Luận văn thạc sỹ kế toán 2015 Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH MTV Vật tư và XNK Hóa Chất thuộc Tập đoàn Hoá Chất Việt Nam

LỜI MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu Công ty TNHH MTV Vật tư và XNK Hóa Chất là đơn vị thành viên trực thuộc Tập đoàn Hóa Chất Việt Nam – Bộ Công Thương, có chức năng chính là xuất nhập khẩu vật tư, hàng hóa, máy móc thiết bị phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của các đơn vị trong Tập đoàn Hóa chất Việt Nam và một số đơn vị ngoài ngành. Trong những năm qua, cùng với sự tăng trưởng và phát triển của nền kinh tế đất nước, Công ty TNHH MTV Vật tư và XNK Hóa Chất đã đạt được một số thanh tựu nhất định trong hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị và đóng góp vào sự phát triển mạnh mẽ của ngành công nghiệp Hóa chất Việt Nam. Để có được những thành tựu đó là nhờ sự quan tâm, định hướng của Tập đoàn Hóa chất Việt Nam, sự chung tay góp sức của ban lãnh đạo và tập thể cán bộ công nhân viên Công ty. Kế toán với tư cách là một bộ phận cấu thành của hệ thống các công cụ quản lý kinh tế cũng đòi hỏi phải có sự đổi mới và hoàn thiện liên tục cho phù hợp với những thay đổi của nền kinh tế đất nước và chính bản thân doanh nghiệp trong tình hình mới. Để phát huy chức năng, vai trò quan trọng của kế toán trong công tác quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đòi hỏi phải tổ chức công tác kế toán tài chính khoa học, hợp lý nhằm cung cấp thông tin một cách chính xác kịp thời, đầy đủ và trung thực. Tuy nhiên trong quá trình phát triển bên cạnh những thành quả đã đạt được thì việc tổ chức công tác kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty là một trong những yếu tố quan trọng để giúp công ty hoạt động có hiệu quả, tạo uy tín đối với các đơn vị trong và ngoài ngành. Do đó, nghiên cứu đề tài : Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH MTV Vật tư và XNK Hóa Chất thuộc Tập đoàn Hoá Chất Việt Nam là vấn đề mang tính cấp thiết nhằm giúp các nhà quản lý của Công ty vận dụng vào thực tiễn để hoạch định quản lý trong quá trình sản xuất kinh doanh của công ty nói riêng và của ngành công nghiệp hóa chất nói chung. 2 Mục đích nghiên cứu của đề tài Đề tài nghiên cứu dựa trên cơ sở lý luận và tổng kết thực tiễn về tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH MTV Vật tư và XNK Hóa Chất để nhằm hoàn thiện hơn nữa về tổ chức công tác kế toán, từ đó đề xuất những giải pháp cơ bản hoàn thiện tổ chức tổ chức công tác kế toán tại công ty nhằm nâng cao vai trò của công tác kế toán trong việc quản lý tài chính của công ty TNHH MTV Vật tư và XNK Hóa Chất. 3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài Đối tượng nghiên cứu: đề tài nghiên cứu những vấn đề lý luận chung về tổ chức công tác kế toán, nghiên cứu về thực trạng tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH MTV Vật tư và XNK Hóa Chất từ đó đánh giá ưu nhược điểm và đề xuất giải pháp hoàn thiện hơn tổ chức công tác kế toán. Phạm vi nghiên cứu : đề tài tập trung nghiên cứu về tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH MTV Vật tư và XNK Hóa Chất trong giai đoạn hiện nay. 4 Phương pháp nghiên cứu Dựa trên cơ sở nguyên lý của chủ nghĩa duy vật biện chứng để nghiên cứu các vấn đề lý luận cũng như các vấn đề thực tiễn tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp. Sử dụng các phương pháp phân tích, tổng hợp từ thực tế của doanh nghiệp. 5 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài Đề tài đã góp phần hệ thống hóa những vấn đề lý luận về tổ chức công tác kế toán tại các doanh nghiệp nói chung và tại công ty TNHH MTV Vật tư và XNK Hóa Chất nói riêng. Thông qua việc nghiên cứu đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH MTV Vật tư và XNK Hóa Chất, đề tài đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH MTV Vật tư và XNK Hóa Chất. 6 Kết cấu của luận văn Ngoài phần mở đầu và kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, luận văn bao gồm ba chương. Chương 1: Lý luận chung về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH MTV Vật tư và XNK Hóa Chất Chương 3: Giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH MTV Vật tư và XNK Hóa Chất

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan bản luận văn là công trình nghiên cứu khoa học độc lập của riêng tôi Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và có nguồn gốc rõ ràng

TÁC GIẢ LUẬN VĂN

NGUYỄN ANH TUẤN

MỤC LỤCLỜI CAM ĐOAN

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

-CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN

-1.1 Khái quát về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp 4

-1.1.1 Khái niệm, đặc điểm tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp - 4 -

1.1.2 Yêu cầu và nguyên tắc tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp - 6 -

1.2 Nội dung tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp 8

-1.2.1 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán - 8 -

1.2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán - 13 -

1.3 Kinh nghiệm tổ chức công tác kế toán các nước trên thế giới và bài học

-1.3.1 Kinh nghiệm tổ chức công tác kế toán của các nước trên thế giới - 36 -

-CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MTV VẬT TƯ VÀ XNK HOÁ CHẤT - 48 - 2.1 Tổng quan về Công ty TNHH MTV Vật tư và XNK Hoá Chất - 48 -

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển - 48 -

2.1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh và những kết quả đạt được - 49 -

2.1.3 Đặc điểm cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty 51 2.1.4 Chính sách kế toán áp dụng tại công ty - 54 -

-2.2 Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH MTV Vật tư và

-2.2.1 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán - 55 -

2.2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán - 56 -

-2.2.5 Tổ chức kiểm tra kế toán: - 63 -

2.2.6 Tổ chức lập và phân tích Báo cáo kế toán - 64 -

2.2.7 Tổ chức vận dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán - 66 -

2.3 Đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH MTV

3.2.4 Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán - 80 -

3.2.5 Hoàn thiện tổ chức lập và phân tích báo cáo kế toán - 83 -

3.2.6 Hoàn thiện tổ chức áp dụng công nghệ thông tin vào tổ chức công tác kế

-3.3 Điều kiện để thực hiện các giải pháp 84

-3.3.1 Về phía cơ quan quản lý Nhà nước - 84 -

3.3.2 Về phía Công ty TNHH MTV Vật tư và XNK Hoá chất - 84 -

-DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

LỜI MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu

Công ty TNHH MTV Vật tư và XNK Hóa Chất là đơn vị thành viêntrực thuộc Tập đoàn Hóa Chất Việt Nam – Bộ Công Thương, có chức năngchính là xuất nhập khẩu vật tư, hàng hóa, máy móc thiết bị phục vụ cho hoạtđộng sản xuất kinh doanh của các đơn vị trong Tập đoàn Hóa chất Việt Nam

