Luận văn thạc sỹ 2016 theo TT200 hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp thuộc nhà nước LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan rằng nghiên cứu này được thực hiện là công trình của bản thân. Số liệu và kết quả trong nghiên cứu này là trung thực và có nguồn gốc rõ ràng và tin cậy. Luận văn này chưa từng được công bố trong bất kỳ công trình nào trước đây. Hà Nội, tháng 2 năm 2016 Tác giả luận văn Mục lục Trang phụ bìa Lời cam đoan Mục lục Danh mục các chữ viết tắt Danh mục các sơ đồ LỜI CAM ĐOAN 1 MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP 6 1.1 KHÁI NIỆM, ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG VÀ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH TẠI CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP…………………. 6 1.1.1 Khái niệm và phân loại đơn vị sự nghiệp công lập 6 1.1.2 Đặc điểm hoạt động của đơn vị sự nghiệp công lập 8 1.1.3 Quản lý tài chính tại các đơn vị sự nghiệp công lập 9 1.2 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP………………………. 16 1.2.1 Khái niệm, vai trò của tổ chức công tác kế toán 16 1.2.2 Nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị sự nghiệp công lập 18 1.2.3 Những nguyên tắc tổ chức công tác kế toán tại đơn vị sự nghiệp công lập 20 1.3 NỘI DUNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP………………………………………………….. 22 1.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán 22 1.3.2 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán 26 1.3.3 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán 31 1.3.4 Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán 34 1.3.5 sTổ chức hệ thống báo cáo kế toán 37 1.3.6 Tổ chức kiểm tra công tác kế toán 40 KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 43 CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI BAN QUẢN LÝ CHỈNH TRANG ĐÔ THỊ HÀ NỘI 44 2.1 KHÁI QUÁT VỀ BAN QUẢN LÝ CHỈNH TRANG ĐÔ THỊ HÀ NỘI………………………………………………………………………… .44 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Ban quản lý chỉnh trang đô thị Hà Nội 44 2.1.2 Đặc điểm hoạt động của Ban quản lý chỉnh trang đô thị Hà Nội 45 2.1.3 Tổ chức bộ máy của Ban quản lý chỉnh trang đô thị Hà Nội 45 2.1.4 Đặc điểm quản lý tài chính của Ban Quản lý chỉnh trang đô thị Hà Nội 46 2.2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI BAN QUẢN LÝ CHỈNH TRANG ĐÔ THỊ HÀ NỘI………………………….. 49 2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại Ban Quản lý chỉnh trang đô thị Hà Nội 49 2.2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán tại Ban Quản lý chỉnh trang đô thị Hà Nội 51 2.2.3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán tại Ban Quản lý chỉnh trang đô thị Hà Nội 59 2.2.4 Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán tại Ban Quản lý chỉnh trang đô thị Hà Nội 64 2.2.5 Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán tại Ban Quản lý chỉnh trang đô thị Hà Nội 66 2.2.6 Tổ chức kiểm tra công tác kế toán tại Ban Quản lý chỉnh trang đô thị Hà Nội 71 2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRANG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI BAN QUẢN LÝ CHỈNH TRANG ĐÔ THỊ HÀ NỘI……………….. 72 2.3.1 Ưu điểm 72 2.3.2 Hạn chế 75 2.3.3 Nguyên nhân 79 KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 81 CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI BAN QUẢN LÝ CHỈNH TRANG ĐÔ THỊ HÀ NỘI 82 3.1 SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI BAN QUẢN LÝ CHỈNH TRANG ĐÔ THỊ HÀ NỘI…………………………………………………………………………. 82 3.2 YÊU CẦU VÀ NGUYÊN TẮC HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI BAN QUẢN LÝ CHỈNH TRANG ĐÔ THỊ HÀ NỘI…………………………………………………………………………. 83 3.2.1 Yêu cầu hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Ban Quản lý chỉnh trang đô thị Hà Nội 83 3.2.2 Nguyên tắc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Ban quản lý chỉnh trang đô thị Hà Nội 84 3.3 CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI BAN QUẢN LÝ CHỈNH TRANG ĐÔ THỊ HÀ NỘI……….. 86 3.3.1 Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán 86 3.3.2 Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ kế toán 87 3.3.3 Hoàn thiện tổ chức hệ thống tài khoản kế toán 89 3.3.4 Hoàn thiện tổ chức hệ thống sổ sách kế toán 89 3.3.5 Hoàn thiện tổ chức hệ thống báo cáo kế toán 90 3.3.6 Hoàn thiện tổ chức kiểm tra công tác kế toán 91 3.4 ĐIỀU KIỆN THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI BAN QUẢN LÝ CHỈNH TRANG ĐÔ THỊ HÀ NỘI…………………………………………………………… 91 3.4.1 Về phía các cơ quan chức năng 92 3.4.2 Về phía Ban Quản lý chỉnh trang đô thị Hà Nội 92 KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 94 4. KẾT LUẬN 95 5. TÀI LIỆU THAM KHẢO 97 6. PHỤ LỤC 98 DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT NSNN Ngân sách nhà nước HCSN Hành chính sự nghiệp BCTC Báo cáo tài chính KBNN Kho bạc nhà nước BHYT Bảo hiểm y tế BHXH Bảo hiểm xã hội BHTN Bảo hiểm thất nghiệp KPCĐ Kinh phí công đoàn TSCĐ Tài sản cố định TK Tài khoản DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ Trang Sơ đồ 1.1: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung……………………....23 Sơ đồ 1.2: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán……………………….24 Sơ đồ 1.3: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán……25 Sơ đồ 1.4 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung…...39 Sơ đồ1.5:Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái…41 Sơ đồ 1.6: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ…43 Sơ đồ 1.7:Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính….45 Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Ban Quản lý chỉnh trang đô thị Hà Nội.............................................................................................................57 Sơ đồ 2.2: Quy trình thu tiền mặt…………………………………..……......61 Sơ đồ 2.3: Quy trình chi tiền mặt……………………………………………62 Sơ đồ 2.4: Quy trình thu tiền gửi ngân hàng, kho bạc……………...………..62 Sơ đồ 2.5: Quy trình chi tiền gửi ngân hàng, kho bạc………………..…...…63 Sơ đồ 2.6: Quy trình chi tiền gửi kho bạc…………………………..….....…64 Sơ đồ 2.7: Mô hình tăng TSCĐ………………………………..………….....65 Sơ đồ 2.8: Mô hình thanh lý, điều chuyển tài sản cố định…………………..66 MỞ ĐẦU 1.Tính cấp thiết của đề tài Kế toán với chức năng thông tin và kiểm tra các hoạt động kinh tế tài chính của một tổ chức để phục vụ cho nhu cầu quản lý của các đối tượng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Đặc biệt là trong giai đoạn hiện nay – giai đoạn toàn cầu hoá nền kinh tế, sự cạnh tranh mang tính chất phức tạp, khốc liệt. Có thể nói, chất lượng và hiệu quả của công tác kế toán ảnh hưởng trực tiếp đến chất luợng, hiệu quả quản lý, điều hành tổ chức để đạt được các mục tiêu đã đề ra. Kế toán có thể phát huy đầy đủ các chức năng của mình chỉ khi công tác kế toán của các đơn vị được tổ chức một cách khoa học, hợp lý và có một hệ thống kế toán hoàn chỉnh. Nền kinh tế nước ta những năm gần đây đang trong quá trình hội nhập ngày càng sâu rộng với nền kinh tế quốc tế và khu vực, trong xu thế đó tất yếu phải từng bước hoàn thiện hệ thống pháp lý phù hợp với các nước trên thế giới. Theo đó, hệ thống pháp lý kế toán Việt Nam không ngừng được đổi mới và phát triển từng bước đáp ứng được yêu cầu của nền kinh tế thị trường và xu hướng mở cửa, hội nhập kinh tếtiếp cận với các chuẩn mực kế toán quốc tế. Trên cơ sở hệ thống pháp lý về kế toán của Nhà nước, các đơn vị tiến hành tổ chức công tác kế toán phù hợp với đặc điểm của đơn vị mình. Tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị là một khâu của công tác tổ chức, quản lý và điều kiện để thực thi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phục vụ công tác quản lý; những nội dung tổ chức công tác kế toán là trọng tâm xuyên suốt trong quá trình xây dựng và vận dụng hệ thống pháp lý về kế toán vào từng đơn vị cụ thể. Tổ chức công tác kế toán tốt sẽ tạo điều kiện cho đơn vị có cơ hội phát huy tốt hơn thế mạnh và giảm thiểu tối đa những yếu kém trong quá trình hoạt động và phát triển của đơn vị. Ban Quản lý chỉnh trang đô thị Hà Nội được thành lập nhằm thực hiện quản lý đầu tư xây dựng theo qui hoạch trong địa bàn Hà Nội, theo dõi kiểm tra giám sát việc sử dụng và khai thác các công trình cơ sở hạ tầng kỹ thuật đô thị, được ủy quyền quản lý của Nhà nước một số mặt về đầu tư và xây dựng trên địa bàn Hà Nội… Trong điều kiện hiện nay, việc quản lý đầu tư xây dựng tại thành phố Hà Nội khá là phức tạp. Điều này đã đặt ra khó khăn cho Ban quản lý chỉnh trang đô thị Hà Nội, đòi hỏi Ban Quản lý chỉnh trang đô thị Hà Nội cần phải dần dần từng bước kiện toàn bộ máy tổ chức hoạt động để nhằm đáp ứng được nhu cầu mới, cải cách thủ tục hành chính, định hướng kiểm soát thị trường bất động sản và thể hiện được vai trò chỉ đạo khớp nối hệ thống hạ tầng kỹ thuật và xã hội. Với tư cách là một bộ phận của hệ thống các công cụ quản lý, kế toán cũng cần có sự đổi mới và hoàn thiện liên tục cho phù hợp. Chính vì vậy, việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Ban