- Cán bộ phụ trách ngành hàng sẽ tiếp nhận ý kiến phản hồi của khách hàng để truyền đạt lại cho Giám đốc trung tâm và hoặc các cán bộ khác Trường hợp
2.2.6 Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
2.2.6.1 Kế toán chi phí bán hàng
* Chi phí bán hàng tại công ty bao gồm:
- Chi phí nhân viên bán hàng chủ yếu là tiền lương của cán bộ nhân viên tham gia trong quá trình bán hàng. Kế toán sử dụng bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương làm cơ sở để hạch toán vào chi phí bán hàng trong kỳ. - Chi phí đồ dùng văn phòng. Kế toán sử dụng các hóa đơn hàng hóa dịch vụ mua vào.
- Chi phí khấu hao tài sản cố định (phương tiện vận tải, máy móc thiết bị, thiết bị quản lý…). Kế toán sử dụng bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ
- Chi phí mua ngoài : Chi phí điện, nước, điện thoại phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm,chi phí vận chuyển hàng cho khách hàng. Kế toán sử dụng giấy đề nghị thanh toán, hóa đơn tiền điện nước, điện thoại, hóa đơn giá trị gia tăng, … làm căn cứ hạch toán chi phí bán hàng.
- Các chi phí bằng tiền khác : Chi phí cho hội nghị khách hàng,chi phí lắp đặt, công tác phí, quảng cáo giới thiệu sản phẩm...Kế toán căn cứ vào giấy đề nghị thanh toán, hoá đơn bán hàng...đờ̉ lọ̃p phiờ́u chi hoặc uỷ nhiệm chi.
Khi phát sinh chi phí bán hàng, phải tập hợp đầy đủ chứng từ, giấy tờ hợp lệ để kế toán ghi sổ, tiến hành xác định chi phí bán hàng để xác định kết quả kinh doanh.
* Tài khoản sử dụng :
- Kế toán sử dụng TK 641 để hạch toán chi phí bán hàng. Chi phí bán hàng được mở chi tiết đờ́n cṍp 4.
TK 6411: Chi phí nhân viên TK 6412: Chi phí vật liệu bao bì TK 6413: Chi phí dụng cụ đồ dùng
TK 6414: Chi phí khấu hao gồm 2 tài khoản:
TK 64141:Chi phí khấu hao đồ đạc, thiết bị cửa hàng TK 64142: Chi phí khấu hao phương tiện vận tải
TK 6415: Chi phí thuê và sửa chữa cửa hàng TK 6416: Chi phí quảng cáo tiếp thị
TK 6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6418 : Chi phí bằng tiền khác gồm: TK 64181: Chi phí vận chuyển
TK 641821: Phí ngân hàng- Nhựa đường TK 641822: Phí ngân hàng – Thiết bị TK 64183:Chi phí đăng kiểm
TK 64184: Chi phí bán hàng khác * Quy trình hạch toán:
Đối với các nội dung của chi phí bán hàng, kế toán chủ yếu dùng phiếu chi và giấy báo nợ của ngân hàng để kế toán chi phí bán hàng. Kế toán căn cứ vào các chứng từ : phiếu chi, giấy báo nợ của ngân hàng để vào phần mềm kế toán .
Ví dụ: Đối với phiếu chi thanh toán lệ phí đăng kiểm 02 máy xúc lật ZL40B có quy trình nhập liệu như sau: Mẫu phiếu chi
Quy trình nhập vào máy:
Tại giao diện nền của phần mềm kế toán chọn thực đơn “ Kế toán tiền mặt , tiền gửi, tiền vay”
Chọn “phiếu chi”. Sau đó máy tính sẽ hiện ra màn hình nhập liệu: Loại chứng từ : nhấn phím “F5” để chọn “phiếu chi tiền mặt” Ngày : Ngày nhập vào phần mềm
Chứng từ: Số chứng từ ghi trên phiếu chi
Số HĐ: Được ký hiệu trên hóa đơn GTGT và ngày là ngày được ghi trên hóa đơn
Khoản mục`: Nội dung của phiếu chi Diễn giải : Nội dung của phiếu chi Đvkh: Mã đơn vị và tên đơn vị thu tiền Ông/ bà: Tên người nhận tiền
Sau đó kế toán sẽ hạch toán vào phần: Nợ TK 64183: 1 341 560 Có TK 1111: 1 341 560
Sau đó nhấn nút lưu. Khi đó màn hình sẽ hiện ra như sau: (Bảng 18)
Như vậy sau khi lưu khoản chi phí bán hàng này tự đụ̣ng chuyển vào sổ quỹ tiền mặt và và sổ cái chi tiết TK chi phí bán hàng.
