Bước vào thế kỷ 21 là bước vào thời đại của những thành tựu khoa học kỹ thuât. Thế giới ngày càng phát triển, đòi hỏi đất nước ta cũng phải có những sự thay đổi mới để phù hợp với sự phát trỉên chung của thời đại. Nắm bắt được tình hình đó, Đảng và nhà nước ta đã chú trọng vào công tác cải cách đất nước, cải cách các thủ tục hành chính rườm rà để thu hút ngày càng đông các nhà kinh doanh vào đầu tư trong nước.Việc tạo ra những đội ngũ cán bộ, công chức có năng lực cao cũng là một vấn đề cấp bách. Đội ngũ đó được lấy từ hệ thống đào tạo ở các trưòng đại học cao đẳng và trung cấp chuyên nghiệp.
Trang 1TRƯỜNG TRUNG HOC VĂN THƯ LƯU TRỮ TRUNG ƯƠNG II
KHOA VĂN THƯ
BÁO CÁO THU HOACH
NGÀNH HÀNH CHÍNH VĂN THƯ THỰC TẬP TẠI CÔNG TY KHAI THÁC CÔNG TRÌNH THỦY LỢI ĐAKLAK
Họ và tên học sinh : Ngô Thị Hạnh
Giáo viên hướng dẫn : Cô Nguyễn Lương Bằng
Trang 2LỜI NÓI ĐẦU
Bước vào thế kỷ 21 là bước vào thời đại của những thành tựu khoa học kỹthuât Thế giới ngày càng phát triển, đòi hỏi đất nước ta cũng phải có những sự thayđổi mới để phù hợp với sự phát trỉên chung của thời đại Nắm bắt được tình hình đó,Đảng và nhà nước ta đã chú trọng vào công tác cải cách đất nước, cải cách các thủ tụchành chính rườm rà để thu hút ngày càng đông các nhà kinh doanh vào đầu tư trongnước.Việc tạo ra những đội ngũ cán bộ, công chức có năng lực cao cũng là một vấn
đề cấp bách Đội ngũ đó được lấy từ hệ thống đào tạo ở các trưòng đại học cao đẳng
và trung cấp chuyên nghiệp
Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương II là một bộ phận nhỏ của hệthống đào tạo đó Với sự chỉ đạo của Cục văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Trường trunghọc Văn thư Lưu trữ trung ương II đã chủ trương đào tạo các ngành nghề về nghiệp
vụ văn thư lưu trữ, văn phòng…
Với phương châm học phải đi đôi với hành nên ngoài việc giảng dạy lý thuyếttrên lớp nhà trường đã tổ chức cho học sinh đi thưc tế, nhằm giúp cho học sinh hiểu rõ
và nâng cao hơn nghiệp vụ của mình
Theo đúng kế hoạch nhà trường đã đề ra em đã đến thưc tập tại Công ty Khaithác Công trình Thủy lợi tỉnh ĐakLak từ ngày 24 tháng 5 năm 2007 đến ngày 12tháng 7 năm 2007
Trong thời gian thưc tập em đã được tiếp xúc với các lĩnh vực công việc củamình, từ công tác tổ chức của cơ quan đến các nghiệp vụ về văn thư như : Công tácquản lý và sử dung văn bản đi, đến, phương pháp quản lý và sử dụng con dấu, quytrình soạn thảo văn bản…
Do đây là kỳ thực tập đầu tiên nên em vẫn còn lúng túng trong công việc,nhưng được sự hướng dẫn nhiệt tình của các cô chú cán bộ trong cơ quan nên em đãdần dần làm quen được với công việc, giúp em hiểu thêm được công tác thực tế saunày của mình Tuy nhiên em vẫn còn rất nhiều hạn chế và thiếu sót, em rất mong cácanh chị, cô chú và quý thầy cô đóng góp, bổ sung ý kiến cho em qua bài báo cáo này
Em xin chân thành cảm ơn!