quản lý chỉnh trang đô thị Hà Nội là một yêu cầu cấp bách và hết sức cần thiết. Luận văn với đề tài: “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Ban Quản lý chỉnh trang đô thị Hà Nội” được nghiên cứu với mong muốn đóng góp một phần nhỏ vào việc giải quyết các vấn đề nêu trên. 2. Tổng quan các công trình nghiên cứu có liên quan tới đề tài Năm 2007, luận văn thạc sĩ Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân, tác giả Ngô Thị Hồng Hạnh đã nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại các Ban quản lý đầu tư và xây dựng cơ bản trên địa bàn Hà Nội”. Đề tài đã nghiên cứu lý luận về tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị sự nghiệp, trên cơ sở đó làm rõ thực trạng các nội dung tổ chức công tác kế toán tại các Ban quản lý đầu tư và xây dựng cơ bản trên địa bàn Hà Nội như: tổ chức vận dụng chứng từ, tổ chức hệ thống tài khoản kế toán, tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán và tổ chức báo cáo kế toán, từ đó luận văn đưa ra những giải pháp cho việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại các Ban quản lý đầu tư và xây dựng cơ bản trên địa bàn Hà Nội. Tuy nhiên, các giải pháp luận văn đưa ra còn chung chung, chưa mang tính cụ thể, tính sát thực. Năm 2011, công trình luận văn thạc sỹ trường Đại học Đà Nẵng “Tổ chức công tác kế toán đầu tư xây dựng cơ bản tại Ban quản lý dự án cầu Rồng” của tác giả Nguyễn Thị Minh Phương. Trên cơ sở phân tích những lý luận về kế toán xây dựng cơ bản và tổ chức công tác kế toán đầu tư xây dựng cơ bản, tác giả đã khái quát được những ưu, nhược điểm của tổ chức công tác kế toán tại Ban quản lý dự án cầu Rồng, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm tổ chức công tác kế toán đầu tư xây dựng cơ bản tại Ban quản lý dự án cầu Rồng với mục tiêu đảm bảo cho công tác kế toán tại đơn vị đi vào hoạt động một cách có hiệu quả và nề nếp. Tuy nhiên, luận văn mới chỉ dừng tới việc nghiên cứu nội dung kế toán xây dựng cơ bản tại Ban quản lý dự án cầu Rồng, chưa nghiên cứu nội dung kế toán tại Ban quản lý đầu tư và xây dựng cơ bản, chưa đi sâu nghiên cứu một cách có hệ thống việc tổ chức công tác kế toán dự án. Kế thừa các ưu điểm và kết quả nghiên cứu đã đạt được đồng thời khắc phục những hạn chế của các công trình nghiên cứu, vận dụng vào Ban quản lý chỉnh trang đô thị Hà Nội tác giả nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Ban Quản lý chỉnh trang đô thị Hà Nội”. 3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là tìm hiểu về tổ chức công tác kế toán tại Ban Quản lý chỉnh trang đô thị Hà Nội, từ đó đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại đơn vị để có thể nâng cao vai trò của công tác kế toán trong việc quản lý tài chính tại Ban Quản lý chỉnh trang đô thị Hà Nội. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: luận văn nghiên cứu về tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị sự nghiệp công lập. Phạm vi nghiên cứu: Luận văn tập trung nghiên cứu tổ chức công tác kế toán tại Ban Quản lý chỉnh trang đô thị Hà Nội. 5. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn Ý nghĩa lý luận: Luận văn trình bày khái quát, hệ thống hóa và làm sáng tỏ những vấn đề lý luận về tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị sự nghiệp công lập nói chung và tại Ban Quản lý chỉnh trang đô thị Hà Nội nói riêng. Ý nghĩa thực tiễn: Luận văn phân tích và đánh giá về thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Ban Quản lý chỉnh trang đô thị Hà Nội. Trên cơ sở đó, luận văn đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Ban Quản lý chỉnh trang đô thị Hà Nội nói riêng. Từ đó có thể vận dụng cho các đơn vị sự nghiệp công lập nói chung. 6. Phương pháp nghiên cứu Luận văn dựa trên phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng, duy vật lịch sử, tính logic để nghiên cứu các vấn đề lý luận cũng như các vấn đề thực tiễn tổ chức công tác kế toán tại Ban Quản lý chỉnh trang đô thị Hà Nội. Luận văn sử dụng các phương pháp diễn giải, so sánh để khảo sát các công trình nghiên cứu đã công bố có liên quan đến đề tài nhằm tìm ra những vấn đề cần giải quyết về mặt lý thuyết. Trên cơ sở đó, luận văn đã phân tích và tổng kết những vấn đề nghiên cứu có liên quan đến tổ chức công tác kế toán và xác định mục tiêu nghiên cứu của mình. Phương pháp khảo sát, phỏng vấn được thực hiện để thu thập thông tin trên các đối tượng cần lấy thông tin phục vụ quá trình nghiên cứu, thông tin tài liệu thu thập được khi sử dụng phương pháp này là các tài liệu sơ cấp mang tính chính xác cao. Các tài liệu thu thập được dùng để minh chứng các nội dung liên quan đến tổ chức công tác kế toán như: đặc điểm của đơn vị sự nghiệp công lập, cơ chế quản lý tài chính, nguồn tài chính đầu tư cho các đơn vị sự nghiệp công lập. Phương pháp tổng hợp, phân tích dữ liệu: Dựa vào những thông tin, tài liệu thu thập được qua các cuộc phỏng vấn, qua việc quan sát tại đơn vị…các thông tin được lựa chọn, phân loại và sắp xếp một cách có hệ thống. 7. Bố cục của luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục, tài liệu tham khảo, phụ lục, nội dung luận văn gồm 3 chương sau: Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán trong đơn vị sự nghiệp công lập. Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Ban Quản lý chỉnh trang đô thị Hà Nội. Chương 3: Giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Ban Quản lý chỉnh trang đô thị Hà Nội.
Trang 1Tôi xin cam đoan rằng nghiên cứu này được thực hiện là công trình của bản thân Số liệu và kết quả trong nghiên cứu này là trung thực và có nguồn gốc rõ ràng
và tin cậy Luận văn này chưa từng được công bố trong bất kỳ công trình nào trước đây.
Hà Nội, tháng 2 năm 2016
Tác giả luận văn
Trang 2Mục lục
Danh mục các chữ viết tắt
Danh mục các sơ đồ
LỜI CAM ĐOAN 1
MỞ ĐẦU 1
CHƯƠNG 1 - CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP 6
1.1 KHÁI NIỆM, ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG VÀ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH TẠI CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP……… 6
1.1.1 Khái niệm và phân loại đơn vị sự nghiệp công lập 6
1.1.2 Đặc điểm hoạt động của đơn vị sự nghiệp công lập 8
1.1.3 Quản lý tài chính tại các đơn vị sự nghiệp công lập 9
1.2 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP……….
16 1.2.1 Khái niệm, vai trò của tổ chức công tác kế toán 16
1.2.2 Nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị sự nghiệp công lập 18 1.2.3 Những nguyên tắc tổ chức công tác kế toán tại đơn vị sự nghiệp công lập 20
1.3 NỘI DUNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP………
22 1.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán 22
1.3.2 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán 26
1.3.3 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán 31
1.3.4 Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán 34
1.3.5 sTổ chức hệ thống báo cáo kế toán 37
1.3.6 Tổ chức kiểm tra công tác kế toán 40
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 43
Trang 32.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Ban quản lý chỉnh trang đô thị Hà Nội 44 2.1.2 Đặc điểm hoạt động của Ban quản lý chỉnh trang đô thị Hà Nội 45
2.1.3 Tổ chức bộ máy của Ban quản lý chỉnh trang đô thị Hà Nội 45
2.1.4 Đặc điểm quản lý tài chính của Ban Quản lý chỉnh trang đô thị Hà Nội 46
2.2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI BAN QUẢN LÝ CHỈNH TRANG ĐÔ THỊ HÀ NỘI……… 49
2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại Ban Quản lý chỉnh trang đô thị Hà Nội 49
2.2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán tại Ban Quản lý chỉnh trang đô thị Hà Nội 51
2.2.3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán tại Ban Quản lý chỉnh trang đô thị Hà Nội 59
2.2.4 Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán tại Ban Quản lý chỉnh trang đô thị Hà Nội 64
2.2.5 Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán tại Ban Quản lý chỉnh trang đô thị Hà Nội 66
2.2.6 Tổ chức kiểm tra công tác kế toán tại Ban Quản lý chỉnh trang đô thị Hà Nội 71 2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRANG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI BAN QUẢN LÝ CHỈNH TRANG ĐÔ THỊ HÀ NỘI………
72 2.3.1 Ưu điểm 72
2.3.2 Hạn chế 75
2.3.3 Nguyên nhân 79
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 81
CHƯƠNG 3 - GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI BAN QUẢN LÝ CHỈNH TRANG ĐÔ THỊ HÀ NỘI 82
3.1 SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI BAN QUẢN LÝ CHỈNH TRANG ĐÔ THỊ HÀ NỘI……… 82
Trang 43.2.1 Yêu cầu hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Ban Quản lý chỉnh trang đô thị Hà Nội 83
3.2.2 Nguyên tắc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Ban quản lý chỉnh trang đô thị Hà Nội 84
3.3 CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI BAN QUẢN LÝ CHỈNH TRANG ĐÔ THỊ HÀ NỘI………
86 3.3.1 Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán 86
