Quy trình tổng hợp báo cáo tài chính

QUY TRÌNH QUY TRÌNH TỔNG HỢP BÁO CÁO Mã số: QT-TC-04 Lần ban hành : 01 Ngày hiệu lực: 19/9/2011 Trang : 1/10 Những người có liên quan phải đọc, hiểu thực theo nội dung Quy trình Nội dung Quy trình có hiệu lực đạo Ban Giám đốc Mỗi phận phân phối 01 Quy trình này, có mã số khác với gốc phải loại bỏ ngay, tuyệt đối không sử dụng Bảng theo dõi sửa đổi: Lần sửa đổi Vị trí Nội dung sửa đổi Ngày sửa đổi Ghi Phân phối tài liệu: TT Nơi nhận Giám đốc Phòng Tài kế toán Phòng kế hoạch - Kỹ thuật Phòng Tổ chức hành TT Nơi nhận Phê duyệt: Soạn thảo Kiểm tra Phê duyệt Lê Thị Lý Mơ Chức vụ: Kế toán Lê Hữu Phước Chức vụ: QMR Nguyễn Quang Xuân Chức vụ: Giám đốc Mục đích: QUY TRÌNH QUY TRÌNH TỔNG HỢP BÁO CÁO Mã số: QT-TC-04 Lần ban hành : 01 Ngày hiệu lực: 19/9/2011 Trang : 2/10 Công ty CP Xây dựng công trình Đông Nam Á ban hành, trì cải tiến Quy trình tổng hợp báo cáo để thống nội dung thực thống kê, phân tích, tổng hợp báo cáo công tác kế toán phòng tài kế toán công ty Quy định trách nhiệm, thời điểm lập báo cáo nhằm: - Chuẩn hoá công đoạn trình tổng hợp báo cáo, xây dựng dự thảo, trình xin ý kiến, trình ký báo cáo… sở phân định rõ quyền hạn, trách nhiệm vị trí công việc - Tiết kiệm tối đa thời gian, khoa học thuận tiện cho trình thu thập, xử lý thông tin xây dựng báo cáo - Nâng cao chất lượng báo cáo định kỳ, đột xuất, phục vụ hoạt động đạo điều hành Lãnh đạo Công ty quan có liên quan Phạm vi áp dụng; Trách nhiệm quyền hạn: 2.1 Phạm vi áp dụng: Quy trình áp dụng cá nhân, phòng ban, đơn vị thực nhiệm vụ, tổng hợp, báo cáo định kỳ đột xuất 2.2 Trách nhiệm quyền hạn: 2.2.1 Ban L·nh ®¹o Giao nhiệm vụ lập báo cáo đột xuất, định kỳ, bổ sung báo cáo dự thảo, phê duyệt báo cáo 2.2.2 Đối với Trưởng phòng: - Có trách nhiệm việc thống kê, phân tích, tổng hợp báo cáo - Chỉ đạo, đôn đốc cán bộ, chuyên viên phòng, đơn vị giao nhiệm vụ thực báo cáo thời gian quy định - Bổ sung báo cáo dự thảo nhân viên lập, ký trước trình Lãnh đạo để cung cấp cho phòng khác yêu cầu 2.2.3 Các cán bộ, nhân viên giao lập báo cáo: - Thực nội dung thống kê, phân tích, tổng hợp lập báo cáo - Thực thời gian yêu cầu 2.2.4 Các phòng, phận Công ty lập báo cáo theo định kỳ hàng tháng, quý, tháng, năm, báo cáo đột xuất, gửi Ban Lãnh đạo Công ty Định nghĩa - thuật ngữ từ viết tắt: 3.1 Định nghĩa thuật ngữ: - Báo cáo định kỳ: Là loại văn báo cáo tình hình, kết hoạt động toàn Công ty, xây dựng thường xuyên hàng kỳ (tháng, quý, tháng QUY TRÌNH QUY TRÌNH TỔNG HỢP BÁO CÁO Mã số: QT-TC-04 Lần ban hành : 01 Ngày hiệu lực: 19/9/2011 Trang : 3/10 năm), sở tổng hợp tình hình, kết hoạt động sản xuất kinh doanh kỳ - Báo cáo đột xuất: Là loại văn báo cáo xây dựng theo yêu cầu đột xuất Ban Lãnh đạo Công ty, người có thẩm quyền yêu cầu chuyên đề liên quan đến tình hình, kết hoạt động (hoặc số) lĩnh vực công tác định thuộc phạm vi quản lý phòng 3.2 C¸c từ viết tắt: - TCKT: Tài kế toán - Quy trình: QT - Biểu mẫu: BM - Kế hoạch : KH Tài liệu liên quan tài liệu tham khảo - Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 - Sổ tay chất lượng - Quy định chế độ báo cáo - Quy chế tổ chức hoat động Công ty Nội dung: 5.1 Quy trình thống kê, tổng hợp báo cáo đột xuất: 5.1.1 Lưu đồ: Trách nhiệm Nội dung Tài liệu kèm theo QUY TRÌNH QUY TRÌNH TỔNG HỢP BÁO CÁO Yêu cầu báo cáo Bước 1: Lãnh đạo Công ty Gửi công văn kèm theo biểu mẫu (nếu có) tới phòng cần lấy số liệu Bước 2: Phòng TCKT Bước 3: Các phòng chuyên môn Bước TCKT 4: Phòng Bước TCKT 5: Phòng Các phòng tổng hợp cấp tài liệu Bước 6: Trưởng phòng Bước TCKT 7: Đôn đốc phòng Tiếp nhận Tổng hợp số liệu Bước 9: Phòng TCKt Lần ban hành : 01 Ngày hiệu lực: 19/9/2011 Trang : 4/10 Các yêu cầu Lãnh đạo Ban, báo cáo lĩnh gì, yêu cầu gian lập vực thời Công văn biểu mẫu (nếu có) Các số liệu kết theo danh mục công việc liên quan Các số liệu, ý kiến đánh giá Lập báo cáo Lập báo cáo Kiểm tra Ý kiến bổ sung Trưởng phòng Phòng Bước 8: Trưởng phòng, Lãnh đạo Công ty Mã số: QT-TC-04 Chỉnh sửa, in ấn Hoàn chỉnh báo cáo Văn gốc Ký duyệt Phát hành, lưu trữ Văn 5.1.2 Mô tả nội dung: Bước Yêu cầu báo cáo Ban Lãnh đạo Ban Lãnh đạo gửi yêu cầu báo cáo Phòng TCKT, yêu cầu nêu rõ lĩnh vực cần báo cáo Bước Gửi công văn tới phòng đề nghị báo cáo theo nội dung yêu cầu biểu mẫu gửi kèm (nếu có) QUY TRÌNH QUY TRÌNH TỔNG HỢP BÁO CÁO Mã số: QT-TC-04 Lần ban hành : 01 Ngày hiệu lực: 19/9/2011 Trang : 5/10 Sau tiếp nhận yêu cầu xây dựng báo cáo từ Ban Lãnh đạo, phòng chuyên môn tổ chức thực Tuỳ theo thời hạn hoàn thành báo cáo, phòng chuyên môn làm công văn hay trực tiếp liên hệ phòng để lấy số liệu báo cáo Bước Các phòng cấp tài liệu, số liệu Các phòng có trách nhiệm cung cấp số liệu, tài liệu cho Phòng TCKT tổng hợp theo nội dung yêu cầu báo cáo theo biểu mẫu gửi kèm (nếu có) Bước Đôn đốc, tiếp nhận báo cáo Trách nhiệm nhân viên chuyên trách Trưởng phận phòng TCKT có trách nhiệm đôn đốc phòng gửi báo cáo hạn Tiếp nhận báo cáo từ phòng Phân tích, tổng hợp số liệu Trách nhiệm nhân viên chuyên trách Sau tiếp nhận báo cáo từ phòng, cán phân công Phòng TCKT tổng hợp tình hình, số liệu để lập báo cáo theo yêu cầu Bước Lập báo cáo Trách nhiệm nhân viên chuyên trách Bước Góp ý, bổ sung dự thảo báo cáo Trách nhiệm Trưởng phận Sau nhân viên phân công lập báo cáo Trưởng phận xem xét, góp ý, bổ sung thông qua, trình Ban Lãnh đạo xem xét Bước Xem xét, chỉnh sửa, bổ sung dự thảo báo cáo Trách nhiệm nhân viên chuyên trách Ban Lãnh đạo Công ty xem xét, đưa yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung (nếu có) sau chuyển lại cho phòng thực chỉnh sửa Bước Phê duyệt báo cáo Trách nhiệm Ban Lãnh đạo Công ty Kế toán tổng hợp Phòng TCKT trình Ban Lãnh đạo báo cáo (được chỉnh sửa, bổ sung) Lãnh đạo xem xét ký ban hành Báo cáo QUY TRÌNH QUY TRÌNH TỔNG HỢP BÁO CÁO Mã số: QT-TC-04 Lần ban hành : 01 Ngày hiệu lực: 19/9/2011 Trang : 6/10 Bước Phát hành, lưu trữ Trách nhiệm kế toán Ngay sau Lãnh đạo Công ty ký báo cáo, Phòng TCKT nhân phát hành văn Văn báo cáo lưu Bản gốc phòng TCKT 5.2 Quy trình thống kề, tổng hợp báo cáo định kỳ hàng