BẢNG TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ XẾP LOẠI CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CÁC CƠ QUAN ĐƠN VỊ NĂM 2015

ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ THẠNH LỢI CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Thạnh Lợi, ngày 11 tháng 11 năm 2015 BẢNG TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ, XẾP LOẠI CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ NĂM 2015 (Kèm theo Công văn số 71 /PNV ngày 09 tháng 11 năm 2015 Phòng Nội vụ huyện Tháp Mười) ĐIỂM TT I a) b) c) d) a) b) c) d) đ) II a) b) NỘI DUNG CÁC TIÊU CHÍ Phần I NHỮNG NỘI DUNG CHÍNH CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BỐ TRÍ CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC LÀM CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ Bố trí công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ Có văn thư chuyên trách lưu trữ chuyên trách Văn thư kiêm lưu trữ Có bố trí công chức, viên chức làm công việc khác kiêm văn thư, lưu trữ Không bố trí Trình độ chuyên môn công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ Đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ Cao đẳng chuyên ngành văn thư, lưu trữ Trung cấp văn thư, lưu trữ đại học chuyên ngành khác qua lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Trung cấp cao đẳng chuyên ngành khác Còn lại CHỈ ĐẠO ĐIỀU HÀNH CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ Chỉ đạo, triển khai, phổ biến văn Trung ương, Tỉnh liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ Có văn đạo, triển khai riêng có hình thức phổ biến khác (như lồng ghép giao ban, họp quan, giới thiệu Website nội bộ, phôtô văn gửi đơn vị trực thuộc) Có văn đạo, triển khai riêng; hình Ghi Điểm Chuẩn 18 Tự chấm 17.5 1,5 1,5 1,5 2 1,5 1 0,5 15 15 2 2 c) d) a) b) c) d) đ) a) b) a) b) c) thức phổ biến khác Chỉ có phổ biến mà văn triển khai Chưa có văn hướng dẫn triển khai chưa có hình thức phổ biến Ban hành, sửa đổi văn công tác văn thư, lưu trữ Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Có ban hành Không ban hành Danh mục hồ sơ hàng năm 100% quan, đơn vị trực thuộc ban hành Từ 85% đến 100% quan, đơn vị thuộc ban hành Từ 70% đến 85% quan, đơn vị trực thuộc ban hành Từ 50% đến 70% quan, đơn vị trực thuộc ban hành Dưới 50% quan, đơn vị trực thuộc ban hành Danh mục thành phần tài liệu Từ 80% đến 100% quan, đơn vị trực thuộc ban hành Từ 60% đến 80% quan, đơn vị trực thuộc ban hành Dưới 60% quan, đơn vị trực thuộc ban hành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu Từ 80% đến 100% quan, đơn vị trực thuộc ban hành Từ 60% đến 80% quan, đơn vị trực thuộc ban hành Dưới 60% quan, đơn vị trực thuộc ban hành Danh mục thành phần tài liệu hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn Từ 80% đến 100% quan, đơn vị trực thuộc ban hành Từ 60% đến 80% quan, đơn vị trực thuộc ban hành Dưới 60% quan, đơn vị trực thuộc ban hành Ban hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ Có ban hành Không ban hành Kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ đơn vị trực thuộc (trừ đơn vị quan cấp kiểm tra Kiểm tra từ 90% đến 100% đơn vị trực thuộc Kiểm tra từ 80% đến 90% đơn vị trực thuộc Kiểm tra từ 70% đến 80% đơn vị trực 0,5 1 2 1,5 2 0,5 1 1 0,5 1 1 0,5 1 1 0,5 1 2 1,5 1 2 d) đ) a) b) c) a) b) c) a) b) c) I a) b) a) thuộc Kiểm tra từ 50% đến 70% đơn vị trực thuộc Kiểm tra 50% đơn vị trực thuộc Thực báo cáo thống kê sở công tác văn thư, lưu trữ hàng năm Thực đầy đủ báo cáo thống kê sở hàng năm theo nội dung yêu cầu thời gian Có báo cáo thống kê sở trễ từ 01 ngày đến 05 ngày so với quy định báo cáo sớm