp nhn: Quyt nh v loi c phn v s lng c phn c quyn cho bỏn ca mi loi; - Quyt nh sa i, b sung iu l Cụng ty; - Quyt nh t chc li Cụng ty; - Quyt nh gii th Cụng ty; - Quyt nh bỏn ti sn cú giỏ tr ln hn 50% tng giỏ tr ti sn c ghi s k toỏn ca Cụng ty Cỏc quyt nh khỏc thuc thẩm quyn ca i hi ng c ụng c thụng qua c s c ụng i din cho ớt nht 51% tng s phiu biu quyt ca tt c cỏc c ụng d hp chp thun Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang Lớp: QT901P Báo cáo thực tập tốt nghiệp 1.5.2 Hội đồng quản trị - Hi ng qun tr l c quan quyn lc cao nht ca Cụng ty gia hai k hp i hi ng c ụng - Hi ng qun tr v ch tch hi ng qun tr i hi ng c ụng bu v nhim.Thnh viờn ca hi ng qu tr c trỳng vi a s phiu tớnh theo s c phn bng th thc trc tip b phiu kớn - Hi ng qun tr chu trỏch nhim trc i hi c ụng: - Qun tr cụng ty theo iu l , Ngh quyt ca i hi c ụng v tuõn th ỳng phỏt lut Trỡnh i hi c ụng quyt nh: - Thnh lp hoc gii th cỏc chi nhỏnh, phũng i din - K hoch phỏt trin di hn ca Cụng ty , huy ng - Tng gim iu l v chuyn nhng c phn - Chng trỡnh thc hin cỏc ỏn c th v quan h quc t - Trỡnh i hi c ụng : Cỏc bỏo cỏo hot ng ca hi ng qun tr, kt qu sn xut, kinh doanh, quyt toỏn ti chớnh hng nm, phng ỏn phõn phi li nhun, chia c tc - Thc hin vic trớch lp cỏc qu thuc thm quyn, chia c tc v cỏch thc s dung qu theo quyt nh ca i hi c ụng - B nhim, nhim giỏm c, phú giỏm c, k toỏn trng ca cụng ty v duyt phng ỏn t chc b mỏy v nhõn s cỏc n v trc thuc - Kin ngh b xung hoc sa i iu l cụng ty 1.5.3 Ban kiểm soát - Ban kim soỏt l t chc thay mt c ụng kim soỏt mi hot ng kinh doanh qun tr v iu hnh cụng ty - Ban kim soỏt i hi ng c ụng bu v bói vi a s phiu th thc trc tip v b phiu kớn vi s lng 03 ngi - Cỏc kim soỏt viờn c 01 ngi l kim soỏt viờn trng - Sau cuc hp i hi ng c ụng phiờn u tiờn, cỏc kim soỏt viờn thc hin vic kim soỏt quỏ trỡnh trin khai v hon tt th tc thnh lp Cụng ty Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang 10 Lớp: QT901P Báo cáo thực tập tốt nghiệp tố sau: + Công văn đề ngày tháng cha? + Địa bên bên có khớp không ? + Đóng dấu vào công văn có quy cách không ? Chữ ký có hợp lệ cha? - Văn th ghi số công văn, đề ngày tháng , trích yếu công văn vào sổ công văn đi, theo mẫu quy định chung - Công văn gửi phải lu lại quan (một văn th lu trữ giữ, đơn vị thảo văn lu) Các công văn giấy tờ, hồ sơ đợc giao cho nhân viên làm công tác lu trữ bảo quản Hàng năm phòng, ban nộp hồ sơ tài liệu cho nhân viên lu trữ để cần thiết khai thác tài liệu - Trớc lu trữ loại hồ sơ, văn th phân loại hồ sơ làm bốn loại: + Hồ sơ cần thiết + Hồ sơ quan trọng + Hồ sơ thờng sử dụng + Hồ sơ không cần sử dụng - Phân loại theo thời gian ngắn hạn, lâu dài, vĩnh viễn Hiện công tác văn th lu trữ Công ty đợc thực tốt Tài liệu đợc phân loại đợc xếp theo trình tự thời gian Các công văn giấy tờ lâu năm không giá trị lu hành đợc nhân viên lu trữ tiến hành kiểm tra xác định lại giá trị, sau đề xuất với hội đồng huỷ bỏ tài liệu 2.4.2.3 Cụng tỏc hu cn Công tác hậu cần có vai trò đặc biệt quan trọng hoạt động đơn vị, tổ chức Chức hậu cần hai chức văn phòng, nhằm tạo sở vật chất cho cán bộ, hoàn thành tốt chơng trình kế hoạch đề Nó nhiệm vụ hỗ trợ phơng tiện dụng cụ, điều kiện cần thiết để cán bộ, nhân viên nâng cao đợc hiệu công tác suất lao động Làm tốt công tác hậu cần góp phần tiết kiệm tiền của, thời gian tạo lập đợc diện mạo quan đợc đàng hoàng, bề Góp phần xây dựng quan ngày đại theo xu hớng phát triển chung phơng hớng chủ trơng cải cách hành Nói đến công tác hậu cần, cần phải nói đến phận kế toán tài vụ Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang Lớp: QT901P 31 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Công ty Bộ phận chịu trách nhiệm quản lý toàn vấn đề tài quan để từ lập kế hoạch chi tiêu Để nâng cao đợc tính tiết kiệm hiệu hoạt động, Công ty có quy định chặt chẽ việc quản lý công tác kế toán tài vụ Trong đó, văn phòng có trách nhiệm giúp lãnh đạo quan quản lý toàn việc thu chi, toán quan pháp luật quy định quản lý tài Nhà nớc Văn phòng chịu trách nhiệm hoạt động thu chi phận kế toán tài vụ lĩnh vực thu chi toán, lu giữ chứng từ, quản lý tài Mọi khoản chi từ khoản Công ty phải đảm bảo nguyên tắc, mục đích phải có chuẩn chi Ngoài công tác tài chính, vấn đề khác công tác hậu cần Công ty dần đợc hoàn thiện để công tác thật đem lại hiệu hoạt động chung quan Để phục vụ cho hoạt động quan, kho đồ dùng, dụng cụ đợc xây dựng tổ chức tốt, chu cấp kịp thời nhu cầu sử dụng Đặc biệt công việc quan liên quan đến giấy tờ, sổ sách vật phẩm văn phòng nh giấy, bút, mực, kéo, hồ đợc đảm bảo đầy đủ Hoạt động Công ty mang tính chất động nhiều, cán thờng xuyên phải xuống sở, công tác Nhu cầu lại Công ty lớn Vai trò công tác hậu cần đợc thể qua việc tổ chức nơi làm việc quan đảm bảo cho hoạt động đợc thuận lợi Trong việc phục vụ cho đời sống cán bộ, nhân viên vật chất tinh thần, công tác sinh hoạt hàng ngày, quan có nhiều cố gắng Để phục vụ cho công việc, quan có đầu t trang thiết bị tốt Đời sống cán bộ, nhân viên có quan tâm Trong hoạt động công tác hậu cần, vai trò ngời làm công tác lớn Ngoài lực chuyên môn, lực tổ chức, quản lý, tính sáng tạo, đòi hỏi ngời làm công tác hậu cần phải có nhận thức, ý chí tình cảm đắn Nh vậy, quan cần có quan tâm, phát huy mặt tích cực, khắc phục khiếm khuyết đồng thời có chế độ bồi dỡng nghiệp vụ trị cho cán làm công tác hậu cần để công tác thực phát huy vai trò hoạt động quan Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang Lớp: QT901P 32 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Phần III đánh giá nhận xét, góp ý, kết thực tập Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang Lớp: QT901P 33 Báo cáo thực tập tốt nghiệp 3.1 Nhận xét chung công tác văn phòng Công ty Cổ phần Việt úc Trong công tác văn phòng, Cụng ty bớc đầu nhận thức rõ đợc tầm quan trọng hoạt động văn