tìm hiểu tình tổ chức và hoạt động của văn phòng UBND huyện kim bảng
Trang 1
BÁO CÁO KIẾN TẬP
TÌM HIỂU TÌNH HÌNH TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN KIM BẢNG, TỈNH HÀ NAM.
Hà Nội, năm 2016
Trang 2LỜI MỞ ĐẦU
Trường Học Viện Hành Chính Quốc Gia trực thuộc Bộ Nội vụ, là nơi đào tạo nguồn nhân lực có chất lượng cho bộ máy quản lý Nhà nước trên nhiều lĩnh vực như: Quản lý nhà nước về kinh tế, Thanh tra, Hành Chính văn phòng,quản lý công….đã và đang khẳng định vai trò của mình trong hệ thống nền giáo dục nước nhà Trong đó, ngành Quản lý hành chính nhà nước được coi là một ngành đào tạo trọng điểm của Trường, nên được Nhà trường không chỉ tạo điều kiện cho sinh viên bổ trợ kiến thức lý luận chung, mà còn tổ chức nhiều hoạt động nâng cao hiểu biết, áp dụng kiến thức được học trên giảng đường vào thực tiễn công việc như đợt kiến tập ngành nghề tháng 9 cho Khóa KH13 vừa qua
Có thể nói đây được coi là một nội dung quan trọng trong chương trình đào tạo của Trường Học Viện Hành Chính Quốc Gia, nhằm đưa lý luận vào thực tiễn Từ đó, giúp sinh viên hệ thống hóa kiến thức đã học nhằm nhận diện và phản ánh thực tiễn nghiệp vụ vào công tác Văn phòng của cơ quan kiến tập Không những vậy, bằng việc khảo sát thực tế tình hình tổ chức thực hiện các nghiệp vụ Văn phòng, sinh viên sẽ có cái nhìn tổng quát hơn về ngành học của mình, cũng như có cơ hội tiếp xúc làm quen với môi trường công sở, tự tin trong giao tiếp hơn và có thêm kỹ năng phối hợp giải quyết công việc Nó là tiền đề, cơ sở cho sinh viên để sau khi tốt nghiệp có thể thích ứng nhanh với công việc đúng chuyên ngành mình dược đào tạo
Đối với bản thân, đợt kiến tập vừa rồi đã giúp em lĩnh hội được nhiều kiến thức mới cũng như tư duy mới, mở rộng và phát huy những gì mà mình
đã được học ở nhà trường qua thầy cô, bạn bè; học hỏi được nhiều kinh nghiệm qua những người đi trước, rèn luyện được đức tính cần thiết cho một cán bộ Văn phòng trong tương lai; cũng như nhận thức được những điểm mạnh, điểm yếu của bản thân; từ đó định hướng cho mình phướng hướng phấn đấu để hoàn thành tốt công việc của mình trong tương lai
Dưới đây là phần báo cáo tổng kết quá trình kiến tập của em tại Văn phòng HĐND -UBND huyện Kim Bảng Ghi lại và đánh giá một cách khách quan những gì mà em đã làm được, cũng như chưa làm được Qua đây cho em được gửi lời cảm ơn sâu sắc, lời chúc sức khoẻ đến các cán bộ Văn phòng HĐND –UBND huyện Kim Bảng; đặc biệt là cán bộ hướng dẫn Chu Thị
Trang 3Sinh, giảng viên hướng dẫn Ths.Hoàng Thị Bích Loan, Phạm Thị Thu Hiền ,Ths Phan Minh Nguyệt và các thầy cô trong Khoa Quản lý nhà nước
về kinh tế cùng Nhà trường đã nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành nhiệm vụ trong đợt kiến tập vừa qua Em kính mong nhận được những ý kiến đóng góp
từ các thầy cô giáo và các bạn để bản báo cáo thực tập này của em được hoàn thiện hơn
Em xin chân thành cảm ơn!
Kim Bảng, ngày 12 tháng 5 năm 2016
SINH VIÊN THỰC HIỆN
Trang 4
CHỨC NĂNG,NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ CÔNG TÁC CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN - UỶ BAN NHÂN DÂN
HUYỆN KIM BẢNG 1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Hội Đồng Nhân Dân và Uỷ Ban Nhân Dân huyện.
