Quy trình tổng hợp báo cáo tài chính

2.2.2 Đối với Trưởng phũng: - Cú trỏch nhiệm chớnh trong việc thống kờ, phõn tớch, tổng hợp và bỏo cỏo - Chỉ đạo, đụn đốc cỏc cỏn bộ, chuyờn viờn của phũng, đơn vị mỡnh được giao nhiệm v

1 Những người có liên quan phải đọc, hiểu và thực hiện theo đúng nội dung của Quy trình này

2 Nội dung trong Quy trình này có hiệu lực như sự chỉ đạo của Ban Giám đốc

3 Mỗi bộ phận chỉ được phân phối duy nhất 01 bản chính của Quy trình này, các bản sao

có mã số khác với bản gốc phải được loại bỏ ngay, tuyệt đối không được sử dụng

Bảng theo dõi sửa đổi:

Lần sửa

đổi Vị trí Nội dung sửa đổi

Ngày sửa đổi Ghi chú

Phân phối tài liệu:

2 Phòng Tài chính kế toán 6

3 Phòng kế hoạch - Kỹ thuật 7

4 Phòng Tổ chức hành chính 8

Phê duyệt:

Lê Thị Lý Mơ

Chức vụ: Kế toán

Lê Hữu Phước

Chức vụ: QMR

Nguyễn Quang Xuân

Chức vụ: Giám đốc

1 Mục đích:

Cụng ty CP Xõy dựng cụng trỡnh Đụng Nam Á ban hành, duy trỡ và cải tiến Quy trỡnh tổng hợp bỏo cỏo để thống nhất nội dung thực hiện thống kờ, phõn tớch, tổng hợp và bỏo cỏo về cụng tỏc kế toỏn của phũng tài chớnh kế toỏn cụng ty Quy định về trỏch nhiệm, thời điểm lập cỏc bỏo cỏo nhằm:

- Chuẩn hoỏ cỏc cụng đoạn của quỏ trỡnh tổng hợp bỏo cỏo, xõy dựng dự thảo, trỡnh xin ý kiến, trỡnh ký bỏo cỏo… trờn cơ sở phõn định rừ quyền hạn, trỏch nhiệm của từng vị trớ cụng việc

- Tiết kiệm tối đa về thời gian, khoa học và thuận tiện cho quỏ trỡnh thu thập, xử lý thụng tin và xõy dựng bỏo cỏo

- Nõng cao chất lượng cỏc bỏo cỏo định kỳ, đột xuất, phục vụ hoạt động chỉ đạo điều hành của Lónh đạo Cụng ty và cơ quan cú liờn quan

2 Phạm vi ỏp dụng; Trỏch nhiệm và quyền hạn:

2.1 Phạm vi ỏp dụng:

Quy trỡnh này được ỏp dụng đối với cỏc cỏ nhõn, phũng ban, đơn vị thực hiện nhiệm vụ, tổng hợp, bỏo cỏo định kỳ và đột xuất

2.2 Trỏch nhiệm và quyền hạn:

2.2.1 Ban Lãnh đạo

Giao nhiệm vụ lập bỏo cỏo đột xuất, định kỳ, bổ sung bỏo cỏo dự thảo, phờ duyệt bỏo cỏo

2.2.2 Đối với Trưởng phũng:

- Cú trỏch nhiệm chớnh trong việc thống kờ, phõn tớch, tổng hợp và bỏo cỏo

- Chỉ đạo, đụn đốc cỏc cỏn bộ, chuyờn viờn của phũng, đơn vị mỡnh được giao nhiệm vụ thực hiện bỏo cỏo đỳng thời gian quy định

- Bổ sung cỏc bỏo cỏo dự thảo của cỏc nhõn viờn lập, ký trước khi trỡnh Lónh đạo hoặc để cung cấp cho cỏc phũng khỏc khi được yờu cầu

2.2.3 Cỏc cỏn bộ, nhõn viờn được giao lập bỏo cỏo:

- Thực hiện cỏc nội dung thống kờ, phõn tớch, tổng hợp và lập bỏo cỏo

- Thực hiện đỳng thời gian yờu cầu

2.2.4 Cỏc phũng, bộ phận trong Cụng ty lập bỏo cỏo theo định kỳ hàng thỏng, quý, 6 thỏng, năm, cỏc bỏo cỏo đột xuất, gửi về Ban Lónh đạo Cụng ty

3 Định nghĩa - thuật ngữ và cỏc từ viết tắt:

3.1 Định nghĩa thuật ngữ:

- Bỏo cỏo định kỳ: Là loại văn bản bỏo cỏo tỡnh hỡnh, kết quả hoạt động trong toàn Cụng ty, được xõy dựng thường xuyờn hàng kỳ (thỏng, quý, 6 thỏng

