- Khoá sửa dữ liệu và Khoá sổ dữ liệu
2.2.2 Thủ tục bán hàng và chứng từ sử dụng
* Thủ tục bán hàng: Do đặc điểm hàng hóa của công ty là những mặt hàng có giá trị lớn nên hầu hết khách hàng mua hàng phải có đơn đặt hàng trước. Do vậy một quy trình bán hàng có thể tiến hành như sau:(Mẫu biểu 1)
Diễn giải
a. Phân tích và đánh giá nhu cầu của khách hàng và thị trường:
- Khi khách hàng có nhu cầu hoặc có thư hỏi hàng, cán bộ nghiệp vụ sẽ phân tích xem nhu cầu đú cú phù hợp với lĩnh vực kinh doanh và khả năng cung cấp, dựa vào những thông tin hàng tồn kho, hàng đang giao dịch, nguồn hàng có thể cung cấp để trả lời ngay hoặc hẹn trả lời. Các thông tin này luôn được cập nhật và thông báo cho tất cả mọi người trong Trung tâm. Người phụ trách ngành hàng, phụ trách mảng phải nắm được các thông tin mới nhất về giao dịch và ghi lại trong sổ theo dõi cá nhân.
- Trong trường hợp hàng có sẵn trong kho đáp ứng cỏc yờu cầu của khách hàng, bỏ qua bước lập phương án bán hàng
- Vào cuối quý 4 năm trước và cuối mỗi quý, giám đốc Trung tâm sẽ chỉ định người lập kế hoạch và phương án kinh doanh phù hợp với định hướng kinh doanh của thị trường và xu hướng của thị trường.
1. Tìm nguồn cung cấp phù hợp:
- Trường hợp phải hẹn trả lời khách hàng hoặc sau khi kế hoạch kinh doanh cho từng thời kỳ được lập và phê duyệt bởi giám đốc Trung tâm, cán bộ kinh doanh sẽ liên hệ với một số nhà cung cấp (có thể trong và ngoài nước) để tìm ra nguồn cung cấp phù hợp và hiệu quả nhất (đúng về quy cách hàng hoá, giá cả hợp lý và thời gian cung cấp hàng nhanh nhất và phương thức nhận hàng thuận tiện nhất) theo quy trình tỡm kiếm và đánh giá nhà cung ứng QT-NĐ-04.
2. Lập phương án bán hàng:
- Sau khi đó cú cỏc thông số liên quan, cán bộ nghiệp vụ sẽ tớnh giỏ và làm bản chào hàng cho khách.
- Trường hợp khách hàng có yêu cầu hoặc thắc mắc về một hay một số điều kiện của bản chào hàng, cán bộ phụ trách giao dịch sẽ đàm phán và thoả thuận thêm với khách để đi đến nhất trí chung.
- Sau đó, Cán bộ phụ trách ngành hàng sẽ lập phương án bán hàng để tính hiệu quả của giao dịch đó, trình lên giám đốc Trung tâm để duyệt.
Đàm phán ký hợp đồng:
- Sau khi các điều kiện trong báo giá đã được khách hàng và giám đốc trung tâm nhất trí, cán bộ phụ trách ngành hàng tiến hành đàm phán, thoả thuận với khách hàng về các điều kiện và điều khoản cụ thể khác trong hợp đồng và trình giám đốc trung tâm ký hợp đồng.
- Sau đó, cán bộ phụ trách ngành hàng liên hệ lại với nhà cung cấp để thoả thuận các điều khoản và ký hợp đồng mua hàng nhằm đảm bảo tiến độ giao hàng cho khách (phải lưu ý các điều khoản về giao hàng và thanh toán cho phù hợp với phương án kinh doanh của Trung tâm và nhu cầu về hàng của khách).
- Tiếp đó, cán bộ phụ trách ngành hàng sẽ cùng thảo luận với phòng Kế toán hoặc cỏc phũng ban liên quan để đưa ra phương án giải quyết các vấn đề có thể phát sinh trong quá trình thực hiện giao dịch (phương thức thanh toán trong nước và nước ngoài, tiền đặt cọc, bảo lãnh...).
b. Các thủ tục nhập khẩu hoặc mua hàng:
- Trường hợp mua hàng trong nước, cán bộ nghiệp vụ tiến hành soạn thảo hợp đồng với nhà cung cấp rồi trình Giám đốc trung tâm ký và cùng phòng Tài chính kế toán làm các thủ tục thanh toán trước (nếu cần).
