Bài giảng công tác kỹ sư

Bài giảng công tác kỹ sư 2012 Chương Một số vấn đề chung công tác kỹ sư 1.1 Khái niệm chung a/ Người kỹ sư: người có kiến thức khoa học kỹ thuật, có kỹ năng, kỹ xảo lĩnh vực cụ thể, xã hội phân cơng, đứng đầu nhóm người: hướng dẫn, bảo họ học tập, làm theo Mục đích cuối tạo sản phẩm có giá trị cho xã hội Kỹ sư tầng lớp trí thức xã hội, có học vị địa vị cao xã hội Người kỹ sư có đóng góp lớn trí tuệ tài cho cộng đồng xã hội làm cho xã hội phát triển liên tục, mang lại nhiều cải cho xã hội Tầng lớp trọng vọng kính trọng thành phần trí thức khác như: bác sĩ, dược sĩ, nhạc sĩ, nhà văn, nhà thơ… b/ Công tác kỹ sư: Sự tham gia người nhóm người với vai trò kỹ sư trưởng tạo cải vật chất cho xã hội, phù hợp với lực khả hệ thống lao động kỹ thuật Do cần phải nghiên cứu để biết rõ: chức năng, vai trò, nhiệm vụ, quyền hạn lực người kỹ sư… Từ xác định trách nhiệm đóng góp đất nước, xã hội 1.2 Quá trình đào tạo kỹ sư Để vào học trường Đại học, thí sinh phải trải qua kỳ thi Tuyển Quốc gia hàng năm vào tháng Sinh viên nhập học vào tháng hàng năm, phải trải qua năm học (8 học kỳ), Tuỳ theo ngành nghề qui định Trường Đại học, thời gian học sinh viên kéo dài 4, năm, năm năm (như Đại học Y Khoa phải có thời gian thực tập nhiều hơn) 1.2.1 Q trình đào tạo chung Thơng thường khối kiến thức trang bị cho sinh viên trình học bao gồm: - Khối kiến thức (25-30%) - Khối kiến thức sở (40-50%) - Khối kiến thức chuyên ngành (25-30%) Tùy theo chuyên môn ngành nghề tỉ lệ khối kiến thức thay đổi cho phù hợp với q trình đào tạo sử dụng cán thích hợp Về mặt thực tế sinh viên cần tiến hành làm tập, tập lớn, đồ án môn học, thí nghiệm, thực hành, thực tập, tham quan xí nghiệp, nhà máy… chiếm 20-25% thời gian đào tạo: Tùy theo ngành nghề đào tạo, thời gian điều tiết cho phù hợp Bộ môn Đường – Khoa Cơng trình Bài giảng cơng tác kỹ sư 2012 Học kỳ cuối trình đào tạo, sinh viên phải trải qua đợt thực tập tốt nghiệp từ 7-9 tuần sau thực luận án tốt nghiệp với đề tài lý thuyết thực tế Thầy hướng dẫn đưa Chủ nhiệm mơn chấp nhận Tuy nhiên, có trường thực theo phương án: định số môn thi làm báo cáo chuyên đề vào học kỳ cuối q trình học Khi sinh viên hồn thành tốt môn thi, bảo vệ báo cáo chuyên đề đạt kết tốt, bảo vệ tốt luận án tốt nghiệp với điểm thi môn học học kỳ đạt sinh viên công nhận tốt nghiệp nhận kỹ sư ngành đào tạo Sau sinh viên có kỹ sư, người kỹ sư học tiếp ngành khác để nhận kỹ sư đại học (Thạc sĩ, Tiến sĩ) 1.2.2 Quá trình đào tạo kỹ sư trường đại học công nghệ giao thông vận tải 1.3 Chức năng, nhiệm vụ lực người kỹ sư 1.3.1 Chức người kỹ sư hệ thống lao động kỹ thuật a/ Người kỹ sư giữ vai trò quan trọng hệ thống lao động kỹ thuật, người đóng góp trí tuệ, sáng tạo người chủ chốt định thành công ngành nghề lĩnh vực kinh tế đất nước b/ Người kỹ sư đứng vị trí đảm nhiệm thực công tác theo chuyên ngành đào tạo, giữ vai trò kỹ sư trưởng (chỉ huy nhóm kỹ sư) để thực hiện: - Chức điều hành đơn vị sản xuất gia công - Chức điều hành đơn vị thiết kế thi công - Chức điều hành đơn vị kinh doanh, dịch vụ kỹ thuật Bộ mơn Đường – Khoa Cơng trình Bài giảng công tác kỹ sư 2012 - Chức nghiên cứu đào tạo c/ Người kỹ sư đảm nhiệm chức vụ lãnh đạo từ tổ trưởng kỹ thuật, trưởng phòng (Kế hoạch, Thiết kế, Cơng nghệ, KCS, Cung tiêu, Vật tư…) Phó giám đốc, Giám đốc Xí nghiệp, Cơng ty, Tổng Cơng ty… với chức điều hành hoạt động hệ thống kỹ thuật hệ thống tổ chức kinh doanh… nhà nước tư nhân Khi chức người kỹ sư thể việc: - Tổ chức quản lý xây dựng đơn vị - Tổ chức phân công lao động kỹ thuật đơn vị - Thực chức giám sát, kiểm tra đánh giá hoạt động hệ thống lao động kỹ thuật - Thực chức phân phối thành lao động, tham gia hoạt động kỹ thuật quảng bá giới thiệu sản phẩm ngành 1.3.2 Nhiệm vụ người kỹ sư a/ Người kỹ sư công dân gương mẫu: - Phải thực đầy đủ quyền nghĩa vụ người công dân - Người công dân với tinh thần dân tộc cao - Ln có tinh thần tự lực cao “ Đừng đòi hỏi Tổ quốc phải làm cho ?” ngược lại phải suy nghĩ “ Mình làm cho Tổ quốc” - Ln nêu cao tinh thần nghĩa lớn, đoàn kết hợp tác - Là người làm việc với tinh thần tự giác b/ Phẩm chất người kỹ sư hệ thống lao động kỹ thuật - Kỹ sư thành viên tập thể lao động - Tự lực, tự giác tinh thần hợp tác “Một làm chẳng lên non” - Ý thức trách nhiệm trước nhiệm vụ đựơc giao, phẩm chất cao q người kỹ sư - Trung thực có tinh thần trách nhiệm trước tập thể xã hội c/ Nhiệm vụ người kỹ sư Nhiệm vụ người kỹ sư phải thực tốt công tác chuyên môn đào tạo : - Nhiệm vụ người kỹ sư đơn vị sản xuất + Biết khai thác, vận hành thiết bị, hệ thống thiết bị… nhà máy, Xí nghiệp, Cơng ty… + Biết cách tổ chức quản lý bảo trì sửa chữa từ thiết bị đến hệ thống thiết bị xí nghiệp + Biết tính tốn thiết kế gá lắp cho thiết bị cụm máy máy móc… phục vụ cho công tác sản xuất + Biết triển khai biện pháp công nghệ phục vụ cho công tác chế tạo nâng cao suất chất lượng sản phẩm + Biết kiểm tra, đánh giá chất lượng sản phẩm ngành nghề + Có khả tổ chức quản lý, sản xuất đơn vị + Đề xuất tham gia cải tiến thiết bị nâng cao suất lao động ứng dụng tiến khoa học kỹ thuật vào sản xuất chuyển giao công nghệ đơn vị bạn - Nhiệm vụ người kỹ sư với công tác thiết kế đạo thi công + Tham gia đạo tổ chức, quản lý thiết kế , thi công “sản phẩm” + Bảo đảm tính xác, tính thực tiễn thiết kế + Xây dựng hệ thống an toàn, ổn định độ tin cậy trình vận hành điều khiển trang thiết bị phục vụ cho thi công + Tổ chức ghi chép nhật ký theo dõi cơng trình, giám sát, kiểm tra q trình thi cơng Bộ mơn Đường – Khoa Cơng trình Bài giảng cơng tác kỹ sư 2012 + Tham gia đề xuất cải tiến qui trình thi cơng cải tiến trang thiết bị kỹ thuật, cải tiến công nghệ để giảm chi phí nhân cơng máy móc, nâng cao suất lao động chất lượng cơng trình + Tích cực tham gia hoạt động quảng bá thành lao động đơn vị - Nhiệm vụ người kỹ sư với công tác kinh doanh, dịch vụ kỹ thuật + Tham gia xây dựng kế hoạch kinh doanh thiết bị, máy móc… quản lý dịch vụ kỹ thuật (chuyển giao công nghệ) công tác hậu + Đẩy mạnh công tác giới thiệu sản phẩm tư vấn khách hàng + Tích cực tham gia vào hoạt động quảng bá thương hiệu - Người kỹ sư với công tác nghiên cứu khoa học + Tham gia tổ chức, xây dựng kế hoạch: cải tiến sản phẩm cải tiến trang thiết bị để nâng cao xuất chất lượng sản phẩm + Tổ chức thiết bị nhiều gá lắp chung chuyên dùng phục vụ cho sản xuất + Đưa phương pháp cơng nghệ có tiến khoa học kỹ thuật áp dụng cho đơn vị + Hình thành xây dựng đề tài nghiên cứu có tính chất chiến lược để phát triển đơn vị - Người kỹ sư với công tác bồi dưỡng đội ngũ cán kỹ thuật trẻ + Tổ chức lớp để bổ túc kiến thức chuyên môn ngành cho đội ngũ cán kỹ thuật mình: Cao đẳng, Trung cấp công nhân + Tổ chức thi kiểm tra tay nghề nâng bậc thợ + Xây dựng kế hoạch nâng cao trình độ đội ngũ kỹ thuật thơng qua đợt cử cán học ngắn hạn dài hạn Trung tâm, Trường, Viện… - Ngoài người kỹ sư tham gia nhiều cơng táckhác: quản lý vật tư, kiểm tra chất lượng sản phẩm (KCS), tham gia giảng dạy trường Đại học, Cao đẳng, Trung học dạy nghề Trung tâm đào tạo… d/ Quá trình “ Tự đào tạo”, vươn lên không ngừng không ngừng sáng tạo - Người kỹ sư cần xây dựng cho kế hoạch làm việc phấn đấu vươn lên không ngừng - Không ngừng trao dồi kỹ nghề nghiệp: học hỏi, trao đổi tiếp thu kinh nghiệm từ thực tế - Ln suy nghĩ, tìm tòi cải tiến, sáng tạo nhằm nâng cao suất lao động chất lượng sản phẩm đ/ Người kỹ sư tham gia lãnh đạo đơn vị - Người kỹ sư người “lãnh dạo” mặt kỹ thuật đơn vị - Người kỹ sư người có đầu óc tổ chức, đồn kết, lãnh đạo tập hợp quần chúng - Người kỹ sư giữ vị trí quan trọng đơn vị (từ thấp đến cao) 1.3.3 Năng lực cần có người kỹ sư Để hoàn thành nhiệm vụ chức người kỹ sư đòi hỏi người kỹ sư phải có lực cao mặt: a/ Kiến thức chuyên môn, kỹ nghề nghiệp kinh nghiệm thực tiễn yếu tố hàng đầu cần có người kỹ sư - Nắm vững kiến thức chuyên mơn kinh nghiệm thực tế ngành nghề đào tạo lãnh vực: thiết bị, vận hành thiết bị, giám sát, kiểm tra đánh giá sản phẩm, biết tổ chức điều hành sản xuất… - Tổ chức đào tạo, phổ biến kiến thức kỹ thuật cơng nghệ Bộ mơn Đường – Khoa Cơng trình Bài giảng công tác kỹ sư 2012 - Lập kế hoạch bảo trì, sửa chữa thiết bị - Lập kế hoạch đẩy mạnh phát triển đơn vị qua hình thức quảng cáo, tiếp thị, kinh doanh… - Thành thạo đến hai ngoại ngữ tin học b/ Sự cần mẫn tính kỷ luật công việc - Người kỹ sư phải xây dựng tính kiên trì, cần mẫn - Thực điều hành công việc thông qua hệ thống qui định kỹ thuật chặt chẽ, đảm bảo tính xác theo qui ước c/ Khả dự đốn tính sáng tạo lao động kỹ thuật - Người kỹ sư cần xây dựng cho khả dự đốn đốn để làm chủ thời gian nhân lực - Trong lao động cần ứng dụng cách khoa học sáng tạo lý thuyết thực tế để rút ngắn thời gian nâng cao hiệu cơng việc d/ Cần lực tinh thần - Người kỹ sư cần lực tốt thơng qua ham thích vài mơn thể thao nhằm nâng cao thể lực sức khỏe để lao động tốt - Cần hiểu biết tham gia vài loại hình văn hóa nghệ thuật để giải trí (âm nhạc, văn thơ hội họa… đ/ Có khả giao tiếp tốt - Phải có khả giao tiếp diễn đạt qua nói (thuyết trình, đối thoại, tham gia điều hành tốt họp, dự án…) - Phải có khả diễn đạt viết (ghi chép nhật ký kỹ thuật, xây dựng báo cáo kỹ thuật, viết lý thuyết luận án tốt nghiệp, lập thuyết minh cơng trình, dự án…) - Phải có khả sư phạm tốt: Truyền đạt cho đồng nghiệp hiểu, đặt vào vị trí người khác - Có khả làm việc theo nhóm e/ Kiến thức tâm lý xã hội khả tập hợp quần chúng - Cần nắm bắt hiểu biết tâm sinh lý người - Có quan điểm đối nhân xử đắn, có mối quan hệ mật thiết, với đồng nghiệp: cơng nhân, cán kỹ thuật… - Có khả đoàn kết tập hợp, lãnh đạo, đạo tổ chức điều hành hoạt động đơn vị Bộ mơn Đường – Khoa Cơng trình Bài giảng cơng tác kỹ sư 2012 Chương Kỹ giao tiếp 2.1 Kỹ giao tiếp 2.1.1 Khái niệm Có nhiều định nghĩa khác giao tiếp như: “Giao tiếp việc trao đổi thông tin người thường dẫn tới hành động tiếp theo” “Giao tiếp tiếp xúc hai hay nhiều người thông qua phương tiện ngôn ngữ nhằm trao đổi thông tin, tình cảm, hiểu biết, tác động qua lại điều chỉnh lẫn nhau” “Giao tiếp trình trao đổi thông tin cá nhân thông qua hệ thống bao gồm ký hiệu, dấu hiệu hành vi Giao tiếp hiểu hình thức biểu lộ tình cảm, trò chuyện, diễn thuyết, trao đổi thư tín, thơng tin” Như vậy, hiểu: Giao tiếp q trình trao đổi thơng tin, tình cảm, tác động qua lại cá nhân với cá nhân, cá nhân với nhóm nhóm với nhau… thơng qua phương tiện ngôn ngữ, ký hiệu, hành vi nhằm đạt mục đích 2.1.2 Q trình giao tiếp Q trình giao tiếp khơng đơn giản người gửi đưa thông tin người nhận tiếp nhận thơng tin Để giao tiếp có hiệu truyền đạt thơng điệp mà khơng bị hiểu lầm hay lúng túng, phải cố gắng hạn chế ảnh hưởng rào cản bước trình cách giao tiếp cách rõ ràng, mạch lạc, xác sở có chuẩn bị chu đáo Để chuẩn bị tốt cho trình giao tiếp, phải nắm rõ bước cụ thể trình giao tiếp, sơ đồ thể chi tiết q trình giao tiếp: Bộ mơn Đường – Khoa Cơng trình Bài giảng cơng tác kỹ sư 2012 2.1.3 Kỹ giao tiếp hiệu Người gửi: chủ thể trình giao tiếp, người đưa thông tin hay cảm xúc để người khác tiếp nhận Muốn trở thành người giao tiếp tốt, trước tiên phải tạo cho tin tưởng Trong lĩnh vực kinh doanh, điều bao gồm việc thể hiểu biết thân chủ đề, người tiếp nhận bối cảnh truyền đạt thông điệp Người gửi phải biết người tiếp nhận (những cá nhân hay nhóm người mà muốn truyền đạt thơng điệp tới) Việc khơng hiểu người mà truyền đạt thơng điệp tới dẫn đến việc thơng điệp bạn bị hiểu sai Thông điệp: thông tin hay ý tưởng muốn truyền đạt Các hình thức giao tiếp qua viết, nói hay hình thức khác bị chi phối giọng điệu người truyền đạt thông điệp, tính lý luận, giao tiếp khơng nên đưa vào, phong cách giao tiếp riêng cá nhân Thơng điệp ln ln có yếu tố trí tuệ tình cảm đó, yếu tố trí tuệ để xem xét tính hợp lý yếu tố tình cảm để có hút tình cảm, qua thay đổi suy nghĩ hành động người tiếp nhận thông tin Kênh truyền đạt thông điệp: Các thơng điệp truyền đạt qua nhiều kênh, nói cách gặp mặt đối mặt, gọi điện thoại, gặp qua video; viết thư từ, email, ghi nhớ hay báo cáo Tùy vào mục đích yêu cầu công việc mà người gửi cần phải lựa chọn kênh truyền đạt thông tin cho phù hợp Người