bài giảng công tác nhân sự văn phòng

Chương CÔNG TÁC NHÂN SỰ VĂN PHÒNG Tuyển dụng nhân viên văn phòng 1.1 Các vị trí văn phòng tuyển dụng - Trợ lý lãnh đạo - Thư ký lãnh đạo - Cán tổng hợp - Nhân viên đánh máy - Nhân viên văn thư - Nhân viên lưu trữ - Nhân viên hành - Nhân viên kế toán - Nhân viên trực điện thoại - Nhân viên phục vụ (kỹ thuật, lái xa, bảo vệ…) Khi tuyển dụng người quản trị hành văn phòng cần xác định • - Vị trí cần người nào? - Vị trí có vai trò hoạt động văn phòng, quan? • - Điều xảy làm vị trí đó? • - Công việc chia sẻ cho phận khác quan? 1.2 Các hình thức tìm kiếm ứng cử viên + Đăng quảng cáo + Thuê dịch vụ tuyển dụng + Đề nghị nhân viên giới thiệu + Tham gia hội chợ việc làm + Tiếp cận sở đào tạo 1.3 Xét hồ sơ Kiểm tra thông tin ứng cử viên ghi hồø sơ + Lịch sử làm việc không rõ ràng + Các khoảng trống công việc + Thay đổi chỗ làm liên tục + Thay đổi công việc + Hồ sơ cẩu thả + Và thông tin không xác kinh nghiệm, thành tích… 1.4 Tổ chức vấn - Mục đích vấn để đánh giá: + Kiến thức kỹ + Trình độ kinh nghiệm + Các yếu tố cá nhân - Các hình thức vấn: + Phỏng vấn theo cấu trúc + Phỏng vấn tự - Điều kiện, tiêu chuẩn để lựa chọn cán bộ, nhân viên văn phòng: + Vị trí trợ lý + Thư ký lãnh đạo + Nhân viên văn thư + Nhân viên lưu trữ + Nhân viên phục vụ + Nhân viên tổng hợp Hình ảnh vấn Một số câu hỏi thường gặp tuyển dụng vị trí văn phòng • Vì bạn chọn nghề văn phòng? • Có kỹ để thực công việc VP • Bạn có biết đặc điểm lao động văn phòng doanh nghiệp? • Bạn yêu cầu mức lương bao nhiêu? • Bạn thích làm việc hay làm việc với người khác? • Bạn nghĩ công ty yêu cầu bạn làm thêm hành • Theo bạn để làm tốt công việc hành nhân viên văn phòng cần có hiểu biết quan? -Đặt câu hỏi/ tình kiểm tra kỹ STVB? - Đặt câu hỏi/ tình kiểm tra kỹ lập kế hoạch? - Đặt câu hỏi/tình kiểm tra kỹ thu thập thông tin? - Đặt câu hỏi/ tình kiểm tra kỹ giao tiếp hành (Kỹ giao tiếp điện thoại, kỹ ứng xử nhân viên) - Đặt câu hỏi/ tình kiểm tra kỹ tổ chức họp - Đặt câu hỏi/ tình kiểm tra kỹ tiếp khách… + Tiền thưởng Chế độ tiền thưởng áp dụng cho đối tượng, nhân viên có thành tích cao có tiền thưởng nhiều Trong văn phòng sử dụng hình thức (không phải đơn vị trực tiếp tạo sản phẩm, tạo xuất ví dụ sáng kiến ) + Sử dụng phần thưởng khuyến khích Trong nhiều trường hợp phần quà, tặng phẩm khuyến khích nhân viên cách hiệu quả, khen, giấy khen… Ngoài ra, lời khen ngợi hình thức thưởng Xử lý xung đột văn phòng • + Xung đột trở nên tiêu cực nhóm làm việc với hợp tác, làm tăng thêm tính bất đồng, dẫn tới hành động vô trách nhiệm vấn đề đạo đức bị xâm hại, quan chia bè cánh Tuy nhiên, xung đột có tính tích cực lôi kéo nguời tham gia giải vấn đề quan trọng, giúp cá nhân phát triển hiểu biết kỹ năng, xây dựng hợp tác người thông qua việc học hỏi người khác Mức độ xung đột văn phòng Xung đột tối thiểu Không có biểu đoàn kết, không bất đồng quan điểm, không chia bè cánh, thành công nhân viên không làm tổn thương đến Nhưng có cạnh tranh