chưa đạt nội dung yêu cầu Không có báo cáo có báo cáo thống kê sở trễ 05 ngày Thực báo cáo đột xuất công tác văn thư, lưu trữ Thực đầy đủ báo cáo đột xuất theo nội dung yêu cầu thời gian; năm yêu cầu báo cáo đột xuất Có báo cáo đột xuất trễ 02 ngày so với quy định báo cáo hạn mà chưa đạt nội dung yêu cầu Không có báo cáo có báo cáo trễ 02 ngày so với quy định Cử cán bộ, công chức, viên chức tham gia lớp tập huấn, bồi dưỡng văn thư, lưu trữ Tỉnh, huyện tổ chức Công chức, viên chức cử tham gia tập huấn đầy đủ không vắng buổi nào; năm mở lớp tập huấn Công chức, viên chức cử tập huấn không tham gia đầy đủ thời gian tập huấn Không cử công chức, viên chức cử tập huấn Phầm II CÔNG TÁC VĂN THƯ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN Tiếp nhận, đăng ký văn đến 100% văn đến thuộc diện đăng ký phận văn thư tiếp nhận đăng ký vào sổ, có đóng dấu đến ghi số, ngày tháng năm đến theo quy định Vẫn văn đến thuộc diện phải đăng ký phận văn thư không đăng ký vào sổ không đóng dấu đến có đóng dấu đến không ghi ngày tháng năm đến theo quy định Trình văn đến 100% văn đến trình cho người có thẩm quyền cho ý kiến phân phối, đạo giải 0,5 2 2 1 1 0,5 1 1 0,5 49 13 1 42.5 13 1 1 1 b) a) b) c) a) b) c) d) a) b) c) a) Vẫn văn đến không trình cho người có thẩm quyền cho ý kiến phân phối, đạo giải Chuyển giao văn đến 100% văn đến chuyển cho đơn vị cá nhân xử lý, nhanh chóng, đối tượng, chặt chẽ (dung phần mềm quản lý văn dùng sổ chuyển giao văn người nhận văn ký nhận đầy đủ) 100% văn đến chuyển cho đơn vị cá nhân xử lý, nhanh chóng, đối tượng thiếu chặt chẽ (không dùng phần mềm quản lý văn sổ theo dõi chuyển giao văn có sổ người nhận văn không ký nhận) Có sử dụng phần mềm quản lý văn mà không chuyển giao kịp thời văn đến cho đơn vị, cá nhân có trách nhiệm xử lý qua mạng quản lý văn sổ mà không chuyển giao văn đến cho đơn vị, cá nhân có trách nhiệm xử lý mà lưu văn thư quan chuyển giao văn để sai sót, thất lạc Theo dõi kết xử lý văn đến Có quy định thời gian xử lý có biện pháp để theo dõi kết xử lý, tổng hợp báo cáo tình hình xử lý văn đến quy định Không quy định thời gian xử lý văn đến có biện pháp để theo dõi, đôn đốc việc xử lý văn đến Có quy định thời gian xử lý văn đến biện pháp để theo dõi, đôn đốc việc xử lý văn đến Không quy định thời gian xử lý văn đến biện pháp để theo dõi kết xử lý văn đến Sổ quản lý văn đến Có sổ quản lý văn đến, 100% văn đến cập nhật vào sổ, đầy đủ thông tin sổ theo quy định Có sổ quản lý văn đến, 100% văn đến cập nhật vào sổ cập nhật thông tin sổ không đầy đủ cập nhật không theo quy định Không có sổ quản lý văn đến, có sổ không cập nhật đầy đủ văn đến vào sổ Ứng dụng phần mềm quản lý văn điều hành Ứng dụng có hiệu nội dung quản lý văn 2 2 5 5 2 2 2 2 b) c) II a) b) c) d) a) b) c) d) đ) e) g) a) b) c) d) đ) e) g) a) b) đến từ phần mềm quản lý văn điều hành, thực in sổ quản lý văn đến từ phần mềm Ứng dụng phần mềm quản lý văn điều hành chưa ứng dụng nội dung: in sổ quản lý văn đến từ phần mềm Chưa ứng dụng QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI Ghi số ngày tháng năm văn 100% văn ghi số ngày tháng năm theo quy định Từ 80% đến 100% văn ghi số ngày tháng năm theo quy định Từ 60% đến 80% văn ghi số ngày tháng năm theo quy định Dưới 60% văn ghi số ngày tháng năm theo quy định Thể thức văn hành 100% văn ban hành thể thức Từ 90% đến 100% văn ban hành thể thức Từ 80% đến 90% văn ban hành thể thức Từ 70% đến 80% văn ban hành thể thức Từ 60% đến 70% văn ban hành thể thức Từ 50% đến 60% văn ban hành thể thức Dưới 50% văn ban hành thể thức Kỹ thuật trình bày văn hành 100% văn ban hành kỹ thuật trình