QUY CHẾ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA BAN KIỂM SOÁT NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN NGOẠI THƯƠNG VIỆT NAM

DỰ THẢO QUY CHẾ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA BAN KIỂM SOÁT NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN NGOẠI THƯƠNG VIỆT NAM (Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-VCB-BKS ngày tháng năm Ban kiểm soát Ngân hàng Thương mại Cổ phần Ngoại thương Việt Nam) Tài liệu sử dụng với mục đích để phục vụ hoạt động Ngân hàng Thương mại Cổ phần Ngoại thương Việt Nam Việc sử dụng tài liệu tuân theo Quy định công tác văn quản lý văn Ngân hàng Thương mại Cổ phần Ngoại thương Việt Nam NGÂN HÀNG TMCP NGOẠI THƯƠNG VIỆT NAM Số: /QĐ-VCB-BKS CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hà Nội, ngày tháng năm 2021 QUYẾT ĐỊNH Ban hành Quy chế tổ chức hoạt động Ban kiểm soát Ngân hàng Thương mại Cổ phần Ngoại thương Việt Nam BAN KIỂM SOÁT NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN NGOẠI THƯƠNG VIỆT NAM Căn Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 ngày 17/06/2020; Căn Luật Các Tổ chức tín dụng số 47/2010/QH12 ngày 16/06/2010 Luật số 17/2017/QH14 ngày 20/11/2017 sửa đổi, bổ sung số điều Luật Các Tổ chức tín dụng; Căn Nghị định số 155/2020/NĐ-CP ngày 31/12/2020 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Chứng khoán; Căn Thông tư số 13/2018/TT-NHNN ngày 18/05/2018 Thông tư số 40/2018/TT-NHNN ngày 28/12/2018 sửa đổi, bổ sung số điều Thông tư số 13/2018/TT-NHNN Ngân hàng Nhà nước quy định hệ thống kiểm soát nội ngân hàng thương mại, chi nhánh ngân hàng nước ngoài; Căn Điều lệ tổ chức hoạt động Ngân hàng Thương mại Cổ phần Ngoại thương Việt Nam Đại hội đồng cổ đông thông qua hợp lệ theo Nghị số ngày / / ; Căn Nghị số ngày / / Đại hội đồng cổ đông Ngân hàng Thương mại Cổ phần Ngoại thương Việt Nam việc thông qua việc sửa đổi, bổ sung Quy chế tổ chức hoạt động Ban kiểm soát Ngân hàng Thương mại Cổ phần Ngoại thương Việt Nam, QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quyết định “Quy chế tổ chức hoạt động Ban kiểm soát Ngân hàng Thương mại Cổ phần Ngoại thương Việt Nam” Điều Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký thay Quyết định số 661/QĐ-VCB-BKS ngày 26/04/2019 Ban kiểm soát Ngân hàng Thương mại Cổ phần Ngoại thương Việt Nam việc ban hành Quy chế tổ chức hoạt động Ban kiểm soát Ngân hàng Thương mại Cổ phần Ngoại thương Việt Nam Điều Các ông/bà Thành viên Hội đồng quản trị, Thành viên Ban Điều hành, Thành viên Ban Kiểm soát, Giám đốc Khối, Kế tốn trưởng, Giám đốc Trung tâm/Ban, Trưởng Phịng/Ban/Trung tâm Trụ sở chính, Giám đốc Chi nhánh, Trưởng Văn phòng đại diện, Giám đốc Đơn vị nghiệp Chủ tịch Hội đồng thành viên/Tổng Giám đốc/Giám đốc công ty 100% vốn Ngân hàng Thương mại Cổ phần Ngoại thương Việt Nam chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ Nơi nhận: TM BAN KIỂM SOÁT TRƯỞNG BAN - Như Điều (để thực hiện); - Lưu: VT, BKS Lại Hữu Phước QUY CHẾ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA BAN KIỂM SOÁT NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN NGOẠI THƯƠNG VIỆT NAM (Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-VCB-BKS ngày tháng năm 2021 Ban kiểm soát Ngân hàng Thương mại Cổ phần Ngoại thương Việt Nam) MỤC LỤC CHƯƠNG I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi điều chỉnh Điều Đối tượng áp dụng Điều Viết tắt giải thích từ ngữ Điều Áp dụng văn CHƯƠNG II QUY ĐỊNH CỤ THỂ MỤC I – CƠ CẤU, TỔ CHỨC, NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA BAN KIỂM SOÁT Điều Cơ cấu, tổ chức Ban kiểm soát Điều Nhiệm vụ quyền hạn Ban kiểm soát Điều Nhiệm vụ quyền hạn Trưởng Ban kiểm soát Điều Nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm thành viên Ban kiểm soát 10 Điều Tiêu chuẩn, điều kiện thành viên Ban kiểm soát, Trưởng Ban kiểm soát 11 Điều 10 Chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp thành viên Ban kiểm soát, Trưởng Ban kiểm soát 12 Điều 11 Những trường hợp không đảm nhiệm chức vụ thành viên Ban kiểm soát, Trưởng Ban kiểm soát 12 Điều 12 Đương nhiên tư