Đàm phán với thương nhân trung quốc

Đàm phán với thương nhân trung quốc

MỞ ĐẦU

Trong nhiều năm qua Trung Quốc luôn là một trong những đối tác hàng đầu của Việt Nam Cùng với sự gia tăng của làn sóng đầu tư từ Trung Quốc vào Việt Nam, ngày càng nhiều doanh nghiệp Việt Nam làm ăn với các đối tác Trung Quốc Điều này đặt ra nhu cầu rất lớn về việc đàm phán với các đối tác là thương nhân Trung Quốc

Tuy vậy, do Việt Nam mở cửa hội nhập với thế giới chưa lâu, kiến thức và kinh nghiệm đàm phán với các đối tác nước ngoài nói chung và đối tác Trung Quốc nói riêng chưa nhiều Do đó, để góp phần bổ sung kiến thức, kinh nghiệm cho thương nhân Việt

Nam khi đàm phán với đối tác Trung Quốc, bài tiểu luận: Đàm phán với thương nhân Trung Quốc hi vọng sẽ cung cấp được nhiều thông tin hữu ích.

Về Đàm phán với thương nhân Trung Quốc bài tiểu luận gồm các phần chính

như sau:

Phần 1: SƠ LƯỢC VỀ TRUNG QUỐC VÀ PHONG CÁCH LÀM VIỆC

Phần 2: CÁC GIAI ĐOẠN ĐÁM PHÁN VỚI ĐỐI TÁC TRUNG QUỐC

Phần 3: KẾT LUẬN

Xin trân trọng cảm ơn!

PHẦN 1: SƠ LƯỢC VỀ TRUNG QUỐC VÀ PHONG CÁCH LÀM VIỆC

1.1 Khái quát chung về Trung Quốc

1 Tên nước: Nước Cộng hoà Nhân dân Trung Hoa (The People's Republic of China)

2 Thủ đô: Bắc Kinh

3 Vị trí địa lý: Nằm ở phần nửa phía Bắc của Đông bán cầu, phía Đông Nam đại lục Á - Âu, phía Đông và giữa châu Á, phía Tây của Thái Bình Dương; có biên giới chung với Nga, Mông Cổ (phía Bắc), với Kazakstan, Kirgizstan, Tajikistan (phía Tây), với Afghanistan, Pakistan, Ấn Độ, Nê-pan, Bu-tan (phía Tây Nam), với Myanma, Lào, Việt Nam (phía Nam), với Triều Tiên (phía Đông)

4 Diện tích: 9,6 triệu km2

5 Khí hậu: Trung Quốc thuộc khu vực gió mùa, khí hậu đa dạng từ ấm đến khô Nhiệt độ trung bình toàn quốc tháng 1 là -4,7oC, tháng 7 là 26oC

6 Dân số: hơn 1,3 tỷ người

7 Dân tộc: Trung Quốc có 56 dân tộc Dân tộc Hán là chủ yếu, các dân tộc thiểu

số (chiếm 6% dân số cả nước và phân bố trên 50-60% diện tích toàn quốc)

8 Tôn giáo: Có 4 tôn giáo chính là Phật giáo, Đạo giáo, Đạo Hồi, Thiên chúa giáo

9 Ngôn ngữ: Tiếng Hán phổ thông lấy âm Bắc Kinh làm tiêu chuẩn

10 Ngày quốc khánh: 01/10/1949

11 Thể chế nhà nước: Theo hiến pháp Trung Quốc, nước CHND Trung Hoa là nước Xã hội Chủ nghĩa của nền chuyên chính nhân dân, do giai cấp công nhân lãnh đạo, lấy liên minh công nông làm nền tảng

1.2 Người Trung Quốc và phong cách làm việc

Trung Quốc, đất nước với hơn 2 tỉ dân, sở hữu một nội lực phát triển vô cùng lớn Người Trung Quốc, dân tộc luôn được khen là cần cù, thông minh, đoàn kết, truyền thống Họ có mặt ở hầu hết mọi nơi trên thế giới, đi đến đâu là tạo dựng nên nhưng như phố Chinatown, những vùng dân cư đậm màu sắc Trung Hoa nổi tiếng Họ có một phong cách làm việc vừa đầy chất Á Đông, vừa mang nét riêng biệt, khác với Nhật, với Hàn…

Xưa nay khi nói về cách làm việc của người Trung Quốc, người ta vẫn hay so sánh với người Châu Âu và xem nó gần như hai thái cực đối lập Người Trung Quốc giải quyết công việc rất khéo léo tế nhị Khi bàn bạc thường không nói thẳng mà đi “đường vòng”, nói một cách hàm ý, ẩn ý nhiều hơn., diễn đạt ý tưởng thường rất uyển chuyển