Để xem sổ, tại giao diện nền của phần mềm kế toán chọn “kờ́ toán tổng hợp”
Chọn “sụ̉ sách kế toán theo hình thức NKC”
Khai báo sụ̉ cõ̀n xem sổ cái chi tiết TK641 “ từ ngày 01/10/2011 đến ngày 31/12/2011”
Muốn in sổ ta nhấn phím “F7” Bảng 18
2.2.6.2 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp
* Chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty gồm:
- Chi phí nhân viên: Gồm tiền lương của nhân viên quản lý và các khoản trích theo lương của tất cả cán bộ công nhân viên trong công ty, tiền phụ cấp ăn trưa. Kế toán sử dụng bảng thanh toán tiền lương và các khoản trích theo lương, bảng thanh toán tiền ăn trưa.
- Chi phí công cụ, dụng cụ đồ dùng văn phòng: Kế toán sử dụng các hóa đơn hàng hóa dịch vụ mua vào.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài (điện, nước, chi phí điện thoại, chi phí thuê văn phòng) và các chi phí bằng tiền khác( công tác phí, chi hội nghị tiếp khách, thuế, phí, lệ phí ...). Kế toán sử dụng giấy đề nghị thanh toán, hóa đơn tiền điện nước, điện thoại, hóa đơn giá trị gia tăng,…làm căn cứ hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp.
Căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương, giấy đề nghị thanh toán, hoá đơn mua hàng,…Kờ́ toán viờ́t phiờ́u chi hoặc uỷ nhiệm chi.
* Tài khoản sử dụng :
- Kế toán sử dụng TK 642 để hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp được mở chi tiết đờ́n cṍp 4.
TK 64211: Chi phí nhân viên quản lý văn phòng TK 64212: Chi phí nhân viên quản lý XKLĐ TK 6422: Chi phí vật liệu quản lý
TK 64231: Chi phí in ấn và văn phòng phẩm TK 64232:Chi phí công cụ dụng cụ quản lý TK 64241: Chi phí khấu hao nhà cửa, thiết bị TK 64242: Chi phí khấu hao quyền sử dụng đất TK 6425: Thuế phí, lệ phí
TK 6426: Chi phí dự phòng
Ví dụ: Đối với phiếu chi thanh toán chi phí xăng xe ô tô 14368 có quy trình nhập liệu như sau: Mẫu phiếu chi
* Quy trình nhập vào máy:
Tại giao diện nền của phần mềm kế toán chọn thực đơn “ Kế toán tiền mặt , tiền gửi, tiền vay”
Chọn “phiếu chi”. Sau đó máy tính sẽ hiện ra màn hình nhập liệu: Loại chứng từ : nhấn phím “F5” để chọn “phiếu chi tiền mặt” Ngày : Ngày nhập vào phần mềm
Chứng từ: Số chứng từ ghi trên phiếu chi
Số HĐ: Được ký hiệu trên hóa đơn GTGT và ngày là ngày được ghi trên hóa đơn.
