tìm hiểu tình tổ chức và hoạt động của văn phòng UBND huyện kim bảng
BÁO CÁO KIẾN TẬP TÌM HIỂU TÌNH HÌNH TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN KIM BẢNG, TỈNH HÀ NAM Hà Nội, năm 2016 LỜI MỞ ĐẦU Trường Học Viện Hành Chính Quốc Gia trực thuộc Bộ Nội vụ, nơi đào tạo nguồn nhân lực có chất lượng cho máy quản lý Nhà nước nhiều lĩnh vực như: Quản lý nhà nước kinh tế, Thanh tra, Hành Chính văn phòng,quản lý công….đã khẳng định vai trò hệ thống giáo dục nước nhà Trong đó, ngành Quản lý hành nhà nước coi ngành đào tạo trọng điểm Trường, nên Nhà trường không tạo điều kiện cho sinh viên bổ trợ kiến thức lý luận chung, mà tổ chức nhiều hoạt động nâng cao hiểu biết, áp dụng kiến thức học giảng đường vào thực tiễn công việc đợt kiến tập ngành nghề tháng cho Khóa KH13 vừa qua Có thể nói coi nội dung quan trọng chương trình đào tạo Trường Học Viện Hành Chính Quốc Gia, nhằm đưa lý luận vào thực tiễn Từ đó, giúp sinh viên hệ thống hóa kiến thức học nhằm nhận diện phản ánh thực tiễn nghiệp vụ vào công tác Văn phòng quan kiến tập Không vậy, việc khảo sát thực tế tình hình tổ chức thực nghiệp vụ Văn phòng, sinh viên có nhìn tổng quát ngành học mình, có hội tiếp xúc làm quen với môi trường công sở, tự tin giao tiếp có thêm kỹ phối hợp giải công việc Nó tiền đề, sở cho sinh viên để sau tốt nghiệp thích ứng nhanh với công việc chuyên ngành dược đào tạo Đối với thân, đợt kiến tập vừa giúp em lĩnh hội nhiều kiến thức tư mới, mở rộng phát huy mà học nhà trường qua thầy cô, bạn bè; học hỏi nhiều kinh nghiệm qua người trước, rèn luyện đức tính cần thiết cho cán Văn phòng tương lai; nhận thức điểm mạnh, điểm yếu thân; từ định hướng cho phướng hướng phấn đấu để hoàn thành tốt công việc tương lai Dưới phần báo cáo tổng kết trình kiến tập em Văn phòng HĐND -UBND huyện Kim Bảng Ghi lại đánh giá cách khách quan mà em làm được, chưa làm Qua cho em gửi lời cảm ơn sâu sắc, lời chúc sức khoẻ đến cán Văn phòng HĐND –UBND huyện Kim Bảng; đặc biệt cán hướng dẫn Chu Thị Sinh, giảng viên hướng dẫn Ths.Hoàng Thị Bích Loan, Phạm Thị Thu Hiền ,Ths Phan Minh Nguyệt thầy cô Khoa Quản lý nhà nước kinh tế Nhà trường nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành nhiệm vụ đợt kiến tập vừa qua Em kính mong nhận ý kiến đóng góp từ thầy cô giáo bạn để báo cáo thực tập em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Kim Bảng, ngày 12 tháng năm 2016 SINH VIÊN THỰC HIỆN CHỨC NĂNG,NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ CÔNG TÁC CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN - UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN KIM BẢNG 1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Hội Đồng Nhân Dân Uỷ Ban Nhân Dân huyện 1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Văn phòng HĐND-UBND huyện - Văn phòng HĐND-UBND huyện quan chuyên môn thuộc UBND huyện, máy giúp việc Thường trực HĐND-UBND huyện có chức năng, nhiệm vụ cụ thể sau đây: + Văn phòng HĐND - UBND tham mưu, tổng hợp cho UBND hoạt động UBND; tham mưu cho Chủ tịch UBND đạo, điều hành Chỉ tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý hoạt động HĐND, UBND quan nhà nước địa phương; đảm bảo sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động HĐND - UBND Điều hòa, phối hợp hoạt động chung quan UBND huyện, phòng, ban, ngành cấp huyện UBND xã, thị trấn; tham mưu giúp Thường trực HĐND-UBND ,Chủ tịch HĐND, UBND huyện đạo, điều hành hoạt động địa bàn huyện + Văn phòng HĐND - UBND có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng Kho bạc Nhà nước; chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế công tác UBND huyện, đồng thời chịu đạo, kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội HĐND Văn phòng UBND tỉnh - Văn phòng HĐND - UBND huyện có nhiệm vụ, quyền hạn sau: + Xây dựng chương trình hoạt động Thường trực HĐND huyện, chương trình giám sát ban HĐND huyện trình HĐND huyện thông qua + Xây