3.3.2 Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ kế toán 87
3.3.3 Hoàn thiện tổ chức hệ thống tài khoản kế toán 89
3.3.4 Hoàn thiện tổ chức hệ thống sổ sách kế toán 89
3.3.5 Hoàn thiện tổ chức hệ thống báo cáo kế toán 90
3.3.6 Hoàn thiện tổ chức kiểm tra công tác kế toán 91
3.4 ĐIỀU KIỆN THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI BAN QUẢN LÝ CHỈNH TRANG ĐÔ THỊ HÀ NỘI………
91 3.4.1 Về phía các cơ quan chức năng 92
3.4.2 Về phía Ban Quản lý chỉnh trang đô thị Hà Nội 92
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 94
4 KẾT LUẬN 95
5 TÀI LIỆU THAM KHẢO 97
6 PHỤ LỤC 98
Trang 5HCSN Hành chính sự nghiệp
Trang 6Sơ đồ 1.1: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung……… 23
Sơ đồ 1.2: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán……….24
Sơ đồ 1.3: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán……25
Sơ đồ 1.4 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung… 39
Sơ đồ1.5:Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái…41 Sơ đồ 1.6: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ…43 Sơ đồ 1.7:Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính….45 Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Ban Quản lý chỉnh trang đô thị Hà Nội 57
Sơ đồ 2.2: Quy trình thu tiền mặt……… …… 61
Sơ đồ 2.3: Quy trình chi tiền mặt………62
Sơ đồ 2.4: Quy trình thu tiền gửi ngân hàng, kho bạc……… ……… 62
Sơ đồ 2.5: Quy trình chi tiền gửi ngân hàng, kho bạc……… … …63
Sơ đồ 2.6: Quy trình chi tiền gửi kho bạc……… … …64
Sơ đồ 2.7: Mô hình tăng TSCĐ……… ………… 65
Sơ đồ 2.8: Mô hình thanh lý, điều chuyển tài sản cố định……… 66
Trang 7MỞ ĐẦU 1.Tính cấp thiết của đề tài
Kế toán với chức năng thông tin và kiểm tra các hoạt động kinh tế- tàichính của một tổ chức để phục vụ cho nhu cầu quản lý của các đối tượng bêntrong và bên ngoài doanh nghiệp Đặc biệt là trong giai đoạn hiện nay – giaiđoạn toàn cầu hoá nền kinh tế, sự cạnh tranh mang tính chất phức tạp, khốcliệt Có thể nói, chất lượng và hiệu quả của công tác kế toán ảnh hưởng trựctiếp đến chất luợng, hiệu quả quản lý, điều hành tổ chức để đạt được các mụctiêu đã đề ra Kế toán có thể phát huy đầy đủ các chức năng của mình chỉ khicông tác kế toán của các đơn vị được tổ chức một cách khoa học, hợp lý và cómột hệ thống kế toán hoàn chỉnh
Nền kinh tế nước ta những năm gần đây đang trong quá trình hội nhậpngày càng sâu rộng với nền kinh tế quốc tế và khu vực, trong xu thế đó tất yếuphải từng bước hoàn thiện hệ thống pháp lý phù hợp với các nước trên thếgiới Theo đó, hệ thống pháp lý kế toán Việt Nam không ngừng được đổi mới
và phát triển từng bước đáp ứng được yêu cầu của nền kinh tế thị trường và
xu hướng mở cửa, hội nhập kinh tế-tiếp cận với các chuẩn mực kế toán quốc
tế Trên cơ sở hệ thống pháp lý về kế toán của Nhà nước, các đơn vị tiến hành
tổ chức công tác kế toán phù hợp với đặc điểm của đơn vị mình Tổ chứccông tác kế toán trong các đơn vị là một khâu của công tác tổ chức, quản lý vàđiều kiện để thực thi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phục vụ công tác quảnlý; những nội dung tổ chức công tác kế toán là trọng tâm xuyên suốt trong quátrình xây dựng và vận dụng hệ thống pháp lý về kế toán vào từng đơn vị cụthể Tổ chức công tác kế toán tốt sẽ tạo điều kiện cho đơn vị có cơ hội pháthuy tốt hơn thế mạnh và giảm thiểu tối đa những yếu kém trong quá trình hoạtđộng và phát triển của đơn vị
Trang 8Ban Quản lý chỉnh trang đô thị Hà Nội được thành lập nhằm thực hiệnquản lý đầu tư xây dựng theo qui hoạch trong địa bàn Hà Nội, theo dõi kiểmtra giám sát việc sử dụng và khai thác các công trình cơ sở hạ tầng kỹ thuật đôthị, được ủy quyền quản lý của Nhà nước một số mặt về đầu tư và xây dựngtrên địa bàn Hà Nội… Trong điều kiện hiện nay, việc quản lý đầu tư xây dựngtại thành phố Hà Nội khá là phức tạp Điều này đã đặt ra khó khăn cho Banquản lý chỉnh trang đô thị Hà Nội, đòi hỏi Ban Quản lý chỉnh trang đô thị HàNội cần phải dần dần từng bước kiện toàn bộ máy tổ chức hoạt động để nhằmđáp ứng được nhu cầu mới, cải cách thủ tục hành chính, định hướng kiểm soátthị trường bất động sản và thể hiện được vai trò chỉ đạo khớp nối hệ thống hạtầng kỹ thuật và xã hội.
Với tư cách là một bộ phận của hệ thống các công cụ quản lý, kế toáncũng cần có sự đổi mới và hoàn thiện liên tục cho phù hợp Chính vì vậy, việchoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Ban quản lý chỉnh trang đô thị Hà Nội
là một yêu cầu cấp bách và hết sức cần thiết Luận văn với đề tài: “Hoàn
thiện tổ chức công tác kế toán tại Ban Quản lý chỉnh trang đô thị Hà Nội”
được nghiên cứu với mong muốn đóng góp một phần nhỏ vào việc giải quyếtcác vấn đề nêu trên
2 Tổng quan các công trình nghiên cứu có liên quan tới đề tài
Năm 2007, luận văn thạc sĩ - Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân, tác
giả Ngô Thị Hồng Hạnh đã nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện tổ chức công tác kế
toán tại các Ban quản lý đầu tư và xây dựng cơ bản trên địa bàn Hà Nội” Đề
tài đã nghiên cứu lý luận về tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị sựnghiệp, trên cơ sở đó làm rõ thực trạng các nội dung tổ chức công tác kế toántại các Ban quản lý đầu tư và xây dựng cơ bản trên địa bàn Hà Nội như: tổchức vận dụng chứng từ, tổ chức hệ thống tài khoản kế toán, tổ chức vận dụng
hệ thống sổ kế toán và tổ chức báo cáo kế toán, từ đó luận văn đưa ra những
Trang 9giải pháp cho việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại các Ban quản lý đầu
tư và xây dựng cơ bản trên địa bàn Hà Nội Tuy nhiên, các giải pháp luận vănđưa ra còn chung chung, chưa mang tính cụ thể, tính sát thực
Năm 2011, công trình luận văn thạc sỹ trường Đại học Đà Nẵng “Tổ
chức công tác kế toán đầu tư xây dựng cơ bản tại Ban quản lý dự án cầu Rồng” của tác giả Nguyễn Thị Minh Phương Trên cơ sở phân tích những lý
luận về kế toán xây dựng cơ bản và tổ chức công tác kế toán đầu tư xây dựng
cơ bản, tác giả đã khái quát được những ưu, nhược điểm của tổ chức công tác
kế toán tại Ban quản lý dự án cầu Rồng, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm tổchức công tác kế toán đầu tư xây dựng cơ bản tại Ban quản lý dự án cầu Rồngvới mục tiêu đảm bảo cho công tác kế toán tại đơn vị đi vào hoạt động mộtcách có hiệu quả và nề nếp Tuy nhiên, luận văn mới chỉ dừng tới việc nghiêncứu nội dung kế toán xây dựng cơ bản tại Ban quản lý dự án cầu Rồng, chưanghiên cứu nội dung kế toán tại Ban quản lý đầu tư và xây dựng cơ bản, chưa
đi sâu nghiên cứu một cách có hệ thống việc tổ chức công tác kế toán dự án
Kế thừa các ưu điểm và kết quả nghiên cứu đã đạt được đồng thời khắcphục những hạn chế của các công trình nghiên cứu, vận dụng vào Ban quản lý
chỉnh trang đô thị Hà Nội tác giả nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện tổ chức công
tác kế toán tại Ban Quản lý chỉnh trang đô thị Hà Nội”.
3 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là tìm hiểu về tổ chức công tác kế toántại Ban Quản lý chỉnh trang đô thị Hà Nội, từ đó đưa ra một số giải phápnhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại đơn vị để có thể nâng cao vai tròcủa công tác kế toán trong việc quản lý tài chính tại Ban Quản lý chỉnh trang
đô thị Hà Nội
4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Trang 10- Đối tượng nghiên cứu: luận văn nghiên cứu về tổ chức công tác kếtoán trong các đơn vị sự nghiệp công lập.
- Phạm vi nghiên cứu: Luận văn tập trung nghiên cứu tổ chức công tác
kế toán tại Ban Quản lý chỉnh trang đô thị Hà Nội
5 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn
- Ý nghĩa lý luận: Luận văn trình bày khái quát, hệ thống hóa và làmsáng tỏ những vấn đề lý luận về tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị sựnghiệp công lập nói chung và tại Ban Quản lý chỉnh trang đô thị Hà Nội nóiriêng
- Ý nghĩa thực tiễn: Luận văn phân tích và đánh giá về thực trạng tổ chứccông tác kế toán tại Ban Quản lý chỉnh trang đô thị Hà Nội Trên cơ sở đó,luận văn đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tạiBan Quản lý chỉnh trang đô thị Hà Nội nói riêng Từ đó có thể vận dụng chocác đơn vị sự nghiệp công lập nói chung
6 Phương pháp nghiên cứu
Luận văn dựa trên phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng,duy vật lịch sử, tính logic để nghiên cứu các vấn đề lý luận cũng như các vấn
đề thực tiễn tổ chức công tác kế toán tại Ban Quản lý chỉnh trang đô thị HàNội
Luận văn sử dụng các phương pháp diễn giải, so sánh để khảo sát cáccông trình nghiên cứu đã công bố có liên quan đến đề tài nhằm tìm ra nhữngvấn đề cần giải quyết về mặt lý thuyết Trên cơ sở đó, luận văn đã phân tích
và tổng kết những vấn đề nghiên cứu có liên quan đến tổ chức công tác kếtoán và xác định mục tiêu nghiên cứu của mình
Phương pháp khảo sát, phỏng vấn được thực hiện để thu thập thông tintrên các đối tượng cần lấy thông tin phục vụ quá trình nghiên cứu, thông tin
Trang 11tài liệu thu thập được khi sử dụng phương pháp này là các tài liệu sơ cấpmang tính chính xác cao.