và một số đơn vị ngoài ngành Trong những năm qua, cùng với sự tăng trưởng

và phát triển của nền kinh tế đất nước, Công ty TNHH MTV Vật tư và XNKHóa Chất đã đạt được một số thanh tựu nhất định trong hoạt động sản xuấtkinh doanh của đơn vị và đóng góp vào sự phát triển mạnh mẽ của ngànhcông nghiệp Hóa chất Việt Nam Để có được những thành tựu đó là nhờ sựquan tâm, định hướng của Tập đoàn Hóa chất Việt Nam, sự chung tay gópsức của ban lãnh đạo và tập thể cán bộ công nhân viên Công ty Kế toán với

tư cách là một bộ phận cấu thành của hệ thống các công cụ quản lý kinh tếcũng đòi hỏi phải có sự đổi mới và hoàn thiện liên tục cho phù hợp với nhữngthay đổi của nền kinh tế đất nước và chính bản thân doanh nghiệp trong tìnhhình mới Để phát huy chức năng, vai trò quan trọng của kế toán trong côngtác quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đòi hỏi phải tổ chức côngtác kế toán tài chính khoa học, hợp lý nhằm cung cấp thông tin một cáchchính xác kịp thời, đầy đủ và trung thực

Tuy nhiên trong quá trình phát triển bên cạnh những thành quả đã đạtđược thì việc tổ chức công tác kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động kinhdoanh của Công ty là một trong những yếu tố quan trọng để giúp công ty hoạtđộng có hiệu quả, tạo uy tín đối với các đơn vị trong và ngoài ngành Do đó,

nghiên cứu đề tài : Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH MTV Vật tư và XNK Hóa Chất - thuộc Tập đoàn Hoá Chất Việt Nam là vấn

đề mang tính cấp thiết nhằm giúp các nhà quản lý của Công ty vận dụng vào

thực tiễn để hoạch định quản lý trong quá trình sản xuất kinh doanh của công

ty nói riêng và của ngành công nghiệp hóa chất nói chung

2 Mục đích nghiên cứu của đề tài

Đề tài nghiên cứu dựa trên cơ sở lý luận và tổng kết thực tiễn về tổchức công tác kế toán tại công ty TNHH MTV Vật tư và XNK Hóa Chất đểnhằm hoàn thiện hơn nữa về tổ chức công tác kế toán, từ đó đề xuất nhữnggiải pháp cơ bản hoàn thiện tổ chức tổ chức công tác kế toán tại công ty nhằmnâng cao vai trò của công tác kế toán trong việc quản lý tài chính của công tyTNHH MTV Vật tư và XNK Hóa Chất

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

- Đối tượng nghiên cứu: đề tài nghiên cứu những vấn đề lý luận chung

về tổ chức công tác kế toán, nghiên cứu về thực trạng tổ chức công tác kếtoán tại công ty TNHH MTV Vật tư và XNK Hóa Chất từ đó đánh giá ưunhược điểm và đề xuất giải pháp hoàn thiện hơn tổ chức công tác kế toán

- Phạm vi nghiên cứu : đề tài tập trung nghiên cứu về tổ chức công tác

kế toán tại công ty TNHH MTV Vật tư và XNK Hóa Chất trong giai đoạnhiện nay

4 Phương pháp nghiên cứu

- Dựa trên cơ sở nguyên lý của chủ nghĩa duy vật biện chứng để nghiêncứu các vấn đề lý luận cũng như các vấn đề thực tiễn tổ chức công tác kế toántại doanh nghiệp

- Sử dụng các phương pháp phân tích, tổng hợp từ thực tế của doanhnghiệp

5 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài

- Đề tài đã góp phần hệ thống hóa những vấn đề lý luận về tổ chức côngtác kế toán tại các doanh nghiệp nói chung và tại công ty TNHH MTV Vật tư

và XNK Hóa Chất nói riêng

- Thông qua việc nghiên cứu đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toántại công ty TNHH MTV Vật tư và XNK Hóa Chất, đề tài đưa ra các giải phápnhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH MTV Vật tư vàXNK Hóa Chất.

6 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu và kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụlục, luận văn bao gồm ba chương

Chương 1: Lý luận chung về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH MTV Vật tư và XNK Hóa Chất

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH MTV Vật tư và XNK Hóa Chất

CHƯƠNG 1

LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN

TRONG DOANH NGHIỆP

1.1 Khái quát về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp

1.1.1 Khái niệm, đặc điểm tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp

Trong quá trình hình thành và phát triển kế toán có khái niệm cho rằng

kế toán là nghệ thuật, cũng có khái niệm cho rằng kế toán là khoa học Vậy kếtoán là một nghệ thuật hay khoa học ?

Trước hết, theo Neddles, Anderson & Caldwell (2003), Viện kế toán

công chứng Hoa Kỳ vào năm 1941 định nghĩa kế toán như sau: "Kế toán là nghệ thuật gho chép, phân loại và tổng hợp một cách có ý nghĩa và dưới hình thức bằng tiền các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, các sự kiện mà ít nhiều có liên quan đến tài chính và giải trình kết quả của việc ghi chép này".

Định nghĩa này của kế toán chú trọng đến nhiệm vụ giữ sổ sách cố hữucủa người kế toán Tuy nhiên đây là quan điểm cổ điển về kế toán, nó khôngcòn phù hợp với thực tiễn kế toán hiện nay nữa Ngày nay, với quan điểmmới, kế toán không chỉ quan tâm đến việc giữ sổ sách mà đến toàn bộ cáchoạt động bao gồm việc hoạch định chương trình và giải quyết vấn đề, đánhgiá các hoạt động của doanh nghiệp và kiểm tra sổ sách Kế toán ngày nay cóchú trọng đến nhu cầu bức thiết của những người sử dụng thông tin kế toán dù

họ ở bên trong hay bên ngoài doanh nghiệp Do vậy vào năm 1970 Viện Kếtoán công chứng Hoa Kỳ cho rằng nhiệm vụ của kế toán là cung cấp thông tinđịnh lượng, chủ yếu mang tính chất tài chính về các đơn vị kinh tế hạch toánđộc lập nhằm giúp ích cho việc làm các quyết định kinh tế

Theo Sokolov, một chuyên gia hàng đầu về kế toán tại Nga thì "Kế toán

là ngôn ngữ các ký hiệu cũng như quy ước sử dụng và được tạo ra với mục đích làm thay thế các đối tượng thực tế bằng các ký hiệu hay biểu tượng, cho

phép phản ánh một cách trung thực hoạt động kinh doanh cùng các kết quả của hoạt động kinh doanh đó".