cách, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Ban kiểm soát 13 Điều 13 Nhiệm vụ phận thuộc Ban kiểm soát 14 Điều 14 Thù lao chi phí hoạt động Ban kiểm soát 14 MỤC II – HOẠT ĐỘNG CỦA BAN KIỂM SOÁT 15 Điều 15 Chế độ làm việc Ban kiểm soát 15 Điều 16 Cuộc họp Ban kiểm soát 15 Điều 17 Trình tự tổ chức họp Ban kiểm soát 16 Điều 18 Thơng qua định Ban kiểm sốt 16 Điều 19 Biên họp Ban kiểm soát 18 Mục III – CHẾ ĐỘ CUNG CẤP THÔNG TIN VÀ MỐI QUAN HỆ CÔNG TÁC CỦA BAN KIỂM SOÁT 18 Điều 20 Quyền cung cấp thông tin 18 Điều 21 Bảo mật thông tin 19 Điều 22 Các mối quan hệ cơng tác Ban kiểm sốt 20 Điều 23 Báo cáo Ban kiểm soát họp Đại hội đồng cổ đông thường niên 22 Điều 24 Khen thưởng kỷ luật 22 CHƯƠNG III 22 TỔ CHỨC THỰC HIỆN 22 Điều 25 Sửa đổi, bổ sung Quy chế 22 Điều 26 Tổ chức thực 22 CHƯƠNG I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi điều chỉnh Quy chế tổ chức hoạt động Ban kiểm soát Ngân hàng Thương mại Cổ phần Ngoại thương Việt Nam quy định chi tiết tổ chức, hoạt động, nhiệm vụ, quyền hạn, quy trình làm việc mối quan hệ cơng tác Ban kiểm soát Ngân hàng Thương mại Cổ phần Ngoại thương Việt Nam Điều Đối tượng áp dụng Quy chế áp dụng đối tượng sau: Thành viên Hội đồng quản trị, Thành viên Ban điều hành, Thành viên Ban kiểm soát Ngân hàng Thương mại Cổ phần Ngoại thương Việt Nam Giám đốc Khối, Kế toán trưởng, Giám đốc Trung tâm, Giám đốc Ban, Trưởng Phịng/Ban/Trung tâm Trụ Sở chính, Giám đốc Chi nhánh, Trưởng văn phòng đại diện, Giám đốc Đơn vị nghiệp Chủ tịch Hội đồng thành viên/Tổng Giám đốc/Giám đốc Công ty 100% vốn Ngân hàng Thương mại Cổ phần Ngoại thương Việt Nam Cá nhân, đơn vị có liên quan đến hoạt động Ban kiểm soát Ngân hàng Thương mại Cổ phần Ngoại thương Việt Nam Điều Viết tắt giải thích từ ngữ Các từ viết tắt: - Ban kiểm soát: Ban kiểm soát Ngân hàng Thương mại Cổ phần Ngoại thương Việt Nam - Ban điều hành: Ban điều hành Ngân hàng Thương mại Cổ phần Ngoại thương Việt Nam - Đại hội đồng cổ đông: Đại hội đồng cổ đông Ngân hàng Thương mại Cổ phần Ngoại thương Việt Nam - Điều lệ Ngân hàng: Điều lệ tổ chức hoạt động Ngân hàng Thương mại Cổ phần Ngoại thương Việt Nam - Hội đồng quản trị: Hội đồng quản trị Ngân hàng Thương mại Cổ phần Ngoại thương Việt Nam - Ngân hàng: Ngân hàng Thương mại Cổ phần Ngoại thương Việt Nam - Quy chế: Quy chế tổ chức hoạt động Ban kiểm soát Ngân hàng Thương mại Cổ phần Ngoại thương Việt Nam Giải thích từ ngữ: Các thuật ngữ sử dụng Quy chế có nghĩa định nghĩa Điều lệ Ngân hàng Thương mại Cổ phần Ngoại thương Việt Nam Điều Áp dụng văn Trường hợp Quy chế khơng quy định áp dụng quy định Điều lệ Ngân hàng quy định có liên quan pháp luật Trường hợp có thay đổi Điều lệ Ngân hàng quy định pháp luật dẫn đến Quy chế khác với Điều lệ Ngân hàng quy định pháp luật áp dụng quy định Điều lệ Ngân hàng quy định pháp luật CHƯƠNG II QUY ĐỊNH CỤ THỂ MỤC I – CƠ CẤU, TỔ CHỨC, NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA BAN KIỂM SOÁT Điều Cơ cấu, tổ chức Ban kiểm sốt Ban kiểm sốt có 03 (ba) thành viên nhiều 05 (năm) thành viên, Đại hội đồng cổ đông bầu theo quy định Điều lệ Ngân hàng quy định pháp luật, số lượng thành viên Ban kiểm soát cụ thể nhiệm kỳ Đại hội đồng cổ đơng định, phải có nửa số thành viên thường trú Việt Nam có phần hai tổng số thành viên thành viên chuyên trách, không đồng thời đảm nhiệm chức vụ, cơng việc khác Tổ chức tín dụng doanh nghiệp khác Thành viên Ban kiểm sốt cổ đông Ngân hàng phải đáp ứng tiêu chuẩn, điều kiện quy định Điều Quy chế Trưởng Ban kiểm soát Ban kiểm soát bầu số thành viên Ban kiểm soát; việc bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm theo nguyên tắc đa số bán Trưởng Ban kiểm soát phải đáp ứng tiêu chuẩn, điều kiện quy định Điều Quy chế Ban kiểm sốt có phận giúp việc, phận kiểm toán nội bộ, sử dụng nguồn lực Ngân hàng, thuê chuyên gia tổ chức bên để thực nhiệm vụ Nhiệm kỳ Ban kiểm sốt khơng q 05 (năm) năm Nhiệm kỳ thành viên Ban kiểm soát theo nhiệm kỳ Ban kiểm sốt Thành viên Ban kiểm sốt bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế Nhiệm kỳ thành viên bổ sung thay thời hạn lại nhiệm kỳ Ban kiểm soát nhiệm kỳ vừa kết thúc