báo cáo kiến tập tại văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn

Theo từ điển Thuật ngữ lưu trữ hiện đại của các nước Xã hội chủ nghĩa xuấtbản bằng tiếng Nga năm 1982 công tác văn thư được giải thích là: “Toàn bộ công việc về văn bản hóa lập văn bản t

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

MAI THỊ MỸ HẠNH

BÁO CÁO KIẾN TẬP

LỚP ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 15C

KHÓA 2015 –2019

Tên cơ quan: BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔNĐịa chỉ: Số 2 đường Ngọc Hà, Quận Ba Đình, TP Hà Nội

Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Nguyễn Hồng Tiến

Giảng viên hướng dẫn: ThS Đặng Văn Phong

Hà Nội 2018

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là bài báo cáo kiến tập của riêng tôi, được thựchiện dưới sự hướng dẫn tận tình của ThS Đặng Văn Phong và Trưởng phòngVăn thư- Lưu trữ Nguyễn Hồng Tiến Các thông tin, lý luận, văn bản sử dụngtrong bài báo cáo đều có nguồn gốc rõ ràng, đúng quy định

Nếu có sự vi phạm, tôi xin chịu toàn bộ trách nhiệm

Hà Nội, ngày 13 tháng 06 năm 2018

LỜI CẢM ƠN

Trong quâ trình kiến tập, tôi đê nhận được rất nhiều sự giúp đỡ đề cóthể hoăn thiện băi bâo câo thănh công Qua đđy, tôi xin gửi lời cảm ơn chđnthănh đến câc đơn vị, câ nhđn

Xin cảm ơn Phòng Văn thư - Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ, Bộ Nôngnghiệp vă Phât triển Nông thôn đê tạo điều kiện giúp đỡ tôi hoăn thănh câc thủtục, cung cấp câc tăi liệu, văn bản để tôi có thể thuận lợi thực hiện băi bâo câo

Xin được chđn thănh cảm ơn ThS Đặng Văn Phong vì đê tận tìnhhướng dẫn cũng như giải đâp câc vấn đề trong quâ trình kiến tập của tôi

Xin cảm ơn câc anh, chị trong phòng đê giúp đỡ, cung cấp thông tincho tôi trong quâ trình lăm băi bâo câo; đặc biệt, tôi xin gửilờicảm ơn chđnthănh nhất tới Ông Nguyễn Hồng Tiến – Trưởng phòng Văn thư - Lưu trữ vẵng Vũ Bâ Dụ - Phó trưởng phòng Văn thư - Lưu trữ đê tích cực hướng dẫn,giao nhiệm vụ để tôi có thể hoăn thănh tốt nhất vă có thím kinh nghiệm trongquâ trình kiến tập

Do hiểu biết còn giới hạn, khả năng còn hạn chế vă nhiều nguyín nhđnkhâc, mặc dù tôi đê cố gắng hết sức nhưng vẫn không thể trânh khỏi nhữngthiếu sót

Tôi rất mong nhận được những ý kiến phản hồi từ phía câc thầy cô đểbăi bâo câo năy được hoăn thiện hơn

Xin chđn thănh cảm ơn!

Hă Nội, ngăy 13 thâng 06 năm 2018

LỜI NÓI ĐẦU

Kiến tập là một học phần có vai trò rất quan trọng trong chương trìnhđào tạo sinh viên ở bậc Đại học, Cao đẳng Quá trình kiến tập giúp sinh viênrút ngắn khoảng cách, tạo sự gắn kết giữa lý thuyết và thực tiễn, giữa Nhàtrường và xã hội Sinh viên được rèn luyện kỹ năng nghiệp vụ, củng cố đượckiến thức đã học Đồng thời, sinh viên cũng có thể nâng cao kiến thức chuyênmôn đối với ngành Quản trị Văn phòng, từ đó giúp sinh viên có thêm ý thứctrách nhiệm và hình thành cho mình một phong cách làm việc của một ngườicán bộ chuyên về công tác Quản trị Văn phòng trong tương lai

Được sự chấp thuận của lãnh đạo Khoa Quản trị Văn phòng, em đã cókhoảng thời gian 3 tuần để kiến tập tại phòng Văn thư – Lưu trữ Bộ Nôngnghiệp và Phát triển Nông thôn Đó là một khoảng thời gian thực sự bổ ích, là

cơ sở cho học phần thực tập tốt nghiệp năm sau và cũng là cơ hội, thời gianthực nghiệm cho một sinh viên chúng em nắm rõ hơn những công việc thực tếsau này

BẢNG KÝ HIỆU CHỮ VIẾT TẮT

BNN&PTNT Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn

MỤC LỤC

NỘI DUNG 1

PHẦN 1: SƠ LƯỢC VỀ BỘ NÔNG NGHIỆP & PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN VÀ VĂN PHÒNG BỘ 1

1 Giới thiệu về BNN&PTNT 1

2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của BNN&PTNT 1

3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của VP Bộ 1

PHẦN 2: NỘI DUNG 5

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 5

1.1 Khái niệm “ Công tác văn thư” 5

1.2 Nội dung công tác văn thư 5

1.2.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 5

1.2.2 Quản lý văn bản đi 9

1.2.3 Quản lý và giải quyết văn bản đến 11

1.2.4 Quản lý và sử dụng con dấu 12

1.2.5 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 14

1.3 Ý nghĩa 16

1.4 Yêu cầu 17

1.5 Trách nhiệm 17

Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VPBỘ, BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN 19

2.1 Tổ chức nhân sự và loại hình văn thư tại Phòng VTLT thuộc VP Bộ 19 2.2 Công tác văn thư của VP Bộ tại Phòng VTLT 19

2.2.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 19

2.2.2 Quản lý văn bản đi 21

2.2.3 Quản lý và giải quyết văn bản đến 23

2.2.4 Quản lý và sử dụng con dấu 24

2.2.5 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 25

2.2.6 Văn hóa công sở tại BNN&PTNT 27

2.2.7 Tìm hiểu các trang thiết bị công nghệ phục vụ công tác văn thư 29

2.3 Đánh giá thực trạng 30

2.3.1 Ưu điểm 30

2.3.2 Nhược điểm 31

2.3.3 Nguyên nhân 33

Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ 35

3.1 Giải pháp về thể chế 35 3.2 Giải pháp về cơ sở hạ tầng, trang thiết vị VP 35 3.3 Giải pháp về nhân sự 35 3.4 Giải pháp về ứng dụng công nghệ vào công tác văn thư tại cơ quan 36

PHẦN KẾT LUẬN 37

NỘI DUNG

PHẦN 1

SƠ LƯỢC VỀ BỘ NÔNG NGHIỆP & PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN

VÀ VĂN PHÒNG BỘ

1 Giới thiệu về BNN&PTNT

Tên cơ quan: Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn

Địa chỉ: Số 2 đường Ngọc Hà, Quận Ba Đình, TP Hà Nội

Số điện thoại: 024.38439901- Fax: 024.38454319

Một số hình ảnh về BNN&PTNT

( Xem Phụ lục 1)Tiền thân của BNN&PTNT là Bộ Canh nông, thành lập ngày 14 tháng 11năm 1945, trên cơ sở Nha Nông-Mục-Thủy-Lâm thuộc Bộ Kinh tế quốc gia Quaquá trình hình thành và phát triển thì tại kỳ họp thứ 8 của Quốc hội khoá IX đãthông qua Nghị định về việc thành lập BNN&PTNT trên cơ sở hợp nhất 3 Bộ: BộLâm nghiệp, Bộ Nông nghiệp và Công nghiệp thực phẩm và Bộ Thủy lợi

Sơ đồ phát triển và tên gọi của BNN&PTNT qua các giai đoạn

( xem Phụ lục 2)

2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của BNN&PTNT

Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của BNN&PTNT đượcquy định tại Điều 1, 2, 3 củaNghị định số: 15/2017/NĐ-CP ngày 17 tháng 02 năm

2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chứccủa BNN&PTNT

a) Chức năng

BNN&PTNT là cơ quan của Chính phủ thực hiện chức năng quản lý nhànước về các ngành, lĩnh vực: Nông nghiệp, lâm nghiệp, diêm nghiệp, thủy sản,thủy lợi, phòng, chống thiên tai, phát triển nông thôn; quản lý nhà nước đối với cácdịch vụ công trong các ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của bộ theo quyđịnh của pháp luật

b) Nhiệm vụ và quyền hạn

BNN&PTNT thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định tại Điều 2Nghị định số 15/2017/NĐ-CP chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chứccủa BNN&PTNT ( Xem Phụ lục 3)

c) Cơ cấu tổ chức

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của BNN&PTNT

( Xem Phụ lục 4)

3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của VP Bộ

Quyết định số 818/QĐ-BNN-TCCB ngày 20 tháng 3 năm 2017 củaBNN&PTNT quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức củaVPBộ đã nêu rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của VP Bộ nhưsau:

a) Chức năng

“ Điều 1 Vị trí và chức năng

1 Văn phòng Bộ là tổ chức thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn,

có chức năng tham mưu, tổng hợp về chương trình, kế hoạch công tác và phục vụcác hoạt động của Bộ; giúp Bộ trưởng tổng hợp, theo dõi, đôn đốc các tổ chức, cơquan, đơn vị thuộc Bộ thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Bộ;

1 Tổ chức thực hiện công tác hành chính, Văn thư- Lưu trữ; quản lý cơ sở vậtchất- kỹ thuật, tài sản, kinh phí hoạt động, bảo đảm phương tiện, điều kiện làmviệc phục vụ chung cho hoạt động của Bộ và công tác quản trị nội bộ

