Trong các loại hình thông tin đại chúng, báo tạp chí đã trở thành món ăn tinh thần không thể thiếu đợc đối với mỗi ngời. Nó đóng vai trò quan trọng trong việc đăng tải và truyền bá thông tin, cung cấp những kiến
xã hội và tự nhiên. Do nhu cầu của ngời dân về lợng thông tin cập nhật ngày càng tăng nên công nghệ xuất bản báo chí cũng phát triển theo tỷ lệ thuận. Hiện nay, mỗi năm phòng lu chiểu thu nhận khoảng 550 – 600 loại báo, tạp chí khác nhau từ Trung ơng đến Địa phơng nộp lu chiểu về TVQG, tức là có khoảng 550 toà soạn báo cùng hoạt động. Ngoài sự đa dạng phong phú về thể loại, hình thức, định kỳ xuất bản của các báo cũng rất khác nhau. Có báo ra hàng ngày, có báo một tuần một số, có báo một tháng hai số, rồi có loại ra hàng tháng, hai tháng, có loại xuất bản theo quý, theo năm. Thêm vào đó, ngoài những số báo thờng, các toà soạn còn ra thêm các loại phụ san, đặc san, số cuối tuần vừa đáp ứng nhu cầu…
giải trí của nhân dân, vừa tăng thêm doanh thu từ dịch vụ quảng cáo.
Qua những thống kê trên, ta có thể thấy việc thu thập, quản lý các loại báo chí rất phức tạp, dễ nhầm lẫn. Ngoài việc kiểm tra, theo dõi thờng xuyên các số báo để đảm bảo tính liên tục, đủ số, đủ bản, các cán bộ còn phải biết rõ thông tin về các loại báo mới xuất hiện hoặc những loại báo đình bản để có kế hoạch nhắc nhở nộp lu chiểu cũng nh viết phiếu đình bản Nhìn chung, so với công tác l… u chiểu sách, quản lý báo tạp chí lu chiểu còn phức tạp hơn nhiều lần.
Về cơ bản, các công đoạn trong qui trình xử lý ấn phẩm định kỳ cũng giống nh sách, bao gồm:
+ Tiếp nhận báo, tạp chí + Vào phiếu đăng ký + Phân chia vào các kho
Hàng năm, Th viện nhận đợc khoảng 550 – 600 loại báo tạp chí khác nhau và đợc phân chia thành hai khu vực xuất bản là Địa phơng và Trung ơng. Việc phân chia này chỉ nhằm mục đích quản lý và tìm kiếm ấn phẩm đợc dễ dàng hơn. Tiêu chí để phân loại giữa báo TW và ĐF chủ yếu đựa
một địa phơng cụ thể và trụ sở toà soạn báo đóng ở Hà Nội thì đợc chia về báo TW, còn lại là báo ĐF.
VD: Báo ĐF gồm: An Giang, An Ninh Hải Phòng, Đà Nẵng, Đất Mũi…
Tạp chí ĐF gồm: Thế Giới Phụ Nữ TPHCM, Phụ Nữ Thủ Đô…
Báo TW gồm: Nhân Dân, Lao Động, Gia Đình Xã Hội, Văn Nghệ, Tiền Phong…
Tạp chí TW gồm: Hạnh Phúc Gia Đình, Văn Nghệ Quân Đội…
Để có cái nhìn tổng quát về số lợng báo lu chiểu hàng năm, ta có bảng so sánh:
1999 2000 2001
Báo TW 87 loại 90 loại 92 loại
Tạp chí TW 220 loại 230 loại 282 loại
Báo ĐF 126 loại 120 loại 114 loại
Tạp chí ĐF 60 loại 60 loại 92 loại
Bản tin 16 loại 16 loại 16 loại
Tổng số 509 loại 516 loại 596 loại
Nhìn các số liệu trên ta thấy trong năm 1999 và 2000, số loại báo tơng đối đều nhau, nhng đến năm 2001, lợng báo tăng đáng kể.