phòng, nghiệp vụ hành không bị phân tán nh trớc mà tập trung, trang thiết bị phục vụ cho nghiệp vụ hành đợc đổi Công tác văn phòng Công ty C phn Vit c phát huy hầu hết chức năng, nhiệm vụ mình, phận tham mu giúp cho lãnh đạo giải tốt nhng công việc điều hành quan nh công tác đối nội đối ngoại góp phần cho phát triển vững mạnh Công ty Văn phòng tạo điều kiện cho phòng ban quan đoàn thể hoàn thành công tác lãnh đạo giao Đặc biệt, phận văn phòng hoạt động với tinh thần ý thức trách nhiệm cao dới lãnh đạo, điều hành trng phũng hnh chớnh nhõn s Ngoài ra, công tác chuyên môn mà văn phòng đạt đợc hiệu tốt, công tác đạo, hớng dẫn nghiệp vụ đơn vị sở đợc phòng quan tâm 3.2 Nhận xét hoạt động phòng hành nhân Với nhịp độ phát triển kinh tế sức cạnh tranh ngày gay gắt kinh tế thị trờng nh phòng hnh chớnh nhõn s Cụng ty số mặt cần khắc phục nh: 3.2.1 V c cu qun lý Cơ cấu tổ chức Cụng ty cha đáp ứng đợc nhu cầu khối lợng công việc cần giải quyết, nguyên nhân chủ yếu văn phòng nhận nhiều công việc mà số lợng nhân văn phòng lại Diện tích văn phòng nhỏ nên phòng bị thu hẹp Có chồng chéo thực chức nhiệm vụ phòng ban chức - Bộ phận thi đua khen thởng, báo chí tuyên truyền thuộc chức nhiệm vụ tổ chức cán lại giao cho Đảng uỷ công ty thực - Trong công tác văn th - lu trữ, giấy tờ, công văn đến đợc chuyển đến cho giám đốc xét duyệt mà lẽ phải qua trng phòng xem xét trớc chuyển đến giám đốc Nh giúp cho giám đốc đỡ phần giải công việc Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang 34 Lớp: QT901P Báo cáo thực tập tốt nghiệp vụ, tránh lãng phí thời gian cho giám đốc Hơn nữa, nhiều giám đốc vắng, công văn giấy tờ đến nhiều mà phải chờ giám đốc xét duyệt, điều dẫn đến hậu quả: ách tắc trình giải công vụ, không đa định đợc nhanh chóng, kịp thời, hợp lý điều kiện kinh tế - xã hội 3.2.2 V nhõn s Lực lợng cán công nhân viên Công ty thiếu cán động chuyên môn quản lý giỏi, thiếu đội ngũ nhân viên lành nghề có trình độ để đáp ứng với chế Đối với nhân viên văn phòng: Số nhân viên so với khối lợng công việc, thờng nhân viên phải kiêm nhiệm công việc khác không thuộc chức nghiệp vụ chuyên môn họ Bên cạnh trình độ chuyên môn thấp, thao tác nghiệp vụ nhạy bén Trong công việc ngày đòi hỏi sáng tạo động 3.2.3 Về mụi trng lm vic Cụng ty cha tạo đợc môi trờng làm việc thuận tiện để thúc đẩy hăng say làm việc nhân viên Nói tóm lại, Cụng ty không ngừng phấn đấu vơn lên Trong nhng năm tới Cụng ty phát huy u điểm vốn có, khắc phục nhợc điểm tồn để tiếp tục xây dựng phơng hớng mục tiêu phát triển theo kịp xu hớng phát triển đất nớc 3.3 Đề xuất, kiến nghị với Công ty Thời gian đợc thực tập Công ty Cổ phần Việt úc em đợc thực tập phòng hành nhân sự, thời gian thực tập không dài nhiên em học hỏi đợc nhiều kinh nghiệm thực tế Song em thấy số mặt hạn chế nh nói trên, em xin đa vài đóng góp ý kiến nh sau: 3.3.1 Đổi cấu tổ chức quản lý Văn phòng với vai trò máy điều hành tổng