2 Văn phòng Bộ có con dấu riêng, được mở tài khoản theo quy định củapháp luật.”

b) Nhiệm vụ và quyền hạn

“ Điều 2 Nhiệm vụ và quyền hạn

1 Xây dựng, theo dõi và đôn đốc việc thực hiện chương trình, kế hoạchcông tác của Bộ, của Lãnh đạo Bộ và các nhiệm vụ Lãnh đạo Bộ giao cho các cơquan, đơn vị thuộc Bộ; tham mưu, tổng hợp báo cáo công tác chỉ đạo, điều hànhcủa Bộ; theo dõi việc thực hiện Quy chế phối hợp giữa Bộ và các cơ quan, tổ chức,địa phương

2 Chủ trì hoặc phối hợp chuẩn bị, tổ chức các cuộc họp, làm việc, tiếpkhách, các chuyến đi công tác của Lãnh đạo Bộ; thông báo ý kiến kết luận, giaonhiệm vụ của Lãnh đạo Bộ

a) Chủ trì hoặc phối hợp xây dựng bộ Quy chế công vụ của Bộ hướng dẫn,đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện sau khi được ban hành

b) Xây dựng các quy định và văn bản hướng dẫn; đôn đốc; kiểm tra việcthực hiện công tác Văn thư- Lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ; thựchiện các nhiệm vụ về hành chính, Văn thư- Lưu trữ, thông tin của cơ quan Bộ theoquy định

c) Tham mưu, theo dõi , tổng hợp, báo cáo Bộ về hoạt động báo chí, xuấtbản, đầu mối, tổ chức thực hiện việc phát ngôn và cung cấp thông tin cho báo chítheo quy định của Pháp luật và phân công của Bộ trưởng; chủ trì hoặc phối hợpxây dựng và tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch thông tin, truyền thông

về nông nghiệp và phát triển nông thôn của Bộ, của các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ

d) Đầu mối tổ chức thực hiện công tác triển làm của Bộ và tham gia thựchiện các hoạt động về tổ chức hội chợ theo phân công của Bộ trưởng.

e) Chủ trì xây dựng lịch sử truyền thống của Bộ, ngành

f) Quản lý, tổ chức thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ côngtác chỉ đạo điều hành của Lãnh đạo Bộ, Văn phòng Bộ, đầu mối phối hợp, vậnhành hệ thống họp trực tuyến của Bộ

g) Quản lý cơ sở vật chất- kỹ thuật, tài sản; bảo đảm phương tiện và điềukiện làm việc phục vụ chung cho hoạt động của Bộ

h) Thực hiện công tác lễ tân, khánh tiết, tang lễ theo quy định của Bộ

i) Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ an ninh trật tự, an toàn, phòng cháychữa cháy; quân sự, tự vệ, y tế vệ sinh môi trường và đảm bảo cảnh quan trong cơquan Bộ

k) Tổng hợp trình Bộ dự toán kinh phí hành chính hằng năm phục vụ hoạtđộng của cơ quan Bộ; quản lý và tổ chức thực hiện các nguồn kinh phí hành chính,

sự nghiệp phục vụ hoạt động của cơ quan Bộ; quản lý và chịu trách nhiệm về tàisản và các nguồn kinh phí khác được giao theo phân cấp quản lý của Bộ trưởng vàquy định của pháp luật

l) Phối hợp với các đơn vị có liên quan để đối chiếu, hoàn chỉnh hồ sơ giảiquyết chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp đối với can bộcông chức, viên chức, người lao động hưởng lương từ Văn phòng Bộ

m) Tổ chức thực hiện nhiệm vụ của Cơ quan đại diện Văn phòng Bộ tạiThành phố Hồ Chí Minh

n) Tổ chức thực hiện các hoạt động dịch vụ thuộc nhiệm vụ được giao theoquy định

o) Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, công chức, viên chức và người laođộng của Văn phòng Bộ; thực hiện chế độ tiền lương và các chế độ chính sách, đàotạo, khen thưởng, kỷ luật đối với công chức, viên chức, người lao động của Vănphòng Bộ theo phân cấp của Bộ

p) Thực hiện công tác phòng, chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm chốnglãng phí và cải cách hành chính theo chương trình, kế hoạch của Bộ

q) Thực hiện nhiệm vụ khác do Bộ trưởng phân công.”

c) Cơ cấu tổ chức

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của VP Bộ

( Xem Phụ lục 5)

“ Điều 3 Cơ cấu tổ chức

1 Lãnh đạo Văn phòng Bộ: Có Chánh Văn phòng Bộ và các Phó ChánhVăn phòng Bộ do Bộ trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm theo quy định

1 Chánh Văn phòng Bộ điều hành hoạt động của Văn phòng Bộ, chịu tráchnhiệm trước Bộ trưởng và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Văn phòng Bộ;quy định nhiệm vụ của các Phòng thuộc Văn phòng Bộ, chỉ đạo xây dựng, phêduyệt và tổ chức thực hiện Quy chế làm việc của Văn phòng Bộ; bố trí công chức,viên chức và người lao động phù hợp với nhiệm vụ được giao và đề án vị trí việclàm đã được phê duyệt.

2 Phó Chánh Văn phòng Bộ giúp Chánh Văn phòng Bộ theo dõi, chỉ đạomột số mặt công tác theo phân công của Chánh Văn phòng Bộ; Chịu trách nhiệmtrước Chánh Văn phòng Bộ, trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công

2 Các tổ chức chuyên môn, nghiệp vụ:

j) Cơ quan đại diện Văn phòng Bộ tại Thành phố Hồ Chí Minh

3 Đơn vị sự nghiệp công lập:

Trung tâm Dịch vụ thương mại nông nghiệp

4 Phòng có Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng; Trung tâm có Giám đốc,Phó Giám đốc được bổ nhiệm, miễn nhiệm theo phân cấp quản lý cán bộ của Bộ vàquy định của pháp luật.”

Theo từ điển Thuật ngữ lưu trữ hiện đại của các nước Xã hội chủ nghĩa xuất

bản bằng tiếng Nga năm 1982 công tác văn thư được giải thích là: “Toàn bộ công việc về văn bản hóa( lập văn bản) trong hoạt động quản lý của các cơ quan và các công việc để tổ chức văn bản trong cơ quan đó”.

Theo tác giả Vương Đình Quyền trong cuốn “ Lý luận và phương pháp công tác văn thư”, theo đó công tác văn thư được định nghĩa như sau: “ Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức.” [13; Tr.11].

Để thống nhất và phù hợp với hoạt động hành chính trong nước, em đồng ý vớiđịnh nghĩa khái niệm công tác văn thư quy định tại Khoản 2 Điều 1 Nghị định số110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư như sau: “

Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.”

1.2 Nội dung công tác văn thư

1.2.1 Soạn thảo và ban hành văn bản

1.2.1.1 Hình thức văn bản cơ quan ban hành

Theo Điều 4 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ

về công tác văn thư và Khoản 2 Điều 1 của Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày08/02/2010 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số110/2004/NĐ-CPthì các hình thức văn bản hình thành trong hoạt động của các cơquan, tổ chức bao gồm:

- VBQPPLbao gồm: Văn bản luật; Văn bản dưới luật mang tính chất luật;Văn bản dưới luật lập quy

- Văn bản hành chính

Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thôngcáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo

cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết,bản thoả thuận, giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấynghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công.

- Văn bản chuyên ngành

Các hình thức văn bản chuyên ngành do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quanquản lý ngành quy định sau khi thoả thuận thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ

- Văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội

Các hình thức văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội dongười đứng đầu cơ quan Trung ương của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xãhội quy định

1.2.1.2 Thẩm quyền ban hành văn bản

* Đối với VBQPPL

Theo Luật mới được Quốc hội thông qua có hiệu lực từ 01 tháng 01 năm2009

- Quốc hội: Hiến pháp, Luật, Nghị quyết

- UBTH Quốc hội: Pháp lệnh, Nghị quyết

- Chủ tịch nước: Lệnh, Quyết định

- Chính phủ: Nghị định

- Thủ tướng Chính phủ: Quyết định

- Bộ trưởng, Viện trưởng VKSNDTC, Chánh án TANDTC: Thông tư

- Hội đồng thẩm phán TANDTC: Nghị quyết

- Tổng Kiểm toán Nhà nước: Quyết định

- Cơ quan nhà nước với nhau và cơ quan nhà nước với tổ chức chính trị-xãhội: Thông tư liên tịch

- HĐND: Nghị quyết

- UBND: Quyết định, Chỉ thị

* Đối với văn bản hành chính

Tất cả các cơ quan, tổ chức nhà nước đều có thẩm quyền ban hành văn bảnhành chính

* Văn bản chuyên ngành

Văn bản chuyên ngành thuộc thẩm quyền ban hành riêng của từng cơquan nhà nước theo quy định của pháp luật

* Văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội

Văn bản của tổ chức Đảng, tổ chức chính trị- xã hội được quy định rõtrong Quy định số 66/QĐ-TW ngày 06/02/2017 của Ban Bí thư Trung ương Đảng

về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng

1.2.1.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồmnhững thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổsung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất địnhtheo quy định tại Khoản 3, Điều 1 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng

02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CPngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và hướng dẫn tạiThông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ vềhướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

- Địa danh và ngày tháng năm ban hành văn bản

- Tên loại và trích yếu văn bản

- Nội dung văn bản

- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

- Dấu của cơ quan, tổ chức

- Nơi nhận

b) Thành phần bổ sung (nếu có):

- Dấu chỉ mức độ khẩn, mật, dấu thu hồi;

- Địa chỉ cơ quan, địa chỉ thư điện tử (E-mail), số điện thoại, số telex, sốfax, địa chỉ trang thông tin điện tử (Website) và biểu tượng (logo) của cơ quan;