Theo tinh thần của kế toán quốc tế, "Kế toán được định nghĩa là hệ thống thông tin và kiểm tra dùng để đo lường, phản ánh, xử lý và truyền đạt những thông tin về tài chính, kết quả kinh doanh và các luồng tiền tạo ra của một đơn vị kinh tế".

Trong cuốn sách "Nguyên lý kế toán Mỹ", Ronald J.Thacker nêu quanđiểm của mình về kế toán xuất phát từ việc cung cấp thông tin cho công tác

quản lý "Kế toán là một phương pháp cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý

có hiệu quả và để đánh giá hoạt động của mọi tổ chức".

Theo quan điểm nêu trong luật kế toán của Việt Nam, định nghĩa kế

toán được trình bày như sau : "Kế toán là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động".

Tổ chức công tác kế toán là một trong những nội dung quan trọng trong

tổ chức công tác quản lý ở doanh nghiệp Với chức năng cung cấp thông tin

và kiểm tra các hoạt động kinh tế - tài chính, do đó công tác kế toán ảnhhưởng trực tiếp đến chất lượng của công tác quản lý đồng thời nó còn ảnhhưởng đến việc đáp ứng các yêu cầu khác nhau của các đối tượng trực tiếp vàgián tiếp

Các nhà khoa học đưa ra nhiều khái niệm dưới nhiều khía cạnh khác

nhau về tổ chức công tác kế toán Có quan điểm cho rằng "Tổ chức công tác kế toán là việc tổ chức vận dụng chế độ kế toán ở từng đơn vị, theo đó tổ chức công tác kế toán chỉ đơn thuần là việc áp dụng chế độ kế toán sao cho phù hợp với đặc điểm, điều kiện của đơn vị" Quan điểm này đúng nhưng chưa đủ,

việc vận dụng chế độ kế toán là một phần quan trọng định hướng cho việc tổ

chức công tác kế toán nhưng không thể xem là toàn bộ công việc tổ chứccông tác kế toán.

Theo quan điểm các nhà khoa học của Học viện Tài Chính : "Tổ chức công tác kế toán là việc tổ chức vận dụng các phương pháp kế toán để liên kết các yếu tố cấu thành, các công việc của kế toán nhằm thực hiện tốt các nhiệm vụ kế toán trong doanh nghiệp".

Mặc dù có nhiều quan niệm khác nhau về khái niệm tổ chức công tác

kế toán nhưng ta có thể khái quát khái niệm tổ chức công tác kế toán được coi

là một hệ thống các yếu tố cấu thành gồm tổ chức bộ máy kế toán, tổ chứcvận dụng các phương pháp kế toán để thu nhận, xử lý và cung cấp các thôngtin tổ chức vận dụng các chính sách, chế độ, thể lệ kinh tế tài chính, kế toánvào doanh nghiệp

1.1.2 Yêu cầu và nguyên tắc tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp

a Yêu cầu:

Phát huy được vai trò, chức năng của tổ chức công tác kế toán trongdoanh nghiệp, tổ chức công tác kế toán cần phải đáp ứng các yêu cầu cơ bảnsau đây:

Phải đáp ứng một cách nhanh chóng, kịp thời và chính xác các thôngtin kế toán cho nhà quản lý

Phải đảm bảo tính khoa học, hợp lý trên cơ sở các nguyên tắc, chínhsách, quy chế tài chính kế toán

Phải có tính hiệu quả (tối thiểu hoá chi phí, tối đa hoá lợi nhuận) Bộmáy kế toán phải gọn nhẹ, giảm bớt các khâu trung gian nhằm đáp ứng kịpthời và chính xác, giúp các nhà quản lý doanh nghiệp tránh thất thoát tài sản

Phải phù hợp với điều kiện và yêu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp

b Nguyên tắc:

Để tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý thì việc tổ chức côngtác kế toán phải thực hiện theo các các nguyên tắc cơ bản sau:

Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo tính thống nhất trong hệ thống

kế toán giữa đối tượng và phương pháp, hình thức và bộ máy kế toán trongđơn vị kế toán

Tổ chức công tác kế toán phải đúng với những quy định trong điều lệ

tổ chức kế toán Nhà nước, trong chế độ thể lệ do Nhà nước ban hành và phùhợp với các chính sách, chế độ quản lý kinh tế tài chính của Nhà nước trongtừng thời kỳ

Kế toán là một công cụ quan trọng để tính toán, xây dựng và kiểm traviệc chấp hành ngân sách của Nhà nước đối với tất cả các doanh nghiệp, đểđiều hành và quản lý nền kinh tế Quốc dân Vì vậy tổ chức công tác kế toánphải theo những quy định chung, đó là những quy định về nội dung công tác

kế toán, quy định về tổ chức chỉ đạo công tác kế toán

Các quy định này được ban hành thống nhất trong toàn bộ nền kinh tếquốc dân, do đó các doanh nghiệp tuỳ thuộc vào điều kiện, đặc điểm kinhdoanh của mình mà tổ chức công tác kế toán một cách phù hợp với những quyđịnh chung của Nhà nước Đồng thời để dảm bảo cho việc tổ chức công tác kếtoán không vi phạm những nguyên tắc, chế độ quy định của Nhà nước và thựchiện các chức năng của kế toán, góp phần tăng cường quản lý kinh tế tàichính, thực hiện việc kiểm tra kiểm soát của Nhà Nước đối với các doanhnghiệp thì yêu cầu các doanh nghiệp tổ chức công tác kế toán phải phù hợpvới chính sách, chế độ quản lý quản lý kinh tế của Nhà Nước trong từng thờikỳ

- Tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với đặc điểm tổ chức kinhdoanh, tổ chức quản lư của doanh nghiệp

Mỗi một doanh nghiệp đều có những đặc điểm, điều kiện riêng củamình, do đó mỗi một doanh nghiệp đều có mô hình kế toán riêng và không có

mô hình chung nào cho tất cả các doanh nghiệp Các doanh nghiệp muốn tổchức tốt công tác kế toán của mình thì phải dựa vào các điều kiện sẵn có củamình, đó là quy mô của doanh nghiệp, tính chất hoạt động, trình độ nhân viên

kế toán, sự phân cấp quản lý trong doanh nghiệp

- Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp phải đảm bảo nguyêntắc tiết kiệm và hiệu quả

Tiết kiệm và hiệu quả là nguyên tắc hoạt động cơ bản của tất cả cácdoanh nghiệp Để thực hiện tốt nguyên tắc này đòi hỏi phải tổ chức công tác

kế toán khoa học và hợp lý, thực hiện tốt nhất các chức năng, nhiệm vụ của kếtoán để làm sao cho chất lượng công tác kế toán đạt được tốt nhất với chi phíthấp nhất Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo kết hợp tốt giữa kế toán tàichính và kế toán quản trị

