tìm hiểu về phong cách đàm phán của thương nhân nhật bản và những lưu ý của thương nhân việt nam khi đàm phán thương mại với nhật bản

tìm hiểu về phong cách đàm phán của thương nhân nhật bản và những lưu ý của thương nhân việt nam khi đàm phán thương mại với nhật bản

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG KHOA KINH TẾ VÀ KINH DOANH QUỐC TẾ   - BÀI TIỂU LUẬN Đề tài: Tìm hiểu phong cách đàm phán thương nhân Nhật Bản lưu ý thương nhân Việt Nam đàm phán thương mại với Nhật Bản Lớp: K51-KDQT Giáo viên hướng dẫn: Ths Nguyễn Cương Sinh viên thực hiện: Nhóm Quảng Ninh 2015 DANH SÁCH NHÓM: STT i HỌ VÀ TÊN Nguyễn Thị Lan Anh Nguyễn Hoành Cảnh Lê Thị Linh Lê Thị Phúc Linh Nguyễn Phương Nam Trương Thị Phượng Bùi Văn Thành Bùi Thị Thủy MSSV 1210513021 1210513087 1210513042 1215513056 1210513044 1210513099 1215513059 1210513101 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU I Phong cách đàm phán thương nhân Nhật Bản Những nét tính chất chung người Nhật Bản ảnh hưởng đến đàm phán Phong cách đàm phán thương nhân Nhật Bản II Các lưu ý thương nhân Việt Nam đàm phán với thương nhân Nhật Bản 10 Chuẩn bị 10 Mở đầu đàm phán 12 Trong đàm phán 12 Kết thúc đàm phán 16 Những lưu ý khác 17 LỜI KẾT 21 TÀI LIỆU THAM KHẢO 22 ii LỜI MỞ ĐẦU Trong nhiều năm qua, Nhật Bản đối tác lớn Việt Nam đầu tư, xuất nhập khẩu… Sự gia tăng sóng đầu tư từ Nhật Bản vào Việt Nam dẫn đến việc ngày có nhiều doanh nghiệp Việt Nam tiến hành kinh doanh với đối tác Nhật Bản Điều đặt nhu cầu lớn việc đàm phán doanh nghiệp Việt Nam với thương nhân Nhật Bản Tuy vậy, việc hội nhập quốc tế diễn cách phổ biến vài năm gần đây, nên việc thiếu kiến thức chuyên môn nghiệp vụ đàm phán doanh nghiệp Việt Nam thương nhân giới nói chung thương nhân Nhật Bản nói riêng điều khơng thể tránh khỏi Do đó, để góp phần bổ sung kiến thức lẫn kinh nghiệm cho doanh nghiệp Việt Nam đàm phán với thương nhân Nhật Bản, vận dụng kiến thức môn Đàm phán thương mại quốc tế vào thực tiễn, nhóm xin chọn nghiên cứu đề tài: “Tìm hiểu phong cách đàm phán thương nhân Nhật Bản lưu ý thương nhân Việt Nam đàm phán thương mại với Nhật Bản” Việc đàm phán với thương nhân Nhật Bản tiến hành nhiều cách email, điện thoại… Nhưng khn khổ nghiên cứu này, nhóm tập trung vào phương thức đàm phán gặp mặt trực tiếp Đề tài nghiên cứu chia thành phần chính: Phần 1: Phong cách đàm phán thương nhân Nhật Bản Phần 2: Những lưu ý thương nhân Việt Nam đàm phán thương mại với thương nhân Nhật Bản Do tính chất phức tạp đề tài với kiến thức thực tế hạn chế nên q trình nghiên cứu nhóm khơng thể tránh khỏi thiếu sót, nhóm mong muốn có góp ý quý giảng viên đồng học để nghiên cứu hoàn thiện Xin trân trọng cảm ơn! Nhóm – GVHD: Th.s Nguyễn Cương Trang: Phong cách đàm phán TN NB lưu ý TN VN đàm phán với TN NB 2015 I Phong cách đàm phán thương nhân Nhật Bản Những nét tính chất chung người Nhật Bản ảnh hưởng đến đàm phán Nhật Bản – Một đất nước nghèo nàn tài nguyên, có nhiều thiên tai, kinh tế chủ yếu nông – ngư nghiệp ảnh hưởng Tam Giáo Đồng nguyên du nhập nên người Nhật Bản coi trọng: Tinh thần tập thể - Hài hòa thiên nhân địa – Đề cao hợp lí – Sự ứng xử theo thứ tự coi trọng lễ, tín, nghĩa, trí, nhân Xã hội Nhật Bản tự biết thiếu nhiều điều kiện cần phải khẳng định mình, nên có khuynh hướng du nhập cải hóa du nhập vào để chúng biến thành kiểu Nhật Bản Bởi Văn hóa Nhật Bản có giao thoa đỉnh cao yếu tố Tây- Đơng-Nhật Bản Chính văn hóa đa dạng phức tạp mà giao tiếp truyền thống người Nhật có quy tắc, lễ nghi mà người phải tuân theo tùy thuộc vào địa vị xã hội, mối quan hệ xã hội người tham gia giao tiếp Những nghi thức ứng xử thường ngày người Nhật: Những biểu trình giao tiếp người Nhật thực nghi thức chào hỏi Tất lời chào người Nhật phải cúi kiểu cúi chào phụ thuộc vào địa vị mối quan hệ người Một quy tắc bất thành văn “người dưới” phải chào “người trên” trước Người lớn tuổi “người trên” người tuổi, nam “người trên” nữ, thầy “người trên” (không phân biệt tuổi tác, hoàn cảnh), khách là” người trên”… Người Nhật sử dụng kiểu cúi chào sau:  Kiểu Saikeirei: cúi xuống từ từ thấp hình thức cao biểu kính trọng sâu sắc Kiểu