nhận thông điệp: người tiếp nhận thông tin hay tình cảm từ người gửi Những thơng điệp sau truyền đạt đến người nhận người đưa thông điệp trông chờ họ phản hồi, thân người nhận thông điệp tham gia vào trình với ý tưởng tình cảm làm ảnh hưởng đến cách họ hiểu thông điệp người gửi Bộ môn Đường – Khoa Cơng trình Bài giảng cơng tác kỹ sư 2012 cách họ phản hồi lại thơng điệp Để thành công giao tiếp người gửi nên nghiên cứu trước yếu tố để hành động cách hợp lý Những phản hồi: Người tiếp nhận có phản hồi, lời hay hình thức khác thông điệp người gửi Phải ý sát đến phản hồi thể rõ ràng việc người tiếp nhận thông điệp có hiểu xác thơng điệp hay khơng Bối cảnh: Tình mà thơng điệp bạn truyền bối cảnh Nó bao gồm yếu tố môi trường xung quanh hay rộng văn hóa (ví dụ văn hóa nơi làm việc, văn hóa quốc tế, ) Loại bỏ rào cản bước trình: Để truyền đạt thơng tin có hiệu quả, phải cố phá bỏ rào cản tồn bước trình giao tiếp Cần bắt đầu với thơng điệp Nếu thơng điệp q dài dòng, khơng có tổ chức chặt chẽ, có thiếu sót bị hiểu sai dịch sai Việc sử dụng khơng tốt ngơn ngữ nói cử nói gây nên điều tương tự Những rào cản bối cảnh phát sinh người tiếp nhận đưa nhiều thơng tin thời gian q ngắn Khi có cảm giác vậy, thưòng tốt nhiều Tốt ý đến yêu cầu thời gian người khác, đặc biệt xã hội bận rộn ngày Một hiểu điều này, người gửi phải làm quen để hiểu văn hóa người tiếp nhận thơng điệp, đảm bảo thân chuyển đổi truyền đạt thơng điệp tới người có tảng khác nhau, từ văn hóa khác 2.2 Kỹ đàm phán 2.2.1 Khái niệm Đàm phán phương tiện để đạt mà ta mong muốn từ người khác Đó q trình giao tiếp có có lại thiết kế nhằm đạt thỏa thuận mà hai bên có quyền lợi chia sẻ có quyền lợi đối kháng Francois de Cailere, nhà đàm phán, thương thuyết tiếng Pháp từ năm 1716 khẳng định: “Một nhà đàm phán kinh doanh giỏi phải người mềm dẻo cỏ phải cứng rắn khối đá Người phải có phản xạ ứng xử nhanh nhậy phải người biết lắng nghe, lịch đem lại cảm giác dễ chịu cho đối tác Song đồng thời phải biết tranh luận, thuyết phục cách biết lộ, đưa thơng tin bí mật người khác” Nhà đàm phán giỏi phải biết tự chế ngự để thơng tin bí mật người khác để tránh bị mắc vào chủ định, chí bẫy đối tác, tránh buột miệng nói lời chưa kịp nghĩ không bị chi phối định kiến chủ quan 2.2.2 Các nguyên tắc phương pháp đàm phán a/ Những nguyên tắc o Đàm phán hoạt động tự nguyện o Một bên muốn thay đổi tình hình tin đạt o Mục đích đàm phán thỏa thuận o Không phải đàm phán kết thúc thỏa thuận o Không đạt thỏa thuận có kết tốt o Thời gian yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến tiến trình kết đàm phán o Khơng để đàm phán bị phá vỡ hoàn toàn o Cuộc đàm phán thành cơng đàm phán có bên đạt mong muốn phạm vi Bộ mơn Đường – Khoa Cơng trình Bài giảng công tác kỹ sư 2012 o Phẩm chất, lực, kỹ năng, thái độ tình cảm người bàn đàm phán có ảnh hưởng định đến tiến trình đàm phán b/ Các phương pháp đàm phán Đàm phán chia làm phương pháp bản: Đàm phán nguyên Vấn đề Đàm phán mềm Đàm phán cứng tắc Đối tác Bè bạn Địch thủ Người cộng tác Mục tiêu Đạt thỏa thuận Giành thắng lợi Giải công việc hiệu Nhượng Nhượng để tăng tiến Yêu cầu bên nhượng Phân tích cơng việc quan hệ quan hệ để trao đổi nhượng Thái độ Ơn hòa Cứng rắn Ơn hòa với người, cứng rắn với cơng việc Tín nhiệm Tín nhiệm đối tác Khơng tín nhiệm đối tác Sự tín nhiệm khơng liên quan đến đàm phán Lập trường Dễ thay đổi lập trường Giữ vững lập trường Trọng điểm đặt lợi ích khơng lập trường Cách làm Đề xuất kiến nghị Uy hiếp bên Cùng tìm kiếm lợi ích chung Điều kiện để thỏa Nhượng để đạt Để đạt muốn có Cả bên có lợi thuận thỏa thuận chịu thỏa thuận Phương án Tìm phương án đối tác Tìm phương án mà Vạch nhiều chấp thuận chấp thuận phương án cho bên lựa chọn Kiên trì Kiên trì muốn đạt Kiên trì giữ vững lập Kiên trì tiêu chuẩn thỏa thuận trường khách quan Biểu Hết sức tránh tính nóng Thi đua sức mạnh ý chí Căn vào tiêu nảy đơi bên chuẩn khách quan để đạt thỏa thuận Kết Khuất phục trước sức ép Tăng sức ép khiến bên Khuất phục nguyên đối tác khuất phục đổ tắc không khuất vỡ phục sức ép 2.2.3 Các hình thức đàm phán Do đàm phán trình có tính mục đích nên thực tế có nhiều cách thể để đàm phán Tựu chung lại chia đàm phán theo hình thức thể hiện, gồm đàm phán văn bản, đàm phán gặp mặt đàm phán qua điện thoại Bộ mơn Đường – Khoa Cơng trình Bài giảng cơng tác kỹ sư 2012 Trong kinh doanh, hình thức đàm phán sử dụng phát huy hiệu rõ rệt doanh nhân biết sử dụng chúng nơi, lúc a/ Đàm phán văn Các dạng đàm phán văn thường thấy hoạt động kinh doanh là: - Hỏi giá: Do người mua đưa không ràng buộc người hỏi phải mua - Chào hàng: o Chào hàng cố định: Người chào hàng bị ràng buộc với chào hàng thời hạn hiệu lực chào hàng o Chào hàng tự do: Người chào hàng không bị ràng buộc với chào hàng - Đổi giá: Đổi giá xảy bên từ chối đề nghị bên đưa đề nghị Khi đề nghị trở thành chào hàng làm cho chào hàng cũ hết hiệu lực - Chấp nhận: Một chấp nhận có hiệu lực phải đảm bảo điều kiện sau: o Chấp nhận hồn tồn, vơ điều kiện o Khi chào hàng hiệu lực o Do người chào hàng chấp nhận o Được truyền đạt đến tận người chào hàng - Xác nhận: Là việc khẳng định lại điều thỏa thuận cuối bên để tăng thêm tính chắn phân biệt với đàm phán ban đầu b/ Đàm phán gặp mặt điện thoại Bắt tay: Bắt tay gặp mặt chia tay ngày địa điểm bày tỏ chúc mừng người khác Các nguyên tắc bắt tay thơng dụng: o Người chìa tay trước: Phụ nữ, người lớn tuổi, người có chức vụ cao, chủ nhà o Cần tránh: đeo găng tay, bóp mạnh, cầm tay hờ hững, lắc mạnh, giữ lâu o Mắt nhìn thẳng, tập trung, nét mặt vui vẻ o Giới thiệu: Giới thiệu trẻ với già, người địa vị xã hội thấp với người địa vị xã hội cao, nam với nữ, khách với chủ… Trao nhận danh thiếp Khi trao danh thiếp cần ý: o Đưa mặt có chữ dễ đọc o Khơng cầm hộp đựng danh thiếp để trao o Đưa hai tay o Vừa đưa vừa tự giới thiệu họ tên o Trao cho tất người có mặt Khi nhận danh thiếp cần ý: o Nhận tay với thái độ trân trọng, tránh hờ hững, tránh vồ vập o Cố gắng nhớ tên chức vụ người trao cất o Trao danh thiếp Nếu khơng có phải xin lỗi, hẹn lần sau Ứng xử