Các tài liệu thu thập được dùng để minh chứng các nội dung liên quanđến tổ chức công tác kế toán như: đặc điểm của đơn vị sự nghiệp công lập, cơchế quản lý tài chính, nguồn tài chính đầu tư cho các đơn vị sự nghiệp cônglập
Phương pháp tổng hợp, phân tích dữ liệu: Dựa vào những thông tin, tàiliệu thu thập được qua các cuộc phỏng vấn, qua việc quan sát tại đơn vị…cácthông tin được lựa chọn, phân loại và sắp xếp một cách có hệ thống
7 Bố cục của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục, tài liệu tham khảo, phụ lục, nội dungluận văn gồm 3 chương sau:
- Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán trong đơn vị sựnghiệp công lập
- Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Ban Quản lý chỉnhtrang đô thị Hà Nội
- Chương 3: Giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại BanQuản lý chỉnh trang đô thị Hà Nội
Trang 12CHƯƠNG 1 - CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
TRONG ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP 1.1 KHÁI NIỆM, ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG VÀ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH TẠI CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP
1.1.1 Khái niệm và phân loại đơn vị sự nghiệp công lập
* Khái niệm
Theo quy định của Luật viên chức, đơn vị sự nghiệp công lập là tổ chức
do cơ quan có thẩm quyền của Nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị
-xã hôik thành lập thoe quy định của pháp luật, có tư cách pháp nhân, cung cấpdịch vụ công, phục vụ quản lý nhà nước Như vậy, đơn vị sư nghiệp công lậpđược thành lập với mục tiêu đáp ứng và hỗ trợ hoạt động của các cơ quanhành chính nhà nước Do vậy các đơn vị này thường có nguồn thu từ ngânsách nhà nước Điều này khiến cho hoạt động quản lý tài chính nói chung vàcông tác tổ chức kế toán nói riêng phải được tuân thủ theo các quy định vàchuẩn mực của Nhà nước
* Phân loại đơn vị sự nghiệp công lập
Tùy thuộc quan điểm, cách tiếp cận hoặc do các yêu cầu quản lý nhànước mà các đơn vị sự nghiệp công lập được phân chia theo các tiêu thứckhác nhau
Theo tính chất công cộng hay cá nhân của dịch vụ cung cấp thì đơn vị sựnghiệp công lập bao gồm đơn vị sự nghiệp cung cấp dịch vụ công cộng thuầntúy và đơn vị sự nghiệp cung cấp các dịch vụ công cộng có tính chất cá nhân.Theo chủ thể quản lý thì đơn vị sự nghiệp công lập được phân thành:
- Đơn vị sự nghiệp công lập do trung ương quản lý, bao gồm: Đài truyềnhình Việt Nam, các bênh viện, trường trung học do trung ương quản lý…
Trang 13- Đơn vị sự nghiệp công lập do địa phương quản lý, bao gồm: Đài truyềnhình tỉnh, thành phố, các bênh viện, trường học do địa phương quản lý…Theo quan điểm về thực hiện quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về tàichính đối với các đơn vị sự nghiệp công lập tại Nghị định 16/2015/CP ngày14/02/2015 của Chính phủ, các đơn vị sự nghiệp công lập bao gồm:
- Đơn vị sự nghiệp công tự bảo đảm chi thường xuyên và chi đầu tư; đơn
vị có nguồn thu sự nghiệp tự bảo đảm toàn bộ chi phí hoạt động thường xuyên(gọi tắt là đơn vị sự nghiệp tự đảm bảo chi phí hoạt động) là các đơn vị cónguồn thu từ hoạt động sự nghiệp luôn ổn định nên đảm bảo được toàn bộ chiphí hoạt động thường xuyên, NSNN không phải cấp kinh phí cho hoạt độngthường xuyên của đơn vị
- Đơn vị có nguồn thu sự nghiệp tự đảm bảo một phần chi phí hoạt độngthường xuyên, phần còn lại được NSNN cấp (gọi tắt là đơn vị tự đảm bảo mộtphần chi phí hoạt động) là các đơn vị có nguồn thu từ hoạt động sự nghiệpnhưng chưa tự trang trải tòan bộ các chi phí hoạt động thường xuyên, NSNNphải cấp một phần kinh phí hoạt động thường xuyên của đơn vị
- Đơn vị có nguồn thu sự nghiệp thấp, đơn vị sự nghiệp không có nguồnthu, kinh phí hoạt động thường xuyên theo chức năng, nhiệm vụ do NSNNđảm bảo toàn bộ kinh phí hoạt động (gọi tắt là đơn vị sự nghiệp do NSNNđảm bảo toàn bộ kinh phí hoạt động)
Theo lĩnh vực hoạt động thì đơn vị sự nghiệp công lập được chia thành:
- Đơn vị sự nghiệp công lập hoạt động trong lĩnh vực giáo dục đào tạo,dạy nghề bao gồm các cơ sở giáo dục công lập thuộc hệ thống giáo dục quốcdân như các trường mầm non, tiểu học, trung học cơ sở, trung học phổ thông,trường trung học chuyên nghiệp, trường cao đẳng, đại học, học viện …
Trang 14- Đơn vị sự nghiệp công lập hoạt động trong lĩnh vực văn hóa thông tinnghệ thuật bao gồm các đoàn nghệ thuật, nhà văn hóa thông tin, bảo tang,trung tâm thông tin triển lãm, thư viện công cộng, đài phát thanh truyền hình
…
- Đơn vị sự nghiệp công lập hoạt động trong lĩnh vực thể dục thể thaobao gồm: Trung tâm huấn luyện thể dục thể thao, các câu lạc bộ thể dục thểthao …
- Đơn vị sự nghiệp công lập hoạt động trong lĩnh vực y tế bao gồm các
cơ sở khám chữa bệnh như các bệnh viện, phòng khám, trung tâm y tế thuộccác bộ, ngành, địa phương; cơ sở khám chữa bệnh thuộc các viện nghiên cứu,các trường đào tạo y dược; các cơ sở điều dưỡng, phục hồi chức năng, cáctrung tâm truyền thông giáo dục sức khỏe …
- Đơn vị sự nghiệp công lập hoạt động trong lĩnh vực kinh tế và lĩnh vựckhác bao gồm các viện tư vấn, thiết kế, quy hoạch đô thị nông thôn, các trạmkhuyến nông …
1.1.2 Đặc điểm hoạt động của đơn vị sự nghiệp công lập
Đặc điểm hoạt động của các đơn vị sự nghiệp công lập rất đa dạng, bắtnguồn từ nhu cầu phát triển kinh tế - xã hội và vai trò của Nhà nước trong nềnkinh tế thị trường Tuy các đơn vị sự nghiệp công lập hoạt động ở các lĩnhvực khác nhau như đều mang những đặc điểm cơ bản sau:
Thứ nhất, mục đích hoạt động của các đơn vị sự nghiệp công lập làkhông vì lợi nhuận, chủ yếu phục vụ lợi ích cộng đồng Nhà nước tổ chức,duy trì và tài trợ cho các hoạt động sự nghiệp để cung cấp những sản phẩm,dịch vụ cho thị trường trước hết nhằm thực hiện vai trò của Nhà nước trongviệc phân phối lại thu nhập và thực hiện các chính sách phúc lợi công cộngkhi can thiệp vào thị trường Nhờ đó sẽ hỗ trợ cho các ngành, các lĩnh vực
Trang 15kinh tế - xã hội hoạt động bình thường, nâng cao dân trí, bồi dưỡng nhân tài,đảm bảo nguồn nhân lực, thuc đẩy hoạt động kinh tế - xã hội phát triển vàngày càng đạt hiệu quả cao hơn, đảm bảo và không ngừng nâng cao đời sống,sức khỏe, văn hóa, tinh thần của nhân dân.
Thứ hai, sản phẩm của các đơn vị sự nghiệp công lập là sản phẩm manglại lợi ích chung có tính bền vững, lâu dài cho xã hội Sản phẩm, dịch vụ dohoạt động sự nghiệp công lập tạo ra chủ yếu là những sản phẩm, dịch vụ cógiá trị về sức khỏe, tri thức, văn hóa, đạo đức, xã hội… Đây là những sảnphẩm vô hình và có thể dùng chung cho nhiều người, cho nhiều đối tượngtrên phạm vi rộng
Thứ ba, hoạt động của các đơn vị sự nghiệp công lập luôn gắn liền vớicác chương trình phát triển kinh tế - xã hội của Nhà nước
Tóm lại, đặc điểm, lĩnh vực hoạt động và mục đích hoạt động của cácđơn vị sự nghiệp công lập được xem là một trong những nhân tố ảnh hưởngđến tổ chức công tác kế toán trong đơn vị sự nghiệp công lập
1.1.3 Quản lý tài chính tại các đơn vị sự nghiệp công lập
Quản lý tài chính là một trong những nhiệm vụ quan trọng trong các đơn
vị sự nghiệp công lập, bao gồm lên kế hoạch sử dụng các nguồn vốn, đảm bảothực hiện các dự án sản xuất kinh doanh và theo dõi tình hình thu chi, tìnhhình quyết toán ngân sách để từ đó thực hiện báo cáo cho các cấp lãnh đạo …
do đó, việc quản lý tài chính có hiệu quả hay không là nguyên nhân dẫn đến
sự thành công hay thất bại của các đơn vị, tổ chức không kể đó là đơn vị lớnhay nhỏ Chính vì vậy, công tác quản lý tài chính sẽ chi phối và tác động rấtlớn đến tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị sự nghiệp công lập
Trang 161.1.3.1 Cơ chế quản lý tài chính tại các đơn vị sự nghiệp công lập
Cơ chế quản lý tài chính có vai trò quyết định đến việc hình thành, tạolập và sử dụng nguồn tài chính, nhằm đáp ứng yêu cầu hoạt động của đơn vị.Bên cạnh đó, việc tổ chức công tác kế toán của các đơn vị sự nghiệp công lậpphải đảm bảo tuân thủ cơ chế tài chính do Nhà nước quy định
Hiện nay, hoạt động của các đơn vị sự nghiệp công lập được tuân thủtheo quy định của Nghị định 16/2015/NĐ-CP ban hành ngày 14/02/2015 vềviệc “quy định cơ chế tự chủ của đơn vị sự nghiệp công lập” Theo Nghị định16/2015/NĐ-CP thì đơn vị sự nghiệp công lập được tự chủ trong việc thựchiện nhiệm vụ, tự chủ về tổ chức bộ máy, sử dụng lao động và nguồn lực tàichính để hoàn thành nhiệm vụ được giao; phát huy mọi khả năng của đơn vị
để cung cấp dịch vụ chất lượng cao cho xã hội; tăng nguồn thu nhằm từngbước giải quyết thu thập cho người lao động Nhà nước thực hiện chủ trương
xã hội hóa trong việc cung cấp dịch vụ cho xã hội, huy động sự đóng góp củacộng đồng xã hội để phát triển các hoạt động sự nghiệp, từng bước giảm dầnbao cấp từ NSNN
Đơn vị sự nghiệp công lập thực hiện quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệmphải tuân thủ theo nguyên tắc:
- Hoàn thành nhiệm vụ được giao
- Thực hiện công khai, dân chủ theo quy định của pháp luật
- Thực hiện quyền tự chủ phải gắn với chịu trách nhiệm trước cơ quanquản lý cấp trên trực tiếp và trước pháp luật về những quyết định của mình;đồng thời chịu sự kiểm tra, giám sát của các cơ quan nhà nước có thẩmquyền
Trang 17- Bảo đảm lợi ích của Nhà nước, quyền, nghĩa vụ của tổ chức, cá nhântheo quy định của pháp luật.