1.2 Nội dung tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp

1.2.1 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán

"Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành làm căn cứ ghi sổ kế toán" theo

điều 4, khoản 7 của Luật kế toán số : 03/2003/QH11

Mọi nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh đều phải lấy chứng từ kếtoán để làm căn cứ ghi sổ kế toán Do đó tổ chức hệ thống chứng từ kế toán làkhâu đầu tiên quan trọng của tổ chức công tác kế toán

+ Hệ thống chứng từ kế toán : bao gồm chứng từ bắt buộc và chứng từ

hướng dẫn (nội bộ) Đối với các doanh nghiệp cần phải thực hiện tốt các yêucầu quy định về nội dung, phương pháp lập, giá trị pháp lý của các chứng từthống nhất bắt buộc Còn với các chứng từ hướng dẫn thì tuỳ thuộc vào điều

kiện, yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp mình mà lựa chọn, vận dụng cho phùhợp.

Chứng từ bắt buộc : Đó là những chứng từ kế toán được Nhà nước quyđịnh thống nhất trên toàn quốc về quy cách, mẫu biểu, chỉ tiêu phản ánh vàphương pháp lập Doanh nghiệp phải áp dụng đúng theo các quy định trên.Đơn vị kế toán phải thực hiện đúng biểu mẫu, nội dung, phương pháp ghi cácchỉ tiêu và áp dụng thống nhất cho các đơn vị kế toán hoặc từng đơn vị kếtoán cụ thể

Chứng từ hướng dẫn : Là mẫu chứng từ kế toán do cơ quan Nhà nước

có thẩm quyền quy định, ngoài các nội dung quy định trên mẫu, đơn vị kếtoán có thể bổ sung thêm các chỉ tiêu hoặc thay đổi hình thức mẫu biểu chophù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị

Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp:Ban đầu theo chế độ kế toán doanh nghiệp gồm 5 chỉ tiêu:

Chứng từ kế toán về lao động, tiền lươngChứng từ kế toán về hàng tồn kho

Chứng từ kế toán về bán hàngChứng từ kế toán về tiền tệ Chứng từ kế toán về tài sản cố định

Và chứng từ kế toán ban hành theo các văn bản pháp luật khác Chứng

từ kế toán cho các doanh nghiệp phải thực hiện theo đúng nội dung, phươngpháp lập, ký chứng từ kế toán theo Luật kế toán, nghị định số 129/2004/NĐ-

CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ, các văn bản pháp luật có liên quan đếnchứng từ kế toán và quy định ban hành theo quy định số 15/2006/QĐ-BTCngày 20/3/2006

Chứng từ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây:

- Tên và số hiệu của chứng từ kế toán

- Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán

- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc các nhân lập chứng từ kế toán

- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc các nhân nhận chứng từ kế toán

- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh

- Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng

số, tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằngchữ

- Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liênquan đến chứng từ kế toán

Ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán quy định trên,chứng từ kế toán có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứngtừ

+ Luân chuyển chứng từ kế toán : Chứng từ kế toán thường xuyên vận

động, sự vận động liên tục kế tiếp nhau từ giai đoạn này sang giai đoạn kháccủa chứng từ gọi là luân chuyển chứng từ Luân chuyển chứng từ thường quacác giai đoạn sau (theo sơ đồ 1.1):

Sơ đồ 1.1 : Sơ đồ luân chuyển chứng từ

+ Lập hoặc thu nhận chứng từ cần phải chú ý những điểm sau:

Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động củadoanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lầncho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh Nội dung chứng từ kế toánphải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh

tế, tài chính phát sinh Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá,không viết tắt Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số

Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng

từ Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liêntheo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng vào giấy than.Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cảcác liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo thống nhất nộidung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ

Các chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dungquy định cho chứng từ kế toán

Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trênchứng từ mới có giá trị thực hiện riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện

tử theo quy định của pháp luật Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đềuphải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì,chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên Chữ kýtrên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và pahir giống với chữ

ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lầnsau phải khớp với chữ ký các lần trước đó

+ Kiểm tra chứng từ :

Tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hay từ bên ngoàichuyển vào đều tập trung vào bộ phận kế toán bộ phận kế toán có nhiệm vụkiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, sau đó kế toán mới được ghi sổ phản ánhnghiệp vụ chứng từ đó

Việc kiểm tra chứng từ cần phải chú ý những vấn đề sau:

- Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tốghi chép trên chứng từ kế toán

- Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đãghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác cóliên quan

- Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chínhsách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từchối thực hiện (không xuất quỹ, thanh toán, xuất kho ) đồng thời báo cáongay cho Giám đốc doanh nghiệp biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiệnhành

Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung vàchữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trảlại, yêu cầu làm thêm, hoàn tất thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứghi sổ

+ Ghi sổ kế toán :

Việc ghi sổ kế toán nhất thiết phải căn cứ vào chứng từ kế toán đã đượckiểm tra bảo đảm các quy định về chứng từ kế toán Mọi số liệu ghi trên sổ kếtoán bắt buộc phải có chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý chứng minh

+ Lưu trữ, bảo quản chứng từ :

Chứng từ kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàntrong quá trình sử dụng và lưu trữ

Chứng từ kế toán lưu trữ phải là bản chính Trường hợp tài liệu kế toán

bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp có xácnhận; nếu bị mất hoặc bị huỷ hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụphoặc xác nhận

Chứng từ kế toán phải đưa vào lưu giữ trong thời hạn mười hai tháng

kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán

Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổchức bảo quản, lưu trữ tài kiệu kế toán theo thời hạn sau đây :

- Tối thiểu năm năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điềuhành của đơn vị kế toán gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp đểghi sổ kế toán và lập BCTC

- Tối thiểu mười năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi

sổ kế toán và lập BCTC, sổ kế toán và BCTC năm, trừ trường hợp pháp luật

và ký xác nhận trên chứng từ sao chụp, đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, sốlượng từng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đóngdấu

- Cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập biênbản, ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và ký tênđóng dấu

1.2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

Hệ thống tài khoản là một phần quan trọng của hệ thống kế toán, đảmbảo cho việc xử lý số liệu và cung cấp thông tin hữu ích cho người sử dụng

Do đó hệ thống tài khoản kế toán cần được xây dựng cho phù hợp với đốitượng kế toán và đối tượng quản lý, yêu cầu của doanh nghiệp

Hệ thống tài khoản đang được áp dụng hiện nay do bộ tài chính pháthành là quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 và quyết định số48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp hiện hành, bao gồm các tàikhoản được chia làm 9 loại trong bảng cân đối kế toán và 1 loại tài khoảnngoài bảng cân đối kế toán

