Slide: Chương 4 KIỂM TOÁN CHU KỲ MUA HÀNG THANH TOÁN

4.1 Mục tiêu và căn cứ kiểm toán chu kỳ mua hàng thanh toán 4.2 Các thủ tục kiểm soát nội bộ và khảo sát kiểm soát chu kỳ mua hàng thanh toán 4.3 Các thử nghiệm cơ bản 4.4 Tổng hợp kết quả kiểm toán chu kỳ mua hàng thanh toán 4.5 Kiểm toán các tài khoản có liên quan trong chu kỳ

MÔN HỌC KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Chương 4 KIỂM TOÁN CHU KỲ

MUA HÀNG - THANH TOÁN

MỤC TIÊU, TÀI LIỆU

VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

 Mục tiêu:

 Giới thiệu cho sinh viên nắm được về khái niệm và sự cần thiết khách quan, chức năng, đối tượng khách thể, các loại kiểm toán, quy trình và chuẩn mực kiểm toán

 Phương pháp nghiên cứu:

 Tự nghiên cứu tài liệu, nghe giảng và thảo luận

KẾT CẤU CỦA CHƯƠNG

4.1 Mục tiêu và căn cứ kiểm toán chu kỳ mua hàng-

thanh toán

4.2 Các thủ tục kiểm soát nội bộ và khảo sát kiểm

soát chu kỳ mua hàng- thanh toán

4.1 Mục tiêu và căn cứ kiểm toán chu

kỳ mua hàng- thanh toán

4.1.1 Mục tiêu kiểm toán chu kỳ mua hàng và

thanh toán

4.1.2 Căn cứ kiểm toán chu kỳ mua hàng và

thanh toán

4.1.1 Mục tiêu kiểm toán chu kỳ mua

hàng- thanh toán

Các thông tin tài chính có liên quan đến chu kỳ MH-TT

Các c hỉ tiê u trê n bảng cân đối kế toán như : Hàng tồ n kho, c ác kho ản c hi phí trả trư ớ c ngắn hạn, dài hạn, TSCĐ, phải trả ngư ờ i bán ngắn hạn, dài hạn, dự phòng phải trả ngắn hạn, dài hạn, các c hỉ tiê u TSCĐ tăng, giảm trê n thuyế t minh báo c áo tài c hính….

Mục tiê u kiể m toán chu kỳ mua hàng và thanh toán

- Khảo sát quá trình kiểm soát nội bộ chu kỳ mua hàng và thanh toán của doanh nghiệp xem có chặt chẽ, hiệu quả ; KTV có thể tin tưởng vào hệ thống KSNB đối với chu kỳ mua hàng, thanh toán của doanh nghiệp không

- Xác định các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán là có thực tế xảy ra ,được đánh giá và tính toán đúng đắn, đúng số lượng, đúng đơn giá đã

được phê chuẩn, nghiệp vụ mua và TT bằng ngoại tệ được qui đổi một

cách đúng đắn theo đúng tỷ giá qui định ; được ghi sổ một cách đầy đủ, kịp thời, đúng phương pháp, đúng sự phân loại, đúng kỳ

- Xác minh việc trình bày và công bố về hàng mua vào và các khoản phải trả trên báo cáo tài chính là hoàn toàn đúng đắn và đúng qui định

4.1.2 Căn cứ kiểm toán chu kỳ mua

 Các kế hoạch SXKD , kế hoạch mua ; Các nhật ký mua hàng, báo cáo mua hàng, báo cáo thống kê, nhật ký chi tiền…

 Các phiếu báo giá của bên bán, giấy báo nhận hàng, biên bản và báo cáo nhận hàng

 Các tài liệu khác có liên quan, như: Thẻ kho, nhật ký của bảo vệ, nhật ký sản xuất của bộ phận có sử dụng tài sản, vật tư, hàng hoá mua vào.



4.2 Các thủ tục kiểm soát nội bộ và khảo sát kiểm soát chu kỳ mua hàng-

thanh toán

4.2.1 Các bước công việc của chu kỳ mua vào,

thanh toán và các chức năng kiểm soát nội bộ

4.2.2 Các quá trình kiểm soát nội bộ chu kỳ mua

hàng và thanh toán 4.2.3 Trình tự khảo sát kiểm soát nội bộ chu kỳ mua

vào và thanh toán

4.2.1 Các bước công việc của chu kỳ mua vào, thanh toán và các chức năng kiểm soát nội bộ

-Tiếp nhận, xử lý đơn đặt hàng và ký hợp đồng mua bán.

4.2.2 Các quá trình kiểm soát nội bộ chu

kỳ mua hàng và thanh toán

+ Xây dựng và ban hành các quy chế

- Qui định về trách nhiệm, quyền hạn về quản lý và KSNB;

- Qui định về trình tự, thủ tục thực hiện việc

quản lý và KSNB đối với từng khâu công việc :Tiếp nhận, xử

lý đơn đặt hàng và ký hợp đồng mua bán ; Nhận vật tư, hàng hoá, dịch vụ và kiểm nghiệm ;Ghi nhận khoản nợ phải trả

người bán ;Xử lý, thanh toán tiền mua hàng và ghi sổ

+ Tổ chức triển khai thực hiện các quy chế về quản lý và

KSNB: Phân công, hướng dẫn thực hiện, kiểm tra,

4.2.3 Trình tự khảo sát kiểm soát nội bộ

chu kỳ mua vào và thanh toán

- Tìm hiểu, nghiên cứu và đánh giá về tính đầy đủ; phù hợp; chặt chẽ của các chính sách, các quy định về KSNB đối với chu kỳ mua hàng và thanh toán thông qua đọc các tài liệu qui

định về KSNB

- Quan sát, phỏng vấn, kiểm tra các dấu hiệu KS trên các

hồ sơ, tài liệu về các nghiệp vụ MH-TT ( bộ chứng từ) để đánh giá về sự hiện hữu, tính thường xuyên liên tục trong việc thực

4.3.1 Thủ tục phân tích tổng quát số liệu hạch

toán liên quan đến chu kỳ MH-TT

- So sánh danh mục các khoản phải trả với danh mục các nhà cung cấp của bộ phận mua hàng xem có phù hợp không ( chú ý nhà cung cấp mới,

không thường xuyên)

- So sánh tỷ trọng vật tư, tài sản, hàng hoá mua vào giữa các kỳ , giữa thực tế với kế hoạch

- So sánh số tiền mua chịu, số tiền đã thanh toán kỳ này với kỳ trước theo tổng số và theo từng nhà cung cấp

- So sánh tỷ trọng nợ phải trả người bán trong tổng nợ ngắn hạn kỳ này với kỳ trước

-So sánh số dư nợ phải trả người bán theo từng nhà cung cấp và tổng

số cuối kỳ với đầu năm ( kỳ này với kỳ trước) Khi so sánh cần loại trừ ảnh

hưởng của những nhân tố dẫn đến sự biến động của phải trả người bán như số lượng hàng mua chịu, đơn giá hàng mua chịu…

- Đọc lướt số nợ phải trả người bán xem có lẫn nợ khác không…

4.3.2 Kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ

và số dư tài khoản

4.3.2.1 Kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ mua hàng

4.3.2.2 Kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ thanh toán tiền mua hàng

4.3.2.3 Kiểm tra chi tiết số dư tài khoản phải trả người bán

4.3.2.1.Kiểm tra chi tiết nghiệp vụ mua hàng

Mục tiêu kiểm toán

+ “ Phát sinh”: nghiệp vụ mua hàng đã ghi sổ là có căn cứ hợp lý –Thực tế

đã xảy ra; Được phê chuẩn đầy đủ

+“Tính toán, đánh giá”: Các nghiệp vụ mua hàng ghi sổ đều đã được tính toán, đánh giá hợp lý, đúng đắn

+“Đầy đủ”: Các nghiệp vụ mua hàng phát sinh đều được ghi sổ đầy đủ

+“Phân loại đúng”: Các nghiệp vụ mua hàng đều được ghi sổ đúng đắn

(quan hệ đối ứng TK)

+“Đúng kỳ”: Các nghiệp vụ mua hàng đều được ghi sổ đúng kỳ

+ “Cộng dồn và công bố”: Các nghiệp vụ mua hàng trong kỳ đã được tính toán tổng hợp đầy đủ, chính xác phù hợp với quy định và nhất quán với số liệu trên sổ kế toán

Thủ tục kiểm toán ? Liên hệ mục 5.1.3 phần lý thuyết

4.3.2.1 Kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ

mua hàng

* CSDL “phát sinh”

- Đối chiếu nghiệp vụ M H đã ghi sổ chi tiết HM với các hóa đơn mua

hàng ;biên bản kiểm nghiệpm , phiếu nhập kho, chứng từ vận chuyển

tương ứng xem có đầy đủ không

- Kiểm tra hồ sơ phê chuẩn của nghiệp vụ MH đã ghi sổ bằng cách kiểm tra: Yêu cầu mua hàng đã được phê chuẩn ; ĐĐH, hợp đồng thương mại,

- Kiểm tra, đối chiếu biên bản kiểm nghiệm; phiếu nhập kho, chứng từ vận chuyển tương ứng (nếu có.)