dựng trình UBND huyện thông qua chương trình công tác năm; xây dựng chương trình làm việc tuần, tháng, Quý, sáu tháng năm Thường trực HĐND, Chủ tịch, Phó Chủ tịch huyện; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp phòng, ban, ngành, UBND xã, thị trấn theo quy định pháp luật + Bảo đảm việc thu thập, cung cấp, xử lý thông tin, tổng hợp tình hình kinh tế - xã hội, quốc phòng – an ninh báo cáo Thường trực HĐNDUBND, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện chuẩn bị tốt báo cáo định kỳ (báo cáo tháng, Quý, tháng, năm) phục vụ lãnh đạo, đạo, điều hành Thường trực HĐND-UBND, Chủ tịch UBND huyện theo quy định pháp luật Thực chế độ thông tin, báo cáo định kỳ, đột xuất (được giao) cho Văn phòng Huyện ủy, Văn phòng UBND tỉnh + Trình UBND huyện kế hoạch hàng năm, kế hoạch dài hạn, chương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý Văn phòng HĐND-UBND huyện + Có ý kiến thẩm tra độc lập đề án, dự thảo văn phòng, ban UBND xã, thị trấn trước trình UBND, Chủ tịch UBND huyện xem xét, định + Tổ chức công bố, truyền đạt Nghị HĐND huyện, định, thị UBND huyện, văn quy phạm pháp luật quan nhà nước cấp có liên quan giúp UBND huyện phối hợp với quan chức theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực văn phòng, ban UBND xã, thị trấn + Quản lý thống việc ban hành văn Thường trực HĐNDUBND, Chủ tịch UBND huyện; công tác Văn thư Lưu trữ, tin học hóa hành UBND huyện; quản lý điều hành hệ thống mạng tin học nội bộ, vận hành, khai thác phần mềm dùng chung Văn phòng UBND tỉnh; hướng dẫn Văn phòng xã, thị trấn chuyên môn, nghiệp vụ hành chính, tin học hóa quản lý hành nhà nước theo quy định + Trình UBND huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực cải cách thủ tục hành nhà nước thuộc phạm vi Văn phòng HĐNDUBND huyện; thực có hiệu quả, quy định pháp luật công tác tiếp nhận hồ sơ trả kế theo chế “một cửa” + Tổ chức phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách hoạt động Thường trực HĐND-UBND; Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện; đảm bảo điều kiện hoạt động Thường trực HĐND - UBND, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện, Cơ quna UBND huyện thông suốt, hiệu + Phối hợp với Văn phòng Huyện ủy, ban Đảng, UBMTTQ giữ mối liên hệ, phối hợp công tác Thường trực HĐND-UBND, Chủ tịch UBND huyện với Huyện ủy, Thường trực Tỉnh, TW đóng địa bàn huyện; trì tốt mối qun hệ công tác với Văn phòng Đoàn đai viểu Quốc hội Văn phòng UBND tỉnh, Sở, ban, ngành cấp tỉnh 1.2.Cơ cấu tổ chức Văn phòng HĐND-UBND huyện Kim Bảng - Văn phòng UBND - HĐND huyện có Chánh Văn phòng; Phó Chánh Văn phòng công chức, nhân viên chuyên môn khác - Lãnh đạo Văn phòng gồm có Chánh Văn phòng 02 Phó Chánh Văn phòng - Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng Chủ tịch UBND huyện bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng kỷ luật theo quy định pháp luật Công tác Văn thư Lưu trữ HĐND-UBND huyện Kim Bảng 2.1.Hệ thống hóa văn quản lý quan công tác Văn thư lưu trữ HĐND-UBND huyện Kim Bảng Tất văn đi, văn đến phải thông qua Văn phòng HĐND -UBND Cán Văn thư có trách nhiệm đăng ký văn vào sổ công văn chuyển vào địa người có trách nhiệm giải Văn phòng tiếp nhận văn bản, giấy tờ có nội dung thuộc thẩm quyền giải UBND Các văn cán chuyên môn trình, báo cáo nên UBND Chủ tịch; Phó Chủ tịch, phải chuyển qua Văn phòng thẩm định thể thức, nội dung trước trình ký Tuy nhiên, thời gian khảo sát Công tác Văn thư Văn phòng HĐND-UBND huyện Kim Bảng, em nhận thấy quan chưa ban hành văn Quy định chung Quy chế Công tác Văn thư Lưu trữ để quy chuẩn hóa việc thực công tác Văn phòng Điều gây nhiều thiếu sót việc thực Công tác Văn thư – Lưu trữ tồn quan 2.2.Mô hình tổ chức văn thư lưu trữ HĐND-UBND huyện Kim Bảng Công tác Văn thư Lưu trữ HĐND-UBND huyện Kim Bảng tổ chức theo mô hình tập trung thống Mô hình tổ chức nhằm đảm bảo thông tin đạt hiệu cao Tất văn bản, giấy tờ công