Báo cáo thực tập ngành văn thư lưu trữ

BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH NGHỀ Trường: Đại Học Nội Vụ Hà Nội Học Viên: Huỳnh Quốc Minh Lớp: Cao Đẳng Liên Thông VTLT K14 (2014-2016) Tại TP.HCM A PHẦN MỞ ĐẦU Công tác văn thư- lưu trữ công tác có ý nghĩa quan trọng công tác thiếu quan, tổ chức lĩnh vực quản lý hành nhà nước Trong quan, tổ chức công tác văn thư-lưu trữ quan tâm, công tác đảm bảo hoạt động quản lý hành nhà nước thông qua việc quản lý văn đi- đến, soạn thảo văn bản, quản lý dấu, chỉnh lý tài liệu bảo quản tài liệu lưu trữ,… làm tốt công tác văn thư-lưu trữ đảm bảo cung cấp thông tin giải công việc nhanh chóng, xác, góp phần bảo vệ bí mật cho quan, tổ chức Ngược lại làm không tốt công tác văn thư-lưu trữ có ảnh hưởng lớn việc xử lý công việc quan, tổ chức Nhận thấy công tác văn thư-lưu trữ lĩnh vực hành nhà nước quan trọng, Đảng Nhà nước ta quan tâm, có chủ trương, sách ngày đại hóa công tác này, nhằm phục vụ tốt cho hoạt động quản lý hành nhà nước quan, tổ chức Để đáp ứng yêu cầu đào tạo cán làm công tác văn thư-lưu trữ phải có trình độ chuyên môn vững vàng, Trường Đại Học Nội vụ mở lớp đào tạo Ngành Văn thưlưu trữ hệ vừa học vừa làm nhằm giúp cho cán làm công tác văn thư-lưu trữ trực tiếp làm công tác văn thư-lưu trữ có kiến thức chuyên môn để áp dụng vào công việc tốt Trong trình học tập trường, thực phương châm: “ Học đôi với hành, lý thuyết phải đôi với thực tế” nhằm giúp cho học viên hệ vừa học vừa làm chuyên ngành văn thư-lưu trữ hiểu rõ thực tiễn công tác Văn thư- lưu trữ quan, tổ chức đồng thời tạo hội cho học viên chủ động, độc lập trình quan sát, nhận xét, đánh giá nội dung công tác Văn thư-lưu trữ quan, đơn vị, giúp học viên nâng cao ý thức, trách nhiệm việc học tập Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội Khoa Văn thư- lưu trữ tổ chức cho học viên kiến tập quan, đơn vị khoảng thời gian tuần Đồng thời hội học viên củng cố, tổng hợp, ôn lại kiến thức học lớp, giúp cho học viên có thêm nhiều kinh nghiệm thực tế để phục vụ cho công tác văn thư- lưu trữ quan tương lai có bước khởi đầu hoàn chỉnh công tác văn thư-lưu trữ Được quan tâm giúp đỡ, hướng dẫn nhà trường giúp đỡ lãnh đạo Ban Quản lý đầu tư xây dựng công trình quận Bình Thạnh ( Ban QLĐTXDCT), em tiếp nhận kiến tập ngành nghề Bộ phận văn thư-lưu trữ thuộc tổ Hành chính- kế toán Ban Quản lý đầu tư xây dựng công trình quận Bình Thạnh Thời gian kiến tập ngành nghề em giúp đỡ lãnh đạo từ anh, chị quan Đây Bước đầu thuận lợi để em Trang BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH NGHỀ Trường: Đại Học Nội Vụ Hà Nội Học Viên: Huỳnh Quốc Minh Lớp: Cao Đẳng Liên Thông VTLT K14 (2014-2016) Tại TP.HCM đúc kết lý thuyết học lớp vào thực tế để bổ sung vào phần nghiệp vụ chuyên môn mình, giúp em nhận thấy tầm quan trọng công tác văn thư-lưu trữ Có thể nói qua đợt kiến tập trang bị cho em kiến thức Trước hết nhận thức rõ ràng công tác văn thư- lưu trữ nhận thức tầm quan trọng công tác Văn thư- lưu trữ phát triển đất nước,biết áp dụng lý thuyết học vào thực tế, thấy ưu điểm, khuyết điểm công tác Văn thư- lưu trữ Ban Quản lý đầu tư xây dựng công trình quận Bình Thạnh Từ thấy cần phải làm để góp phần làm tốt công tác Văn thư- lưu trữ sau Do thời gian kiến tập Ban Quản lý đầu tư xây dựng công trình quận Bình Thạnh có hạn nên báo cáo kiến tập ngành nghề em xin trình