khoá luận tốt nghiệp học viện hành chính Căn cứ xác định biên chế hành chính ở bộ nội vụ

2. Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu Mục tiêu của đề tài là đề xuất và đưa ra một số giải pháp góp phần đổi mới việc xác định biên chế cho các cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực nói riêng và cho các cơ quan hành chính nhà nước nói chung nhằm đảm bảo biên chế đúng và đủ theo số lượng và cơ cấu biên chế của từng bộ phận trong cơ quan. Để thực hiện được mục tiêu trên, nhiệm vụ đặt ra là: Thứ nhất: Tổng quan những vấn đề cơ bản về biên chế, xác định biên chế. Thứ hai: Phân tích thực trạng biên chế và căn cứ xác định biên chế tại Bộ Nội vụ. Thứ ba: Một số giải pháp hoàn thiện việc xác định biên chế tại Bộ Nội vụ. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Về đối tượng và phạm vi nghiên cứu: đề tài nghiên cứu việc xác định biên chế hành chính tại Bộ Nội vụ đặc biệt khảo sát ở một số đơn vị hành chính trực thuộc Bộ. Do đó, khóa luận không đề cập đến biên chế trong các đơn vị sự nghiệp thuộc Bộ Nội vụ. Tuy nhiên vì biên chế có liên quan mật thiết đến cơ cấu tổ chức bộ máy nên mặc dù không thuộc đối tượng, phạm vi nghiên cứu của đề tài nhưng cần phải đề cập tới lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ để làm cơ sở cho việc xác định biên chế.

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Về mặt khoa học, cơ sở để xác định biên chế cho các cơ quan hành chínhNhà nước là vấn đề phức tạp vì nó liên quan và bị chi phối bởi nhiều yếu tố khácnhau, cần được xác định và làm rõ trên nhiều mặt Từ đó, việc nghiên cứu căn

cứ xác định biên chế trong phạm vi Bộ Nội Vụ cũng nhằm góp phần hình thànhcăn cứ xác định biên chế cho các cơ quan hành chính nhà nước

Về mặt thực tiễn, trong công tác quản lý và sử dụng biên chế hiện nayđang đặt ra nhiều vấn đề nhất là định mức biên chế hành chính; cơ sở, căn cứ đểxác định biên chế hành chính; giao biên chế hành chính dựa theo những tiêu chínào vẫn chưa được làm rõ và gặp nhiều khó khăn Thực tế chúng ta vẫn thấy là

cơ chế “xin - cho” rất thiếu khoa học và thực tiễn Chính vì thế, nghiên cứu ởphạm vi Bộ Nội vụ - cơ quan quản lý hành chính nhà nước có chức năng xácđịnh biên chế nhà nước là đưa ra minh chứng và tìm đến giải pháp có thể gópphần tháo gỡ những thiếu sót cho nền hành chính tiến tới xây dựng nền hànhchính chuyên nghiệp, có hiệu lực, hiệu quả

Mặt khác, nền hành chính Việt Nam đến nay đang ở ngưỡng cửa cải cáchmạnh mẽ theo hướng hiện đại và phù hợp Trong đó, cải cách tổ chức và biênchế hành chính nói chung và từng cơ quan nói riêng đòi hỏi phải làm rõ các cơ

sở luận cứ để thay đổi việc quản lý và sử dụng biên chế hành chính nhà nướcđáp ứng tình hình phát triển mới của đất nước

Hơn nữa, mặc dù biên chế của các cơ quan quản lý nhà nước đang đặt ranhiều vấn đề như nêu trên nhưng nhìn chung chưa có đề tài nào nghiên cứu ởmột phạm vi hẹp, cụ thể để đánh giá sâu sắc những thiếu sót, nhược điểm nhằmtìm đến mấu chốt của vấn đề về xác định biên chế Cho nên, nghiên cứu căn cứxác định biên chế ở một Bộ cụ thể là mong muốn đạt được yêu cầu trên

Từ những lý do đã trình bày, việc nghiên cứu: “Căn cứ xác định biên chếhành chính ở Bộ Nội vụ” nhằm phát huy vai trò của các cơ quan quản lý nhà

nước trong việc thực hiện chức năng quản lý nhà nước, quản lý và sử dụng biênchế hiệu lực, hiệu quả là rất cần thiết.

2 Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu

Mục tiêu của đề tài là đề xuất và đưa ra một số giải pháp góp phần đổimới việc xác định biên chế cho các cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực nói riêng vàcho các cơ quan hành chính nhà nước nói chung nhằm đảm bảo biên chế đúng

và đủ theo số lượng và cơ cấu biên chế của từng bộ phận trong cơ quan

Để thực hiện được mục tiêu trên, nhiệm vụ đặt ra là:

Thứ nhất: Tổng quan những vấn đề cơ bản về biên chế, xác định biên chế Thứ hai: Phân tích thực trạng biên chế và căn cứ xác định biên chế tại Bộ

Nội vụ

Thứ ba: Một số giải pháp hoàn thiện việc xác định biên chế tại Bộ Nội vụ.

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Về đối tượng và phạm vi nghiên cứu: đề tài nghiên cứu việc xác định biênchế hành chính tại Bộ Nội vụ đặc biệt khảo sát ở một số đơn vị hành chính trựcthuộc Bộ Do đó, khóa luận không đề cập đến biên chế trong các đơn vị sựnghiệp thuộc Bộ Nội vụ

Tuy nhiên vì biên chế có liên quan mật thiết đến cơ cấu tổ chức bộ máynên mặc dù không thuộc đối tượng, phạm vi nghiên cứu của đề tài nhưng cầnphải đề cập tới lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổchức của Bộ Nội vụ để làm cơ sở cho việc xác định biên chế

4 Phương pháp nghiên cứu

Đề tài sử dụng phương pháp nghiên cứu chủ yếu là phương pháp tổng hợptrên cơ sở phân tích, thống kê số liệu, thông tin thu thập được Đồng thời là sửdụng phương pháp so sánh, đánh giá để có thể đưa đến một số kết luận về đốitượng nghiên cứu

Ngoài ra đề tài còn sử dụng phương pháp quan sát, phỏng vấn nhằm thuthập được cách thức đã tiến hành trong công việc xác định biên chế tại cơ quanhiện nay.