đoạn, thao tác thực đầu mối chung Bộ phận Văn thư, giảm bớt chi phí, nhân lực cho việc giải công việc thực tốt Toàn văn đi, văn đến quan tập trung Bộ phận Văn thư để đăng ký vào sổ trước chuyển đến đối tượng có liên quan Cán Văn thư có trách nhiệm xem xét, phân loại chuyển giao văn cách hợp lí theo quy định pháp luật Công tác Văn thư đặt đạo Văn phòng với mục đích nâng cao hiệu trình giải công việc, đáp ứng nhu cầu thực tế HĐND-UBND huyện, quan quản lý Nhà nước địa phương 2.3.Công tác soạn thảo ban hành văn quan 2.3.1.Thẩm quyền ban hành hình thức văn quản lý HĐNDUBND huyện Kim Bảng Văn phòng HĐND-UBND huyện Kim Bảng có thẩm quyền ban hành loại văn sau: Quyết định, Chỉ thị ,Nghị quyết,Tờ Trình, Công văn, Thông báo,Báo cáo, Kế hoạch, Chương trình, Phương án, Biên , Giấy mời , Giấy giới thiệu, Giấy chứng nhận 2.3.2 Thể thức kỹ thuật trình bày văn HĐND-UBND huyện Kim Bảng - Nhìn chung, thể thức kỹ thuật trình bày văn HĐND-UBND huyện Kim Bảng thực theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLTBNV-VPCP ngày 16/5/2005 Bộ Nội vụ Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn - Nội dung văn trình bày phông chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng Khoảng cách đoạn từ đến point, dòng chọn từ 15 đến 22 xuống dòng, đầu dòng lùi 01 tab - Thể thức văn tập hợp thành phần cấu thành văn bản, bao gồm thành phần chung áp dụng loại văn thành phần bổ sung trường hợp cụ thể số loại văn định theo quy định Nghị định số: 110/2004/NĐ - CP ngày 08/4/2004 phủ công tác Văn thư Thông tư liên tịch số: 55/2005/TTLT-BNVVPCP ngày 16/5/2005 Bộ Nội vụ Văn phòng phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn 2.3.3.Công tác soạn thảo văn quản lý HĐND-UBND huyện Kim Bảng Công tác soạn thảo văn quản lý UBND huyện Kim Bảng thực tương đối tốt so với quy định hành, quy trình thực cách logic, có hệ thống Cán soạn thảo người Lãnh đạo giao việc nên thực chức năng, nhiệm vụ chuyên môn Nội dung văn đảm bảo đầy đủ, có tính pháp lý, tính thực thi cao 2.4.Quy trình quản lý giải văn Qua trình khảo sát quy trình quản lý giải văn đến – Văn phòng HĐND-UBND huyện Kim Bảng, em nhận thấy công tác thực đầy đủ, trình tự, thủ tục theo quy định Nhà nước theo chức năng, nhiệm vụ Bộ phận; đảm bảo tính pháp lý văn hình thức lẫn nội dung Các văn vào Sổ quản lý văn (trong đó, có Sổ Văn Công văn (bao gồm Tờ trình) Sổ Văn Quyết định (bao gồm số loại Văn khác Báo Cáo, Thông báo, Kế hoạch …) cán Văn thư ghi số, ngày tháng văn bản, làm thủ tục cần thiết khác, đóng dấu quy định Nhà nước trước phát hành văn Các văn đến vào Sổ quản lý văn đến (trong đó, Sổ Văn đến lập thành Sổ Văn đi) cán Văn thư đóng dấu đến ghi số, ngày tháng đến, xin ý kiến đạo cấp trước nhân chuyển giao văn đến phòng ban liên quan Quy trình quản lý giải văn – đến Văn phòng UBND – HĐND huyện Kim Bảng, cụ thể sau: 2.4.1.Công tác quản lý giải văn – đến UBND huyện Kim Bảng không lập Phiếu giải văn đến Các văn đến sau vào sổ Quản lý Văn đến, cán Văn thư gửi đến Chủ tịch/Phó Chủ tịch xin ý kiến đạo chuyển giao Chủ tịch/Phó Chủ tịch UBND huyện Kim Bảng viết tên đơn vị chuyển giao Văn đến vào lề trái, dấu Văn đến Sau đó, cán Văn thư chuyển cho cán phụ trách Bộ phận Trang thiết bị Văn phòng photocopy văn bản, chuyển giao đến đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm giải văn 2.4.2.Công tác lập hồ sơ hành quan Qua trình khảo sát thực tiễn Văn phòng HĐND-UBND huyện Kim Bảng, em nhận thấy Công tác Văn thư, Văn phòng chưa thực đầy đủ quy định Nhà nước theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP công tác Văn thư Các loại Sổ quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu thiếu nhiều, cụ thể như: - Không lập hồ sơ nguyên tắc; - Không lập Sổ chuyển giao văn đến; - Không lập Sổ gửi văn Bưu điện; - Không lập Danh mục hồ sơ; - Không lập Sổ theo dõi giải văn đến; Từ cho thấy, Công tác Văn thư HĐND –UBND huyện Kim Bảng nhiều thiếu sót, chưa