Hệ thống tài khoản kế toán được kết cấu thành 2 phần cơ bản :

+ Loại 1, 2 : Nhóm tài khoản Tài sản (có số dư cuối kỳ để lập bảng cân đối kế toán)

+ Loại 3, 4 : Nhóm tài khoản Nguồn vốn (có số dư cuối kỳ để lập bảng cân đối kế toán)

+ Loại 5, 6, 7, 8, 9 : Nhóm tài khoản trung gian (không có số dư cuối kỳ

và không thể hiện trên bảng cân đối kế toán) Được phản ánh trên báo cáo (kết quả hoạt động kinh doanh)

+ Loại 0 : Có số dư cuối kỳ ghi ngoài bảng Cân đối kế toán

Căn cứ vào hệ thống tài khoản của Nhà nước cùng với điều kiện củatừng doanh nghiệp, Kế toán trưởng sẽ lựa chọn, nghiên cứu, xây dựng danhmục các loại tài khoản mà doanh nghiệp cần sử dụng, đồng thời cũng nêu rõphương pháp vận dụng các tài khoản này Ngoài ra còn phải xây dựng danhmục và phương pháp ghi chép các tài khoản cấp III, IV phục vụ cho quản trị.Chẳng hạn như để thuận tiện cho việc quản lý nguyên vật liệu thì kế toán mởtài khoản cấp II cho tài khoản 152 chi tiết như sau:

+ TK 1521 : Nguyên vật liệu dùng cho sản xuất kinh doanh

+ TK 1522 : Nguyên vật liệu dùng cho XDCB

+ TK 1523 : Nguyên vật liệu đưa đi lắp đặt giao cho bên nhận thầu.Trường hợp doanh nghiệp nhỏ và vừa cần bổ sung tài khoản cấp 1 hoặccần sửa đổi tài khoản cấp 1, cấp 2 trong hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài

chính quy định về tên, ký hiệu, nội dung và phương pháp hạch toán nghiệp vụkinh tế phát sinh đặc thù phải được sự chấp thuận bằng văn bản của Bộ tàichính trước khi thực hiện.

Các doanh nghiệp nhỏ và vừa có thể mở thêm tài khoản cấp 2 và tàikhoản cấp 3 đối với những tài khoản không có quy định tài khoản cấp 2, tàikhoản cấp 3 tại danh mục hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp nhỏ vàvừa đã quy định trong Quyết định này nhằm phục vụ yêu cầu quản lý củadoanh nghiệp mà không phải đề nghị Bộ tài chính chấp thuận

Việc tổ chức thực hiện, vận dụng hệ thống TK kế toán trong từngdoanh nghiệp phải đáp ứng được những yêu cầu cơ bản sau:

+ Phản ánh, hệ thống hoá đầy đủ mọi nghiệp vụ kinh tế - tài chínhtrong doanh nghiệp

+ Phù hợp với những quy định thống nhất của Nhà nước và các văn bảnhướng dẫn thực hiện của Bộ chủ quản, cơ quan quản lý cấp trên

+ Phù hợp với đặc điểm, tính chất hoạt động sản xuất kinh doanh, trình

độ phân cấp quản lý kinh tế - tài chính của doanh nghiệp

+ Đảm bảo mối quan hệ với các chỉ tiêu BCTC

+ Đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin trên máy vi tính và thoả mãn nhucầu thông tin cho các đối tượng sử dụng

Tổ chức thực hiện và vận dụng hệ thống tài khoản kế toán doanhnghiệp có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong việc tổ chức công tác kế toán củadoanh nghiệp, do vậy đòi hỏi các doanh nghiệp phải thực hiện đúng các quyđịnh, yêu cầu nêu trên

Doanh nghiệp phải thực hiện các quy định về sổ kế toán trong Luật kếtoán, Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2005 của Chính phủ quy địnhchi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật kế toán trong lĩnh vựckinh doanh, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Kế toán và Chế độ kế toánnày Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ Tàichính.

Mỗi doanh nghiệp chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toánnăm

Sổ kế toán tổng hợp, gồm: Sổ Nhật ký, Sổ Cái

Sổ kế toán chi tiết, gồm : Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Nhà nước quy định bắt buộc về mẫu sổ, nội dung và phương pháp ghichép đối với các loại sổ Cái, sổ Nhật ký, quy định mang tính hướng dẫn đốivới các loại sổ, thẻ kế toán chi tiết

+ Sổ nhật ký : Dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát

sinh trong từng kỳ kế toán và trong một niên độ kế toán theo trình tự thời gian

và quan hệ đối ứng các tài khoản của các nghiệp vụ đó Số liệu kế toán trên sổNhật ký phản ánh tổng số phát sinh bên Nợ và bên Có của tất cả các tài khoản

kế toán sử dụng ở doanh nghiệp

Sổ nhật ký phải phản ánh đầy đủ các nội dung sau:

- Ngày tháng ghi sổ

- Số hiệu và ngày tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ

- Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh

- Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh

+ Sổ cái : Dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh

trong từng kỳ và trong một niên độ kế toán theo các tài khoản kế toán đượcquy định trong chế độ tài khoản kế toán áp dụngcho doanh nghiệp Số liệu kế

toán trên sổ Cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình vàkết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Sổ Cái phải phản ánh đầy đủ các nội dung sau:

- Ngày, tháng ghi sổ

- Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ

- Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh

- Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào bên Nợ hoặcbên Có của tài khoản

+ Sổ kế toán chi tiết : Dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính

Sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chínhphát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiếttheo yêu cầu quản lý Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các thông tinphục vụ cho việc quản lý từng loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí chưađược phản ánh trên sổ Nhật ký và Sổ Cái

Số lượng, kết cấu các sổ kế toán chi tiết không quy định bắt buộc Cácdoanh nghiệp căn cứ vào quy định mang tính hướng dẫn của Nhà nước về sổ

kế toán chi tiết và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp để mở các sổ kế toán chitiết cần thiết, phù hợp

Theo chế độ kế toán hiện hành, có 5 hình thức kế toán được áp dụngtrong doanh nghiệp đó là :

Tuỳ theo đặc điểm sản xuất kinh doanh, trình độ quản lý, điều kiện ápdụng công nghệ thông tin của doanh nghiệp mà doanh nghiệp áp dụng mộttrong 5 hình thức kế toán trên.