tiếp tục hoạt động Ban kiểm soát nhiệm kỳ tiếp quản công việc Trường hợp số thành viên Ban kiểm sốt khơng đủ hai phần ba tổng số thành viên nhiệm kỳ không đủ số thành viên tối thiểu theo quy định Điều lệ Ngân hàng, thời hạn không 15 (mười lăm) ngày kể từ ngày không đủ số thành viên Ban kiểm soát theo quy định, Ban kiểm soát phải đề nghị Hội đồng quản trị triệu tập Đại hội đồng cổ đông để bầu bổ sung thành viên Ban kiểm soát Điều Nhiệm vụ quyền hạn Ban kiểm soát Giám sát việc tuân thủ theo quy định pháp luật Điều lệ Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc, người quản lý khác việc quản trị, điều hành Ngân hàng; chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đông việc thực nhiệm vụ, quyền hạn giao Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Trưởng Ban kiểm soát theo quy định Ban hành quy định nội Ban kiểm soát, kế hoạch kiểm toán nội bộ, chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp thành viên Ban kiểm soát, kiểm toán viên nội bộ; định kỳ hàng năm xem xét lại quy định nội Ban kiểm soát, sách quan trọng kế tốn báo cáo Quyết định cấu tổ chức, nhiệm vụ, quyền hạn phận kiểm toán nội Quy định tiêu chuẩn kiểm toán viên, kiểm soát viên nội thuộc Ban kiểm soát giao nhiệm vụ chức danh kiểm toán viên, kiểm soát viên nội thuộc Ban kiểm soát Bổ nhiệm, miễn nhiệm, kỷ luật, đình định mức lương, lợi ích khác chức danh thuộc phận kiểm toán nội theo quy định pháp luật quy định nội Ngân hàng Thực chức kiểm tốn nội bộ; có quyền sử dụng tư vấn độc lập quyền tiếp cận, cung cấp đủ, xác, kịp thời thơng tin, tài liệu liên quan đến hoạt động quản lý, điều hành Ngân hàng để thực nhiệm vụ, quyền hạn giao Rà soát, kiểm tra đánh giá hiệu lực, hiệu hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán nội bộ, quản lý rủi ro cảnh báo sớm Ngân hàng Giám sát thành viên Ban kiểm soát, kiểm toán nội theo quy định Pháp luật quy định nội Ngân hàng, bao gồm: a) Giám sát, đánh giá việc thực chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp thành viên Ban kiểm soát, kiểm toán viên nội b) Giám sát phận kiểm toán nội việc: (i) Thực kiểm toán nội bộ; (ii) Rà sốt, đánh giá tính hiệu kiểm toán nội kết thực nhiệm vụ Trưởng kiểm toán nội bộ; (iii) Xử lý, khắc phục tồn tại, hạn chế kiểm toán nội theo yêu cầu, kiến nghị Ngân hàng Nhà nước, tổ chức kiểm toán độc lập quan chức khác Thẩm định báo cáo Đại hội đồng cổ đông kết thẩm định số báo cáo sau: (i) Báo cáo tài 06 tháng đầu năm hàng năm Ngân hàng, đánh giá tính hợp lý, hợp pháp, trung thực mức độ cẩn trọng cơng tác kế tốn, thống kê lập báo cáo tài chính; (ii) Báo cáo đánh giá công tác quản lý Hội đồng quản trị công tác điều hành Tổng Giám đốc; (iii) Báo cáo tình hình kinh doanh Ban kiểm sốt tham khảo ý kiến Hội đồng quản trị trước trình báo cáo kiến nghị lên Đại hội đồng cổ đơng Rà sốt hợp đồng, giao dịch với người có liên quan thuộc thẩm quyền phê duyệt Hội đồng quản trị Đại hội đồng cổ đông đưa khuyến nghị hợp đồng, giao dịch cần có phê duyệt Hội đồng quản trị Đại hội đồng cổ đông 10 Kiểm tra sổ kế toán, tài liệu khác công việc quản lý, điều hành hoạt động Ngân hàng xét thấy cần thiết theo nghị quyết, định Đại hội đồng cổ đông theo u cầu cổ đơng lớn nhóm cổ đơng lớn phù hợp với quy định pháp luật Ban kiểm soát thực kiểm tra thời hạn 07 (bảy) ngày làm việc, kể từ ngày nhận yêu cầu Trong thời hạn 15 (mười lăm) ngày, kể từ ngày kết thúc kiểm tra, Ban kiểm soát phải báo cáo, giải trình vấn đề yêu cầu kiểm tra đến tổ chức, cá nhân có yêu cầu Việc kiểm tra Ban kiểm soát quy định khoản khơng cản trở hoạt động bình thường Hội đồng quản trị, không gây gián đoạn điều hành hoạt động kinh doanh Ngân hàng 11 Đề xuất kiến nghị Đại hội đồng cổ đông phê chuẩn tổ chức kiểm toán độc lập thực kiểm tốn Báo cáo tài hoạt động hệ thống kiểm soát nội Ngân hàng 12 Kiến nghị Hội đồng quản trị Đại hội đồng cổ đông biện pháp sửa đổi, bổ sung, cải tiến cấu tổ chức quản lý, giám sát điều hành hoạt động kinh doanh Ngân hàng 13 Kịp thời thông báo văn cho Hội đồng quản trị vòng 48 (bốn mươi tám) sau phát người quản lý Ngân hàng có hành vi vi phạm quy định Điều lệ Ngân hàng