- Ký hiệu người đánh máy, số lượng bản đánh máy;

- Số trang văn bản

2 Thể thức văn bản chuyên ngành

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản chuyên ngành do Bộ trưởng, Thủtrưởng cơ quan quản lý ngành quy định sau khi thoả thuận thống nhất với Bộtrưởng Bộ Nội vụ

3 Thể thức văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội

Do người đứng đầu cơ quan Trung ương của các tổ chức này quy định

(Thể thức văn bản của Đảng thực hiện theo Hướng dẫn số 11-HD/VPTWngày 28/5/2004 của VP Trung ương Đảng và thể thức văn bản của Đoàn Thanhniên thực hiện theo Hướng dẫn số 93-HD/VP ngày 11/11/1999 của VP Trung ươngĐoàn)

Kĩ thuật trình bày

Kỹ thuật trình bày văn bản quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày

19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bàyvăn bản hành chính bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trítrình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trìnhbày khác, được áp dụng đối với văn bản được soạn thảo trên máy vi tính sử dụngchương trình soạn thảo văn bản và in ra giấy; có thể áp dụng đối với văn bản đượcsoạn thảo bằng các phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác hoặc đối với vănbản được làm trên giấy mẫu in sẵn; không áp dụng đối với văn bản được in thànhsách, in trên báo, tạp chí và các loại ấn phẩm khác

Riêng các VBQPPL của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủtrưởng cơ quan ngang Bộ và VBQPPL liên tịch thì kỹ thuật trình bày được quyđịnh ở Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27/12/2011 của Bộ Tư pháp

1.2.1.4 Quy trình soạn thảo văn bản

Soạn thảo là quá trình tạo lập một văn bản, vì thế để văn bản soạn thảo đảmbảo đúng chất lượng, đạt được mục đích yêu cầu đề ra, cần phải tiến hành soạn

thảo theo một quy trình khoa học Trong giáo trình “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” đã trình bày khái niệm như sau: “Quy trình soạn thảo văn bản là khái niệm dùng để chỉ trình tự các công việc cần tiến hành trong quá trình soạn thảo một văn bản để ban hành” [13; Tr 165].

Quy trình soạn thảo văn bản bao gồm 4 bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo

Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơquan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo Việcphân công dựa trên chức năng, nhiệm vụ và vị trí việc làm

Đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo có trách nhiệm thực hiệncác công việc sau:

- Xác định mục đích, tính chất, nội dung của vấn đề cần ra văn bản;

- Xác định tên loại văn bản;

- Thu thập thông tin, phân tích, lựa chọn các thông tin cần thiết có liên quantới nội dung văn bản

Bước 2: Xây dựng đề cương và viết bản thảo

Dựa vào mục đích và các thông tin đã thu thập được để tiến hành quá trìnhsoạn thảo văn bản Sau khi hoàn thành soạn thảo phải kiểm tra về thể thức, kĩ thuậttrình bày xem đã đúng quy định hiện hành hay chưa; kiểm tra xem nội dung củavăn bản đã phù hợp với mục đích ban đầu và có trái với đường lối,chủ trương,chính sách của Đảng và Nhà nước hay không

Đơn vị chủ trì có trách nhiệm tổng hợp, chỉnh sửa Nếu có ý kiến chưa thốngnhất và ảnh hưởng tới nhiều mối quan hệ, nguồn lực thì có văn bản tổng hợp vàgiải trình.

Bước 3: Trình duyệt và ký ban hành

Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra vàchịu trách nhiệm về nội dung văn bản trước Thủ trưởng cơ quan và trước phápluật Chánh VP (ở những cơ quan có VP) hoặc Trưởng phòng Hành chính (ởnhững cơ quan, tổ chức không có VP), người được giao trách nhiệm giúp ngườiđứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư phải kiêm tra và chịu tráchnhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục phát hành văn bản.Người duyệt thường ký nháy vào cuối nơi nhận

Bước 4: Hoàn thiện thủ tục ban hành và lưu văn bản

Dự thảo văn bản sau khi duyệt và có chữ kí của người có thẩm quyền, sẽđược chuyển qua bộ phận hành chính( văn thư) để làm thủ tục ban hành văn bảnbao gồm: ghi số, ngày tháng năm ban hành văn bản; vào sổ văn bản đi, sổ lưu vănbản; kiểm tra lần cuối về thể thức văn bản; nhân bản đủ số lượng văn bản banhành; đóng dấu cơ quan; bao gói chuyển giao văn bản; phát hành văn bản; lưu vănbản và theo dõi văn bản ban hành Các thủ tục ban hành văn bản, lưu văn bản đượcthực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm

2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hànhchính; Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ

về hướng dẫn quản lí văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan;Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ về côngtác văn thư

1.2.2 Quản lý văn bản đi

Căn cứtheo Chương 3 Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm

2012 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vàolưu trữ cơ quan, quy trình thủ tục quản lý văn bản đi được quy định cụ thể như sau:

1.2.2.1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày văn bản

a) Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trìnhbày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giảiquyết

b) Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản

* Ghi số văn bản

- Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số chungcủa cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật cóquy định khác

- Việc ghi số VBQPPL được thực hiện theo quy định của pháp luật hiệnhành và đăng ký riêng.

- Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản

1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội

vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

* Ghi ngày, tháng, năm văn bản

- Việc ghi ngày, tháng, năm của VBQPPL được thực hiện theo quy định củapháp luật hiện hành

- Viêc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo quyđịnh tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV

1.2.2.2 Đăng ký văn bản

Văn bản đi được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi hoặc Cơ sở dữ liệuquản lý văn bản đi trên máy vi tính

* Đăng ký văn bản đi bằng sổ

Căn cứ phương pháp ghi số và đăng ký văn bản đi được hướng dẫn tại Điểm

a, Khoản 2, Điều 8 Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của BộNội vụ, các cơ quan, tổ chức lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp

Mẫu Sổ đăng ký văn bản đi và cách đăng ký văn bản đi, kể cả bản sao vănbản và văn bản mật, thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VII, Thông tư07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ

* Đăng ký văn bản đi bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính

- Việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi được thực hiện theo quyđịnh hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này

- Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản điđược thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bảncủa cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó

- Văn bản đi được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi phải được

in ra giấy để ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng sổ để quản lý

1.2.2.3 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, khẩn

- Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản chính phải rõràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định Khi đóng dấu lênchữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

- Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành

và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơquan quản lý ngành

- Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụlục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản

* Đóng dấu chỉ các mức độ khẩn, mật

- Việc đóng dấu chỉ các mức độ khẩn (“Hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ”,

“Thượng khẩn” và “Khẩn”) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Điểm b,Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV

-Việc đóng dấu chi các mức độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”), dấu

“Tài liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Thông tư

số 12/2002/TT-BCA(A11)

1.2.2.4 Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Thủ tục phát hành văn bản được quy định tại khoản 1, Điều 10, Thông tư07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản

lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan bao gồm 4 bước:

+ Lựa chọn bì

+ Trình bày bì và viết bì

+ Vào bì và dán bì

+ Đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu khác lên bì

Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngaytrong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Đốivới VBQPPL có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản

Có 5 hình thức chuyển giao văn bản như sau:

+ Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức

+ Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác

+ Chuyển phát văn bản đi qua Bưu điện

+ Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng

+ Chuyển phát văn bản mật

Văn thư có trách nhiệm lập phiếu gửi theo dõi việc chuyển phát, đối với vănbản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khinhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc ;Ghi chú vào sổ văn bản đi khi bị bưu điện trả về Trong trường hợp phát hiện vănbản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết

1.2.2.5 Lưu văn bản đi

Việc lưu văn bản đi được thực hiện như sau:

- Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư và bản chính lưutrong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc

- Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăngký

Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộcthiểu số, ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải luôn kèm theo bản dịch chính xác nộidung bảng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số.Việc lưu giữ, bảo quản và

sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theoquy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước Văn thư có trách nhiệm lập sổ theodõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định củapháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức

1.2.3 Quản lý và giải quyết văn bản đến

1.2.3.1 Tiếp nhận văn bản đến

Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc.Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra sốlượng, tính trang bị, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trướckhi nhận và ký nhận.Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không cònnguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với

bì văn bản có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thư hoặc người được giao nhiệm

vụ tiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay người có trách nhiệm; trường hợp cầnthiết, phải lập biên bản với người chuyển văn bản

Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, Vănthư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện

có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệmxem xét, giải quyết

Việc bóc bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Thông tư số12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫnthực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủquy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ thể của

Cơ quan, tổ chức

1.2.3.2 Đăng ký văn bản đến

Văn bản đến được đăng ký bằng qua hai hình thức:

- Sổ đăng ký văn bản đến: Được quy định rõ trong khoản 1 Điều 12 Thông

tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về hướng dẫnquản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

- Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính: Việc xây dựng Cơ

sở dữ liệu quản lý văn bản đến được thực hiện theo quy định hiện hành của phápluật về lĩnh vực này Văn bản đến được đăng ký trên phần mềm phải được in rađóng sổ để quản lý, đảm bảo bảo mật thông tin đối với các văn bản mật

1.2.3.3 Trình, chuyển giao văn bản đến

Sau khi đăng ký văn bản đến, Văn thư phải trình kịp thời cho người đứngđầu cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao tráchnhiệm xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết Văn bản đến có dấu chỉcác mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được

Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, Văn thư chuyển giaovăn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết Việc chuyển giao văn bảnphải bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nộidung văn bản

Sau khi tiếp nhận văn bản đến, Văn thư đơn vị phải vào Sổ đăng ký, trìnhngười đứng đầu đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết(nếu có) Căn cứ vào ý kiến của người đứng đầu đơn vị Văn thư đơn vị chuyểnvăn bản đến cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết

Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, Vănthư phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến như số đến và ngày đến của bản Fax,văn bản chuyển qua mạng đã đăng ký trước đó và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân

đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng

Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức lập Sổ chuyểngiao văn bản đến cho phù hợp; dưới 2000 văn bản đến thì dùng Sổ đăng ký vănbản đến để chuyển giao văn bản; nếu trên 2000 văn bản đến thì lặp Sổ chuyển giaovăn bản đến

1.2.3.4 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến

Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyếtkịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan, tổchức Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải giải quyết trước

Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định phương ángiải quyết, đơn vị, cá nhân phải đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến

đề xuất của đơn vị, cá nhân.Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cánhân khác, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì giải quyết phải gửi văn bản hoặc bản saovăn bản đó (kèm theo phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết củangười có thẩm quyền) để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân

Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo

dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.