thực đầy đủ quy định pháp luật, dễ gây thất lạc, kiểm soát hệ thống tài liệu nhiệm vụ, công việc quan 2.5.Tổ chức Lưu trữ quan Qua khảo sát Bộ phận Lưu trữ UBND huyện Kim Bảng, em nhận thấy chưa ban hành văn quy định Công tác Lưu trữ Do vậy, công tác Lưu trữ quan nhiều thiếu sót Bộ phận Lưu trữ có 01 cán bộ, thực nhiệm vụ chuyên ngành đào tạo Bộ phận đặt tầng tòa nhà tầng cụm Văn phòng, phòng Lãnh đạo UBND huyện Về diện tích kho Lưu trữ 20m2, có đầy đủ đồ dùng như: tủ - kệ giá tài liệu, kẹp hồ sơ,…và bàn ghế cho cán Lưu trữ Tuy nhiên, kho Lưu trữ UBND huyện sử dụng 10m2 cho việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu Hồ sơ, tài liệu nộp lưu ít, chưa phân loại tài liệu có thời hạn vĩnh viễn Hiện tại, công tác Lưu trữ Văn phòng UBND – HĐND sơ sài, phòng ban khác chưa quan tâm đến việc phân loại, lập Danh mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ quan; nên số lượng tài liệu thuộc quản lý cán Lưu trữ ít, có giá trị sử dụng tham khảo Điều phụ thuộc phần lớn vào việc Lãnh đạo Văn phòng chưa ban hành Quy chế quy chuẩn hóa công tác Văn thư Lưu trữ cho quan Đó bất cập lớn công tác Văn thư Lưu trữ Văn phòng HĐND-UBND huyện Kim Bảng Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị Văn phòng Hội Đồng Nhân Dân Uỷ Ban Nhân Dân huyện Kim Bảng Ngày nay, với công đổi đất nước theo hướng Công nghiệp hóa – đại hóa, nhiều tổ chức, quan Nhà nước thay đổi, xây dựng tổ chức mô hình Văn phòng quan theo hình mẫu đại Hầu hết, phòng, ban quan trang bị đầy đủ thiết bị, đặc biệt loại máy thông thường như: máy vi tính, máy in, máy scan, điện thoại Trong đó, máy vi tính quan kết nối Internet, mạng LAN vào hoạt động góp phần cập nhật thông tin giải công việc cách nhanh chóng hiệu Tùy vào chức năng, nhiệm vụ cá biệt phòng ban thuộc UBND huyện Kim Bảng, mà lãnh đạo quan bố trí, xếp, trang bị trang thiết bị phù hợp cho Bộ phận riêng biệt Ngoài trang thiết bị phổ biến kể trên, Văn phòng trang bị thiết bị khác như: Máy photocopy, máy fax, máy scan, tủ đựng tài liệu… Tất nhằm nâng cao hiệu giải công việc, giao dịch quan Qua đó, cán văn phòng tiết kiệm thời gian công sức trình thực công việc, mà cón giúp cho việc quản lý, tra tìm thông tin cách nhanh chóng, cung cấp thông tin kịp thời xác cho Lãnh đạo quan Ngoài ra, Văn phòng HĐND-UBND huyện có Bộ phận trang thiết bị riêng với 03 máy photocopy để đáp ứng nhu cầu công việc từ phòng, ban khác trực thuộc UBND huyện Kim Bảng Tuy nhiên, để trang thiết bị văn phòng (TTBVP) hoạt động có hiệu đòi hỏi lãnh đạo Văn phòng cần bố trí, xếp chúng cho vừa hợp lý, vừa khoa học mà lại tiết kiệm kinh phí đầu tư, để thuận tiện cho việc khai thác, sử dụng tối đa công dụng TTBVP Sau sơ đồ cách bố trí, xếp TTBVP số Bộ phận thuộc Văn phòng HĐND-UBND huyện Kim Bảng 3.1.Bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc Văn phòng HĐND-UBND huyện Kim Bảng 3.1.1.Bố trí xếp trang thiết bị phòng làm việc Nhìn chung, việc bố trí, xếp trang thiết bị Bộ phận thuộc Văn phòng HĐND-UBND huyện Kim Bảng hợp lý, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, công việc Bộ phận Việc bố trí Bộ phận trang thiết bị văn phòng riêng biệt có 03 máy photocopy gần Bộ phận Văn thư hợp lý Vì khối lượng văn – đến quan ngày nhiều, nên cần Bộ phận chuyên làm công tác nhân tài liệu giúp cán Văn thư giảm thiểu khối lượng công việc Đồng thời, việc bố trí giúp công việc Văn phòng nói riêng, UBND – HĐND huyện nói chung có tính chuyên môn hóa cao 3.1.2.Các phần mềm sử dụng Văn phòng HĐND-UBND huyện Kim Bảng Qua tìm hiểu việc áp dụng phần mềm quản lý sử dụng Văn phòng HĐND-UBND sử dụng phần mềm quản lý văn đến – đi, nhận email nội Tuy nhiên, phần mềm chưa khai thác sử dụng triệt để chức năng; cán bộ, công chức, viên chức quan dùng để nhận email đến Cán Văn thư sử dụng phương pháp thủ công để quản lý văn – đến, việc ghi sổ - số, ngày tháng văn bản,… Lãnh đạo quan chưa đăng ký chữ ký số Điều gây lãng phí