Ngoài sách, báo, tạp chí, luận án tiến sĩ, phó tiến sĩ cũng là loại ấn phẩm đợc qui định phải nộp lu chiểu về TVQG. Đó là các công trình nghiên cứu thuộc đủ các môn ngành khoa học, là kết quả của quá trình khảo sát đi sâu giải quyết các vấn đề, các khía cạnh trong các lĩnh vực mà xã hội quan tâm. Đó là sự kết hợp hài hoà giữa lý thuyết và thực tiễn, thể hiện sự tìm tòi, khám phá của con ngời. Đây chính là nguồn t liệu quí giá cần đợc lu giữ lại và phổ biến rộng rãi đến mọi ngời. Để mỗi ngời đều có thể ứng dụng những kết quả nghiên cứu đó phục vụ cho những đề tài mới, những vấn đề mới nảy sinh, vì mọi sự sáng tạo cho tơng lai đều bắt nguồn từ những kinh nghiệm rút ra từ quá khứ.
Từ năm 1976, Thủ tớng Chính phủ đã ký quyết định số 401-TTg nêu rõ: TVQG là cơ quan duy nhất đợc thu thập và lu giữ tất cả những luận án tiến sĩ, phó tiến sĩ của ngời Việt nam bảo vệ trong nớc và nớc ngoài.
Theo quyết định, tác giả của luận án sau khi đã bảo vệ thành công đề tài phải nộp cho TVQG một bản bao gồm cả bản chính và bản tóm tắt hay bản dịch tóm tắt nội dung ra tiếng Việt nếu luận án bằng tiếng nớc ngoài. Trên thực tế, số luận án chính thức đợc đăng ký lu vào sổ của TVQG từ năm 1978. Đến tháng 4 năm 2002, Th viện đã nhận đợc 8430 luận án (bao gồm cả bản chính và bản tóm tắt).
Khi đến nộp luận án, ngời nộp đợc nhận “Giấy biên nhận luận án” theo mẫu:
Th viện quốc gia Việt nam Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt nam
31 tràng thi – Hà nội Độc lập Tự do Hạnh phúc– – *********** --- *********** ---
Giấy biên nhận luận án
Th viện Quốc gia đã nhận của đồng chí: ………..
Một luận án nhan đề: ……….. ………... Học vị: Phó Tiến sĩ/ Tiến sĩ Chuyên ngành:………... ………... Kèm theo: 01 bản tóm tắt luận án 01 bản dịch tóm tắt luận án
Hà Nội, ngày tháng năm 200
Ngời nhận
Tác giả sẽ nộp lại giấy này cho Bộ Đại học để hoàn tất thủ tục lu giữ công trình nghiên cứu ở TVQG.
Trớc đây số luận án nộp về TVQG rất ít, mỗi năm chỉ trên dới 100 bộ, nhng trong những năm gần đây, số tài liệu mang tính chất không công bố này đã tăng đáng kể. Cụ thể:
Năm 1999 thu nhận 470 bộ Năm 2000 thu nhận 480 bộ
Năm 2001 thu nhận 688 bộ trong đó có 618 bộ luận án nộp trực tiếp tại TVQG, còn 70 bộ do Bộ Đại học biếu tặng. Đây là một điều rất đáng mừng đối với công cuộc đào tạo nhân tài cho đất nớc. Nó thể hiện
nhu cầu học hỏi, nghiên cứu của con ngời ngày càng cao hơn, rộng hơn, tạo tiền đề cho sự phát triển kinh tế, xã hội sau này.
Nhìn chung nội dung các luận án dều đi sâu tìm hiểu những vấn đề thực tiễn, áp dụng trực tiếp vào công tác sản xuất nh: nông lâm nghiệp, y học, năng lợng, hoá học, xây dựng, công nghệ chế tạo máy ., ngoài ra…
các vấn đề về nghiên cứu trái đất, nghiên cứu sinh vật, công nghệ khai thác tài nguyên cũng rất đợc quan tâm. Đặc biệt, không chỉ có các môn khoa học tự nhiên mà cả những đề tài xã hội cũng nằm trong lĩnh vực quan tâm của những ngời làm công tác nghiên cứu. Đó là các công trình về khoa học kinh tế, ngôn ngữ, triết học, lịch sử, nhà nớc và pháp quyền .…
Về xử lý kỹ thuật đối với luận án, hiện nay, phòng lu chiểu chỉ tiến hành vào sổ đăng ký cá biệt. ở đây, luận án đợc ghi số cá biệt vào trang tên sách và trang 17, đóng dấu của Th viện rồi gửi sang phòng Phân loại biên mục. Phòng này sẽ đảm nhận việc nhập máy và phân loại theo các môn ngành khoa học, sau đó sẽ đa lên phòng đọc để phục vụ.