1.2.4 Quản lý và sử dụng con dấu

1.2.4.1 Các loại dấu cơ quan

Theo quy định hiện hành trong các cơ quan, tổ chức sử dụng dấu cơ quan vàcác loại dấu khác( dấu chỉ độ mật, dấu chỉ độ khẩn, dấu đến, dấu chức danh, dấu

họ tên, )

* Dấu cơ quan bao gồm:

- Dấu có hình quốc huy: dùng cho cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nướcđược quy định tại Điều 7, Nghị định số 99/2016/NĐ-CP của Chính phủ ngày01/07/2016 về quản lý và sử dụng con dấu

- Dấu có hình biểu tượng hoặc không có hình biểu tượng: dùng cho các cơquan, tổ chức được quy định trong Điều 8, Nghị định số 99/2016/NĐ-CP củaChính phủ ngày 01/07/2016 về quản lý và sử dụng con dấu

Con dấu được sử dụng dưới dạng dấu ướt, dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi

* Dấu khác

+ Dấu chỉ mức độ mật: MẬT, TỐI MẬT, TUYỆT MẬT

+ Dấu chỉ mức độ khẩn: KHẨN, THƯỢNG KHẨN, HỎA TỐC, HỎA TỐCHẸN GIỜ

+ Dấu chỉ phạm vi ban hành: “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP( HỘI NGHỊ)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “ LƯU HÀNH NỘI BỘ”

1.2.4.2 Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu

Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện theo Nghị định số99/2016/NĐ-CP của Chính phủ ngày 01/07/2016 về quản lý và sử dụng con dấu,

- Việc khắc dấu phải do cơ quan công an quản lý Cơ quan, tổ chức khi bắtđầu sử dụng con dấu mới phải thông báo giới thiệu mẫu con dấu mới

- Việc đóng dấu vào các loại văn bản, giấy tờ phải theo đúng quy định củapháp luật

- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý, sử dụng condấu của cơ quan, tổ chức mình

- Con dấu phải được để tại cơ quan, tổ chức và phải được quản lý chặt chẽ.Trường hợp thật cần thiết để giải quyết công việc ở xa trụ sở cơ quan, thì Thủtrưởng cơ quan, tổ chức có thể mang con dấu đi theo và phải chịu trách nhiệm vềviệc mang con dấu ra khỏi cơ quan.

- Mực in dấu thống nhất dùng màu đỏ

- Trong trường hợp bị mất con dấu, cơ quan, tổ chức phải báo ngay cho cơquan công an gần nhất và cơ quan công an đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫudấu; đồng thời phải thông báo hủy bỏ con dấu bị mất

- Con dấu đang sử dụng bị mòn, hỏng hoặc có sự chuyển đổi về tổ chức hayđổi tên tổ chức thì phải làm thủ tục khắc con dấu mới và nộp lại con dấu cũ

- Các cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu phải tạo điều kiện để các cơ quan

có thẩm quyền kiểm tra việc chấp hành các quy định về quản lý và sử dụng condấu

1.2.4.3 Bảo quản con dấu

- Dấu phải để lại cơ quan, đơn vị và phải được quản lý chặt chẽ Trường hợp

thật sự cần thiết mới có thể mang đi theo, nhưng chú ý bảo quản cẩn thận và chịutrách nhiệm trước pháp luật về việc giữ dấu và đóng dấu trong khoảng thời gianđó

- Dấu phải giao cho cán bộ văn thư đủ tin cậy giữ và đóng dấu, khi vắng

phải giao lại cho người khác theo yêu cầu của lãnh đạo cơ quan

- Dấu phải để trong hòm, tủ có khóa chắc chắn trong cũng như ngoài giờ làm

việc

- Không được sử dụng vật cứng để cọ rửa dấu Khi cần cọ rửa có thể ngâm

dấu vào xăng và dùng chổi lông để rửa

- Khi dấu bị mòn trong quá trình sử dụng hoặc hỏng, biến dạng phải xinphép khắc dấu mới và nộp lại dấu cũ

- Nếu để mất dấu, đóng dấu không đúng quy định, lợi dụng việc bảo quản,

sử dụng con dấu để phạm pháp sẽ bị xử lý hành chính hoặc truy tố trước pháp luật

- Khi con dấu bị mất phải báo ngay cho cơ quan công an gần nhất, đồng thờiphải báo cho cơ quan công an cấp dấu phép khắc dấu để phối hợp truy tìm và phảithông báo hủy con dấu bị mất

1.2.5 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

1.2.5.1 Các loại hồ sơ hình thành cơ quan, tổ chức

Theo Luật Lưu trữ năm 2011 thuật ngữ hồ sơ được giải thích như sau: “ Hồ

sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đốitượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung hình thành trong quá trình theo dõi, giảiquyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cánhân.”

Theo khái niệm trên thì hiện nay ở các cơ quan, tổ chức trong quá trình hoạtđộng hình thành 3 loại hồ sơ sau:

- Hồ sơ công việc: Là tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn

đề, một sự việc hoặc có cùng đặc trưng như: Tên loại, tác giả…hình thành trongquá trình giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, đơn vị

- Hồ sơ nguyên tắc: Là tập hợp các VBQPPL, văn bản hướng dẫn về từngmặt công tác nghiệp vụ nhất định dùng làm căn cứ pháp lý, tra cứu khi giải quyếtcông việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân

- Hồ sơ nhân sự: Là một tập văn bản, tài liệu có liên quan về một cánhân( hồ sơ Đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ học sinh, )

1.2.5.2 Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ

Danh mục hồ sơ là bản kê hồ sơ mà cơ quan, đơn vị cần lập trong một thờigian nhất định (thường là một năm)

Căn cứ lập Danh mục hồ sơ

- Các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chứccủa cơ quan và của các đơn vị;

- Quy chế làm việc của cơ quan;

- Kế hoạch, nhiệm vụ công tác hàng năm của cơ quan và của các đơn vị vàcủa mỗi công chức, viên chức;

- Danh mục hồ sơ của những năm trước;

- Bảng thời hạn bản quản và mục lục hồ sơ của cơ quan (nếu có)

Cách lập danh mục hồ sơ

Danh mục hồ sơ được lập vào tháng cuối cùng trong năm để thực hiện vàođầu năm sau

Danh mục hồ sơ được lập theo hai cách sau:

- Cách thứ nhất, Văn thư cơ quan chủ trì xây dựng dự thảo Danh mục hồ sơcủa cơ quan, tổ chức; tổ chức lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị, cá nhân liênquan cho dự thảo Danh mục hồ sơ; Văn thư cơ quan tổng hợp trình người đứngđầu ký ban hành

- Cách thứ hai, cán bộ nghiệp vụ dự kiến những hồ sơ mà mình cần phảilập; phụ trách đơn vị góp ý, điều chỉnh; cán bộ văn thư giúp Thủ trưởng cơ quan hệthống lại thành Danh mục hồ sơ của cơ quan và tổ chức việc lập hồ sơ trong cơquan

Danh mục hồ sơ lập xong được in thành nhiều bản và phân phối cho các đơn

vị, 01 bản gửi cho Thủ trưởng cơ quan, 01 bản gửi cho VTLT cơ quan để theo dõi

1.2.5.3 Phương pháp lập hồ sơ

- Bước 1: Mở hồ sơ

Mở hồ sơ là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về hồ

sơ như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ Bìa hồ sơ được thiết kế và intheo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ

- Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ

Sau khi mở hồ sơ, mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả vănbản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơtương ứng đã mở, kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm

- Bước 3: Kết thúc hồ sơ (hoàn thiện hồ sơ)

Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ được kết thúc, người lập hồ sơ cótrách nhiệm:

+ Kiểm tra mức độ đầy đủ của văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, nếu thiếu cần

bổ sung cho đủ

+ Xem xét loại ra khỏi hồ sơ: Bản trùng, bản nháp, bản thảo nếu đã có bảnchính (trừ bản thảo về vấn đề quan trọng có ghi ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơquan hoặc ý kiến góp ý của các cơ quan hữu quan hoặc bản thảo mà người lập hồ

sơ thấy cần thiết phải giữ lại); bản chụp văn bản, tài liệu tham khảo xét thấy khôngcần phải lưu giữ

+ Sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ:

Việc sắp xếp văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ nhằm cố định trật tự các vănbản, tài liệu; làm cho hồ sơ phản ánh vấn đề, sự việc một cách rõ ràng; giúp choviệc theo dõi, giải quyết công việc hàng ngày cũng như việc tra cứu, sử dụng khicần thiết sau này được thuận tiện