với phụ nữ Luôn tỏ quan tâm, săn sóc, tơn trọng giúp đỡ Ví dụ: o Lối hẹp, nhường phụ nữ trước o Chỗ khó đi, phải trước mở đường o Phải để phụ nữ chủ động khoác tay chỗ qng đường khó 10 Bộ mơn Đường – Khoa Cơng trình Bài giảng cơng tác kỹ sư 2012 + Lúc thuyết trình cần ngắt thành đoạn ngắn để lấy chia ý nói nhằm làm cho người nghe dễ tiếp thu + Phát âm chuẩn xác, tránh nói luyên thuyên, phát âm sai (nói ngọng)… dễ làm thính giả hiểu lầm coi thường + Nói đủ lớn để người nghe rõ ràng + Không nói q nhanh q chậm, tốc độ trung bình từ 125 – 140 từ/phút + Thay đổi âm lượng, nhịp độ, âm điệu giọng nói cho phù hợp với bối cảnh điều cần thiết để truyền tải thơng điệp đến thính giả Nói đều dễ làm cho thính giả buồn chán dễ ngủ gật + Tránh nói giọng ồm ồm, ề à, nên lấy cổ họng để có giọng nói trầm mà vang xa + Cố gắng không dùng từ đệm, mẫu từ vô nghĩa như: “cái”; “ấy thế”; “đâm là”; “hóa là”; “coi là”; “nói thật chứ”… Đây cố tật khó chữa cần rèn luyện vứt bỏ chúng c/ Sự đồng cảm thính giả Người thuyết trình cần nhìn khắp hội trường quan sát để ước lượng tuổi tác, giới tính cách trang phục mối quan tâm thính giả, xem dây có phải tập thể hăng say chờ đợi nghe tiếp thu nói tốp người không thân thiện, rầu rĩ, ủ dột phải cưỡng bách đến ngồi Ta cần phải phá vỡ hàng rào ngăn cách Trực giác nhạy bén, lương tri sáng suốt hai điều cần thiết để trở thành diễn giả thơng minh, người thuyết trình cần vận dụng để chọn cách tiếp cận thích hợp với cử tọa Cần truyền đạt điều mà cử tọa quan tâm, đôi lúc cần thức tỉnh họ chuyện vui, chuyện vui có liên quan đến nội dung đề cập tuyệt vời Một điều khơng phần quan trọng người thuyết trình phải có niềm say mê với nói mình, từ họ có khả sáng tạo, cảm hóa quyến rũ người nghe Một quy luật đạo lý thuyết phục nêu lên rằng: “Con đường tiến vào trí não người qua trái tim họ” d/ Kế hoạch trình bày Để tiến hành thuyết trình, người thuyết trình cần chuẩn bị trình bày viết hoàn chỉnh làm chủ kỹ (sử dụng từ ngữ hợp lý, câu văn hay, diễn đạt rõ ràng) Lập kế hoạch phù hợp chuẩn bị chu đáo điều kiện cốt lõi cho buổi thuyết trình thành cơng; chuẩn bị đầy đủ giúp người thuyết trình vững vàng, tự chủ, khơng bị hồi hộp, lúng túng Ngồi viết người thuyết trình cần có dàn nói, đó, ghi thời gian diễn biến phần, mục cần ghi như: tài liệu, hình ảnh cần minh họa ghi phiếu giấy cứng 6cm x 10cm (không ghi giấy khổ A4 sổ tay dễ làm người nghe thiếu tập trung ý nghe diễn giả tìm kiếm lại gây tiếng động sột soạt) Người thuyết trình khơng nên đọc viết sẵn mà tham khảo nhấn mạnh, đọc vài đọan như: kết luận, đọc phải ngẩng đầu lên nhìn cử tọa để giao tiếp khơng bị gián đọan Người thuyết trình cần thường xun kiểm sốt thời gian, nội dung nói khơng thừa, khơng thiếu trọng tâm vấn đề cần trình bày Người thuyết trình cần tận dụng phương tiện nghe nhìn để thuyết trình thêm phong phú hấp dẫn Có thể sử dụng hình thức dùng máy chiếu kết hợp với thuyết trình chuẩn bị theo hình thức slide phần mềm MS Powerpoint 4.3 Các hình thức hội họp 36 Bộ mơn Đường – Khoa Cơng trình Bài giảng cơng tác kỹ sư 2012 Khi tham dự buổi họp ta cần nên biết trước buổi họp thuộc loại hình Cần biết loại hình hội họp mà ta mời trước tham dự Tiêu chí tốt việc phân loại buổi họp mục tiêu họp Có hình thức sau: a/ Họp cung cấp thông tin Họp để phổ biến thông tin từ xuống: Một người truyền đạt thơng tin cho nhóm người Có thể có phản hồi không phản hồi b/ Họp thu nhận thông tin Tập hợp thông tin từ lên: Người điều hành tiếp nhận thông tin người tiếp xúc thực tế Do họ nắm bắt xảy trường trước đến định c/ Họp tìm kiếm giải pháp cho vấn đề Những họp loại đa dạng Ta kể trường hợp hay gặp tổ chức: Họp – bàn luận (hội họp bàn luận): Tập thể tranh luận đề tài đặc biệt, nhằm đưa hay nhiều giải pháp Họp nghiên cứu tình huống: Từ trường hợp nghiên cứu trước, hồ sơ, tài liệu người hướng dẫn tổ chức buổi họp Trong buổi họp cho phép người trình bày phân tích, suy nghĩ từ tập thể suy tính tìm giải pháp hợp lý Họp chun mơn: Những người làm chuyên môn họp lại định kỳ Mục đích giúp đỡ thành viên nhóm giải khó khăn mà họ gặp phải trình làm việc thống vấn đề chun mơn Mỗi thành viên nhóm trình bày vấn đề mà họ gặp mong chờ giúp đỡ tập thể Dưới hướng dẫn người chủ trì buổi họp, nhóm suy nghĩ giải pháp Việc phân tích vấn đề có ích cho nhóm, nhờ thành viên thích ứng gặp vấn đề ngày d/ Họp định tiến đến hành động Họp để lấy định: Thường tiến hành qua bốn giai đoạn: o Đưa kiện (giai đoạn cung cấp thông tin) o Thu thập ý kiến dựa kiện (giai đoạn bàn bạc) o Tìm kiếm giải pháp (giai đoạn sáng tạo) o Ra định (giai đoạn lựa chọn) Họp có tính chất chiến lược: Đây loại họp nhóm có quyền lợi ý tưởng trái ngược Mỗi nhóm tìm cách chiếm ưu tối đa nhóm khác Mỗi nhóm người lãnh đạo có nhiệm vụ bảo tồn, trì quán nhóm tìm cách chia rẽ nội phía đối thủ 4.4 Chuẩn bị cho họp 4.4.1 Mục tiêu buổi họp Cuộc họp nhằm đáp ứng nhu cầu tổ chức tham dự viên mong muốn hay nhằm đáp ứng ý đồ cá nhân đó? Việc nhận thức cần thiết triệu tập họp có tính chất định cho thành cơng họp, cá nhân có hiểu biết khác tình họp Sự cần thiết buổi họp phải xét thực tế vấn đề giải chung với người Nguy thất bại lớn định họp xuất phát từ ý đồ người tổ chức, chạy theo phong trào, làm vui lòng vài người, hay để chứng tỏ hoạt động dân chủ tập thể 37 Bộ môn Đường – Khoa Cơng trình Bài giảng cơng tác kỹ sư 2012 Trước đưa sáng kiến triệu tập họp, cần phải trả lời cách rõ ràng câu hỏi sau đây: o Vấn đề đặt có liên quan đến tập thể hay khơng? o Tập thể có quyền đề nghị giải pháp hay định khơng? o Tập thể có lực khách quan để xử lý vấn đề khơng? o Tập thể có vui lòng để làm khơng? 