2

và một năm), trên cơ sở tổng hợp tình hình, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ đó

- Báo cáo đột xuất: Là loại văn bản báo cáo được xây dựng theo yêu cầu đột xuất của Ban Lãnh đạo Công ty, người có thẩm quyền yêu cầu về chuyên

đề liên quan đến tình hình, kết quả hoạt động của một (hoặc một số) lĩnh vực công tác nhất định thuộc phạm vi quản lý của phòng

3.2 C¸c từ viết tắt:

- TCKT: Tài chính kế toán

- Quy trình: QT

- Biểu mẫu: BM

- Kế hoạch : KH

4 Tài liệu liên quan và tài liệu tham khảo

- Tiêu chuẩn ISO 9001:2008

- Sổ tay chất lượng

- Quy định về chế độ báo cáo

- Quy chế về tổ chức và hoat động của Công ty

5 Nội dung:

5.1 Quy trình thống kê, tổng hợp báo cáo đột xuất:

5.1.1 Lưu đồ:

Yêu cầu báo cáo

Công ty

Lãnh đạo Ban, lập báo cáo về lĩnh vực

gì, yêu cầu về thời gian.

Bước 2: Phòng

Bước 3: Các phòng

chuyên môn

Các số liệu về kết quả theo danh mục công việc liên quan

Bước 4: Phòng

TCKT

Các số liệu, các ý kiến đánh giá.

Bước 5: Phòng

Bước 6: Trưởng

phòng Ý kiến bổ sung củaTrưởng phòng

Bước 7: Phòng

Bước 8: Trưởng

phòng, Lãnh đạo

Công ty

Văn bản gốc

5.1.2 Mô tả nội dung:

Bước 1 Yêu cầu báo cáo của Ban Lãnh đạo.

Ban Lãnh đạo gửi yêu cầu báo cáo về Phòng TCKT, yêu cầu nêu rõ lĩnh vực cần báo cáo

Bước 2 Gửi công văn tới các phòng đề nghị báo cáo theo các nội dung

yêu cầu và các biểu mẫu gửi kèm (nếu có)

Sau khi tiếp nhận yêu cầu xây dựng báo cáo từ Ban Lãnh đạo, các phòng chuyên môn tổ chức thực hiện Tuỳ theo thời hạn hoàn thành báo cáo, các

4

Các phòng tổng hợp và cấp

tài liệu

Gửi công văn kèm theo các biểu mẫu (nếu có) tới các phòng cần lấy số liệu

Đôn đốc các phòng Tiếp nhận Tổng hợp số liệu

Lập báo cáo

Kiểm tra

Hoàn chỉnh báo cáo

Phát hành, lưu trữ

Ký duyệt

phòng chuyên môn có thể làm công văn hay trực tiếp liên hệ các phòng để lấy

số liệu báo cáo

Bước 3.Các phòng cấp tài liệu, số liệu

Các phòng có trách nhiệm cung cấp số liệu, tài liệu cho Phòng TCKT tổng hợp theo nội dung được yêu cầu báo cáo và theo các biểu mẫu gửi kèm (nếu có)

Bước 4 Đôn đốc, tiếp nhận báo cáo Trách nhiệm nhân viên chuyên

trách

Trưởng các bộ phận hoặc phòng TCKT có trách nhiệm đôn đốc các phòng gửi báo cáo đúng hạn Tiếp nhận báo cáo từ các phòng

Phân tích, tổng hợp số liệu Trách nhiệm nhân viên chuyên trách

Sau khi tiếp nhận báo cáo từ các phòng, cán bộ được phân công của Phòng TCKT tổng hợp tình hình, số liệu để lập báo cáo theo yêu cầu

Bước 5 Lập báo cáo Trách nhiệm nhân viên chuyên trách.

Bước 6 Góp ý, bổ sung dự thảo báo cáo Trách nhiệm Trưởng các bộ

phận

Sau khi các nhân viên được phân công lập báo cáo và được Trưởng các

bộ phậnxem xét, góp ý, bổ sung và thông qua, và trình Ban Lãnh đạo xem xét

Bước 7.Xem xét, chỉnh sửa, bổ sung dự thảo báo cáo Trách nhiệm nhân viên chuyên trách

Ban Lãnh đạo Công ty xem xét, đưa ra những yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung (nếu có) sau đó chuyển lại cho các phòng thực hiện chỉnh sửa

Bước 8 Phê duyệt báo cáo Trách nhiệm Ban Lãnh đạo Công ty

Kế toán tổng hợp Phòng TCKT trình Ban Lãnh đạo báo cáo (được chỉnh sửa, bổ sung) Lãnh đạo xem xét ký ban hành Báo cáo

Bước 9 Phát hành, lưu trữ Trách nhiệm kế toán.