Năm 2001 có: + Báo TW: 92 loại = 8574 số = 42870 bản + Báo ĐF : 114 loại = 11634 số = 58170 bản + Tạp chí TW: 282 loại = 3138 số = 58170 bản + Tạp chí ĐF: 92 loại = 550 số = 2200 bản + Bản tin: 16 loại = 4680 số = 23400 bản
Theo thống kê của phòng lu chiểu, trong năm 2001 đã có 64 loại báo tạp chí mới xuất bản nh:
- Khoa học và sáng tạo - Đời sống và pháp luật - Ô tô xe máy
- Gia Lai báo ảnh
- Thăng Long Hà Nội ngàn năm ……. 18 loại báo chí đổi tên gọi nh:
- Tạp chí y học cổ truyền = Tạp chí Đông Y - Nghiên cứu giáo dục = Tạp chí Giáo dục
- Tạp chí thông tin dân số = Tạp chí dân số và phát triển
- Tạp chí thông tin Hà Tây = Tạp chí văn hoá thông tin Hà Tây... Có 2 loại báo đình bản là:
- Báo Dân trí - Báo Mỹ thuật cời
Tuy báo chí có rất nhiều loại, số lợng lên tới hàng chục nghìn bản nh-
ng phòng lu chiểu vẫn có sự theo dõi sát sao, nắm rõ lịch xuất bản của
từng loại báo để đảm bảo nhắc nhở, đòi lu chiểu kịp thời, không để lu cữu
lâu ngày để xảy ra tình trạng thiếu bản, thiếu số mà không biết.
Số bản báo, tạp chí nộp lu chiểu về Th viện cũng đợc qui định nh đối với sách, 4 bản cho mỗi ấn phẩm. Điểm khác biệt là hiện tợng nộp thiếu hoặc trốn nộp lu chiểu ấn phẩm định kỳ xảy ra ít hơn, một phần do giá thành báo chí không cao lắm, mặt khác lại có khối lợng nhẹ, tốn ít cớc phí nên hầu hết các toà soạn báo đều tuân thủ đúng qui định.Tuy nhiên cũng vẫn có một số cơ quan, thờng là các toà soạn ở xa, các tỉnh phía Nam, cha chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật về lu chiểu, vẫn nộp thiếu hay nộp không đủ số, Th viện phải gọi điện nhắc nhở hoặc gửi giấy đòi để đảm bảo thu thập đầy đủ số lợng báo chí. Nhờ những nỗ lực trên, hiện nay báo chí của 61 tỉnh, thành phố đã đợc tập hợp về TVQG. Một số cơ
quan trớc đây cha nghiêm túc, sau khi đợc nhắc nhở đã tự giác nộp lu chiểu đều đặn hơn.
Không giống nh sách, đặc điểm của báo, tạp chí là mang tính tĩnh, ít thay đổi, mỗi ấn phẩm ứng với một toà soạn cố định nên khi đến nộp lu chiểu, đại diện toà soạn không cần có sổ ký nhận nh đối với sách. Để tiện theo dõi, Th viện đã lập các hộp phiếu, mỗi phiếu phản ánh một tên báo hoặc tạp chí, bao gồm các mục:
Ký hiệu Tên báo……… ……… . . Tiếng……….. Địa chỉ……… ………. ... Khổ………... ……….……... Loại………… …. .. Chủ nhiệm………. Quản lý………... Nhà in……… Kỳ hạn………… Tháng Tháng Tháng Ký hiệu Nớc Tiếng Thiếu đòi Đình bản Kỳ hạn Ngày ra số đầu
Các ô “Tháng” dùng để đăng ký các số báo xuất bản trong tháng. Tuy nhiên đối với báo ra hàng tháng hoặc quí thì các ô “Tháng” đợc tính bằng năm.
Ký hiệu Tên báo: Thời báo ngân hàng Tiếng: Việt
JC 260 Địa chỉ: Ngành ngân hàng Việt Nam Khổ: 41*29
Chủ nhiệm:……….. Quản lý…….. Nhà in:………. Kỳ hạn: Hàng tuần Từ số 1 – 105 2000 Thiếu các số: 7, 10, 17, 30, 68, 76, 78, 84, 102, 103 2001 Từ số 1 – 105 Thiếu các số 7, 33 2002 Từ số Xuân + số 1 - 21 - Thiếu các số 11, 12, 13, 14, 19, 20
Các phiếu đăng ký đợc tập hợp lại và cho vào hộp phiếu. Hộp phiếu chia làm 4 ô riêng để phân biệt:
+ Báo xuất bản ở Trung ơng + Tạp chí xuất bản ở Trung ơng + Báo xuất bản ở Địa phơng + Tạp chí xuất bản ở Địa phơng
Thông thờng trớc khi vào phiếu đăng ký ấn phẩm định kỳ, các cán bộ tiến hành phân chia riêng biệt hai loại TW và ĐF. Công đoạn này khiến việc đăng ký báo đợc nhanh hơn và khi xếp kho cũng dễ dàng hơn.
