1.1. Khái niệm theo dõi và đánh giá: Theo dõi là một hoạt động thường xuyên của chu trình quản lý nhằm liên tục cung cấp các thông tin phản hồi về tiến độ và khiếm khuyết trong quá trình thực hiện một chương trìnhhoạt động y tế. Theo dõi tập trung vào việc phản ánh quá trình của các hoạt động chương trình y tế và đưa ra những khuyến nghị về các biện pháp khắc phục nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Đánh giá là một hoạt động định kỳ của chu trình quản lý nhằm thu thập và phân tích các thông tin, tính toán các chỉ số để đối chiếu xem các chương trìnhhoạt động có đạt được mục tiêu, kết quả có tương xứng với với nguồn lực bỏ ra hay không, đồng thời phân tích quá trình thực hiện kế hoạch để tìm ra những nguyên nhân của thành công hoặc thất bại, rút ra những bài học kinh nghiệm cho công tác lập kế hoạch tiếp theo, tăng cường các hoạt động quản lý sau này góp phần nâng cao hiệu quả của các chương trìnhhoạt động y tế. Chính vì vậy, trong thực tế, đánh giá thường đi kèm với hoạt động theo dõi. Tuy nhiên trong nhiều chương trình, nhằm đảm bảo tính khách quan trong việc đánh giá hiệu quả và tác động các hoạt động của dự án, các nhà tài trợ thường thuê các chuyên gia là những người không trực tiếp tham gia thực hiện các hoạt động làm việc này mỗi khi kết thúc dự án hay bắt đầu xây dựng kế hoạch cho một chu kỳ dự án mới.
Trang 1THEO DÕI VÀ ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG
CHĂM SÓC SỨC KHOẺ MỤC TIÊU
Sau khi học xong bài này, học viên có khả năng:
Trình bày được khái niệm và tầm quan trọng của theo dõi và đánh giá
Phân loại được các hình thức đánh giá
Xây dựng được các chỉ số đánh giá
Phân tích được các bước của theo dõi/đánh giá hoạt động/chương trình y tế
NỘI DUNG
1 Khái niệm theo dõi và đánh giá
Sơ đồ 1: Chu trình quản lý
1.1 Khái niệm theo dõi và đánh giá:
Theo dõi là một hoạt động thường xuyên của chu trình quản lý nhằm liên tục cung cấp
các thông tin phản hồi về tiến độ và khiếm khuyết trong quá trình thực hiện một chương trình/hoạt động y tế Theo dõi tập trung vào việc phản ánh quá trình của các hoạt động/ chương trình y tế và đưa ra những khuyến nghị về các biện pháp khắc phục nhằm đạt được mục tiêu đề ra
Đánh giá là một hoạt động định kỳ của chu trình quản lý nhằm thu thập và phân tích các
thông tin, tính toán các chỉ số để đối chiếu xem các chương trình/hoạt động có đạt được mục tiêu, kết quả có tương xứng với với nguồn lực bỏ ra hay không, đồng thời phân tích quá trình thực hiện kế hoạch để tìm ra những nguyên nhân của thành công hoặc thất bại, rút ra những bài học kinh nghiệm cho công tác lập kế hoạch tiếp theo, tăng cường các hoạt động quản lý sau này góp phần nâng cao hiệu quả của các chương trình/hoạt động y tế
Chính vì vậy, trong thực tế, đánh giá thường đi kèm với hoạt động theo dõi Tuy nhiên trong nhiều chương trình, nhằm đảm bảo tính khách quan trong việc đánh giá hiệu quả và tác động các hoạt động của dự án, các nhà tài trợ thường thuê các chuyên gia là những
Lập kế hoạch
Thực hiện Đánh giá
Theo dõi &
Giám sát
Trang 2người không trực tiếp tham gia thực hiện các hoạt động làm việc này mỗi khi kết thúc dự