thường sử dụng trước bàn thờ đền Thần đạo, chùa Phật giáo, trước Quốc kỳ trước Thiên Hoàng  Kiểu cúi chào bình thường: thân cúi xuống 20-30 độ giữ nguyên 2-3 giây Nếu ngồi sàn nhà mà muốn chào đặt hai tay xuống sàn, lịng bàn tay úp sấp cách 10 -20 cm, đầu cúi thấp cách sàn nhà 10-15 cm  Kiểu khẽ cúi chào: thân đầu cúi khoảng giây, hai tay để bên hơng Nhóm – GVHD: Th.s Nguyễn Cương Trang: Phong cách đàm phán TN NB lưu ý TN VN đàm phán với TN NB 2015 Người Nhật thường chào vài lần ngày, lần đầu phải chào thi lễ, lần sau khẽ cúi chào Ngay người Nhật thấy nghi thức cúi chào rườm rà tồn trình giao tiếp từ hệ sang hệ khác tận ngày Sự thể tính cách người Nhật giao tiếp: Thường ngày, gặp gỡ nhau, sau cúi chào, người Nhật cịn có biểu tính cách phức tạp, nên tìm hiểu để tránh làm lịng họ Những tính cách giao tiếp thể sau:  Gương mặt: Một nhìn bạn, chân mày nhíu lại dấu hiệu quan tâm hay thích thú Cặp mắt mơ màng, dính vào điểm sau lưng người khác lõng vật, nói lên phiền muộn, bực Nếu bạn nói mà nhìn sang bên để tránh nhìn bạn, che dấu tình cảm Sự nhăn mặt dấu hiệu khó chịu biến động dội tính khí Hãy đổi hướng làm cho khách hàng nói câu hỏi thích hợp  Cánh tay: Nếu bạn nói mà khách hàng khoanh tay lại nghĩa có phật ý nho nhỏ Nếu cánh tay chắp lại phía sau biểu thị ý muốn chi phối hay tượng căng thẳng Ở tư ngồi, cùi chỏ đưa sau, thân người tư sẵn sàng lao tới phản đối thẳng thắn khách hàng Bạn cần phải phát sớm  Bàn tay: Bàn tay xòe ra, thư giãn thoải mái điều thuận lợi Nắm tay siết lại, bàn tay chéo phản ứng tiêu cực mà bạn nên lưu ý Nếu bàn tay để trước miệng nói, kéo tai hay để sau tai, ngón tay chạm nhẹ vào mũi dẫn nghi ngờ Khi tay cào đầu, cầm vật đưa lên miệng, đưa sau gáy phần trình bày bạn khơng chắn  Thân người: Nếu ngồi thẳng nghiêng phía trước, tất ổn Ngược lại, lui phía sau có phản đối Nếu thân nằm gọn ghế bành, người khách hàng hoàn toàn chán nản Bạn bị xem người thương gia thiếu may mắn thiếu khả  Giao tiếp mắt: Người Nhật thường tránh nhìn trực diện vào người đối thoại, mà họ thường nhìn vào vật trung gian như: caravat, sách, đồ nữ trang, lọ hoa…, họ cúi đầu xuống nhìn sang bên Nếu nói chuyện mà nhìn thẳng vào người đối diện (đặc biệt Nhóm – GVHD: Th.s Nguyễn Cương Trang: Phong cách đàm phán TN NB lưu ý TN VN đàm phán với TN NB 2015 người quen có chức vụ cao bạn) bị xem thiếu lịch sự, khiếm nhã không mực  Sự im lặng: người Nhật có khuynh hướng nghi ngờ lời nói quan tâm nhiều đến hành động, họ sử dụng im lặng cách để giao tiếp họ nói tốt nói q nhiều Trong buổi thương thảo, người có vị trí cao thường lời nói định sau Im lặng cách không muốn làm lịng người khác  Bất kì lời nói, cử người Nhật điều lịch thiệp, nhã nhặn Họ khơng nói “Khơng” không cho đối phương biết họ không hiểu Lời nói “Vâng” (Yes) họ có nghĩa “Không” kèm với cụm từ: “We will think about it”, “We will see”, “Perhaps” Bạn ba lần gặp gỡ có năm để mối quan hệ kinh doanh với họ trở thành thức Nếu cảm thấy bất đồng khơng thể làm theo yêu cầu người khác, họ thường nói “Điều khó” Người Nhật có ý thức tự trọng cao, họ tránh trở thành kẻ lố bịch, không mực, khiếm nhã giao tiếp  Người Nhật trọng tạo cảm giác dễ chịu cho người đối thoại Họ không muốn làm phiền người khác cảm xúc riêng mình, cho dù họ gặp chuyện đau buồn, họ mỉm cười với người giao tiếp Đối với việc tặng quà cho người Nhật, cần phải lưu ý số vấn đề: Giống với người Việt, người Nhật thích quà vào dịp lễ - Tết, dịp có tin vui, thăng quan tiến chức….Với họ, việc tặng tiền bị xem thô lỗ; tiền mặt loại quà cáp quy chuẩn đám cưới hay cho trẻ em năm Người Nhật trọng đến nghệ thuật gói q người Nhật thích thứ có hình thức đẹp, trơng thể tôn trọng người tặng Sống mơi trường có thu nhập cao nên người Nhật Bản có thói quen địi hỏi cao chất lượng đồ từ vẻ ngồi bắt mắt Một số vấn đề nên lưu ý tặng quà:  Những người có quan hệ làm ăn chặt chẽ với Nhật, hẳn phải biết Nhật Bản loại quà tặng bán chạy nhì giới Người Nhật thích tặng q khơng thích người tặng mở q trước mặt Vì họ xem việc lịch thiếu tơn trọng Nếu người Nhật tặng q họ khơng làm Nhóm – GVHD: Th.s Nguyễn Cương Trang: Phong cách đàm phán TN NB lưu ý TN