- Gửi thư xác nhận cho người bán ;

- Kiểm tra các nghiệp vụ ghi bên nợ TK331- Phải trả người bán trong kỳ và

ở kỳ tiếp theo …

- Kiểm tra thẻ kho; kiểm tra Sổ NK của bảo vệ, NK vận chuyển ( nếu có ); -Kiểm tra cân đối luân chuyển HTK;

-Kiểm tra kế hoạch mua hàng và ghi chép nghiệp vụ của bộ phận mua hàng

- Yêu cầu đơn vị giải trình…

4.3.2.1 Kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ

mua hàng ( tiếp)

CSDL “Tính toán, đánh giá”

- Kiểm tra tính hợp lý và đúng đắn của căn cứ tính số tiền trên hoá đơn:( So sánh số lượng hàng mua trên hóa đơn mua hàng với ĐĐH, HĐTM đã phê duyệt; với SL trên biên bản kiểm nghiệm , PNK, chứng từ vận chuyển

xem có phù hợp không; So sánh đơn giá ghi trên hóa đơn MH với đơn giá trên HĐTM , bảng giá của người bán gửi cho đơn vị ( Chú ý tham khảo giá

cả tương ứng trên thị trường Nếu thấy bất hợp lý , KTV yêu cầu đơn vị giải trình )

- Kiểm tra kết quả tính toán (thành tiền); Nếu xét thấy cần thiết, KTV tự tính toán lại và đối chiếu với số liệu của đơn vị (Chú ý các trường hợp có chiết khấu, giảm giá …)

- Các nghiệp vụ mua hàng bằng ngoại tệ : So sánh tỷ giá mà đơn vị đã áp dụng với tỷ giá của Ngân hàng công bố cùng thời điểm ghi nhận nghiệp vụ mua hàng xem có phù hợp không

4.3.2.1 KIỂM TRA CHI TIẾT NGHIỆP VỤ MUA HÀNG

(TIẾP)

CSDL “đầy đủ”

- So sánh số lượng nghiệp vụ mua hàng đã ghi sổ chi tiết mua

hàng với số lượng hoá đơn mua hàng xem có phù hợp không

- Kiểm tra tính liên tục của số thứ tự của các đơn đặt mua hàng, biên bản kiểm nghiệm, phiếu nhập kho , báo cáo nhận hàng

(Chọn mẫu )-Kiểm tra, đối chiếu số hiệu, số tiền trên hóa đơn

mua hàng với số hiệu, số tiền của các nghiệp vụ mua hàng đã ghi

sổ chi tiết,tổng hợp hàng mua xem có phù hợp không

4.3.2.1 KIỂM TRA CHI TIẾT NGHIỆP VỤ MUA HÀNG

(TIẾP)

CSDL “Phân loại đúng đắn”

- Kiểm tra các nghiệp vụ mua hàng có được phân

loại đúng hay không ( chính sách phân loại hàng mua

của đơn vị )

-Kiểm tra việc ghi sổ các nghiệp vụ MH vào sơ đồ tài

khoản hay các sổ chi tiết và tổng hợp HM xem có phù

hợp và đúng đắn không băng cách đối chiếu nội dung

nghiệp vụ hay đối ứng tài khoản trên hóa đơn mua hàng với sơ đồ tài khoản hay các sổ chi tiết, tổng hợp tương

ứng ( tk 152, 153 ) xem có phù hợp không

4.3.2.1 KIỂM TRA CHI TIẾT NGHIỆP VỤ MUA HÀNG

- Kiểm tra các nghiệp vụ mua hàng có được ghi chép kịp thời hay

không, bằng cách so sánh ngày tháng trên chứng từ , hoá đơn mua hàng, phiếu nhập kho, biên bản kiểm nghiệm, báo cáo nhận hàng với ngày tháng ghi trên các sổ có liên quan như sổ kế toán tổng hợp, chi tiết hàng mua, nhật ký mua hàng, báo cáo mua hàng, thẻ kho…