4.4.2 Chuẩn bị cá nhân người chủ trì o Xác định rõ ràng mục tiêu, nắm vững chủ đề buổi họp o Phác thảo kế hoạch chi tiết cho họp (tiến triển qua giai đoạn) o Chuẩn bị chương trình tranh luận, trao đổi, bàn bạc định thời gian cho mục o Dự đoán phản ứng tham dự viên, ý kiến tán thành ngược lại o Biết tạo hào hứng cho tập thể o Ghi quan điểm quan trọng nhất, cần tập trung nhấn mạnh suy nghĩ câu hỏi mà thành viên nêu lên dự kiến giải pháp đưa Trường hợp cần thiết nên có số tài liệu tham khảo phải chuẩn bị sẵn sàng cho tham dự viên 4.4.3 Thành phần tham dự Người chủ trì cần loại trừ tất rủi ro họp vô bổ, thiếu tham gia thành viên, người hướng dẫn cần xem xét người tham dự có đáp ứng câu hỏi sau khơng: o Họ có thành thạo đề tài khơng? o Họ có quan tâm đến vấn đề khơng? o Họ có sẵn sàng can dự vào vấn đề khơng? o Họ có khả làm việc tập thể không? (khả lắng nghe giao tiếp) 4.4.4 Sự chuẩn bị người tham dự Mục đích chuẩn bị cho phép: o Tránh hiểu lầm lúc khởi đầu buổi họp o Mỗi người tham dự suy nghĩ trước vấn đề đặt Người chủ trì phải gửi đến người tham dự: o Một thư mời ghi rõ thời gian, giờ, ngày, tháng địa điểm nơi diễn họp o Chương trình nghị phải rõ ràng chi tiết với đề nghị tham gia tham dự viên Một hồ sơ ngắn gọn có nội dung: o Các vấn đề mấu chốt trình bày o Giới thiệu thành viên tham dự với báo cáo họ vấn đề đặt 4.4.5 Tổ chức sở vật chất Cần phải chuẩn bị tốt bảng biểu, phương tiện nghe nhìn hỗ trợ cần thiết cho họp Cách đặt bàn ghế thay đổi tuỳ thuộc vào kỹ thuật họp lựa chọn Nó sửa đổi buổi họp Cũng nên xếp đặt vị trí tham dự viên cách dùng bìa cứng (ghi tên) bàn họp, tránh gây cho họ tình đối chọi nhau, tránh làm tăng phân chia bè phái, cô lập hay nói chuyện riêng Phải bố trí người theo dõi, viết biên họp 4.5 Điều khiển họp a/ Có mục đích rõ ràng nghiêm khắc thời gian 38 Bộ môn Đường – Khoa Công trình Bài giảng cơng tác kỹ sư 2012 Một nhiệm vụ quan trọng để họp hành hiệu xác định mục đích họp Mục đích họp phải viết giấy nêu bắt đầu họp Việc xác định mục đích họp giúp ta xác định trọng tâm, không lạc đề điều chỉnh thành viên dự họp có muốn câu kéo thời gian mà chuyển đề tài sang chuyện khác Bắt đầu họp cần nêu rõ nội dung: o Mục đích họp o Thành phần tham dự o Thời gian buổi họp o Các nội dung chi tiết b/ Thể vai trò người điều hành cách hiệu Người điều hành người chịu trách nhiệm nội dung kết họp Trước hết phải tuân thủ xác thời gian Người điều hành phải giám sát trình tranh luận chặt chẽ khéo léo điều khiển để tránh nảy sinh mâu thuẫn cãi lộn Cần quan sát thành viên ghi nhớ thái độ, ý kiến họ họp Nếu tạo điều kiện cho thành viên có hội chào hỏi xã giao trước họp, điều phần giúp hạn chế tranh cãi gay gắt hay gây gổ họp căng thẳng Vai trò người chủ trì họp: + Là người điều khiển họp hướng: Người chủ trì phải bám sát tiến trình họp, đảm bảo cho họp tiến triển thuận lợi, hướng đến mục tiêu đặt + Là người tạo thuận lợi cho đề xuất ý kiến thành viên: Người chủ trì phải biết cách vận động thành viên tham gia đóng góp ý kiến, ý tưởng, nhận xét, phân tích, phê phán, đề nghị… + Là người điều hòa: Chức giúp liên kết cá nhân, tạo hiểu biết thành viên tham dự loại bỏ mâu thuấn đối đầu có Những kĩ thuật người chủ trì họp: + Trình bày lại: Giúp cho người vừa phát biểu thấy chủ tọa hiểu Sự trình bày lại làm cho người nhận thức điểm thỏa thuận hay bất đồng vừa phát biểu làm rõ thái độ khách quan người chủ trì + Tổng hợp: Là việc tóm lược kiện tập thể phát biểu Nó cho phép người nhận thức lập trường trình làm việc, kiểm tra đạt được, chưa đạt + Đặt câu hỏi: Việc đặt câu hỏi cho phép thành viên sâu vào ván đề hay tiếp đà cho việc tranh luận Những điều cần ý điều khiển họp: + Cần phải gương sáng tính trung thực tính cơng họp + Nên người có hội đóng góp ý kiến song phát biểu thời gian định + Tránh đọc chữ văn họp mà nên gửi trước văn đến người để đọc trước + Bám sát chương trình họp không bộc lộ điều cách trực tiếp + Tránh để xảy tranh luận miên man hàng họp cần phải đến định + Nên vui vẻ có óc hài hước Hãy mỉm cười bất đòng với ý kiến Khơng để cảm xúc can thiệp vào công việc 39 Bộ môn Đường – Khoa Cơng trình Bài giảng cơng tác kỹ sư 2012 + Phải ln tỏ rõ diện trước tập thể, biết lắng nghe, tôn trọng người khác, tơn trọng tập thể c/ Khuyến khích người thảo luận định Có nhiều họp đặc biệt công ty nhà nước thường theo kiểu sếp nói nhân viên nghe mà khơng có trao đổi hai chiều Điều nguy hiểm, vừa thời gian vừa không hiệu Nếu theo kiểu chiều vậy, tốt phát tài liệu để nhà đọc Bản chất họp thảo luận tìm vấn đề để gia tăng lực định định hướng, đó, việc để người nêu ý kiến giúp họp hiệu Để khuyến khích người thảo luận, người điều hành cần thực hiện: o Nêu rõ điểm cần thảo luận (nêu rõ đề tài) o Mời người cho ý kiến với dẫn dắt người điều khiển họp Cũng định thấy có rụt rè đám đông ta muốn nghe ý kiến họ o Ghi nhận lại đặt lại câu hỏi để xác định ý kiến o Để người cho ý kiến điều mà thành viên họp nêu trường hợp cho ý kiến họ hợp lý chưa đủ thông tin để định o Ra định để chốt lại vấn đề Khi có ý kiến, người điều hành cần thể lực lãnh đạo quyếtđịnh Các định phải ghi vào biên họp 4.6 Kết thúc họp Trước kết thúc họp, người chủ trì họp cần tổng hợp lại tiến trình họp, đưa kết luận thống phương án lựa chọn Sau thành viên tham gia bàn bạc hậu lựa chọn để từ chọn định sau Ghi biên họp: Cần có người làm thư ký ghi biên họp, khơng người chủ trì phải ghi chép họp Biên quan trọng cho việc quản lí diễn tiến, định kết họp Nó đúc kết điều trí làm sáng tỏ điều mơ hồ Sau họp, biên hoàn thiện, đánh máy thành nhiều gửi đến thành viên tham dự họp Biên nên ngắn gọn, xác minh bạch, bao gồm số, kiện, hành động phải làm thời hạn Những hành động trí phải mơ tả rõ ràng có phân cơng người chịu trách nhiệm có kỳ hạn hồn tất Biên họp nên có phần sau: o Ngày, địa điểm họp, o Những người có mặt, vắng mặt, o Những chủ đề thảo luận, o Những định họp, o Những bước hành động tới Trước giải tán họp, người chủ trì họp phải phát biểu tổng kết lại điểm họp 40 Bộ môn Đường – Khoa Công trình Bài giảng cơng tác kỹ sư 2012 Chương Kỹ tổ chức thực công việc 5.1 Kỹ tổ chức công việc 5.1.1 Khái niệm chung Theo nghĩa rộng: Tổ chức trình xác định công việc cần phải làm phân công cho đơn vị cá nhân đảm nhận cơng việc đó, tạo mối quan hệ ngang dọc nội quan, xí nghiệp, cơng ty Theo nghĩa hẹp: Tổ chức xếp công việc giao Trong phạm vi môn học này, tổ chức hiểu kết hợp hai định nghĩa trên, nhấn mạnh tổ chức cơng việc cá nhân Mục đích việc nghiên cứu kỹ tổ chức công việc: o Tổ chức công việc giao, o Tổ chức mạng lưới công việc, o Sắp xếp hồ sơ, o Sắp xếp vị trí làm việc, o Xác định thứ tự ưu tiên công việc, o Sắp xếp kế hoạch công việc ngắn hạn… 5.1.2 Tổ chức công việc phận a/ Xác định chức năng, nhiệm vụ o Chức hiểu sản phẩm, dịch vụ mà phận bạn cung cấp o Sau xác định chức năng, đặt câu hỏi : làm để thực b/ Định biên nhân o Trước tiên, cần lập danh sách cơng việc mà phận phải thực o Nhớ liệt kê công việc quản lý như: Hoạch định - tổ chức – lãnh đạo – kiểm tra o Ước lượng thời gian thực cho cơng việc năm o Tổng cộng thời gian chia cho số ngày làm việc năm để từ biết cần người o Nhóm cơng việc có tính chất vào chức danh công việc Đảm bảo tổng số thời gian phù hợp với tổng số thời gian chức danh o Lưu ý cộng thêm 10% thời gian cho chức danh Điều giúp bạn tạo sức ép cho nhân viên điều chỉnh số lượng công việc co giãn sau 41 Bộ mơn Đường – Khoa Cơng trình Bài giảng cơng tác kỹ sư 2012 c/ Lập mô tả công việc o Lập mô tả công việc cho chức danh o Bản mô tả công việc gồm nội dung: Thông tin công việc (mã số, chức danh, phận, người quản lý trực tiếp), mục tiêu- yêu cầu công việc, nhiệm vụ, quyền hạn, mối quan hệ, tiêu chuẩn công việc, điều kiện làm việc o Lên sơ đồ tổ chức phận d/ Sắp xếp công việc cho nhân viên Công việc nhân viên gồm công việc thường xuyên công việc không thường xuyên Công việc thường xuyên công việc lặp lại, ghi nhận mơ tả cơng việc Cơng việc thường xun phải có tính lặp lại Cơng việc khơng thường xun bạn giao cho nhân viên thực Đối với công việc thường xuyên: o Hãy đảm bảo quy trình bạn có đầy đủ tài liệu hướng dẫn cho nhân viên thực hiện, bao gồm : cách thực hiện, nguồn lực để thực hiện, tần suất thực hiện, o Hãy yêu cầu nhân viên ghi nội dung công việc thường xuyên vào kế hoạch làm việc tuần họ Đối với công việc không thường xuyên: o Hãy thể nội dung giao việc cho nhân viên sổ giao việc, o Giải thích cho nhân viên lý thực công việc, o Giải thích cho nhân viên lý thực cơng việc, o Giải thích yêu cầu, mục tiêu, thời hạn cơng ty, o Giải thích phương pháp thực Khi phát sinh công việc thường xuyên, cần lưu ý: o Xác định xem cơng việc có lặp lại tương lai hay không, o Trong trường hợp lặp lại, cần thiết lập số tài liệu để hướng dẫn cho nhân viên xuất tương lai, o Như vậy, bạn chuyển công việc không thường xuyên thành công việc thường xuyên 5.1.3 Tổ chức công việc cá nhân a/ Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên Cần phải phân loại xếp công việc theo thứ tự ưu tiên trước sau để xử lí theo thứ tự hợp lí, đảm bảo tiến độ Có thể phân loại sau: o Theo mức độ quan trọng: việc lớn việc quan trọng việc nhỏ ngược lại, o Theo mức độ khẩn cấp: việc khẩn cấp việc không khẩn cấp, o Theo tần suất: việc thường xuyên không thường xuyên Sau phân loại công việc biết cần phải làm trước, làm sau Các cơng việc quan trọng ưu tiên làm trước cơng việc quan trọng, việc khẩn cấp cần giải trước việc không khẩn cấp… b/ Sắp xếp hồ sơ Cần biết cách xếp hồ sơ cách khoa học hợp lí để tránh rơi vào tình trạng hàng đồng hồ để tìm kiếm lại hồ sơ hay cấp yêu cầu hồ sơ mà đáp ứng nhanh Quản lí hồ sơ giấy: 42 Bộ mơn Đường – Khoa Cơng trình Bài giảng cơng tác kỹ sư 2012 o Nên lập danh mục tất loại hồ sơ giấy máy tính nhân viên o Hãy tổ chức tháng tháng lần, yêu cầu nhân viên cập nhật hồ sơ vào danh mục Quản lí hồ sơ máy, CD : o Cách quản lí thơng thường lập cấp folder khác nhau, o Nên có mục input để quản lý thông tin đầu vào Đây phần chứa đựng thông tin chưa xử lý o Phần thùng rác cá nhân để lưu thông tin cần xóa xóa sau tháng, o Khi quản lý hồ sơ máy cần ý: không nên lưu hồ sơ ổ C vơ tình fomat cài lại máy, khơng lưu hồ sơ lung tung đến cần khơng biết tìm hồ sơ đâu c/ Sắp xếp nơi làm việc Bạn nên lưu ý xếp vật dụng sau để việc sử dụng thuận tiện cho người sử dụng: Máy fax, điện thoại bàn, máy in, máy photo… d/ Quản lí thơng tin Phân loại thơng tin: o Giữa quản lý nhân viên, o Giữa nhân viên nội bộ, o Input (thông tin đầu vào), o Output (thông tin ra) Bằng chứng thông tin: Hãy thiết lập hệ thống chứng việc chuyển thông tin tổ chức: sổ giao việc, sổ giao nhận thông tin, sổ công văn đến – đi… Các nguyên tắc quản lý thông tin: o Khi nhận thông tin, phản hồi cho người nhận Trường hợp chưa trả lời được, mail gọi điện người nhận biết thời hạn bạn trả lời, o Quản lí thơng tin đầu vào: thơng tin đầu vào cần chuyển vào nơi Input quy định đó, o Đảm bảo người nhận nhận thông tin Sổ giải công việc: o Sổ giải công việc sổ theo dõi tồn cơng việc bạn, o Sổ gồm nội dung: Nội dung công việc, người giao, ngày giao, thời hạn, diễn giải, kết quả, ngày hoàn thành e/ Lập kế hoạch công việc Lập thời gian biểu khoa học, cụ thể để nắm tiến trình cơng việc cần phải làm thực theo cách nghiêm túc 5.1.4 Kỹ giải việc Giải việc kỹ cần thiết học tập làm việc công việc hàng ngày gặp vấn đề xảy ra, ta thường phân vân khơng biết giải theo hướng Để giải việc cách nhanh chóng, hiệu quả, cần nắm quy trình giải việc + Tiếp nhận công việc: giai đoạn mà tiếp nhận việc, + Nhìn nhận phân tích: Chúng ta nên dành thời gian để lấy thông tin cần thiết liên quan đến việc cần giải Ở ta cần xác định thông tin công việc cách đặt câu hỏi: o Tính chất cơng việc (khẩn cấp, quan trọng)? 