bày Từ 90% đến 100% văn ban hành kỹ thuật trình bày Từ 80% đến 90% văn ban hành kỹ thuật trình bày Từ 70% đến 80% văn ban hành kỹ thuật trình bày Từ 60% đến 70% văn ban hành kỹ thuật trình bày Từ 50% đến 60% văn ban hành kỹ thuật trình bày Dưới 00% văn ban hành kỹ thuật trình bày Đăng ký văn 100% văn cập nhật vào sổ đăng ký văn đi, có số, cập nhật đầy đủ, nội dung thông tin sổ 100% văn cập nhật vào sổ đăng ký văn 17 2 14.5 2 0,5 3 2,5 2,5 2,5 1,5 0,5 5 4 0,5 2 2 c) a) b) a) b) c) a) b) c) III a) b) a) b) a) b) IV a) b) đi, có số cập nhật chưa đầy đủ chưa nội dung thông tin sổ Không có sổ quản lý văn văn không cập nhật vào sổ đăng ký văn Chuyển phát theo dõi chuyển phát văn Quản lý văn chặt chẽ (có sổ theo dõi cập nhật nội dung theo quy định) Quản lý văn thiếu chặt chẽ (không có sổ theo dõi có sổ không cập nhật nội dung theo quy định) Lưu văn Văn lưu đầy đủ văn thư quan phận soạn thảo, lưu văn thư đóng dấu xếp theo thứ tự đăng ký Văn lưu đầy đủ văn thư quan phận soạn thảo, lưu văn thư đóng dấu chưa xếp theo thứ tự đăng ký Văn lưu văn thư quan, không lưu phận soạn thảo ngược lại phận lưu không đầy đủ chưa đóng dấu Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn Ứng dụng có hiệu phần mềm quản lý văn điều hành (thực việc in sổ quản lý văn từ phần mềm theo định kỳ) Có ứng dụng phần mềm quản lý văn điều hành chưa ứng dụng nội dung: in sổ quản lý văn từ phần mềm theo định kỳ Không phần mềm có mà không sử dụng QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU Công chức, viên chức quản lý sử dụng dấu Có phân công quản lý dấu theo quy định Không phân công quản lý dấu phân công không quy định Cách thức quản lý dấu phân công Được quản lý chặt chẽ theo quy định Còn để dấu cho nhiều người sử dụng vắng mặt không làm biên bàn giao Phương tiện bảo quản dấu Có tủ, có khóa Không có tủ, khóa có tủ khóa LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC Thực lập hồ sơ công việc 100% công chức lập hồ sơ công việc Từ 90% đến 100% công chức lập hồ sơ công 1 1 2 2 2 1 1 1 1 1 1 1 16 8 12 6 c) d) đ) e) g) a) b) c) d) đ) e) g) I a) b) c) a) b) a) b) việc Từ 80% đến 90% công chức lập hồ sơ công việc Từ 70% đến 80% công chức lập hồ sơ công việc Từ 60% đến 70% công chức lập hồ sơ công việc Từ 50% đến 60% công chức lập hồ sơ công việc Dưới 50% công chức lập hồ sơ công việc Chất lượng hồ sơ công việc lập 100% hồ sơ lập theo quy định (hồ sơ phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, nhiệm vụ giao giải công chức, tài liệu thu thập hồ sơ đầy đủ, có liên quan chặt chẽ với nhau, trình tự diễn biến/giải quyết; có giá trị bảo quản đồng đều; tài liệu xếp biên mục đầy đủ theo quy định) Từ 90% đến 100% hồ sơ lập theo quy định Từ 80% đến 90% hồ sơ lập theo quy định Từ 70% đến 80% hồ sơ lập theo quy định Từ 60% đến 70% hồ sơ lập theo quy định Từ 50% đến 60% hồ sơ lập theo quy định Dưới 50% hồ sơ lập theo quy định Phần III CÔNG TÁC LƯU TRỮ KHO LƯU TRỮ Kho lưu trữ Đã có kho lưu trữ có diện tích từ 24m2 trở lên Kho tạm có diện tích 24m2 Chưa có kho lưu trữ Nội quy kho lưu trữ Đã có nội quy kho lưu trữ quan Chưa có nội quy kho lưu trữ quan Các trang thiết bị, phương tiện bảo quản tài liệu như: Giá, kệ sắt để đựng tài liệu, hộp đựng tài liệu, quạt thông gió, thiết bị phòng cháy chữa cháy Có đầy đủ 100% thiết bị bảo quản tài liệu (Máy điều hòa, quạt thông gió, máy hút ẩm, máy hút bụi, giá kệ đựng tài liệu, hộp đựng tài liệu, bìa hồ sơ, thiết bị phòng cháy chữa cháy) Thiếu trang thiết bị bảo quản tài liệu (thiếu thiết 8 4 30 2 1 15 0 0 0,25 bị lấy điểm trừ 0,25 điểm) c) a) b) c) II a) b) c) d) đ) e) a) b) c) a) b) c) d) đ) e) g) Chưa