VN đàm phán với TN NB 2015  Việc gói quà người Nhật nghệ thuật, quà gói bọc cận thận tạo thiện cảm với người Nhật Khi tặng quà, bạn không nên tặng q có số lượng 4,9 Bạn khơng nên tặng vật nhọn, trà uống, vật có màu tím xanh cây; họ thứ trượng trưng cho đau buồn không may mắn  Đặc biệt, quà tặng có ý nghĩa người Nhật ảnh chụp họ Khác với người Châu Âu, du lịch, thích xách máy ảnh chụp phong cảnh, cịn người Nhật thích chụp ảnh có Bởi tham quan nơi mà lúc họ tặng ảnh chụp họ tư tự nhiên khơng cịn Các thương nhân Nhật thích chụp hình buổi hội đàm, hình Quốc huy, Quốc kỳ lãnh tụ nước sở Những tính cách cơng việc người Nhật:  Trong sống ngày, người Nhật cẩn thận Họ nghiêm túc cận trọng việc nhỏ Làm việc kiểm tra trước làm, kiểm tra làm kiểm tra sau làm xong Chính cẩn thận mà chất lượng hàng Nhật ln đứng đầu giới Tính cách cẩn thận người Nhật áp dụng vào công việc Ngoại trừ dịp vui chơi cho người Nhật cười thả sức, nhân viên Nhật thường không diễn tả cảm xúc vui đùa khuôn mặt, thay vào khn mặt nghiêm khắc Đặc biệt họp, họ nói nhỏ, giọng nói cẩn trọng, thường nhắm mắt ý gần tới người nói Thói quen với người nước ngồi thể dấu hiệu khó chịu  Trong cơng việc trước thực làm việc gì, người Nhật chuẩn bị kỹ lưỡng chu đáo Cơng tác chuẩn bị thực sớm, kỹ lưỡng chu đáo đến mức đáng kinh ngạc Người Nhật cịn có tính chủ động cơng việc, mà người Nhật ghi nhớ Tính chủ động có tên gọi HoRenSo, viết tắt chữ: Hokoku nghĩa báo cáo, Renraku nghĩa trao đổi, Sodan nghĩa hỏi ý kiến Thực công việc, phải báo cáo định kỳ cho cấp Thường xuyên trao đổi bàn bạc với đồng nghiệp cấp Cuối hỏi ý kiến cấp trước định làm Một mà người Nhật áp dụng thành cơng 3S Để có mơi trường làm việc ngăn nắp, khoa học chuyên nghiệp, người Nhật Nhóm – GVHD: Th.s Nguyễn Cương Trang: Phong cách đàm phán TN NB lưu ý TN VN đàm phán với TN NB 2015 làm việc đơn giản sau: Seiri: Sàng lọc, giữ thứ cần, vứt bỏ vật dụng dư thừa, không cần thiết; Seiton: xếp, xếp thứ cho cần có để dùng, khơng thời gian tìm kiếm; Seiso: lau chùi, don dẹp, kiểm tra hỏng hóc thường xuyên Đối với họ: bàn ghế, máy móc, vật dụng phải gọn gàng, sẽ, ngăn nắp làm tăng hiệu suất làm việc Người Nhật ln tìm tịi, sáng tạo liên tục cải tiến, chìa khóa đem lại thành cơng cho kinh tế Nhật Bản Liên tục cải tiến, liên tục sáng tạo để nâng cao suất, chất lượng giảm thiểu chi phí Họ có tư tưởng chống lại cách nghĩ làm việc theo lối mịn, trì trệ, kìm hãm phát triển Vì tính cách nghiêm túc, làm việc có quy tắc nên người Nhật trọng chữ “Tín”, phép xã giao giữ lời hứa dù việc nhỏ nhất, họ coi trọng ấn tượng buổi gặp mặt Nếu vơ tình khơng thực lời hứa bạn cần xin lỗi dù với lý Việc giải thích lý nên đặt sau thực khéo léo thời điểm phù hợp Tác phong công nghiệp người Nhật Yêu cầu vấn đề giao tiếp với người Nhật mà người Việt hay mắc phải hẹn bạn thực lời hứa Người Nhật giờ, họ đến trước hẹn tối thiểu phút Họ cảm thấy khó chịu phải đợi cảm tình với người sai hẹn Nếu người tìm kiếm hội hợp tác kinh doanh khó có hội thứ hai gặp lại Vì thế, hẹn, xếp để cần nhớ không lý thỏa đáng cho việc trễ hẹn Người Nhật quan trọng việc hạn định kinh doanh Hạn định không thay đổi với lý Sở dĩ thời gian khơng thể thay đổi người Nhật lập kế hoạch chuẩn bị việc để thực sau mốc thời gian Do công tác lập kế hoạch ước lượng thời gian, nhân lực quan trọng Với người Nhật, khơng có khái niệm trễ hạn, hạn định, phải giá hồn thành cơng việc tiến độ Trễ hạn đồng nghĩa với việc hợp tác với Giao thiệp quan trọng với người Nhật, thường đề cập đến mối quan hệ mới, đặc điểm chung nhà kinh doanh Nhật khả Nhóm – GVHD: Th.s Nguyễn Cương Trang: Phong cách đàm phán TN NB lưu ý TN VN đàm phán với TN NB 2015 thích ứng cao đàm phán Và đặc biệt khả diễn thuyết họ tốt nên dễ chiếm thiện cảm đối tác, thành công dành hợp đồng chiếm tỷ lệ cao Làm quen, giao tiếp với người có thế, địa vị khía cạnh mà người Nhật quan tâm để có thêm nhiều hội làm ăn Do mối quan hệ người Nhật đặt lên hàng đầu Người Nhật coi trọng mối quan hệ làm ăn lâu dài, làm việc chung với người Nhật, bạn cần biết cách trì liên lạc qua lại, gián tiếp trực tiếp Gọi điện hẹn gặp trực tiếp đánh giá cao nhiều