5 Những đóng góp của luận văn

Đóng góp của luận văn là đưa ra cơ sở lý luận chung để đi đến cách hiểuthống nhất về biên chế, biên chế hành chính và nội dung xác định biên chế nhànước từ đó tạo điều kiện cho các tác giả khác khi nghiên cứu cùng đề tài này

Đồng thời, khóa luận cũng cung cấp thực trạng về xác định biên chế tại

Bộ Nội Vụ hiện nay như quy trình xác định biên chế, những ưu điểm, nhượcđiểm cùng những nguyên nhân để độc giả có cái nhìn thực tiễn về một phần củanền hành chính nước nhà

Thực hiện khóa luận này, tác giả còn mong muốn đề xuất các giải phápgóp phần làm cơ sở thay đổi căn cứ xác định biên chế tại Bộ Nội vụ nói riêng vàtại các cơ quan hành chính nói chung qua đó nâng cao hiệu quả của nền hànhchính nhà nước

Ngoài ra, đề tài cũng tìm hiểu và đưa ra bài học kinh nghiệm của nướcngoài trong xác định biên chế để Việt Nam có thể học tập những kinh nghiệmquý báu đó vận dụng vào thực tiễn nước mình

6 Kết cấu của đề tài

Ngoài phần mục lục, mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phầnnội dung khóa luận bao gồm:

- Chương I: Lý luận chung về biên chế và xác định biên chế trong các cơquan nhà nước

- Chương II: Thực trạng xác định biên chế hành chính tại Bộ Nội vụ

- Chương III: Một số giải pháp hoàn thiện việc xác định biên chế hànhchính tại Bộ Nội vụ

CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ BIÊN CHẾ VÀ XÁC ĐỊNH BIÊN

CHẾ TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC

I MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN

1 Khái niệm thuật ngữ “căn cứ”

Theo từ điển tiếng Việt năm 2001, nhà xuất bản văn hóa - thông tin thìthuật ngữ “căn cứ” được tiếp cận dưới các góc độ sau:

- Là danh từ: “1.Điều có thể dựa vào chắc chắn Chúng ta có căn cứ

để tin rằng ta được thiên nhiên ưu đãi (Phạm Văn Đồng) 2.Nơi tập trung nhữngphương tiện cần thiết cho việc tiến hành chiến tranh Căn cứ hải quân; căn cứkhông quân 3.Nơi tập trung một lực lượng sẵn sàng chiến đấu Bộ đội ta vàoTây Bắc mở rộng căn cứ (Nguyễn Tuân)” [tr 222]

- Là động từ: “Dựa vào, chiếu theo Căn cứ trên những lý luận chặtchẽ” [tr 222]

Tuy nhiên, trong phạm vi và cách tiếp cận của khóa luận thì thuật ngữ

“căn cứ” được xem xét dưới khía cạnh một danh từ, biểu thị hàm ý là cơ sở củaviệc xác định biên chế, là những điều, những vấn đề mà khi xác định biên chếcần phải dựa vào, cần phải tuân theo thì công việc mới đạt hiệu quả cao nhất

2 Khái niệm thuật ngữ “xác định”

Từ điển tiếng Việt năm 2001, nhà xuất bản văn hóa - thông tin đưa ra kháiniệm thuật ngữ “xác định” như sau: “1.Động từ: ấn định một cách chắc chắn.Xác định công lao to lớn của Hồ Chủ tichh (Trường Chinh) 2.Danh từ: địnhđược một cách chính xác Trị số” [tr 531]

Dưới khía cạnh nghiên cứu của đề tài thì thuật ngữ “xác định” chính làmột động từ chỉ những gì chắc chắn có thể dựa vào

3 Một số khái niệm về biên chế

Biên chế là một khái niệm rộng, nhìn trên nhiều phương diện khác nhauthì có nhiều cách định nghĩa khác nhau

Theo từ điển tiếng Việt năm 2000, Nxb Đà Nẵng: “Biên chế là sự sắp xếplực lượng theo một trật tự tổ chức nhất định Biên chế đội ngũ ” Như vậy, biênchế được tiếp cận như một khái niệm thuộc về động từ chỉ sự sắp xếp nhân sựthuộc một tổ chức nhất định

Từ điển Hành chính năm 2003, Nxb Lao động - Xã hội do Tô Tử Hạ làmchủ biên thì đưa ra khái niệm biên chế như sau: “Biên chế là số lượng ngườiđược quy định trong một cơ quan, tổ chức” Theo đó, khái niệm biên chế được

đề cập như một danh từ chỉ số lượng nhân sự được quy định cho một tổ chứcnhất định

Như vậy, nói đến biên chế là nói đến những con người làm việc trong một

tổ chức nhất định Tuy nhiên, để có thể hiểu cụ thể hơn khái niệm này ở ViệtNam thì chúng ta cần nghiên cứu các quy định về biên chế hay quy định vềnhững người làm việc trong các cơ quan nhà nước qua các bản Hiến pháp củaNhà nước ta và theo tiến trình cách mạng của dân tộc

Hiến pháp năm 1946 tại Điều 52 và Điều 61 đều dùng cụm từ chung là

“nhân viên” [tr 19], tiếp đó Hiến pháp năm 1959 tại Điều 74 vẫn sử dụng cụm từ

“nhân viên nhà nước” [tr 55] để chỉ đối tượng biên chế là những người làm việctrong cơ quan của nhà nước Hiến pháp năm 1980 tại Điều 8, Điều 10, Điều 22,Điều 43, Điều 59, Điều 63, Điều 107 không quy định cụ thể đối với từng đốitượng biên chế nhà nước mà quy định chung là “công nhân, viên chức”, cán bộquản lý nhà nước” [tr 95] Hiến pháp hiện hành năm 1992 sử dụng các thuật ngữ

về biên chế như sau: “cán bộ, viên chức nhà nước”, “cán bộ, công nhân viênchức nhà nước” [tr 140] để chỉ đối tượng chung biên chế là những người làmviệc trong các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội vàđơn vị kinh tế nhà nước Như vậy, Hiến pháp với tính chất là đạo luật gốc, luật

cơ bản của Nhà nước ta đã quy định những vấn đề quan trọng nhất, làm nền

tảng, căn cứ pháp lý cho các đạo luật khác về biên chế nhà nước Tuy nhiêntrong điều kiện, hoàn cảnh cụ thể của đất nước, các quy định về biên chế cònkhác nhau.

Ở nước ta, ngay sau khi Cách mạng tháng Tám thành công, Nhà nướcViệt Nam Dân chủ cộng hòa được thành lập Trong khi chưa có Hiến pháp, Chủtịch Hồ Chí Minh đã ký nhiều sắc lệnh quan trọng để quản lý đất nước và xã hộitrong đó yêu cầu về xây dựng đội ngũ cán bộ, viên chức Việt Nam là rất quantrọng vì vậy ngày 20 tháng 5 năm 1950, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ban hành Sắclệnh số 76/SL ban hành “Quy chế công chức Việt Nam” Điều 1 của Quy chếquy định công chức là: “Những công dân Việt Nam được chính quyền nhân dântuyển để giữ một chức vụ thường xuyên trong các cơ quan Chính phủ ở tronghay ngoài nước đều là công chức theo quy chế này, trừ trường hợp riêng biệt doChính phủ quy định” [tr 130] Như vậy, phạm vi biên chế hành chính rất hẹp chỉbao gồm số lượng, chức danh của những người làm việc trong các cơ quanChính phủ tức cơ quan hành chính nhà nước như Chính phủ, Ủy ban hành chínhcác cấp, cơ quan hoặc người đại diện cho Chính phủ ở nước ngoài Những ngườilàm việc trong Tòa án hay cơ quan dân cử không được coi là biên chế hànhchính nhà nước Do hoàn cảnh đất nước lúc bấy giời chiến tranh ác liệt, quy chếcông chức không được áp dụng trong thực tế mà thay vào đó là chế độ quản lýbiên chế và chúng ta sử dụng thuật ngữ chung là: “cán bộ, công nhân, viênchức” để chỉ tất cả những người làm việc trong các cơ quan nhà nước, tổ chức