Trong công việc rất coi trọng các mối quan hệ Có thể nói không có quan hệ thì không làm việc được Trong làm ăn buôn bán, ngoài vấn đề công việc chính rất còn lưu tâm đến những điều nhỏ nhặt trong cuộc sống, sự thuận tiện để làm hài lòng các đối tác

Vì vậy lúc đàm phán, trước khi vào chính thức họ không đi thẳng vào vấn đề như người Châu Âu, mà thường dành những phút nhất định để hỏi thăm lẫn nhau như: Đi đường thế nào? có khỏe không?…

Ngoài ra cách làm việc của người Trung Quốc cũng rất khoa học giờ giấc chấp hành nghiêm chỉnh, làm ra làm chơi ra chơi, không ưa trì hoãn công việc nếu có thể làm ngay Ngôn ngữ cử chỉ, diện mạo khi giao tiếp, đàm phán rất được coi trọng như trong ánh mắt, tư thế ngồi, cử động tay, khoảng cách…

Ví dụ: Nếu hai bên ngồi mặc cả mua bán với nhau thì nên ngồi hai bên chiếc bàn lớn, mỗi người ngồi cách mép bàn một nắm tay Nếu hai bên cùng ngồi nói chuyện thì nên giữ cự li khoảng một sải tay…

Ngày nay, giới trẻ Trung Quốc trong xu thế hội nhập và phát triển cũng đã bị tác động, âu hóa, thị trường hóa rất nhiều, có những thói quen truyền thống đã thay đổi Tuy nhiên đa phần phong cách làm việc vẫn giữ được nền tảng

 Làm thế nào để có một mối quan hệ tốt với người Trung Quốc?

Với bất kì một đối tác nào, muốn xây dựng một mối quan hệ tốt đẹp, trước hết hai bên cần phải tôn trọng lẫn nhau Sau đó là cần tìm hiểu phong cách làm việc của nhau cho phù hợp Với người Trung Quốc điều này lại càng quan trọng Người Trung Quốc thích tác phong nhanh nhẹn nhưng cẩn thận, chu đáo, khéo léo trong giao tiếp và ứng xử Làm việc với những người lớn tuổi và thế hệ trẻ có rất nhiều sự khác biệt lớn, cần chú ý Ngoài công việc ra nên dành thờigian quan tâm đến họ trong đời sống bên ngoài

Mỗi vùng đất, mỗi đất nước thì phong cách con người hay còn gọi là cốt cách đều

có những nét riêng biệt Với người Trung Quốc ngay cả ở phía Nam và phía Bắc cũng đã khác nhau rồi Nhưng tựu chung lại họ là những người rất thuần khiết, đơn giản, trung thực Trong công việc họ cũng rất thoải mái thiện chí, cởi mở, thậm chí về những việc nhạy cảm khi kí kết hợp đồng, vấn đề hoa hồng… cũng được đưa lên bàn nói rất thẳng thắn Có nhiều người nói người Trung Quốc là “thâm” – điều này không nên hiểu theo nghĩa xấu “Thâm” ở đây là thâm thúy, sâu sắc, là uyên thâm trong cả ngôn ngữ, văn hóa, phong cách…

 Những lời khuyên, những chia sẻ về kinh nghiệm khi làm việc với người Trung Quốc

Cách làm việc của người Trung Quốc với người Việt Nam có rất nhiều nét tương đồng mà cũng là của người Đông Á nói chung Với quan hệ kinh tế không chỉ trong công việc mà còn dựa vào cả những mối quan hệ cá nhân bên ngoài cuộc sống Hơn nữa người Trung Quốc rất khéo léo khi dẫn dắt vấn đề Ví dụ như ở một điều khoản thanh toán người ta đã nhượng bộ mình thì trong những điều khoản khác họ sẽ ép lại mình hay họ đã bớt giá cho mình thì minh phải dành những ưu tiên khác cho họ Nói chung là họ dùng điều kiện để trao đổi Đây là điều rất thú vị cần phải học hỏi

Khi kí hợp đồng mua bán hay việc làm với người Trung để tránh xảy ra tranh chấp gây sứt mẻ tình cảm, bản thân chúng ta nên chặt chẽ, suy nghĩ kĩ mọi khả năng có thể

phát sinh Có mong muốn, yêu cầu gì nên nói rõ ngay từ đầu Một điểm đáng chú ý nữa là trong giao tiếp, cộng tác thường có những buổi chiêu đãi, tiếp tân, có thể nói chuyện, hàn huyên nhưng cần tránh nhắc đến chính trị, những chuyện quá khứ hay những vấn đề nhạy cảm khác Bởi người Trung Quốc cũng là một dân tộc có lòng tự tôn rất cao Nếu không khéo có thể nảysinh những ý kiến bất đồng, ảnh hưởng đến cả kết quả đàm phán