quy định pháp luật hành có liên quan; yêu cầu người có hành vi vi phạm chấm dứt vi phạm có giải pháp khắc phục hậu quả, có 14 Có quyền tham dự tham gia thảo luận họp Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị họp khác Ngân hàng 15 Lập, lưu giữ cập nhật danh sách Người có liên quan thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban kiểm soát, Tổng Giám đốc cổ đông sở hữu tối thiểu 5% số cổ phần có quyền biểu Ngân hàng 16 Đề nghị Hội đồng quản trị họp bất thường đề nghị Hội đồng quản trị triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông bất thường theo quy định pháp luật Điều lệ Ngân hàng 17 Triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông bất thường trường hợp Hội đồng quản trị có định vi phạm nghiêm trọng quy định Luật Các tổ chức tín dụng vượt thẩm quyền giao trường hợp khác theo quy định Điều lệ Ngân hàng 18 Báo cáo hoạt động Ban kiểm soát họp Đại hội đồng cổ đông theo quy định pháp luật 19 Các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định Điều lệ quy định nội Ngân hàng Điều Nhiệm vụ quyền hạn Trưởng Ban kiểm soát Tổ chức triển khai thực nhiệm vụ, quyền hạn Ban kiểm soát quy định Điều Quy chế Chuẩn bị chương trình họp Ban kiểm sốt sở ý kiến đề xuất thành viên Ban kiểm soát liên quan đến nhiệm vụ, quyền hạn Ban kiểm soát; triệu tập chủ tọa họp Ban kiểm soát Thay mặt Ban kiểm soát ký văn thuộc thẩm quyền Ban kiểm soát Thay mặt Ban kiểm soát triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông bất thường đề nghị Hội đồng quản trị họp bất thường theo quy định Điều Quy chế Tham dự họp Hội đồng quản trị, phát biểu ý kiến không biểu Yêu cầu ghi lại ý kiến biên họp Hội đồng quản trị ý kiến khác với nghị quyết, định Hội đồng quản trị báo cáo trước Đại hội đồng cổ đông Chuẩn bị kế hoạch làm việc phân công nhiệm vụ cho thành viên Ban kiểm soát Bảo đảm thành viên Ban kiểm sốt nhận thơng tin đầy đủ, khách quan, xác có đủ thời gian thảo luận vấn đề mà Ban kiểm soát phải xem xét Giám sát, đạo việc thực nhiệm vụ phân công quyền, nghĩa vụ thành viên Ban kiểm soát 10 Ủy quyền cho thành viên khác Ban kiểm soát thực nhiệm vụ thời gian vắng mặt 11 Thực nhiệm vụ quyền hạn khác theo quy định Điều lệ Ngân hàng, Quy chế quy định pháp luật Điều Nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm thành viên Ban kiểm soát Các thành viên Ban kiểm sốt có nhiệm vụ quyền hạn sau: a) Tuân thủ quy định pháp luật, Điều lệ Ngân hàng quy định nội Ban kiểm soát cách trung thực, cẩn trọng lợi ích Ngân hàng cổ đơng b) Yêu cầu Trưởng Ban kiểm soát triệu tập Ban kiểm soát họp bất thường c) Đề xuất với Ban kiểm soát để đề nghị Hội đồng quản trị họp bất thường theo quy định Điều lệ Ngân hàng quy định pháp luật d) Đề xuất với Ban kiểm soát để đề nghị Hội đồng quản trị triệu tập Đại hội đồng cổ đông bất thường theo quy định Điều lệ Ngân hàng quy định pháp luật e) Kiểm soát hoạt động kinh doanh, kiểm soát sổ sách kế toán, tài sản, báo cáo tài kiến nghị biện pháp khắc phục f) Được quyền yêu cầu cán bộ, nhân viên Ngân hàng cung cấp số liệu giải trình hoạt động kinh doanh để thực nhiệm vụ phân cơng g) Định kỳ báo cáo Trưởng Ban kiểm sốt tình hình kết kiểm sốt phạm vi công việc phân công Báo cáo Trưởng Ban kiểm sốt hoạt động tài bất thường chịu trách nhiệm đánh giá kết luận h) Tham dự họp Ban kiểm soát, thảo luận biểu vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn Ban kiểm soát, trừ vấn đề có xung đột lợi ích với thành viên 10 i) Có quyền dự họp Hội đồng quản trị, có quyền thảo luận khơng biểu j) Thực nhiệm vụ quyền hạn khác theo quy định Điều lệ Ngân hàng, Quy chế quy định pháp luật Thành viên Ban kiểm sốt có trách nhiệm trung thực tránh xung đột quyền lợi sau: a) Cơng khai lợi ích liên quan theo quy định Luật Các tổ chức tín dụng văn pháp luật liên quan b) Thành viên Ban kiểm sốt người có liên quan khơng sử dụng thơng tin có nhờ chức vụ để tư lợi cá nhân hay để phục vụ lợi ích tổ chức cá nhân khác c) Thành viên Ban kiểm sốt có nghĩa vụ thơng báo cho Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát giao dịch công ty, công ty con, công ty Ngân hàng nắm quyền kiểm soát 