nguồn tài nguyên sẵn có quan Do quan chưa phổ biến rộng rãi tất chức phần mềm, cán Văn phòng có kiến thức hạn chế công nghệ thông tin Ngoài ra, quan chưa sử dụng phần mềm quản ý nhân sự, quản lý tài sản, tài chính… Tất công tác nghiệp vụ nói sử dụng phương pháp thủ công, nên công việc cá nhân nhiều, hồ sơ, sổ sách nhiều, chưa có phần mềm hỗ trợ quản lý Điều gây bất lợi cho việc quản lý, kiểm tra thường xuyên lãnh đạo quan, chưa đáp ứng yêu cầu thời đại Công nghiệp hóa – Hiện đại hóa, tối giản hóa văn giấy, nâng cao hiệu cải cách hành quản lý Nhà nước Nếu phần mềm quản lý áp dụng Văn phòng đơn giản hóa khối lượng lớn công việc, giải kịp thời yêu cầu xã hội, tiết kiệm thời gian, nhân lực cho quan Từ đó, nâng cao chất lượng làm việc, hiệu quản lý lãnh đạo quan Phần KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 1.Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác Văn phòng quan Qua tháng khảo sát tìm hiểu công tác hành Văn phòng HĐND-UBND huyện Kim Bảng , em xin đưa nhận xét, đánh giá chung sau: 1.1.Ưu điểm: Trong trình kiến tập quan, thời gian thực tập không dài thân em nhận thấy Bộ phận thuộc Văn phòng HĐND-UBND cố gắng hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ Bộ phận - Làm việc Bộ phận Văn thư 01 cán Văn thư với công việc quản lý văn đến – văn đi, lưu văn bản, chuyển giao văn tới phòng ban qua bưu điện Cán Văn thư đào tạo nghiệp vụ, có trình độ chuyên môn giải công việc thông thường trang bị đầy đủ dụng cụ làm việc đáp ứng nhu cầu công việc Các phòng làm việc thuộc quản lý Văn phòng HĐND-UBND huyện bố trí cạnh nhau, thuận tiện cho việc phối hợp, giải công việc Các phòng ban bố trí trang thiết bị Văn phòng phù hợp với chức năng, nhiệm vụ Bộ phận - Các máy tính quan cài đặt phần mềm nhận eemail riêng; nên cán bộ, viên chức quan kịp thời cập nhật văn đạo quan cấp 1.2.Nhược điểm - Khối lượng công việc nhiều, nhiều 01 cán Văn thư không đáp ứng hết khối lượng công việc lớn quan kịp tiến độ Vì thế, tất công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ Bộ phận có 01 cán thực hiện, kể việc giải công việc quan, cán phải dừng lại để qua Bưu điện gửi văn Điều làm gián đoạn, đình trệ công việc cán đơn vị khác đến làm thủ tục ban hành văn phải đợi Theo thống kê năm trở lại Bộ phận Văn thư tiếp nhận nhiều văn nên trình làm việc thường xảy tình trạng công việc bị tải dẫn đến hiệu giải công việc chưa cao - Cán Văn thư Văn phòng HĐND-UBND huyện Kim Bảng (hiện tại) có thâm niên 05 năm công tác Chi cục Văn thư Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ thành phố Hà Nội, chuyển công tác UBND huyện (03 tháng), nắm rõ thiếu sót công tác Văn thư Lưu trữ quan, chưa thể đề xuất giải pháp khắc phục hạn chế tồn công tác này; khối lượng công việc nhiều, mà cán Văn thư quen với lề lối làm việc cũ quan Thêm vào nữa, lãnh đạo Văn phòng HĐND-UBND huyện Kim Bảng chưa áp dụng hay ban hành văn Quy định Quy chế Công tác Văn thư Lưu trữ, nên công tác chưa quy chuẩn theo quy định Nhà nước Đây nhược điểm lớn công tác quản lý, lãnh đạo Văn phòng HĐND-UBND huyện Kim Bảng - Như nói máy tính UBND huyện Kim Bảng nói chung, Văn phòng HĐND-UBND nói riêng cài đặt phần mềm điện tử, nhiên phần mềm chưa khai thác triệt để chức khác nhận email quan cấp Điều gây lãng phí chức phần mềm, mà có nhiều tác dụng việc nhận eemail - Mặc dù việc bố trí Bộ phận Văn thư cửa vào quan thuận lợi cho việc trao đổi với đối tượng quan mặt khác gây tập trung cho cán Văn thư việc giải công việc - Cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động Văn phòng trang bị đầy đủ; nhiên có số trang thiết bị số phòng ban bị hỏng chưa sửa chữa kịp thời, như: Bộ phận làm mát cổng phân mạng Bộ phận Quản trị mạng, 01 máy in Bộ phận Văn thư, 02 máy photocopy Bộ phận Trang thiết bị Văn phòng Điều gây lãng phí nguồn tài nguyên quan, ảnh hưởng đến suất, hiệu công việc 10 - Thêm vào nữa, quan chưa sử dụng phần mềm quản lý văn vào