bày vấn đề chung công tác Văn thư- lưu trữ Ban Quản lý đầu tư xây dựng công trình quận Bình Thạnh sau: A PHẦN MỞ ĐẦU B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu vài nét Ban Quản lý đầu tư xây dựng công trình quận Bình Thạnh Chương 2: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ Ban Quản lý đầu tư xây dựng công trình quận Bình Thạnh Chương 3: Nhận xét khuyến nghị C PHẦN KẾT LUẬN D PHỤ LỤC Đ TÀI LIỆU THAM KHẢO Dưới báo cáo kiến tập ngành nghề em Trong thời gian kiến tập, có nhiều cố gắng tránh khỏi khuyết điểm, hạn chế Em mong đóng góp ý kiến thầy cô khoa văn thư- lưu trữ trường Đại Học Nội vụ Hà Nội anh, chị Ban Quản lý đầu tư xây dựng công trình quận Bình Thạnh để báo cáo kiến tập ngành nghề em hoàn chỉnh tốt Một lần em xin gửi lời cảm ơn lời chúc sức khỏe đến thầy, cô khoa văn thư-lưu trữ trường Đại Học Nội vụ Hà Nội anh, chị Ban Quản lý đầu tư xây dựng công trình quận Bình Thạnh./ Bình Thạnh, Ngày Tháng Năm 2016 HỌC VIÊN Huỳnh Quốc Minh B NỘI DUNG Trang BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH NGHỀ Trường: Đại Học Nội Vụ Hà Nội Học Viên: Huỳnh Quốc Minh Lớp: Cao Đẳng Liên Thông VTLT K14 (2014-2016) Tại TP.HCM CHƯƠNG : GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ BAN QUẢN LÝ ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH QUẬN BÌNH THẠNH 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Ban Quản lý đầu tư xây dựng công trình quận Bình Thạnh: 1.1.1 Lịch sử hình thành: Trước ngày 30/4/1975, Bình Hòa Thạnh Mỹ Tây xã thuộc quận Gò Vấp, tỉnh Gia Định Sau ngày miền Nam hoàn toàn giải phóng thiết lập quyền cấp quận, Xã Bình Hòa Xã Thạnh Mỹ Tây đổi thành quận Bình Hòa quận Thạnh Mỹ Tây Đến tháng 6/1976, quận Bình Hòa quận Thạnh Mỹ Tây sát nhập lại hình thành quận Bình Thạnh Quận Bình Thạnh quận nội thành thuộc Thành Phố Hồ Chí Minh, nằm hướng đông thành phố, phía nam giáp quận 1, phía tây giáp quận 3, quận Phú Nhuận, quận Gò Vấp, phía đông giáp Sông Sài Gòn ( bên sông quận Thủ Đức) Diện tích 2076 Do điều kiện tự nhiên vị trí thuận lợi nên quận Bình Thạnh có kinh tế- xã hội phát triển Cùng với phát triển kinh tế- xã hội, Trường học, Tuyến đường hẻm, Trạm Y Tế,… Cũng xây dựng không ngừng phát triển để phục vụ cho người dân Gắn liền với việc xây dựng công trình để phục vụ cho sinh hoạt người dân ngày nhiều, Ngày 30/11/1995 Ban Quản lý công trình chung quận Bình Thạnh thành lập ( Nay Ban Quản lý đầu tư xây dựng công trình quận Bình Thạnh) Ngày 04/04/2002, Uỷ ban nhân dân Thành Phố Hồ Chí Minh ban hành định số 1420/QĐ-UB-NCVX v/v thành lập bổ sung chức Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình thuộc Ủy ban nhân dân quận Bình Thạnh Ngày 20/11/2009, Ủy ban nhân dân quận Bình Thạnh ban hành định số 7066/QĐ-UBND thành lập Ban Quản lý đầu tư xây dựng công trình quận Bình Thạnh từ nguyên trạng Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình quận Bình Thạnh 1.1.2 Chức năng: Ban Quản lý đầu tư xây dựng công trình quận Bình Thạnh (Ban QLĐTXDCT) đơn vị nghiệp công lập thuộc Ủy ban nhân dân quận Bình Thạnh, chịu quản lý, đạo trực tiếp Ủy ban nhân dân quận Bình Thạnh, đồng thời chịu hướng dẫn nghiệp vụ sở, ngành hoạt động liên quan Ban Quản lý đầu tư xây dựng công trình quận Bình Thạnh đơn vị nghiệp công lập, tự đảm bảo chi phí hoạt động, quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm thực nhiệm vụ, tổ chức