báo cáo thực tập tại công ty cổ phần Dệt May Hòa Thọ

Nhiệm vụ của các bộ phận có liên hệ với bộ phận kinh doanh may 03 trong quá trình thực hiện các đơn hàng xuất nhập khẩu bao gồm: 4.1 16BPhòng xu ất nhập khẩu − Liên lạc với các bên liên

PHẦN 1: TỔNG QUAN CHUNG VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP

1 0BS ứ mệnh của công ty cổ phần Dệt May Hòa Thọ

1.1 12BT ầm nhìn

− Tổng công ty cổ phần Dệt May Hòa Thọ trở thành doanh nghiệp đa sở hữu, đa ngành nghề, là một trong những doanh nghiệp hàng đầu của ngành dệt may Việt Nam

1.2 13BS ứ mệnh

− Phát triển bền vững cùng các doanh nghiệp trong Tập Đoàn Dệt May Việt Nam,

bạn hàng trong và ngoài nước

− Sáng tạo và đa dạng hóa sản phẩm mang tính thời trang cao cấp phục vụ mọi tầng

lớp người tiêu dùng

− Trung tâm của ngành dệt may khu vực

− Liên minh, liên kết đối tác chiến lược với các nhà sản xuất, phân phối và bán lẻ

− Vừa kinh doanh, vừa hướng dẫn tiêu dùng trong nước phù hợp với bản sắc văn hóa dân tộc Việt Nam

1.3 14BM ục tiêu

− Là sự lựa chọn tối ưu của khách hàng trên cơ sở tối đa hóa lợi nhuận cho khách hàng và cải thiện tốt nhất đời sống người lao động

1.4 15BGiá tr ị cốt lõi

− Trí tuệ - Tốc độ - Hiệu Quả

2 1BCác s ản phẩm chính của của nhà máy Veston

Tổng công ty cổ phần dệt may HÒA THỌ là một trong những doanh nghiệp hoạt động trong ngành dệt may đa sở hữu, đa ngành nghề gồm nhiều đơn vị trưc thuộc và công ty con Phòng kinh doanh may 03 là phòng chuyên phụ trách việc kinh doanh xuất

nhập khẩu các loại Veston, nhà máy veston Hòa Thọ là nhà máy hiện đại và đầu tiên tại

Đà Nẵng với tổng mức đầu tư khoảng 86 tỷ đồng Nhà máy đã đi vào hoạt động vào đầu tháng 9 năm 2011, với năng suất 400.000 sản phẩm/năm với các sản phẩm chính áo, bộ Veston nam

3 2BCác nhóm khách hàng chính

Thông qua phòng kinh doanh may 03, công ty cổ phần dệt may Hòa Thọđã ký kết

hợp tác với nhiều tập đoàn thời trang lớn trên thế giới như: Motives, Express, Perry Ellis International, Snickers, Decathlon Trong đó, Motives là khách hàng chính và có giá trị

hợp đồng lớn nhất, hiện nay phần lớn các đơn đặt hàng đều đến từ Motives gồm các đơn hàng nam: áo Vest, bộ Vest, bộ Vest có ghi lê gồm trẻ em và người lớn

4 3BCấu trúc tổ chức, chức năng nhiệm vụ của các bộ phận trong tổ chức

Bộ phận kinh doanh may 03 là một trong những tổ chức có vai trò quan trọng trong

việc kinh doanh các mặt hàng thời trang Veston ở lĩnh vực xuất nhập khẩu của công ty Tuy nhiên, phòng kinh doanh may 03 sẽ không hoạt động được nếu thiếu sự liên kết và

phối hợp với các phòng ban khác Nhiệm vụ của các bộ phận có liên hệ với bộ phận kinh doanh may 03 trong quá trình thực hiện các đơn hàng xuất nhập khẩu bao gồm:

4.1 16BPhòng xu ất nhập khẩu

− Liên lạc với các bên liên quan, kiểm tra chứng từ nhận được để chuẩn bị, bố trí

mặt bằng kho

− Hoàn tất thủ tục nhập khẩu nguyên phụ liệu (NPL), bố trí phương tiện vận chuyển