tháng, quý tháng QUY TRÌNH QUY TRÌNH TỔNG HỢP BÁO CÁO Mã số: QT-TC-04 Lần ban hành : 01 Ngày hiệu lực: 19/9/2011 Trang : 7/10 5.2.1 Lưu đồ Trách nhiệm Bước 1: Phòng TCKT Nội dung Tài liệu kèm theo Lập báo cáo định kỳ Bước 2: Kiểm tra Trưởng phòng TCKT Bước 3: Phòng TCKT Hoàn chỉnh báo cáo Bước 4: Trưởng phòng TCKT, lãnh đạo Bước 5: Phòng TCKT Ký duyệt Lưu 5.2.2 Mô tả nội dung: Bước Lập báo cáo định kỳ Trách nhiệm kế toán Đến thời điểm lập báo cáo theo định kỳ hàng tháng, quý tháng; kế toán có trách nhiệm cập nhật số liệu, lập báo cáo theo quy định gửi Ban Lãnh đạo Công ty Đối với Báo cáo tổng hợp kế toán tổng hợp có trách nhiệm tổng hợp số liệu theo nội dung yêu cầu báo cáo theo biểu mẫu gửi kèm (nếu có) QUY TRÌNH Mã số: QT-TC-04 QUY TRÌNH TỔNG HỢP BÁO CÁO Lần ban hành : 01 Ngày hiệu lực: 19/9/2011 Trang : 8/10 Thời hạn nộp báo cáo cho Ban Giám đốc: - Báo cáo tháng: Trước ngày mùng đầu tháng sau - Báo cáo quý: Trước ngày mùng 10 đầu quý sau - Báo cáo năm: Trước 15 ngày đầu năm sau Bước Kiểm tra Trách nhiệm Trưởng phòng TCKT Sau kế toán lập báo cáo chuyển trưởng phòng xem xét, kiểm tra Nếu số liệu chưa phù hợp yêu cầu kế toán chỉnh sửa để trình ban lãnh đạo ký duyệt Bước Hoàn chỉnh báo cáo Trách nhiệm kế toán Sau Trưởng phòng kiểm tra có ý kiến chỉnh sửa, kế toán phụ trách chỉnh sửa in ấn Bước Phê duyệt báo cáo Trách nhiệm Trưởng phòng TCKT, ban lãnh đạo Kế toán Phòng TCKT trình Ban Lãnh đạo báo cáo (được chỉnh sửa, bổ sung) Lãnh đạo xem xét ký ban hành Báo cáo Bước Phát hành, lưu trữ Trách nhiệm kế toán Ngay sau Lãnh đạo Công ty ký báo cáo, Phòng TCKT nhân phát hành văn Văn báo cáo lưu Bản gốc phòng TCKT Hồ sơ lưu: TT Tªn hồ sơ Nơi lưu Thời gian lưu Báo cáo kế toán Phòng TCKT 10 năm Các yêu cầu Lãnh đạo Phòng TCKT năm Biểu mẫu: - BM-TCKT-04-01 Tổng hợp công nợ nhân viên - BM-TCKT-04-02 Chi tiết công nợ nhân viên - BM-TCKT-04-03 Tổng hợp công nợ phải thu QUY TRÌNH QUY TRÌNH TỔNG HỢP BÁO CÁO Mã số: QT-TC-04 Lần ban hành : 01 Ngày hiệu lực: 19/9/2011 Trang : 9/10 - BM-TCKT-04-04 Chi tiết công nợ phải thu - BM-TCKT-04-05 Tổng hợp công nợ phải trả - BM-TCKT-04-06 Chi tiết công nợ phải trả - BM-TCKT-04-07 Tình hình cấp vật tư - BM-TCKT-04-08 Bảng tổng hợp tình hình cấp vật tư - BM-TCKT-04-09 Bảng cân đối tài khoản - BM-TCKT-04-10 Tình hình thực nghĩa vụ với Nhà nước - Mẫu số B01-DN Bảng cân đối kế toán - Mẫu số B01b-DN Bảng cân đối kế toán niên độ - Mẫu số B02-DN Báo cáo kết HĐKD - Mẫu số B02b-DN Báo cáo kết HĐKD niên độ - Mẫu số B03-DN Báo cáo lưu chuyển tiền tệ - Mẫu số B03b-DN Báo cáo lưu chuyển tiền tệ niên độ - Mẫu số B09-DN Thuyết minh báo cáo tài - Mẫu số S03b-DN Sổ tài khoản - Mẫu số S07-DN Sổ quỹ tiền mặt - Mẫu số S08-DN Sổ tiền gửi ngân hàng - Mẫu số S10-DN Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá - Mẫu số S31-DN Sổ chi tiết toán với người mua (người bán) - Mẫu số S34-DN Sổ chi tiết tiền vay - Mẫu số S38-DN Sổ chi tiết tài khoản QUY TRÌNH QUY TRÌNH TỔNG HỢP BÁO CÁO Mã số: QT-TC-04 Lần ban hành : 01 Ngày hiệu lực: 19/9/2011 Trang : 10/10 10