nhân viên hoăïc phận văn phòng Xung đột trung bình Môi trường làm việc nhân viên tin cậy lẫn nhau, dung hòa, thành viên nhóm hay văn phòng không phá Sự xung đột biểu ngầm phát phủ nhận •Xung đột căng thẳng - Nguyên nhân xung đột + Khả lãnh đạo yếu + Môi trường làm việ thiếu cởi mở + Quyền lợi bên bị đối lập + Quan điểm thành viên văn phòng đặc biệt nhân viên không để ý + Đối lập văn hóa Xử lý xung đột văn phòng - Người quản trị sử dụng quyền lực người quản trị mối quan hệ cá nhân đối tượng gây xung độ sử dụng kiến thức chuyên môn - Băng uy tín nghệ thuật người quản trị thuyết phục đối tượng thay đổi quan điểm nghĩ, đặt niềm tin cho họ,tạo hội cho nhân viên thể ý tưởn, khích lệ giá trị nhân viên làm cho nhân viên thay quan trọng, từ tạo nên không khí làm việc vui vẻ - Tìm hiểu lý để tìm đến điểm chung từ tìm giải pháp cho nhân viên Khi giải tập trung vào vấn đề không nên tập trung vàp người - Các bước giải xung đột xảy Bước 1: Tìm kiến đồng cảm Tìm hiểu nguyên nhân gây cảm xúc bên, tìm nhu cầu cảm xúc sau chưa đáp ứng đặt câu hỏi điều làm cho họ cảm thấy tốt Bước 2: Làm rõ mục tiêu bạn trõng việc tìm kiếm giải pháp Bước 3: Tìm giải pháp, Người quản trị đưa nhiều giải pháp tốt, cân nhắc ý nghĩa giải pháp Xử lý vi phạm văn phòng Chúng ta biết rằng, mục tiêu phòng, ban, cá nhân tổ chức phải phù hợp với mục tiêu chung quan tất điều ngược lại hay nguy hại đến mục tiêu chung phải điều chỉnh Ngoài ra, người quản trị cần tỏ rõ thái độ quan điểm hành động làm tổn hại mục tiêu quan, đừng giữ thái độ chung chung không rõ ràng, dứt khoát theo kiểu Điều làm cho mâu thuẫn cá nhân có điều kiện phát triển -Theo Quy chế quan Đối với tổ chức đơn vị kinh tế xử lý theo quy chế phạt tiền, hạ bậc lương… - Theo quy định nhà nước Đối với công chức nhà nước xử lý theo pháp lệnh cán công chức (luật công chức) [...]... kỹ năng, xây dựng sự hợp tác giữa mọi người thông qua việc học hỏi người khác Mức độ xung đột văn phòng Xung đột tối thiểu Không có biểu hiện mất đoàn kết, không bất đồng quan điểm, không chia bè cánh, thành công của các nhân viên không làm tổn thương đến nhau Nhưng vẫn có sự cạnh tranh giữa các nhân viên hoăïc các bộ phận trong văn phòng Xung đột trung bình Môi trường làm việc các nhân viên có thể... cùng nhóm hay cùng văn phòng không phá nhau Sự xung đột biểu hiện ngầm nhưng khi phát hiện vẫn có thể phủ nhận được •Xung đột căng thẳng - Nguyên nhân của xung đột + Khả năng lãnh đạo yếu kém + Môi trường làm việ thiếu sự cởi mở + Quyền lợi của các bên bị đối lập + Quan điểm của các thành viên trong văn phòng đặc biệt là nhân viên không được để ý + Đối lập về văn hóa Xử lý xung đột văn phòng - Người quản... 2.1 Đánh giá • - Phẩm chất cá nhân • Các văn phòng sử dụng tiêu chí đánh giá này để đánh giá sự hoà nhập của nhân viên với tổ chức, tinh thần đồng đội … • Ví dụ: nhân viên trực điện thoại phải có giọng nói nhẹ nhàng, thư ký phải có tính cẩn thận, trung thực và trách nhiệm - Hoàn thành công việc Dùng để đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên bằng cách so sánh kết quả công việc với mục tiêu đã đặt... kích thích nhân viên của bạn, nhưng nếu quá ít sẽ làm giảm động cơ một cách mạnh mẽ Do đó, phần thưởng về tài chính vẫn được xem là nguồn động viên lớn + Trả lương theo kết quả công việc Hình thức này theo sản phẩm, theo lý thuyết hình thức này sẽ là động lực tốt nhất đẻ kích thích nhân viên tăng năng xuất Tuy nhiên, nhân viên văn phòng khó áp dụng theo hình thức này Bởi vì chức năng của văn phòng là... hoặc không có hạng thấp, các nhân viên kết quả giống nhau Nguyên nhân của việc đánh giá như vậy là do kết quả không rõ ràng hoặc người quản trị muốn tránh rủi ro + Quá dễ dãi hoặc khắt khe + Thành kiến cá nhân 2.2 Khen thưởng - Thăng chức cho nhân viên Người quản trị chú ý tới hai vấn đề liệu nhân viên có hoàn thành công việc được giao hay không? Họ có sẵn sàng tiếp nhận công việc được giao hay không?... kết quả công việc với mục tiêu đã đặt trước, các tiêu chí đánh giá là khối lượng công việc, chất lượng công việc và thời hạn hoàn thành công việc - Kỹ năng làm việc Đánh giá việc thực hiện các công việc dựa trên các phương pháp thực hiện công việc Ví dụ đối với nhân viên giao tiếp thì thực hiện các kỹ năng gì? Đối với công việc tư vấn cần phải thực hiện kỹ năng phân tích tình huống… -Các lỗi thường... Xử lý xung đột văn phòng • + Xung đột trở nên tiêu cực khi các nhóm làm việc với nhau không thể hiện sự hợp tác, làm tăng thêm tính bất đồng, dẫn tới các hành động vô trách nhiệm và các vấn đề đạo đức bị xâm hại, trong cơ quan chia bè cánh Tuy nhiên, xung đột cũng có tính tích cực của nó như là lôi kéo được mọi nguời tham gia giải quyết các vấn đề quan trọng, giúp các cá nhân phát triển sự hiểu biết... tiền thưởng có thể áp dụng cho từng đối tượng, nếu nhân viên nào có thành tích cao sẽ có tiền thưởng nhiều Trong văn phòng ít sử dụng hình thức này vì sao (không phải là đơn vị trực tiếp tạo ra sản phẩm, nhưng tạo ra năng xuất ví dụ sáng kiến ) + Sử dụng các phần thưởng khuyến khích Trong nhiều trường hợp thì một phần quà, tặng phẩm sẽ khuyến khích nhân viên một cách hiệu quả, bằng khen, giấy khen…... dụng quyền lực của người quản trị hoặc các mối quan hệ cá nhân đối với đối tượng gây xung độ cũng có thể sử dụng các kiến thức chuyên môn - Băng uy tín hoặc nghệ thuật của người quản trị thuyết phục đối tượng thay đổi quan điểm nghĩ, đặt niềm tin cho họ,tạo cơ hội cho nhân viên thể hiện ý tưởn, khích lệ những giá trị của nhân viên làm cho nhân viên thay quan trọng, từ đó tạo nên không khí làm việc... bạn trõng việc tìm kiếm giải pháp là gì Bước 3: Tìm giải pháp, Người quản trị càng đưa nhiều giải pháp càng tốt, cân nhắc ý nghĩa của từng giải pháp Xử lý vi phạm trong văn phòng Chúng ta biết rằng, mục tiêu của bất kỳ phòng, ban, cá nhân nào trong tổ chức đều phải phù hợp với mục tiêu chung của cơ quan và tất cả mọi điều đi ngược lại hay nguy hại đến mục tiêu chung đều phải được điều chỉnh ngay Ngoài