1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng HĐND-UBND huyện.
- Văn phòng HĐND-UBND huyện là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, là bộ máy giúp việc của Thường trực HĐND-UBND huyện có chức năng, nhiệm vụ cụ thể sau đây:
+ Văn phòng HĐND - UBND tham mưu, tổng hợp cho UBND về hoạt động của UBND; tham mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành của Chỉ tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND, UBND và các cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND - UBND Điều hòa, phối hợp các hoạt động chung của cơ quan UBND huyện, các phòng, ban, ngành cấp huyện và UBND các xã, thị trấn; tham mưu giúp Thường trực HĐND-UBND ,Chủ tịch HĐND, UBND huyện chỉ đạo, điều hành các hoạt động trên địa bàn huyện + Văn phòng HĐND - UBND có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng tại Kho bạc Nhà nước; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và HĐND và Văn phòng UBND tỉnh
- Văn phòng HĐND - UBND huyện có nhiệm vụ, quyền hạn như sau: + Xây dựng chương trình hoạt động của Thường trực HĐND huyện, chương trình giám sát của các ban HĐND huyện trình HĐND huyện thông qua
+ Xây dựng và trình UBND huyện thông qua chương trình công tác năm; xây dựng chương trình làm việc tuần, tháng, Quý, sáu tháng và cả năm của Thường trực HĐND, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch huyện; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp giữa các phòng, ban, ngành, UBND xã, thị trấn theo quy định của pháp luật
Trang 5+ Bảo đảm việc thu thập, cung cấp, và xử lý thông tin, tổng hợp tình hình kinh tế - xã hội, quốc phòng – an ninh báo cáo Thường trực HĐND-UBND, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện chuẩn bị tốt các báo cáo định
kỳ (báo cáo tháng, Quý, 6 tháng, năm) phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Thường trực HĐND-UBND, Chủ tịch UBND huyện theo quy định của pháp luật Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo định kỳ, đột xuất (được giao) cho Văn phòng Huyện ủy, Văn phòng UBND tỉnh
+ Trình UBND huyện kế hoạch hàng năm, kế hoạch dài hạn, các chương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng HĐND-UBND huyện
+ Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của các phòng, ban và UBND xã, thị trấn trước khi trình UBND, Chủ tịch UBND huyện xem xét, quyết định
+ Tổ chức công bố, truyền đạt các Nghị quyết của HĐND huyện, các quyết định, chỉ thị của UBND huyện, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên có liên quan giúp UBND huyện phối hợp với các cơ quan chức năng theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó tại các phòng, ban và UBND xã, thị trấn
+ Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của Thường trực HĐND-UBND, Chủ tịch UBND huyện; công tác Văn thư Lưu trữ, tin học hóa hành chính của UBND huyện; quản lý và điều hành hệ thống mạng tin học nội bộ, vận hành, khai thác các phần mềm dùng chung của Văn phòng UBND tỉnh; hướng dẫn Văn phòng xã, thị trấn về chuyên môn, nghiệp vụ hành chính, tin học hóa quản lý hành chính nhà nước theo quy định
+ Trình UBND huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện cải cách thủ tục hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng HĐND-UBND huyện; thực hiện có hiệu quả, đúng quy định của pháp luật về công tác tiếp nhận hồ sơ và trả kế quả theo cơ chế “một cửa”
+ Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của Thường trực HĐND-UBND; Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện; đảm bảo các điều kiện hoạt động của Thường trực HĐND - UBND, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện, Cơ quna UBND huyện luôn thông suốt, hiệu quả
Trang 6+ Phối hợp với Văn phòng Huyện ủy, các ban của Đảng, UBMTTQ giữ mối liên hệ, phối hợp công tác giữa Thường trực HĐND-UBND, Chủ tịch UBND huyện với Huyện ủy, Thường trực cả Tỉnh, TW đóng trên địa bàn huyện; duy trì tốt mối qun hệ công tác với Văn phòng Đoàn đai viểu Quốc hội
và Văn phòng UBND tỉnh, Sở, ban, ngành cấp tỉnh
1.2.Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND-UBND huyện Kim Bảng.