50% trở lên vốn điều lệ với thành viên với người có liên quan thành viên theo quy định pháp luật Các giao dịch phải công bố thông tin theo quy định pháp luật quy định nội Ngân hàng d) Thành viên Ban kiểm soát người có liên quan khơng sử dụng thơng tin chưa phép công bố Ngân hàng tiết lộ cho người khác để thực giao dịch có liên quan Thành viên Ban kiểm sốt có trách nhiệm báo cáo Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát trường hợp sau: a) Các giao dịch Ngân hàng với cơng ty thành viên Ban kiểm soát thành viên sáng lập thành viên hội đồng quản trị, giám đốc (tổng giám đốc) thời gian 03 năm gần trước thời điểm giao dịch; b) Các giao dịch Ngân hàng với cơng ty người có liên quan thành viên Ban kiểm soát thành viên hội đồng quản trị, giám đốc (tổng giám đốc) cổ đông lớn Điều Tiêu chuẩn, điều kiện thành viên Ban kiểm soát, Trưởng Ban kiểm soát Từ 21 tuổi trở lên, có đủ lực hành vi dân không thuộc đối tượng bị cấm thành lập quản lý doanh nghiệp theo quy định Luật Doanh nghiệp Không thuộc đối tượng không thành viên Ban kiểm soát theo quy định Luật Các tổ chức tín dụng quy định pháp luật ngân hàng Có sức khoẻ đáp ứng yêu cầu công việc theo quy định Ngân hàng, có đạo đức nghề nghiệp trung thực 11 Có đại học trở lên ngành kinh tế, quản trị kinh doanh, luật, kế tốn, kiểm tốn; có 03 năm làm việc trực tiếp lĩnh vực ngân hàng, tài chính, kế tốn kiểm tốn Khơng phải người có liên quan Người quản lý Ngân hàng Khơng làm việc phận kế tốn, tài Ngân hàng Khơng thành viên hay nhân viên cơng ty kiểm tốn độc lập thực kiểm tốn báo cáo tài Ngân hàng 03 năm liền trước Thành viên Ban kiểm soát chuyên trách phải cư trú Việt Nam thời gian đương nhiệm Có tiêu chuẩn, điều kiện khác theo quy định Điều lệ Ngân hàng quy định pháp luật Điều 10 Chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp thành viên Ban kiểm sốt, Trưởng Ban kiểm sốt Chính trực: thực công việc giao cách thẳng thắn, trung thực; Khách quan: thực công việc giao khách quan; đánh giá cơng khơng lợi ích cá nhân lợi ích người khác; Bảo mật: tuân thủ quy định bảo mật thông tin theo quy định pháp luật quy định nội Ngân hàng; Trách nhiệm: thực công việc giao đảm bảo tiến độ chất lượng; Thận trọng: thực công việc giao cách thận trọng sở đánh giá yếu tố sau đây: a) Mức độ phức tạp, tầm quan trọng nội dung công việc; b) Khả xảy sai sót nghiêm trọng q trình thực công việc Điều 11 Những trường hợp không đảm nhiệm chức vụ thành viên Ban kiểm soát, Trưởng Ban kiểm soát Trưởng Ban kiểm sốt khơng đồng thời thành viên Ban kiểm sốt, người quản lý tổ chức tín dụng khác không đồng thời đảm nhiệm chức vụ khác quy định khoản Điều Thành viên Ban kiểm sốt khơng đồng thời đảm nhiệm chức vụ sau đây: a) Thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng thành viên, người điều hành, nhân viên Ngân hàng công ty Ngân hàng nhân 12 viên doanh nghiệp mà thành viên Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc Ngân hàng thành viên Hội đồng quản trị, người điều hành cổ đông lớn doanh nghiệp b) Thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng thành viên, người điều hành doanh nghiệp mà thành viên Ban kiểm soát doanh nghiệp thành viên Hội đồng quản trị, người điều hành Ngân hàng Điều 12 Đương nhiên tư cách, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Ban kiểm soát Thành viên Ban kiểm soát đương nhiên bị tư cách thành viên Ban kiểm soát thuộc trường hợp sau: a) Không đủ tiêu chuẩn điều kiện theo quy định pháp luật Điều lệ Ngân hàng b) Chết, lực hành vi dân c) Tư cách pháp nhân cổ đông tổ chức mà thành viên Ban kiểm sốt người đại diện theo ủy quyền chấm dứt d) Tư cách làm người đại diện theo ủy quyền chấm dứt e) Bị trục xuất khỏi lãnh thổ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam f) Khi Ngân hàng bị thu hồi giấy phép thành lập hoạt động Đại hội đồng cổ đơng miễn nhiệm thành viên Ban kiểm sốt trường hợp sau đây: a) Bị hạn chế lực hành vi dân b) Có đơn xin từ chức (trong nêu rõ lý xin từ chức) gửi Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát Ngân hàng chấp thuận theo quy định Khoản Điều c) Các trường hợp khác theo quy định Điều