Theo quy định của pháp luật hiện hành, các đơn vị sự nghiệp công lậpđược tự chủ trên các mặt sau:
1.1.3.2 Nguồn tài chính đầu tư cho các đơn vị sự nghiệp công lập
Muốn duy trì được hoạt động bình thường và phát triển, các đơn vị sựnghiệp công lập cần được huy động các nguồn tài chính để đầu tư xây dựng
cơ sở vật chất, mua sắm thiết bị chuyên môn, trả lương cho viên chức và độingũ cán bộ quản lý, nhân viên phục vụ…Vì vậy, việc huy động, khai thác,quản lý và sử dụng các nguồn tài chính đầu tư cho các đơn vị sự nghiệp tácđộng đến tổ chức công tác kế toán ở các khâu huy động, quản lý và sử dụngnguồn tài chính của đơn vị Cụ thể:
- Nguồn ngân sách nhà nước cấp để thực hiện nhiệm vụ được giao Đây
là nguồn thu mang tính truyền thống và có vai trò quan trọng trong việc đảmbảo nguồn tài chính cho các hoạt động của đơn vị sự nghiệp công lập Cácđơn vị sự nghiệp công lập khi sử dụng nguồn vốn này phải đảm bảo sử dụngđúng mục đích, nội dung dự toán được giao, đúng tiêu chuẩn, định mức củaNhà nước Đây là một trong những đặc điểm nổi bật nguồn tài chính đầu tưcho các đơn vị sự nghiệp công lập có tác động và chi phối đáng kể đến tổchức công tác kế toán trên một số nội dung cụ thể như tổ chức hệ thống chứng
từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ sách kế toán, báo cáo kếtoán, công tác kiểm tra kế toán…
- Nguồn thu từ hoạt động dịch vụ sự nghiệp công, bao gồm cả nguồnngân sách nhà nước đặt hàng cung cấp dịch vụ sự nghiệp công theo giá tính
đủ chi phí; nguồn thu phí theo pháp luật về phí, lệ phí được để lại chi theo quyđịnh và nguồn thu khác Cùng với việc chuyển đổi sang cơ chế tự chủ tài
Trang 18chính, tỷ trọng nguồn thu này trong các đơn vị sự nghiệp công lập có xuhướng ngày càng tăng Điều này đòi hỏi các đơn vị phải tổ chức khai thác cácnguồn thu này hợp pháp nhằm tăng cường nguồn lực tài chính cho đơn vị.
- Nguồn vốn vay, viện trợ, tài trợ theo quy định của pháp luật Đây làcác khoản thu không thường xuyên, không dự tính trước được nhưng có tácdụng hỗ trợ đơn vị trong quá trình thực thi nhiệm vụ
1.1.3.3 Quy trình lập dự toán, chấp hành dự toán và quyết toán ngân sách tại các đơn vị sự nghiệp công lập
Công việc quản lý tài chính ở các đơn vị sự nghiệp công lập bao gồm cáccông việc: lập dự toán ngân sách, chấp hành dự toán và quyết toán ngân sách
Cụ thể:
-Lập dự toán ngân sách:
Lập dự toán ngân sách là quá trình phân tích, đánh giá giữa khả năng vànhu cầu các nguồn tài chính để xây dựng các chỉ tiêu thu, chi ngân sách hàngnăm một cách đúng đắn, có căn cứ khoa học và thực tiễn
Khi lập dự toán ngân sách, các đơn vị sự nghiệp công lập phải phản ánhđầy đủ các khoản thu, chi theo đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức do cơ quan
có thẩm quyền ban hành, kể cả các khoản thu, chi từ nguồn viện trợ và cáckhoản vay Trong quá trình lập dự toán ngân sách phải lập đúng mẫu biểu,thời gian theo đúng quy định và lập chi tiết theo mục lục NSNN Dự toánngân sách của các đơn vị sự nghiệp công lập được gửi đúng thời hạn đến các
cơ quan chức năng theo quy định của pháp luật
- Chấp hành dự toán ngân sách:
Chấp hành dự toán là quá trình sử dụng tổng hợp các biện pháp kinh tếtài chính nhằm biến các chỉ tiêu thu, chi ghi trong dự toán ngân sách của đơn
Trang 19vị thành hiện thực Trên cơ sở dự toán ngân sách được giao, các đơn vị sựnghiệp công lập chủ động tổ chức triển khai thực hiện, đưa ra các biện phápcần thiết đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ thu – chi được giao, đồng thời phải
có kế hoạch sử dụng kinh phí ngân sách theo đúng mục đích, đúng chế độ, tiếtkiệm và có hiệu quả Để theo dõi quá trình chấp hành dự toán ngân sách, cácđơn vị sự nghiệp công lập cần tiến hành tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, hệthống tài khoản kế toán, hệ thống sổ sách kế toán để theo dõi chi tiết, cụ thểtừng nguồn thu, từng khoản chi, quản lý quỹ lương, các quỹ và quản lý tài sảncủa đơn vị
+ Quá trình chấp hành dự toán thu: Các đơn vị sự nghiệp công lập thựchiện nhiệm vụ thu đúng, thu đủ theo mức thu và đối tượng thu Đối với cácđơn vị được sử dụng nhiều nguồn thu đồng thời, cần có biện pháp quản lýthống nhất nhằm sử dụng các nguồn thu đúng mục đích, hiệu quả và tiết kiệm.Chính vì vậy, để đạt được các yêu cầu trên đòi hỏi các đơn vị sự nghiệp cônglập phải sử dụng nhiều biện pháp khác nhau, trong đó phải tổ chức hệ thốngthông tin để ghi nhận đầy đủ, kịp thời và liên tục quá trình chấp hành dự toán
đã được xây dựng Muốn vậy các đơn vị phải tổ chức công tác kế toán khoahọc từ việc tổ chức hệ thống chứng từ ghi nhận các khoản thu, trên cơ sở đótiến hành phân loại các khoản thu, ghi chép trên hệ thống sổ kế toán và định
kỳ thiết lập các báo cáo tình hình huy động các nguồn thu
+ Quá trình chấp hành dự toán chi: Các đơn vị sự nghiệp công lập phải
có kế hoạch theo dõi việc sử dụng các nguồn kinh phí đúng mục đích để hoànthành nhiệm vụ được giao trên cơ sở minh bạch, tiết kiệm và hiệu quả Trong
cơ chế tự chủ tài chính, thước đo các khoản chi của đơn vị có chấp hành đúng
dự toán hay không chính là quy chế chi tiêu nội bộ Quy chế chi tiêu nội bộ làcăn cứ để thủ trưởng đơn vị điều hành việc sử dụng và quyết toán kinh phí từnguồn NSNN cấp cho hoạt động thường xuyên và nguồn thu sự nghiệp của
Trang 20đơn vị, là cơ sở pháp lý để KBNN kiểm soát chi Những nội dung chi trongquy chế chi tiêu nội bộ đã có tiêu chuẩn, định mức do cơ quan có thẩm quyềnban hành thì phải thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước Những nộidung chi cần thiết phục vụ cho hoạt động của đơn vị trong quy chế chi tiêunội bộ nhưng Nhà nước chưa ban hành chế độ thì thủ trưởng đơn vị có thểxây dựng mức chi cho từng nhiệm vụ, nội dung công việc trong phạm vinguồn tài chính của đơn vị.
Việc phải tính toán sao cho với chi phí thấp nhất nhưng vẫn đạt hiệu quảcao nhất là vấn đề quan tâm hàng đầu của quản lý tài chính Muốn vậy cácđơn vị sự nghiệp công lập phải sử dụng đồng thời nhiều biện pháp khác nhau,trong đó có tổ chức vận dụng hệ thống phương pháp kế toán để thu thập, ghinhận, xử lý và cung cấp thông tin kịp thời các khoản chi theo từng nội dungchi, từng nhóm chi, mục chi và thường xuyên tổ chức phân tích, đánh giá,tổng kết rút kinh nghiệm, trên cơ sở đó đề ra biện pháp tăng cường quản lýchi
+ Quản lý quỹ lương
Các đơn vị sự nghiệp công lập phải chấp hành đúng quỹ tiền lương đượcduyệt tương ứng với số công chức, viên chức được giao theo chỉ tiêu biên chếhàng năm Nghiêm cấm việc sử dụng quỹ lương cho các mục đích khác vàngược lại Bên cạnh đó, việc chi trả quỹ tiền lương thực hiện đồng thời vớiviệc trích nộp BHXH, BHYT, BHTN và các khoản trích nộp khác theo quyđịnh Việc lập dự toán, cấp phát và hạch toán quỹ tiền lương phải đúng mụclục NSNN Việc cấp phát, thanh toán quỹ tiền lương ở các đơn vị sự nghiệpcông lập phải chịu sự kiểm tra, kiểm soát của cơ quan tài chính, cơ quan chủquản và cơ quan KBNN
Trang 21+ Quản lý tài sản nhà nước trong đơn vị sự nghiệp công lập phải đảmbảo các nguyên tắc sau:
Thứ nhất, mọi tài sản nhà nước đều được Nhà nước giao cho đơn vị quản
lý, sử dụng
Thứ hai, tài sản nhà nước phải được đầu tư, trang bị và sử dụng đúngmục đích, tiêu chuẩn, định mức, chế độ, đảm bảo công bằng, hiệu quả, tiếtkiệm
Thứ ba, tài sản nhà nước phải được hạch toán đầy đủ về hiện vật và giátrị theo quy định của pháp luật Việc xác định giá trị tài sản trong quan hệmua, bán, thuê, cho thuê, liên doanh, liên kết, thanh lý tài sản hoặc trong cácgiao dịch khác được thực hiện theo cơ chế thị trường, trừ trường hợp phápluật có quy định khác Việc hạch toán đầy đủ về hiện vật và giá trị tài sản nhànước đảm bảo cho các đơn vị sự nghiệp công lập nắm được số lượng, giá trị
và tình trạng tài sản, từ đó đề ra các biện pháp quản lý phù hợp và phục vụ tốtcông tác hoạch định chính sách, chế độ
Thứ tư, tài sản nhà nước được bảo dưỡng, sửa chữa, bảo vệ theo chế độquy định
Thứ năm, việc quản lý, sử dụng tài sản nhà nước được thực hiện côngkhai, minh bạch; mọi hành vi vi phạm chế độ quản lý, sử dụng tài sản nhànước phải đươc xử lý kịp thời, nghiêm minh theo quy định của pháp luật.Như vậy, về mặt quản lý và tổ chức thì những nguyên tắc quản lý tài sảnnhà nước có ảnh hưởng đáng kể đến tổ chức công tác kế toán của các đơn vị
sự nghiệp công lập từ khâu bắt đầu hình thành tài sản đến quản lý, sử dụng tàisản
- Quyết toán thu-chi ngân sách.