án hay bắt đầu xây dựng kế hoạch cho một chu kỳ dự án mới
1.2 Tầm quan trọng của theo dõi và đánh giá
Theo dõi và đánh giá nhằm mục đích:
Xem đã làm được gì
Kết quả đạt được như thế nào so với mục tiêu đề ra
Tăng cường kiểm tra việc thực hiện kế hoạch
Tăng cường công tác quản lý
Thúc đẩy thực hiện kế hoạch tốt hơn, nhanh chóng khắc phục những thiếu sót đã phát hiện được
Phân tích kết quả sử dụng nguồn lực
Thu thập thông tin cho lập kế hoạch chu kỳ mới được tốt hơn và phù hợp hơn
Trao đổi kinh nghiệm và tránh được sai lầm trong công tác quản lý cho những địa
phương có điều kiện tương đồng
1.3 Phân loại đánh giá hoạt động/ chương trình y tế
1.3.1 Phân loại theo thời gian thực hiện
a) Đánh giá ban đầu : Là việc thu thập các số liệu cần thiết để xây dựng mục tiêu của kế hoạch/ chương trình y tế Những chỉ số đó là cơ sở cho tổ chức triển khai kế hoạch và sau này sẽ được dùng để so sánh, đối chiếu với kết quả đạt được cuối chu kỳ hoạt động hoặc khi kết thúc chương trình
b) Đánh giá tiến độ thực hiện (còn được coi là theo dõi) : Là đánh giá được tiến hành trong quá trình thực hiện hoạt động/ chương trình y tế (sau một quý, 6 tháng, 9 tháng ) nhằm xem xét việc triển khai kế hoạch có đúng mục tiêu không để giúp việc giám sát, điều hành kế hoạch đúng hướng, đúng tiến độ Đây cũng được coi là hoạt động theo dõi c) Đánh giá kết thúc : Là đánh giá kết quả cuối cùng của hoạt động/ chương trình y tế hoặc kế hoạch (kế hoạch năm hoặc kế hoạch dài hạn), thường được dùng để so sánh với mục tiêu ban đầu đã được đề ra
1.3.2 Phân loại theo mô hình đánh giá
a) Đánh giá đối chiếu với mục tiêu: để đối chiếu kết quả thu được khi kết thúc
chương trình với mục tiêu đề ra trong bản kế hoạch
Kế hoạch Mục tiêu
Đánh giá sau can thiệp
So sánh
Trang 3b) Đánh giá so sánh trước và sau khi thực hiện: Để phân tích so sánh các thông tin/chỉ số
trước khi thực hiện và sau khi thực hiện chương trình can thiệp
c) Đánh giá so sánh trước sau và đối chiếu với các địa phương khác: Để phân tích so
sánh trước-sau được tiến hành ở hai hoặc nhiều cơ sở cùng thực hiện chương trình như nhau, hoặc giữa cơ sở có thực hiện và cơ sở không thực hiện chương trình trong cùng một thời gian
2 Chỉ số đánh giá
2.1 Khái niệm
Chỉ số là đại lượng dùng để đo lường và mô tả một sự vật hay một hiện tượng Chỉ số cũng dùng để so sánh kết quả mong đợi với kết quả thực tế trong từng giai đoạn
Chỉ số tốt là chỉ số dễ tính toán, cho phép so sánh một sự vật hay hiện tượng giữa các đơn
vị với nhau
Có hai loại chỉ số:
Chỉ số triển khai thường được dùng trong theo dõi Chúng được dùng để đo lường đầu
vào, quá trình và đầu ra Chỉ số này thường được biểu thị bằng một con số
Chỉ số thực hiện được dùng để đo lường kết quả và tác động Chỉ số này thường được
biểu thị bằng tỷ số hoặc tỷ lệ phần trăm (%) Khi một chỉ số được trình bày dưới dạng một tỷ số hoặc tỷ lệ phần trăm, nó sẽ bao gồm một tử số và một mẫu số Tử số đo lường
Kế hoạch Mục tiêu
Đánh giá sau can thiệp
So sánh
Đánh giá trước
can thiệp
So sánh
So sánh
Thực hiện kế hoạch
Đánh giá sau Đánh giá
trước Địa phương A
Địa phương B
So sánh
Đánh giá trước
Không thực
Có can thiệp