hợp khâu then chốt tạo động doanh nghiệp thời đại ngày Do đó, văn phòng thiết phải đợc đổi Đổi phải khoa học, có hệ thống thống Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang Lớp: QT901P 35 Báo cáo thực tập tốt nghiệp cấu tổ chức máy quản lý, phải đại hoá máy điều hành, đa tiến kỹ thuật khoa học vào văn phòng Cụ thể nh sau: - Tác nghiệp văn th: Sử dụng máy bóc phong bì thay tay bán tự động, máy đăng ký công văn, máy đánh số, máy in địa chỉ, máy đóng tem, máy phân loại công văn - Tác nghiệp in: Sử dụng máy photocopy, máy chụp điện Công ty Cổ Phần Việt úc công ty thành lập đợc năm nhng hạng mục kinh doanh tơng đối phong phú Do công việc ngời trởng phòng nhiều khó khăn bộn bề, nên bố trí nhân viên tổng hợp giúp việc cho trởng phòng thực công việc thu thập, ghi chép thông tin, tài liệu số công việc khác cần thiết 3.3.2 Những biện pháp nhằm nâng cao hiệu sử dụng lao động Công ty Cổ phần Việt úc Lao động vốn quý nhất, yếu tố động linh hoạt sản xuất, thực tốt quản lý lao động sản xuất đến thành công Muốn phải có biện pháp quản lý ngời văn phòng Nhân viên làm việc văn phòng phải ngời có lực chuyên môn, có trình độ đào tạo bản, có kiến thức mặt kinh tế xã hội Bên cạnh họ phải ngời có phẩm chất tốt, có nhiệt tình say mê với công việc Để nâng cao hiệu sử dụng lao động Công ty cần lu ý số biện pháp sau: - Một biện pháp chủ yếu kích thích tinh thần làm việc, không ngừng đào tạo, bồi dỡng kiến thức chuyên môn cho nhân viên - Cần quan tâm đầy đủ đến quyền lợi ích họ - Phải đảm bảo trật tự theo nguyên tắc tôn trọng lẫn - Công tác quản lý phải hợp lý để có phơng pháp xử dụng lao động đợc tốt - Phải giải thừa thiếu lao động (thiếu lao động có trình độ chuyên môn, thừa lao động có trình độ thấp động) để nâng hiệu sử dụng lao động 3.3.2.1 Sắp xếp bố trí cán nhân viên phòng cách hợp lý: - Để tiến hành công việc có hiệu cần phải: Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang Lớp: QT901P 36 Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Đánh giá lại lao động mặt lao động nh: trình độ chuyên môn, lực, tuổi đời - Tổ chức phân tích, đánh giá công việc mức độ phức tạp số lợng - Xem xét thực tế công việc mà cá nhân, phận phù hợp hay cha, cha phù hợp tổ chức cho họ học tập để đảm bảo trình độ mà công việc yêu cầu bố trí công việc khác phù hợp - Tạo điều kiện cho cán nhân viên văn phòng say mê với công việc họ phấn khởi làm việc - Chú ý giúp đỡ họ thờng xuyên nâng cao mặt chuyên môn khoa học kỹ thuật trình làm việc họ - Tạo điều kiện thuận lợi, tăng cờng sở vật chất kỹ thuật đại, ý cải tiến công tác - Giao việc rõ ràng cho nhân viên để gắn trách nhiệm với công việc Vậy việc bố trí nhân phải vào chức năng, nhiệm vụ phận để bố trí nhân viên cho thích hợp 3.3.2.2 Quản lý lao động văn phòng: Cán lãnh đạo phận thực nhiệm vụ quản lý cán công nhân viên chặt chẽ Thông qua việc kiểm tra đôn đốc nhân viên trình công tác, áp dụng nghiêm túc, thờng