để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh

Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:

- Sổ Nhật ký chung, Sổ nhật ký đặc biệt

- Sổ Cái

- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ

số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ Cái theo các tài khoản kếtoán phù hợp Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việcghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kếtoán chi tiết liên quan

Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên sổ Cái, lập Bảng cânđối số phát sinh

Sau khí đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảngtổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lậpcác BCTC

Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trênBảng cân đối phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh

Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệtsau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung theo sơ đồ 1.2

Sơ đồ 1.2: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung

Ghi chú :

Ghi hàng ngàyGhi cuối tháng, hoặc định kỳQuan hệ đối chiếu, kiểm tra

+ Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái : Các nghiệp

vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian vàtheo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán

BCTC

tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ Cái Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - SổCái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.

Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái gồm có các loại sổ kế toán sau:

- Nhật ký - Sổ Cái

- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc bảng tổnghợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghitrước hết xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào sổ Nhật ký

sổ Cái Số liệu của mỗi chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùngloại) được ghi trên một dòng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái Bảng tổnghợp chứng từ kế toán được lập cho những chứng từ cùng loại (phiếu thu,phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập ) phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặcđịnh kỳ 1 đến 3 ngày

Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khighi Sổ Nhật ký - Sổ Cái được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liênquan

Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán vừa phát sinhtrong tháng vào sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiếnhành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, Có củatừng tài khoản ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng Căn

cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phátsinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng này Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầuquý) và số phát sinh trong tháng kế toán tính ra số dư cuối tháng (cuối quý)của từng tài khoản trên Nhật ký - Sổ Cái

Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong Sổ Nhật ký

- Sổ Cái phải đảm bảo yêu cầu sau:

Tổng số phát sinh Cócủa tất cả các TàikhoảnTổng số dư Nợ các Tài khoản = Tổng số dư Có các Tài khoản Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổ để cộng số phát sinh

Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng Căn cứvào số liệu khoá sổ của các đối tượng lập "Bảng tổng hợp chi tiết" cho từngtài khoản Số liệu trênb "Bảng tổng hợp chi tiết" được đối chiếu với số phátsinh Nợ, số phát sinh Có và Số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật

ký - Sổ Cái

Số liệu trên Nhật ký - Sổ Cái và trên "Bảng tổng hợp chi tiết" sau khikhoá sổ được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lậpBCTC Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - Sổ Cái theo sơ đồ 1.3

Sơ đồ 1.3 : Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - Sổ Cái

Chứng từ kế toán

Số quỹ

Bảng tổnghợp chứng từ

kế toán cùngloại

Số, thẻ kếtoán chitiết

Bảng tổnghợp chi tiếtNHẬT KÝ - SỔ CÁI

BCTC

Ghi chú :

Ghi hằng ngàyGhi cuối thángĐối chiếu, kiểm tra

Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ : Căn cứ trựctiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là "Chứng từ ghi sổ" Việc ghi sổ kế toán tổnghợp bao gồm:

- Ghi theo thời gian trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ

- Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái

Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặcBảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế

Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặcBảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế

Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở chứng từ kế toán hoặc BảngTổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế

Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cảnăm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kếtoán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán

Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau :

- Chứng từ ghi sổ

- Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ

- Sổ Cái

- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết

Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợpchứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kếtoán lập chứng từ ghi sổ Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký

chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái Các chứng từ kế toánsau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toánchi tiết có liên quan.

Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế,tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng

số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên SổCái, Căn cứ vào Sổ Cái lập bảng cân đối phát sinh

Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợpchi tiết (được lập từ các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập BCTC

Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng Cân đối

số phát sinh phải bằng nhau và số dư của từng tài khoản trên Bảng Cân đối sốphát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợpchi tiết trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ theo sơ đồ 1.4

Sơ đồ 1.4 : Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ

Chứng từ kế toán

chi tiết

Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

CHỨNG TỪ GHI SỔ

Sổ cái

Bảng tổng hợpchi tiết

Bảng cân đối phát sinh

BCTC

Sổ đăng

ký chứng

từ ghi sổ

Ghi chú :

Ghi hàng ngàyGhi cuối thángĐối chiếu, kiểm tra

Hình thức sổ kế toán Nhật ký - Chứng từ

Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Cócủa các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo cáctài khoản đối ứng Nợ

Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theotrình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế(theo tài khoản)

Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trêncùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép

Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản

- Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết

Hằng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra lấy sốliệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký - Chứng từ hoặc Bảng kê, sổ chi tiết có liênquan

Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặcmang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loạitrong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vàocác Bảng kê và Nhật ký - Chứng từ có liên quan

Đối với các Nhật ký - Chứng từ được ghi căn cứ vào các Bảng kê, sổchi tiết thì căn cứ vào số liệu tổng cộng của Bảng kê, Sổ chi tiết, cuối thángchuyển số liệu vào Nhật ký - Chứng từ.

Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ, kiểm tra,đối chiếu số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ với các sổ, thẻ kế toán chi tiết,bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký -Chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ Cái

Đối với các chứng từ có liên quan đến các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết thìđược ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan Cuối tháng, cộng các sổ hoặcthẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ, thẻ kế toán chi tiết để lập các Bảng tổnghợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với Sổ Cái

Số liệu tổng cộng ở Sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký Chứng từ, Bảng kê và các Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập BCTC.Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ theo sơ đồ 1.5

-Sơ đồ 1.5 : Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ Ghi chú :

Ghi hàng ngàyGhi cuối thángĐối chiếu, kiểm tra

Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ

Bảng kê

NHẬT KÝ CHỨNG TỪ

Số, thẻ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

Sổ cái

BCTC

Hình thức kế toán trên máy vi tính

Hiện nay cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin thì phần mềm

kế toán được hình thành và phát triển như là một hệ quả tất yếu của quá trình

Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợpchứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ,xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tínhtheo các Bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán

Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhậpvào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký - Sổ Cái ) và các sổ, thẻ kếtoán chi tiết liên quan

Cuối tháng (hoặc bất kỳ thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện cácthao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập BCTC việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợpvới số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trungthực theo thông tin đã được nhập trong kỳ Người làm kế toán có thể kiểm tra,đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với BCTC sau khi đã in ra giấy

Thực hiện các thao tác để in BCTC theo quy định

Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in

ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về

sổ kế toán ghi bằng tay Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trênmáy vi tính theo sơ đồ 1.6

Sơ đồ 1.6 : Trình tự ghi sổ kế toán trên máy vi tính Ghi chú :

lý tài chính ở đơn vị Trong một doanh nghiệp mức độ phân cấp quản lý tàichính như thế nào sẽ quyết định mô hình tổ chức kế toán tương ứng

Hiện nay các doanh nghiệp có thể lựa chọn tổ chức bộ máy kế toántheo một trong các hình thức sau:

- Tổ chức bộ máy kế toán tập trung

- Tổ chức bộ máy kế toán phân tán

- Tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán

Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng như các doanh nghiệp cổphần hóa quy mô nhỏ thì các doanh nghiệp này với quy mô hoạt động thường

PHẦNMỀM KẾTOÁN

nhỏ, các cơ sở được bố trí gần nhau nên thường tổ chức theo mô hình tậptrung và mô hình tập trung vừa phân tán.

Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung.

Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung là hình thức tổ chức màtoàn bộ công tác kế toán trong doanh nghiệp được tiến hành tập trung tạiphòng kế toán doanh nghiệp Ở các bộ phận khác không tổ chức bộ máy kếtoán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên làm nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra côngtác kế toán ban đầu, thu nhận kiểm tra chứng từ, ghi chép sổ sách, hạch toánnghiệp vụ phục vụ cho nhu cầu quản lý sản xuât kinh doanh của từng bộ phận

đó, lập báo cáo nghiệp vụ và chuyển chứng từ cùng báo cáo về phòng kế toándoanh nghiệp để xử lý và tiến hành công tác kế toán

Ưu điểm : là tạo điều kiện thuận lợi để vận dụng các phương tiện kỹ

thuật tính toán hiện đại, bộ máy kế toán ít nhân viên nhưng đảm bảo đượcviệc cung cấp thông tin kế toán kịp thời cho việc quản lý và chỉ đạo kinhdoanh của doanh nghiệp

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung có thể khái quát theo sơ đồ1.7

Sơ đồ 1.7 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình kế toán tập trung

kế toán tiền lương và BHXH

Bộ phận

kế toán CPSX

và tính giá thành

Bộ phận

kế toán bán hàng, KQKD

Kế toán nguồn vốn và các quỹ

Kế toán tổng hợp và kiểm tra

Bộ phận tài chính

Bộ phận kế toán

Các nhân viên kế toán ở các đơn vị phụ thuộc/ bộ phận

Hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán

Hình thức tổ chức kế toán phân tán là hình thức tổ chức mà công tác kếtoán không những được tiến hành ở phòng kế toán doanh nghiệp mà còn đượctiến hành ở những bộ phận khác như phân xưởng hay đơn vị sản xuất trựcthuộc doanh nghiệp Công việc kế toán ở những bộ phận khác do bộ máy kếtoán ở nơi đó đảm nhận từ công việc kế toán ban đầu, kiểm tra, xử lý chứng

từ đến kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp một số hoặc tất cả các phần hành

kế toán và lập báo cáo kế toán trong phạm vi của bộ phận theo quy định của

kế toán trưởng

Phòng kế toán của doanh nghiệp thực hiện tổng hợp số liệu từ báo cáo

ở các bộ phận gửi về, phản ảnh các nghiệp vụ có tính chất chung toàn doanhnghiệp, lập báo cáo theo quy định của Nhà nước, đồng thời thực hiện việchướng dẫn kiểm tra công tác kế toán của các bộ phận

Hình thức kế toán này được vận dụng thích hợp trong các doanh nghiệp

có quy mô lớn - liên hợp sản xuất kinh doanh

Ưu điểm : Khắc phục được nhược điểm của hình thức tập trung, cung

cấp thông tin kịp thời cho các lãnh đạo của các đơn vị trực thuộc, phát huy vaitrò kế toán tại các đơn vị trực thuộc

Nhược điểm : Bộ máy kế toán cồng kềnh, tốn kém, thiếu sự chỉ đạo tập

trung thống nhất về nghiệp vụ kế toán Cung cấp thông tin chậm trong bộ máy

kế toán

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán có thể khái quát theo sơ đồ 1.8

Sơ đồ 1.8 : Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình kế toán phân tán

Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán

Với mô hình này trong doanh nghiệp vừa có những đơn vị tổ chức kếtoán riêng và cũng có những đơn vị không có tổ chức kế toán riêng Đối vớinhững đơn vị được phân bố xa văn phòng doanh nghiệp sẽ tổ chức kế toánriêng, tổ chức hạch toán nghiệp vụ phát sinh tại đơn vị mình, định kỳ gửi báocáo về phòng kế toán doanh nghiệp Đối với những đơn vị quy mô nhỏ hoặc ởgần doanh nghiệp thì không cần tổ chức kế toán riêng, chỉ làm nhiệm vụ hạchtoán ban đầu, thu thập, xử lý, phân loại chứng từ, lập các báo cáo gửi vềphòng kế toán của doanh nghiệp phòng kế toán có nhiệm vụ hạch toán cácnghiệp vụ phát sinh tại văn phòng, tại các đơn vị không có tổ chức kế toánriêng và tổng hợp các báo cáo của đơn vị có tổ chức kế toán riêng

Hình thức tổ chức bộ máy kế toán này thường phù hợp với những đơn

vị có quy mô lớn hoạt động tập trung trên một địa bàn nhưng các bộ phận phụ

Bộ phận

tài chính

Kế toán hoạt động thực hiện

ở cấp trên

Bộ phận kế toán

Bộ phận

kế toán Tổng hợp

Bộ phận kiểm tra

kế toán

Bộ phận

kế toán

Bộ phận

kế toán thanh toán

Bộ phận

kế toán nguồn vốn

và các quỹ

Bộ phận

kế toán

Bộ phận

kế toán

Kế toán trưởng

(Đơn vị cấp trên)

thuộc có sự phân cấp quản lý khác nhau thực hiện công tác quản lý theo sựphân công đó.

Ưu điểm : Khắc phục được những hạn chế của hai hình thức tập trung

và phân tán, tạo điều kiện tăng cường công tác kế toán ở các đơn vị trực thuộclớn cũng như toàn bộ doanh nghiệp phù hợp với việc phân công kế toán vàphân cấp quản lý tài chính

Nhược điểm : Nhược điểm của hình thức này là bộ máy cồng kềnh

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán có thể khái quát theo sơ đồ 1.9

Sơ đồ 1.9: tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán.

Việc tổ chức, thực hiện các chức năng, nhiệm vụ, nội dung công tác kếtoán trong doanh nghiệp do bộ máy kế toán đảm nhận Vì vậy, việc tổ chức,

kế toán TSCĐ

Bộ phận kế toán tiền lương, BHXH

Bộ phận

kế toán

Kế toán tổng hợp

và kiểm tra

Bộ phận tài chính

Nhân viên kế toán ở các

đơn vị phụ thuộc không

có tổ chức kế toán riêng

Phòng (tổ) kế toán ở các đơn vị trực thuộc

Kế toán

vật tư

hàng hoá

Kế toán TSCĐ

Kế toán tiền lương BHXH

Kế toán CPSX, tính giá thành

Kế toán

BH, Kết quả kinh doanh

Kế toán tổng hợp

Kế toán trưởng (Đơn vị cấp trên)

cơ cấu bộ máy kế toán sao cho hợp lý, gọn nhẹ và hoạt động có hiệu quả làđiều kiện quan trọng để cung cấp thông tin kế toán một cách kịp thời, chínhxác trung thực và đầy đủ, hữu ích cho các đối tượng sử dụng thông tin đồngthời phát huy và nâng cao trình độ nghiệp vụ, năng suất lao dộng của nhânviên kế toán.