Không can thiệp
Trang 4một đặc tính cuả chương trình/ hoạt động, mẫu số là tổng số đối tượng có thể bị tác động bởi đặc tính đó
2.2 Xác định tử số và mẫu số của các chỉ số thực hiện
Ví dụ: Trong chương trình KHHGĐ, chỉ số thực hiện được biết đến nhiều nhất và phổ
biến nhất là “Tỷ lệ cặp vợ chồng sử dụng các biện pháp tránh thai (CPR)” Tử số của chỉ
số này là số cặp vợ chồng mà vợ trong độ tuổi 15-49 áp dụng các biện pháp tránh thai, mẫu số là tổng số các cặp vợ chồng ở độ tuổi đó trong một quần thể dân cư
Do định nghĩa về tử số và mẫu số của các chỉ số đánh giá thường không thống nhất nên cần đưa ra định nghĩa rõ ràng về tử số và mẫu số của các chỉ số lựa chọn Điều này đặc biệt quan trọng nếu sử dụng chỉ số để so sánh với các chỉ số cùng loại của địa phương khác Ví dụ:
Kết quả CPR sẽ thay đổi tuỳ thuộc vào mẫu số được chọn như cặp vợ chồng hay phụ nữ
có chồng trong độ tuổi sinh đẻ hay tất cả phụ nữ trong độ tuổi sinh đẻ Do vậy, khi so sánh CPR tại xã A với xã B, phải hết sức chú ý để đảm bảo rằng tử số và mẫu số của chỉ
số này tại cả hai địa phương là như nhau
Về thuật ngữ cũng có nhiều cách diễn giải vì thế cần chú ý đến định nghĩa của các thuật ngữ, chẳng hạn như: khách hàng mới, người sử dụng dịch vụ liên tục, người sử dụng dịch
vụ không liên tục, các điểm cung cấp dịch vụ, nơi cung cấp dịch vụ, bệnh nhân chuyển
đi, bệnh nhân khám lại
2.3 Ví dụ về các chỉ số
Sau đây là ví dụ về những chỉ số thường được sử dụng để đánh giá chương trình KHHGĐ
để giúp chúng ta có ý tưởng khi lựa chọn chỉ số để đánh giá
Các chỉ số thường được dùng trong chương trình KHHGĐ
Chỉ số đầu vào (các nguồn lực, các hoạt động)
Tổng kinh phí nhận được từ nhà tài trợ và khách hàng
Hàng hoá nhận được (vật tư, trang thiết bị, phương tiện tránh thai)
Nhân viên của chương trình được đào tạo và giúp đỡ về kỹ thuật
Kinh phí đã sử dụng
Trang thiết bị và phương tiện tránh thai đã cấp (thống kê đã nhận từ số đã cấp)
Các khoản mục trong kế hoạch làm việc như thuê nhân viên
Chỉ số đầu ra (các dịch vụ, đào tạo, thông tin giáo dục truyền thông)
Số khách hàng mới sử dụng các biện pháp tránh thai
Số lượng người cung cấp dịch vụ được đào tạo theo loại: bác sĩ, y tá, người phân phát
Số lượng phòng khám hoặc điểm phân phát các biện pháp tránh thai
Số lượng từng loại tài liệu giáo dục truyền thông
Số lượng buổi họp với cộng đồng và số người được tuyên truyền về KHHGĐ trong các cuộc họp
Trang 5Số lượng người được chuyển đến phòng khám để sử dụng các phương pháp lâm sàng, phân chia theo từng phương pháp
Số lượng người quay trở lại phòng khám để khám lại
Số lượng từng loại phương pháp tránh thai được phân phát
Chỉ số về chất lượng chăm sóc
Mức độ tuân theo những quy trình về lựa chọn phương pháp tránh thai của người cung cấp
Mức độ tuân theo các quy trình lâm sàng đối với từng phương pháp của người cung cấp Cung cấp các biện pháp phối hợp
Tỷ lệ khách hàng được các khách hàng khác giới thiệu (chỉ số sự hài lòng của khách hàng)
Tỷ lệ thường xuyên sử dụng biện pháp KHHGĐ (thay đổi phương pháp, giãn khoảng cách sinh, người chuyển đi khu vực khác không tiếp tục hoặc ngừng sử dụng)
Tỷ lệ khách hàng hài lòng với các dịch vụ