- Trường hợp nhập khẩu hàng hoá: Căn cứ vào điều khoản của hợp đồng ngoại, nhân viên phụ trách ngành hàng phối hợp với Phòng kế toán tài chính để tiến hành thủ tục thanh toán: lập phương án nhập khẩu (BM-05/QT-KDTB-01 ), và cung cấp tài liệu liên quan để cán bộ kế toán làm thủ tục đặt tiền hoặc mở L/C 1. Tổ chức tiếp nhận hàng hoá:
- Trường hợp hàng mua trong nước: Cán bộ kỹ thuật kiểm tra chất lượng hàng hoá trước khi nhận:theo thông số phù hợp với quy định tại hợp đồng (về chủng loại, quy cách, số lượng, xuất xứ, chất lượng). Sau khi hàng hoá đã đáp ứng đủ các tiêu chuẩn như quy định, nhân viên kỹ thuật lập biên bản bàn giao có chữ ký xác nhận của giám đốc Trung tâm.
- Trường hợp hàng nhập khẩu: Nhân viên xuất nhập khẩu và nhân viên kỹ thuật sẽ:
• Tiến hành làm thủ tục với kế toán để tạm ứng chi phí tiếp nhận hàng (bảng dự trù chi phí và đơn xin vay)
• Chuẩn bị các chứng từ nhận hàng (chứng từ làm thủ tục hải quan, chứng từ kế toán...).
• Theo dõi tiến độ hàng, liên hệ với hãng tàu về thời gian hàng về để kịp thời làm thủ tục thông quan cho hàng hoá.
• Tiến hành làm thủ tục cho hàng tại ga hoặc cửa khẩu.
• Kiểm tra chất lượng hàng hoá theo đúng quy định tại hợp đồng (về mặt hàng, số lượng, quy cách, chất lượng) và lập biên bản tình trạng nếu có phát sinh hư hại.
• Liên hệ với các đơn vị vận tải nội địa để đưa hàng đã thông quan về kho và làm thủ tục nhập kho công ty theo quy trình quản lý kho hàng. (QT-NĐ- 01)
• Hoàn thiện chứng từ nhận hàng và chứng từ thanh toán với bộ phận lưu trữ và kế toán.
1 . Giao hàng: - Cán bộ kỹ thuật:
+ Tiến hành bảo dưỡng và kiểm tra lại tình trạng máy trước khi giao cho khách: những công việc cần tiến hành để bảo dưỡng máy (kiểm tra động cơ, …), chi phí và thời gian dự kiến hoàn thành công việc
+ Hướng dẫn vận hành cho người sử dụng tại kho hoặc chân công trình.
+ Cùng cán bộ nghiệp vụ Lập biên bản bàn giao, ghi rõ thông số và tình trạng máy, ngày bàn giao(BM-03/QT-KDTB-01)
3. Công tác sau giao hàng:
- Đối với những hợp đồng thanh toán trước khi giao hàng, trong vòng 1 tuần kể từ ngày bàn giao thiết bị, cán bộ phụ trách ngành hàng tiến hành thủ tục hoàn thiện hợp đồng và lưu trữ các chứng từ liên quan (làm thanh lý hợp đồng, thanh toán các chi phí phát sinh với phòng tài chính kế toán)
- Với những hợp đồng thanh toán sau khi giao hàng, hoặc thanh toán một phần sau khi giao hàng, cán bộ phụ trách ngành hàng xúc tiến việc thu hồi nợ và hoàn thiện hợp đồng theo tiến độ thanh toán như quy định tại hợp đồng.
4. Dịch vụ sau bán hàng:
- Tuỳ theo định hướng phát triển sản xuất kinh doanh của Trung tâm, giám đốc Trung tâm sẽ chỉ định người đảm nhận việc thực hiện các công việc sau bán hàng như: tổ chức hội nghị khách hàng, đi thăm máy, lập và gửi phiếu câu hỏi..