công tác Văn thư – Lưu trữ Tất văn bản, hồ sơ tài liệu quan thực theo quy cách quản lý thủ công, truyền thống; nên tài liệu Lưu trữ giấy nhiều, cần nhiều không gian thời gian để xếp, Lưu trữ gây khó khăn cho việc bảo quản tài liệu khỏi tác nhân gây hại từ môi trường bên - Các đồ dùng Văn phòng phòng làm việc Bộ phận chưa bố trí, xếp khoa học Nhiều đồ dùng bị hỏng không dùng đến chưa bỏ đi, tạo môi trường làm việc chưa gọn gàng, khoa học - Kinh phí phục vụ cho công tác Văn phòng hạn hẹp nên nhiều ảnh hưởng đến trình giải công việc, giảm hiệu công việc Việc cử cán làm công tác Văn phòng học tập, bồi dưỡng, nâng cao kiến thức công việc phải xử lý nhiều Đề xuất giải pháp phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm - Để khắc phục hạn chế nêu em xin đưa vài đề xuất để giúp cho Văn phòng HĐND-UBND huyện Kim Bảng thực chức năng, nhiệm vụ cần trọng đến việc đổi mới, nâng cao cải thiện cấu trúc ba mặt Văn phòng, bao gồm: Trang thiết bị kỹ thuật, nguồn nhân nghiệp vụ hành chính.UBND huyện Kim Bảng cần đầu tư mua sắm đầy đủ trang thiết bị - Văn phòng phẩm cần thiết cho hoạt động Văn phòng đặc biệt Bộ phận Văn thư Lưu trữ như: máy hủy tài liệu, thiết bị chống ẩm mốc Đẩy mạnh việc ứng dụng tin học hoá công tác Văn thư Lưu trữ Văn phòng cần ứng dụng phần mền quản lý văn vào công tác Văn thư Lưu trữ, để làm tốt công tác kiểm tra, quản lý văn tra tìm tài liệu Đồng thời phải hoàn chỉnh hệ thống trang thiết bị phục vụ cho công tác Văn phòng, thiết bị Văn phòng cũ thường xuyên có trục trặc, Văn phòng HĐND-UBND huyện Kim Bảng nên tiến hành kịp thời bảo dưỡng, sửa chữa thay Đồng thời, tăng cường hướng dẫn cán cách sử dụng trang thiết bị đại - Cần nâng cao nhận thức vị trí, ý nghĩa tầm quan trọng công tác Hành Văn phòng ban Lãnh đạo, cán công chức quan 11 - Văn phòng HĐND-UBND huyện Kim Bảng nên tuyển dụng bố trí thêm cán vào vị trí thiếu nhằm sớm khắc phục tình trạng làm việc tải số cán Văn phòng Cần tạo điều kiện để cán làm trái nghề bố trí vào vị trí mà họ đào tạo Bên cạnh đó, kì thi tuyển công chức phải tiến hành cách công khai bình đẳng, thực chế độ hợp đồng có thời hạn thay chế độ biên chế để thu hút người có lực, đồng thời nâng cao chất lượng công tác đội ngũ cán Lãnh đạo quan cần có biện pháp đào tạo có hiệu việc sử dụng phần mềm quản lý văn cho cán UBND huyện để đơn giản hóa, tối giản hóa công tác Văn phòng; hạn chế việc quản lý nhiều văn giấy; tiến tới Văn phòng đại, Văn phòng không giấy; kịp thời bắt nhịp với bước phát triển xã hội - Ngoài ra, việc ý đến công tác trẻ hoá cán cách tuyển dụng, đào tạo, phát triển lớp cán kế cận thay lớp cán hưu, tránh tình trạng bỏ trống vị trí công việc thời gian dài mà người đảm nhận góp phần nâng cao hiệu hoạt động toàn quan Thường xuyên cử cán Văn phòng học thêm để nâng cao trình độ, kiến thức chuyên môn nghiệp vụ, tin học ứng dụng cho đội ngũ cán làm công tác Văn phòng cho phù hợp với tình hình thay đổi xã hội - Lãnh đạo Văn phòng cần kịp thời ban hành quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ Bộ phận trực thuộc Văn phòng nhằm tạo phân công, phân nhiệm rõ ràng Bộ phận nhằm hạn chế tối thiểu tình trạng chồng chéo giải công việc Đồng thời việc tham mưu cho Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND huyện Kim Bảng ban hành số văn đạo công tác Văn thư Lưu trữ cần thiết - Đối với công tác Văn thư cần phải thực chặt chẽ quy trình nghiệp vụ để giải công việc kịp thời Xây dựng tiến tới hoàn thiện, chuẩn hóa quy trình soạn thảo ban hành văn bản, có phân công công việc cách khoa học, hợp lý, không để xảy tình trạng chồng chéo công việc Tăng cường công tác triển khai thực Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/20011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, cho văn HĐND-UBND huyện Kim Bảng ban hành thẩm quyền, thể thức, đảm bảo tính thẩm mỹ xác 12 - Bên cạnh đó, cần đặc biệt quan tâm tới công tác lập hồ sơ hành, tạo thuận