xã hội, đơn vị kinh tế nhà nước Như vậy, khái niệm này không phản ánh đượccác chức danh, vị trí công việc, đặc trưng nghề nghiệp, chức năng của mỗi loạihình công việc, từ đó dẫn đến việc thiếu thống nhất trong quản lý và bố trí cán

bộ, công chức

Nghiên cứu Nghị định 169/HĐBT ngày 25 tháng 5 năm 1991 của Hộiđồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) về biên chế nhà nước thì: công dân ViệtNam được tuyển dụng và bổ nhiệm một công vụ thường xuyên trong một công

sở của nhà nước ở Trung ương hay địa phương; ở trong hay ngoài nước; đã đượcsắp xếp vào một ngạch bậc, hưởng lương do ngân sách nhà nước cấp gọi là biên

chế nhà nước [tr 160] Như vậy, quan niệm này đã tách biên chế ra khỏi đốitượng hợp đồng làm việc trong các doanh nghiệp nhà nước, người làm việctrong các cơ quan Đảng và các tổ chức đoàn thể chính trị- xã hội.

Hiến pháp 1992 sử dụng thuật ngữ biên chế nhà nước là số lượng, cơ cấu,chức danh, vị trí công việc “cán bộ , viên chức nhà nước” - Điều 8, Điều 9; “cán

bộ, công nhân, viên chức nhà nước” - Điều 10 để chỉ biên chế là số lượng, cơcấu, chức danh, vị trí công việc của cán bộ, công nhân, viên chức nhà nước.Pháp lệnh cán bộ công chức năm 1998 và Pháp lệnh sửa đổi, bổ sung năm 2000cũng đưa ra thuật ngữ chung biên chế là số lượng, cơ cấu, chức danh, vị trí côngviệc của “cán bộ, công chức” Như vậy, ở đây chưa có sự phân biệt rạch ròi giữađối tượng là biên chế hành chính và đối tượng là biên chế sự nghiệp

Mặt khác, Pháp lệnh cán bộ công chức sửa đổi, bổ sung năm 2003 đã bổsung thêm một số đối tượng mới đó là biên chế để thực hiện chế độ công chức

dự bị; biên chế ở xã, phường, thị trấn đó là số lượng, cơ cấu, chức danh, vị trícông việc của cán bộ công chức cơ sở; đồng thời cũng tách biên chế hành chínhvới biên chế sự nghiệp Như vậy, ở nước ta khái niệm biên chế chỉ số lượng, cơcấu, chức danh, vị trí công việc của đối tượng là công chức hành chính, viênchức sự nghiệp, biên chế để thực hiện chế độ công chức dự bị, biên chế ở xã,phường, thị trấn Đồng thời, Pháp lệnh cũng quy định những người được tuyểndụng, bổ nhiệm hoặc được giao giữ nhiệm vụ thường xuyên làm việc trong tổchức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương, cấp tỉnh, cấp huyện đều

là biên chế nhà nước

Luật cán bộ công chức năm 2008 có hiệu lực từ ngày 01 tháng 01 năm

2010 đã phân định và có những quy định riêng điều chỉnh hai nhóm đối tượng làcán bộ và công chức đồng thời đang dự thảo ban hành Luật viên chức Tuynhiên khái niệm biên chế nhìn chung không có gì thay đổi so với Pháp lệnh cán

bộ công chức sửa đổi năm 2003

Để đi đến cách hiểu chung nhất về biên chế, chúng ta cần xem xét quanniệm của một số nước trên thế giới Trên thế giới, do tính chất đặc thù của từng

quốc gia nên khái niệm biên chế cũng có nội hàm và ngoại diên khác nhau, cónước chỉ giới hạn biên chế trong cơ quan quản lý nhà nước, thi hành pháp luật(Theo Quy chế công chức của Anh; Luật Công vụ năm 1992 của Thái Lan).Cũng có nước quan niệm biên chế bao gồm những người làm trong khối lậppháp, khối Tư pháp và khối hành chính (như Hàn Quốc, Đức) Song nhìn chung,các nước đều giới hạn biên chế là những người làm việc trong các cơ quan hànhchính nhà nước, những người hoạt động chính trị do bầu cử, làm việc trong cácđơn vị sự nghiệp, còn những người làm việc trong các đơn vị sản xuất kinhdoanh không phải là biên chế nhà nước.

Từ những phân tích và minh chứng ở trên, có thể rút ra khái niệm chung

về biên chế như sau: biên chế là số lượng, cơ cấu, chức danh, vị trí công việc

của những người được tuyển dụng, bổ nhiệm hoặc giao giữ một công vụ thường xuyên; được xếp vào một ngạch lương, làm việc trong các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị- xã hội từ Trung ương đến cơ sở; được giao thực hiện một nhiệm vụ thường xuyên trong các cơ quan, đơn vị thuộc quân đội nhân dân, công an nhân dân mà không phải là sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp; hưởng lương từ ngân sách nhà nước và các khoản thu của đơn vị sự nghiệp.

II PHÂN LOẠI BIÊN CHẾ, ĐẶC ĐIỂM VÀ VAI TRÒ CỦA BIÊN CHẾ HÀNH CHÍNH

1 Phân loại biên chế

Nghiên cứu, tìm hiểu về biên chế nói chung và biên chế hành chính nóiriêng chúng ta cần nghiên cứu, xem xét việc phân loại biên chế Phân loại biênchế giúp chúng ta đánh giá được bản chất của từng loại hình cơ quan nhà nước;đồng thời có ý nghĩa trong việc thiết lập tổ chức, xác định chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu của tổ chức một cách hợp lý; sắp xếp, quản lý và sử dụngbiên chế có hiệu quả

Do có nhiều quan niệm khác nhau về biên chế, nên việc phân loại biênchế ở các quốc gia cũng khác nhau Ở Việt Nam, biên chế được phân thành biênchế hành chính và biên chế sự nghiệp

Theo quy định của Pháp lệnh cán bộ công chức sửa đổi, bổ sung năm2003: Biên chế hành chính là số lượng, cơ cấu, chức danh, vị trí công việc củanhững công dân Việt Nam được tuyển dụng, bổ nhiệm vào ngạch hành chínhhoặc được giao giữ để thực hiện nhiệm vụ thường xuyên trong các cơ quan nhànước từ Trung ương đến địa phương, trong nước hay ngoài nước hưởng lương

và phụ cấp lương (nếu có) từ ngân sách nhà nước

Biên chế sự nghiệp là số lượng, cơ cấu, chức danh, vị trí công việc củanhững công dân Việt Nam được tuyển dụng, bổ nhiệm vào một ngạch viên chức,hoặc giao giữ một nhiệm vụ thường xuyên trong các đơn vị sự nghiệp nhà nước

về giáo dục và đào tạo, khoa học, y tế, văn hóa, nghệ thuật, thể dục thể thao vàcác đơn vị sự nghiệp khác do cơ quan có thẩm quyền quyết định thành lập đểphục vụ nhiệm vụ quản lý nhà nước hoặc để thực hiện một số dịch vụ công của

bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Hội đồng nhân dân, Ủy bannhân dân cấp tỉnh, cấp huyện theo quy định của pháp luật

2 Đặc điểm của biên chế hành chính

Theo số liệu báo cáo của các Bộ, ngành và Ủy ban nhân dân cáctỉnh, thnhBiên chế hành chính ở Việt Nam năm 2006 là người, chỉ chiếm hơn9% so với biên chế làm việc trong các cơ quan nhà nước(1.668.163 biên chế), vàchiếm tỷ lệ rất nhỏ so với biên chế sự nghiệp làm việc trong các đơn vị sự

nghiệp của nhà nước (1.117.841 biên chế) [Nguồn: Vụ Tổ chức- Biên chế thuộc

Bộ Nội Vụ].