lệ Ngân hàng quy định pháp luật Đại hội đồng cổ đông bãi nhiệm thành viên Ban kiểm sốt trường hợp sau đây: a) Khơng hồn thành nhiệm vụ, cơng việc phân cơng; b) Vi phạm nhiều lần, vi phạm nghiêm trọng nhiệm vụ thành viên Ban kiểm soát quy định Quy chế Điều lệ Ngân hàng c) Không thực quyền nghĩa vụ 06 tháng liên tục, trừ trường hợp bất khả kháng; d) Trường hợp khác theo nghị Đại hội đồng cổ đông 13 Sau đương nhiên tư cách, bị miễn nhiệm, bãi nhiệm, thành viên Ban kiểm soát phải chịu trách nhiệm định thời gian đương nhiệm Trong trường hợp thiếu thành viên Ban kiểm soát mà thành viên Ban kiểm sốt cịn lại khơng có chun mơn tài kế tốn, Trưởng ban Kiểm sốt đề nghị Hội đồng quản trị triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông bất thường để bầu bổ sung Trong thời hạn không 15 (mười lăm) ngày kể từ ngày Trưởng Ban kiểm soát bị tư cách thành viên Ban kiểm sốt, thành viên Ban kiểm sốt có trách nhiệm tổ chức họp Ban kiểm soát để bầu thành viên Ban kiểm soát (đủ tiêu chuẩn, điều kiện theo quy định pháp luật Điều lệ Ngân hàng) làm Trưởng Ban kiểm soát Trưởng Ban kiểm sốt muốn từ chức phải có đơn gửi đến Hội đồng quản trị Ban kiểm soát Việc miễn nhiệm, bãi nhiệm bầu Trưởng Ban kiểm soát thực theo quy định hành pháp luật Điều lệ Ngân hàng Thành viên Ban kiểm soát muốn từ chức phải có đơn gửi đến Hội đồng quản trị Ban kiểm sốt để trình Đại hội đồng cổ đông gần định Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông bầu thành viên Ban kiểm soát để thay cho thành viên Ban kiểm soát đương nhiên tư cách, bị miễn nhiệm, bãi nhiệm bổ sung thành viên thiếu Điều 13 Nhiệm vụ phận thuộc Ban kiểm soát Bộ phận giúp việc Ban kiểm soát: giúp Ban kiểm soát thực chức năng, nhiệm vụ Ban kiểm soát theo quy định nội Ngân hàng Bộ phận kiểm toán nội bộ: thực nhiệm vụ theo quy định pháp luật quy định nội Ngân hàng Điều 14 Thù lao chi phí hoạt động Ban kiểm soát Thành viên Ban kiểm soát trả thù lao hưởng lợi ích khác theo định Đại hội đồng cổ đơng Chi phí hoạt động (chi phí ăn, ở, lại, chi phí sử dụng dịch vụ tư vấn độc lập) thành viên Ban kiểm soát Ngân hàng toán theo quy định Thù lao chi phí hoạt động Ban kiểm sốt tính vào chi phí kinh doanh Ngân hàng theo quy định pháp luật thuế thu nhập doanh nghiệp, quy định khác pháp luật phải lập thành mục riêng báo cáo tài hàng năm Ngân hàng 14 MỤC II – HOẠT ĐỘNG CỦA BAN KIỂM SOÁT Điều 15 Chế độ làm việc Ban kiểm soát Ban kiểm soát làm việc theo chế độ tập thể kết hợp với chế độ trách nhiệm cá nhân theo mảng công việc phân công thành viên Ban kiểm soát Thành viên Ban kiểm soát phân cơng phụ trách mảng cơng việc thực báo cáo có ý kiến mảng cơng việc Các thành viên có ý kiến báo cáo tốn tài hàng năm, báo cáo thẩm định báo cáo tài tháng, báo cáo Ban kiểm soát trước Đại hội đồng cổ đông vấn đề khác theo yêu cầu Trưởng Ban kiểm soát Điều 16 Cuộc họp Ban kiểm soát Cuộc họp Ban kiểm soát phải tổ chức vòng 07 (bảy) ngày sau bầu cử Ban kiểm sốt Cuộc họp thành viên có số phiếu bầu cao triệu tập Trường hợp có nhiều thành viên có số phiếu bầu cao ngang thành viên bầu theo nguyên tắc đa số người số họ để triệu tập họp Ban kiểm soát Ban kiểm soát họp định kỳ bất thường Trưởng Ban kiểm soát người tạm thời giữ chức Trưởng Ban kiểm soát thành viên Ban kiểm soát uỷ quyền Trưởng Ban kiểm soát triệu tập Các họp định kỳ Ban kiểm sốt tổ chức q lần Ban kiểm sốt họp bất thường để giải vấn đề đột xuất, cấp bách Ngân hàng Cuộc họp bất thường Ban kiểm soát tiến hành theo đề nghị đối tượng sau đây: a) Thống đốc Ngân hàng nhà nước b) Chủ tịch Hội đồng quản trị c) Ít 2/3 (hai phần ba) số thành viên Hội đồng quản trị d) Trưởng Ban kiểm sốt e) Ít 2/3 (hai phần ba) số thành viên Ban kiểm soát f) Tổng Giám đốc Trong thời hạn 15 (mười lăm) ngày, kể từ ngày nhận văn đề nghị họp Ban kiểm soát bất thường đối tượng nêu điểm a, b, c, e, f khoản Điều này, Trưởng Ban kiểm soát phải triệu tập tiến hành họp Ban kiểm soát bất thường Trường hợp, sau hai lần đề nghị kế 15 tiếp mà Trưởng Ban kiểm sốt khơng triệu tập họp Ban kiểm soát, Hội đồng quản trị thành viên Ban kiểm sốt phải có văn báo cáo quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định tiến hành họp Ban kiểm sốt để xử lý cơng việc, đồng thời định việc miễn nhiệm, bãi nhiệm chức danh Trưởng Ban kiểm soát, bầu thành viên Ban kiểm soát đảm bảo điều kiện giữ chức danh Trưởng Ban kiểm sốt, thơng báo Ngân hàng Nhà nước theo quy định hành, định tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông bất thường để xử lý tồn tại, vướng mắc chưa thể giải (nếu có) Các họp Ban kiểm soát tiến hành địa trụ sở đăng ký Ngân hàng Điều 17 Trình tự tổ chức họp Ban kiểm sốt Tất họp định kỳ bất thường phải có nội dung chuẩn bị trước Trưởng Ban kiểm sốt mục đích họp để phân cơng cho thành viên Ban kiểm sốt phận giúp việc chuẩn bị nội dung tài liệu cho họp Thông báo mời họp Ban kiểm soát (trừ trường hợp bất thường) phải gửi cho thành viên Ban kiểm soát tối thiểu 05 (năm) ngày trước ngày họp Thông báo họp Ban kiểm soát làm văn tiếng Việt (trong nêu rõ về: Chương trình họp, thời gian, địa điểm) phải kèm theo tài liệu cần thiết vấn đề bàn bạc biểu họp Ban kiểm soát, phiếu biểu thành viên Ban kiểm soát Trong trường hợp khơng thể dự họp, thành viên Ban kiểm sốt có quyền gửi phiếu biểu văn cho Ban kiểm soát trước họp Cuộc họp Ban kiểm sốt tiến hành có từ 2/3 (hai phần ba) thành viên Ban kiểm soát trở lên trực tiếp tham dự thông qua người đại diện (người ủy quyền) đa số thành viên Ban kiểm soát chấp thuận Trường hợp họp Ban kiểm sốt triệu tập khơng đủ số thành viên tham dự theo quy định, Trưởng Ban kiểm soát phải triệu tập tiếp họp lần hai thời hạn 07 (bảy) ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ Sau hai lần triệu tập họp không đủ số thành viên tham dự theo quy định, Trưởng Ban kiểm sốt phải thơng báo cho Chủ tịch Hội đồng quản trị đề nghị triệu tập Đại hội đồng cổ đông bất thường thời hạn không ba mươi (30) ngày để Đại hội đồng cổ đông xem xét thành phần tư cách thành viên Ban kiểm soát Điều 18 Thơng qua định Ban kiểm sốt Mỗi thành viên Ban kiểm soát tham dự họp Ban kiểm sốt có phiếu biểu họp Ban kiểm sốt Khi khơng trực tiếp dự họp, thành viên Ban kiểm soát ủy quyền biểu cho thành viên Ban kiểm 16 soát khác gửi ý kiến biểu văn Thành viên Ban kiểm sốt ủy quyền dự họp có quyền thực biểu thay trừ trường hợp thành viên đối tượng khơng phép tham gia biểu vấn đề cần biểu Trường hợp người ủy quyền dự họp thành viên Ban kiểm sốt người khơng biểu Thành viên Ban kiểm sốt có quyền lợi liên quan tới vấn đề đưa Ban kiểm sốt định khơng phép tham gia biểu vấn đề đó, đồng thời không nhận ủy quyền thành viên Ban kiểm soát khác để tham gia biểu vấn đề Nếu có nghi ngờ nảy sinh họp liên quan đến quyền lợi thành viên Ban kiểm soát liên quan đến quyền biểu thành viên Ban kiểm soát nghi ngờ khơng thành viên Ban kiểm sốt tự nguyện giải cách chấp thuận từ bỏ quyền biểu quyết, nghi ngờ chuyển tới Chủ tọa họp Phán Chủ tọa có giá trị cuối có tính định cuối trừ trường hợp chất mức độ quyền lợi thành viên Ban kiểm sốt có liên quan chưa biết rõ Bất kỳ thành viên Ban kiểm sốt có liên quan đến hợp đồng, giao dịch nêu khoản Điều 75 Điều lệ Ngân hàng coi có quyền lợi vật chất hợp đồng, giao dịch Quyết định Ban kiểm sốt thơng qua đa số thành viên Ban kiểm sốt có quyền tham gia biểu dự họp chấp thuận, bao gồm phiếu biểu văn biểu theo ủy quyền Trường hợp số phiếu ngang định cuối thuộc phía có ý kiến Chủ tọa họp Trường hợp Ban kiểm soát lấy ý kiến văn để thông qua định vấn đề định coi có giá trị tương đương với định thông qua thành viên Ban kiểm soát họp triệu tập tổ chức thông thường, trí văn đa số thành viên Ban kiểm sốt có quyền tham gia biểu vấn đề đưa xin ý kiến Trưởng Ban kiểm soát định tổ chức lấy ý kiến văn thành viên Ban kiểm soát thấy cần thiết Theo yêu cầu Trưởng Ban kiểm soát, cán thuộc Ban kiểm soát chuẩn bị phiếu xin ý kiến với tài liệu vấn đề cần xin ý kiến gửi tận tay gửi phương thức bảo đảm đến địa liên lạc thành viên Ban kiểm soát trước thời gian hợp lý để thành viên Ban kiểm sốt có thời gian xem xét cho ý kiến 17 Quyết định thông qua theo hình thức lấy ý kiến văn thành viên Ban kiểm sốt có hiệu lực trí văn 50% số thành viên Ban kiểm sốt có quyền tham gia biểu vấn đề đưa xin