- Văn phòng UBND - HĐND huyện có Chánh Văn phòng; Phó Chánh Văn phòng và các công chức, nhân viên chuyên môn khác
- Lãnh đạo Văn phòng gồm có Chánh Văn phòng và 02 Phó Chánh Văn phòng
- Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng do Chủ tịch UBND huyện
bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng kỷ luật theo quy định của pháp luật
2 Công tác Văn thư Lưu trữ của HĐND-UBND huyện Kim Bảng.
2.1.Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác Văn thư lưu trữ của HĐND-UBND huyện Kim Bảng.
Tất cả các văn bản đi, văn bản đến đều phải thông qua Văn phòng HĐND -UBND Cán bộ Văn thư có trách nhiệm đăng ký văn bản vào sổ công văn và chuyển vào địa chỉ người có trách nhiệm giải quyết
Văn phòng chỉ tiếp nhận các văn bản, giấy tờ có nội dung thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND Các văn bản do cán bộ chuyên môn trình, báo cáo nên UBND và Chủ tịch; các Phó Chủ tịch, phải được chuyển qua Văn phòng thẩm định về thể thức, nội dung trước khi trình ký
Tuy nhiên, trong thời gian khảo sát về Công tác Văn thư của Văn phòng HĐND-UBND huyện Kim Bảng, em nhận thấy ở cơ quan chưa ban hành một văn bản Quy định chung nào về Quy chế Công tác Văn thư Lưu trữ
để quy chuẩn hóa việc thực hiện công tác này trong Văn phòng Điều đó gây
ra nhiều thiếu sót trong việc thực hiện Công tác Văn thư – Lưu trữ còn tồn tại trong cơ quan
2.2.Mô hình tổ chức văn thư lưu trữ của HĐND-UBND huyện Kim Bảng.
Công tác Văn thư Lưu trữ của HĐND-UBND huyện Kim Bảng được tổ chức theo mô hình tập trung thống nhất Mô hình tổ chức như vậy nhằm đảm bảo thông tin đạt hiệu quả cao Tất cả các văn bản, giấy tờ và các công đoạn,
Trang 7thao tác đều thực hiện một đầu mối chung là Bộ phận Văn thư, sẽ giảm bớt được chi phí, nhân lực cho việc giải quyết công việc được thực hiện tốt Toàn
bộ văn bản đi, văn bản đến của cơ quan đều được tập trung tại Bộ phận Văn thư để đăng ký vào sổ trước khi chuyển đến các đối tượng có liên quan Cán
bộ Văn thư có trách nhiệm xem xét, phân loại và chuyển giao văn bản một cách hợp lí theo quy định của pháp luật
Công tác Văn thư đặt dưới sự chỉ đạo của Văn phòng với mục đích nâng cao hiệu quả trong quá trình giải quyết công việc, đáp ứng nhu cầu thực
tế của HĐND-UBND huyện, là cơ quan quản lý Nhà nước ở địa phương
2.3.Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan.
2.3.1.Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của HĐND-UBND huyện Kim Bảng.
Văn phòng HĐND-UBND huyện Kim Bảng có thẩm quyền ban hành
những loại văn bản sau: Quyết định, Chỉ thị ,Nghị quyết,Tờ Trình, Công văn, Thông báo,Báo cáo, Kế hoạch, Chương trình, Phương án, Biên bản , Giấy mời , Giấy giới thiệu, Giấy chứng nhận
2.3.2 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của HĐND-UBND huyện Kim Bảng.
- Nhìn chung, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của HĐND-UBND huyện Kim Bảng thực hiện theo đúng Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 16/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
- Nội dung văn bản được trình bày bằng phông chữ in thường, cỡ chữ từ
13 đến 14, kiểu chữ đứng Khoảng cách giữa các đoạn từ 3 đến 6 point, giữa các dòng chọn từ 15 đến 22 khi xuống dòng, đầu dòng lùi 01 tab
- Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần
bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định theo quy định tại Nghị định số: 110/2004/NĐ - CP ngày 08/4/2004 của chính phủ về công tác Văn thư và Thông tư liên tịch số: 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 16/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Trang 82.3.3.Công tác soạn thảo văn bản quản lý của HĐND-UBND huyện Kim Bảng.