− Hoàn tất thủ tục nhập kho theo qui định

− Kiểm tra thông số nguyên phụ liệu nhằm đánh giá sai sót và liên lạc với các phòng ban khác để xử lý

− Liên lạc với các bên liên quan, chuẩn bị thủ tục xuất khẩu và bố trí phương tiện

vận chuyển hàng ra cảng

4.2 17BPhòng k ỹ thuật công nghệ may (KTCN)

− Nhận thông tin đơn hàng từ phòng KD May, kiểm tra mẫu, thiết bị sử dụng, định

mức sản xuất và phản hồi để phòng KD May có cơ sở xác nhận đơn hàng và đặt mua NPL

− Lập tài liệu kỹ thuật gửi cho phòng Quản Lý Chất Lượng (QLCL) và đơn vị sản

xuất để tác nghiệp

− Định mức nguyên phụ liệu, đi sơ đồ cắt, tác nghiệp cắt

− Làm rập, bảng màu quy định thông số cho sản phẩm

− Theo dõi và hỗ trợ kỹ thuật cho công nhân trên chuyền khi cần thiết

− Làm việc với khách hàng để trao đổi thoả thuận về kỹ thuật của đơn hàng

− Làm vai trò trung gian giữa phòng KD May 03 và Đơn Vị SX (ĐVSX), theo dõi quá trình sản xuất của ĐVSX

− Kiểm tra mẫu sản xuất và trao đổi với khách hàng về các yêu cầu sản xuất, chuyển thông tin mẫu để khách hàng duyệt

− Phối hợp với phòng QLCL và KD May 03 để theo dõi quá trình

4.3 18BPhòng qu ản lý chất lượng (QLCL)

− Sắp xếp lịch kiểm nguyên liệu thông qua dữ liệu được cung cấp từ phòng KD May

03 hoặc phòng KTCN

− Kiểm tra tại ĐVSX: kiểm tra khâu cắt, hàng đầu chuyền, hàng đại trà, hàng tại bộ

phận hoàn thành và thực hiện tiền final

4.4 19BĐơn vị sản xuất

− Nhận thông báo sản xuất từ Tổng công ty, liên hệ phòng KTCN đẻ nhận tài liệu

sản xuất

− Nhập kho, kiểm tra và bảo quản NPL theo khu vực riêng

− Tiến hành sản xuất theo qui trình, đảm bảo thời gian sản xuất theo kế hoạch

− Thông báo tiến độ sản xuất đến phòng KD May hàng ngày

− Phối hợp với phòng KD May, phòng xuất nhập khẩu (XNK) để làm thủ tục xuất hàng

4.5 20BPhòng tài chính k ế toán

− Kiểm tra bảng chiết tính đơn giá, hợp đồng mua bán

− Làm thủ tục, thanh toán với ngân hàng

− Phát hành hóa đơn bán hàng hoặc lệnh điều động lô hàng

− Phối hợp với phòng KD May 03 để lập chứng từ

− Tính giá thành sản phẩm và hiệu quả đơn hàng

− Liên lạc với phòng KD May 03 hàng tuần để cập nhật tài khoản phải thu, công nợ

4.6 21BPhòng kho nguyên li ệu ( tổng và nhà máy)

Nhiệm vụ

− Nhập hàng và xuất hàng theo phiếu xuất của phòng kinh doanh may 03

− Báo cáo tình trạng hàng nhập kho, số lượng nhập…cho phòng kế hoạch và kinh doanh

− Kiểm tra nguyên phụ liệu

− Làm việc với khách hàng về những lô vải lỗi, lưu trữ hồ sơ vải lỗi

− Nhận phiếu xuất và cấp nguyên phụ liệu đúng định mức

− Lưu trữ hồ sơ chứng nhận về số lượng đã nhập và đã cấp

− Báo cáo mức độ vải lỗi cho cán bộ thống kê

5 4BMô t ả phòng ban thực tập, vị trí thực tập

5.1 22BPhòng kinh doanh may 03 bao g ồm các cá nhân:

1 Hoàng Thị Thương Trưởng phòng

2 Nguyễn Thị Diệu Ánh Đội trưởng

3 Hoàng Thị Thúy Nguyệt Đội trưởng

4 Đỗ Thành Trung Chuyên viên

5 Dương Thị Như Thắng Chuyên viên

6 Võ Thị Tâm Hoài Chuyên viên

7 Ngô Thùy Mỹ Linh Chuyên viên

8 Võ Thị Nhật Minh Chuyên viên

9 Trần Thị Chung Chuyên viên

10 Ngô Trần Hoàng Quyên Nghỉ hộ sản

11 Lưu Thị Như Thùy Chuyên viên

12 Lê Thị Phương Thảo Chuyên viên

13 Nguyễn Thị Thúy Hằng Chuyên viên

14 Nguyễn Thị Thu Hà Đang trong giai đoạn thử việc

5.2 23BPhòng kinh doanh may 03 có nh ững nhiệm vụ chính như sau:

− Phối hợp với phòng KTCN để kiểm tra khả năng đáp ứng của tổ chức đối với đơn hàng

− Liên hệ, trao đổi với nhà cung cấp NPL về giá và thời gian giao hàng

− Hoàn tất bảng chiết tính đơn giá

− Đàm phán, trao đổi với khách hàng về chi tiết đơn hàng và tình hình sản xuất

− Đặt NPL dựa trên thông tin đơn hàng nhận được từ khách hàng, thông tin kỹ thuật

nhận được từ phòng KTCN và theo qui định

− Thu xếp phương tiện và hình thức vận chuyển hàng từ nước ngoài về Việt Nam

− Mua bảo hiểm hàng hóa

− Cân đối NPL

− Làm chứng từ thanh toán

− Làm Bảng màu

PHẦN 2: PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG THỰC TẾ TẠI DOANH NGHIỆP

1 5BPhân tích hoạt động thực hiện đơn hàng FOB của phòng kinh doanh may 03

6B

Hiệu quả của tổ chức quản lý thông tin là nhân tố chủ yếu quyết định hiệu quả của

hoạt động sản xuất kinh doanh, đặc biệt là hoạt động thực hiện đơn hàng FOB Thực tiễn

quản lý xuất khẩu kinh doanh hàng may mặc cho thấy, những sai lầm hoặc thiếu sót trong

việc thiết lập, điều hành hoạt động là do người quản lý chưa có sự hiểu biết thấu đáo về

mối quan hệ qua lại cũng như vai trò trong hoạt động sản xuất kinh doanh Để giúp người

quản lý có sự vận dụng hợp lý vào việc tổ chức tại phòng ban của mình là rất cần thiết

trong điều kiện nền kinh tế cạnh tranh như hiện nay Vì vậy, chủ đề “Phân tích tác động

c ủa thông tin đến việc tổ chức sản xuất khi thực hiện đơn hàng FOB tại phòng kinh doanh may 03” là một chủ đề góp phần thiết thực trong việc cải thiện hiệu quả kinh doanh cho tổ chức

Hiện nay, sản xuất và xuất khẩu hàng dệt may thường tồn tại dưới bốn hình thức: gia công hoàn toàn, sản xuất theo thiết kế có sẵn và mua nguyên phụ liệu theo chỉ định

của khách hàng, sản xuất theo thiết kế có sẵn và được toàn quyền mua nguyên phụ liệu và

sản xuất trọn gói từ thiết kế đến thành phẩm Cho đến nay, phần lớn các nhà sản xuất sản

phẩm dệt may của Việt Nam đang thực hiện các hợp đồng xuất khẩu theo loại hình thứ

nhất: gia công hoàn toàn Hình thức này còn được gọi là xuất khẩu CMT (Cuting - Making - Trimming) cho các đại lý mua hàng và cơ sở thu mua Phần còn lại đang ở hình

thức thứ hai và ba (FOB I, II) Phổ biến nhất vẫn là nhập vải, nguyên phụ liệu, sản xuất theo thiết kế của khách hàng để xuất khẩu Thuật ngữ “FOB” trong ngành dệt may có nghĩa là một dạng sản xuất/phân phối hàng dệt may với hình thức mua nguyên liệu, tự

sản xuất và bán hàng trực tiếp không qua trung gian, doanh nghiệp trực tiếp tham gia vào các khâu từ nhập nguyên liệu, thiết kế mẫu đến tiêu thụ thành phẩm Làm hàng FOB đòi

hỏi doanh nghiệp phải chính xác về thời gian, mẫu mã đẹp và chất lượng đạt yêu cầu Điều này ngoài yêu cầu về các năng lực sản xuất tốt thì còn yêu cầu về hoạt động xử lý

và chuyển đổi thông tin giữa các bộ phận với nhau trong tổ chức và khách hàng phải thật nhanh chóng và hiệu quả, đặc biệt là trong tổ chức sản xuất Vì vậy Tổng Công ty CP Dệt May Hòa Thọ là đơn vị của Trung ương (thuộc Tập đoàn Dệt May Việt Nam) đóng trên