Học sinh
Ngô Thị Hạnh
Trang 3LỜI CẢM ƠN
Trong suốt thời gian học tập và thực tập, được sự hướng dẫn nhiệt tình của côNguyễn Lương Bằng, giáo viên bộ môn văn thư Cùng với sự giúp đỡ và chỉ bảo tậntình của các cán bộ trong cơ quan và phòng hành chính tổ chức Đặc biệt là sự hướngdẫn trực tiếp của cô Nguyễn Thị Thoan trong thời gian thực tập đã giúp cho em cóthêm những kinh ngiệm trong công tác tổ chức ở cơ quan cũng như trong nghiệp vụcủa mình
Ban lãnh đạo phòng hành chính tổ chức đã tạo mọi điều kiện thuận lợi để emthường xuyên tiếp xúc với công tác văn thư, đồng thời cung cấp những tài liệu vàthông tin trong công việc giúp em hoàn thành thời gian thực tập và viết bài báo báođược tốt hơn
Trong quá trình thực tập, do là lần đầu tiên chưa có kinh ngiệm nên khó tránhkhỏi những thiếu sót sai lầm Kính mong Ban lãnh đạo Công ty, phòng Tổ chức -Hành chính, cô Nguyễn Lương Bằng bỏ qua cho em
Một lầ n nữa em xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo Công ty Khai thác côngtrình Thủy lợi tỉnh ĐakLak đã cho em có cơ hội được đến thực tập tại cơ quan Đặcbiệt em xin chân thành cảm ơn cô Nguyễn Thi Thoan và các cán bộ công nhân viêntrong cơ quan đã hướng dẫn và đóng góp ý kiến cho em hoàn thành tốt đợt thực tậpđầu tiên này
Buôn Ma Thuật, ngày 12 tháng 7 năm 2007
Học sinh
Ngô Thị Hạnh
Trang 4BÁO CÁO THU HOẠCHNgành Hành chính - Văn thư A/NGHIÊN CỨU, KHẢO SÁT THỰC TẾ VỀ LOẠI HÌNH CƠ QUAN, CHỨC NĂNG, NHIÊN VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN:
I/ QUÁ TRÌNH THÀNH LẬP VÀ PHÁT TRIỂN
Theo quyết định thành lập số 859/QĐ-UB của Chủ tịch Ủy ban Nhân dân tỉnhĐakLak Ngày 21 thàng 06 năm 1992” công ty quản lý, khai thác công trình thủy lợitỉnh ĐakLak” được thành lập vớI giấp phép kinh doanh số 101141 DNNN Trên cơ
sở sát nhập 10 xí nghiệp thủy nông cùa câc huyện thị toàn tỉnh quản lý 56 công trìnhthủy lợI vừa và nhỏ, cố dung tích từ 500 ngàn m3 đến 25 triệu m3
Theo quyết đinh số 592/QĐ-UB của Chủ tịch Ủy ban Nhân dân tỉnh ĐakLakngày 17 tháng 04 năm 1998, về việc chuyển thể doanh ngiệp nhà nước sang hoạt dộngcông ích,”công ty quản lý, khâi thác công trình thủy thủy lợi tỉnh ĐakLak”, đượcchuyển thành”cống ty khai thác c ông trình thủy lợI tỉnh ĐakLak”, vớI giấp phếp kinhdoanh số 111886 DNNN trực thuộc sở nông nghệp và phát triển nông thôn tỉnhĐakLak quản lý 78 công trình vừa và nhỏ
II/CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA CÔNG TUY KHAI THÁC CÔNG TRÌNH THỦY LỢI TỈNH ĐAKLAK
1.chức năng:
Công ty khai thác công trình thủy lợi hiên tại là một doanh nghiệp nhà nướchoạt động công ích hạch toán dộc lập đơn vị kinh tế phụ thuộc là các trạm khai tháccông trình thủy lợi huyên, thành phố Đăc thù khai thác công trình thủy lợi để tướitiêu phục phụ sản xuẩt nông nghiệp,cung cáp nước cho dan sinh và các nghành kinh tếkhác Công ty là một doanh nghiệp nhà nước có đủ tư cách pháp nhân, có quan hệ vớingân hàng
Khảo sát thiết kế, sửa chửa, nâng cấp công trình thủy lợi thuộc công ty quản lý(hoàn chỉnh thủy nông)
Xây dựng công trinh thủy lợi nhỏ và một số hạng mục công trình thủy lợi cóquy mô vừa
Trang 52.nhiệm vụ và quyền hạn
- Điều hành phân phối nước công bằng, đảm bẳơ yêu cầu phuc phụ sản xuất,gìn giữ nguồn nước trong lành, bảo vệ môi trường sinh thái Hàng năn công ty phảilập và thực hiện các kế hoạch :
+kế hoạch sử dụng nước
+kế hoạch nạo vét,sửa chửa kênh mương
+kế hoạch phòng chống úng hạn và thiên tai