Việc phân chia báo về các kho cũng có những nét khác biệt so với sách, đồng thời giữa báo TW và báo ĐF cũng khác nhau.
Đối với báo TW mỗi số có 4 bản thì + 1 bản đa vào kho lu chiểu + 3 bản đa vào kho báo, tạp chí Đối với báo ĐF
+ 1 bản đa vào kho lu chiểu + 2 bản vào kho báo, tạp chí + Còn lại đa vào kho bổ sung
ở tổ báo có một cán bộ chịu trách nhiệm quản lý kho lu chiểu. Cán bộ này có nhiệm vụ nhận lại sách lu chiểu đã đợc xử lý từ phòng Phân loại biên mục chuyển về và đa lên giá theo số lu chiểu. Còn đối với báo, tạp chí thì xếp vào kho theo 5 khu vực:
1. Báo xuất bản ở Trung ơng 2. Tạp chí xuất bản ở Trung ơng 3. Báo tạp chí tiếng nớc ngoài 4. Báo xuất bản ở Địa phơng
Trong mỗi khu vực, các loại báo đợc xếp theo thứ tự chữ cái từ trên xuống dới, từ trái qua phải.
Cán bộ coi kho còn phải đảm nhiệm việc sắp xếp từng loại báo theo thời gian. Sau một năm, mỗi loại báo sẽ đợc xếp lại theo số và buộc thành bó, mỗi bó có một phích mô tả ký hiệu của báo, năm xuất bản báo, từ số nào đến số nào, thiếu số nào Việc này tuy đòi hỏi nhiều thời gian và…
công sức nhng lại rất tiện lợi cho công tác tra tìm. Ngoài việc thu nhận sách báo về kho, cán bộ này còn có nhiệm vụ chăm sóc, bảo quản số tài liệu trong kho. Tuy các công việc chính nh hút bụi, xử lý mối mọt đã…
do phòng Bảo quản đảm nhận, nhng cũng chỉ trong từng đợt nhất định, nhiệm vụ theo dõi chính vẫn thuộc về cán bộ coi kho. Không chỉ các tác nhân gây hại nh mối mọt mà ngay cả nhiệt độ, ánh sáng mặt trời cũng nh độ ẩm cũng có ảnh hởng rất lớn đến tuổi thọ của tài liệu. Nh ta đã biết, tài liệu ở nớc ta hiện nay chủ yếu vẫn xuất bản trên giấy. Trớc đây chất l- ợng giấy không đợc tốt nên có nhiều tài liệu quí hiếm đã bị huỷ hoại theo thời gian. Tuy hiện nay chất lợng đã tốt hơn trớc những cũng không thể coi nhẹ việc bảo quản tài liệu, nhất là đối với kho lu chiểu thì công việc này càng cần thiết hơn vì đây là kho tàng trữ lâu dài các xuất bản phẩm trên toàn lãnh thổ. Hiện nay do TVQG đang trong giai đoạn sửa chữa nên một phần kho lu chiểu đã đợc chuyển sang Đông Anh, còn một phần vẫn để ở kho cũ. Kho này do vị trí ở tầng I của toà nhà nên rất ẩm thấp. Một số báo lu để lâu ngày đã bị mủn, vừa gây thiệt hại cho kho tàng, vừa ảnh hởng đến sức khoẻ của cán bộ coi kho. Nhng hiện nay số sách báo này đã đợc chuyển lên kho mới với các điều kiện nhiệt độ và ánh sáng phù hợp. Có thể trong năm 2002, việc tu sửa lại Th viện hoàn tất, kho lu chiểu ở Đông Anh cũng đợc chuyển về kho mới nhờ đó công tác bảo quản đợc thuận lợi hơn nhằm gìn giữ những tinh hoa văn hoá của dân tộc đợc lâu