Trang 22Quyết toán thu-chi ngân sách là công việc cuối cùng của chu trình quản
lý tài chính Đây là quá trình kiểm tra, tổng hợp số liệu về tình hình chấp hành
dự toán trong kỳ và là cơ sở để phân tích, đánh giá kết quả chấp hành dự toán,
từ đó rút ra những bài học kinh nghiệm cho các kỳ tiếp theo Để có thể tiếnhành quyết toán thu – chi, các đơn vị phải hoàn tất hệ thống báo cáo tài chính
và báo cáo quyết toán ngân sách
Nôi dung chính của hệ thống BCTC và báo cáo quyết toán là trình bàymột cách tổng quát, toàn diện về tình hình thu, chi và cân đối ngân sách; tìnhhình tiếp nhận, huy động, sử dụng các nguồn tài chính và sự vận động của cáctài sản sau một kỳ kế toán Báo cáo quyết toán NSNN được lập trên cơ sở sốliệu phải chính xác, trung thực, nội dung phải theo đúng các nội dung ghi dựtoán được duyệt và phải báo cáo quyết toán chi mục lục NSNN Báo cáoquyết toán năm trước khi gửi các cơ quan có thẩm quyền để xét duyệt hoặctổng hợp phải có xác nhận của KBNN đồng cấp
Ngoài các nhân tố trên, khi tiến hành tổ chức công tác kế toán cũng cầnquan tâm đến các nhân tố khác như nhu cầu thông tin kế toán, yêu cầu quản lyđơn vị, yêu cầu kiểm soát trong đơn vị…
1.2 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP
1.2.1 Khái niệm, vai trò của tổ chức công tác kế toán
*Khái niệm
Thực chất quan điểm về tổ chức kế toán được hình thành và định hìnhthông qua các định nghĩa về kế toán Thực tế, do có nhiều cách tiếp cận về kếtoán nên tồn tại nhiều định nghĩa khác nhau về kế toán Tuy có nhiều điểmkhác nhau nhưng các định nghĩa này đều thống nhất với nhau rằng: kế toán làmột hệ thống của những khái niệm và phương pháp, hướng dẫn chúng ta thu
Trang 23thập, đo lường, xử lý và cung cấp thông tin cần thiết cho việc ra những quyếtđịnh tài chính hợp lý.
Do vậy, tổ chức công tác kế toán được hiểu là một hệ thống các phươngpháp cách thức phối hợp sử dụng phương tiện và kỹ thuật cũng như nguồn lựccủa bộ máy kế toán thể hiện các chức năng và nhiệm vụ của kế toán đó là:Phản ánh, đo lường, giám sát và thông tin bằng số liệu một cách trung thực,chính xác, kịp thời đối tượng kế toán trong mối liên hệ mật thiết với các lĩnhvực quản lý khác
Theo giáo trình Tổ chức công tác kế toán, Học viện Tài chính thì: “Tổchức công tác kế toán là tổ chức việc thu nhận, hệ thống hóa và cung cấpthông tin về hoạt động của đơn vị”
Theo giáo trình Nguyên lý kế toán, Học viện Tài chính: “Tổ chức côngtác kế toán cần được hiểu như một hệ thống các yếu tố cấu thành gồm: tổchức bộ máy kế toán, tổ chức vận dụng các phương pháp kế toán, kỹ thuậthạch toán, tổ chức vận dụng các chế độ, thể lệ kế toán… mối liên hệ và sự tácđộng giữa các yếu tố đó với mục đích đảm bảo các điều kiện cho việc pháthuy tối đa chức năng của hệ thống các yếu tố đó.”
Tóm lại, tổ chức công tác kế toán là tổ chức vận dụng một cách khoa
học các phương pháp hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ sách kế toán, các phương pháp tính giá và hệ thống báo cáo tài chính, tổ chức kiểm tra kế toán Quan điểm toàn diện và thống nhất này đảm
bảo cho việc phân công thực hiện các nhiệm vụ kế toán được tiến hành mộtcách khoa học và hiệu quả
* Vai trò của tổ chức kế toán
Trong quá trình hoạt động, mục tiêu của các đơn vị sự nghiệp công lập
là tối đa hóa lợi ích Việc tổ chức kế toán một cách hợp lý và khoa học sẽ giúp
Trang 24đơn vị đạt được hiệu quả lớn nhất với chi phí thấp nhất Vai trò quan trọngcủa tổ chức công tác kế toán trong quản lý được thể hiện qua một số nội dung
Bên cạnh đó, việc sử dụng nguồn kinh phí được cấp phát từ NSNNcũng khiến cho tổ chức công tác kế toán phải tuân theo các chuẩn mực của kếtoán ngân sách nhà nước Công tác kế toán tại đơn vị sự nghiệp công lập phảicân đối giữa các hoạt động kinh doanh và nhiệm vụ chính trị được giao
1.2.2 Nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị sự nghiệp công lập
Kế toán là một trong các công cụ quản lý quan trọng của đơn vị sựnghiệp công lập Do vậy, tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý là điềukiện cần thiết để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ và vai trò của kế toán,đảm bảo được chất lượng và hiệu quả của công tác kế toán ở đơn vị sự nghiệpcông lập
Những nhiệm vụ chính của tổ chức công tác kế toán trong đơn vị sựnghiệp công lập là:
Một là, tổ chức hợp lý bộ máy kế toán ở đơn vị phù hợp với đặc điểm,
điều kiện tổ chức hoạt động, tổ chức quản lý và phân cấp quản lý tài chính ở
Trang 25đơn vị, đảm bảo đủ số lượng, có chất lượng, đảm bảo hoàn thành mọi nộidung công việc kế toán của đơn vị với chi phí tiết kiệm nhất Thực hiện kếhoạch hóa công tác kế toán, có sự phân công, phân nhiệm rõ ràng cho từngnhân viên kế toán Xác định được mối quan hệ công việc giữa bộ phận kếtoán với các bộ phận quản lý khác trong đơn vị.
Hai là, xác định rõ mối quan hệ giữa các bộ phận trong bộ máy kế toán
với các bộ phận quản lý khác trong đơn vị về các công việc liên quan đếncông tác kế toán và thu nhận, cung cấp thông tin kinh tế tài chính liên quancho các nhà quản lý
Thực tế, để cung cấp thông tin phục vụ đáp ứng yêu cầu các ngànhquản lý, quản trị trong đơn vị, đòi hỏi sự liên quan và phối kết hợp giữa các
bộ phận chức năng trong toàn đơn vị Mỗi bộ phận có nhiệm vụ riêng nhưnglại có mối quan hệ mật thiết với nhau, tạo thành bộ máy quản lý toàn đơn vị
Do vậy, khi tổ chức bộ máy kế toán cần xác định rõ nhiệm vụ và mối quan hệ
về cung cấp thông tin giữa bộ phận kế toán với các bộ phận chức năng liênquan trong toàn đơn vị
Ba là, tổ chức vận dụng chế độ kế toán, Luật kế toán đã ban hành với
việc lựa chọn một hình thức kế toán phù hợp với điều kiện cụ thể của đơn vị
Tổ chức công tác kế toán ở đơn vị sự nghiệp công lập có nhiệm vụ tổ chứcthực hiện các phương pháp kế toán, tổ chức thực hiện và vận dụng các nguyêntắc kế toán, Luật kế toán, chế độ kế toán theo quy định vào đơn vị cho đúng
và phù hợp để thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin kế toán đáp ứng yêu cầuquản lý đơn vị, đảm bảo kế toán thực hiện tốt nhiệm vụ của mình Việc lựachọn một hình thức kế toán phù hợp với điều kiện cụ thể của đơn vị cũng làmột trong các nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán, nhằm giúp đơn vị tổchức thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin phù hợp và hiệu quả nhất
Trang 26Bốn là, tổ chức áp dụng những thành tựu khoa học kỹ thuật, khoa học
quản lý; từng bước trang bị và sử dụng các phương tiện kỹ thuật tính toánhiện đại Tổ chức bồi dưỡng nâng cao trình độ quản lý, trình độ nghiệp vụ chocán bộ kế toán Tổ chức phổ biến hướng dẫn các chế độ thể lệ về tài chính kếtoán cho công chức viên chức trong đơn vị Tổ chức kiểm tra kế toán trongnội bộ
Trong điều kiện hiện nay, khoa học kỹ thuật thông tin phát triển rấtnhanh và tin học đã xâm nhập sâu vào khoa học quản lý, trở thành một yếu tố
và phương tiện quan trọng, không thể thiếu Do đó, khi tổ chức công tác kếtoán ở đơn vị sự nghiệp công lập cần quán triệt nhiệm vụ ứng dụng nhữngthành tựu khoa học tiên tiến, hiện đại, sử dụng các chương trình phần mềm,trang thiết bị kỹ thuật hỗ trợ tính toán, thiết lập hệ thống thông tin, khai thác
và lưu trữ thông tin cho hiệu quả
Để phát huy tốt nhất các nội dung của tổ chức công tác kế toán thì cácnhiệm vụ cần phải được triển khai đồng bộ
1.2.3 Những nguyên tắc tổ chức công tác kế toán tại đơn vị sự nghiệp công lập
Tổ chức kế toán trong đơn vị sự nghiệp công lập một cách khoa học vàhợp lý không những có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng của công tác kếtoán mà còn là nhân tố quan trọng thực hiện tốt quản lý kinh phí và bảo vệ tàisản, tiền vốn của đơn vị, thực hiện tốt vai trò của kế toán là công cụ quản lýtài chính trong đơn vị
Muốn vậy trong hoạt động thực tiễn tổ chức công tác kế toán cần phảituân theo những nguyên tắc nhất định, dựa trên những nguyên tắc của bảnthân hoạt động kế toán và quan hệ giữa kế toán với các bộ phận khác trong hệthống quản lý Bao gồm những nguyên tắc sau:
Trang 27Nguyên tắc phù hợp: Nguyên tắc này đòi hỏi tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với đặc điểm cụ thể của đơn vị về: quy mô hoạt động, loại hình hoạt động, đặc thù về quản lý của đơn vị, phù hợp với năng lực của cán bộ kế toán ở đơn vị, phù hợp với thiết bị trang bị cho công tác tổ chức kế toán Không dập khuôn, cứng nhắc trong công tác tổ chức kế toán.