+kế hoạch bảo vệ môi trường sinh thái
-thực hiện quy hoạch, kế hoạch luận chứng kinh tế kỹ thuât của hệ thống côngtrình thủy lợI đã được các cơ quan của nhà nước có thẩm quyền phê duyệt
-là chủ đầu tủ trong việc sửa chửa, bổ sung hoàn thiện hệ thồng công trình thủylợI do công ty đang quản lý
-duy trì năng lữc công trình đảmbảo công trình an toàn và sử dụng lâu dài -thường xuyên bổ sung, hoàn thiên quy trình hệ thống vận hành công trình-theo dõi phát hiên kịp th ờI các sự cố, có kế hoạch thường xuyên kiểm tra, sửachửa trước và sau mùa mưa lũ
-ký kết và thưc hiên các hợp đồng về khai thác và bảo vệ cộng trình,chấp hànhđúng quy định về tài chính của nhà nước
-quan sát theo dõi thu thập số liệu (thủy văn, khí tượng, chất lượng nước, tìnhhình diễn biến công trình, úng, hạn, tác dụng cảI tạo đất tăng năng suất cây trồng hàng
vụ, hàng năm), có trách nhiệm nghiên cứu tổng kết và ứng dụng các tiến bộ khoa họccông nghệ vào khai thác và bảo vệ công trình thủy lợi
3.cơ cấu tổ chức
công ty tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình ‘công ty khai thác công trìnhthủy lợI tỉnh “ trưc thuộc bộ nồng nghiệp và phát triển nông thôn quản lý Các côngtrình năm gọn trong tỉnh
Trang 6Ngoài ra còn có 4 phòng và 6 trạm1.phòng hành chính tổ chức
Trang 7Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý sản xuất của công ty
GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁMĐỐC
PHÒNGTÀI VỤ
BANQUẢNLÝNÂNGCÂPSC
Trang 8III/.CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔ CHỨC-CÔNG TY KHAI THÁC CÔNG TRÌNH THỦY LỢI TỈNH ĐAKLAK
1.Chức năng :
quản lý hồ sơ,cán bộ công nhân viên, tiếp nhân công văn đến phát công văn đi
tổ chức sắp xếp nhân lực theo yêu cầu các phòng ban, xí nghiệp thuộc công ty
và đảm nhận các công việc thuộc lĩnh vực hành chính
2 Nhiêm vụ và quyền hạn
- theo dõi hợp đồng lao động,phụ lục hợp đồng lao động của toàn công ty
- theo dõi công tác thi đua khen thưởng hàng năm của đơn vị
- giữ hò sơ hợp đồng lao động của cán bộ công nhân viên chức, giấy chứngnhận quyền sử dụng đẩt, giấy phếp kinh doanh, quyết định thành lập công ty
- thường xuyên liên hệ với sở bảo hểm xã hội và sở lao dộng, nắm bắt kịpthời các chế độ chính sách hiện hành liên quan đến người lao động
- theo dõi tổng hợp bảng công hàng tháng của cán bộ cồng nhân viên chức
- kiểm tra chế độ,lên lương định kỳ của cán bộ công nhân viên chức toàncồng ty, gửi thông báo cho các trạm, phòng, ban theo dõi định kỳ nâng lương của cán
bộ công nhân viên chức
- quản lý công tác công văn giấy tờ, tham gia xây dựng văn bản theo yêu cầucủa thủ trưởng cơ quan duyệt về mặt thể thức tất cả các văn bản trước khi trình ký
- tổ chức quản lý lưu trữ hồ sơ
- tổ chức quản lý và giảI quyết văn bẩn đến,văn bản đi
- \xây dưng cơ sở vật chất, mua sắm trang thiết bị phương tiện làm việc của
cơ quan tổ chức
Trang 93 Cơ cấu tổ chức của văn phòng
phòng hành chính tổ chức là một bộ phận giúp việc cho công ty, làm việc theochế độ thủ trường, do trưởng phòng phụ trách, có một phó phòng giúp việc
a)các bộ phận chuyên môn cuả công ty
- tổ văn thư – lưu trữ
- tổ tổng hợp thi đua khên thưởng
- tổ bảo vệ
- tổ lái xe
b)trưởng phòng hành chính tổ chức chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc cơquan, phụ trách chung công việc của phòng hành chính tổ chức và công tác tổ chứchành chình của toàn cơ quan