Công tác soạn thảo văn bản quản lý của UBND huyện Kim Bảng thực hiện tương đối tốt so với quy định hiện hành, các quy trình được thực hiện một cách logic, có hệ thống Cán bộ soạn thảo là người được Lãnh đạo giao việc nên thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ và chuyên môn của mình Nội dung của văn bản được đảm bảo đầy đủ, có tính pháp lý, và tính thực thi cao
2.4.Quy trình quản lý và giải quyết văn bản.
Qua quá trình khảo sát quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến – đi của Văn phòng HĐND-UBND huyện Kim Bảng, em nhận thấy công tác này
đã được thực hiện đầy đủ, đúng trình tự, thủ tục theo quy định của Nhà nước
và theo chức năng, nhiệm vụ của từng Bộ phận; đảm bảo tính pháp lý của văn bản cả về hình thức lẫn nội dung Các văn bản đi đều được vào Sổ quản lý văn bản đi (trong đó, có Sổ Văn bản đi là Công văn (bao gồm Tờ trình) và Sổ Văn bản đi là Quyết định (bao gồm một số loại Văn bản khác như Báo Cáo, Thông báo, Kế hoạch …) được cán bộ Văn thư ghi số, ngày tháng văn bản, làm các thủ tục cần thiết khác, và đóng dấu đúng quy định của Nhà nước trước khi phát hành văn bản Các văn bản đến cũng được vào Sổ quản lý văn bản đến (trong đó, Sổ Văn bản đến được lập thành 2 quyển như Sổ Văn bản đi) và được cán bộ Văn thư đóng dấu đến ghi số, ngày tháng đến, xin ý kiến chỉ đạo của cấp trên trước khi nhân bản và chuyển giao văn bản đến các phòng ban liên quan Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi – đến của Văn phòng UBND – HĐND huyện Kim Bảng, cụ thể như sau:
2.4.1.Công tác quản lý và giải quyết văn bản đi – đến.
UBND huyện Kim Bảng không lập Phiếu giải quyết văn bản đến Các văn bản đến sau khi được vào sổ Quản lý Văn bản đến, sẽ được cán bộ Văn thư gửi đến Chủ tịch/Phó Chủ tịch xin ý kiến chỉ đạo chuyển giao Chủ tịch/Phó Chủ tịch UBND huyện Kim Bảng sẽ viết tên đơn vị được chuyển giao Văn bản đến vào lề trái, dưới dấu Văn bản đến Sau đó, cán bộ Văn thư chuyển cho cán bộ phụ trách Bộ phận Trang thiết bị Văn phòng photocopy văn bản, rồi chuyển giao đến các đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm giải quyết văn bản đó
2.4.2.Công tác lập hồ sơ hiện hành của cơ quan.
Trang 9Qua quá trình khảo sát thực tiễn tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Kim Bảng, em nhận thấy Công tác Văn thư, Văn phòng ở đây chưa thực hiện đầy đủ và đúng quy định của Nhà nước theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP
về công tác Văn thư Các loại Sổ quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu vẫn còn thiếu nhiều, cụ thể như:
- Không lập hồ sơ nguyên tắc;
- Không lập Sổ chuyển giao văn bản đến;
- Không lập Sổ gửi văn bản đi Bưu điện;
- Không lập Danh mục hồ sơ;
- Không lập Sổ theo dõi giải quyết văn bản đến;
Từ đó cho thấy, Công tác Văn thư ở HĐND –UBND huyện Kim Bảng còn nhiều thiếu sót, chưa thực hiện đầy đủ quy định của pháp luật, dễ gây ra
sự thất lạc, mất kiểm soát hệ thống các tài liệu và các nhiệm vụ, công việc trong cơ quan
2.5.Tổ chức Lưu trữ của cơ quan.