lợi cho việc giao nộp tài liệu vào Lưu trữ quan, đảm bảo tài liệu không bị phân tán, hư hỏng, thất lạc Văn ban hành không để giải công việc hành mà đưa vào bảo quản để phục vụ cho việc khai thác sau Vì cần đặc biệt quan tâm đến công tác Lưu trữ, đầu tư cho diện tích kho Lưu trữ, phương tiện bảo quản tài liệu… Văn thư cần quản lý bảo quản dấu cẩn thận nữa, không để người tự ý đóng dấu, phải khóa tủ đựng dấu cẩn thận tránh tình trạng lợi dụng làm việc riêng Văn thư cần quan tâm tới việc sử dụng mực dấu, đảm bảo đóng dấu đẹp có tính thẩm mỹ Ngoài phải ý tới công tác giữ gìn, bảo quản dấu, thường xuyên chùi rửa để kéo dài tuổi thọ cho dấu - Quy trình nghiệp vụ quan phải thực theo quy trình tiêu chuẩn ISO 9001:2000 Đảm bảo quy trình nghiệp vụ thực nghiêm túc quy định.Lãnh đạo quan UBND huyện Kim Bảng nên xem xét đưa kế hoạch khóa bồi dưỡng cho toàn thể cán UBND huyện áp dụng tiêu chuẩn vào công tác cải cách hành khu vực phát huy ưu điểm ISO 9001:2000, đẩy nhanh trình cải cách hành đơn vị - Đồng thời, đẩy mạnh công tác kiểm tra, đánh giá, giám sát việc thực công tác hành Văn phòng HĐND-UBND huyện Kim Bảng Thường xuyên có biện pháp động viên khuyến khích kịp thời, để tạo nên động lực tinh thần thi đua làm việc có hiệu lập thành tích đội ngũ cán bộ, công chức Văn phòng - Lãnh đạo Văn phòng cần quan tâm với việc xếp, bố trí phòng làm việc, trang thiết bị đồ dùng văn phòng cho có khoa học Đồng thời, nên xem xét việc bố trí thêm chậu xanh phòng ban, hướng đến Văn phòng xanh – Văn phòng đại tạo môi trường làm việc lành, khoa học để cán bộ, viên chức quan phát huy có hiệu suất làm việc mình, đáp ứng yêu cầu đổi Công nghiệp hóa - đại hóa LỜI KẾT 13 Trên góc nhìn em công tác Văn phòng HĐND-UBND huyện Kim Bảng qua hai tuần kiến tập khảo sát quan; số ý kiến, đề xuất thân mà em vận dụng kiến thức học trường vào việc Khảo sát thực tế Em hi vọng đề xuất Lãnh đạo UBND huyện Lãnh đạo Văn phòng HĐND-UBND huyện Kim Bảng quan tâm, xem xét tạo điều kiện để trở thành thực giúp công tác Văn phòng ngày hoàn thiện nhằm đáp ứng nhu cầu ngày cao xã hội; để Văn phòng quan thực trở thành “mắc xích” quan trọng góp phần nâng cao hiệu hoạt động, phát huy tiềm quản lý hành HĐND – UBND huyện Kim Bảng Do kiến thức hạn hẹp, nên báo cáo em không tránh khỏi sai sót định, em kính mong nhận đóng góp từ Quý thầy, cô cán quan để làm em hoàn thiện hơn, làm sở cho lần thực tập sau Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn Quý thầy, cô khoa Quản lý Nhà nước kinh tế trường Học viện Hành quốc gia toàn thể cán Văn phòng HĐND-UBND huyện Kim Bảng nhiệt tình hướng dẫn em thời gian qua./ MỤC LỤC: Phần CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ CÔNG TÁC CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN - UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN KIM BẢNG 1.Chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng HĐND-UBND huyện Kim Bảng 2.Công tác Văn thư Lưu trữ HĐND-UBND huyện Kim Bảng 2.1.Hệ thống hóa văn quản lý quan công tác Văn thư lưu trữ HĐND-UBND huyện Kim Bảng 2.2.Mô hình tổ chức Văn thư lưu trữ HĐND-UBND huyện Kim Bảng 14 2.3.Công tác soạn thảo ban hành văn quan 2.4.Quy trình quản lý giải văn 2.5 Tổ chức Lưu trữ quan Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị Văn phòng Hội Đồng Nhân Dân Uỷ Ban Nhân Dân huyện Kim Bảng Phần KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 1.Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác Văn phòng quan 2.Đề xuất giải pháp phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm 15 [...]... tổ chức của Văn phòng HĐND-UBND huyện Kim Bảng 2.Công tác Văn thư Lưu trữ của HĐND-UBND huyện Kim Bảng 2.1.Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác Văn thư lưu trữ của HĐND-UBND huyện Kim Bảng 2.2.Mô hình tổ chức Văn thư lưu trữ của HĐND-UBND huyện Kim Bảng 14 2.3.Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 2.4.Quy trình quản lý và giải quyết văn bản 2.5 Tổ chức Lưu trữ của cơ... vụ hành chính.UBND huyện Kim Bảng cần đầu tư mua sắm đầy đủ các trang thiết bị - Văn phòng phẩm cần thiết cho hoạt động của Văn phòng đặc biệt là Bộ phận Văn thư Lưu trữ như: máy hủy tài liệu, thiết bị chống ẩm mốc Đẩy mạnh việc ứng dụng tin học hoá trong công tác Văn thư Lưu trữ Văn phòng cần ứng dụng các phần mền quản lý văn bản vào công tác Văn thư Lưu trữ, để làm tốt công tác kiểm tra, quản lý văn. .. chân thành cảm ơn Quý thầy, cô khoa Quản lý Nhà nước về kinh tế tại trường Học viện Hành chính quốc gia và toàn thể cán bộ trong Văn phòng HĐND-UBND huyện Kim Bảng đã nhiệt tình hướng dẫn em trong thời gian qua./ MỤC LỤC: Phần 1 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ CÔNG TÁC CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN - UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN KIM BẢNG 1.Chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng. .. ưu, nhược điểm trong công tác Văn phòng của cơ quan Qua một tháng khảo sát và tìm hiểu về công tác hành chính Văn phòng của HĐND-UBND huyện Kim Bảng , em xin đưa ra những nhận xét, đánh giá chung như sau: 1.1.Ưu điểm: Trong quá trình kiến tập tại cơ quan, tuy thời gian thực tập không dài nhưng bản thân em nhận thấy các Bộ phận thuộc Văn phòng HĐND-UBND đã rất cố gắng hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ... việc tại Bộ phận Văn thư là 01 cán bộ Văn thư với những công việc như quản lý văn bản đến – văn bản đi, lưu văn bản, chuyển giao văn bản tới các phòng ban và qua bưu điện Cán bộ Văn thư được đào tạo nghiệp vụ, có trình độ chuyên môn giải quyết những công việc thông thường và được trang bị đầy đủ các dụng cụ làm việc đáp ứng nhu cầu công việc Các phòng làm việc thuộc sự quản lý của Văn phòng HĐND-UBND huyện. .. quyết công việc chưa cao - Cán bộ Văn thư của Văn phòng HĐND-UBND huyện Kim Bảng (hiện tại) đã có thâm niên 05 năm công tác tại Chi cục Văn thư Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ thành phố Hà Nội, mới chuyển công tác về UBND huyện (03 tháng), tuy đã nắm rõ những thiếu sót trong công tác Văn thư Lưu trữ của cơ quan, nhưng chưa thể đề xuất giải pháp khắc phục những hạn chế còn tồn tại trong công tác này; cũng vì... việc quá nhiều, mà cán bộ Văn thư đó đã quen với lề lối làm việc cũ của cơ quan Thêm vào nữa, lãnh đạo Văn phòng HĐND-UBND huyện Kim Bảng cũng chưa áp dụng hay ban hành một văn bản Quy định về Quy chế Công tác Văn thư Lưu trữ, nên công tác này chưa được quy chuẩn theo quy định của Nhà nước Đây là một nhược điểm lớn trong công tác quản lý, lãnh đạo của Văn phòng HĐND-UBND huyện Kim Bảng - Như đã nói ở... ý kiến, đề xuất của bản thân mà em đã vận dụng những kiến thức đã học được ở trường vào việc Khảo sát thực tế đó Em hi vọng những đề xuất này sẽ được Lãnh đạo UBND huyện và Lãnh đạo Văn phòng HĐND-UBND huyện Kim Bảng quan tâm, xem xét và tạo điều kiện để nó có thể trở thành hiện thực giúp công tác Văn phòng ngày một hoàn thiện hơn nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xã hội; và cũng là để Văn phòng. .. bị phục vụ cho công tác Văn phòng, đối với những thiết bị Văn phòng đã cũ hoặc thường xuyên có trục trặc, Văn phòng HĐND-UBND huyện Kim Bảng nên tiến hành kịp thời bảo dưỡng, sửa chữa hoặc thay mới Đồng thời, tăng cường hướng dẫn cán bộ cách sử dụng các trang thiết bị hiện đại - Cần nâng cao hơn nữa nhận thức về vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác Hành chính Văn phòng đối với ban Lãnh đạo,... xanh trong các phòng ban, hướng đến Văn phòng xanh – Văn phòng hiện đại tạo môi trường làm việc trong lành, khoa học để các cán bộ, viên chức trong cơ quan phát huy có hiệu quả năng suất làm việc của mình, đáp ứng được yêu cầu đổi mới Công nghiệp hóa - hiện đại hóa hiện nay LỜI KẾT 13 Trên đây là góc nhìn của em về công tác Văn phòng HĐND-UBND huyện Kim Bảng qua hai tuần kiến tập khảo sát tại cơ quan;