so với gửi thư, fax hay email Người Nhật đưa việc làm quen tạo dựng mối quan hệ lên tầm họ hiểu giá trị chúng Nhiều người thấy khó chịu tiếc thời gian giữ liên lạc với người khác Chúng ta thường hạn chế việc giữ liên lạc điều thể thiếu bền chặt mối quan hệ Hãy noi gương người Nhật cách quan tâm tới việc luôn” giữ ấm” cho mối quan hệ cơng việc bạn Người Nhật cịn nâng cao tinh thần hiệu Rất nhiều doanh nghiệp Nhật bắt đầu ngày làm việc họ với buổi sáng tập hợp nâng cao tinh thần hăng hái làm việc, công nhân thường xuyên xếp hàng đồng hơ to hiệu cơng ty Đó cách gây cảm hứng hăng hái, tạo động lực tạo lịng trung thành cơng việc Và điều giúp cho mục tiêu công ty giữ vững tâm trí người Nhìn chung, vẻ bề ngồi có phần nghiêm khắc người Nhật thân thiện nhanh chóng kết bạn Hãy thử tìm kết bạn với họ, bạn không khỏi ngạc nhiên người bạn Nhật sẵn sàng chi trả tất ngày chơi mà họ rủ, tặng bạn quà bạn tặng họ, ln tìm cách để bạn thoải mái bắt chuyện nhanh với người xa lạ đồn, nhóm Người Nhật thật lịch thiệp giao tiếp, họ làm việc chăm có lẽ đức tính nên có nước Nhật đứng thứ giới kinh tế tầm ảnh hưởng văn hóa rộng rãi Nhu cầu vui chơi, giải trí người Nhật Sau thời gian bận rộn, làm cơng việc, người Nhật bỏ qua nguyên tắc cứng nhắc mà trở với sống Để giảm bớt căng thẳng mệt mỏi cơng việc, họ tìm đến hình thức giải Nhóm – GVHD: Th.s Nguyễn Cương Trang: Phong cách đàm phán TN NB lưu ý TN VN đàm phán với TN NB 2015 Ban đầu, thương gia nước làm ăn, người Nhật Bản thường thông qua mạng lưới thơng tin tìm hiểu tình hình đối phương Trước đàm phán thức, người Nhật Bản mời đối tác dùng tiệc tham dự hội, mục đích để tiếp cận thăm dị, tìm hiểu cá tính độ tin cậy đối tác Sau đó, họ thơng qua người liên lạc u cầu cơng ty nước ngồi qua kiến nghị Do đó, phía Việt Nam nên thiết lập mối quan hệ tốt với người liên lạc Chuẩn bị không gian, thời gian Một số chuyên gia cho rằng, thương nhân Nhật Bản thích tổ chức gặp gỡ buổi tiệc, buổi hội, hay nhà hàng Nên gọi điện thoại trước gặp mặt hay nhờ người trung gian hai bên chưa gặp mặt Thương nhân Nhật coi trọng giờ, định nghĩa người Nhật bạn phải có mặt trước hẹn từ đến 15 phút Vì vậy, lên kế hoạch kỹ lưỡng thời gian việc tối cần thiết hẹn Khi thu xếp hẹn, doanh nhân cần quan tâm đến vấn đề làm trễ hẹn kẹt xe hay hẹn bất ngờ Nếu bạn đến hẹn muộn, người Nhật Bản cảm thấy bạn không tôn trọng họ Trong trường hợp bạn đến trễ mà khơng có cách xoay sở được, thông báo trước cho bên để họ chủ động công việc, đợi chờ lãng phí thời gian Giờ làm việc người Nhật thường từ 9h sáng đến 5h chiều, từ thứ đến thứ Chủ nhật nghỉ ngày Bên cạnh kỳ nghỉ dịp năm mới, kỳ nghỉ lễ doanh nhân Nhật vào tháng 5, họ gọi “Tuần lễ Vàng” – tuần lễ cầu cho quốc thái dân an Họ nghỉ từ đến ngày Ngồi cịn có kỳ nghỉ vào tháng 8, gọi “Tuần lễ Obon” – Lễ Vu Lan, diễn ngày Do đó, đối tác Việt Nam lưu ý nên tránh lên lịch hẹn gặp mặt vào thời gian năm Chuẩn bị đội ngũ tham gia đàm phán Đội ngũ đàm phán phía Việt Nam nên có chuyên gia am hiểu tiếng Nhật hay phiên dịch viên trường hợp đàm phán diễn Nhật Bản Đồng thời, đàm phán nên bao gồm chuyên gia kỹ thuật người hỗ trợ khác để tránh lép vế trước đối tác Nhật Bản Nhóm – GVHD: Th.s Nguyễn Cương Trang: 11 Phong cách đàm phán TN NB lưu ý TN VN đàm phán với TN NB 2015 Xã hội Nhật Bản biết đến xã hội thống, coi trọng người lớn tuổi ý thức đẳng cấp cao, buộc người phải có lễ nghi trật tự thứ bậc quan hệ khơng gia đình mà cịn mối quan hệ xã hội Điều thể đàm phán giao dịch ngoại thương Vì vậy, họ có xu hướng đánh giá người dựa vào tuổi tác, trình độ học vấn, cấp bậc cơng ty Đối tác cần có hiểu biết văn hóa Nhật Bản để giao tiếp dễ dàng với phái đoàn Nhật Bản giành tin tưởng tôn trọng giai đoạn đàm phán Mở đầu đàm phán Người Nhật ln quan niệm: “Trước hết tìm hiểu rõ đối tác ai, ngồi lại đàm phán” “ngồi vào bàn đàm phán trước, làm rõ ai” Do dó, để thành cơng, doanh nhận Việt Nam phải phát triển mối quan hệ tin tưởng với đối tác Bên cạnh đó, họ coi trọng chuyện gặp mặt trước bàn bạc hợp tác chu đáo việc chăm sóc khách hàng Việc mời ăn, đón, tiễn sân bay (đặc biệt vào tận máy bay để đón gây ấn tượng đặc biệt