43 Bộ mơn Đường – Khoa Cơng trình Bài giảng cơng tác kỹ sư 2012 o Yêu cầu thị cấp gì? o Nguồn lực để thực công việc? o Công việc thuộc quyền giải hay khơng? o Bản chất cơng việc gì? o Những đòi hỏi cơng việc? o Mức độ khó – dễ cơng việc? + Đề mục tiêu: Đặt mục tiêu giúp ta hướng việc giải vấn đề Câu hỏi là: “tôi cố gắng đạt điều gì?” + Đánh giá giải pháp: Sau tìm hiểu cội rễ vấn đề, bạn đưa nhiều giải pháp để lựa chọn Và dựa sở thơng tin có mục tiêu cần đạt giải pháp chọn lựa gì? + Chọn lựa xác định giải pháp: Yếu tố sáng tạo giúp tìm giải pháp mong đợi Cần lưu ý giải pháp tối ưu phải đáp ứng ba yếu tố: có tác dụng khắc phục giải vấn đề dài lâu, có tính khả thi có tính hiệu Ở giai đoạn này, cần thử nghiệm tính khả thi giải pháp thử đầu Các câu hỏi sau: o Các giải pháo thực nào? o Chúng thỏa mãn mục tiêu tơi đến mức độ nào? o Phí tổn (về thời gian, công sức, tiền bạc ) cho việc áp dụng mối giải pháp bao nhiêu? o Giải pháp tốt hơn, giải pháp tốt nhất? + Thực hiện: Khi bạn tin hiểu việc biết cách giải nó, bạn bắt tay vào hành động, + Đánh giá kết quả: Sau đưa vào thực giải pháp, bạn cần kiểm tra xem cách giải có tốt khơng có đưa tới ảnh hưởng không mong đợi không Những học rút khâu đánh giá giúp bạn giảm nhiều công sức nguồn lực vấn đề khác lần sau 5.2 Kỹ làm việc nhóm 5.2.1 Khái niệm chung Bất luận làm nghề nghiệp nào, phải đóng góp cho nhóm “Nhóm” diện khắp nới mơi trường làm việc đại Yếu tố tạo nên nhóm làm việc hiệu quả: o Làm việc tinh thần hợp tác o Phân tích nhiệm vụ nhóm o Khơi dậy tiềm o Làm việc tập thể o Nắm vững mục tiêu Khái niệm làm việc nhóm: nhóm người có kỹ bổ túc cho tham gia vào mục đích chung Phân loại: o Nhóm thức: nhóm có tổ chức Chúng thường cố định, thực công việc có tính thi đua có phân cơng rõ ràng Họ có chung tay nghề, chun mơn để giải vấn đề điều hành đề án 44 Bộ mơn Đường – Khoa Cơng trình Bài giảng cơng tác kỹ sư 2012 o Nhóm khơng thức: nhóm người nhóm lại với thất thường để làm việc theo vụ việc có tính chất đặc biệt nhằm giải nhu cầu Các giai đoạn hình thành nhóm: o Hình thành, o Xung đột, o Giai đoạn bình thường hóa, o Giai đoạn hoạt động trơi chảy Một “team” cần có số lượng thành viên vừa phải, khoảng từ 6- 20 người 5.2.2 Quy chế tổ chức nhóm Để nhóm làm việc có hiệu quả, thành viên phải biết rõ vai trò với sức mạnh, kỹ đem đến thành cơng nhóm Người lãnh đạo nhóm: o Có nhiệm vụ tìm kiếm thành viên mới, nâng cao tinh thần làm việc phấn đấu đạt mục tiêu nhóm o Tạo điều kiện thuận lợi nhằm tạo cảm hứng cho thành viên thực cơng việc o Cần phải có khả phán đoán tốt lực cá tính thành viên nhóm o Biết tìm cách vượt qua điểm yếu o Có khả thông tin hai chiều o Biết tạo bầu không khí hưng phấn, lạc quan nhóm Người phản biện: o Có nhiệm vụ giám sát phân tích hiệu lâu dài nhóm, o Khơng thỏa mãn với phương sách hiệu quả, o Chuyên viên phân tích giải pháp để thấy mặt yếu đó, o Ln đòi hỏi chỉnh lý khuyết điểm, o Tạo phương sách chỉnh lí khả thi Người thực hiện: o Có nhiệm vụ đảm bảo động lực vận hành hiệu nhóm hoạt động trôi chảy, o Lập bảng tiến đọ theo phương pháp khoa học, o Đánh giá khắc phục nguy chậm trễ so với tiến độ, o Có trí lực mong muốn việc chỉnh đốn việc, o Có khả tập hợp ủng hộ khắc phục tư tưởng chủ bại Người giao dịch: o Có nhiệm vụ tạo theo dõi mối quan hệ bên ngồi cho nhóm, o Cần có khả ngoại giao đánh giá nhu cầu người khác, o Tính cách tự tin đốn, o Nắm bắt tốt tranh tổng thể công việc nhóm, o Thận trọng xử lý thơng tin nhạy cảm, bí mật Người điều phối: o Có nhiệm vụ tập hợp cơng việc nhóm thành tổng thể kế hoạch thống nhất, o Hiểu nhiệm vụ khó khăn liên quan tới nội bộ, o Nhận biết cơng việc ưu tiên, o Có khả nắm bắt vấn đề lúc, o Duy trì tốt mối quan hệ nội bộ, 45 Bộ mơn Đường – Khoa Cơng trình Bài giảng cơng tác kỹ sư 2012 o Khả giải khéo léo rắc rối Người phát kiến: o Có nhiệm vụ trì phát huy khả sáng tạo nhóm, o Nhiệt tình, hoạt bát say mê đưa ý tưởng mới, o Thích thú sẵn sàng đón nhận ý kiến người khác, o Nhìn vấn đề hội cách tân đầy triển vọng không tai họa, o Không bỏ qua gợi ý khả thi Người giám sát: o Có nhiệm vụ bảo đảm tìm kiếm, trì theo đuổi tiêu chuẩn cao, o Chặt chẽ, nghiêm túc việc áp dụng tiêu chuẩn khắt khe với nhóm, o Đánh giá tốt kết công việc người khác, o Không vội vã đánh giá vấn đề theo hình thức, o Có khả đánh giá tốt tìm thiếu sót vấn đề 5.2.3 Các nguyên tắc làm việc nhóm Để nhóm làm việc hiệu cần thiết lập thực nguyên tắc làm việc chặt chẽ từ lúc thành lập nhóm Tạo đồng thuận: Những buổi họp cách thức tốt để bồi đắp tinh thần đồng đội thói quen làm việc nhóm từ lúc bắt đầu thành lập nhóm Nó giúp thành viên làm quen với nhau, tạo trí mục tiêu giao vấn đề cần giải Thiết lập mối quan hệ với ban quản trị: Tất nhóm cần có hỗ trợ đội ngũ thâm niên dày dặn kinh nghiệm Ba mối quan hệ chủ yếu mà nhóm cần tới là: o Người bảo trợ nhóm, o Người đầu ngành phòng ban có liên quan, o Người quản lý tài nhóm Khuyến khích óc sáng tạo: Ln hoan nghênh tính đa dạng quan điểm ý tưởng để lái buổi thảo luận đến chỗ thống Phát sinh ý kiến mới: Mọi ý kiến cần ghi chép lên biểu đồ hay bảng để người nhìn thấy Sau loại bỏ ý kiến bất khả thi tóm tắt ý kiến khả thi Học cách ủy thác: o Ủy thác quyền hành: sau tham khảo ý kiến, trao cho người ủy quyền đầy đủ quyền để họ tự hành xử, o Ủy thác công việc: phân nhỏ kế hoạch thành phần việc riêng với mục tiêu riêng, phân chúng cho thành viên nhóm Sau phó mặc cho họ can thiệp khơng đạt mục tiêu Khuyến khích người phát biểu: Người lãnh đạo cần động viên người bàn bạc, thảo luận Chia sẻ trách nhiệm: bổ sung cách thức hành động, giám sát tiến độ, sáng tạo Đồng thời tạo bầu khơng khí thơng hiểu thành viên, thông tin tiến độ thay đổi đường lối làm việc Linh hoạt: Mỗi thành viên phải có khả thực vai trò cách chủ động Mọi người khuyến khích làm theo phương cách hiệu 5.2.4 Phương pháp thơng tin nhóm 46 Bộ mơn Đường – Khoa Cơng trình Bài giảng công tác kỹ sư 2012 Việc kết nối thơng tin liên hệ chặt chẽ có ý nghĩa quan trọng cho tồn nhóm Có nhiều cách thơng tin nhóm kết hợp truyền thống như: sổ ghi nhớ, báo cáo, fax, điện thoại công nghệ truyền thông đại như: thư điện tử, mạng nội bộ… Chọn phương pháp thông tin: o Thư điện tử phương tiện truyền thông thành viên nhóm, có điều độ tin cậy khơng chắn, o Hệ thống điện thoại tốt giúp thông báo tin tức hay hội ý thành viên vị trí khác Thơng tin từ nội bộ: thông tin từ phận khác nội quan Duy trì giao tiếp: o Cần giữ liên lạc với nhân vật chủ chốt phòng ban khác bên ngồi quan, o Dùng phương tiện cập nhật hóa soạn lại danh sách thường xuyên để cần liên hệ nhờ giúp đỡ nhóm Chọn lọc thông tin: Việc tải thông tin cần phải chọn lọc để tránh thơng tin bị nhiễu, bị bóp méo dẫn đến xáo trộn mục tiêu, ảnh hưởng đến hiệu nhóm Để tránh điều này, cần gặp gỡ mở rộng thu hẹp 5.2.5 Quá trình làm việc nhóm Để thực dự án, trưởng nhóm thành viên thảo luận,tìm ý tưởng hay, phát biểu đóng góp ý kiến Lần họp đầu tiên: o Nhóm