- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
2.1.5 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty
2.1.5.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán là một mắt xích quan trọng trong bộ máy quản lý kinh doanh có nhiệm vụ: Tổ chức thực hiện, kiểm tra toàn bộ thông tin kinh tế của các bộ phận trong công ty, thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán và chế độ quản lý của công ty.
Sơ đồ bộ máy kế toán:
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung. Các nghiệp vụ kế toán chính được tập trung ở phòng kế toán của công ty thuộc dãy nhà văn phòng. Tại đây thực hiện việc tổ chức hướng dẫn và kế toán thực hiện toàn bộ phương pháp thu thập xử lý thông tin ban đầu, thực hiện đầy đủ chiến lược ghi chép ban đầu, chế độ hạch toán và chế độ quản lý tài chính theo đúng quy định của Bộ Tài Chính, cung cấp một cách đầy đủ chính xác, kịp thời những thông tin
Trưởng Phòng Phó Phòng Kế Toán Thanh Toán Kế Toán Ngân Hàng Thủ Quỹ
toàn cảnh về tình hình tài chính của công ty. Từ đó tham mưu cho ban tổng giám đốc để đề ra cỏc biờn phỏp, và các quyết định phù hợp với đường lối phát triển của công ty.
Tại phòng kế toán của công ty thuộc khối văn phòng gồm 5 nhân viên:
-Trưởng phòng kế toán là một kế toán trưởng có mối quan hệ trực tiếp với các kế toán thành viên, có năng lực điều hành và tổ chức. Trưởng phòng kế toán có mối liên hệ chặt chẽ với phó tổng giám đốc kinh doanh, đồng thời có nhiệm vụ tham mưu cho ban tổng giám đốc về các chính sách tài chính- kế toán của công ty, ký duyệt các tài liệu kế toán đồng thời có nhiệm vụ phổ biến chủ trương và chỉ đạo thực hiện chủ về chuyên môn đồng thời yêu cầu các bộ phận chức năng khác trong bộ máy quản lý ở đơn vị cùng thực hiện phối hợp thực hiện những công việc chuyên môn có liên quan tới các bộ phận chức năng.
Các kế toán thành phần có mối quan hệ chặt chẽ với nhau chịu sự chỉ đạo trực tiếp về nghiệp vụ của kế toán trưởng (trưởng phòng kế toán), trao đổi trực tiếp với kế toán trưởng các vấn đề liên quan đến nghiệp vụ cũng như về chế độ kế toán, chính sách tài chính của nhà nước.
- Phó phòng kế toán là một kế toán tổng hợp phụ trách về kế toán tài sản cố định, lao động, đầu tư, công nợ, phải thu, thuế và các khoản phải nộp nhà nước... Có nhiệm vụ chịu trách nhiệm theo dõi toàn bộ tình hình tăng giảm toàn bộ tài sản cố định trong công ty đồng thời có nhiệm vụ tính và trích khấu hao tài sản cố định. Bên cạnh đó phó phòng kế toán cũn kiờm phần đề xuất xây dựng và sửa chữa tài sản trong công ty đồng thời kiểm tra kế hoạch liên doanh liên kết đầu tư và tình hình vay trả trong đầu tư.
- Kế toán thanh toán chịu trách nhiệm trong việc thanh toán và thanh toán với tất cả các khách hàng cộng thêm cả phần công nợ phải trả. Sau khi kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp của chứng từ gốc kế toán thanh toán viết phiếu thu phiếu chi đối với tiền mặt. Hàng tháng lập bảng kê tổng hợp sổ chi tiết đối chiếu với sổ sách thủ quỹ quản lý tài khoản 111 và các tài khoản chi tiết của nó. Đồng thời theo
dõi các khoản công nợ phải thu, phải trả, trong công ty và giữa công ty với khách hàng và với các công ty thành viên.
- Kế toán ngân hàng chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng về các phần hành kế toán liên quan tới ngân hàng.
- Thủ quỹ có trách nhiệm quản lý tiền mặt của công ty hàng ngày đồng thời căn cứ vào phiếu thu phiếu chi tiền mặt để xuất quỹ hoặc nhập quỹ tiền mặt, ghi sổ quỹ phần thu chi sau đó tổng hợp đối chiếu thu chi với các kế toán có liên quan.
2.1.5.2 Tố chức công tác kế toán tại công ty
* Hình thức sổ kế toán: Hình thức nhật ký chung
* Hình thức kế toán áp dụng: Công ty áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính.