Nguyên tắc thống nhất: Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo mối liên hệ với các bộ phận trong bộ máy quản lý trên các mặt về nhận và cung cấp thông tin, thống nhất các bộ phận về nội dung, phương pháp tính các chỉ tiêu kinh tế, thống nhất về đơn vị hạch toán và ký hạch toán, bảo đảm tính so sánh được của các tài liệu kế toán với các tài liệu quản lý khác
Nguyên tắc tuân thủ: Nguyên tắc này đòi hỏi tổ chức công tác kế toán phảituân theo các văn bản pháp luật liên quan, tuân thủ điều lệ tổ chức kế toánNhà nước
Nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả: Nguyên tắc này đòi hỏi tổ chức công tác
kế toán phải thực sự khoa học, hiệu quả: nghiệp vụ đơn giản, dễ làm, dễ đốichiếu và đảm bảo nhiệm vụ cung cấp thông tin cho nhà quản lý
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc này đòi hỏi tổ chức công tác
kế toán phải thực hiện phân công, phân nhiệm rõ ràng, một số công việc cần được phân công cho nhiều người, tránh phân công cho một người kiêm nhiệmnhư kế toán tiền mặt không được kiêm thủ quỹ
Những nguyên tắc trên phải được triển khai đồng bộ mới có thể phát huy được tốt các nội dung của tổ chức công tác kế toán Tổ chức công tác kế toán chính là liên kết một cách có định hướng, mang tính hệ thống thông qua yếu tố con người với mục đích tạo điều kiện cho công tác kế toán thực hiện tốt chức năng và phát huy được vai trò của nó trong quản lý kinh tế
Trang 281.3 NỘI DUNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ
SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP
1.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán trên góc độ tổ chức lao động kế toán là tập hợp đồng
bộ các nhân viên kế toán để đảm bảo thực hiện khối lượng công tác kế toánvới đầy đủ các chức năng thông tin và kiểm tra hoạt động của đơn vị Cácnhân viên kế toán trong một bộ máy kế toán có mối liên hệ chặt chẽ qua lạixuất phát từ sự phân công lao động trong bộ máy kế toán Mỗi cán bộ, nhânviên đều được quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, để từ đó tạothành mối liên hệ có tính vị trí, lệ thuộc,chế ước lẫn nhau Công tác kế toánhoạt động có hiệu quả là do sự phân công, tạo lập mối liên hệ chặt chẽ giữacác lao động kế toán theo tính chất khác nhau của khối lượng công tác kếtoán Quan hệ giữa các lao động kế toán trong bộ máy kế toán có thể được thểhiện theo các cách sau:
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung: Theo hình thức này, cả
đơn vị chỉ lập một phòng kế toán duy nhất để thực hiện toàn bộ công việc kếtoán của đơn vị Ở các bộ phận kinh doanh, dịch vụ,…không có tổ chức kếtoán riêng, chỉ bố trí nhân viên hạch toán làm nhiệm vụ hướng dẫn, kiểm trahạch toán ban đầu về các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh, chuyểnchứng từ hạch toán ban đầu về phòng kế toán theo định kỳ để phòng kế toánkiểm tra, ghi chép sổ kế toán
Ưu điểm: tập trung được thông tin phục vụ cho ghi chép các nghiệp vụ,
thuận tiện cho việc phân công và chuyên môn hóa công tác kế toán, thuận tiệncho việc cơ giới hóa công tác kế toán, giảm nhẹ biên chế bộ máy kế toán củađơn vị
Trang 29Nhược điểm: hạn chế việc kiểm tra, giám sát tại chỗ của kế toán đối với
mọi hoạt động của đơn vị; không cung cấp kịp thời thông tin phục vụ cholãnh đạo và quản lý ở từng đơn vị, bộ phận phụ thuộc
Sơ đồ 1.1: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán:Theo hình thức này, ở đơn
vị có phòng kế toán trung tâm, các đơn vị phụ thuộc, các bộ phận đều có tổchức kế toán riêng (viện nghiên cứu có trạm, trại thí nghiệm, cơ quan hànhchính có tổ chức bộ phận kinh doanh dịch vụ…) Tổ chức kế toán ở các đơn
vị, các bộ phận phụ thuộc là đơn vị kế toán phụ thuộc chịu trách nhiệm thựchiện toàn bộ công việc kế toán ở bộ phận mình, kể cả phần kế toán tổng hợp
và kế toán chi tiết, định kỳ phải lập các báo cáo tài chính gửi về phòng kếtoán trung tâm Phòng kế toán trung tâm chịu trách nhiệm thực hiện toàn bộcác phần hành công việc kế toán phát sinh tại đơn vị, hướng dẫn, kiểm tracông tác kế toán ở bộ phận phụ thuộc, thu nhận, kiểm tra các báo cáo kế toáncủa bộ phận phụ thuộc gửi lên và tổng hợp số liệu của đơn vị, bộ phận phụthuộc cùng với báo cáo của đơn vị chính để lập báo cáo kế toán toàn đơn vị
Trang 30Ưu điểm: tăng cường vai trò kiểm tra, giám sát tại chỗ của kế toán đối
với hoạt động sản xuất sự nghiệp, kinh doanh dịch vụ, ở từng đơn vị, bộphận phụ thuộc, cung cấp thông tin kịp thời phục vụ cho lãnh đạo và quản lý
ở từng đơn vị, bộ phận phù hợp với việc mở rộng phân cấp quản lý cho từngđơn vị,
Nhược điểm: không cung cấp thông tin kinh tế kịp thời cho lãnh đạo
nghiệp vụ, biên chế bộ máy kế toán chung toàn đơn vị nhiều hơn hình thức tổchức công tác kế toán tập trung
Sơ đồ 1.2: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán: hình
thức này là kết hợp hai hình thức nói trên nhằm phù hợp với đặc điểm, tính
Trang 31chất của từng đơn vị Theo mô hình này, các phần hành kế toán gắn với đơn
vị thành viên có thể được thực hiện trực tiếp tại các bộ phận, còn các phầnhành khác được thực hiện tại phòng kế toán trung tâm Các đơn vị thành viênđược giao một số phần việc như lập các chứng từ và hạch toán chi tiết, cònphòng kế toán trung tâm thực hiện hạch toán tổng hợp trên cơ sở báo cáo củacác đơn vị thành viên
Ưu điểm: Đây là mô hình tổ chức bộ máy kế toán linh hoạt, phù hợpvới đặc điểm và điều kiện của mỗi đơn vị, nhờ vậy khắc phục được các nhượcđiểm của hai mô hình trên như tạo điều kiện cho kế toán gắn liền với các hoạtđộng của đơn vị, kiểm tra, giám sát chặt chẽ các hoạt động một cách có hiệuquả
Sơ đồ 1.3: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán
Trang 321.3.2 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Thông tin kế toán ban đầu là những thông tin về sự vận động của cácđối tượng kế toán Đây là thông tin được hình thành từ các nghiệp vụ kinh tế,tài chính đã phát sinh và thật sự hoàn thành trong quá trình hoạt động của đơn
vị Do đó, thu thập thông tin kế toán ban đầu là thu thập thông tin ban đầu vềcác nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh tại đơn vị nhằm phục vụ cho quản lýkinh tế, tài chính ở đơn vị
Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán là công việc khởi đầu của tòan bộquy trình kế toán và có ý nghĩa quyết định đối với tính trung thực, khách quancủa số liệu kế toán và báo cáo kế toán Đồng thời thông tin kế toán ban đầu làcăn cứ kiểm tra, kiểm soát các hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị Nhưvậy, tổ chức hệ thống chứng từ kế toán chính là công việc tổ chức thu nhânthông tin về nội dung các nghiệp vụ, giao dịch kinh tế tài chính phát sinh ởđơn vị và kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của các nghiệp vụ và giao dịch đó
Xét theo nội dung, tổ chức hệ thống chứng từ kế toán là tổ chức banhành, ghi chép chứng từ, kiểm tra, luân chuyển chứng từ, lưu trữ các loạichứng từ nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin, kiểm tra thông tin đóphục vụ cho việc ghi sổ kế toán
Xét theo mục đích thì tổ chức chứng từ kế toán chính là thiết kế hệthống thông tin ban đầu trên hệ thống các loại chứng từ được luân chuyểntheo một trật tự xác định nhằm các mục đích quản lý và thực hiện các giaiđoạn tiếp theo của quá trình hạch toán
Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán trong các đơn vị sự nghiệp công lậpbao gồm những công việc sau:
Thứ nhất, xác định danh mục chứng từ kế toán áp dụng ở đơn vị sựnghiệp Chứng từ kế toán là căn cứ để phân loại, tổng hợp các thông tin về
Trang 33các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến đối tượng kế toán Tổ chức hệthống chứng từ kế toán thực chất là tổ chức hạch toán ban đầu có vai trò quantrọng ảnh hưởng đến chất lượng thông tin kế toán Tất cả các đơn vị sự nghiệpcông lậpđều căn cứ vào hệ thống chứng từ kế toán theo quy định tại Chế độ
kế toán Sự nghiệp công lậpban hành theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTCngày 30 tháng 3 năm 2006 và Thông tư 185/2010/TT-BTC về việc sửa đổi, bổsung chế độ kế toán HCSN ban hành theo Quyết định 19/2006/QĐ-BTC Việcvân dụng hệ thống chứng từ do Bộ Tài chính ban hành phải thực hiện đúngnguyên tắc, căn cứ, quy trình lập và mẫu biểu theo quy định đối với chứng từbắt buộc; còn các chứng từ hướng dẫn thì các đơn vị có thể vận dụng linh hoạtcho phù hợp và thuận lợi cho công tác kế toán
Trong mỗi đơn vị có rất nhiều nghiệp vụ phát sinh một cách thườngxuyên Do đó, để có thể ghi lại tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh,các đơn vị khác nhau cần phải sử dụng các chứng từ kế toán khác nhau
*Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán
Tất cả các chứng từ kế toán do đơn vị lập hoặc từ bên ngoài chuyển đếnđều phải tập trung vào bộ phận kế toán của đơn vị Bộ phận kế toán phải kiểmtra toàn bộ chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra, xác minh tính pháp lýcủa chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán Trình tự luânchuyển chứng từ kế toán bao gồm những bước sau:
Bước 1: Lập chứng từ kế toán và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh.
- Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính liên quan đến hoạt động của đơn vịđều phải lập chứng từ kế toán Chứng từ kế toán chỉ lập một lần cho mộtnghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh
Trang 34- Nội dung chứng từ phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụkinh tế tài chính phát sinh.
- Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xóa, không viết tắt
- Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng chữ số
- Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗichứng từ Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả cácliên theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấythan Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất
cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng nội dung tất cả các liênchứng từ phải giống nhau
- Các chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nộidung quy định và tính pháp lý cho chứng từ kế toán Các chứng từ kế toándùng làm căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán phải có định khoản kế toán
Bước 2: Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Thủ trưởng đơn vị ký duyệt theo quy định trong từng mẫu chứng từ.
+ Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.+ Khi kiểm tra chứng từ kế toán, nếu phát hiện có hành vi vi phạmchính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế tài chính của Nhà nước thìphải từ chối thực hiện (xuất quỹ, thanh toán, xuất kho…) đồng thời báo cáo
Trang 35ngay bằng văn bản cho thủ trưởng đơn vị biết để xử lý kịp thời theo đúngpháp luật hiện hành.
+ Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung vàchữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trảlại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới căn cứ ghi sổ
ký theo từng liên Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thốngnhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp khôngđăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải giống với chữ ký các lần trước
+ Không được ký chứng từ kế toán khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nộidung chứng từ theo trách nhiệm của người ký Việc phân cấp ký trên chứng từ
kế toán do Thủ trưởng đơn vị quy định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản
lý, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, an toàn tài sản
Bước 3: Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán.
- Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung vàcác chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phảitrả lại, yêu cầu thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ
- Sau khi kiểm tra, nhân viên kế toán thực hiện việc tính giá trên chứng
từ và ghi chép định khoản để hoàn thiện chứng từ
Trang 36- Khi nào chứng từ kế toán đã được kiểm tra và hoàn chỉnh mới được
sử dụng để làm căn cứ ghi sổ
Bước 4: Lưu trữ, bảo quản và hủy chứng từ kế toán.
- Chứng từ kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàntrong quá trình sử dụng và lưu trữ
- Chứng từ kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời han mười hai tháng
kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán
- Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổchức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán theo thời hạn sau đây:
+ Tối thiểu năm năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điềuhành của đơn vị kế toán, gồm cả những chứng từ kế toán không sử dụng trựctiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính
+ Tối thiểu mười năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi
sổ kế toán và lập BCTC, sổ kế toán và BCTC năm, trừ trường hợp pháp luật
có quy định khác
+ Lưu trữ vĩnh viễn đối với chứng từ kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩaquan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng
*Kế hoạch luân chuyển chứng từ:
Kế hoạch luân chuyển chứng từ là con đường được thiết lập trước choquá trình vận động của chứng từ nhằm phát huy đầy đủ chức năng thông tin
và kiểm tra của chứng từ
Khi xây dựng kế hoạch luân chuyển chứng từ cần phải nắm rõ đặc điểmcủa đơn vị hạch toán về quy mô, tổ chức sản xuất và quản lý; tình hình tổchức hệ thống thông tin; vị trí và đặc điểm luân chuyển của từng loại chứngtừ
Trang 37Nội dung bắt buộc của một kế hoạch luân chuyển chứng từ là phải phảnánh được từng khâu vận động của chứng từ như lập, kiểm tra, sử dụng, lưutrữ; cần xác định rõ tên, địa chỉ, đối tượng chịu trách nhiệm trong từng khâu,xác định nội dung công việc ở từng khâu, thời gian cần thiết từng khâu củaquá trình vận động.
Có hai cách lập kế hoạch luân chuyển chứng từ:
- Lập riêng cho từng loại chứng từ: lập cho những loại chứng từ có sốlượng lớn, phản ánh các loại đối tượng hạch toán có biến động nhiều và cầnquản lý chặt chẽ Với loại này có thể biểu hiện đầy đủ nội dung bắt buộc vàhình thức thường áp dụng là hình thức biểu kết hợp với sơ đồ
- Lập chung cho nhiều loại chứng từ
1.3.3 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Công việc này chính là tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toántheo qui định phù hợp với đặc điểm các loại tài sản, các khoản nợ phải trả vàcác loại nguồn vốn ở đơn vị, đảm bảo mọi đối tượng kế toán có một tài khoảnphản ánh tình hình hiện có và sự biến động của đối tượng đó, đáp ứng yêu cầuquản lý của từng đơn vị
Tài khoản kế toán được mở cho từng đối tượng kế toán có nội dungkinh tế riêng biệt Toàn bộ các tài khoản kế toán sử dụng trong đơn vị hìnhthành nên hệ thống tài khoản kế toán Các đơn vị phải căn cứ vào hệ thống tàikhoản ban hành tại Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30 tháng 3 năm
2006 và Thông tư 185/2010/TT-BTC về việc sửa đổi, bổ sung chế độ kế toánHCSN ban hành theo Quyết định 19/2006/QĐ-BTC để lựa chọn hệ thống tàikhoản kế toán áp dụng cho đơn vị Đơn vị được bổ sung thêm các tài khoảncấp 2, cấp 3, cấp 4 (trừ các tài khoản mà Bộ Tài chính đã quy định trong hệthống tài khoản) để phục vụ yêu cầu quản lý của đơn vị
Trang 38Trường hợp các đơn vị cần mở thêm tài khoản cấp 1 (các tài khoản 3chữ số) ngoài các tài khoản đã có hoặc cần sửa đổi, bổ sung tài khoản cấp 2hoặc cấp 3 trong hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính quy định thì phảiđược Bộ Tài chính chấp thuận bằng văn bản trước khi thực hiện.
- Hệ thống tài khoản kế toán hiện hành áp dụng cho các đơn vị sựnghiệp công lậpđược quy định trong chế độ kế toán sự nghiệp công lập(banhành kèm theo quyết định số 19/QĐ- BTC ngày 30/3/2006 và Thông tư185/2010 của BTC) gồm 7 loại:
Loại 1 : Tiền và vật tư
Loại 2 : TSCĐ
Loại 3 : Thanh toán
Loại 4 : Nguồn kinh phí, vốn, quỹ
Loại 5 : Các khoản thuLoại 6 :Các khoản chiLoại 0 : TK ngoài bảng
- Tài khoản ngoài Bảng Cân đối kế toán được đánh số từ 001 đến 009
*Nguyên tắc tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Sau khi xác định được số lượng tài khoản sử dụng cho đơn vị mình, kếtoán trưởng hay phụ trách kế toán ở các đơn vị phải quy định cụ thể vềphương pháp ghi chép trên từng tài khoản trên cơ sở vận dụng hợp lý chế độ
kế toán hiện hành Tổ chức ghi chép trên hệ thống tài khoản kế toán phải có
sự điều chỉnh thích hợp nhưng vẫn phải đảm bảo tuân thủ quy định về hệ
Trang 39thống tài khoản cấp 1 của chế độ kế toán Các tài khoản kế toán chi tiết cómối liên hệ hợp lý với tài khoản tổng hợp Các tài khoản trong Bảng Cân đối
kế toán được thực hiện theo phương pháp “kế toán ghi kép” và các tài khoảnngoài Bảng Cân đối kế toán được thực hiện theo phương pháp “kế toán ghiđơn”
Các nghiệp vụ ghi chép trên tài khoản phải được thực hiện theo trình tựsau:
- Mở tài khoản: các tài khoản được mở trên cơ sở của việc chuyển sốliệu về vốn và nguồn vốn từ bảng cân đối kế toán đầu kỳ vào các tài khoảncần thiết có liên quan
- Ghi chép trong năm kế toán: số liệu các chứng từ được ghi chép vàocác bên của tài khoản đối ứng trên cơ sở của các định khoản, nhờ sự phản ánhchính xác biến động tăng giảm của vốn và nguồn vốn, cho phép theo dõi mộtcách liên tục và có hệ thống sự vận động của chúng
- Kết thúc tài khoản: cuối mỗi niên độ, kế toán cần phải kết thúc tàikhoản hay còn gọi là khóa sổ kế toán, đó là công việc tổng cộng số phát sinhbên Nợ và bên Có của tài khoản, tính số dư cuối kỳ các tài khoản theo côngthức sau:
Số dư cuối kỳ = Số dư đầu kỳ + Số phát sinh tăng - Số phát sinh giảm
Việc kết thúc các tài khoản phải đi theo một trình tự nhất định: trướchết kết thúc các tài khoản tập hợp và phân phối, sau đó đến các tài khoản tàisản Có và tài khoản tài sản Nợ
Hệ thống tài khoản kế toán phải được xây dựng một cách khoa học, hợp lý, đơn giản và dễ làm trên cơ sở nhu cầu thông tin và hệ thống tổng hợp của Nhà nước Ngoài ra, hệ thống tài khoản kế toán xây dựng phải đáp ứng
Trang 40yêu cầu xứ lý thông tin bằng máy tính và thỏa mãn nhu cầu thông tin cho đối tượng sử dụng.
1.3.4 Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán
Để quản lý có hiệu quả các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị sựnghiệp công lập, những thông tin phản ánh trên chứng từ kế toán cần phảiđược phân loại và phản ánh một cách có hệ thống vào các tài khoản kế toán
Các đơn vị sự nghiệp công lập đều phải mở sổ kế toán, ghi chép, quản
lý, bảo quản, lưu trữ sổ kế toán theo đúng quy định của chế độ tài chính Khi
có sự thay đổi nhân viên giữ và ghi sổ, kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toánphải tổ chức bàn giao trách nhiệm quản lý và ghi sổ kế toán giữa nhân viên cũ
và nhân viên mới, phải có biên bản bàn giao được kế toán trưởng hoặc phụtrách kế toán ký xác nhận
* Các loại sổ kế toán
Mỗi đơn vị chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm tùytheo hình thức kế toán đơn vị áp dụng, đơn vị phải mở đầy đủ các sổ kế toántổng hợp, sổ kế toán chi tiết và thực hiện đầy đủ, đúng các quy định của hìnhthức kế toán về nội dung, trình tự và phương pháp ghi chép đối với từng mẫu
sổ kế toán Để sử dụng có hiệu quả hệ thống sổ kế toán trong tổ chức công tác
kế toán và cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý cần nắm vững các loại
sổ kế toán