xuyên hình thức khen thởng họ hoàn thành nhiệm vụ, nhằm khuyến khích nhân viên phát huy lực cho phát triển đơn vị Đồng thời sử dụng hình thức cảnh cáo, kỷ luật họ vi phạm nội quy, quy chế chung riêng, đảm bảo tính nghiêm minh văn phòng Bổ sung, hoàn thiện nội quy, quy định lề lối làm việc quan, đạo việc thực nội quy, quy định cách có nghiêm túc đồng 3.3.2.3 Công tác đào tạo tuyển dụng lao động văn phòng: Về công tác đào tạo nâng cao chuyên môn nghiệp vụ sở phân loại lao động theo trình độ, tuổi đời đồng thời xem xét điều kiện gia đình, thân thời gian để công tác đơn vị, từ xây dựng quy định kế hoạch đào tạo cán cho phù hợp Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang Lớp: QT901P 37 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Học tập nâng cao kỹ tác nghiệp văn phòng nhiều hình thức Về công tác tuyển dụng: Công tác có ảnh hởng lớn đến chất lợng lao động để có đợc đội ngũ cán công nhân viên có đủ lực trình độ việc tuyển dụng lao động văn phòng cần đợc quan tâm mức Cụ thể: + Phải xây dựng tiêu chuẩn tuyển chọn + Phải đảm bảo việc thực nội quy, quy định Nhà nớc công tác tổ chức thi tuyển, hợp đồng thử việc lao động đ ợc tuyển dụng + Phải có ý thức tốt việc chấp hành quy định riêng quan, đơn vị + Có đủ trình độ chuyên môn, phẩm chất đạo đức tốt nh phẩm chất trị 3.3.2.4 Quan tâm tới vấn đề môi trờng làm việc - Tạo không khí làm việc nh mối quan hệ gần gũi - Cần ý đến yếu tố làm ảnh hởng tới ngời nh nhiệt độ, không khí, ánh sáng, tiếng ồn, tiện nghi sinh hoạt để tạo cảm giác thoải mái làm việc 3.4 Đánh giá kết thân Trong trình thực tập Công ty Cổ phần Việt úc, thân em đợc thực tập phòng hành nhân Trong thời gian thực tập em chấp hành tốt nội quy quy định Công ty, có ý thức tổ chức kỷ luật tốt, hòa đồng với ngời, có ý thức học hỏi nghiêm túc Nhất đợc cọ sát với công việc cụ thể thân em học hỏi đợc nhiều điều thực tế Công ty hoàn thành tốt nhiệm vụ đợc giao Tuy nhiên nhiều bỡ ngỡ công việc thực tiễn nên không tránh khỏi lúc gặp khó khăn công việc dẫn đến sai sót em đợc bảo nhiệt tình anh chị phòng hành nhân Em xin chân thành cảm ơn thầy cô giáo môn quản trị kinh doanh, ban lãnh đạo công ty cổ phần Việt úc, đặc biệt cảm ơn bảo hớng dẫn nhiệt tình thạc sĩ Bùi Thị Thanh Nhàn Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang Lớp: QT901P 38 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Kết luận Trong thời gian thực tập Công ty Cổ phần Việt úc em cố gắng hoàn thành báo cáo với nội dung để hoàn thiện công tác văn phòng Công ty, tìm u điểm, xem xét tồn từ mạnh dạn đề xuất để giải tồn riêng Tuy nhiên, trình độ thời gian có hạn nên em tránh khỏi thiếu sót Vì vậy, em mong nhận đợc thông cảm ý kiến đóng góp Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang 39 Lớp: QT901P Báo cáo thực tập tốt nghiệp thầy (cô) anh (chị) phòng kinh doanh để báo cáo có tính thuyết phục hoàn thiện Thông qua báo cáo