địa bàn thành phố Đà Nẵng, với bề dày thành tích, nhiều kinh nghiệm nên đã thích nghi nhanh với cơ chế thị trường

Khi thực hiện đơn hàng FOB, phòng kinh doanh may 03 thực hiện các hoạt động sau:

− Xác nhận đơn hàng: Công việc này nhằm xác nhận mặt hàng; xác định năng lực, thiết bị, định mức sử dụng; định mức nguyên phụ liệu; làm giá cho sản phẩm; làm

cơ sở để liên lạc, đàm phán với khách hàng

− Chuẩn bị sản xuất: Chuẩn bị các loại mẫu và tài liệu cần thiết để gửi khách hàng kiểm tra và xác nhận; sau đó đặt NPL sau khi được xác nhận và làm các thủ tục cần thiết để chuyển NPL về kho chuẩn bị cho sản xuất

− Trung gian thông tin giữa khách hàng và các bộ phận liên quan; đốc thúc các hoạt động sản xuất và các bộ phận khác cung cấp đầy đủ các tài liệu, thông tin để gửi hoặc thông báo cho khách hàng để theo dõi quá trình sản xuất

− Lập chứng từ thanh toán

Trong quá trình thực hiện đơn hàng FOB, các khâu của quá trình sản xuất sẽ được giao cho các bộ phận có chức năng phù hợp, tổ chức sắp xếp nguồn lực con người một cách hợp lý và có hiệu quả Việc tổ chức sản xuất có nhiều hình thức Đối với ngành may

số lượng sản phẩm rất lớn, chủng loại sản phẩm rất ít, sản xuất ổn định, nhịp nhàng và tương đối đều đặn nên nhà máy tổ chức theo dây chuyền Trong các yếu tố lao động, nguyên vât liệu, bán thành phẩm thiết bị máy móc, nhà xưởng, vốn, quản lý, thì quản lý

là yếu tố quan trọng nhất, chịu nhiều tác động nhất quyết định đến sự hiệu quả sản xuất

của nhà máy Trong đó quản lý thông tin sao cho thông tin giữa các bên liên quan thông

suốt, trôi chảy và chính xác là việc rất quan trọng để đảm bảo sản xuất đúng tiến độ, chất lượng sản phấm đồng bộ, giảm sai sót, nâng cao hiệu quả

Quản lý thông tin bao giờ cũng liên quan đến việc trao đổi thông tin nhiều chiều Bộ phận kinh doanh và giám đốc nhà máy cùng với bộ phận kế hoạch phải liên tục thu thập dữ

liệu về môi trường làm việc và hệ thống, tiến hành chọn lọc thông tin, xử lý thông tin,

bảo quản thông tin, truyền tin và ra các quyết định – một dạng thông tin đặc biệt nhằm tác động lên các đối tượng khác Còn các phòng ban khác phải tiếp nhận các tác động

quản lý của kế hoạch cùng các đảm bảo vật chất khác để thực hiện các chức năng, nhiệm

vụ của mình Trong việc tiến hành quản lý sản xuất, các nhân viên các phòng ban có liên đới và các cán bộ kế hoạch nhà máy chịu trách nhiệm về kết quả của hoạt động sản xuất Đặc biệt, hai bộ phận có liên hệ chặt chẽ và quyết định nhiều nhất đến hoạt động sản xuất

đó là phòng kinh doanh may 03 và phòng kỹ thuật công nghệ Tuy nhiên thực tế trong lĩnh vực xuất khẩu theo đơn hàng FOB tại công ty dệt may Hòa Thọ, các cán bộ tại hai phòng ban này vẫn chưa và hoàn thành tốt nhiệm vụ, chức năng của mình