Chú ý ngày tháng phân kỳ và ngày tháng trên biên bản kiểm nhận ,phiếu nhập kho, báo cáo nhận hàng

4.3.2.1 KIỂM TRA CHI TIẾT NGHIỆP VỤ MUA HÀNG (TIẾP)

CSDL “Cộng dồn”

- Kiểm tra việc cộng dồn trên các sổ kế toán chi tiết và số liệu tổng hợp:

Cộng lại số liệu trên sổ chi tiết, tổng hợp vật tư, tài sản, hàng hoá mua vào, hoặc nhật ký mua hàng, bảng kê và báo cáo nhận hàng đã được kiểm toán đối chiếu với số liệu của doanh nghiệp xem có khớp hay không

- Cộng lại số phát sinh luỹ kế trên sổ chi tiết và tổng hợp tài khoản hàng mua vào ( 152, 153…) , đối chiếu số liệu trên sổ tổng hợp với số liệu trên bảng cân đối số phát sinh , đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán tài khoản 331… xem có phù hợp không

4.3.2.2 KIỂM TRA CHI TIẾT NGHIỆP VỤ THANH TOÁN TIỀN HÀNG

Mục tiêu kiểm toán

“ Phát sinh” :Các nghiệp vụ thanh toán đã ghi sổ là có căn cứ hợp lý (thực

tế đã xảy ra) và được phê chuẩn

“Tính toán, đánh giá”: Các nghiệp vụ thanh toán đã ghi sổ đều đã được tính toán, đánh giá hợp lý, đúng đắn.

“Đầy đủ”: Các nghiệp vụ thanh toán đã phát sinh đều được ghi sổ đầy đủ “Phân loại đúng”: Các nghiệp vụ thanh toán đều được ghi sổ đúng đắn (số liệu, quan hệ đối ứng TK)

“Hạch toán đúng kỳ”: Các nghiệp vụ thanh toán đều được ghi sổ đúng kỳ “Cộng dồn”: Các nghiệp vụ thanh toán tiền hàng trong kỳ đã được tính toán tổng hợp đầy đủ, chính xác.

Thủ tục kiểm toán ? Liên hệ mục 5.1.3 phần lý thuyết

4.3.2.2.Kiểm tra chi tiết nghiệp vụ thanh toán tiền mua hàng (tiếp theo)

CSDL “phát sinh”

- Đối chiếu các nghiệp vụ thanh toán tiền mua hàng đã ghi sổ kế toán tiền mặt , tiền gửi ngân hàng, phải trả người bán với các chứng từ chi thanh toán (phiếu chi tiền mặt , giấy báo Nợ của ngân hàng, ) tương ứng xem

có đầy đủ chứng từ chứng minh không Chú ý đối chiếu sự phù hợp giữa chứng từ thanh toán với chứng từ của nghiệp vụ mua hàng tương ứng về loại hàng mua, số lượng , số tiền, tên người bán…

-Kiểm tra sự phê chuẩn, cho phép đối với nghiệp vụ thanh toán tiền mua hàng của người có thẩm quyền

4.3.2.2.Kiểm tra chi tiết nghiệp vụ thanh toán tiền hàng

4.3.2.2 KIỂM TRA CHI TIẾT NGHIỆP VỤ THANH TOÁN TIỀN HÀNG (TIẾP)

CSDL “đầy đủ”

- So sánh số lượng nghiệp vụ thanh toán tiền hàng đã ghi sổ chi

tiết TM, TGNH, phải trả người bán với tổng chứng từ chi thanh

toán tiền hàng hàng đã ghi sổ xem có phù hợp không

- Kiểm tra tính liên tục của số thứ tự của các chứng từ thanh

toán tiền hàng đã ghi sổ kế toán TKTM, TGNH, phải trả người bán -(Chọn mẫu )-Kiểm tra, đối chiếu số hiệu, số tiền ttrên phiếu chi

TM, giấy báo nợ của ngân hàng …với số hiệu, số tiền của các

nghiệp vụ thanh tón tiền mua hàng đã ghi sổ chi tiết TM, TGNH, phải trả người bán xem có phù hợp không

-Kết hợp số liệu kiểm tra các khoản ttanh toán khác khi kiểm toán tiền…

4.3.2.2 KIỂM TRA CHI TIẾT NGHIỆP VỤ THANH TOÁN TIỀN HÀNG (TIẾP)

- kết hợp kiểm tra các khoản thanh toán khác

4.3.2.2 KIỂM TRA CHI TIẾT NGHIỆP VỤ THANH TOÁN TIỀN MUA HÀNG

(TIẾP)