em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới bác, cô, anh chị công ty cổ phần Việt úc giúp em hoàn thiện báo cáo Đặc biệt cho em gửi lời cảm ơn đến cô giáo Thạc sỹ Bùi Thị Thanh Nhàn trực tiếp hớng dẫn em làm báo cáo, cảm ơn chị Nguyễn Thị Thu Hơng nhiệt tình hớng dẫn em trình thực tập Công ty Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang Lớp: QT901P 40 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nhật ký thực tập Thời gian : 16/2 29/3 Địa điểm: công ty cổ phần việt úc Tuần 1: Tìm hiểu khái quát Công ty (17/2 22/2) Ngày 16/2: Lễ quân thực tập Ngày 17/2: - 8h có mặt Công ty - Nghe anh chị văn phòng hớng nội quy, quy định Công ty - Quan sát trình làm việc Công ty - Ghi lại cách làm việc thực tế công ty Ngày 19/2: Sáng: - 8h có mặt công ty - Cho xem số tài liệu khái quát Công ty - Nghe giới thiệu sơ lợc phòng ban Chiều:- 14h có mặt Công ty - Đọc tài liệu khái quát Công ty - Mợn lại tài liệu Công ty để nghiên cứu thêm Ngày 20: Nghỉ Ngày 21/2: Sáng: - 8h có mặt Công ty - Tìm hiểu khái quát Công ty Cổ Phần Việt úc - Tìm hiểu trình hình thành phát triển Công ty Cổ phần Việt úc Chiều:- 14h Có mặt Công ty - Tiếp tục tìm hiểu trình hình thành phát triển Công ty Cổ Phần Việt úc - Ghi lại điểm cần lu ý trình hình thành phát triển Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang Lớp: QT901P 41 Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Đánh dấu lại trình hình thành phát triển Công ty vào tài liệu Ngày 22/2: Nghỉ (Chủ nhật) Tuần 2: Tìm hiểu khái quát Công ty ( 23/2 29/2) Ngày 23/2: Sáng: - 8h sáng có mặt Công ty - Tìm hiểu mục tiêu lĩnh vực hoạt động kinh doanh Chiều:- 14h có mặt Công ty - Tìm hiểu mục tiêu thành lập Công ty - Tìm hiểu phạm vi hoạt động - Ghi lại điều lu ý vào, trích dẫn, đánh dấu tài liệu Ngày 24: Nghỉ Ngày 25: Sáng:- 8h sáng có mặt Công ty - Đọc tìm hiểu quyền hạn trách nhiệm Công ty điều lệ Công ty - Ghi lại ý Chiều:- 14h có mặt Công ty - Xem tài liệu cấu tổ chức Công ty - Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ cấu Ngày 26: Nghỉ Ngày 27 Sáng: - 8h có mặt quan - Xem lại chức năng, nhiệm vụ so sánh với thực tế Công ty làm - Ghi lại lu ý giống khác lý thuyết thực hành Chiều:- 14h có mặt Công ty - Tìm hiểu cấu nhân công ty Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang 42 Lớp: QT901P Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Xin tài liệu báo cáo kết kinh doanh Công ty - Xem qua lợt xem tiêu có giống với lý thuyết học Ngày 28 Sáng: - 8h sáng có mặt Công ty - Phân tích bảng báo cáo kết kinh doanh năm 2007 năm 2008 - Ghi lại kết tỷ lệ năm 2007 2008 - So sánh năm 2007 2008 Ngày 29: Nghỉ Hoàn thành đề cơng chi tiết trình hình thành phát triển nh lĩnh vực kinh doanh, báo cáo tài chính, phân tích báo cáo tài Tuần 3: Tìm hiểu phòng Hành nhân Công ty Cổ phần Việt úc(30/2 4/3) Ngày 30/2 Sáng: - Trớc tìm hiểu cán hớng dẫn xem qua đề cơng chi tiết Công ty - Chị hớng dẫn