Khoản mục`: Nội dung của phiếu chi Diễn giải : Nội dung của phiếu chi Đvkh: Mã đơn vị và tên đơn vị thu tiền Ông/ bà: Tên người nhận tiền
Sau đó kế toán sẽ hạch toán :
Nợ TK 6428 : 1 556 364
Có TK 1111 : 1 556 364
Sau đó nhấn nút lưu. Khi đó màn hình sẽ hiện ra như sau: (Bảng 20)
Như vậy sau khi lưu khoản chi phí quản lý doanh nghiệp này tự động chuyển vào sổ quỹ tiền mặt và và sổ cái chi tiết TK chi phí quản lý doanh nghiệp. Cuối quý tập hợp chi phí quản lý kinh doanh, kết chuyển xác định kết quả kinh doanh.
Để xem sổ, tại giao diện nền của phần mềm kế toán chọn “kờ́ toán tổng hợp” Chọn “sụ̉ sách kế toán theo hình thức NKC”
Khai báo sụ̉ cõ̀n xem sổ cái chi tiết TK642 “ từ ngày 01/10/2011 đến ngày 31/12/2011”
* Tài khoản kế toán sử dụng:
- TK 8211: Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp - TK 3334: Thuế thu nhập doanh nghiệp
- TK 911: Xác định kết quả kinh doanh - TK liên quan khác: TK 111, 112...
* Cách xác định thuế của hoạt động bán hàng
Công thức xác định thu nhập chịu thuế:
Thu nhập chịu thuế từ Tổng doanh thu thuần về Giá vốn của hàng CPBH và hoạt động bán hàng = bán hàng và cung cấp - xuất bán - CPQLDN và cung cấp dịch vụ dịch vụ
Hàng quý, kế toán xác định số thuế thu nhập doanh nghiệp tạm nộp theo quy định của luật thuế thu nhập doanh nghiệp và ghi nhận chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp phát sinh trong kỳ.
Căn cứ vào số liệu thực tế quý 4 năm 2011 ta xác định được thu nhập chịu thuế từ hoạt động bán hàng của doanh nghiệp như sau:
Doanh thu thuần bán hàng và cung cấp dịch vụ: 54 633 919 923 Giá vốn hàng bán: 52 144 017 172
Chi phí bán hàng: 313 947 986
Chi phí quản lý doanh nghiệp: 1 225 500 768
Vậy thu nhập chịu thuế từ hoạt động bán hàng quý 4 năm 2011 là:
54 633 919 923 -52 144 017 172- 313 947 986 - 1 225 500 768 = 950 453 997
Vậy theo tính toán của doanh nghiệp trong quý 4 năm 2011 khoản thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp tạm tính cho hoạt động bán hàng là: 950 453 997 x 25% =237 613 499 ( Do chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ hết cho hoạt động bán hàng)
Do đó chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành của công ty tính cho hoạt động bán hàng trong quý 4 năm 2011 là: 237 613 499 đồng
Như vậy, khi tạm tính thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp quý 4/2011 cho hoạt động bán hàng, kế toán công ty ghi:
Nợ TK 8211: 237 613 499
Có TK 3334: 237 613 499
Trong kỳ không phát sinh các khoản chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại nên khi nộp thuế cho cơ quan thuế, kế toán ghi:
Nợ TK 3334: 237 613 499
Có TK 111, 112: 237 613 499
Cuối quý 4, kết chuyển chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp xác định kết quả bán hàng:
Nợ TK 911: 237 613 499 Có TK 8211: 237 613 499
Nhưng do doanh nghiệp ngoài hoạt động bán hàng cũn cú cỏc hoạt động khác nữa và ngoài doanh thu bán hàng còn phát sinh doanh thu bán hàng và doanh thu hoạt động tài chính và doanh thu khỏc nờn khi xác định số thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính cho hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn doanh nghiệp để vào sổ cái chi tiết tài khoản chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp kế toán xác định như sau:
Thu nhập chịu thuế Lợi nhuận thuần từ hoạt Lợi nhuận khác (Bằng Thu từ hoạt động sản = động sản xuất kinh + nhập khác- Chi phí khác) xuất kinh doanh doanh
Trong đó lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh = Thu nhập chịu thuế từ hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ + ( Doanh thu hoạt động tài chính - Chi phí hoạt động tài chính)
Như vậy căn cứ vào số liệu thực tế quý 4 năm 2011 kế toán xác định thu nhập chịu thuế từ hoạt động sản xuất kinh doanh như sau:
Doanh thu hoạt động tài chính: 2 140 825 646 Chi phí tài chính: 440 834 238
Thu nhập khác: 7 000 004 Chi phí khác: 90 900 915
Như vậy thu nhập chịu thuế từ hoạt động sản xuất kinh doanh là:
950 453 997 + (2 140 825 646 - 440 834 238) + (7 000 004 - 90 900 915) = 2 566 544 494 = 2 566 544 494
2.2.8 Kế toán xác định kết quả bán hàng
* Tài khoản kế toán sử dụng
- TK 911: Xác định kết quả kinh doanh
- TK 421: Lợi nhuận chưa phân phối. Trong đó, tài khoản này được mở chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2:
+ TK 4211: Lợi nhuận chưa phân phối năm trước + TK 4212: Lợi nhuận chưa phân phối năm nay * Sổ kế toán sử dụng:
Kế toán sử dụng sổ cái chi tiết tài khoản 911 để theo dõi tình hình kết chuyển, phân bổ các chi phí phát sinh và xác định kết quả bán hàng.
* Công thức xác định kết quả bán hàng như sau:
KQ hoạt Tổng DTT về Giá vốn của CPBH và Chi phí thuế Động KD = bán hàng và - hàng xuất - CPQLDN - TNDN Bán hàng cung cấp dịch vụ đó bán
Căn cứ vào số liệu thực tế quý 4 năm 2011 ta xác định được kết quả từ hoạt động bán hàng của doanh nghiệp như sau:
Doanh thu thuần bán hàng và cung cấp dịch vụ: 54 633 919 923 Giá vốn hàng bán: 52 144 017 172
Chi phí bán hàng: 313 947 986
Chi phí quản lý doanh nghiệp: 1 225 500 768
Chi phí thuế TNDN tính cho hoạt động bán hàng: 237 613 499
Sau khi tập hợp được tất cả các khoản chi phí vào cuối tháng thông qua các sổ chi tiết cũng như các sổ tổng hợp, kế toán căn cứ vào sổ cái tài khoản 511, 512, 632, 641, 642, 821 để xác định kết quả hoạt động bán hàng theo các bước sau:
Kết chuyển doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ: Nợ TK 5111: 8 069 122 740
Nợ TK 5121: 6 433 610 000 Nợ TK 5122: 40 131 187 183
Kết chuyển giá vốn hàng bán: Nợ TK 911: 52 144 017 172 Có TK 632: 52 144 017 172 Kết chuyển chi phí bán hàng: Nợ TK 911: 313 947 986 Có TK 641: 313 947 986 Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp: Nợ TK 911: 1 225 500 768 Có TK 642: 1 225 500 768
Kết chuyển chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp tính cho hoạt động bán hàng: Nợ TK 911: 237 613 499
Có TK 642: 237 613 499 Vậy kết quả hoạt động bán hàng :
= 54.633.919.923 - 52.144.017.172 - 313 947 986 - 1 225 500 768 - 237 613 499 = 712 840 498
Cuối quý, kết chuyển lợi nhuận sau thuế từ hoạt động bán hàng: Nợ TK 911: 712 840 498
Có TK 642: 712 840 498
Căn cứ vào cỏc bỳt toỏn kết chuyển trên và cộng số phát sinh trên sổ cái TK 511, 512, 535, 632, 635, 641, 642, 711, 811, 821 để xác định kết quả hoạt động kinh doanh của quý 4.
* Các thao tác đờ̉ kờ́t chuyờ̉n xác định kết quả kinh doanh được thực hiện như sau: Tại giao diện nền của phần mềm kế toán,vào thực đơn “Kờ́ toán tổng hợp”
Chọn “Cọ̃p nhọ̃t sụ́ liợ̀u”
Chọn “ Tạo bảng kết chuyển từ bảng tài khoản” tháng 12 năm 2011 Bảng 23