máy, biên chế tài Ban Quản lý đầu tư xây dựng công trình quận Bình Thạnh có tư cách pháp nhân, có dấu riêng, mở tài khoản kho bạc nhà nước ngân hàng theo Trang BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH NGHỀ Trường: Đại Học Nội Vụ Hà Nội Học Viên: Huỳnh Quốc Minh Lớp: Cao Đẳng Liên Thông VTLT K14 (2014-2016) Tại TP.HCM quy định Trụ sở Ban Quản lý đầu tư xây dựng công trình quận Bình Thạnh đặt số: 06 Phan Đăng Lưu, Phường 14, quận Bình Thạnh 1.1.4 Nhiệm vụ, quyền hạn: Ban Quản lý đầu tư xây dựng công trình quận Bình Thạnh có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: - Làm chủ đầu tư công trình UBND Thành phố UBND Quận giao dựa theo kế hoạch vốn năm - Quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình - Giám sát thi công xây dựng công trình - Giám sát công tác khảo sát công trình xây dựng - Lập báo cáo kinh tế kỹ thuật dự án đầu tư công trình xây dựng - Thiết kế xây dựng công trình xây dựng - Thẩm tra, thẩm định thiết kế - Dự toán công trình xây dựng - Lập hồ sơ mời thầu, tư vấn đấu thầu công trình xây dựng 1.1.5 Cơ cấu tổ chức: + Cơ cấu tổ chức lãnh đạo: Ban QLĐTXDCT quận Bình Thạnh làm việc theo chế độ thủ trưởng, gồm Giám Đốc hai Phó Giám Đốc giúp việc cho Giám Đốc Giám Đốc người chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân quận Bình Thạnh nội dung hoạt động Ban QLĐTXDCT, lãnh đạo Ban QLĐTXDCT hoàn thành nhiệm vụ giao Thực nhiệm vụ chủ đầu tư, chủ nhiệm điều hành dự án chủ đầu tư giao; Là chủ tài khoản Ban QLĐTXDCT; Trực tiếp đạo tổ trường hợp đột xuất Phụ trách quản lý tổ hành chính- kế toán Ban QLĐTXDCT Phó Giám Đốc giúp việc cho Giám Đốc thực nhiệm vụ chủ đầu tư, chủ nhiệm điều hành dự án chủ đầu tư giao; Trực tiếp đạo tổ thẩm định dự án tổ giám sát , chịu trách nhiệm kỹ thuật, mỹ thuật dự án Thực nhiệm vụ chủ đầu tư, trực tiếp đạo tổ thẩm định dự án, tổ giám sát chất lượng công trình thi công, khối lượng hoàn thành đợt toán công trình trước Giám Đốc UBND quận + Cơ cấu tổ chuyên môn sau: Tổ Thẩm định dự án: Trang BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH NGHỀ Trường: Đại Học Nội Vụ Hà Nội Học Viên: Huỳnh Quốc Minh Lớp: Cao Đẳng Liên Thông VTLT K14 (2014-2016) Tại TP.HCM Sau phân công quản lý, triển khai dự án theo định phân bổ kế hoạch vốn năm Thành phố hay Quận tổ thẩm định dự án phải thực bước: xin cấp mã công trình, khảo sát thực địa, nhu cầu sử dụng, thông tin quy hoạch… Tính suất đầu tư, phân nhóm dự án ( Nhóm B>45 tỷ đồng, nhóm C[...]... của Ban có trách nhiệm theo dõi văn bản đi đã chuyển phát trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết Lưu văn bản đi - Việc lưu văn bản đi của Ban được thực hiện như sau: - Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư và bản chính lưu trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc - Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dấu và sắp... hủy tài liệu, Nội quy ra vào kho lưu trữ Trang bị thêm một số giá, kệ để bảo quản tài liệu lưu trữ Đối với Khoa Văn Thư lưu trữ của trường Đại học Nội vụ Hà Nội: Chương trình đào tạo ngành văn thư- lưu trữ của trường Đại học Nội vụ hiện nay, về cơ bản em thấy chương trình học tương đối hợp lý, đảm bảo học viên ra trường có kiến thức tốt để làm công tác văn thư- lưu trữ được hiệu quả Tuy nhiên, chương... lưu trữ quá ẩm mốc có nguy cơ gây hư hại đến tài liệu lưu trữ Nên trang bị thêm cửa sổ trong kho lưu trữ của Ban QLĐTXDCT quận Bình Thạnh để thông gió trao đổi không khí bên ngoài vào trong kho lưu trữ Đối với công tác văn thư- lưu trữ nên ra thêm những văn bản hướng dẫn chi tiết hơn để thực hiện công tác này như: Quy chế về hoạt động văn thư- lưu trữ của cơ quan, Quyết định v/v thành lập hội đồng xác... QLĐTXDCT 3.2.7 Bảo quản tài liệu lưu trữ: Tài liệu lưu trữ của Ban QLĐTXDCT đã có chế độ bảo quản rõ ràng và chặt chẽ làm cơ sở tốt cho việc thực hiện các nhiệm vụ bảo quản Các chế độ bảo quản tài liệu lưu trữ đã được thực hiện bằng những văn bản cụ thể như: nội quy làm việc về công tác văn thư lưu trữ tại Ban QLĐTXDCTTrong nội quy khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tại Ban QLĐTXDCT đã quy định... - Sau khi nhận văn bản, phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản, văn thư đóng dấu “ Đến”, ghi số và ngày đến cho văn bản kể cả đối với Bản Fax và văn bản được chuyển qua mạng Đối với văn bản là thư mời họp văn thư ghi cả giờ để tiện cho việc giải quyết công việc Đăng ký văn bản đến - Tất cả văn bản đến của Ban QLĐTXDCT đều được đăng ký trên cơ sở dữ liệu phần mềm EDMS quản lý văn bản đi và văn bản đến Ban... quy định rõ những đối tượng quản lý sử dụng tài liệu, thời gian ra vào kho lưu trữ, thủ tục mang tài liệu ra sử dụng cho công việc phải như thế nào Đồng thời cán bộ lưu trữ cũng lập sổ giao nhận tài liệu lưu trữ để quản lý việc mượn tài liệu lưu trữ của Ban QLĐTXDCT không để làm mất tài liệu lưu trữ Trang 24 BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH NGHỀ Trường: Đại Học Nội Vụ Hà Nội Học Viên: Huỳnh Quốc Minh Lớp: Cao... lưu trữ luôn có chế độ làm vệ sinh thư ng xuyên trong kho lưu trữ như vệ sinh tài liệu lưu trữ, vệ sinh giá, kệ đựng tài liệu lưu trữ, lau chùi kho luôn sạch sẽ Tài liệu lưu trữ trong kho luôn được sắp xếp theo thứ tự số hộp được đánh gọn gàng để khi đem ra sử dụng được nhanh chóng, dễ dàng, đồng thời giúp cho việc kiểm tra tài liệu trong kho lưu trữ được thuận lợi, dễ dàng Các tài liệu trong kho lưu. .. hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo các trình tự như sau: Trang 14 BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH NGHỀ Trường: Đại Học Nội Vụ Hà Nội Học Viên: Huỳnh Quốc Minh Lớp: Cao Đẳng Liên Thông VTLT K14 (2014-2016) Tại TP.HCM Kiểm tra thể thức văn bản: - Văn bản trước khi phát hành văn thư sẽ kiểm tra lại thể thức trình bày văn bản sau đó văn thư sẽ làm công tác ghi số, ngày, thàng năm ban hành văn bản theo quy định...BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH NGHỀ Trường: Đại Học Nội Vụ Hà Nội Học Viên: Huỳnh Quốc Minh Lớp: Cao Đẳng Liên Thông VTLT K14 (2014-2016) Tại TP.HCM hướng dẫn của Giám Đốc, Phó Giám Đốc chịu trách nhiệm trong quá trình soạn thảo các văn bản hành chính phục vụ cho giải quyết các vấn đề liên quan,… Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ, Bộ Phận văn thư lưu trữ trong Ban đã... nguồn thu quan trọng và thư ng xuyên nhất của Ban QLĐTXDCT Cụ thể, lưu trữ của Ban QLĐTXDCT có nghĩa vụ thu thập tài liệu từ các nguồn thu thập chủ yếu sau sau: Trang 21 BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH NGHỀ Trường: Đại Học Nội Vụ Hà Nội Học Viên: Huỳnh Quốc Minh Lớp: Cao Đẳng Liên Thông VTLT K14 (2014-2016) Tại TP.HCM Văn thư ở cơ quan: Văn thư cơ quan là nơi tập trung quản lý toàn bộ đầu mối văn bản đi, đến của