Biên chế hành chính là số lượng, cơ cấu, chức danh, vị trí công việc củanhững người công chức đặc biệt quan trọng, gồm những người trực tiếp thực thicông vụ, công quyền Đây chính là đặc điểm bao trùm nhất của biên chế hànhchính; tuy nhiên nghiên cứu về biên chế hành chính ở nhiều góc độ khác nhauchúng ta còn nhận thấy biên chế hành chính có các đặc điểm sau:

Thứ nhất, biên chế hành chính là những công chức thực hiện nhiệm vụ

mang tính quyền lực nhà nước để quản lý xã hội, phục vụ nhân dân nhằm thúcđẩy kinh tế - xã hội phát triển Biên chế hành chính là những người thực hiệnchức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ máy cơ quan hành chính, nên hoạt độngcủa nó mang tính phục vụ Đây là đặc điểm cơ bản để phân biệt biên chế hànhchính làm việc trong các cơ quan hành chính với biên chế hoạt động trong các

cơ quan tư pháp đó là hoạt động điều tra, truy tố, xét xử Tuy nhiên, cần phânbiệt rõ cơ quan Tư pháp (Tòa án, Viện kiểm sát) với chức năng là cơ quan nhànước nên để đảm bảo hoạt động bình thường của các cơ quan này phải bố tríbiên chế hành chính Cũng tương tự vậy thì biên chế để thực hiện nhiệm vụthường xuyên làm việc trong cơ quan đơn vị thuộc quân đội nhân dân, công annhân dân mà không phải là sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân viênquốc phòng cũng là biên chế nhà nước

Thứ hai, biên chế hành chính là những người thực hiện chức năng quản lý

hành chính nhà nước Trong quá trình hoạt động, biên chế hành chính là nhữngngười gắn với “quyền lực công” tức hoạt động “phục vụ công quyền” Do vậy,hoạt động của những công chức hành chính được đảm bảo bằng quyền lực nhànước và sử dụng quyền lực đó để thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước Biênchế hành chính là những người thực thi quyền lực nhà nước, đại diện cho nhànước trong việc quản lý mọi mặt của đời sống xã hội, đáp ứng nhu cầu chungcủa toàn xã hội Đây là đặc điểm để phân biệt biên chế hành chính nhà nước vớibiên chế trong các tổ chức xã hội

Thứ ba, trong hoạt động công vụ, biên chế hành chính là những người

được nhà nước trả lương, phụ cấp khác bằng ngân sách nhà nước Đặc điểm nàythể hiện sự khác biệt với biên chế sự nghiệp bởi biên chế sự nghiệp (gọi là viênchức nhà nước) thì việc trả lương và phụ cấp do ngân sách nhà nước chi trả mộtphần, còn lại là từ các khoản thu tài chính có được của chính đơn vị sự nghiệp

đó

3 Vai trò của biên chế hành chính

Biên chế hành chính là những người đưa chủ trương, đường lối, chínhsách của Đảng và pháp luật của Nhà nước vào cuộc sống đồng thời cũng lànhững người lãnh đạo, tổ chức quần chúng thực hiện tốt chính sách, pháp luậtcủa nhà Nhà nước Do đó, biên chế hành chính là những người có năng lực, trítuệ thì việc thực hiện đường lối của Đảng, pháp luật của Nhà nước sẽ đạt hiệuquả cao Ngược lại nếu những người này không đủ năng lực chuyên môn nghiệp

vụ thì dù chủ trương, chính sách có đúng, phù hợp với quy luật khách quan cũngkhó có thể thực hiện thành công được Một nền hành chính mạnh khi và chỉ khibiên chế hành chính là những người có chuyên môn, nghiệp vụ cao, có đạo đứccông vụ và hoạt động có hiệu quả

Biên chế hành chính là những người có vai trò quan trọng trong việc thựchiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quản quản lý hành chính nhà nước, bao gồm:quản lý nhà nước trên tất cả các lĩnh vực kinh tế, văn hóa xã hội, trật tự an toàn

xã hội nhằm đáp ứng nhu cầu chung của toàn xã hội; quản lý tài sản công vàngân sách nhà nước, xây dựng một nền tài chính vững mạnh có hiệu quả cao.Như vậy, đất nước có ổn định, nền kinh tế có phát triển về mọi mặt phụ thuộc rấtnhiều vào những công chức hành chính nhà nước

Biên chế hành chính là những người có vai trò quan trọng trong việc thựcthi công vụ nhà nước, hay nói cách khác là thực thi quyền lực công Mỗi biênchế hành chính được xây dựng trên cơ sở, chức năng, nhiệm vụ, nghĩa vụ, tráchnhiệm và thẩm quyền giải quyết công việc do nhà nước quy định

Biên chế hành chính là những người có vai trò quan trọng trong việc đảmbảo thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công dân Họ là những người trực tiếpgiải quyết những vấn đề liên quan đến quyền, lợi ích hợp pháp của nhân dân,phục vụ nhân dân Chính vì thế, bản chất của Nhà nước ta là “của dân, do dân,

vì dân” có được giữ vững và phát huy hay không thì vai trò của công chức hànhchính nhà nước là rất quan trọng

III NỘI DUNG XÁC ĐỊNH BIÊN CHẾ

1 Khái niệm xác định biên chế

Xác định biên chế chính là xác định số lượng, cơ cấu, chức danh, vị trítừng công việc cụ thể để bố trí số người cần thiết làm việc trong một cơ quan, tổchức, đơn vị nhất định theo yêu cầu, chức năng, nhiệm vụ đòi hỏi sao cho cơquan ,tổ chức đó hoạt động hiệu quả nhất

2 Nội dung xác định biên chế

Khi xác định biên chế (hay chính là định biên) cần phải trả lời các câu hỏisau:

+ Tổ chức đó cần bao nhiêu người (số lượng nhân sự của tổ chức)+ Loại người nào (chuyên môn, nghề nghiệp)

+ Cơ cấu nguồn nhân lực (bao nhiêu chuyên viên, chuyên viênchính, chuyên viên cao cấp )