Chỉ số hiệu quả
Tỷ lệ phần trăm các cặp vợ chồng trong độ tuổi sinh đẻ trong khu vực được phục vụ Chỉ số về kiến thức thái độ và thực hành đối với KHHGĐ
Chỉ số tác động
Tổng số người/cặp vợ chồng áp dụng các biện pháp KHHGĐ
Tỷ lệ sinh thô trong khu vực (nếu có)
Tỷ lệ nạo hút thai trong khu vực
Tổng tỷ suất sinh và tỷ suất sinh đặc hiệu theo tuổi trong khu vực
Tỷ lệ tử vong trẻ dưới 1 tuổi
Tỷ lệ tử vong mẹ
Tỷ lệ sinh có nguy cơ cao (phụ nữ trên 35 tuổi, nhiều lần có thai )
Chú ý: Mặc dù các chỉ số rất có giá trị trong việc đánh giá hiệu quả của các chương trình/
hoạt động y tế, nhưng bên cạnh những chỉ số ta vẫn cần phải bổ sung thêm các thông tin
có liên quan khác thì việc đánh giá mới phản ánh đúng thực chất được hiệu quả của chương trình
Ví dụ: CPR là một chỉ số đánh giá về sử dụng các biện pháp tránh thai Tuy nhiên, các
thông tin liên quan khác như tỷ lệ thất bại khi áp dụng các biện pháp tránh thai, tỷ lệ sử dụng gián đoạn hoặc thời gian sử dụng trung bình các biện pháp tránh thai v.v sẽ mô tả
rõ hơn bức tranh thực tế về hiệu quả sử dụng các biện pháp tránh thai, nếu không có những thông tin bổ sung này thì CPR có thể cho ta một nhận định sai lầm về tác động của chương trình lên tỷ suất sinh
Trang 62.4 Phương pháp chọn các chỉ số một cách hệ thống
Các chỉ số cần phải phù hợp và cung cấp đầy đủ thông tin về hoạt động/chương trình để
ra quyết định đúng và thực hiện những hoạt động thích hợp
Thông thường người ta thường dùng các chỉ số triển khai (chỉ số đầu vào, quá trình và
đầu ra) để theo dõi xem các hoạt động của chương trình được thực hiện thế nào và dùng
chỉ số thực hiện (kết quả và tác động) để đánh giá hoạt động của các chương trình.
Bước 1: Dựa trên mục tiêu của chương trình, xác định câu hỏi cho việc đánh giá:
Ví dụ: Đánh giá kết quả hoạt động chương trình KHHGĐ
Mục tiêu chương trình là: Giảm tỉ lệ sinh trong một quần thể dân cư
Câu hỏi đánh giá: Tỉ lệ sinh trong một quần thể dân cư đó có thực sự giảm hay không?
Bước 2: Lựa chọn cho các chỉ số để đánh giá , Ví dụ:
Loại chỉ
số
Dựa vào phòng
khám
Dựa vào cộng đồng
Điểm bán lẻ Thông ting giáo dục
truyền thông Đầu vào
Số nhân viên
được đào tạo
Số nhân viên làm việc với cộng đồng
Số điểm bán phương tiện tránh thai
Số lượng tài liệu thông tin giáo dục truyền thông (IEC)
Quá trình
Số lượng khách
hàng được một
nhân viên phục
vụ trong một
ngày
phương tiện tránh thai được phân phối trực tiếp cho quần thể đích
Số điểm cung cấp thông tin về cách sử dụng biện pháp tránh thai
Số người được đào tạo về sử dụng tài liệu IEC
Đầu ra
% người sử
dụng thoả mãn
với các dịch vụ
% dân có tiếp xúc với nhân viên trở thành khách hàng
% quần thể đích thường xuyên nhận phương tiện tránh thai
% quần thể đích tiếp xúc với tài liệu IEC
Kết quả
% khách hàng
mới trở thành
người tiếp tục sử
dụng theo các
tiêu chuẩn đề ra
% quần thể đích
áp dụng các biện pháp tránh thai nhận được từ nhân viên
% dân số đích
sử dụng các dịch
vụ tại các điểm bán PTiện TThai
% dân số đích nhớ các thông điệp IEC
Tác động
% khách hàng
áp dụng biện
pháp tránh thai
vĩnh viễn
% quần thể đích
sử dụng biện pháp thường xuyên