c)phó phòng hành chình tổ chức là ngườI giúp việc cho trưởng phòng có tráchnhiệm thực hiện cãc công việc do trưởng phòng và thủ trưởng cơ quan giao
Trang 10Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng hành chình tổ chức
B/ NGHIÊN CỨU KHẢO SÁT THỰC TẾ VỀ VỀ CÁC NGHIỆP VỤ VĂN THƯ TẠI CƠ QUAN
TRƯỞNG PHONG
PHÓPHÒNG
VĂN
THƯ
LƯU
-TRỮ
BỘ PHẬN GIÚP VIỆC
THI ĐUA - KHEN THƯỞN G
THỦ QUỸ
Láixe
bảovệ
tạpvụ
Trang 11I/.CÔNG TÁC XÂY DƯNG VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
1.các loại văn bản do cơ quan ban hành
công ty khai thác công trình thủy lợi ĐakLak là một doanh nghiệp nhà nướchoạt đông công ích nên được ban hành các loại văn bản sau : văn bản cá biệt (quyếtđịnh), văn bản hành chính thồng thường
Do tính chẩt đặc thù vủa công việc nên ngoài các văn bản trên công ty còn banhành còn ban hành văn bản chuyên ngành (chuyên môn kỹ thuật) , các bản thiết kế đãđược phê duyệt, các bản báo các đã đươc nghiệm thu
a Văn bản cá biệt
Là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành, nhằm cụ thẻ hóacác quy phạm pháp luật, hoạc áp dụng các quy phạm pháp luật cho một hoạc một sốđối tương cụ thể trong một khoảng thời gia nhất định
Ví dụ:
QUYẾT ĐỊNH
Số 87/QĐTC ngày 16/5/2007V/v bổ sung hồ sơ dự án công trình thủy điện ea sóup thượng
B văn bản hành chình thồng thường
Là những văn bản do cơ quan nhà nưỡc ban hành để làm phương tiện trao đổi
và truyền đạt thông tin liên quan đến công việc, không mang thuộc tính pháp lý màmang tính chứng cứ pháp lý
Ví dụ :
BÁO CÁO
Số 93/BC-TN ngày 29/5/2007V/v bàn giao chủ đầu tư các dư án KCH kênh mườngtrên địa bần các huyện Buôn đôn, Krôngana,Krông bông
Trang 12THỒNG BÁO
Số 41/TB ngày 6/2/2007V/v nâng bâc lương 6 tháng đầu năm
TỜ TRÌNH
Số 06/TT-TN ngày 10/3/2007V/v xin chủ thầu xây lắp công trình thủy lợI Ea sóup
Hạng mục sữa chữa kênh N20
CÔNG VĂN
Số 07/CV-CT ngày 10/1/2007V/v đăng kí khám sức khỏe định kỳ cho cán bộ công nhân viên chức
BIÊN BẢN
Số 11/BB-TN ngày 30/2/2007V/v bàn giao cồng trình sau khi đã nghiệm thu
C Văn bản chuyên môn kỹ thuật:
Trang 13Là các loại văn bản được hình thành trong các lĩnh vực khoa học kĩ thuậtnhư kiến trúc, xây dựng khoa học công nghệ, địa chất,khí tượng thủy văn
+ Theo thống kê 6 tháng đầu năm 2007 số lượng cơ quan ban hành như sauTổng số 1155, trong đố gồm các loại :
quyếtđịnh
Thôngbáo
Báo cáo Công văn Văn bản
khác
Ngoài ra cơ quan còn ban hành các văn bản khác để giao dịch như :giấy mời,giấy giới thiệu, giấy đi đường…
Trang 14* mẫu giấy giớI thiệu của cơ quan
SỞ NN VÀ PTNN ĐAKLAK CỘNG HÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
C TY KHAI THÁC CT THỦY LỢI Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
GIẤY GIỚI THIỆU
Kính gửI : ………
CHÚNG TOI XIN TRÂN TRONG GIỚI THIỆU Đồng chí………
Chức vụ ………
Được cử đến ………
………
Đề nghị ……… hết sức giúp đỡ đồng chí……… hoàn thành nhiêm vụ Có giá trị đến ……… ngày………
Ngày … tháng … năm 200…
THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ
Trang 152 Quy trình duyệt văn bản, đánh máy, kí và phát hành
Tại công ty quy trình soạn thảo, đánh máy ký và phát hành được thưc hiện nhưsau:
- sau khi bản thảo đã được ký duyệt, văn bản sẽ đươc chuyển lại cho cán bộcông chức, viên chức trực tiếp soạn thảo ra văn bản đó sữa chữa, bổ sung theo bảngốc.tiếp đố chuyển cho bộ phân văn thư lấy số,vào sổ đăng ký văn bản đi, đóng dấulên văn bản rồi chuyển đi Văn bản sau khi được người có thẩm quyền ký,lấy số vàđược sao ra thành nhiều bản theo địa chỉ nơi nhận và đóng dấu phát hành, bản chínhđược lưu tại bộ phận văn thư của cơ quan