có trang thiết bị bảo quản tài liệu Thực chế độ vệ sinh kho tài liệu Thường xuyên, định kỳ (kho sẽ, không bị ẩm thấp, tài liệu xếp ngăn nắp, sẽ, không bị mối, mọt… Thỉnh thoảng, không theo định kỳ (tài liệu kho bụi bẩn, kho không ngăn nắp Không thực vệ sinh kho, để tài liệu nấm mốc, mối, mọt, mục nát HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ Thu thập tài liệu vào lưu trữ quan Có kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu thực thu thập 100% tài liệu vào kho theo quy định Có kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu thực thu thập từ 80% đến 100% tài liệu vào kho theo quy định Có kế hoạch thu thập từ 70% đến 80% tài liệu vào kho theo quy định Có kế hoạch thu thập từ 60% đến 70% tài liệu vào kho theo quy định Có kế hoạch thu thập từ 50% đến 60% tài liệu vào kho theo quy định Không có kế hoạch có kế hoạch mà thu thập 50% tài liệu vào kho theo quy định Thủ tục giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan Có biên bản, có mục lục hồ sơ nộp lưu theo quy định Có biên mục lục hồ sơ nộp lưu theo quy định ngược lại Không có biên mục lục hồ sơ nộp lưu Hệ thống hóa, tổ chức xếp tài liệu lưu trữ kho 100% tài liệu kho hệ thống hóa, xếp có biên mục, có sổ mục lục hồ sơ Từ 90% đến 100% tài liệu kho hệ thống hóa, xếp Từ 80% đến 90% tài liệu kho hệ thống hóa, xếp Từ 70% đến 80% tài liệu kho hệ thống hóa, xếp Từ 60% đến 70% tài liệu kho hệ thống hóa, xếp Từ 50% đến 60% tài liệu kho hệ thống hóa, xếp Dưới 50% tài liệu hệ thống hóa, xếp đến 1,75 2 2 23 5 12 4 2 6 5 a) b) c) a) b) c) a) b) c) a) b) a) b) c) a) b) I Xác định giá trị tài liệu Có xác định thời hạn bảo quản đầy đủ cho hồ sơ lưu trữ theo quy định Có xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ lưu trữ chưa đầy đủ Chưa xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ lưu trữ Giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử Có kế hoạch giao nộp tài liệu lưu trữ giao nộp theo kế hoạch Có kế hoạch giao nộp tài liệu lưu trữ giao nộp không theo kế hoạch Không có kế hoạch giao nộp tài liệu có kế hoạch chưa thực giao nộp tài liệu Bảo quản tài liệu lưu trữ Bảo quản tốt hồ sơ, tài liệu lưu trữ; bảo vệ an toàn tài liệu; thực vệ sinh kho tài liệu theo định kỳ; không để thất lạc, mát, hư hỏng, côn trùng xâm hại Bảo quản tốt hồ sơ, tài liệu lưu trữ không thực vệ sinh kho tài liệu theo định kỳ để xảy thất lạc, mát, hư hỏng, côn trùng xâm hại Bảo quản chưa tốt hồ sơ, tài liệu lưu trữ; không thực vệ sinh kho tài liệu theo định kỳ; để xảy thất lạc, mát, hư hỏng, côn trùng xâm hại Quy định tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Có quy định Chưa quy định Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu theo quy định (dựa vào số liệu thống kê lượt người số lượng tài liệu đơn vị đưa phục vụ Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu chưa thủ tục chưa có sổ quản lý chặt chẽ Chưa tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ Có Chưa Phần IV CÁCH TÍNH ĐIỂM CỘNG, ĐIỂM TRỪ Điểm cộng tối đa Đơn vị tự đánh giá, chấm điểm chặt chẽ, xác báo cáo thời gian quy định Có nhiều cải tiến, sáng kiến làm tốt công tác văn thư, lưu trữ (nếu tên cải tiến, sáng kiến tóm tắt kết đạt được; cải tiến, sáng kiến 2 2 0 2 2 1 2 0 1 1 1 II chấp nhận, 0,5 điểm không điểm Điểm trừ tối đa Được hỗ trợ kinh phí chỉnh lý tài liệu không thực việc chỉnh lý thực không đạt yêu cầu Thực tiêu hủy tài liệu hết giá trị không theo quy định Đơn vị tự đánh giá, chấm điểm không chặt chẽ, không xác báo cáo không thời gian quy định Điểm tổng cộng -3 -1 -1 -1 100 76 Thạnh Lợi, ngày 11 tháng 11 năm 2015 Thủ trưởng quan, đơn vị 10