ý kiến Trường hợp số phiếu ngang định cuối thuộc phía có ý kiến Trưởng Ban kiểm sốt Phiếu lấy ý kiến phải có nội dung chủ yếu sau đây: a) Tên, địa trụ sở chính, số ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh Ngân hàng b) Mục đích lấy ý kiến c) Họ, tên địa liên lạc thành viên Ban kiểm soát d) Vấn đề cần lấy ý kiến e) Phương án biểu quyết, bao gồm: tán thành, khơng tán thành khơng có ý kiến f) Thời hạn gửi phiếu lấy ý kiến trả lời Ngân hàng g) Họ tên, chữ ký Trưởng Ban kiểm soát Điều 19 Biên họp Ban kiểm soát Cuộc họp Ban kiểm soát phải ghi đầy đủ vào sổ biên Biên họp Ban kiểm soát lập tiếng Việt phải tất thành viên Ban kiểm soát tham dự họp ký tên phải liên đới chịu trách nhiệm tính xác trung thực biên Thư ký họp chịu trách nhiệm ghi chép lập biên họp Ban kiểm soát ký tên vào biên Chủ tọa họp có trách nhiệm bố trí lập gửi biên họp Ban kiểm soát cho thành viên Ban kiểm soát biên coi chứng mang tính kết luận cơng việc tiến hành họp đó, trừ trường hợp có khiếu nại liên quan đến nội dung biên thời hạn 10 (mười) ngày kể từ ngày gửi biên Các biên họp Ban kiểm soát phải lưu giữ theo quy định nhằm xác định trách nhiệm thành viên Ban kiểm soát Mục III – CHẾ ĐỘ CUNG CẤP THÔNG TIN VÀ MỐI QUAN HỆ CƠNG TÁC CỦA BAN KIỂM SỐT Điều 20 Quyền cung cấp thơng tin Ban kiểm sốt nhận thông tin, tài liệu sau vào thời điểm theo phương thức thành viên Hội đồng quản trị: 18 a) Thông báo mời họp, phiếu lấy ý kiến thành viên Hội đồng quản trị tài liệu kèm theo b) Báo cáo Tổng Giám đốc trình Hội đồng quản trị tài liệu khác Ngân hàng phát hành c) Các thơng tin tài chính; thơng tin, tài liệu công tác quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh Ngân hàng; thông tin khác; biên họp Nghị quyết, định Hội đồng quản trị Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Người quản lý Ngân hàng khác phải cung cấp đầy đủ, xác kịp thời thơng tin, tài liệu công tác quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh Ngân hàng theo yêu cầu thành viên Ban kiểm soát Ban kiểm soát Nếu thành viên Ban kiểm sốt nhận thơng tin tài liệu liên quan đến nhiệm vụ Ban kiểm soát theo cách thức phù hợp với nhiệm vụ kiểm soát (từ nguồn khác Hội đồng quản trị Ban kiểm soát), thành viên phải báo cáo với Trưởng Ban kiểm sốt Trưởng Ban kiểm sốt thơng báo cho thành viên Ban kiểm sốt có liên quan Thành viên Ban kiểm sốt có quyền tiếp cận hồ sơ, tài liệu Ngân hàng lưu trữ trụ sở chính, chi nhánh địa điểm khác; có quyền đến địa điểm làm việc người quản lý nhân viên Ngân hàng làm việc để thực nhiệm vụ Điều 21 Bảo mật thông tin Các thành viên Ban kiểm sốt xử lý thơng tin tài liệu có phạm vi thẩm quyền thành viên Ban kiểm soát với cẩn trọng cần thiết bảo mật trường hợp thông tin xếp loại mật theo quy định Ngân hàng quy định pháp luật Các thành viên Ban kiểm sốt khơng tiết lộ bên ngồi, cơng bố cách khác cung cấp cho bên thứ ba thông tin xếp loại mật, văn tài liệu Ngân hàng thông tin khác liên quan đến hoạt động Ngân hàng, thông tin mà Ngân hàng chưa cơng bố bên ngồi Sau hết nhiệm kỳ, thành viên Ban kiểm soát có nghĩa vụ bảo mật thơng tin theo quy định bảo mật thông tin Ngân hàng (trừ trường hợp thông tin mật Ngân hàng công bố công khai mà thời điểm Ngân hàng cơng bố sau thành viên Ban kiểm sốt hết nhiệm kỳ) Các thành viên Ban kiểm sốt có trách nhiệm tn thủ bảo mật thơng tin theo quy định Điều lệ Ngân hàng, Quy chế quy định có liên quan pháp luật 19 ... chức hoạt động Ban kiểm soát Ngân hàng Thương mại Cổ phần Ngoại thương Việt Nam, QUY? ??T ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quy? ??t định ? ?Quy chế tổ chức hoạt động Ban kiểm soát Ngân hàng Thương mại Cổ phần. .. VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA BAN KIỂM SOÁT NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN NGOẠI THƯƠNG VIỆT NAM (Ban hành kèm theo Quy? ??t định số /QĐ-VCB-BKS ngày tháng năm 2021 Ban kiểm soát Ngân hàng Thương mại Cổ phần Ngoại. .. phần Ngoại thương Việt Nam - Hội đồng quản trị: Hội đồng quản trị Ngân hàng Thương mại Cổ phần Ngoại thương Việt Nam - Ngân hàng: Ngân hàng Thương mại Cổ phần Ngoại thương Việt Nam - Quy chế: Quy