với đối tác) Trong giao dịch thương mại, vấn đề quan hệ cá nhân vô quan trọng Người Nhật Bản bỏ thời gian để giao tiếp cơng việc làm ăn coi phần trình phát triển mối quan hệ bên trì hợp đồng kinh doanh hay mối làm ăn Người phương Tây trao đổi quan điểm với buổi gặp gỡ đầu tiên, điều người Nhật lại nguy hiểm Khi gặp gỡ vậy, người Nhật đại điện cho nhóm người, họ khơng thể thơng báo hay trị chuyện điều chưa tham khảo ý kiến Người Nhật tỏ lo lắng gặp gỡ người Việc trao đổi card visit việc quen thuộc buổi gặp mặt Nhật, tất thơng tin nằm khơng tìm hiểu họ trước Ngoài ra, người Nhật coi trọng hẹn Vì vậy, làm việc với khách Nhật, cần phải chủ động lựa chọn phương tiện hợp lý thời gian đảm bảo tránh bị muộn lý tắc đường Trong đàm phán Cử điệu Người Nhật thường cười mỉm Há miệng q rộng xem thơ lỗ, họ thường che miệng cười, biểu thị ngạc nhiên hay ngờ vực Nụ cười hay tiếng cười người Nhật họ cảm thấy bối Nhóm – GVHD: Th.s Nguyễn Cương Trang: 12 Phong cách đàm phán TN NB lưu ý TN VN đàm phán với TN NB 2015 rối khó chịu, khơng mang nghĩa họ vui Đối tác người Nhật có thói quen ăn nói nhỏ nhẹ, thái độ chững chạc Đây khơng phải biểu cá tính yếu đuối mà họ xem biếu khơn ngoan, kinh nghiệm tuổi tác Vì vậy, cần phải có thái độ ơn hịa, mềm mỏng làm việc với người Nhật, tránh tỏ thái độ bực dọc, nóng nảy Điều mối quan hệ tốt đẹp hai bên Tư ngồi điều quan trọng việc gặp gỡ tiếp xúc Người trẻ tuổi nên ngồi với tay đặt lên đùi, đầu vai nghiêng phía trước chút đế tỏ tơn kính người lớn tuổi Cách diễn đạt ngôn ngữ Những lời giới thiệu thái không gây ấn tượng tốt Ngoài ra, thương nhân Việt Nam bàn đàm phán với người Nhật nên tập sử dụng từ cụm từ “chất lượng”, “cơng việc theo nhóm”, “danh dự”, “sự hài hịa”, “khơng thành vấn đề”, “những lựa chọn khác” Thay cho việc sử dụng từ ngữ nhạy cảm thiếu lịch “No” (khơng) cách thẳng thắn Thương nhân Việt Nam lựa chọn cách diễn đạt khác: “Chúng ta xem xét lựa chọn khác” hay “Có lẽ cách làm tốt hơn” Người Nhật nói thằng “Không”, tiếng “không” xem thô lỗ Cũng người Nhật nói thẳng ý kiên bộc trực đem lại khó chịu hay thách thức Có cách nói “khơng” sau: “khó q”, “Chúng tối muốn, “Tơi cố gắng, ” Do đó, nên dùng lối gián tiếp nói “khơng” để tránh đối đầu hay xúc phạm đến người đối thoại Ngược lại, thương nhân Nhật Bản nói “Hai” (giống “Yes” tiếng Anh) khơng phải họ đồng ý hay chấp nhận Đó có nghĩa là: tơi nghe ơng (bà) nói Nhiều trường hợp thương nhân Việt Nam nhầm lẫn cách đáng tiếc từ ngữ thông dụng Học cách im lặng cách chấp nhận im lặng 30 giây lâu Đây thời điểm then chốt để người Nhật đưa định Người Nhật nghiền ngẫm đối tác nói đưa câu hỏi Thương nhân Việt Nam không nên bối rối trước giây phút im lặng đàm thoại hay tìm cách phá tan im lặng lúc nói chuyện Cần phải hiểu rằng, khác với chúng ta, im lặng có nghĩa đối tác người Nhật suy nghĩ cách nghiệm chỉnh vấn đề bàn bạc Nhóm – GVHD: Th.s Nguyễn Cương Trang: 13 Phong cách đàm phán TN NB lưu ý TN VN đàm phán với TN NB 2015 sẵn sàng đưa ý kiến quan điểm sau khoảng thời gian im lặng Cách xưng hơ với đối tác Hãy gọi tên xác đối tác Nhật Bản ghi danh thiếp Xuất phát từ truyền thống lịch sử văn hóa lâu đời mình, người Nhật dựa vào danh thiếp đế gọi xác tên người giao dịch họ tên người Nhật phức tạp Có thể nói, Nhật Bản nước có nhiều họ giới, có đến 370.000 họ tiếng Nhật có 50 âm bản, khiến nói chuyện dễ gặp từ đồng âm khác nghĩa Ví dụ: Sasaki đại diện cho họ; Goto đại diện cho 11 họ; Koji đại diện 12 họ Sự tập trung ý vào đối tác Không nên tập trung tất ý vào người phiên dịch nhóm người Nhật, thường người người trẻ tuổi có ảnh hưởng Cách tốt để ý xem tiếng Nhật, phía họ tỏ thái độ kính nể người Thơng thường người có tuổi người quan trọng Người Nhật thường tránh nhìn lâu vào mắt nhau, cử coi hăm dọa Ngồi ra, người trẻ dám nhìn thắng vào mắt mà họ thường nhìn cúi xuống dưới, đầu cúi xuống để tỏ tơn kính Do khơng nên tin cử thiếu tin cậy, thiếu trung thực hay không thành thật, nét văn hóa người Nhật thương nhân Việt Nam nên tập quen với điều để tránh suy nghĩ bất đồng văn hóa Khi phát biểu đàm phán Nên trì thái độ yên lặng, từ tốn lịch Giữ nét mặt bình thản điểm