% quần thể đích hài lòng với các điểm bán lẻ
% quần thể đích hành động như được phổ biến trong các thông điệp IEC
Trang 7Bước 3: Chọn thông tin/dữ liệu cho các chỉ số và các phương pháp và nguồn thu thập thông tin
Khi đã chọn được chỉ số, hãy xác định biện pháp thu thập được những thông tin cho từng chỉ số đã lựa chọn Để có được các chỉ số hữu ích, ta cần có những số liệu cần thiết, tin cậy và chính xác
Ví dụ: Chọn lựa, thu thập thông tin/dữ liệu cần thiết trong các hoạt động KHHGĐ tại cộng đồng
Chỉ số đầu vào
Số nhân viên làm
việc với cộng đồng
- Số nhân viên trực tiếp cung cấp dịch vụ
- Quần thể đích
- Hồ sơ nhân viên chương trình
- Sổ đăng ký, bản đồ hoặc ước lượng số lượng quần thể đích Chỉ số quá trình
Số nhân viên tiếp
xúc với quần thể đích
trong tháng
- Số nhân viên hoạt động trong khu vực đích
- Số lượt khám cho quần thể đích
- Sổ đăng ký
- Sổ khám bệnh
Chỉ số đầu ra
Số khách hàng mới/
một nhân viên
- Tổng số khách hàng mới trong khu vực
- Tổng số nhân viên
- Sổ khách hàng nhận các phương tiện tránh thai hàng tháng
- Sổ ghi chép hoạt động của các nhân viên
Kết quả
% số người thường
xuyên sử dụng biện
pháp tránh thai trong
quần thể đích
- Số người được nhân viên cung cấp các phương tiện tránh thai 3 lần trong năm
- Số người trong quần thể đích tiếp xúc với nhân viên trong thời gian đó
- Điều tra mẫu
- Sổ khách hàng nhận các phương tiện tránh thai
Chỉ số tác động
% phụ nữ đạt được
tổng tỷ suất sinh
mong muốn
- Số khách hàng mới trong khu vực
- Số người thường xuyên sử dụng biện pháp tránh thai
- Số người thường xuyên dùng các biện pháp tránh thai tiếp tục sử dụng sau hai năm
- Báo cáo hoạt động của chương trình
- Điều tra mẫu
Trang 8Để quá trình trên được hệ thống hoá, ta có thể dùng bảng sau để xác định chỉ số đánh giá: Mục tiêu Câu hỏi đánh giá Các chỉ số đánh giá Phương pháp và nguồn
thu thập
Chú ý:
Khi chọn các chỉ số đánh giá, phải bám sát mục tiêu đề ra
Cần hạn chế chọn lựa các chỉ số tới mức tối đa Chỉ nên chọn các chỉ số quan trọng vì khi thêm một chỉ số là nguồn lực chi phí cho đánh giá sẽ tăng theo
2.5 Phương pháp thu thập thông tin, dữ liệu
Nguồn thông tin trước hết phải khai thác triệt để từ những tài liệu sẵn có (từ báo cáo định
kỳ, báo cáo tổng kết, các công trình nghiên cứu khoa học, hồ sơ sổ sách v v ) Chỉ khi những thông tin này chưa đủ mới thu thập tiếp bằng nghiên cứu/điều tra, bao gồm:
Quan sát trực tiếp đối tượng trong khi họ tiến hành công việc hoặc sử dụng các bảng kiểm (checklist)
Phỏng vấn trực tiếp hoặc gián tiếp đối tượng qua sử dụng bộ câu hỏi phỏng vấn trực tiếp, hoặc bộ câu hỏi dùng để gửi cho đối tượng tự điền Cũng có thể bằng hình thức thảo luận nhóm những người hiểu biết nhất (kỹ thuật Delphi), thảo luận nhóm trọng tâm, kỹ thuật tiếp cận nhanh cộng đồng (PRA) hoặc các phương pháp nhân học khác Các phương pháp thu thập số liệu có thể là định lượng (như trường hợp phỏng vấn hộ gia đình bằng câu hỏi
về chất lượng các dịch vụ chăm sóc sức khoẻ), song cũng có thể là nghiên cứu định tính (như kỹ thuật Delphi, PRA, thảo luận nhóm trọng tâm )
(Chi tiết trong bài Thu thập và sử dụng thông tin để phân tích tình hình hiện tại)