Thực chất, xác định biên chế liên quan đến định mức biên chế Tuynhiên, định mức biên chế hành chính nhà nước hiện nay còn là vấn đề rất phứctạp, khó khăn do đó từ trước tới nay chưa xây dựng được định mức biên chếhành chính (biên chế sự nghiệp đã và đang trong quá trình xây dựng định mức

cụ thể) Mặc dù vậy, về mặt lý thuyết có thể hiểu định mức biên chế hành chính

là văn bản quy phạm pháp luật do Chính phủ ban hành; quy định phạm vi, đốitượng điều chỉnh; xác định về số lượng, cơ cấu, chức danh, vị trí công việc trongtừng cơ quan, đơn vị, bộ phận

3 Vai trò của xác định biên chế đối với tổ chức

Xác định biên chế trong cơ quan, tổ chức là một nhiệm vụ không thể thiếu

và hết sức quan trọng bởi công tác định biên là cơ sở để tuyển dụng, bổ nhiệm,

đề bạt, đào tạo nhân sự của cơ quan hay chính là cơ sở để xây dựng kế hoạchphát triển nguồn nhân lực Đồng thời, định biên là cơ sở xây dựng kế hoạchngân sách tiền lương, các chi phí xã hội khác có liên quan đến con người (bảohiểm, phúc lợi xã hội) Không những thế, định biên còn có tác động to lớn đếncác yếu tố tạo nên hiệu quả hoạt động của tổ chức thông qua Hình 1:

Hình 1: Sơ đồ mối quan hệ của các yếu tố trong tổ chức

Định việc(chức năng, nhiệm vụ)Định tổ chức

(cơ cấu, các mối quan hệ)

Định người(định biên)Mặt khác, bất kỳ tổ chức nào cũng vậy, hoạt động của chúng luôn chịu tácđộng từ môi trường bên trong, môi trường bên ngoài dẫn đến những thay đổi Đểthích nghi, bản thân chúng phải thay đổi theo cho nên công tác xác định sốlượng, chất lượng người cần thiết cho tổ chức trong mỗi giai đoạn khác nhau trởthành vấn đề khách quan đảm bảo sự tồn tại và phát triển của một tổ chức Tómlại, định biên là nhiệm vụ mà các cơ quan, đơn vị, tổ chức cần thường xuyên tiếnhành nhằm đạt đến đích cuối cùng là hiệu quả hoạt động

Nghiên cứu về biên chế, đặc điểm và vai trò của biên chế hành chính cũngnhư tầm quan trọng của xác định biên chế cho chúng ta thấy ý nghĩa, sự cầnthiết của việc xác định biên chế trong các cơ quan nhà nước sao cho có căn cứkhoa học và phù hợp với thực tiễn

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG XÁC ĐỊNH BIÊN CHẾ HÀNH CHÍNH

TẠI BỘ NỘI VỤ

I KHÁI QUÁT VỀ BỘ NỘI VỤ CÓ LIÊN QUAN ĐẾN XÁC ĐỊNH BIÊN CHẾ

1 Lịch sử hình thành Bộ Nội vụ

Bộ Nội vụ Việt Nam là cơ quan của Chính phủ thực hiện chức năng quản

lý nhà nước về các lĩnh vực: tổ chức bộ máy hành chính nhà nước; tổ chức chínhquyền địa phương, quản lý địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chứcnhà nước; tổ chức hội và tổ chức phi Chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước vàquản lý nhà nước đối với các dịch vụ công trong lĩnh vực quản lý của Bộ theoquy định của pháp luật

Bộ Nội vụ có một lịch sử hình thành khá phức tạp gắn với những thay đổitrong chính sách quản lý đất nước của Nhà nước trong các tiến trình cách mạng

Sự hình thành và phát triển của Bộ Nội vụ có thể chia thành 2 cột mốc chínhsau:

1.1 Bộ Nội vụ cũ (1945 - 1998)

Bộ Nội vụ là 1 trong 13 bộ đầu tiên trong chính phủ đầu tiên của nướcViệt Nam Dân chủ Cộng hòa được thành lập ngày 28 tháng 8 năm 1945 và ramắt ngày 2 tháng 9 năm 1945 Khi đó lực lượng công an cũng nằm trong bộ này.Năm 1953, Bộ Công an ra đời, tách khỏi Bộ Nội vụ

Tháng 4 năm 1959, Bộ Thương binh - Cựu binh giải thể, toàn bộ công tácthương binh liệt sĩ được chuyển giao cho Bộ Nội vụ phụ trách Ngày 20 tháng 3năm 1965, Hội đồng Chính phủ ra Quyết định số 36/CP thành lập Vụ số 8 trựcthuộc Bộ Nội vụ để thống nhất quản lý các chính sách, chế độ đối với gia đìnhnhững cán bộ đi “công tác đặc biệt”; quản lý trại nhi đồng đặc biệt; đón tiếp, bốtrí công việc cho đồng bào miền Nam ra Bắc; quản lý mồ mả, hồ sơ, di sản củacông nhân viên chức và đồng bào miền Nam chết ở miền Bắc Ngày 16 tháng 8

năm 1967, Hội đồng Chính phủ ra Quyết định số 129/CP thành lập Vụ Hưu tríthuộc Bộ Nội vụ.

Tại kỳ họp thứ nhất, Quốc hội khóa V, ngày 8 tháng 7 năm 1975 Ủy banthường vụ Quốc hội ra Quyết định số 160/QH - HC hợp nhất Bộ Công an vàmột số bộ phận của Bộ Nội vụ thành một bộ mới, lấy tên là Bộ Nội vụ với chứcnăng của Bộ Công an Còn bộ phận làm công tác thương binh liệt sĩ của Bộ Nội

vụ cũ chuyển sang Bộ Thương binh và Xã hội vừa được thành lập

Bộ Nội vụ này đến tháng 5 năm 1998 thì đổi tên là Bộ Công an Đến đâykhông còn tên gọi Bộ Nội vụ nữa

Các Bộ trưởng của Bộ Nội vụ cũ bao gồm:

 1945-1946: Võ Nguyên Giáp

 1946-1947: Huỳnh Thúc Kháng (đến 21 tháng 4 năm 1947 từ trần)

 1947-1955: Quyền Bộ trưởng Phan Kế Toại

 1955-1963: Phan Kế Toại (kiêm Phó Thủ tướng)

 1963-1971: Ung Văn Khiêm

 1996-1998: Lê Minh Hương

1.2 Bộ Nội vụ hiện nay (2002 - nay)

Bộ Nội vụ hiện nay được thành lập năm 2002 trên cơ sở đổi tên Ban Tổchức Cán bộ của Chính phủ Ban Tổ chức Cán bộ của Chính phủ hình thành từtháng 11 năm 1989, do một Bộ trưởng, chuyên trách công tác Tổ chức và cán bộ

của Hội đồng Bộ trưởng đứng đầu Từ năm 1991 có tên là Ban Tổ chức Cán bộcủa Hội đồng Bộ trưởng, từ 1992 đổi là Ban Tổ chức Cán bộ của Chính phủ.