Như vậy làm việc với người Trung Quốc không hề khó Điều quan trong nằm ở hai chữ “thật” và “khéo”.Nếu đạt được điều này sẽ mở ra rất nhiều nhữngmối quan hệ tốt đẹp cả trong kinh doanh và giao tiếp

PHẦN 2: TRÌNH TỰ ĐÀM PHÁN VỚI NGƯỜI TRUNG QUỐC

2.1 Giai đoạn tiền đàm phán

2.1.1 Chuẩn bị tài liệu thông tin về đối tác

Nhà đàm phán Việt Nam cần chuẩn bị những kiến thức về đất nước con người Trung Quốc, về cộng đồng kinh doanh, các tập đoàn hàng đầu Trung Quốc, công ty đối tác cũng các nhân vật chủ chốt của công ty, về những kinh nghiệm làm ăn chung…

Ban đầu, người Trung Quốc thường sắp xếp một vài cuộc gặp mặt cá nhân với đại diện của phía đối tác Tuy nhiên, người đại diện phía Trung Quốc sẽ phải truyền đạt thông tin lại cho công ty này, do đó phía Việt Nam nên thiết lập mối quan hệ tốt với người liên lạc này

Do người Trung Quốc rất coi trọng sự giới thiệu, tiến cử nên phía Việt Nam cần

cố gắn để có được một sự giới thiệu chính thức Các mối quan hệ thông qua nhà cung cấp hàng hóa, kế toán, luật sư, tư vấn cũng có thể giúp nhà đàm phán Việt Nam có được sự tiến cử nhất định Nếu bên Việt Nam đang tìm kiếm một sự giới thiệu đến 1 công ty lớn của Trung Quốc, thì hãy kiểm tra lại xem công ty đó có đặt chi nhánh công ty con hay văn phòng đại diện ở 1 nước nào đó mà công ty Việt Nam cũng có đặt văn phòng không?

Nếu phát triển được mối quan hệ với công ty con hoặc chi nhánh đó thì cũng có thể là sự giới thiệu tốt nhất cho các công ty Việt Nam

2.1.2 Chuẩn bị không gian, thời gian

Một số chuyên gia cho rằng thương nhân Trung Quốc thích tổ chức cuộc gặp gỡ đầu tiên tại một buổi tiệc

Sự đúng giờ là rất quan trọng, là dấu hiệu của một tác phong làm việc tốt Tuy nhiên phía Việt Nam cũng đừng bất ngờ khi đối tác Trung Quốc đến muôn Cần kiên nhẫn, việc trễ nãi ở đây là thường xuyên, phải giấu các biểu lộ tình cảm, đừng thúc hối quá về thời hạn cuối cùng mà công việc phải dứt điểm

Thời gian thuận lợi nhất để đến Trung Quốc bàn bạc công việc làm ăn là từ tháng

4 đến tháng 6, và từ tháng 9 đến tháng 10 Đặc biệt, đối tác Việt Nam đừng bao giờ xếp lịch làm việc với người Trung Quốc vào dịp Tết Nguyên Đán ( Vì các hoạt động ở Trung Quốc ngưng trệ nhiều tuần vào dịp này)

Ngoài ra, doanh nhân Trung Quốc hiện vẫn còn giữ thói quen xem ngày lành tháng tốt trước khi ra quyết định hay ký kết, nên đừng ngạc nhiên nếu như mọi việc dù đã sắp xếp xong nhưng việc ký lại được dời qua một ngày khác

2.1.3 Chuẩn bị đội ngũ tham gia đàm phán

Vì người Trung Quốc rất coi trọng sự ngang bằng về vị trí trong kinh doanh, nên đội ngủ đàm phán bên Việt Nam cần phải phù hợp với đội ngũ đàm phán phía Trung Quốc, về độ tuổi, chức vụ, và cả số lượng

Đội ngũ đàm phán phía Việt Nam nên có một chuyên gia am hiểu tiếng Trung Quốc hay một phiên dịch viên trong trường hợp các cuộc đàm phán diễn ra tại Trung Quốc Đồng thời đoàn đàm phán nên bao gồm các chuyên gia kỹ thuật và những người

hỗ trợ khác để tránh lép vế trước đối tác Trung Quốc

Người Trung Quốc thường có xu hướng đánh giá một người dựa trên tuổi tác, trình độ học vấn, cấp bậc hiện tại trong công ty Do vậy, một quý ông có thâm niên với chức vụ cao và kinh nghiệm nên dẫn đầu đoàn đàm phán Việt Nam Người đứng đầu cần

có hiểu biết về văn hóa Trung Quốc để có thể giao tiếp dễ dàng với phái đoàn Trung Quốc, cũng như dành được sự tin tưởng và tôn trọng trong giai đoạn đàm phán