Một số tiêu chí cần chú ý khi lựa chọn phương pháp thu thập các số liệu đánh giá:
Xác định phương pháp thu thập số liệu nào trả lời tốt nhất những câu hỏi đánh giá
Gắn chặt việc lựa chọn phương pháp với các nguồn lực sẵn có Điều này có nghĩa là chỉnh sửa thiết kế và phương pháp đánh giá, hoặc xác định các lựa chọn khác để phù hợp với khuôn khổ nguồn lực Cũng có thể là tìm kiếm các nguồn lực bổ sung để cung cấp cho thiết kế đánh giá nào được xác định là hữu ích và hiệu quả nhất
Chọn các phương pháp tạo điều kiện cho sự tham gia vào việc đánh giá của các bên có liên quan chủ chốt của chương trình/dịch vụ
Tăng cường độ tin cậy và sự hữu ích của các kết quả đánh giá bằng cách kết hợp một cách phù hợp các phương pháp
Trang 93 Các bước đánh giá hoạt động/chương trình y tế
Trình tự đánh giá gồm 3 giai đoạn:
Chuẩn bị đánh giá
Tiến hành đánh giá
Viết báo cáo và sử dụng kết quả đánh giá
Tuy nhiên, trong mỗi giai đoạn này, quá trình đánh giá lại được chia ra nhiều bước nhỏ:
3.1 Chuẩn bị đánh giá
3.1.1 Xác định mục tiêu, phạm vi và người thực hiện đánh giá
.- Xác định mục tiêu:
Một chương trình y tế thường bao gồm nhiều hoạt động khác nhau Trong nhiều trường hợp, do kinh phí hạn hẹp hoặc do yêu cầu của thực tế nên không thể đánh giá chi tiết tất
cả các hoạt động được Do đó, trước khi đánh giá, cần phải xác định rõ sẽ đánh giá những hoạt động nào của chương trình Đánh giá nhằm mục đích gì và kết quả đánh giá sẽ được dùng để làm gì?
Mục tiêu đánh giá không phải là lấy kết quả để báo cáo lên cấp trên và cũng không phải
là tìm xem đơn vị đó đạt được thành tích đến mức độ nào để khen thưởng hay xử phạt Mục tiêu của đánh giá là tìm nguyên nhân của thành công hay thất bại để giúp cho công tác quản lý các hoạt động y tế được tốt hơn, hiệu quả hơn
- Xác định phạm vi đánh giá
Cần dựa vào mục tiêu, nguồn lực và thông tin sẵn có để xác định phạm vi và thời gian đánh giá cho phù hợp Người quản lý giỏi là người biết chọn phạm vi đánh giá thích hợp nhất, đôi khi chỉ là những đánh giá nhỏ nhưng vẫn đủ thông tin cần thiết để cải tiến hoạt động
Để xác định phạm vi đánh giá, những kiến thức về dịch tễ học cơ bản là rất cần thiết, nhất
là trong quyết định cách chọn mẫu, cỡ mẫu và phương pháp đánh giá
3.1.2 Xác định người thực hiện đánh giá
Sau khi đã xác định được mục tiêu và phạm vi đánh giá, cần xác định rõ ai sẽ thực hiện đánh giá Để đánh giá được khách quan hơn, người đánh giá thường là những người không trực tiếp tham gia thực hiện hoạt động/chương trình đó, đồng thời họ phải có các
kỹ năng đánh giá tốt Tuy nhiên, ở cấp tỉnh, huyện, cũng có thể tổ chức tự đánh giá để rút kinh nghiệm trong thực hiện kế hoạch, hoặc tổ chức đánh giá chéo giữa các đơn vị trong tỉnh Đánh giá chéo có ưu điểm là những người đánh giá cũng là những người trực tiếp thực hiện các hoạt động nhưng tại địa điểm khác Họ là những người trong cuộc nên hiểu
rõ quá trình thực hiện chương trình/kế hoạch và những ưu, nhược điểm của cách thu thập thông tin đánh giá
3.1.3 Chọn các chỉ số đánh giá: (chi tiết xem phần 2)
3.1.4 Những việc làm cần thiết khác khi lập kế hoạch đánh giá