Các Bộ trưởng trong giai đoạn 2002 - nay:

 2002 - 2007: Đỗ Quang Trung

 2007 - nay: Trần Văn Tuấn

Với những thay đổi về tổ chức bộ máy cũng như thẩm quyền, phạm viquản lý thì biên chế thuộc Bộ Nội vụ qua các giai đoạn cũng có sự biến đổi theo

2 Căn cứ pháp lý cho sự hoạt động của Bộ Nội vụ

Căn cứ vào Luật Tổ chức Chính phủ ngày 25 tháng 12 năm 2001; căn cứNghị định số 178/2007/NĐ-CP ngày 03 tháng 12 năm 2007 của Chính phủ quyđịnh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngangBộ; và theo đề nghị của Bộ trưởng Bộ Nội Vụ, ngày 17 tháng 4 năm 2008 Chínhphủ đã ban hành Nghị định số 48/2008/NĐ-CP quy định chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội Vụ

Nghị định này thể hiện nhiệm vụ, quyền hạn và là khuôn khổ cho mọihoạt động của Bộ Nội Vụ

3 Nhiệm vụ và quyền hạn

Bộ Nội vụ thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định tại Nghị định

số 178/2007/NĐ-CP ngày 03 tháng 12 năm 2007 của Chính phủ quy định chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ vànhững nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau đây:

1 Trình Chính phủ dự án luật, dự thảo nghị quyết của Quốc hội, dự ánpháp lệnh, dự thảo nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội, dự thảo nghịquyết, nghị định của Chính phủ theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luậthàng năm của Bộ đã được phê duyệt và các dự án, đề án theo sự phân công củaChính phủ, Thủ tướng Chính phủ

2 Trình Thủ tướng Chính phủ chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triểndài hạn, năm năm, hàng năm, các dự án quốc gia và các dự thảo quyết định, chỉthị của Thủ tướng Chính phủ thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ.

3 Ban hành các quyết định, chỉ thị, thông tư thuộc phạm vi quản lý nhànước của Bộ

4 Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện cácvăn bản quy phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch đã được ban hànhhoặc phê duyệt thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ; thông tin, tuyên truyền,phổ biến, giáo dục pháp luật thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ

5 Tổ chức các công việc hành chính, sự nghiệp nhà nước

6 Thực hiện các công tác liên quan đến chính quyền địa phương: công tácphân chia địa giới hành chính, đơn vị hành chính, bầu cử các chức danh thuộc

Ủy ban nhân dân tỉnh, hoạt động của Hội đồng nhân dân

7 Quản lý biên chế nhà nước: Quyết định biên chế các Bộ, cơ quan ngang

Bộ và Ủy ban nhân dân cấp tỉnh trong tổng biên chế dự phòng; giao biên chếlàm việc ở nước ngoài cho tổ chức của cơ quan thuộc Chính phủ và biên chế các

tổ chức hội có sử dụng biên chế nhà nước

8 Công tác về cán bộ, công chức, viên chức nhà nước: Thực hiện quyhoạch cán bộ lãnh đạo, quản lý; tổ chức thi nâng ngạch; quy định ngạch và mãngạch; tuyển dụng, sử dụng, nâng ngạch, bổ nhiệm ngạch, chuyển ngạch; đánhgiá, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, điều động, luân chuyển, từ chức, miễn nhiệm, biệtphái; kỷ luật, thôi việc, nghỉ hưu và các chế độ, chính sách khác đối với cán bộ,công chức, viên chức theo quy định của pháp luật

9 Về công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức nhà nước: Hướngdẫn, kiểm tra việc thực hiện quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ,công chức; thống nhất quản lý về chương trình đào tạo, bồi dưỡng kiến thức, kỹnăng quản lý nhà nước; phân bổ, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện chỉ tiêu đàotạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức hàng năm

10 Về chính sách tiền lương: Hướng dẫn thực hiện quy định của Chínhphủ, Thủ tướng Chính phủ về: chính sách, chế độ tiền lương; xếp ngạch, bậclương đối với cán bộ, viên chức quản lý doanh nghiệp nhà nước, sĩ quan, quânnhân chuyên nghiệp, chiến sỹ lực lượng vũ trang khi được điều động, luânchuyển về cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước.

11 Về tổ chức hội và các tổ chức phi chính phủ: thống nhất quản lý nhànước về hội, tổ chức phi chính phủ; thực hiện các quy định của chính phủ vềtrình tự, thủ tục thành lập, chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, phê duyệt điều

lệ, cấp giấy phép đối với hội, tổ chức phi chính phủ

12 Về thi đua, khen thưởng: Thực hiện quy định của Chính phủ về đốitượng, quy trình, thủ tục, thời gian xét đối với các danh hiệu thi đua, các phongtrào thi đua, chính sách khen thưởng; thẩm định hồ sơ đề nghị khen thưởng; thuhồi, cấp, đổi hiện vật khen thưởng theo quyết định của cấp có thẩm quyền; vậnđộng các nguồn tài trợ và quản lý, sử dụng quỹ thi đua, khen thưởng Trungương

13 Thực hiện các công tác tôn giáo mà Chính phủ, Thủ tướng Chính phủgiao

14 Về công tác cơ yếu: Tham mưu cho Đảng, Nhà nước trong lãnh đạo,chỉ đạo về công tác cơ yếu; thực hiện chiến lược, quy hoạch, chương trình, kếhoạch và các đề án, dự án bảo mật; giúp Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước

về mật mã dân sự, cung cấp các thiết bị và sản phẩm mật mã đáp ứng yêu cầu

15 Về cải cách hành chính nhà nước: xây dựng chương trình, kế hoạch,

đề án chung về cải cách hành chính nhà nước trong từng giai đoạn để trình cấp

có thẩm quyền quyết định; tham mưu, đề xuất các chủ trương, chính sách và giảipháp; tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề án cải cách hành chính;làm thường trực công tác cải cách hành chính của Chính phủ

16 Hướng dẫn và trực tiếp thực hiện các quy định của Chính phủ về tổchức các hội nghị, hội thảo quốc tế; chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quantrong việc hợp tác về lĩnh vực công vụ với các nước ASEAN

17 Thanh tra, kiểm tra giải quyết khiếu nại, tố cáo, phòng, chống thamnhũng, tiêu cực và xử lý các hành vi vi phạm pháp luật trong các ngành, lĩnh

Có thể nói, nhiệm vụ quyền hạn của Bộ Nội vụ là một trong các căn cứquan trọng nhất để xác định biên chế đảm bảo sự hoạt động của cơ quan

4 Tổ chức bộ máy

Cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ theo Nghị định số 48/2008/NĐ-CP ngày 17tháng 4 năm 2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và

cơ cấu tổ chức của Bộ Nội Vụ bao gồm:

1 Các đơn vị hành chính giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý nhànước:

 Ban Thi đua Khen thưởng Trung ương

 Ban Tôn giáo Chính phủ

 Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

 Cơ quan đại diện của Bộ tại thành phố Hồ Chí Minh

 Cơ quan đại diện của Bộ tại thành phố Đà Nẵng

2 Các tổ chức sự nghiệp phục vụ chức năng quản lý nhà nước của Bộ:

 Viện Khoa học tổ chức nhà nước

 Tạp chí Tổ chức nhà nước

 Trung tâm Thông tin

 Trung tâm Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức

Có thể khái quát tổ chức bộ máy của Bộ Nội vụ qua sơ đồ Hình 2:

Hình 2: Sơ đồ Tổ chức bộ máy Bộ Nội vụ và Vụ Tổ chức cán bộ

Vụ ĐT-

BD

CB CC

Vụ tiền lương

Vụ

tổ chức CB

Vụ Cải cách HC

Vụ pháp chế

Ban Tôn giáo CP

Thanh tra Bộ

Ban thi đua khen thưởng TƯ

Viện Khoa học tổ chức NN

Vụ trưởng: Phạm Minh Tạo

Phó VT: Nguyễn Thanh Thảo

(phụ trách nội vụ)

(phụ

BT: Trần Văn Tuấn

Một số đơn

vị sự nghiệp

Ban

cơ yếu CP

II THỰC TRẠNG XÁC ĐỊNH BIÊN CHẾ HÀNH CHÍNH TẠI BỘ NỘI VỤ

1 Các văn bản pháp lý làm căn cứ cho việc xác định biên chế hành chính tại Bộ Nội vụ

Việc xác định biên chế cũng như tất cả các công việc khác tại Bộ Nội Vụđều phải dựa theo nguyên tắc pháp luật tức phải dựa vào quy định của các vănbản pháp luật do các cơ quan có thẩm quyền ban hành Cụ thể là dựa theo một

số văn bản sau:

- Luật Tổ chức Chính phủ ngày 25 tháng 12 năm 2001 Theo đó, Bộ Nội

vụ chính là cơ quan quản lý ở Trung ương giúp Chính phủ quản lý nhà nướctrong lĩnh vực nội vụ

- Nghị định số 178/2007/NĐ-CP ngày 03 tháng 12 năm 2007 của Chínhphủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơquan ngang Bộ

- Nghị định số 48/2008/NĐ-CP ngày 17 tháng 4 năm 2008 của Chính phủquy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội Vụ

- Nghị định số 71/2003/NĐ-CP ngày 19 tháng 6 năm 2003 của Chính phủ

về phân cấp quản lý biên chế hành chính, sự nghiệp nhà nước

- Nghị định số 130/2005/NĐ-CP ngày 17 tháng 10 năm 2005 của Chínhphủ quy định chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về sử dụng biên chế và kinhphí quản lý hành chính đối với các cơ quan nhà nước

- Quyết định số 192/2001/QĐ-TTg ngày 17 tháng 12 năm 2001 của Thủtướng Chính phủ về mở rộng thí điểm khoán biên chế và kinh phí quản lý đốivới các cơ quan hành chính nhà nước

- Quyết định số 83/2004/QĐ-BNV ngày 17 tháng 11 năm 2004 của Bộtrưởng Bộ Nội vụ về việc ban hành Tiêu chuẩn Vụ trưởng thuộc Bộ, cơ quanngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ

- Thông tư số 89/2003/TT-BNV ngày 24 tháng 12 năm 2003 của Bộ Nội

vụ hướng dẫn thực hiện phân cấp quản lý biên chế hành chính, sự nghiệp nhànước Thông tư có chỉ ra thẩm quyền quản lý và quyết định biên chế hành chínhnhư sau: Chính phủ phê duyệt tổng biên chế các cơ quan hành chính nhà nước ởTrung ương, quy định định mức biên chế hành chính thuộc Ủy ban nhân dân;Thủ tướng Chính phủ quyết định biên chế hành chính đối với từng bộ, cơ quanngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Hội đồng nhân dân cấp tỉnh thông qua tổngbiên chế hành chính của địa phương trước khi trình cấp có thẩm quyền quyếtđịnh; Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định phân bổ chỉ tiêu biên chế hành chínhđối với các cơ quan, đơn vị trực thuộc và Ủy ban nhân dân cấp huyện; Bộ Nội

vụ có trách nhiệm tổng hợp biên chế hành chính, sự nghiệp của tất cả các cơquan nhà nước, giao và bổ sung chỉ tiêu biên chế hành chính hàng năm đối vớicác Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân cấptỉnh theo ủy quyền của Thủ tướng Chính phủ

- Công văn số 1567/BNV-TCBC ngày 31 tháng 5 năm 2007 của Bộ Nội

vụ về việc báo cáo kế hoạch biên chế hàng năm

2 Quy trình xác định biên chế hành chính tại Bộ Nội vụ

Việc xác định biên chế có liên quan mật thiết đến quá trình hình thành vàphát triển của tổ chức Khi tổ chức mới ra đời thì xác định biên chế phải đi từnhững bước đầu tiên cuả tiến trình xác định biên chế Còn xác định biên chế chomột tổ chức đã có, ở giai đoạn mở rộng, phát triển lại có những nét riêng, khôngnhất thiết phải đáp ứng cả quy trình đó

Quy trình chung để xác định biên chế cho một tổ chức bao gồm 6 giaiđoạn sau:

1 Làm rõ chức năng, nhiệm vụ của tổ chức Đây là nền tảng quan trọng

của việc định biên Bộ phận có thẩm quyền phải nghiên cứu, hiểu rõ chi tiết, nộidung, chức năng, nhiệm vụ để đưa ra được biên chế thích hợp và hiệu quả nhất

2 Tiếp đó, cần phân tích, mô tả công việc của từng vị trí trong tổ chức

theo cơ cấu tổ chức đã có Phân tích, mô tả công việc nhằm trả lời cho câu hỏi:công việc đó cần bao nhiêu người; những loại người nào

3 Phân tích nguồn nhân lực hiện có của tổ chức theo từng nhóm công

việc để tìm ra thừa, thiếu; đưa ra các chính sách thuyên chuyển

4 Xác định biên chế chung cho tổ chức và định biên cho từng công việc.

5 Xác định chính sách cần thiết để đáp ứng định biên cho tổ chức.

6 Xác định biên chế tương lai cho tổ chức trên cơ sở phát triển tổ chức.

Tại Bộ Nội vụ, quy trình xác định biên chế khi mới thành lập Bộ (từ năm

2002 - nay) cũng có sự khác biệt so với quy trình xác định biên chế hiện nay của

Bộ Bởi khi mới ra đời thì việc xác định số lượng và cơ cấu công chức cần thiếtvận hành bộ máy chủ yếu căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của cơ quan, từ đóđưa ra các yêu cầu về công chức để tuyển dụng, chưa thể có khâu các đơn vị xâydựng kế hoạch biên chế báo cáo lên đơn vị có thẩm quyền Có thể dẫn chứng sốbiên chế có mặt tại Bộ Nội vụ giai đoạn 2002 - 2006 như sau:

Bảng 1: Biên chế hành chính Bộ Nội vụ giai đoạn 2002 - 2006

(không tính đến biên chế các đơn vị sự nghiệp của Bộ)

số lượng và chất lượng Việc xác định biên chế cho từng bộ phận trong Bộ đãtriển khai nhưng còn hạn chế chủ yếu theo hướng phân chia chỉ tiêu biên chế màChính phủ quyết định giao cho Bộ Nội vụ nhằm đáp ứng các chức năng, nhiệm

vụ theo quy định của pháp luật

Sang nhiệm kỳ mới (2007 - nay), quy trình xác định biên chế hàng nămcủa Bộ Nội vụ được căn cứ cả trên mặt lý thuyết (các văn bản pháp lý về biênchế và tổ chức bộ máy đã nêu trên) và mặt thực tiễn (tình hình sử dụng, quản lýcán bộ công chức hiện tại của cơ quan) Việc xác định biên chế cho các bộ phận,đơn vị trong Bộ, nhìn chung được Bộ trưởng giao cho Vụ Tổ chức cán bộ theoQuyết định số 1728/QĐ-BNV ngày 30 tháng 12 năm 2007 Tuy nhiên đây là vấn

đề liên quan đến tất cả các bộ phận khác trong cơ quan do đó trong thực hiệncông việc đã có sự phối hợp giữa tất cả các đơn vị với nhau

Để tiến hành giao biên chế cho năm sắp tới thì việc xác định biên chế sẽđược thực hiện vào cuối năm hiện tại thông thường vào khoảng tháng 10 và kếtthúc vào tháng 1 hoặc tháng 2 năm sau Có thể tìm hiểu quá trình xác định biênchế của Bộ Nội vụ thông qua quy trình xác định biên chế năm 2008 như sau:

Bước thứ nhất: Vụ Tổ chức cán bộ ra công văn về việc xây dựng kế

hoạch biên chế năm gửi đến các bộ phận, cơ quan thuộc Bộ để các đơn vị đó xâydựng báo cáo Khi xác định biên chế năm 2008, Vụ Tổ chức cán bộ đã ra Côngvăn số 2840/BNV-TCCB ngày 03 tháng 10 năm 2007 về xây dựng kế hoạchbiên chế năm 2008 và công văn này được gửi đến tất cả các đơn vị, bộ phậnthuộc Bộ Nội vụ Theo quy định thì sau 15 ngày từ khi nhận được công văn trên

tất cả các bộ phận phải báo cáo về Vụ để Vụ tiếp tục công việc xác định biênchế cho cơ quan.

Bước 2: Vụ Tổ chức cán bộ sẽ tiến hành phân tích, đánh giá chức năng,

nhiệm vụ của đơn vị thuộc Bộ; đơn vị nào có thêm những chức năng mới cònđơn vị nào không có sự thay đổi nhiều Mặt khác cũng cần phải xem xét vấn đề

tổ chức bộ máy của cơ quan, đó là có bộ phận nào được sáp nhập vào cơ quanhay không, có đơn vị nào được thành lập mới không v.v Như trong nhiệm kỳcủa Chính phủ khóa XII, cơ cấu Chính phủ có sự thay đổi đáng kể theo hướngtinh gọn, hợp lý hơn, đồng nghĩa với nó là việc tổ chức bộ máy của nhiều bộ, cơquan ngang bộ cũng thay đổi theo Trong nhiệm kỳ thứ XII của Chính phủ, có

ba cơ quan thuộc Chính phủ được chuyển vào Bộ Nội vụ quản lý là: Ban Thiđua - Khen thưởng Trung ương; Ban Tôn giáo Chính phủ, Ban cơ yếu Chínhphủ đồng thời có hai đơn vị được thành lập theo yêu cầu nhiệm vụ mới: VụTổng hợp; Trung tâm Đào tạo bồi dưỡng cán bộ, công chức Do đó, để có thểđịnh ra số biên chế “đúng và đủ” nhất thiết phải chú ý đến tổ chức bộ máy củacác đơn vị Với những đơn vị mới thành lập thêm, việc xác định biên chế cũngphức tạp hơn; còn những bộ phận có thêm chức năng, nhiệm vụ hay thêm cơ cấu

tổ chức thì cần đánh giá xem có cần phải bổ sung thêm biên chế hay chỉ cầnchuyển giao cho một số công chức trong bộ phận đó đảm đương mà sự bàn giao

đó không ảnh hưởng đến hiệu quả công việc mà tránh được sự cồng kềnh vềbiên chế Công việc này sẽ được phân tích, đánh giá một cách khách quan vàkhoa học

Bước 3: Tiến hành lập báo cáo đánh giá chất lượng cán bộ công chức của

các đơn vị thuộc Bộ Đây cũng là một khâu cơ bản và quan trọng để có thể cócăn cứ chính xác cho việc xác định biên chế tại từng đơn vị Để có thể thực hiệntốt khâu này đòi hỏi sự hợp tác trung thực, nhiệt tình của từng cán bộ, công chứctrong cơ quan đặc biệt từ phía bộ phận lãnh đạo các đơn vị đó Báo cáo chấtlượng cán bộ công chức bao gồm các nội dung sau:

- Chất lượng cán bộ công chức chia theo chức vụ bầu cử và ngạch côngchức như: bầu cử, chuyên viên cao cấp và tương đương, chuyên viên chính vàtương đương, chuyên viên và tương đương, còn lại.

- Chất lượng cán bộ công chức chia theo trình độ đào tạo gồm: chuyênmôn như Tiến sĩ, Thạc sĩ, Cử nhân, Cao đẳng, Trung cấp và còn lại; theo Chínhtrị như Cao cấp, Trung cấp; Tin học như: Cử nhân hay cơ sở; Anh văn: Cử nhân,

cơ sở; cuối cùng là Ngoại ngữ khác bao gồm cử nhân hay cơ sở

- Chất lượng cán bộ công chức chia theo độ tuổi bao gồm: dưới 30 tuổi; từ

30 đến 50 tuổi; Trên 50 đến 60 tuổi

- Ngoài ra chất lượng cán bộ công chức còn được chia theo cơ sở là Đảngviên; Phụ nữ hay thuộc Dân tộc ít người

Bước 4: Nhận và thẩm tra bản báo cáo kế hoạch biên chế năm của các

đơn vị Bản báo cáo gồm ba nội dung: nội dung đầu tiên các đơn vị giải trình vềtình hình quản lý, sử dụng biên chế trong năm hiện tại của cơ quan; nội dung thứhai là kế hoạch biên chế cho năm tiếp theo; và cuối cùng là bảng thống kê, tổnghợp kế hoạch biên chế năm tới của đơn vị Trong nội dung thứ nhất, đơn vị phảitrình bày số biên chế được giao năm hiện tại là bao nhiêu; biên chế dự kiến đếnngày 31 tháng 12 là bao nhiêu; lý do tăng hay giảm biên chế như vậy đồng thờitrình bày những nhiệm vụ mới được bổ sung (nếu có) Ở phần nội dung thứ hai,đơn vị phải trình bày kế hoạch biên chế cho năm tới cũng như những kiến nghị(nếu có) Phần ba là bảng thống kê kế hoạch biên chế năm tiếp theo theo mẫu do

Vụ Tổ chức cán bộ soạn thảo và có kèm theo Công văn

Bản báo cáo tình hình quản lý và sử dụng chỉ tiêu biên chế năm 2007

và kế hoạch biên chế năm 2008 của Ban Cơ yếu Chính phủ được trình bày như sau:

I Tình hình quản lý, sử dụng chỉ tiêu biên chế năm 2007

1 Thực trạng