Sở dĩ nói đây là nguồn tài liệu quí giá không chỉ bởi giá trị nghiên cứu của chúng mà còn vì đây chính là sự kết tinh những kinh nghiệm của ngời đi trớc. Quan trọng hơn, nó còn là tập hợp những phát kiến mới, nhận định mới, dựa trên những lập trờng quan điểm mới của chính tác giả. Nên có thể nói, việc giao nộp công trình nghiên cứu của mình vào TVQG chính là niềm tự hào đối với tác giả, vì tại đây những luận điểm đó sẽ đ- ợc lu truyền rộng rãi, giúp cho những ngời làm công tác nghiên cứu đợc tiếp cận với nguồn t liệu quí giá, bổ sung thêm những kiến thức hiểu biết mới, qua đó ứng dụng vào thực tế, phục vụ cho sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nớc.
Ngoài các ấn phẩm chữ viết nh sách, báo, tạp chí, luận án, luận văn ,…
TVQG còn có nhiệm vụ thu nhận các ấn phẩm đặc biệt khác nh tranh ảnh, sách nhạc, bản đồ, băng, đĩa, lịch…
Trong những năm gần đây, nhu cầu giải trí của ngời dân ngày càng tăng, đi đôi với nó là sự gia tăng về số lợng các văn hoá phẩm cùng loại. Tuy nhiên viêc thu thập những ấn phẩm này về Th viện lại khá khó khăn vì đa phần các NXB đều cho rằng không cần thiết phải nộp nên đã không gửi về Th viện, đặc biệt là các loại lịch, bu ảnh, .. nộp thiếu rất nhiều. Để có sự so sánh, chúng ta sẽ xem số ấn phẩm đợc lu trong ba năm gần đây:
Năm 1999 Năm 2000 Năm 2001
Sách nhạc 56 loại 46 loại
Tranh 45 loại 61 loại
Bản đồ 118 loại 29 loại
Lịch 49 loại 19 loại
Băng cátsét, CD 8 loại
Nh ta đã thấy, hàng năm số lợng băng đĩa nhạc đợc phát hành rất nhiều ngoài thị trờng, song số lợng đợc nộp lu chiểu về TVQG lại rất ít. Đây cũng là trách nhiệm của các nhà chức trách, cần có những văn bản qui định rõ ràng về các loại ấn phẩm phải nộp lu chiểu. Đó sẽ là cơ sở pháp lý để TVQG có biện pháp nhắc nhở các cơ quan phát hành thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của mình.
Công tác xử lý kỹ thuật đối với những ấn phẩm đặc biệt đơn giản hơn rất nhiều so với những loại khác nh sách, báo, tạp chí. Do mỗi ấn phẩm hầu hết chỉ có một bản, trừ sách nhạc phải nộp theo qui định đối với sách, nên sau khi đợc đăng ký số lu chiểu vào sổ đăng ký cá biệt theo từng loại, ấn phẩm sẽ đợc đa vào kho lu chiểu, nếu còn thừa bản nào sẽ đa sang phòng bổ sung, còn sách nhạc vẫn chia về các kho nh sách lu chiểu bình
Tính đến năm 2001, Th viện đã đăng ký lu chiểu đợc tổng số ấn phẩm nh sau: Ký hiệu lu chiểu Số lợng Sách nhạc N 2804 loại Bản đồ BĐ 739 loại Tranh T 6170 loại
Lịch các loại(bỏ túi, để bàn..) L 147 loại
Đĩa Đ 21 loại
Băng nhạc B 478 loại
Trên đây là toàn bộ qui trình xử lý tài liệu nộp lu chiểu về TVQG. Nh ta đã thấy, đối với mỗi loại ấn phẩm đều phải xử lý khá tỉ mỉ mới không gây ra nhầm lẫn, sai phạm. Trong điều kiện hiện nay, lợng sách lu chiểu ngày càng nhiều, đặc biệt năm 2001 đã có 11162 tên sách đợc gửi về Th viện nên công việc của các cán bộ phòng lu chiểu luôn rất bận rộn. Ngoài ra, tốc độ xử lý tài liệu lại ảnh hởng đến công việc của các phòng khác nh phòng phân loại biên mục, phòng đọc, phòng báo đặc biệt là phòng…
phân loại biên mục vì sau khi đăng ký xuất bản phẩm, phòng lu chiểu phải giao cho phòng phân loại biên mục làm các khâu nh phân loại, mô tả tiền máy, in phích Tuy nhiên các cán bộ trong phòng luôn hoàn thành…
xuất sắc nhiệm vụ chuyên môn, ấn phẩm đợc xử lý làm thủ tục kịp thời, luân chuyển cho các kho phòng ban theo đúng lịch qui định:
+ Phòng Báo giao hàng ngày
+ Phòng Đọc và phòng Tra cứu giao 1 tuần/lần + Phòng Phân loại biên mục giao 2 tuần/lần
Việc này có ý nghĩa rất lớn là bảo đảm tính thông tin của tài liệu phục vụ ngời đọc và tra cứu ở TVQG.