quan trọng Trong văn hóa kinh doanh Nhật Bản, danh tiếng vị trí xã hội người Nhật thể khái niệm Khi người đánh bình tĩnh hay lúng túng, điều thảm họa cho đàm phán Ở Nhật, tuổi tác đồng nghĩa với khôn ngoan kinh nghiệm Do người Nhật cảm thấy khó khăn đàm phán thương lượng với người nước ngồi nhỏ tuổi thiếu lịch lãm Nếu bạn gặp phải trường hợp trên, nỗ lực tạo tơn trọng lịng tin cậy lẫn Bạn sắc sảo, khoa trương hay thơ lỗ Phải kiên trì nói Nhóm – GVHD: Th.s Nguyễn Cương Trang: 14 Phong cách đàm phán TN NB lưu ý TN VN đàm phán với TN NB 2015 nhỏ nhẹ, thái độ phải hòa nhã, nghiêm túc đàm phán Hãy tỏ tơn trọng người đối thoại tuổi tác cương vị công ty Nếu bạn yêu cầu hỗ trợ đồng có tuổi nên có người đứng tuổi đứng giới thiệu bạn Khi đưa thỏa thuận giao dịch Người Nhật không mặc giá điều khoản khác cách kỹ lưỡng người láng giềng châu Á khác Thế đừng mà đưa nhân nhượng nhanh ta làm họ tự hỏi trung thực lời đề nghị ban đầu bạn Nếu để đối tác Nhật đưa nhân nhượng trước Người Nhật quen đưa vấn đề để bàn bạc không đưa loạt vấn đề để thảo luận Với người Nhật chữ tín cịn quan trọng hợp đồng thành văn Người Nhật coi trọng chữ tín, nói coi vấn đề cam kết rồi, nên vài người Nhật cảm thấy bị xúc phạm người nước ngồi cố địi hợp đồng viết hẳn hoi Nếu đối tác bạn chần chừ hay để chậm việc thảo hợp đồng, bạn giải thích cách rõ ràng, cụ thể đường lối cơng ty bạn Bạn nói chuẩn mực làm việc công ty bạn ghi chi tiết điều khoản cụ thể điều hồn tồn khơng phải khơng tin tưởng vào công ty Nhật, hợp đồng thành văn bảo vệ quyền lợi phía cơng ty Nhật Các chiến lược cần cẩn trọng Ngồi vấn đề trên, thương nhân Việt Nam nên ý số chiến lược hay người Nhật sử dụng q trình đàm phán để có biện pháp phù hợp tránh rơi vào bị động bị ép buộc mức Trong số đó, có hai chiến lược hay thương nhân Nhật Bản sử dụng Chiến lược tiêu hao Chiến lược lợi dụng điểm yếu đối thủ Chiến lược tiêu hao Người Nhật Bản vốn giỏi đàm phán, họ khéo dùng chiến thuật đánh tiêu hao để làm hao mòn tinh lực người khác, khiến cho đối thủ đàm phán phải sốt mà trở nên nóng vội, cịn họ ung dung thả mồi bng câu với tư người chiến thắng Họ hiểu rõ đàm phán có kỳ hạn cuối Bất người đàm phán lịng có tính tốn trước thời điểm đến Nhóm – GVHD: Th.s Nguyễn Cương Trang: 15 Phong cách đàm phán TN NB lưu ý TN VN đàm phán với TN NB 2015 thỏa thuận điều Tuy nhiên người tham gia đàm phán thường hay đợi đến thời hạn cuối chịu nhượng thỏa hiệp Bởi vậy, đàm phán, nhà buôn Nhật luôn tỏ phớt lờ, có kiên nhẫn lớn, để chờ thời chín muồi, khéo léo trường hợp nhà buôn Nhật áp dụng rộng rãi Bởi thời hạn cuối thường ép buộc người ta đến định qua loa, vội vàng, bất cẩn Đối với doanh nghiệp nước ngồi sang Nhật đàm phán doanh nghiệp Nhật ln tìm cách thao túng nhật trình họ, để kéo dài thời gian đàm phán, lợi dụng tâm lý không muốn tay không doanh nghiệp nước ngồi mà buộc họ vào tình trạng bất lợi Do đó, sang nước Nhật để đàm phán, thương nhân Việt Nam nên đặc biệt ý, không để lộ giới hạn ngày vé máy bay về, ngày cần đến thỏa thuận, thêm vào đó, phải thận trọng đốn việc yêu cầu thương nhân Nhật ngồi vào bàn đàm phán, trực tiếp vào vấn đề Thuật lợi dụng điểm yếu đối thủ Một điểm quan trọng chiến lược đàm phán doanh nghiệp Nhật họ lợi dụng điểm yếu đối thủ Ngồi mặt họ tỏ khiêm nhường kính trọng thực tế lại nhiều mưu kế toan tính bên trong, khó đối phó Họ ln mong đợi đối phương đưa vấn đề trước Thái độ họ lịch sự, hiếu khách, đợi cho đối tác nói hết đầy đủ vấn đề họ bắt đầu hỏi liên tiếp Trong trình đàm phán có họ im lặng thời gian dài, có lúc tưởng họ ngủ gật, điều khơng có nghĩa họ khơng lịch sự, khơng tập trung vào đàm phán mà tập quán người Nhật, họ cảm thấy cần thời gian để suy nghĩ Thương nhân Việt Nam đàm phán với thương nhân Nhật Bản cần chuẩn bị tâm lý cho tình này, khơng nên cảm thấy bực khó chịu, nói lại lập trường để cuối bị đẩy vào bị động bất lợi mà nên cho họ thời gian, chờ đợi kiên nhẫn Kết thúc đàm phán Khi công ty Nhật đưa định, đội đàm phán mong đợi kế hoạch thực nhanh chóng, họ trích bên đối tác có trì hỗn Chính vậy, phía Việt Nam cần phải thực đủ công việc thỏa thuận theo kế hoạch Nhóm – GVHD: Th.s