Những vấn đề gặp trong quá trình sản xuất từ phòng kinh doanh may 03 là

• Thiếu sót nguyên phụ liệu do nhập trễ

• Chất lượng nguyên phụ liệu không đạt

• Sai chủng loại nguyên phụ liệu

Còn các cán bộ phòng kế hoạch nhà máy thường xuyên để xảy ra tình trạng

• Đơn hàng về không đúng theo ngày đồng bộ

• Hàng về tới cảng nhưng do thiếu thủ tục hải quan giấy tờ không rút về kho được

• Hàng về nhập kho nhưng không báo cáo, nhập vào phần mềm ERP

• Xuất phiếu kho lẻ tẻ không đồng nhất

• Các các nhân chưa có trách nhiệm trong việc xử lý những vướng mắc cho nhà máy Các cán bộ phòng kỹ thuật thường xuyên để xảy ra tình trạng

• Cung cấp tài liệu kỹ thuật không kịp thời cho sản xuất

• Cập nhật thông tin thay đổi kỹ thuật và kế hoạch sản xuất không kịp thời

• Chủ quan trong việc kiểm tra tài liệu trước khi cấp cho sản xuất

• Không cập nhật được tình hình vướng mắc để giải quyết và xử lý cho sản xuất

Hệ thống trao đổi và cập nhật thông tin của phòng kinh doanh may 03, nhà máy và các phòng ban khác chủ yếu thông qua email, skpye và điện thoại trong những tình huống

cần thiết và gấp Việc trao đổi thông tin qua kênh này giúp hạn chế việc soạn thảo giấy

tờ, công văn qua đó giúp giảm thời gian xử lý thông tin và chi phí quản lý doanh nghiệp Điều này tạo ra sức ỳ cho đội ngũ nhân viên các phòng ban và thông tin được triển khai

từ phòng kế hoạch của nhà máy đến các nhân viên khác không nắm được kịp thời và xử

lý vấn đề đồng bộ và triệt để Một phần,các cán bộ phòng kinh doanh may 03 và kỹ thuật không nắm được tình hình sản xuất và triển khai sản xuất tại nhà máy nên vẫn chủ quan trong việc chuẩn bị và đồng bộ đơn hàng theo kế hoạch sản xuất Lượng thông tin trao đổi hàng ngày qua kênh này rất nhiều, do đó phần nào khiến cho việc xử lý bị thiếu sót Các cán bộ phòng kinh doanh may 03 thường không kiêm soát được tình hình thông tin

về đơn hàng, cán bộ phòng kỹ thuật thì không nắm được những thay đổi

Gởi email như thế nào cho ngắn gọn, xúc tích, dễ hiểu đầy đủ thông tin cần diễn đạt cũng

rất quan trọng Bằng việc liên tục quan sát và thực hành gởi email cũng như đọc email trong thời gian chị Quyên nghỉ phép đã giúp bản thân em phát triển về kỹ năng giao tiếp

bằng văn bản khá nhiều Càng có ý nghĩa hơn trong việc phát triển nghề nghiệp sau này, đặc biệt là trong ngành sản xuất Chỉ một thông tin sai lệch nhỏ hay diễn đạt không rõ ràng khiến đồng nghiệp hay cấp dưới hiểu làm cũng gây thiệt hại vô cùng lớn Ngoài ra,

việc truyền thông tin như thế nào để thuyết phục những đồng nghiệp xử lý những công

việc gấp cũng rất quan trọng, nhất là khi tình trạng đơn hàng thay đổi đột ngột cần xử lý

để đáp ứng yêu cầu sản xuất

Việc thông tin còn được trao đổi và tường tác giữa các bộ phận của nhà máy với bộ phận tương ứng của khách hàng trong quá trình tác nghiệp Chằng hạn như giữa phòng kỹ thuật nhà máy với kỹ thuật của khách hàng, phòng kế hoạch nhà máy với bộ phận kế

hoạch của khách hàng Trong đó, phòng kinh doanh may 03 đóng vai trò trung gian trong

việc trao đổi thông tin ẩn giữa các bộ phận như thế khiến cho việc kiểm soát thông tin rất khó khăn Đặc biệt là bộ phận kế hoạch không nắm được tình hình để tổ chức sản xuất