1.2.5.4 Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Theo Điều 1, Luật Lưu trữ năm 2011 và tại Điều 17, Thông tư số07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản

lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, thời hạn nộpđược quy định như sau:

+ Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc;

+ Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản thì trong thời hạn 03 tháng, kể từngày công trình được quyết toán

- Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan gồm toàn bộ hồ sơ,tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ sơ, tàiliệu sau:

+ Các hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết côngviệc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhân giữ và có thể tự loại hủy khivăn bản hết hiệu lực thi hành

+ Hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong

+ Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (trường hợp trùng với hồ sơ của đơn

+ Khi giao nộp lưu tài liệu phải lập hai bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”

và hai bản “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu” Đơn vị, cá nhân giao nộp tài liệu

và Lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại một bản

+ Người giao và nhận cần ký nhận và ghi rõ họ tên vào bản “Mục lục hồ sơ,tài liệu nộp lưu” và bản “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu”

1.3 Ý nghĩa

- Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý;

Hoạt động quản lý của cơ quan cũng như quá trình giải quyết các công việchàng ngày đều phải dựa trên văn bản Thông tin trong văn bản càng chính xác thìviệc giải quyết các công việc càng hiệu quả

- Góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ;

Văn bản là căn cứ pháp lý để giải quyết công việc trong hoạt động của cơquan, tổ chức Làm tốt công tác văn thư có nghĩa là soạn thảo văn bản nhanhchóng, chính xác, có tính pháp lý, làm thủ tục pháp lý, tiếp nhận, giải quyết chínhxác có đầy đủ căn cứ nhằm rút ngắn thời gian giải quyết công việc nhưng mang lạihiệu suất công việc cao Ngược lại nếu các công việc nói trên thực hiện không tốt

sẽ ảnh hưởng đến hiệu suất, chất lượng công việc

-Là bằng chứng pháp lý chứng minh cho mọi hoạt động của cơ quan;

- Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ.

Trong quá trình hoạt động, các cơ quan cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ vànộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh, văn bản giữ càng đầy đủbao nhiêu thì chất lượng tài liệu lưu trữ càng tăng lên bấy nhiêu; đồng thời công táclưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai các mặt nghiệp vụ

Như vậy công tác văn thư đóng một vai trò, ý nghĩa cực kỳ quan trọng với

cơ quan, tổ chức Nó gắn liền với hoạt động của cơ quan, tổ chức, được xem nhưmột bộ phận của hoạt động quản lý, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lýnhà nước

1.4 Yêu cầu

- Nhanh chóng

Công tác văn thư ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của cơ quan, tổ chức dovậy để thực hiện tốt công tác văn thư phải đảm bảo yêu cầu nhanh chóng Giảiquyết công việc chậm sẽ làm giảm hiệu quả công việc, thậm chí có thể gây ảnhhưởng tiêu cực đến cơ quan, tổ chức

- Chính xác

Là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản vì vậy công tác văn thư phảiđòi hỏi yêu cầu chính xác Chính xác về nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày.Thông tin càng chính xác thì hoạt dộng quản lý càng đạt hiệu quả cao và ngược lại

- Bí mật

Trong nội dung văn bản đi, văn bản đến của cơ quan có nhiều vấn đề thuộcphạm vi bí mật của cơ quan, của Nhà nước Vì vậy, từ việc xây dựng văn bản, tổchức quản lý, giải quyết văn bản, bố trí phòng làm việc của cán bộ văn thư đếnviệc lựa chọn cán bộ văn thư của cơ quan đều phải đảm bảo yêu cầu đã được quyđịnh trong pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước và quy định của cơ quan, tổ chức

- Hiện đại

Ngày nay, trước sự phát triển không ngừng của khoa học công nghệ, là hoạtđộng ảnh hưởng trực tiếp tới việc điều hành, quản lý, công tác văn thư đòi hỏi phảitừng bước hiện đại hóa Hiện đại hóa trong công tác văn thư chính là ứng dụngcông nghệ thông tin vào việc soạn thảo, quản lý và giải quyết văn bản đồng thờiđưa các trang thiết bị hiện đại vào sử dụng trong công tác văn thư Bên cạnh đó, đểviệc hiện đại hóa công tác văn thư đáp ứng nhu cầu phát triển của xã hội, CBCC,viên chức nói chung, cán bộ văn thư nói riêng cần được trang bị những kiến thức

về chuyên môn nghiệp vụ và nâng cao trình độ tin học, có phong cách làm việcphù hợp với xu thế hiện đại

1.5 Trách nhiệm

- Người đứng đầu cơ quan: chịu trách nhiệm quản lý, chỉ đạo công tác văn thư; ký

văn bản theo thẩm quyền được quy định chi tiết tại Điều 3, 10, 23, 28, Nghị định số110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư

- Chánh VP: có trách nhiệm giúp người đứng đầu quản lý, chỉ đạo công tác

văn thư; kiểm tra hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành vănbản; ký thừa lệnh một số loại văn bản; phân phối văn bản đến (nếu được uỷ quyền)

và theo dõi việc giải quyết văn bản đến được quy định chi tiết tại Điều 9, 10, 15, 23trong Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tácvăn thư

-Thủ trưởng đơn vị: thực hiện tổ chức việc soạn thảo văn bản; kiểm tra và

chịu trách nhiệm về nội dung Văn bản trình ký; tổ chức việc lập hồ sơ trong đơn vị

và giao nộp hồ sơ của đơn vị vào lưu trữ cơ quan được quy định chi tiết tại Điều 9,

23 trong Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về côngtác văn thư.

-CBCC,viên chức chuyên môn: Soạn thảo Văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ

sơ được quy định chi tiết tại Điều 6, 22, 23 trong Nghị định số 110/2004/NĐ-CPngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư

- Nhiệm vụ của Văn thư cơ quan:

+ Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

+ Trình chuyển giao văn bản đến

+ Giúp Chánh VP, Trưởng phòng Hành chính theo dõi, đôn đốc việc giảiquyết văn bản đến

+ Tiếp nhận dự thảo văn bản đi trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt,

+ Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản đi

+ Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tụccấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho CBCC,viên chức

+ Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan và dấu khác

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VPBỘ, BỘ NÔNG NGHIỆP

VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN 2.1 Tổ chức nhân sựvà loại hình văn thư tại Phòng VTLT thuộc VP Bộ

Công tác VTLT ở VP Bộ được thực hiện tại phòng VTLT Phòng VTLTđược thành lập theo Quyết định số 1368/QĐ-BNN-TCCB ngày 20/4/2016 của BộNN&PTNT về việc thành lập Phòng VTLT thuộc VP Bộ

Cơ cấu tổ chức của Phòng VTLT

Lãnh đạo Phòng bao gồm:

- 1 Trưởng phòng : Ông Nguyễn Hồng Tiến

Nhiệm vụ chính: Chịu trách nhiệm quản lý, chỉ đạo, điều hành mọi hoạtđộng của Phòng Văn thư – Lưu trữ

- 1 Phó trưởng phòng: Ông Vũ Bá Dụ

Nhiệm vụ chính: Giúp trưởng phòng quản lý, chỉ đạo, điều hành mọi hoạtđộng của Phòng theo phân công

Các bộ phận giúp việc trong Phòng :

- Bộ phận phụ trách văn bản đến: + Chuyên viên Đỗ Văn Khảm

+ Chuyên viên Vũ Thị Phượng

- Bộ phận phụ trách văn thư VP: Nguyễn Hồng Liên

- Bộ phận “ Một cửa” : Đinh Thị Hiền

- Bộ phận phụ trách cấp số văn bản đến: Phan Thúy Quỳnh

- Bộ phận phụ trách đóng dấu văn bản: Phùng Thị Vệ

- Bộ phận phụ trách gửi bì đi bưu điện: Phạm Thúy Quyên

- Bộ phận phụ trách Phô tô văn bản: Nguyễn Lê Minh

- Bộ phận phụ trách Lưu trữ: + Nguyễn Thị Hải Thùy

+ Lê Thị Thu Hoài+ Lê Thị Thanh Thảo

Sơ đồ tổ chức nhân sự Phòng VTLT theo vị trí việc làm

( Xem Phụ lục 6)Công tác văn thư ở VP Bộ được tổ chức theo hình thức văn thư tập trung,các nghiệp vụ của công tác văn thư được tập trung tại Phòng VTLT thuộc VP Bộ

2.2 Công tác văn thư của VP Bộ tại Phòng VTLT

2.2.1 Soạn thảo và ban hành văn bản

2.2.1.1 Các loại văn bản cơ quan ban hành

VP Bộ là một đơn vị thuộc BNN&PTNT có con dấu riêng, có chức năngtham mưu tổng hợp chương trình, kế hoạch, phục vụ các hoạt động của Bộ, tổchức thực hiện công tác hành chính

Vì thế nên có thẩm quyền ban hành văn bản, nhưng do là đơn vị thực thithuộc Bộ nên văn bản ban hành ở VP là văn bản hành chính mà không cóVBQPPL.VP Bộ được ban hành 32 loại văn bản hành chính, cụ thể xem tại Phụ lục

I của Thông tư 01/2011 ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và

kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

2.2.1.2 Thẩm quyền ban hành văn bản

- Chánh VP Trần Quốc Tuấn có thẩm quyền ký ban hành văn bản;

- Phó Chánh VP( Lê Văn Thành, Nguyễn Hà Xuyên, Đỗ Quang Tùng) cóthẩm quyền ký thay Chánh VP ở các lĩnh vực được phân công;

- Trưởng phòng, Giám đốc Trung tâm có thẩm quyền ký ban hành các vănbản thuộc phạm vi phòng, trung tâm đó

2.2.1.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản ở VP Bộ được thực hiện theo quyđịnh tại Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫnthể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Thể thức văn bản hành chính của VP Bộ bao gồm đầy đủ các thành phần thểthức như sau:

- Quốc hiệu

- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

- Số và ký hiệu văn bản

- Địa danh và ngày tháng năm ban hành văn bản

- Tên loại và trích yếu văn bản

- Nội dung văn bản

- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

- Dấu của cơ quan, tổ chức

- Nơi nhận

Ngoài ra còn có thêm một số thành phần bổ sung

- Dấu chỉ mức độ khẩn, mật, dấu thu hồi;

- Ký hiệu người đánh máy, số lượng bản đánh máy;

- Số trang văn bản

Cơ bản thì không khác gì so với các cơ quan nhà nước khác, thể thức và kỹthuật trình bày văn bản được thực hiện nghiêm chỉnh, chính xác, tuy nhiên trongquá trình soạn thảo vẫn gặp một vài lỗi sai sót nhỏ, như sai chính tả, đường kẻ dướiquốc hiệu, tiêu ngữ và cơ quan ban hành văn bản, một số văn bản còn chưa đánh sốtrang, số lượng bản phát hành, Tuy nhiên trong quá trình làm thủ tục phát hànhvăn bản đã được chỉnh sửa, bổ sung số trang, cũng như số bản phát hành

2.2.1.4 Quy trình soạn thảo văn bản

Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, Bộ trưởng NguyễnXuân Cường chỉ đạo, giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạnthảo.

Đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo có trách nhiệm thực hiệncác công việc sau:

- Xác định mục đích, tính chất, nội dung của vấn đề cần ra văn bản;

- Xác định tên loại văn bản;

- Thu thập thông tin, phân tích, lựa chọn các thông tin cần thiết có liên quantới nội dung văn bản

Bước 2: Xây dựng đề cương và viết bản thảo

Cá nhân, đơn vị chủ trì soạn thảo có nhiệm vụ xây dựng đề cương và viếtbản thảo Sau khi hoàn thành soạn thảo phải kiểm tra về thể thức, kĩ thuật trình bàyxem đã đúng quy định hiện hành hay chưa; kiểm tra xem nội dung của văn bản đãphù hợp với mục đích ban đầu và có trái với đường lối,chủ trương, chính sách củaĐảng và Nhà nước hay không

Đơn vị chủ trì có trách nhiệm tổng hợp, chỉnh sửa Nếu có ý kiến chưa thốngnhất và ảnh hưởng tới nhiều mối quan hệ, nguồn lực thì có văn bản tổng hợp vàgiải trình

Bước 3: Trình duyệt và ký ban hành

Sau khi được trưởng đơn vị thẩm duyệt về nội dung thì chuyên viên sẽ đưavăn bản đến đăng ký sổ trình ở bộ phận “ Một cửa” của VP Bộ; Chuyên viên ĐinhThu Hiền sẽ tổng hợp văn bản và trình văn bản lên lãnh đạo VP Phó Chánh VP LêVăn Thành( phụ trách quản lý văn bản đi) thẩm định về thể thức và kỹ thuật trìnhbày văn bản, thẩm định xong Phó Chánh VP sẽ ký nháy vào cuối nơi nhận, ý kiếnchỉnh sửa, chỉ đạo ở lề bên trái văn bản

Khi đã được duyệt về ở VP Bộ, chuyên viên đơn vị soạn thảo hoàn thiện vănbản và mang đến bộ phận một cửa lần 2, Chuyên viên Đinh Thị Hiền chịu tráchnhiệm đưa văn bản trình Bộ trưởng ký ban hành văn bản

Bước 4: Hoàn thiện thủ tục ban hành và lưu văn bản

Dự thảo văn bản sau khi duyệt và có chữ kí của người có thẩm quyền, sẽđược chuyển qua bộ phận hành chính( văn thư) để làm thủ tục ban hành văn bảnbao gồm: ghi số, ngày tháng năm ban hành văn bản; vào sổ văn bản đi, sổ lưu vănbản; kiểm tra lần cuối về thể thức văn bản; nhân bản đủ số lượng văn bản banhành; đóng dấu cơ quan; bao gói chuyển giao văn bản; phát hành văn bản; lưu vănbản và theo dõi văn bản ban hành Các thủ tục ban hành văn bản, lưu văn bản đượcthực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm

2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về hướng

dẫn quản lí văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Nghị định số110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư.

2.2.2 Quản lý văn bản đi

Lưu đồ thực hiện quá trình soạn thảo và ban hành văn bản đi

( Xem Phụ lục 11)2.2.2.1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng văn bản a) Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày

Bộ phận “một cửa” thuộc Văn thư Bộ( Chuyên viên Đinh Thị Hiền) cótrách nhiệm tiếp nhận, đăng ký, kiểm tra thủ tục văn bản trình ký; kiểm tra thểthức, kỹ thuật trình bày văn bản Nếu đủ điều kiện theo quy định, trình Lãnh đạo

VP chậm nhất không quá 01 ngày làm việc

Mẫu sổ đăng ký trình ký ( Xem phụ lục 7)

Trường hợp văn bản không đủ điều kiện trình ký; văn bản sai thể thức, kỹthuật trình bày, phải trả lại đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản và giải thích rõ lý do,yêu cầu

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản ở VP Bộ được thực hiện theo quyđịnh của pháp luật về văn bản hành chính và hướng dẫn của Bộ Nội vụ tại Thông

tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn thể thức

và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

b) Ghi số, ngày tháng văn bản

Việc ghi số, ngày tháng sẽ do văn thư Bộ phụ trách Chuyên viên Vũ ThịPhượng sẽ ghi số và ngày tháng ban hành văn bản Số văn bản được ghi bằng chử

số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31/12 hàngnăm Số được đánh theo hai sổ là sổ công văn và sổ quyết định

2.2.2.2 Đăng ký văn bản

Việc đăng ký văn bản được thực hiện trên phần mềm máy tính Văn thư Bộnhập thông tin văn bản phát hành vào phần mềm “Quản lý văn bản đi” đối với cácloại văn bản có số, trừ văn bản “mật” và các loại giấy tờ, giấy mời họp có sổ quản

lý riêng

Chuyên viên Nguyễn Hồng Liên có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ phát hành,bản thảo, bản phát hành, nếu đúng quy định và đủ các chữ ký thì tiến hành nhập tinđăng kí căn bản phát hành trên hệ thống

Nếu không đúng và đủ thủ tục, báo cáo lãnh đạo Phòng hoặc Lãnh đạo VP

để xử lý

2.2.2.3 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn

Việc nhân bản sẽ do đơn vị soạn thảo tiến hành ở phòng phô tô do Chuyênviên Nguyễn Lê Minh hỗ trợ nhân bản tài liệu Chuyên viên Phùng Thị Vệ khi

và số lượng văn bản phát hành xem có chính xác chưa, sau đó tiến hành đóng dấuvăn bản để đơn vị mang về phát hành

Dấu mật, khẩn chỉ khi được chỉ đạo của Chánh VP thì mới thực hiện đóngdấu

Văn thư Bộ giữ lại một bản phát hành để scan trình Bộ trưởng, công đoạnnày do chuyên viên Đỗ Văn Quyết phụ trách

2.2.2.4 Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

- Văn thư Bộ lập danh mục văn bản phát hành trong ngày (bao gồm cả vănbản của Bộ trong quy trình này và văn bản của các đơn vị ký thừa lệnh, thừa uỷquyền Bộ trưởng);

- Thống kê, lập sổ danh mục văn bản phát hành của Bộ hàng tháng để lập hồ

sơ lưu

- Văn thư Bộ có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ gồm có: Phiếu trình văn bản (nếucó); Bản gốc; Bản thảo trình ký

- Hàng tháng phải lập hồ sơ văn bản phát hành Đầu tháng mỗi quý nộp hồ

sơ văn bản phát hành của quý trước vào lưu trữ Bộ

- Các đơn vị soạn thảo văn bản lưu 02 bản chính(01 bản lưu tại Văn thư đơn

vị dùng làm tài liệu tham khảo chung cho đơn vị, 01 bản kèm hồ sơ công việc đểnộp lưu trữ theo quy định) Những công việc này sẽ do chuyên viên Nguyễn HồngLiên phụ trách

- Văn thư Bộ sẽ giữ lại 1 bản chính+ 1 bản thảo + 1 bản phát hành

Công đoạn này sẽ do Chuyên viên Lê Thị Thu Hoài phụ trách

2.2.3 Quản lý và giải quyết văn bản đến

Lưu đồ quá trình thực hiện việc tiếp nhận và giải quyết văn bản đến

( Xem Phụ lục 8)

2.2.3.1 Tiếp nhận văn bản đến

Văn thư Bộ có trách nhiệm tiếp nhận tất cả các văn bản đến của Bộ, VP Bộ;thư, tài liệu gửi Lãnh đạo Bộ và cá nhân thuộc VPBộ

Những văn bản gửi các đơn vị, cá nhân trực thuộc Bộ theo địa chỉ Cơ quan

Bộ (số 2 Ngọc Hà - Ba Đình - Hà Nội), Văn thư Bộ vào sổ theo dõi riêng vàchuyển vào ô văn thư của các đơn vị tại Văn thưBộ

Việc phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến được thực hiện theo quy định của

Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.