Nguyễn Cương Trang: 16 Phong cách đàm phán TN NB lưu ý TN VN đàm phán với TN NB 2015 Sau đàm phán hay thống vấn đề dù khơng quan trọng cần phải làm tóm tắt nội dung thống gửi lại cho đối tác Để trì mối quan hệ sau đàm phán, phía Việt Nam cần ý đến số biểu tặng quà khách vào số dịp lễ Nhật dịp Ơ Bơn (tháng 7), dịp nên gửi đồ ăn; dịp cuối năm dương lịch nên tặng đồ uống Hoặc gửi thiếp chúc mừng ngày thành lập công ty; gửi thiếp chúc mừng Giáng sinh năm (lưu ý thiếp chúc mừng phải gửi tới tay đối tác trước ngày Giáng sinh, tốt vào khoảng nửa đầu tháng 12) Những lưu ý khác Tiếp xúc trực tiếp Trong chào hỏi gặp nhau, việc ôm hôn, bắt tay hay vỗ vai khơng phải thơng lệ, có uống với chút đồ uống Giữ khoảng cách điều quan trọng người Nhật Nếu không bị coi xô bồ, gây khó chịu Hành động cúi gập người trước người khác để ý đầy hàm ý Cúi gập người thấp lâu biểu tơn trọng Bạn coi tục lệ thông thường, không nên bắt chước không hiểu rõ hết nguyên tắc Một gật đầu vui vẻ đủ Tắm Sau đàm phán, thương thảo, người Nhật thường hay mời đối tác tắm để thư giãn Khi tắm việc xát xà phịng vào người dứt khốt phải cho tất thấy – cho dù trước tắm táp cẩn thận! Vợ chồng theo Phu nhân phu quân không để liên quan đến cơng chuyện làm ăn Nhưng người Nhật thích đối tác chơi buổi tối – có đủ tiền đến chỗ Geisha Người Nhật tách bạch rõ ràng công việc đời tư, không để hai chuyện ngang hàng mà cơng việc đặt lên Q tặng Không phép tặng người Nhật q dao, kéo mở thư người Nhật coi thứ điềm báo hiệu chia tay, Nhóm – GVHD: Th.s Nguyễn Cương Trang: 17 Phong cách đàm phán TN NB lưu ý TN VN đàm phán với TN NB 2015 phân ly ly hôn Không tặng tranh có hình cáo thằn lằn chúng bị coi không tao nhã Đối với người Nhật, chúng biểu tượng cho “mắn” sinh sôi nảy nở thủ đoạn Quà thường trao với câu nói sau: “Mặc dù khơng có giá trị gì, xin ơng/bà vui lịng nhận cho” Khơng phép mở quà tặng trước mặt người tặng bị coi tham lam Trà xanh Người Nhật có thói quen mời uống trà xanh sau bữa ăn đàm phán Trà uống nguyên mời, không cho thêm sữa hay đường Trong cốc trà có mảnh chè chuyện bình thường Nếu cánh chè cịn đứng thẳng đứng cốc cịn coi điềm tốt lành Nếu thấy vậy, bạn nên thể cho đối tác người Nhật biết bạn để ý thấy điều Tiết chế cảm xúc Xin đừng để sa vào tranh cãi với người Nhật Người Nhật khơng tranh cãi cơng khai Nếu có chuyện xin bạn hay cố gắng che giấu suy nghĩ ấn tượng riêng Nói thẳng người Nhật nhận thấy bị coi không tinh tế Trả tiền Nếu bạn muốn trả tiền không để người Nhật trả tiền ăn sau đàm phán trước bạn phải nói với người phục vụ Khơng tính cộng lại, kiểm tra tính hóa đơn tốn Sa đà công khai vào chuyện tiền bạc bị coi không tinh tế tao nhã Khi ăn cơm Nhật, bạn nên ý ăn hết cơm bát, khơng thích để lại chút thơi Người Nhật q lúa gạo Những biết sử dụng đũa để ăn nhanh chóng tạo thiện cảm người Nhật Không cầm đũa vung vẩy nơi hay khoắng trộn bát ăn Thứ tự, cấp bậc Thể tôn trọng kính trọng người Nhật có ý nghĩa to lớn, đến mức chưa làm rõ trật tự cấp bậc chưa thể trao đổi với Có thể sử dụng danh thiếp vào việc này, theo nguyên tắc danh thiếp ghi chức danh địa vị người cao; ghi tên khơng thơi có nghĩa phải biết người Nhóm – GVHD: Th.s Nguyễn Cương Trang: 18 Phong cách đàm phán TN NB lưu ý TN VN đàm phán với TN NB 2015 Trang phục Nguyên tắc tối thượng là: sang trọng hợp mốt Người Nhật để ý coi trọng chất lượng, đẳng cấp Ăn vận xuềnh xồng bị coi khơng tơn trọng họ Bạn phải đặc biệt để ý đến đơi tất nhiều trường hợp khơng ngồi vào bàn để trao đổi mà ngồi thấp, phải cởi bỏ giày Karaoke Không từ chối lời mời hát Karaoke Nếu bạn hát vài dân ca dân tộc người Nhật đánh giá cao Ai khơng có khả thay chơi nhạc cụ, biểu diễn ảo thuật… Lời khen Nói lời khen với người Nhật nên cẩn thận Chẳng hạn khen - cho dù thật lịng – “Ơng/Bà thuyết trình thật tuyệt vời” khiến người Nhật bối rối hiểu nhầm phê phán theo đường vòng Ai muốn khen ngợi người Nhật nên đề cập đến yếu khơng tán dương thành tích người khác Khen ngợi người Nhật cách tốt nhất, lý tưởng xin họ lời khuyên Thể diện Người Nhật coi trọng diện mạo bên Khách sạn Nhật đắt, bạn bạn coi người có tảng vững chãi tài Đi máy bay hay tàu hỏa