phân cơng thảo luận cơng việc cho phù hợp với khả người dựa chuyên môn họ, o Để kế hoạch cụ thể, nhật kí cơng tác, thời gian dự tính hoàn thành chuẩn bị cho lần họp sau Thông báo phần thưởng, phạt với thành viên Những lần gặp sau: o Tiếp tục có nhiều họp khác để bổ sung thêm ý kiến giải đáp thắc mắc cho người, o Biên tập lại soạn người chuẩn bị tài liệu bổ sung Lần họp cuối trước hoàn thành cơng việc: o Người trưởng nhóm tổng hợp lại tồn phần việc thành viên, o Chuẩn bị sẵn thuyết trình trả lời câu hỏi thường gặp, o Chọn người đứng lên thuyết trình đề tài, trả lời câu hỏi… Mục tiêu buổi họp: Mỗi buổi họp cần có mục tiêu rõ ràng dựa việc trao đổi thông tin Nhấn mạnh mục tiêu cần nhắm đến đồng thuận nhóm Tần số buổi họp: o Cần tổ chức họp tuần lần nhằm giúp thành viên nhóm ghi nhớ kế hoạch thời hạn công việc Đồng thời giữ cho nhịp độ thông tin liên lạc đặn, o Ngồi buổi họp thức hình thức thơng tin khác trì Tốc độ diễn biến họp: o Khi điều hành buổi họp thân bạn phải chuẩn bị nghị trình trước Đến họp tiến hành chương trình làm việc ngay, o Lý tưởng buổi họp kéo dài tối đa chừng 75 phút o Cố gắng diễn giải vấn đề ngắn gọn, rõ ràng 47 Bộ môn Đường – Khoa Cơng trình Bài giảng cơng tác kỹ sư 2012 5.2.6 Giải vấn đề nhóm Giải vấn đề nhóm cách hiệu xây dựng lòng tin thành viên nhóm, tất khó khăn giải trước kkhi chúng làm giảm tinh thần tập thể nhóm Làm thấm nhuần tinh thần đồng đội: o Hãy cho thành viên tự hào phần việc họ, o Đưa mục tiêu đặc biệt có tính thử thách sức mạnh tồn nhóm, o Khuyến khích tồn nhóm thơng tin rõ cho biết vấn đề khen họ, o Dành thời gian trả lời chi tiết báo cáo thơng tin nhóm Nhận vấn đề: Những bất hòa thành viên với bất hòa tồn nhóm Hãy đặt vấn đề xem rắc rối nằm đâu dấu hiệu khơng thỏa lòng chung Chuyện trò với người: o Cần giải vấn đề cá nhân thành viên với tinh thần xây dựng, o Đừng vội phản ứng với việc bạn nắm rõ nguyên nhân, o Cần ngăn chặn kiểu đổ lỗi cho người khác dễ làm tinh thần đồng đội, o Lãnh đạo nhóm tính tiên phong, o Liên tục nâng cao tầm nhìn tồn nhóm, o Nhận tán dương nhóm hay cá nhân có thành tích xuất sắc, o Khéo léo lôi người hợp lực Xử với người gây vấn đề: Sau nói chuyện với người gây vấn đề, cần có hành động xa Tích cực hàn gắn mối quan hệ với lưu ý: Hãy nói thật bạn thấy được, nhìn vấn đề từ góc độ nhóm… Những điều cần lưu ý: o Ln lạc quan giải vấn đề, o Cần giải vấn đề làm đình trệ cơng việc bạn, o Không nên cố chấp với người bảo thủ, o Khơng nhãng mục tiêu tồn nhóm, o Đừng vội nhờ đến giúp đỡ bên ngoài, o Đừng phớt lờ trước căng thẳng khiến vấn đề trở nên tệ hại Giải mâu thuẫn: o Sự mâu thuẫn cá nhân với mau trở thành vấn đề cho tồn nhóm Do tạo điều kiện để hay hai bên trình bày để có hướng xoa dịu tình hình o Vấn đề cải thiện cách hành xử , tránh mang tính chất khiển trách phê phán Sử dụng cách giải thích vấn đề: o Coi vấn đề liên quan đến công việc hội để nhóm học hỏi cải thiện, o Hãy diễn giải vấn đề để nhóm nhận chúng học hỏi, o Có thể cử người giải vấn đề báo cáo lại diễn biến trình giải kết giải 5.2.7 Đánh giá kết nhóm Đánh giá kết giúp hồn thiện tốt cơng việc tồn nhóm, xác định tiêu chuẩn cho cá nhân tập thể nhóm phải tn thủ, đánh giá cơng việc thực theo tiêu cụ thể 48 Bộ môn Đường – Khoa Cơng trình Bài giảng cơng tác kỹ sư 2012 Chọn tiêu chuẩn đánh giá: Nỗ lực nhóm đựng số yếu tố đánh giá việc thực hiện.Nên chọn tiêu chuẩn đánh giá tầm rộng phân tích việc thực Đánh giá kết quả: cần phải có ý nghĩa xác Đồng thời phải thiết thực, tham khảo thêm người bên để họ đánh giá Đánh giá thực nhân viên: o Đánh giá tiến độ tồn nhóm so với mục tiêu đề án, kế hoạch, thời gian tài chính, o Tài chính: chi phí thực tế, lãi so với dự kiến, o Thời gian: thành so với kết hoạch làm việc, o Chất lượng: độ xác, hài lòng khách hàng, o Sự tiến triển: đóng góp với tập thể, khả Lãnh đạo: o Đánh giá hiệu việc lãnh đạo nhóm việc hỗ trợ hướng dẫn nhóm, o Việc điều hành: đạt kết kế hoạch vạch ra, o Ý kiến đánh giá trên: thực đạt tiến độ nhóm, o Ý kiến đánh giá bên dưới: thực đạt tiêu bên Tiểu nhóm: o Đánh giá hiệu tiểu nhóm theo định mức tiêu, o Các mục tiêu: kết thực tế so với tiêu, o Chất lượng: ý kiến đánh giá nội bộ, o Khách hàng: ý kiến đánh giá khách hàng, o Cải tiến: dự tính kết tương lai Các thành viên nhóm: o Đánh giá đóng góp cá nhân vào việc thực kế hoạch tồn nhóm, o Hiệu suất: so với tiêu, o Ý kiến đánh giá: cấp trên, đồng nghiệp khách hàng, o Tự đánh giá: so với đồng nghiệp 5.2.8 Đào tạo phát triển nhóm Tính tốn chi phí: Mặc dù việc đào tạo cần chi phí, đỡ tốn giữ tình trạng trì trệ gây tổn hại cho việc thực kế hoạch Tính tốn chi phí đào tạo, bao gồm khoản học phí, tiền thuê phòng… Cân nhắc lợi ích đạt sau đào tạo Đào tạo nhân viên: Sau tính tốn mặt lợi ích vấn đề, đưa vấn đề bàn thảo với nhóm, phác thảo kế hoạch đào tạo, sau thực theo nhu cầu cá nhân Đào tạo lãnh đạo: o Là lãnh đạo nhóm, bạn cần có phẩm chất cần thiết để điều hành nhóm có hiệu o Để đạt điều đó, bạn cần đào tạo theo yêu cầu để phát triển kỹ hàng đầu, khả theo dõi tiến độ, đảm đương công việc thừa hành, khả lãnh đạo biết lắng nghe, biết phê phán với tinh thần xây dựng, biết lượng thứ lúc chỉnh sửa khuyết điểm người khác, bám sát tiêu Sử dụng ngày gặp gỡ: o Đơi nên xem ngày nhóm tham quan, gặp gỡ nơi khác buổi học hỏi thêm 49 Bộ môn Đường – Khoa Cơng trình Bài giảng cơng tác kỹ sư 2012 o Nhờ phê bình góp ý người ngồi để bổ sung kiến thức chun mơn cho thành viên nhóm 50 Bộ mơn Đường – Khoa Cơng trình ... tạo nâng cao su t chất lượng sản phẩm + Biết kiểm tra, đánh giá chất lượng sản phẩm ngành nghề + Có khả tổ chức quản lý, sản xuất đơn vị + Đề xuất tham gia cải tiến thiết bị nâng cao su t lao động... nghề nghiệp: học hỏi, trao đổi tiếp thu kinh nghiệm từ thực tế - Luôn suy nghĩ, tìm tòi cải tiến, sáng tạo nhằm nâng cao su t lao động chất lượng sản phẩm đ/ Người kỹ sư tham gia lãnh đạo đơn... chọn bổ sung; o Tìm phương án khác để đạt mục đích; o Chuyển sang thảo luận vấn đề khác quan trọng mà bên thỏa thuận; o Nhượng điểm không quan trọng; o Tạo thời gian ngừng phán xét để suy nghĩ