cách để viết báo cáo thực tâp cách chi tiết - Ghi lại điều cần lu ý để viết báo cáo Chiều:- Đọc tài liệu nhiệm vụ chức phòng hành nhân - Xem sơ đồ cấu phòng - Đọc tài liệu chức năng, nhiệm vụ phòng - Đánh dấu phần có tài liệu - Thu thập tài liệu để làm báo cáo Ngày 31: nghỉ Ngày 1/3: Sáng: - tìm hiểu công tác nhân hoạt động chung phòng Chiều:- Tìm hiểu nhiệm vụ thực tế nhân viên phòng - tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ trởng phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang Lớp: QT901P 43 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Ngày 2/3: - Tìm hiểu chức cán văn th - Tìm hiểu chức bảo vệ, thờng trực - Tìm hiểu chức kỹ thuật viên sửa chữa điện, nớc - Tìm hiểu chức nhân viên lái xe - tìm hiểu chức nhân viên hành - Tìm hiểu chức nhân viên tổ chức nhân - tìm hiểu chức nhân viên hành Ngày 3/3: Nghỉ Ngày 4/3: - Tổng hợp phần cấu tổ chức chức nhiệm vụ ngày 2/3 - Tìm hiểu nghiệp vụ phòng hành - Quan sát kỹ nghiệp vụ nhân viên phòng Ngày 5/3: Nghỉ ( Chủ nhật) Tuần Tuần 5: Thực hành (6/3 -19/3) - Photo văn bản, giấy tờ gửi đến phòng ban - Tập soạn thảo số công văn đơn giản - Đợc hớng dẫn cách quản lý văn đến, - Đợc hớng dẫn nghiệp vụ hậu cần, nghiệp vụ lu trữ, nghiệp vụ quản trị Tuần : (20/3 -29/3) - Tổng hợp tài liệu làm báo cáo - Thông qua thời gian thực tập nhận xét chung hoạt động văn phòng - Đa vài ý kiến đóng góp u nhợc điểm văn phòng - Đề xuất với Công ty số ý kiến để nâng cao hiệu làm việc văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang Lớp: QT901P 44 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang Lớp: QT901P 45 [...]... PHN II Tổ chức và hoạt động của PHềNG HNH CHNH NHN S TạI CÔNG TY Cổ PHầN VIệT úC Văn phòng là một bộ phận của Hành chính học Nó nghiên cứu về tổ chức hoạt động của một bộ phận công việc quan trọng trong công sở Nhà nớc và các cơ quan Nhà nớc Tổ chức tốt hoạt động của văn phòng sẽ tạo đợc trình độ, năng lực của các công sở và giải quyết tốt quan hệ giữa công sở và công chức Văn phòng là bộ phận tổng hợp... nhng công việc điều hành trong cơ quan cũng nh công tác đối nội và đối ngoại góp phần cho sự phát triển và vững mạnh của Công ty Văn phòng tạo điều kiện cho các phòng ban và cơ quan đoàn thể hoàn thành công tác của lãnh đạo giao Đặc biệt, ở các bộ phận của văn phòng đều hoạt động với tinh thần và ý thức trách nhiệm cao dới sự lãnh đạo, điều hành của trng phũng hnh chớnh nhõn s Ngoài ra, trong công. .. hội nghị và ngày lễ trên của Công ty Giải quyết công việc đối nội và đối ngoại của Công ty - Tổ chức quản lý hành chính từ Công ty đến các đơn vị trực thuộc - Quản lý công văn, văn bản đi, đến và hồ sơ lu trữ tài liệu theo chức năng ngành dọc căn cứ theo điều lệ văn th lu trữ của nhà nớc và pháp lệnh lu trữ Quốc gia - Tổ chức, quản lý mạng lới thông tin liên lạc toàn Công ty - Tổ chức chỉ đạo công tác... xét chung về công tác văn phòng của Công ty Cổ phần Việt úc Trong công tác văn phòng, Cụng ty đã bớc đầu nhận thức rõ đợc tầm quan trọng của hoạt động văn phòng, các nghiệp vụ hành chính không còn bị phân tán nh trớc mà đã tập trung, các trang thiết bị phục vụ cho nghiệp vụ hành chính cũng đợc đổi mới hơn Công tác văn phòng của Công ty C phn Vit c đã phát huy hầu hết chức năng, nhiệm vụ của mình, là... dõi quản lý tài sản của cơ quan, nếu hỏng đề xuất để sửa chữa - Theo dõi tiến độ làm việc của CBCNV để chấm công đảm bảo quyền lợi cho ngời lao động 2.4.1.7 Nhân viên tổ chức nhân sự( 1 ngời) - Tham mu để xây dựng các hoạt động của Công ty - Tổ chức sắp xếp nhân sự cho Công ty - Phân công lao động cho hợp lý, đúng chuyên môn, ngành nghề 2.4.2 Các nghiệp vụ của phòng hành chính nhân sự Sinh viên: Nguyễn... quản trị và giám đốc trong quản lý, điều hành công việc về các mặt cụ thể sau: - Tổng hợp tình hình chung của các đơn vị trực thuộc để báo cáo với lãnh đạo Công ty chỉ đạo quản lý, điều hành mọi công việc của Công ty - Tổ chức các cuộc hội nghị, ngày lễ lớn của Công ty, cuộc ký kết các hợp đồng, tổ chức các lễ khởi công, động thổ, khánh thành các dự án, mời và đón tiếp Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang... lãnh đạo Công ty - Lập kế hoạch dự toán chi tiêu của cơ quan hàng năm và các hội nghị, lễ động thổ, khánh thành công trình, sửa chữa lớn về nhà cửa, ô tô của Công ty - Đặt in lịch, sổ tay in lịch, quảng cáo cho Công ty hàng năm 2.4.2.2 Cụng tỏc lu tr Bao gồm các công việc về tổ chức, quản lý các loại văn bản đi và đến - Tổ chức quản lý các tài liệu hồ sơ, quản lý công văn mật - Tổ chức quản lý và sử dụng... hiện chức năng, nhiệm vụ và điều hành công việc của cơ quan, tổ chức; trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ hành chính trong cơ quan, đơn vị 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Trưởng phòng N.V văn thư lư u trữ Nhân viên hành chính N.V tổ chức nhân sự N.V thư ờng trực bảo vệ KTV sửa chữa điện nư ớc Nhân viên lái xe 2.2 Chức năng: Văn phòng Công ty C phn Vit c có chức năng tham mu giúp việc cho hội đồng quản trị và. .. công hàng tháng, hàng quý để phòng thi công trình lãnh đạo duyệt thanh toán trên cơ sở khối lợng đơn vị đã hoàn thành - Tổ chức hớng dẫn, phổ biến biện pháp thi công, biện pháp an toàn cho ngời lao động trớc khi thi công, phân công lao động phù hợp với sức khoẻ của ngời lao động - Tổ chức tuyển dụng lao động ngắn hạn theo quy định của Công ty, mua vật t, vật liệu để thi công công trình - Dự trù phơng... tác y tế của Công ty, phòng bệnh chăm sóc sức khoẻ ban đầu cho CBCNV và chỉ đạo theo ngành dọc của tổ chức y tế - Tham mu cho lãnh đạo Công ty và thủ trởng cơ quan để giải quyết công tác trong cơ quan nh sau: - Tổ chức thờng trực và bảo vệ cơ quan giữ vững an toàn trật tự và an ninh trong cơ quan, đảm bảo cho cơ quan làm việc đợc duy trì - Quản lý và tổ chức bố trí sắp xếp lái xe phục vụ tốt công tác