Thậm chí bạn thuê ô tô thuê người lái coi chuyên nghiệp đáng nể Người Nhật thường khơng người ngồi biết họ tiết kiệm Đi taxi Không tự mở cửa Cánh cửa sau taxi người lái tự động mở Lái xe taxi Nhật thường khơng nói đươc tiếng Anh nên tốt muốn đâu trước ghi vào tờ giấy (bằng tiếng Nhật) đưa cho lái xe Điện thoại Khi nói chuyện điện thoại, người Nhật chí cịn mỉm cười cúi người chào người bên kia, thể đứng trước người Vì thế, bạn nên để người Nhật bỏ máy xuống trước, sau bỏ máy điện thoại, tắt máy mình, để tránh bị coi thiếu lịch hay không bảo cặn kẽ Nhóm – GVHD: Th.s Nguyễn Cương Trang: 19 Phong cách đàm phán TN NB lưu ý TN VN đàm phán với TN NB 2015 Uống rượu Khơng nên uống rượu Khơng rót rượu cho riêng mà tơi rót cho bạn, bạn rót cho tơi Rượu Sake thường uống cạn Say rượu thể tất cách đặc biệt Nhật Chỉ tình trạng bạn thoải mái nói quan điểm riêng mà khơng lo bị trừng phạt Trao danh thiếp Không lấy danh thiếp từ túi quần trước sau để trao cho người Nhật, mà phải có hộp đựng đàng hồng để túi áo khoác Mác hiệu hộp đựng danh thiếp để ý đến từ đầu Khi trao danh thiếp ý không trao chia tú lơ khơ, mà trang trọng tay phải, tốt hai tay Không bắt buộc phải trao đổi cách đọc tên gọi cho hay lý giải chữ nghĩa, làm lại coi có hiểu biết văn hóa khác Nhóm – GVHD: Th.s Nguyễn Cương Trang: 20 LỜI KẾT Đàm phán với thương nhân Nhật Bản điều không mẻ với doanh nghiệp Việt Nam trình hội nhập mạnh mẻ Việt Nam Tuy nhiên, kiến thức kinh nghiệm đàm phán doanh nghiệp Việt Nam hạn chế, chưa đáp ứng nhu cầu thực tiễn Trên sở tham khảo tài liệu liên quan, nhóm tìm hiểu nét chung người Nhật Bản phong cách đàm phán họ, từ đề xuất lưu ý cho thương nhân Việt Nam tham khảo nhằm nhân cao hiệu đàm phán với đối tác doanh nghiệp Nhật Bản Tuy vậy, trình độ nhóm cịn hạn chế, tiểu luận hệ thống lại nét yếu phong cách đàm phán doanh nghiệp Nhật Bản Những đề xuất để góp phần nâng cao hiệu đàm phán đặc biệt tìm phương pháp đàm phán mới, đột phá mà đề tài chưa làm Nhóm mong nhận góp ý quý giảng viên bạn đồng học để đề tài có hướng phát triển sâu sắc Xin trân trọng cảm ơn! Nhóm – GVHD: Th.s Nguyễn Cương Trang: 21 TÀI LIỆU THAM KHẢO 10 Case Studies in Janpanese negotiating behaviour, Michael Blaker and Paul Giarra and Ezra Vogel Learning to Negotiate with the Japanese, Dr Bob March Japanese Culture, 4th Edition (Updated and Expanded), H Paul Varley The Japanese Mind: Understanding Contemporary Japanese Culture, Roger J Davies Japanese Culture Constructed, Discourses: Implications for Applied Linguistics Research and ELTRYUKO, Ryuko Kubota Assistant Professor Richard M Steers, Carlos J Sanchez-Runde, Luciara Nardon (2010) Management across culture: challenges and strategies Cambridge University Press Charlene M Solomon & Michaels S Schell (2009) Managing Across Culture: The seven keys to doing business with a global mindset McGraw-Hill Để thành công đàm phán (Getting to yes), Second Edition 1991, Roger Fisher, William Ury, Bruce Patton Thời báo kinh tế Sài Gịn, Bí làm ăn với người Nhật, xem 13.04.2015: http://www.vanphongao.vn/chien-luoc-kinhdoanh/1959-bi-quyet-lam-an-voi-nguoinhat.html?hc_location=ufi Dịch giả Phong Linh dịch theo Business Insider, Những điều nên biết đàm phán với đối tác Nhật Bản, xem 13.04.2015: http://cafebiz.vn/quan-tri/nhung-dieu-nen-biet-khi-dam-phanvoi-doi-tac-nhat-ban-2014051215460791314.chn Nhóm – GVHD: Th.s Nguyễn Cương Trang: 22 Nhóm – GVHD: Th.s Nguyễn Cương Trang: 23 Nhóm – GVHD: Th.s Nguyễn Cương Trang: 24 Nhóm – GVHD: Th.s Nguyễn Cương Trang: 25 ... Phong cách đàm phán thương nhân Nhật Bản Những nét tính chất chung người Nhật Bản ảnh hưởng đến đàm phán Phong cách đàm phán thương nhân Nhật Bản II Các lưu ý thương nhân Việt Nam đàm phán. .. phần chính: Phần 1: Phong cách đàm phán thương nhân Nhật Bản Phần 2: Những lưu ý thương nhân Việt Nam đàm phán thương mại với thương nhân Nhật Bản Do tính chất phức tạp đề tài với kiến thức thực... thương nhân Nhật Bản, vận dụng kiến thức môn Đàm phán thương mại quốc tế vào thực tiễn, nhóm xin chọn nghiên cứu đề tài: ? ?Tìm hiểu phong cách đàm phán thương nhân Nhật Bản lưu ý thương nhân Việt Nam