1.2.5 Tổ chức kiểm tra kế toán

Để đảm bảo cho công tác kế toán trong các doanh nghiệp thực hiện tốtcác yêu cầu, nhiệm vụ và chức năng của mình trong công tác quản lý, nhằmcung cấp cho các đối tượng sử dụng khác nhau những thông tin kế toán tàichính của doanh nghiệp một cách trung thực, minh bạch, công khai và chấphành tốt những chính sách, chế độ về quản lý kinh tế - tài chính nói chung,các chế độ, thể lệ quy định về kế toán nói riêng cần phải thường xuyên tiếnhành kiểm tra công tác kế toán trong nội bộ doanh nghiệp theo đúng nội dung,phương pháp kiểm tra Công tác kiểm tra kế toán trong doanh nghiệp đượctiến hành theo những nội dung sau:

- Kiểm tra việc ghi chép, phản ánh trên chứng từ, tài khoản, sổ và báocáo kế toán đảm bảo việc thực hiện đúng chính sách chế độ quản lý tài chính,chế độ, thể lệ kế toán

- Kiểm tra việc tổ chức, chỉ đạo công tác kế toán trong doanh nghiệp,việc thực hiện trách nhiệm, quyền hạn của kế toán trưởng, kết quả công táccủa bộ máy kế toán, mối quan hệ công tác giữa bộ phận kế toán và các bộphận quản lý chức năng khác trong doanh nghiệp

Công tác kiểm tra kế toán trong nội bộ doanh nghiệp do Giám đốc và

Kế toán trưởng chịu trách nhiệm tổ chức và chỉ đạo Trong bộ máy kế toáncủa doanh nghiệp nên cơ cấu riêng bộ phận kiểm tra kế toán hoặc công nhânviên chuyên trách kiểm tra kế toán Việc kiểm tra có thể được tiến hành với

tất cả các nội dung hoặc từng nội dung riêng biệt Tuỳ theo yêu cầu mà có thểkiêm tra định kỳ hay đột xuất, bất thường.

Phương pháp kiểm tra kế toán được áp dụng chủ yếu là phương phápđối chiếu : đối chiếu số liệu giữa các chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo

kế toán với nhau, giữa số liệu kế toán của doanh nghiệp với các đơn vị có liênquan, giữa số liệu kế toán với thực tế hoạt động SXKD của doanh nghiệp vớichế độ, thể lệ kế toán hiện hành

Căn cứ để tiến hành kiểm tra kế toán là các chứng từ kế toán, sổ kếtoán, báo cáo kế toán và chế độ, chính sách quản lý kinh tế - tài chính, chế độthể lệ kế toán cũng như số liệu kế toán của các đơn vị liên quan Về mặt lýthuyết, trình tự tiến hành kiểm tra cần bắt đầu từ dưới lên: Từ chứng từ, sauđến sổ và cuối cùng là báo cáo kế toán Tuy nhiên, để giảm bớt khối lượngcông việc kiểm tra, rút ngắn thời gian kiểm tra mà vẫn đảm bảo được tínhđúng đắn, khách quan của công tác kiểm tra và thu hẹp phạm vi kiểm tra cótrọng tâm, trọng điểm trên thực tế thường tiến hành kiểm tra theo theo trình tựngược lại, từ trên xuống: từ báo cáo kế toán, sau đến sổ và cuối cùng là chứngtừ

Kiểm tra kế toán có ý nghĩ quan trọng trong công tác quản lý, công tác

kế toán doanh nghiệp nhằm phát hiện, ngăn ngừa những hiện tượng vi phạmchính sách, chế độ quản lý và kế toán, do vậy phải được thường xuyên tiếnhành theo đúng chế độ quy định Kết quả kiểm tra kế toán phải được lập biênbản hoặc được lập biên bản hoặc trình bày trong báo cáo kiểm tra Trong cácbiên bản hoặc báo cáo kiểm tra phải bao gồm các nội dung sau: Nội dung tiếnhành kiểm tra, phạm vi và thời gian tiến hành kiểm tra, kết luận, nhận xét, đềnghị của ban kiêm tra kế toán

1.2.6 Tổ chức lập và phân tích Báo cáo kế toán

Hệ thống thông tin về kinh tế, tài chính, kế toán của doanh nghiệp đượcthu nhận và cung cấp qua hệ thống báo cáo kế toán Báo cáo cung cấp nhữngthông tin cần thiết cho người sử dụng, tổng hợp số liệu từ các sổ kế toán liênquan theo các chỉ tiêu kinh tế tài chính cần thiết Thông tin cung cấp cho cácđối tượng sử dụng được phân thành 2 đối tượng là đối tương bên trong và bênngoài đơn vị Do vậy tổ chức hệ thống báo cáo kế toán cũng được chia làm 2

hệ thống báo cáo là : Báo cáo kế toán tài chính và Báo cáo kế toán quản trị

+ Báo cáo kế toán tài chính: đối với các báo cáo này phục vụ cho các

đối tượng bên ngoài doanh nghiệp và các báo cáo này mang tính chất bắtbuộc, việc lập và hướng dẫn lập theo các quy định của Nhà Nước BCTC quyđịnh cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì bao gồm 4 biểu mẫu báo cáo đó làbảng cân đối kế toán, kết quả hoạt động kinh doanh, thuyết minh BCTC, báocáo lưu chuyển tiền tệ, ngoài ra để phục vụ cho yêu cầu quản lý kinh tế tàichính, yêu cầu chỉ đạo, điều hành sản xuất, kinh doanh tại các đơn vị thì cácđơn vị có thể lập thêm các báo cáo chi tiết khác

Hệ thống BCTC gồm BCTC năm

- Bảng cân đối kế toán Mẫu số B 01- DN

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B 02 - DN

- Báo cáo luân chuyển tiền tệ Mẫu số B 03 - DN

- Bản thuyết minh BCTC Mẫu số B 09 - DN

+ Báo cáo kế toán quản trị: các báo cáo này thường phục vụ cho nội

bộ doanh nghiệp Để xây dựng được các báo cáo này thì đòi hỏi kế toántrưởng phải xây dựng các chỉ tiêu, phương pháp lập thích hợp với điều kiệncủa doanh nghiệp mình và phù hợp với yêu cầu cung cấp thông tin cho quảntrị doanh nghiệp

Các báo cáo phải được lập một cách trung thực, khách quan,toàn diệnkịp thời