Qua khảo sát Bộ phận Lưu trữ của UBND huyện Kim Bảng, em nhận thấy ở đây chưa ban hành văn bản nào quy định về Công tác Lưu trữ Do vậy, công tác Lưu trữ của cơ quan còn nhiều thiếu sót
Bộ phận Lưu trữ có 01 cán bộ, thực hiện nhiệm vụ đúng chuyên ngành được đào tạo Bộ phận này được đặt trên tầng 3 của tòa nhà 3 tầng cụm Văn phòng, và các phòng của Lãnh đạo UBND huyện
Về diện tích kho Lưu trữ là 20m2, có đầy đủ các đồ dùng như: tủ kệ -giá tài liệu, kẹp hồ sơ,…và bàn ghế cho cán bộ Lưu trữ Tuy nhiên, kho Lưu trữ của UBND huyện chỉ sử dụng 10m2 cho việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu Hồ
sơ, tài liệu nộp lưu còn ít, và chưa được phân loại tài liệu có thời hạn và vĩnh viễn
Hiện tại, công tác Lưu trữ của Văn phòng UBND – HĐND còn sơ sài, các phòng ban khác chưa quan tâm đến việc phân loại, lập Danh mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan; nên số lượng tài liệu thuộc sự quản lý của cán bộ Lưu trữ khá ít, và ít có giá trị sử dụng tham khảo Điều này còn phụ thuộc phần lớn vào việc Lãnh đạo Văn phòng chưa ban hành Quy chế quy chuẩn hóa công tác Văn thư Lưu trữ cho cơ quan
Trang 10Đó là những bất cập lớn trong công tác Văn thư Lưu trữ của Văn phòng HĐND-UBND huyện Kim Bảng
3 Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị Văn phòng trong Hội Đồng Nhân Dân và Uỷ Ban Nhân Dân huyện Kim Bảng.
Ngày nay, cùng với công cuộc đổi mới đất nước theo hướng Công nghiệp hóa – hiện đại hóa, rất nhiều tổ chức, cơ quan Nhà nước đã và đang thay đổi, xây dựng và tổ chức mô hình Văn phòng của cơ quan mình theo hình mẫu hiện đại Hầu hết, các phòng, ban trong cơ quan đều được trang bị đầy đủ các thiết bị, đặc biệt các loại máy thông thường như: máy vi tính, máy
in, máy scan, điện thoại Trong đó, các máy vi tính trong cơ quan được kết nối Internet, mạng LAN đi vào hoạt động góp phần cập nhật thông tin và giải quyết công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả
Tùy vào chức năng, nhiệm vụ cá biệt của các phòng ban thuộc UBND huyện Kim Bảng, mà lãnh đạo cơ quan đã bố trí, sắp xếp, trang bị các trang thiết bị phù hợp cho từng Bộ phận riêng biệt
Ngoài những trang thiết bị phổ biến kể trên, Văn phòng còn được trang
bị các thiết bị khác như: Máy photocopy, máy fax, máy scan, tủ đựng tài liệu… Tất cả nhằm nâng cao hiệu quả giải quyết công việc, cũng như giao dịch của cơ quan Qua đó, cán bộ văn phòng không những tiết kiệm được thời gian và công sức trong quá trình thực hiện công việc, mà nó cón giúp cho việc quản lý, tra tìm thông tin một cách nhanh chóng, cung cấp thông tin kịp thời
và chính xác cho Lãnh đạo cơ quan
Ngoài ra, Văn phòng HĐND-UBND huyện còn có Bộ phận trang thiết
bị riêng với 03 máy photocopy để đáp ứng nhu cầu công việc từ các phòng, ban khác trực thuộc UBND huyện Kim Bảng
Tuy nhiên, để các trang thiết bị văn phòng (TTBVP) hoạt động có hiệu quả nhất đòi hỏi lãnh đạo Văn phòng cần bố trí, sắp xếp chúng sao cho vừa hợp lý, vừa khoa học mà lại tiết kiệm kinh phí đầu tư, cũng là để thuận tiện nhất cho việc khai thác, sử dụng tối đa công dụng của các TTBVP đó Sau đây là sơ đồ cách bố trí, sắp xếp các TTBVP của một số Bộ phận thuộc Văn phòng HĐND-UBND huyện Kim Bảng
3.1.Bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của Văn phòng HĐND-UBND huyện Kim Bảng.