CSDL “ đúng kỳ”

-Xem xét tính hợp lý trong việc chia cắt niên độ (cut off) đối với nghiệp

vụ thanh toán tiền mua hàng của đơn vị khách hàng

-So sánh ngày phát sinh nghiệp vụ thanh toán tiền mua hàng trên phiếu chi tiền mặt, giấy báo nợ ngân hàng với ngày ghi nhận nghiệp vụ đó vào sổ

kế toán TK 331 và TK 111, 112

- Kiểm tra kỹ các nghiệp vụ cuối kỳ và đầu kỳ sau

CSDL “Cộng dồn”

- Kiểm tra tính chính xác của việc cộng dồn trên các sổ chi tiết và tổng hợp

có liên quan đến nghiệp vụ thanh toán tiền mua hàng : sổ chi tiết và tổng hợp TK 331, nhật ký chi tiền , sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng…

- So sánh số liệu trên sổ kế toán tổng hợp TK 331 với số liệu trên sổ tổng hợp tiền mặt , tiền gửi ngân hàng xem có phù hợp không.

4.3.2.3 Kiểm tra chi tiết số dư tài khoản

phải trả cho người bán

Mục tiêu kiểm toán

 Các khoản nợ còn phải trả cho người bán trên sổ kế toán là thực tế đang tồn tại (CSDL “Hiện hữu”)

 Các khoản nợ còn phải trả cho người bán đã được tính toán, đánh giá đúng đắn, chính xác (CSDL “Tính toán, đánh giá”)

 Các khoản nợ còn phải trả cho người bán được tổng hợp - cộng dồn đầy đủ, chính xác (CSDL “Cộng dồn”)

 Các khoản nợ còn phải trả cho người bán được trình bày trên BCTC phù hợp với quy định của chế độ kế toán và nhất quán với số liệu trên

sổ kế toán của đơn vị (CSDL “Trình bày và công bố”)

Liên hệ mục 5.1.3 phần lý thuyết

4.3.2.3 Kiểm tra chi tiết số dư tài khoản

phải trả cho người bán

 Thu thập bản đối chiếu xác nhận nợ cuối kỳ.

 Tốt nhất là gửi thư xin xác nhận cho người bán (nếu có thể được).Trường hợp nghi ngờ báo cáo thiếu nợ phải trả có thể yêu cầu đơn vị gửi công văn đối chiếu công nợ.

 Trường hợp không có được xác nhận từ người bán về nợ còn phải trả , KTV cần tiến hành kiểm tra các căn cứ ghi sổ của các khoản nợ này, như hóa đơn của người bán hàng, biên bản kiểm nhận, chứng từ nhập kho, chứng từ vận chuyển, báo cáo nhận hàng, và các chứng từ thanh toán tiền (phiếu chi, giấy báo Nợ của ngân hàng, ) Xác định những hóa đơn mua hàng chưa thanh toán tiền hoặc thanh toán chưa hết để kiểm tra đối chiếu chi tiết.

 Nếu ghi ngờ về tính có thật của nghiệp vụ mua hàng chịu cần áp dụng các thủ tục kiểm toán cần thiết để kiểm tra (như kiểm tra nghiệp vụ)

4.3.2.3 Kiểm tra chi tiết số dư tài khoản

phải trả cho người bán

- Đối với nghiệp vụ mua hàng chịu bằng ngoại tệ cần kiểm tra việc qui đổi ngoại

tệ xem có đúng không

4.3.2.3 Kiểm tra chi tiết số dư tài khoản

phải trả cho người bán

CSDL “Đầy đủ”

- Căn cứ kết quả thư xác nhận

- Đối chiếu số tổng hơp, chi tiết trên bảng kê nợ phải trả người bán với

số liệu trên sổ kế toán chi tiết, tổng hợp nợ phải trả người bán xem có đúng không

- Kiểm tra chọn mẫu: Đối chiếu hóa đơn của người bán với nghiệp vụ kế toán đã ghi sổ chi tiết nợ phải trả người bán về số hiệu, số tiền xem có phù hợp không

- Kiểm tra kỹ các trường hợp hàng về hóa đơn chưa về hoặc hóa đơn về , hàng chưa về xem hạch toán có đúng không

- Kiểm tra các trường hợp ứng tiền trước cho người bán xem đã ghi sổ đúng chưa