kịp thời và hiệu quả, nhiều lúc thông tin chỉ nắm trên kế hoạch chứ thực thế thì không

phải thế, các bộ phận báo cáo thường không minh bạch

Sự không rõ ràng trong việc phân công trách nhiệm và nhiệm vụ tại nhà máy cùng khiến cho việc giải quyết các vấn đề vướng mắc tại nhà máy không kịp thời và triệt để khiến cho việc sản xuất bị đình trệ, thay đổi Chẳng hạn, các công nhân và tổ trưởng trên chuyền gặp vướng mắc trong sản xuất thường báo cáo lên kế hoạch khiến cho cán bộ kế

hoạch mất nhiều thời gian để điều phối sản xuất hoặc các cán bộ phòng kinh doanh may

03 thường chồng chéo trách nhiệm cho nhau trong việc xứ lý phiếu xuất phát sinh cho nhà máy sản xuất

Đây cũng là bài học về việc bố trí và phân công công việc sao cho hợp lý, những nhà

quản trị tương lai như chúng em thấy vô cùng có giá trị Bản thân cũng nhận ra được nhiều điều rằng để xây dựng tổ chức vận hành tốt thì việc phân công rõ ràng cụ thể công

việc của từng cá nhân, từng bộ phận vô cùng quan trọng và là điều kiện tiên quyết để tổ

chức vận hành được Tuy nhiên với sự thay đổi của môi trường bên trong lẫn bên ngoài

tổ chức thì với một công ty lớn và có truyền thống lâu đời trong ngành như Công ty Dệt May Hoà Thọ thì việc phân công công việc cũng thay đổi liên tục, điều này buộc các nhà

quản trị phải có sự theo dõi ghi chép cẩn thận để có thể định hướng và hướng dẫn, đào

tạo công việc cho các nhân viên được tốt qua đó giúp phát huy năng lực của từng cá nhân, và của cả tổ chức

Việc quá phụ thuộc vào một khách hàng Motives khiến cho các phòng ban không chủ động trong việc lên kế hoạch tổ chức sản xuất và thường thay đổi theo khách hàng liên

tục cũng một phần khiến và phản ứng giữa các phòng ban không kịp thời làm cho việc

sản xuất ngắt quãng, không hiệu quả và lãng phí

Mô hình 5 lưc lượng cạnh tranh của Michael Porter đã chỉ ra rằng, cường độ cạnh tranh trên thị trường trong một ngành sản xuất bất kỳ chịu tác động của 5 lực lượng cạnh tranh

Tại Hoà Tho sức mạnh khách hàng càng mạnh mẽ hơn khi mà mảng làm hàng FOB cho

sản phẩm Veston chịu sự phụ thuộc quá lớn vào khách hàng Motives vì thế về giá cả và

thời gian giao hàng hay chất lượng hàng hoá….đều chịu áp lực cạnh tranh cao, nên sẽ

dẫn tới tình trạng lợi nhuận hay hiệu quả sản xuất và quản lý sẽ bị đe doạ Do đó, đặt mình trong vị trí các nhà quản trị và lãnh đạo tại công ty, bản thân cũng em nhận thấy

rằng cần tạo ra môi trường và cơ chế để thúc đẩy sự hợp tác hỗ trợ chặt chẽ giữa các phòng ban lẫn nhau đế không ngừng nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý, đáng chú

ý nhất là phòng kinh doanh may 03 và sản xuất cần phối hợp thường xuyên ơn để giúp nhà máy chủ động trong việc cải thiện năng suất hơn

⇒ Để hoạt động sản xuất theo dòng chảy và liên tục hơn các cán bộ phòng kinh doanh may 03 và bộ phận quản lý của nhà máy cùng các phòng ban khác cần có các biện pháp quản trị thông tin tốt để đáp ứng kịp thời cho sản xuất Việc quản trị thông tin cần

nhấn mạnh đến việc truyền thông cho tất cả các phòng ban nắm được tiến độ tình hình

sản xuất, để từ đó các nhân viên tự hoạch định công việc và hoàn thành trách nhiệm của mình đảm bảo yêu cầu sản xuất Truyền thông thông tin cần phân công rõ trách nhiệm và