Sau đó cán bộ văn thư sẽ tiến hành đóng dấu đến, ghi số ngày, tháng, năm vàdán phiếu xử lý văn bản Những công việc này sẽ do chuyên viên Đỗ Văn Khảm phụtrách xử lý

Dấu đến, phiếu xử lý văn bản đến

( xem phụ lục 9)

2.2.3.2 Đăng ký văn bản đến

Hiện nay ở VP Bộ việc đăng kí văn bản đến được thực hiện trên phần mềm

“Quản lý văn bản” dùng chung của Bộ, không đăng ký bằng sổ

Văn bản đến phải được đăng ký ngay trong ngày tiếp nhận Nếu văn bản đếnvào cuối buổi chiều, có thể làm thủ tục đăng ký vào sáng ngày làm việc tiếp theotrừ trường hợp văn bản đến có ghi độkhẩn

Riêng đối với văn bản mật được vào một sổ theo dõi riêng và không đưa lênphần mềm Quản lý văn bản Công đoạn này do chuyên viên Phan Thúy Quỳnh trựctiếp xử lý

2.2.3.3 Trình, chuyển giao văn bản đến

Sau khi đăng ký, Văn bản đến phải được trình Chánh VP Bộ ngay trongngày đăng ký Văn bản đến được đăng ký vào cuối buổi chiều, có thể trình vàosáng ngày làm việc tiếp theo trừ trường hợp văn bản đến có ghi độ khẩn Chánh

VP Bộ xem xét và cho ý kiến chuyển văn bản để xử lý( công việc này sẽ do PhóChánh VP Nguyễn Hà Xuyên đảm nhận)

Văn thư đơn vị( chuyên viên Đỗ Văn Khảm) có trách nhiệm nhận văn bảnđến của đơn vị tại Văn thư Bộ mỗi ngày ít nhất 2 lần vào đầu giờ buổi sáng và đầugiờ buổichiều;

Chuyên viên Phòng Tổng hợp có trách nhiệm nhận văn bản đến trình Lãnhđạo Bộ tại Văn thư Bộ mỗi ngày ít nhất 4 lần vào đầu, cuối giờ buổi sáng và đầu,cuối giờ buổichiều;

Đối với văn bản cần xử lý gấp, Văn thư Bộ có trách nhiệm thông báo đểChuyên viên phòng Tổng hợp hoặc văn thư đơn vị đến nhận ngay

Việc trình, chuyển giao văn bản đến ở VP Bộ được quy định rõ ở Điều 5Quy chế Tiếp nhận, xử lý và quản lý văn bản (Ban hành kèm theo Quyết định số

484 /QĐ-BNN-VP ngày 12 tháng 3 năm 2012 của Bộ trưởng BNN&PTNT)

2.2.3.4 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến

Trưởng bộ phận khi xử lý văn bản phải giao nhiệm vụ cụ thể cho công chứcgiải quyết theo yêu cầu của lãnh đạo đơn vị

Công chức nhận văn bản để giải quyết phải thực hiện theo yêu cầu của Thủtrưởng đơn vị Trường hợp có ý kiến khác phải báo cáo để xử lý kịp thời

VP Bộ (Phòng Văn thư) theo dõi, đôn đốc, tổng hợp báo cáo tình hình thựchiện nhiệm vụ được giao của các đơn vị từ Văn bản đến của Bộ (trên phần mềm

“quản lý văn bản đến” của Bộ) để báo cáo Bộ tại giao ban hàng tháng đối với loạiVăn bản A,B

2.2.4 Quản lý và sử dụng con dấu

2.2.4.1 Các loại con dấu cơ quan

Theo như quan sát và thực hành đóng dấu ở VP Bộ, VP Bộ đang sử dụngcác loại con dấu như sau:

- Dấu của BNN&PTNT là dấu ướt có hình quốc huy Dấu có hình tròn, vòngngoài là dòng chữ “ BNN&PTNT” in hoa và một ngôi sao, bên trong là hình quốchuy

- Dấu củaVP Bộ sử dụng là dấu ướt không có hình biểu tượng Dấu có hìnhtròn, vòng ngoài phía trên là dòng chữ “ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨAVIỆT NAM” in hoa, phía dưới là dòng chữ “ BNN&PTNT” in hoa, giữa hai dòngchữ được ngăn cách bởi hai dấu sao nhỏ Bên trong là dòng chữ “ VP” in hoa

Ngoài ra còn sử dụng các loại dấu khác như dấu văn bản đến, dấu văn bản

đi, dấu chỉ các mức độ mật, dấu chỉ các mức độ khẩn, tài liệu thu hồi, dấu chứcdanh, dấu họ tên của Bộ trưởng, các Thứ trưởng, Chánh VP, các Phó Chánh VP,

2.2.4.2 Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu

VP Bộ quản lý và sử dụng con dấu theo các quy định trong Điều 4, Nghịđịnh số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng condấu

Trách nhiệm của cá nhân trong công tác quản lý và sử dụng con dấu:

+ Trách nhiệm của Chánh VP (ông Trần Quốc Tuấn) có trách nhiệm quản lýviệc sử dụng và lưu giữ con dấu

+ Trách nhiệm của Trưởng phòng VTLT (ông Nguyễn Hồng Tiến) có tráchnhiệm giúp Chánh VP việc sử dụng con dấu của VP Bộ;

+ Trách nhiệm của Văn thư (chị Phùng Thị Vệ) có trách nhiệm bảo quản và

sử dụng con dấu của cơ quan

Các hình thức đóng dấu

- Đóng dấu lên chữ ký của người có thẩm quyền: phải trùm lên 1/3 chữ ký

về phía bên trái, ngay ngắn, rõ ràng, đúng chiều;

- Đóng dấu các phụ lục kèm theo văn bản (nếu có): đóng lên trang đầu,trùm lên một phần tên cơ quan hoặc tên phụ lục;

- Đóng dấu giáp lai đối với các phụ lục ban hành kèm theo Thông tư, quyếtđịnh của Bộ trưởng; các quyết định của Bộ trưởng phê duyệt các dự án đầu tư, đề

tài nghiên cứu khoa học, quyết toán tài chính và các văn bản khác theo yêu cầu củaChánh VP Bộ.

Dấu giáp lai được đóng ở khoảng giữa mép phải của trang văn bản, hoặc phụlục, tài liệu, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu đóng tối đa 5 tờ văn bản, tàiliệu

- Đóng dấu treo ở dưới tên cơ quan đối với các tài liệu, báo cáo của Bộphục vụ họp; thư công của Bộ trưởng, Thứ trưởng; văn bản ngoại giao theo quyđịnh; các tài liệu khác theo yêu cầu của Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo VP Bộ

- Đóng dấu nổi trên các loại thẻ, giấy tờ theo quy định của việc ban hànhcác loại thẻ và giấy tờ cụ thể;

- Đóng dấu độ khẩn, mật và dấu văn thư khác theo quy định của pháp luật

2.2.4.3 Bảo quản con dấu

- Con dấu được bảo quản tại phòng làm việc của cán bộ văn thư, trong hòm

tủ bên dưới bàn làm việc, vị trí thoáng mát, không bị chèn ép Tủ đựng dấu cókhóa Nghĩ trưa và cuối giờ làm việc, cán bộ phụ trách con dấu Phùng Thị Vệ sẽđặt dấu vào tủ và khóa cẩn thận

Trường hợp cần đưa con dấu ra ngoài phải được sự đồng ý của Bộ trưởng,Chánh VP Bộ và phải chịu trách nhiệm về bảo quản và sử dụng con dấu

- Ngoài hai con dấu cơ quan được bảo quản trong tủ có khóa, các con dấukhác được để ngăn ngắn ở khu vực đựng dấu, các con dấu được bảo quản cẩn thận,sạch sẽ, sắp xếp theo trật tự khoa học, thuận tiện cho quá trình sử dụng

2.2.5 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

2.2.5.1 Các loại hồ sơ hình thành tại cơ quan tổ chức

Có ba loại hồ sơ hình thành ở Bộ là: Hồ sơ công việc, hồ sơ nhân sự, hồ sơnguyên tắc

- Hồ sơ công việc: Là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về mộtvấn đề, một sự việc hoặc có cùng đặc trưng như tên loại, tác giả… hình thành trongquá trình giải quyết công việc

Ví dụ : Hồ sơ Cử cán bộ tham gia Tổ biên tập sơ kết 5 năm thực hiện NQ số24-NQ/TW; tham gia Tổ thẩm định báo cáo tổng kết 10 năm thực hiện NĐ 09-NQ/

TW ngày 27/04/2018 của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn

- Hồ sơ nguyên tắc: Là tập hợp bản sao các văn bản quy phạm pháp luật, vănbản hướng dẫn về từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định, dùng làm căn cứ pháp lý,tra cứu khi giải quyết công việc của công ty

Ví dụ : Quyết định số 484/QĐ-BNN-VP ngày 12 tháng 3 năm 2012 của BộNông nghiệp và Phát triển Nông thôn về ban hành Bộ quy chế công vụ của BộNông nghiệp và Phát triển Nông thôn

- Hồ sơ nhân sự: Là một tập văn bản, tài liệu có liên quan đến một cá nhân

cụ thể

Ví dụ: Hồ sơ tuyển dụng CBCC, viên chức của Bộ

2.2.5.2 Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ

Mọi văn bản hình thành trong hoạt động của VP Bộ, sau khi đã giải quyếtxong đều phải được lập hồ sơ để tiếp tục sử dụng cho hoạt động của cơ quan

Theo Quyết định số 484 /QĐ-BNN-VP ngày 12 tháng 3 năm 2012 và quychế công tác lưu trữ ban hành kèm theo quyết định Nội dung việc lập hồ sơ baogồm:

Bước 1: Mở hồ sơ

Mở hồ sơ là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về hồ

sơ bao gồm: Ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ Bìa hồ sơ được thiết kế

và in theo mẫu/ tiêu chuẩn của Bộ quy định

Bước 2: Thu thâp, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ

Cán bộ chuyên môn có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả các văn bản, tàiliệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ tương ứng