2.2 Giai đoạn trong đàm phán

2.2.1. Về giao tiếp:

 Về cách chào hỏi:

Người Trung Quốc rất hoan nghênh đối tác nước ngoài am hiểu về lịch sử và văn hóa của đất nước họ Người có địa vị thấp hơn nên chào trước Không nên bắt tay chặt,

mà lỏng tay hoặc nhẹ nhàng Chào hỏi người có chức quyền cao nhất trước chứ không chào hỏi phụ nữ trước Khi giới thiệu người khác với ai đó thì không bao giờ được phép dùng ngón tay trỏ chỉ về người đó, rất không lịch sự, tốt nhất là dùng cả bàn tay đã được ngả lòng ra rồi chỉ về phía người đó

 Về danh thiếp:

Bạn nhớ luôn mang danh thiếp theo, trao và nhận bằng cả hai tay, nhớ đọc danh thiếp nhận được rồi mới cất đi

Khi nhận danh thiếp, doanh nhân Việt Nam nên xem qua, nắm vững những thông tin quan trọng như tên, chức vụ rồi mới cất danh thiếp đi Đừng bao giờ để danh thiếp của đối tác Trung quốc trong ví nếu nhà đàm phán có ý định để chiếc ví đó ở túi quần sau, đồng thời cũng đừng viết lên danh thiếp đó Không nên coi qua loa rồi nhét vào túi quần Điều đó thể hiện sự không tôn trọng người trao danh thiếp

Nhớ dùng danh thiếp có in chữ Hoa trên mặt kia Tiếng Anh chỉ phổ biến chừng mực ở Trung Quốc Mặt chữ Hoa nếu in bằng mực có nhũ vàng là tốt nhất

 Về quần áo:

Người Trung Quốc rất ấn tượng với lần gặp đâu tiên Do đó, doanh nhân Việt Nam nên chuẩn bị kỹ càng về trang phục - Khi giao dịch kinh doanh phải mặc sang trọng: đối với nam giới thì comple sẫm màu và cravat, không nên mặc quần bò thắt cravat, càng không nên màu sắc lòe loẹt Đối với phụ nữ thì tùy theo tập tục nước mình Thông thường là quần và áo vét sẫm màu

 Về quà tặng:

Tặng quà là thông lệ bình thường, có thể tặng hoa quả, bánh ngọt hay đồ uống có rượu, nhưng không được phép tặng đồng hồ vì “tặng đồng hồ” trong tiếng Trung Quốc cũng có nghĩa là “đi dự một đám tang” Nếu được người Trung Quốc tặng quà thì không được mở gói quà trước mặt người tặng

Tặng quà là một hành động thông thường và mang tính xã giao trong các ngày kỷ niệm, cảm ơn vì đã giúp đỡ hay thậm chí nhờ cậy giúp đỡ trong tương lai

Tuy nhiên, không thể tặng quà nếu không có lý do hợp lý hay không có người chứng kiến

Khi một doanh nhân Trung Quốc muốn mua một món quà, sẽ rất bình thường với việc họ sẽ trực tiếp hỏi người nhận quà thích gì

Quà tặng kinh doanh luôn được đền đáp ngược lại Không thực hiện điều đó có thể

là một hành động tồi

Khi tặng quà, tuyệt đối đừng đưa tiền mặt

Đừng quá căn cơ với lựa chọn quà tặng của bạn bởi nếu vậy bạn sẽ được xem như một ‘iron rooster’ (gà trống sắt) – ý muốn nói việc có được một món quà từ bạn cũng như việc nhổ một chiếc lông từ con gà trống sắt

Tuỳ thuộc vào loại quà, hãy tránh việc tặng đơn lẻ một cái gì đó Người Trung Quốc rất coi trọng sự cân bằng và hài hoà, vì vậy hãy tặng một đôi

 Địa vị và tuổi tác:

Tuổi tác và địa vị xã hội rất quan trọng với người Trung Quốc Doanh nhân trung quốc yêu cầu đối tác nước ngoài phải cử người đàm phán có chức danh tương đương với

họ, không được trẻ hơn hoặc có địa vị thấp hơn họ

Người Trung Quốc sẽ ngồi theo thứ tự cấp bậc Do đó, đối tác Việt Nam cũng nên sắp xếp chỗ ngồi như vậy