Do công tác kế toán tại công ty hiện nay được làm chủ yếu trên phần mềm máy vi tính do đó các chương trình phần mềm sẽ được thiết kế để xử lý và hệ thống hóa thông tin tự động trên máy.
Thông thường quá trình sử lý hệ thống hóa thông tin trong hệ thống kế toán tự động được thực hiện theo quy trình sau
Chương trình trong phần mềm kế toán cho phép lên sổ cái và các báo cáo kế toán theo từng hình thức kế toán mà doanh nghiệp đã chọn, tùy theo yêu cầu của người dùng.
Đối với quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng, trình tự xử lý của máy có thể khái quát như sau:
Chứng từ gốc Chứng từ trên máy Nhập chứng từ vào máy Xử lý của phần mềm kế toán trên máy
vi tính -Sổ kế toán tổng hợp -Sổ cái TK -Sổ chi tiết -BCTC -BC khác
4. Chức nă
Tại công ty Cổ Phần Vật Tư Thiết Bị Giao Thông việc sử dụng phần mềm kế toán đòi hỏi các chứng từ phải được phân loại và mã hóa theo từng nội dung phần hành kế toán. Bên cạnh đó công ty cũng quan tâm đến nguồn gốc , bộ phận và đơn vị lập chứng từ. Theo cách phân loại này công ty cú cỏc loại chứng từ sau:
- Chứng từ do các bộ phận bên ngoài công ty cung cấp: Hóa đơn GTGT do người bán phát hành, giấy báo nợ, giấy báo có của ngõn hàng…
- Chứng từ do các kế toán hoặc cỏc phũng ban liên quan trong doanh nghiệp lập: Hóa đơn GTGT (phòng kế hoạch vật tư), phiếu xuất kho, phiếu nhập kho… - Chứng từ do các nhân viên kế toán lập trờn mỏy: Cỏc chứng từ này không thuộc diện quản lý phát hành thì doanh nghiệp có thể lập ngay trờn mỏy tuy nhiên vẫn phải đảm bảo yêu cầu về mẫu biểu theo QĐ15-BTC. Các chứng từ này sau đó được in ra và phải đầy đủ chữ ký của các bộ phận cá nhân liên quan.
Căn cứ vào các chứng từ này kế toán sẽ nhập dữ liệu vào máy với các phần hành phù hợp với các nội dung kinh tế của nghiệp vụ phát sinh.
*Hệ thống tài khoản kế toán.
Dữ liệu đầu vào:
-Nhập các chứng từ liên quan đến GVHB, CPBH, CPQLDN.
-Hàng hoá, doanh thu. -Các khoản giảm trừ doanh thu. -Các bút toán kết chuyển. -Các tiêu thức phân bổ. Khai báo yêu cầu đầu ra cho máy vi tính Máy vi tính xử lý thông tin và đưa ra sản phẩm
Thông tin đầu ra: -Các sổ kế toán chi tiết, sổ tổng hợp. - Báo cáo kế toán, doanh thu, kết quả. - Báo cáo kết quả kinh doanh.
Công ty áp dụng hệ thống tài khoản kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính ngày 20 tháng 3 năm 2006.Công ty sử dụng 9 loại tài khoản trong bảng và 1 loại tài khoản ngoài bảng, trong đó:
- Các tài khoản loại 1, 2 là tài khoản phản ánh vốn.
- Các tài khoản loại 3, 4 là tài khoản phản ánh nguồn vốn.
- Các tài khoản loại 5, 6, 7, 8, 9 là tài khoản phản ánh quá trình kinh doanh và 1 tài khoản ngoài bảng là tài khoản 007- Ngoại tệ các loại dùng để phản ánh tình hình tăng giảm ngoại tệ trong công ty.
* Hệ thống báo cáo của công ty
Hệ thống báo cáo của công ty được lập theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính ngày 20 tháng 3 năm 2006. Việc lập báo cáo này thuộc trách nhiệm của kế toán tổng hợp, kế toán trưởng kiểm tra và báo cáo nên cấp trên.
Cuối mỗi kỳ kế toán dựa vào việc tổng hợp các số liệu, chứng từ, sổ chi tiết từ các phần hành kế toán kế toán tổng hợp lập báo cáo này. Hệ thống báo cáo tài chính gồm:
- Bảng cân đối kế toán
- Bỏo cáo kết quả kinh doanh - Bỏo cáo lưu chuyển tiền tệ - Thuyết minh báo cáo tài chính
* Một số quy định liên quan đến quá trình hạch toán các nghiệp vụ : + Chế độ và chuẩn mực kế toán áp dụng
Chế độ kế toán áp dụng: Công ty đang áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC này 20 tháng 3 năm 2006 đã được sửa đổi, bổ sung theo quy định tại thông tư 244/2009/TT-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2009 của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính.
Tuyên bố về việc tuân thủ chuẩn mực và chế độ kế toán: Công ty đang áp dụng các chuẩn mực kế toán Việt Nam và các văn bản hướng dẫn Chuẩn mực do
nhà nước đã ban hành. Các báo cáo tài chính được lập và trình bày theo đúng mọi quy định của từng chuẩn mực, thông tư hướng dẫn thực hiện chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành đang áp dụng.
+ Kỳ kế toán đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán
Kỳ kế toán năm của công ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là đồng Việt Nam. + Phương pháp kế toán hàng tồn kho:
Hàng tồn kho được tính theo giá gốc. Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì hàng tồn kho được tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Giá gốc của hàng tồn kho bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại.
Giá trị hàng tồn kho được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền Hàng tồn kho được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập vào thời điểm cuối năm là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được.
+ Phương pháp kế toán tài sản cố định
Tài sản cố định hữu hình, tài sản cố định vô hình được ghi nhận theo giá gốc. Trong quá trình sử dụng tài sản cố định hữu hình, tài sản cố định vô hình được ghi nhận theo nguyên giá, hao nũn lũy kế và giá trị còn lại.
Tài sản cố định thuê tài chính được ghi nhận nguyên giá theo giá trị hợp lý hoặc giá trị hiện tại của khoản thanh toán tiền thuê tối thiểu (không bao gồm thuế GTGT ) và các chi phí trực tiếp phát sinh ban đầu liên quan đến TSCĐ thuê tài chớnh.Trong quá trình sử dụng TSCĐ thuê tài chính được ghi nhận theo nguyên giá, hao mòn lũy kế và giá trị còn lại.
Khấu hao TSCĐ được trích theo phương pháp đường thẳng + Phương pháp tính thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ
+ Vốn chủ sở hữu:
Vốn đầu tư của chủ sở hữu được ghi nhận theo số vốn thực góp của chủ sở hữu
Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối là số lợi nhuận từ các hoạt động của doanh nghiệp sau khi trừ các khoản điều chỉnh do áp dụng hồi tố thay đổi chính sách kế toán và điều chỉnh hồi tố sai sót trọng yếu của các năm trước.
Cổ tức phải trả cho các cổ đông được ghi nhận là khoản phải trả trong bảng cân đối kế toán của công ty sau khi có thông báo chia cổ tức của Hội Đồng Quản Trị.
+ Các nghiệp vụ bằng ngoại tệ
Các nghiệp vụ phát sinh bằng các đơn vị tiền tệ khác với đơn vị tiền tệ kế toán của công ty(VNĐ/USĐ) được hạch toán theo tỷ giá giao dịch vào ngày phát sinh nghiệp vụ. Chênh lệch tỷ giá thực tế phát sinh trong năm được ghi nhận vào doanh thu hoặc chi phí tài chính của năm tài chính. Tại ngày kết thúc kỳ kế toán năm, các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ được đánh giá lại theo tỷ giá giao dịch thực tế của ngân hàng thương mại giao dịch công bố tại thời điểm.
2.1.5.3 Giới thiệu về phần mềm kế toán áp dụng tại công ty
Phần mềm Kế toán EFFECT bao gồm 12 sub modules như sau: -Tiền mặt, Tiền gửi, Sổ sách kế toán, Chi phí
-Vật tư, Hàng hóa -Mua hàng, Bán hàng -Công nợ
-Tài sản cố định, công cụ dụng cụ -Giá thành sản phẩm (sản xuất) -Lao động, tiền lương
-Công trình xây lắp, vụ việc, hợp đồng -Thuế GTGT
-Nhật ký chứng từ -Báo cáo tài chính
* Ưu điểm của EFFECT:
1. Một màn hình nhập liệu duy nhất.
2. Tìm kiếm tổng quát, các thao tác sau tìm kiếm giúp truy tìm thông tin
một cách hữu hiệu, đó là quản trị xuôi.
3. Thông tin nhanh và những số liệu báo cáo:Liệt kê tất cả cỏc bỳt toỏn chi tiền trong khoảng thời gian tuỳ ý.
4. Cung cấp việc đặt quyền bao gồm quyền xem, quyền enter xem chi tiết và quyền sửa dữ liệu từ báo cáo đối với từng báo cáo, kể cả các báo cáo do người dùng tạo ra.
5. Phân quyền quản trị người dùng