Trong quá trình chuẩn bị cho đánh giá, việc lập kế hoạch tài chính, nhân lực, phương tiện cho đánh giá là rất quan trọng
Trang 10Phân bổ nguồn tài chính cho đánh giá: tuỳ theo từng khối lượng công việc, thời gian tiêu tốn, khoảng cách đi lại và các khoản phải chi phí mà phân bổ cho thích hợp
Về nhân lực, cần đào tạo đội ngũ cán bộ có kỹ năng đánh giá nói chung Tuy nhiên, mỗi cuộc đánh giá vẫn cần đào tạo, tập huấn với nội dung cụ thể Những người có kinh nghiệm đánh giá được chọn làm giám sát viên
Các phương tiện sử dụng cho đánh giá cũng cần được chuẩn bị kỹ càng Các dụng cụ đo lường phải được hiệu chỉnh Các bộ câu hỏi, biểu mẫu, bảng kiểm được soạn thảo cùng với tài liệu hướng dẫn nghiên cứu viên, giám sát viên trước khi điều tra thử
3.2 Tiến hành đánh giá hoạt động/ chương trình y tế:
Thu thập số liệu tại thực địa
Trước khi chính thức thu thập số liệu cho đánh giá, các công cụ thu thập số liệu như bảng kiểm, các biểu mẫu thu thập số liệu, các bảng câu hỏi v.v cần được kiểm tra lại, nếu cần có thể làm thử nghiệm trước (pre-test) ở diện hẹp để đảm bảo các công cụ thu thập số liệu sẽ thực hiện được trong toàn bộ cỡ mẫu Nếu số liệu trong điều tra thử đảm bảo yêu cầu kỹ thuật, sau đó có thể được gộp vào với số liệu điều tra chính thức Bên cạnh đó, các nghiên cứu viên, giám sát viên cũng cần được tập huấn về sử dung các công cụ đó để thu thập số liệu được chính xác và đạt được mục tiêu đánh giá
Thông thường, trong các cuộc điều tra lớn, các điều tra viên được chia ra thành từng nhóm, cứ 5 người có 1 người làm giám sát viên Giám sát viên có trách nhiệm giúp đỡ các điều tra viên tiến hành điều tra, đánh giá đúng kỹ thuật, chính xác, không sai sót cũng như đảm bảo mọi người cùng sử dụng một phương pháp để thu thập số liệu
3.3 Phân tích số liệu, viết báo cáo và sử dụng kết quả đánh giá
Sau khi thu thập được các thông tin/dữ liệu cần thiết, chúng ta phải có trách nhiệm tổng hợp và phiên giải các thông tin dưới các hình thức có thể sử dụng được phục vụ cho mục tiêu đánh giá hoạt động/chương trình y tế đó Quá trình đó diễn ra như sau:
Tổng hợp và phân tích dữ liệu để chuyển các thông tin sang dạng có thể sử dụng được Viết báo cáo rõ ràng, dễ hiểu để thông báo kết quả đánh giá đến những người quan tâm
Sử dụng kết quả báo cáo để đưa ra những quyết định phù hợp
3.3.1 Tổng hợp và phân tích dữ liệu:
Bản thân các thông tin/dữ liệu thu được trong các phiếu ghi, sổ đăng ký, biểu mẫu hay từ các cuộc điều tra thường rất khó sử dụng Dữ liệu trong các phiếu ghi của khách hàng hay các phiếu điều tra sẽ cho các thông tin về cá nhân một người nhưng những nhà quản lý chương trình lại cần một bản tổng hợp những dữ liệu này để có thể đưa ra được những quyết định liên quan đến toàn bộ cộng đồng chứ không phải chỉ từng cá nhân
Những yêu cầu trong quá trình tổng hợp và phân tích dữ liệu:
Xem xét lại dữ liệu thu được để kiểm tra về độ chính xác và tính nhất quán (quá trình làm sạch số liệu) Hệ phần mềm Epi - info là một chương trình phần mềm rất hữu dụng, chương trình này có thể phân tích được các bộ số liệu phức tạp theo nhiều tầng Nhờ máy
vi tính có thể đặt ra các điều kiện, các tiêu chuẩn để phát hiện những sai sót trong quá