 Ngôn ngữ:

Nhà đàm phán Việt Nam nên biết một số cụm từ tiếng Trung thông dụng và cách phát âm như sau: ní hao (Xin chào), Ni hao ma (Bạn có khỏe không? ), qyng ni (Mời bạn!), Xie xie (Cám ơn!), duay bu ji (Xin lỗi!), Bie ke qi (Đừng khách sáo!)…

 Làm quen

Khi gặp gỡ làm quen có thể hỏi những chuyện liên quan đến cá nhân như có vợ chồng chưa, mấy con, thậm chí cả về mức lương Nếu được hỏi như vậy thì bạn không nên lảng tránh trả lời Chủ đề trao đổi khi gặp gỡ làm quen nên là thể thao, tốt nhất là bóng đá, tuyệt đối không nên đề cập tới các chủ đề về chính trị, không nên có lời phê phán

 Đàm phán

Đàm phán với người Trung Quốc không đơn giản và thường kéo dài Ban đầu thường là một bữa tiệc kéo dài mà trong đó không bàn về chuyện làm ăn mà để dành đến cuối bữa Nếu không đi đến nhất trí thì bạn cũng đừng bực bội mà hãy cố vui vẻ và quả quyết là rất quan tâm tới việc đạt được sự nhất trí với nhau để hợp tác kinh doanh Thường sau đó vài ngày sẽ có được chuyển biến tích cực

 Tránh số 4:

Người Trung Quốc kiêng số 4 vì trong tiếng Trung Quốc có thể hiểu là “chết” Bạn không được tặng cái gì có liên quan đến con số này

 Ở khách sạn

Nên ở trong khách sạn từ hạng trung trở lên vì nhận biết đối tác thuộc đẳng cấp nào là chuyện rất quan trọng ở Trung Quốc Câu hỏi rất hay gặp phải ở Trung Quốc là bạn ở khách sạn nào

 Phê bình

Ở Trung Quốc, bạn không được phê trách thẳng thắn và công khai mà nên diễn giải theo cách khác, chẳng hạn như cộng sự hay nhân viên đó đã làm việc tốt, lần sau chắc chắn sẽ còn tốt hơn

2.2.2. Về truyền đạt thông tin:

Nhà đàm phán Việt nam cần học cách tìm kiếm những dấu hiệu thể hiện rằng đối tác Trung Quốc không hiểu mình Sự im lặng là một trong những dấu hiệu đó Đừng yêu cầu hay trông chờ đối tác Trung Quốc nói cho biết điều này vì họ rất e ngại nói ra điều

đó Thay vào đó, hãy nhắc lại những điều mà phía Việt Nam đã nói và yêu cầu xem họ có cần biết thêm thông tin gì nữa khô”ng

Người đàm phán Trung Quốc đối tác nước ngoài nên nhìn thẳng vào mắt họ bởi đối với văn hóa Trung Quốc việc tránh nhìn vào ánh mắt là thể hiện sự không trung thực, điều đó làm nảy sinh nghi ngờ với người Trung Quốc

Người Trung Quốc rất ngại làm mất lòng đối tác nên họ thường hay nói “ để tôi xem xét lại”, “ chúng tôi sẽ nghiên cứu lại”, “ với những điều họ không bao giờ chấp nhận”

2.2.3. Việc giữ bình tĩnh:

Người Trung quốc không những nổi tiếng về đạo đức làm việc, họ còn giỏi chịu đựng.Họ giỏi trong việc trì hoãn như là một chiến lược thuyết phục Họ có thể sử dụng khoảng "lặng" để cân nhắc thông tin mới hoặc phát triển thêm câu hỏi Họ sẵn sàng trông đợi những cuộc đàm phán dài hơi mà không tỏ ra mệt mỏi Hãy hỏi họ một câu hỏi không dưới một lần Hãy thể hiện sự nghiên cứu sâu vấn đề, cho họ thấy kết quả tương lai "trăm nghe không bằng một thấy"

Cố gắng kiên nhẫn người Trung quốc hiếm khi nhượng bộ ngay lập tức Tập thể

ra quyết định và đẳng cấp xã hội có thể làm mọi thứ trở nên phức tạp

Người Trung Quốc thường không trả lời thằng vào vấn đề mà hay nói nước đôi, kiểu như;”cũng được”, “cũng tốt”,”bình thường”…

2.2.4. Tư duy tổng hợp:

Người Trung quốc có tư duy tổng thể, họ có xu hướng bàn tất cả các vấn đề cùng lúc