Ngay sau khi Lãnh đạo Công ty ký báo cáo, Phòng TCKT nhân bản và phát hành văn bản

Văn bản báo cáo được lưu Bản gốc tại phòng TCKT

5.2 Quy trình thống kề, tổng hợp báo cáo định kỳ hàng tháng, quý

và 6 tháng.

5.2.1 Lưu đồ

6

Trách nhiệm Nội dung Tài liệu kèm theo Bước 1:

Phòng TCKT

Bước 2:

Trưởng phòng TCKT

Bước 3:

Phòng TCKT

Bước 4:

Trưởng phòng TCKT,

lãnh đạo

Bước 5: Phòng TCKT

5.2.2 Mô tả nội dung:

Bước 1.Lập báo cáo định kỳ Trách nhiệm của kế toán

Đến thời điểm lập các báo cáo theo định kỳ hàng tháng, quý và 6 tháng;

kế toán có trách nhiệm cập nhật số liệu, lập báo cáo theo quy định gửi về Ban Lãnh đạo Công ty Đối với Báo cáo tổng hợp kế toán tổng hợp có trách nhiệm tổng hợp số liệu theo các nội dung được yêu cầu báo cáo và theo các biểu mẫu gửi kèm (nếu có)

Thời hạn nộp báo cáo cho Ban Giám đốc:

Lập báo cáo định kỳ

Kiểm tra

Lưu

Ký duyệt Hoàn chỉnh báo cáo

- Báo cáo tháng: Trước ngày mùng 5 đầu tháng sau.

- Báo cáo quý: Trước ngày mùng 10 đầu quý sau

- Báo cáo năm: Trước 15 ngày đầu năm sau

Bước 2 Kiểm tra Trách nhiệm Trưởng phòng TCKT

Sau khi kế toán lập báo cáo chuyển trưởng phòng xem xét, kiểm tra Nếu

số liệu chưa phù hợp yêu cầu kế toán chỉnh sửa để trình ban lãnh đạo ký duyệt

Bước 3 Hoàn chỉnh báo cáo Trách nhiệm của kế toán.

Sau khi Trưởng phòng kiểm tra và có ý kiến chỉnh sửa, kế toán phụ trách chỉnh sửa và in ấn

Bước 4 Phê duyệt báo cáo Trách nhiệm của Trưởng phòng TCKT, ban

lãnh đạo

Kế toán Phòng TCKT trình Ban Lãnh đạo báo cáo (được chỉnh sửa, bổ sung) Lãnh đạo xem xét ký ban hành Báo cáo

Bước 5 Phát hành, lưu trữ Trách nhiệm kế toán.

Ngay sau khi Lãnh đạo Công ty ký báo cáo, Phòng TCKT nhân bản và phát hành văn bản

Văn bản báo cáo được lưu Bản gốc tại phòng TCKT

6 Hồ sơ lưu:

1 Báo cáo kế toán Phòng TCKT 10 năm

2 Các yêu cầu của Lãnh đạo Phòng TCKT 3 năm

7 Biểu mẫu:

- BM-TCKT-04-01 Tổng hợp công nợ nhân viên

- BM-TCKT-04-02 Chi tiết công nợ nhân viên

- BM-TCKT-04-03 Tổng hợp công nợ phải thu

- BM-TCKT-04-04 Chi tiết công nợ phải thu

8

- BM-TCKT-04-05 Tổng hợp công nợ phải trả

- BM-TCKT-04-06 Chi tiết công nợ phải trả

- BM-TCKT-04-07 Tình hình cấp vật tư

- BM-TCKT-04-08 Bảng tổng hợp tình hình cấp vật tư

- BM-TCKT-04-09 Bảng cân đối tài khoản

- BM-TCKT-04-10 Tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước

- Mẫu số B01-DN Bảng cân đối kế toán

- Mẫu số B01b-DN Bảng cân đối kế toán giữa niên độ

- Mẫu số B02-DN Báo cáo kết quả HĐKD

- Mẫu số B02b-DN Báo cáo kết quả HĐKD giữa niên độ

- Mẫu số B03-DN Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

- Mẫu số B03b-DN Báo cáo lưu chuyển tiền tệ giữa niên độ

- Mẫu số B09-DN Thuyết minh báo cáo tài chính

- Mẫu số S03b-DN Sổ cái tài khoản

- Mẫu số S07-DN Sổ quỹ tiền mặt

- Mẫu số S08-DN Sổ tiền gửi ngân hàng

- Mẫu số S10-DN Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá

- Mẫu số S31-DN Sổ chi tiết thanh toán với người mua (người bán)

- Mẫu số S34-DN Sổ chi tiết tiền vay

- Mẫu số S38-DN Sổ chi tiết các tài khoản

10