đã mở

Bước 3: Kết thúc và biên mục hồ sơ

Khi công việc kết thúc, người lập hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra mức độ đầy

đủ của tài liệu trong hồ sơ; loại bỏ bản nháp, bản trùng, Sắp xếp theo trình tự giảiquyết công việc hoặc theo thời gian, tên loại, tác giả tùy thuộc vào yêu cầu củatừng loại hồ sơ Hoàn thiện hồ sơ, khi hồ sơ hoàn tất sẽ tiến hành bổ sung danhmục hồ sơ

2.2.5.3 Phương pháp lập hồ sơ

Đối với thủ tục mở hồ sơ, căn cứ vào Danh mục hồ sơ của Bộ và thực tế

công việc được giao, cán bộ phụ trách công tác văn thư tại VP Bộ phải chuẩn bịbìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ và trong quá trình giải quyết công việccủa mình sẽ tiếp tục đưa các văn bản hình thành có liên quan vào hồ sơ

Đối với việc thu thập văn bản vào hồ sơ, cán bộ có trách nhiệm lập hồ sơ

cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên quan đến sự việc vào

hồ sơ; các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theođặc điểm khác nhau của công việc để lựa chọn cách sắp xếp cho thích hợp (chủyếu là theo trình tự thời gian và diễn biến của công việc)

Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc Cán bộ có tráchnhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu

và loại ra văn bản trùng thừa, bản nháp, các tư liệu, sách báo không cần để trong

hồ sơ Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập cần phải đảm bảo theo ba tiêu chí:

- Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của Bộ, của VP

Bộ, đúng công việc mà các cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết

- Văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh, có giá trị pháp lý,

có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của vấn đề,

sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc;

- Văn bản trong hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều

2.2.5.4 Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Đối với việc giao nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của Bộ, cán bộ phụ tráchcông tác này tại Văn thư cơ quan phải có những trách nhiệm sau:

- Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Bộ theo thời hạn quy định Trườnghợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải thông báo bằng văn bản choLưu trữ Bộ biết và phải được sự đồng ý của Bộ trưởng, thời hạn giữ lại không quá

02 năm

- Khi chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội thìphải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho Bộ hoặc người kế nhiệm, không được giữ hồ sơ tàiliệu của Bộ làm tài liệu riêng hoặc mang sang cơ quan, tổ chức khác

Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu được quy định như sau:

- Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc;

- Sau 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán đối với tài liệu xâydựng cơ bản

Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp vào Lưu trữ Bộ gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệuđược xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ sơ, tài liệusau:

- Các hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ theo dõi, giải quyết công việcthuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhân giữ và có thể tự loại hủy khi vănbản hết hiệu lực thi hành

- Hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong

- Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (trường hợp trùng hồ sơ với đơn vịchủ trì)

- Các văn bản, tài liệu gửi để biết, tham khảo

Thủ tục giao nhận được quy định như sau: Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu vàoLưu trữ Bộ,VP Bộ phải lập 02 bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và 02 bản Biênbản bàn giao tài liệu Lưu trữ Bộ và VP Bộ mỗi bên giữ mỗi loại một bản

2.2.6 Văn hóa công sở tại BNN&PTNT

2.2.6.1 Quy chế văn hóa công sở tại cơ quan

Hiện nay nước ta đã ban hành văn bản chính thức về văn hóa công sở cụthể là Quyết định số Số: 129/2007/QĐ-TTg ngày 02 tháng 08 năm 2007 của Thủ

nhà nước Bộ Nông nghiệp trên nguyên tắc chấp hành và kế thừa áp dụng cho vănhóa công sở tại cơ quan, tuy không có ban hành văn bản chính thức nhưng có tổchức các đợt tập huấn về văn hóa công sở cho CBCC, viên chức Cụ thể các quy

định về văn hóa công sở được khái quát trong Tập Tài liệu tập huấn “ Kỹ năng văn hóa công sở và giao tiếp hành chính” do VP Bộ chủ trì thực hiện Vì điều kiện văn

bản khá dài nên không thể nêu nguyên văn, có thể tóm gọn các nội dung chính nhưsau:

- Trang phục: CBCC, viên chức phải ăn mặc gọn gàng, lịch sự phù hợp vớiquy định của từng ngành, lĩnh vực

- Lễ phục: Lễ phục của nam CBCC, viên chức: bộ comple, áo sơ mi, cravat.Của nữa CBCC, viên chức: áo dài truyền thống, bộ comple nữ

Đối với CBCC, viên chức là người dân tộc thiểu số, thì lễ phục là trang phụctruyền thống của dân tộc đó

- CBCC, viên chức phải đeo thẻ khi thực hiện nhiệm vụ;

-Quốc huy được treo trang trọng tại vị trí phía trên cổng chính hoặc tòa nhàchính Kích cỡ Quốc huy phải phù hợp với không gian treo Không treo Quốc huyquá cũ hoặc bị hư hỏng

- Quốc kỳ được treo nơi trang trọng trước công sở hoặc tòa nhà chính Quốc

kỳ phải đúng tiêu chuẩn về kích thước, màu sắc đã được Hiến pháp quy định;

- Cách thức bài trí khuôn viên cơ quan:

+ Cơ quan phải có biểu tên được đặt tại cổng chính, trên đó có ghi rõ tên gọiđầy đủ bằng tiếng Việt và địa chỉ của cơ quan;

+ Phòng làm việc phải có biển tên, ghi rõ tên đơn vị, họ và tên, chức danhCBCC, viên chức; được bài trí gọn gàng, khoa học

- Giao tiếp và ứng xử của CBCC và viên chức:

Trong giao tiếp và ứng xử, CBCC, viên chức phải có thái độ lịch sự, tôntrọng Ngôn ngữ giao tiếp phải rõ ràng, mạch lạc; Không nói tục, nói tiếng lóng,quát nạt Hỗ trợ, phối hợp làm việc nhịp nhàng

Đặc biệt nghiêm cấm các hành vi sau đây:

- Hút thuốc lá trong phòng làm việc;

- Sử dụng đồ uống có cồn tại công sở( trừ các dịp liên hoan, lễ tết, tiếp kháchngoại giao đã được sự đồng ý của lãnh đạo cơ quan);

- Quảng cáo thương mại tại cơ quan;

- Lập bàn thờ, thắp hương, đun nấu tại nơi làm việc;

- Nghiêm cấm các hành vi gây lãng phí tài nguyên cơ quan;

- Cửa quyền, hách dịch, gây khó khăn, phiền hà đối với cơ quan, tổ chức, cánhân khi giải quyết công việc;

- Sử dụng thông tin cơ quan vào những việc trái phép, để lộ bí mật nhà nước,

bí mật công tác đến các đối tượng xấu;

- Tập trung bè phái, thoái thác công việc ;

- Tặng quà, nhận quà hối lộ hoặc thực hiện các hành vi vụ lợi,

2.2.6.2 Nhận xét,đánh giá chung

Về cơ bản thì ở VP Bộ nói riêng và BNN&PTNT nói chung đã chấp hànhnghiêm chỉnh các quy định trong quy chế văn hóa công sở của nhà nước và tậphuấn của cơ quan Hầu hết CBCC, viên chức đều có thái độ tích cực, hợp tác manglại một bộ mặt văn hóa mẫu mực cho Bộ Tuy nhiên vẫn còn một số vướng mắctồn đọng trong công tác thực hiện như là còn lãng phí tài nguyên giấy, nước,điện, Vẫn còn tình trạng hút thuốc tại khu vực làm việc, phòng làm việc chưa cóbảng tên tiếng Anh theo quy định Một số cán bộ, viên chức khkông thực hiện đeobảng tên như quy định Do áp lực công việc bận rộn nên CBCC có lúc còn có thái

độ tiêu cực tuy nhiên không phổ biến

2.2.7 Tìm hiểu các trang thiết bị công nghệ phục vụ công tác văn thư

Ứng dụng Công nghệ thông tin là vấn đề được Đảng và Nhà nước rất quantâm, nhất là trong giai đoạn hội nhập làn sóng công nghiệp 4.0 như hiện nay Thểhiện rõ qua các VBQPPL như: Chỉ thị số 58/CTTW ngày 17/10/2000 của BanChấp hành Trung ương Đảng về ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ sự nghiệpcông nghiệp hóa, hiện đại hóa, Đảng ta xác định: “ Công nghệ thông tin là mộttrong các động lực quan trọng nhất của sự phát triển”

Đất nước càng ngày càng phát triển phát sinh thêm nhiều vấn đề cần giảiquyết đòi hỏi công tác văn thư cũng áp lực hơn, khối lượng văn bản, giấy tờ cũngnhiều hơn và công tác quản lý cũng cần tính chuyên nghiệp, nhanh chóng và chínhxác cao hơn

Việc ứng dụng khoa học công nghệ là một nhu cầu tất yếu, giúp giải phóngsức lao động con người đồng thời tạo ra hiệu quả cao hơn, chất lượng hơn, đáp ứngkịp thời những yêu cầu của thời cuộc

Đối với việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác VTLT, trong nhữngnăm qua, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã có nhiều văn bản chỉ đạo nhằm tạokhung pháp lý cho vấn đề này như: Công văn số 608/LTNN-TTNC ngày19/11/1999, Công văn số 139/VTLTNN-TTTH, Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN và mới đây nhất là Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015

về hướng dẫn quản lý văn bản đi, đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng

2.2.7.1 Các trang, thiết bị VP

Các loại thiết bị VP được sử dụng trong hoạt động cơ quan bao gồm điệnthoại bàn, máy tính, máy in, máy scan, máy photocopy, loa đài phục vụ công tác