- tại công ty, quy trình duyệt, đánh máy, ký và phát hành không tập trung ở
bộ phân văn thư mà được thực hiện ở từng đơn vị Mỗi đơn vị, bộ phận có chuyênviên đánh máy, trình duyệt riêng Khi hoàn chình văn bản từng đơn vị bộ phận trình
ký riêng khồng qua bộ phận văn thư Khi văn bản đã được hoàn chỉnh có chữ ký củalãnh đạo văn bản được chuyển xuống bộ phận văn thư đóng dấu, đăng ký và pháthành
- Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trongngày văn bản đó được ký
- Việc gửi văn bản đi phải được tổ chức khoa học để tránh nhầm lẫn thiếu sótđảm bảo cho văn bản được gửi đến nơi nhanh chóng,chính xác
- Ngoài ra các phòng ban cơ quan tham mưu cũng soạn thảo văn bản, trình kýrồi đưa xuống bộ phận văn thư lấy dấu Bộ phận văn thư sau khi xem xét thể thức củavăn bản, bôn phận văn thư lấy số, đóng dấu và giữ lại bản gốc
- Khi chuyển giao cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ , người nhận văn bảnphải ký nhận vào sổ
- tất cả các văn bản đi do cán bộ văn thư cơ quan chuyển trực tiếp cho các cơquan tổ chức khác đều phải được đăng ký vào sổ,khi chuyển giao văn bản phải yêucầu người nhận ký vào sổ
- Tất cả các văn bản đi được chuyển phát qua hệ thống bưu điện đều phảihoàn thành thủ tục phát hành và đăng ký vào sổ Khi giao bì văn bảnphải yêu cầunhân viên bưu điện kiểm tra ký nhận và đống dấu vào sổ
Trang 163 Thể thức văn bản dơ cơ quan ban hành so với các quy đình của nhà nước
- Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồmnhững thành phần chung áp dụng đối với các văn bản và các thành phần bổ sungtrong những trường hợp cụ thể hoạc đối với một số văn bản nhất định do nhà nướcquy định
- Thể thức văn bản là tổng thể các thành phần do nhà nước quy định cho mỗivăn bản phải có để đảm bảo sự chính xác, giá trị pháp lý, hiệu lực thi hành và tráchnhiệm của cơ quan đối với văn bản
- Văn bản quản lý hành chính nhà nước phải có đầy đủ các thành phần: Quốchiệu, tác giả của văn bản, địa danh và ngày thàng năm ban hành văn bản, tên lọai vàtrích yếu nội dung văn bản, nội dung của văn bản,chữc vụ họ tên và chữ ký của người
có thẩm quyền, dáu của cơ quan tổ chức, nơi nhận, dấu chỉ mức độ khản mật (đối vớinhững loại văn bản khẩn mật)
- Công ty khâi thác công trình thủy lợi ĐakLak đã áp dung giống như thông
tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP Văn bản quản lý quản lý hành chính nhànước phải có đầy đủ cấc thành phần thể thức bao gồm: quốc hiệu, tên cơ quan tổ chứcban hành văn bản, số ký hiệu của bộ nội vụ,văn phòng chính phủ ngày 6/5/2005hướng dẫn về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản
a Quốc hiệu
Là thành phàn biểu thị tên quốc gia và chế độ chính trị của quốc gia đố Quốchiệu được trình bày ở góc trên cùng, bên phải trên trang đầu tiên của văn bản Quốchiệu được trình bày thành 2 dòng
Dòng trên: CÔNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM trình bày bằngchữ in hoa, cỡ chữ 12-13, kiểu chữ đứng, đậm
Dòng dưới : Độc lập - Tự do - Hạnh phúc trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ13-14 kiểu chữ đứng, đậm, cân đối với dồng trên Đưới cùng có đường gạch ngangdài bằng dòng chữ Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Ví dụ :
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM\
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc