Báo cáo thực tập tại Công ty Cổ phần Dệt may Hà Nội

Luận Văn: Báo cáo thực tập tại Công ty Cổ phần Dệt may Hà Nội

I GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY

HÀ NỘI

1 Quá trình hình thành và phát triển

Tổng Công ty Cổ phần Dệt - May Hà Nội (HANOSIMEX) trực thuộc Tập đoàn Dệt may Việt Nam (VINATEX) được thành lập ngày 21/11/1984 với tên gọi ban đầu là nhà máy Sợi Hà Nội

Bảng 1: Lịch sử phát triển của Tổng CTCP Dệt May Hà Nội

7/4/1978 Ký kết hợp đồng xây dựng giữa TECHNO-IMPORT

VIETNAM và hãng UNIONMATEX (CHLB Đức) 2/1979 Công trình được khởi công xây dựng

21/11/1984 Nhà máy Sợi Hà Nội chính thức đi vào hoạt động

30/4/1991 Đổi tên nhà máy Sợi Hà Nội thành Xí nghiệp Liên Hợp Sợi –

Dệt Kim Hà Nội Tên giao dịch quốc tế : HANOSIMEX

19/6/1995 Đổi tên Xí nghiệp Liên Hợp Sợi – Dệt Kim Hà Nội thành Công

ty Dệt Hà Nội

28/2/2000 Đổi tên Công ty Dệt Hà Nội thành Công ty Dệt May Hà Nội

11/01/2007 Bộ công nghiệp ra quyết định số 04/2007/QĐ-BCN thay đổi tổ

chức lại cơ cấu trở thành Tổng Công ty Dệt May Hà Nội

2005 đến nay Tập trung cho việc triển khai thực hiện mô hình “Công ty mẹ

-Công ty con” và thực tập cổ phần hoá các công ty thành viên

(nguồn: http://www.hanosimex.com.vn )

Hiện nay, Tổng Công ty Cổ phần Dệt - May Hà Nội đã có 11 đơn vị thành viên với tổng diện tích mặt bằng trên 24ha, hơn 6000 công nhân kỹ thuật và lao động lành nghề cùng trang thiết bị hiện đại, công nghệ tiên tiến của các nước Đức, Ý, Nhật, Bỉ, Mỹ với hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000, SA 8000 và WRAP

2 Ngành nghề kinh doanh:

- Sản xuất, kinh doanh, xuất nhập khẩu các loại sản phẩm dệt may, nguyên phụ liệu, thiết bị, phụ tùng, bao bì thuộc ngành dệt may

-Vận tải hàng hóa và hành khách; kinh doanh kho vận; cho thuê văn phòng, nhà xưởng; đầu tư và kinh doanh cơ sở hạ tầng

- Kinh doanh nhà hàng, khách sạn, siêu thị, dịch vụ du lịch, vui chơi, giải trí

- Dịch vụ đào tạo, đào tạo công nhân kỹ thuật; dịch vụ khoa học, công nghệ, sửa chữa, bảo dưỡng, thiết bị công nghiệp

- Lắp đặt thiết bị công nghiệp, hệ thống điện lạnh, thiết bị phụ trợ công nghiệp

và dân dụng

- Đầu tư tài chính, kinh doanh bất động sản

- Kinh doanh các ngành nghề khác theo quy định của pháp luật

3 Sơ đồ tổ chức :

Sơ đồ các đơn vị thành viên

đây

Bảng 2 : Tổng kim ngạch xuất khẩu Tổng CTCP Dệt May Hà Nội

Năm Tổng kim ngạch xuất khẩu

(USD)

Xuất chủ yếu sang các nước

( theo thứ tự)

2007 50,629,982.78 Mỹ, EU, Hàn Quốc, Nhật,

2008 39,356,813.39 Mỹ, EU, Nhật, Hàn Quốc,

2009 33,700,051.16 Mỹ, EU Nhật, Đài Loan,

Đầu năm

đến

T6/2010

17,103,669.55 Mỹ, EU, Nhật, Hàn,

(nguồn : Báo cáo xuất khẩu gửi Bộ Công Thương của Hanosimex các năm từ 2007 tới T6/2010)

5 Giới thiệu về vị trí thực tập : PHÒNG XUẤT NHẬP KHẨU

Phòng xuất nhập khẩu tham mưu giúp việc cho Tổng giám đốc về công tác xuất nhập khẩu bao gồm tổ chức nghiên cứu đánh giá thị trường, bạn hàng để tìm kiếm, giao dịch với đối tác xuất khẩu và nhập khẩu Tổ chức đàm phán và làm các thủ tục ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu và triển khai cho các đơn vị liên quan thực hiện

Sơ đồ chức năng phòng xuất nhập khẩu :

Thực tế, tại Hanosimex, phũng xuất nhập khẩu phõn chia thành cỏc nhúm : cỏn

bộ phụ trỏch cung ứng nguyờn phụ liệu cho sản xuất, cỏn bộ giao hàng thanh toỏn, cỏn

bộ phụ trỏch cụng tỏc thoỏi thu thuế, cỏn bộ quản lý đơn hàng, cỏn bộ thị trường

Quản lý triển khai hợp

đồng may XK

Tiêu thụ hàng sau XK

Hệ thống ISO

Phó phòng 1

Thực hiện mua

NPL trong n ớc

XK khăn, Sợi

NK thiết bị, phụ

tùng

Tr ởng phòng

Quản lý Hợp đồng may XK

Hành chính

Dự án đầu t

Kho phụ liệu may

NK nguyên liệu bông xơ

Giao hàng đơn hàng

Thị tr ờng

Phó phòng 2

II QUY TRÌNH XUẤT NHẬP KHẨU TRONG THỰC HIỆN ĐƠN HÀNG DỆT KIM LI & FUNG

A Giới thiệu về đối tác Li & Fung

Dựa vào bảng 1 – Tổng kim ngạch xuất khẩu CTCP Dệt may Hà Nội, có thể thấy ngay Mỹ là thị trường chủ yếu của công ty Trong đó Li & Fung (LF) là đối tác chủ yếu của công ty Li&Fung là nhà phân phối trung gian lớn trên thế giới, với mạng lưới chuyên nghiệp rộng khắp toàn cầu chuyên tìm nhà cung ứng các sản phẩm khối lượng lớn như hàng dệt may, đồ thủ công… sang các thị trường lớn như châu Âu và

Mỹ, được đánh giá là “nhà quản trị chuỗi cung ứng toàn cầu”1

Biểu đồ 1: Biểu đồ tỷ trọng xuất khẩu sang các đối tác của Hanosimex

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60%

Resources -Mỹ

Li&Fung-Mỹ

Sanmar-Mỹ

PJ-Anh Coddy-Mỹ Itochu-Nhật

Capilano-Đức

Singlun-Mỹ

Đối tác khác

Tỷ trọng Năm 2009

Tỷ trọng Năm 2008

Tỷ trọng Năm 2006/2007

(nguồn : Báo cáo thị trường của phòng XNK tháng 1/ 2010)

So sánh trên biểu đồ, dễ dàng thấy rằng Li & Fung ngày càng chiếm tỉ trọng giao dịch đáng kể so với các đối tác khác (Năm 2009 – đơn hàng LF chiếm 53 %)

1 Bài “Supply Chain Management, Hong Kong Style”, phỏng vấn tổng giám đốc tập đoàn Li&Fung Victor Fung, Harvard Business Review, Tháng 10/2009, trang 104 - 109

Bảng 2 : Số lượng và trị giá hàng giao dịch với Li&Fung từ 2006 tới 2009

Số lượng 781.731,0 892.796,00 2.141.448,00 2.018.168,00 Trị giá ( USD) 3.054.521,52 2.655.490,76 7.169.561,74 7.441.016,16

(nguồn : Báo cáo thị trường của phòng XNK tháng 1/ 2010)

B Quy trình nhập xuất cụ thể trong thực hiện đơn hàng dệt kim Li&Fung trong khoảng thời gian từ tháng 3 tới tháng 6 năm 2010

Để thực hiện một đơn hàng với đối tác lớn như Li & Fung cần trải qua rất nhiều bước như chào giá, ký kết hợp đồng, thông báo sản xuất, nhập nguyên phụ liệu, sản xuất, giao hàng, thanh toán, theo dõi tiền về và báo cáo Tuy nhiên, bài tiểu luận này đi sâu vào phân tích nghiệp vụ xuất nhập khẩu trong các bước quan trọng: ký kết hợp đồng, nhập nguyên phụ liệu, giao hàng và thanh toán Đơn hàng Li & Fung thuộc loại hàng xuất sản xuất xuất khẩu nghĩa là nhập nguyên phụ liệu về sau đó sản xuất áo rồi xuất sang Li&Fung rồi Li&Fung lại tiếp tục phân phối sang công ty Express của Mỹ

1 Ký kết hợp đồng với đối tác Li&Fung

Hợp đồng kí kết giữa Tổng CTCP Dệt may Hà Nội và công ty trading Li&Fung

số 28-2002/LF/2010 theo điều kiện FOB Việt Nam, Incoterm 2000, thanh toán bằng phương thức thư tín dụng L/C không huỷ ngang 150 ngày sau khi giao hàng mở qua ngân hàng Đầu tư và phát triển Việt Nam BIDV Công ty Li&Fung sẽ mua các áo T-Shirt vải dệt kim để xuất sang thị trường Mỹ với các tiêu chuẩn về chất lượng, mẫu mã

đã được thống nhất trong quá trình chào hàng và đặt mẫu

Hợp đồng chính được ký kết vào ngày 15/1/2010, hạn cuối giao hàng vào ngày 30/9/2010 Sau đó Li&Fung tiếp tục đặt thêm các hợp đồng phụ Annex Contract gồm nhiều đơn hàng nhỏ P/O (Purchase order) vào các ngày 25/2, 5/3, 15/3 năm 2010, hạn cuối giao hàng vào ngày 30/9/2010

2 Nhập nguyên phụ liệu đầy đủ và kịp thời cho nhà máy sản xuất :

 Khi có đơn đặt hàng với số lượng và yêu cầu cụ thể, nhóm phụ trách sẽ căn cứ vào bản tiêu chuẩn Kỹ thuật mới nhất (Techpack) và dựa trên cơ sở định mức tiêu hao để cân đối nhu cầu nguyên phụ liệu và lựa chọn nhà cung ứng

Trong đó định mức tiêu hao là:

 Nguyên phụ liệu cần thiết để sản xuất 1 sản phẩm (Nguyên liệu gồm: sợi, vải Phụ liệu gồm: mác nhãn, chỉ, cúc, chun, khoá, dây băng dệt, ruy băng )

 Hao hụt cho phép

 Lượng vật liệu tính cho sản phẩm hỏng

Như vậy, công ty đã lựa chọn đặt hàng vải dệt kim từ Công ty trách nhiệm hữu hạn Modern Intex (MIC) của Hàn Quốc Hợp đồng mua phụ liệu số 34-2122/LF-MIC/10 theo hình thức thư tín dựng trả ngay mở tại ngân hàng Đầu tư và phát triển Việt Nam BIDV – trung tâm Vincom, 191 Bà Triệu, Hà Nội Ngân hàng thông báo là Kookmin, Songdong-Gu, Seoul, Hàn Quốc Hợp đồng được lập tại Hà Nội ngày 2/3/2010

 Sau khi hợp đồng được kí kết tiến hành thông báo với các đơn vị có liên quan và nhân viên theo dõi đơn hàng: Chị Lê Hải Oanh – cán bộ quản lý đơn hàng

 Ngày 20/3, làm “Giấy đề nghị phát hành thư tín dụng” gửi ngân hàng Đầu tư và phát triển Việt Nam Hình thức thanh toán là thư tín dụng không huỷ ngang trả ngay, chấp nhận giao hàng từng phần, không chuyển tải, nhận hàng tại cảng Hải Phòng, tổng trị giá 12.958,00 USD theo điều kiện FOB cảng Hongkong, Incoterm

2000 Chị Vũ Thị Thanh Huyền - cán bộ phụ trách cung ứng nguyên phụ liệu thực hiện, sau đó trình Tổng giám đốc ký

 Làm “Giấy yêu cầu bảo hiểm hàng hoá” gửi công ty cổ phần bảo hiểm Petrolimex theo điều kiện B-QTC PJICO ngày 23/3/2010 và nhận “Đơn bảo hiểm hàng hoá” cùng ngày

 Đăng ký định mức cho hợp đồng vào ngày 23/3/2010 do chị Ngô Bảo Hương - cán bộ phụ trách công tác thoái thu thuế thực hiện Hồ sơ đăng ký gồm :

 2 bản đăng ký theo mẫu

 1 bản sao hợp đồng nhập

Hồ sơ hợp lệ, Hải quan xác nhận vào bản đăng ký định mức Công ty giữ 1 bản, Hải quan giữ 1 bản Bản gốc được giao cho chị Chị Lê Hải Oanh – cán bộ quản lý đơn hàng Bản sao sử dụng khi làm thủ tục nhập khẩu

 Làm thủ tục hải quan để nhập phụ liệu về Hồ sơ hải quan gồm :

 Tờ khai hàng hoá nhập khẩu: Số 1125/NK/NSX, đăng ký ngày 31/03/2010 Khai theo mẫu của Hải quan, loại hình sản xuất xuất khẩu, theo điều kiện FOB Hàn Quốc, thuế suất 12%, Hàng thuộc đối tượng miễn thuế VAT theo mục 20 điều 5 luật thuế GTGT số 13/2008/QH12

 Vận đơn copy

 Invoice ( 1 bản gốc + copy)

 Packing list ( 1 bản gốc + 1 copy)

 Copy hợp đồng + L/C

 Copy hợp đồng xuất và bản đăng kí định mức

 Sau khi giao hàng, công ty Modern Intex sẽ gửi các chứng từ gốc và vận đơn tới ngân hàng Chị Vũ Thị Thanh Huyền có nhiệm vụ tới ngân hàng lấy chứng từ, kiểm tra, đối chiếu với hợp đồng

 Khi có giấy báo hàng đến ngày 3/4/2010, anh Dương Thanh Tùng – cán

bộ cung ứng nguyên phụ liệu có trách nhiệm kiểm tra hàng, nhập kho vào ngày 7/4/2010

 Làm thủ tục thanh toán : Trả theo giá trị của phiếu nhập kho Hồ sơ thanh toán bao gồm :

 Đề nghị thanh toán tiền hàng

 Bản gốc phiếu nhập kho

 Invoice ( bản gốc)

 Vận đơn (bản chính)

 Tờ khai nhập khẩu (bản sao)

 Hợp đồng (bản sao)

 Dịch hợp đồng

Các giấy tờ liên quan để làm các thủ tục lần lượt được kèm theo sau đây:

3 Giao hàng

Sau khi nhập vải về, tiến hành sản xuất theo các mẫu PO# (các đơn đặt hàng nhỏ- Purchase order) mà Li&Fung yêu cầu Khi hàng đã sẵn sàng, tiến hành nghiệp

vụ giao hàng gồm các bước sau:

 Tiến hành khai báo hải quan: anh Ngô Trung Kiên – cán bộ phụ trách giao hàng, thanh toán đảm nhiệm

 Chuẩn bị sẵn bộ hồ sơ hải quan gồm:

+ 2 tờ khai xuất khẩu (và phụ lục nếu cần)

+ Packing list (2 bản gốc)

+ Copy hợp đồng + L/C

+ Bản đối chiếu định mức thực tế

 Qui trình mở tờ khai như sau

+ Xuất trình hồ sơ tại các bàn kiểm tra hồ sơ

+ Sau khi cán bộ hải quan tiếp nhận bộ hồ sơ, nhận tờ khai

+ Nộp lệ phí

+ Nhận bộ hồ sơ tại bàn trả tờ khai Tờ khai số 1434/XK/XSX/PL01, đăng ký ngày 8/6/2010 Giao hàng theo điều kiện FOB Hải Phòng

+ Viết biên bản bàn giao, ghi số container và số chì

 Đảm nhiệm các vấn đề về chuyên chở: Anh Triệu Văn Cao – Cán bộ phụ trách giao hàng

 Ngày 10/6, căn cứ vào List chi tiết đóng hàng của nhà máy gửi để đặt chỗ tại hãng tàu Gửi booking/hướng dẫn làm vận đơn cho hãng tàu/đại lý

 Gọi container: Điền đầy đủ thông tin trong thông báo gọi container và gọi vào ngày 14/6

 Kiểm tra và nhận giấy chứng nhận nhận hàng (FCR- Forwarders cargo receipt) ngày 15/6/2010

4 Thanh toán

 Làm hồ xin C/O ( giấy chứng nhận xuất xứ - Certificate of origin)

+ Đơn

+ Commerce Invoice

+ Tờ khai xuất.

+ Tờ khai nhập vải

+ Định mức

Giấy chứng nhận xuất xứ này theo form B được Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam cấp ngày 18/6

 Làm Non-quota charge statement do tổng giám đốc ký: nhấn mạnh đã chấm dứt thu phí hạn ngạch hàng dệt may từ Việt Nam xuất sang Mỹ

 Ngày 18/6, sau khi đã hoàn thiện bô chứng từ, scan cho khách hàng đầy đủ 1 bộ

và gửi chứng từ gốc đến ngân hàng Đầu tư và phát triển Việt Nam Bộ chứng từ gồm:

+ Hợp đồng

+ Commerce Invoice

+ Non-quota charge statement

+ Packing list

+ CO

+ Forwarders cargo receipt

+ Tờ khai xuất khẩu

+ Hoá đơn đỏ

Đây cũng là những chứng từ quan trọng, các bản sao được lưu giữ trong hồ sơ của phòng (Các chứng từ liên quan được đính kèm ở trang tiếp theo)

 Theo dõi thanh toán (do anh Ngô Trung Kiên đảm nhận): liên hệ với ngân hàng lấy photo điện chuyển tiền trong vòng 20 ngày từ ngày 18/6 đến 28/6 Theo dõi tiền về và lập báo cáo

TRẢI NGHIỆM CỦA BẢN THÂN VÀ NHỮNG BÀI HỌC KINH NGHIỆM

Nhật ký thực tập

Từ ngày 30  4/7 : liên hệ qua điện thoại, nộp “ giấy giới thiệu” và làm “dự kiến thực tập” gửi phòng quản lý nhân sự, xin ý kiến, làm thủ tục xin xác nhận để được thực tập tại công ty

Tuần 1 :

- Thứ 2, ngày 5/7 : Chính thức bắt đầu thực tập

Làm quen và tìm hiểu khái quát về công ty : cơ cấu tổ chức chung, cơ cấu phòng xuất nhập khẩu, làm quen với 3 phòng nhỏ thuộc phòng xuất nhập khẩu của Tổng công

ty ( tổng công 36 nhân viên trong đó phòng 1 có 4 người, phòng 2 có 22 người, phòng

3 có 10 người), được phân công thực tập tại phòng 3 do chị Nguyễn Kim Chi – cán bộ thị trường hướng dẫn

- Thứ 3, ngày 6/7 :

Kiến thức: Tìm hiểu mối liên hệ giữa các bộ phận trong phòng xuất nhập khẩu : giữa các nhóm cán bộ quản lý đơn hàng, cán bộ thị trường, cán bộ thanh toán, cán bộ phụ trách cung ứng nguyên phụ liệu,… Trong đó cán bộ quản lý đơn hàng có vai trò quan trọng nhất, quản lý chung và có nhiệm vụ liên hệ các phòng ban sản xuất để đáp ứng đơn hàng

Kỹ năng: Sắp xếp các file hồ sơ theo yêu cầu, đánh số, bọc dán và đánh máy danh mục hồ sơ ( khi mới vào) Cần sự cẩn thận kiên nhẫn Nhờ vậy, bước đầu đã xem qua

và ghi nhớ tên của các loại giấy tờ chủ yếu như HĐ Nhập, Coddy, Li&Fung, Itochu

Từ đó định hướng quá trình tìm hiểu sau này

- Thứ 4, ngày 7/7:

Kiến thức: Hỏi chị Chi về mảng thị trường và các đối tác chủ yếu của công ty Theo như chị Chi – cán bộ thị trường cao cấp của Hanosimex thì mảng marketing của Hanosimex còn đơn giản, chủ yếu 70% là do khách hàng tự tìm đến công ty do có thương hiệu và uy tín trong lĩnh vực dệt may của Việt Nam Nghiệp vụ chủ yếu của

Marketing phòng XNK là nghiên cứu thị trường để sản xuất cho phù hợp, ví dụ vải có giặt hay không, hỏi hàng, chào mẫu mới, đánh giá thị trường và tìm ra nguyên nhân để

có những biện pháp điều chỉnh Ví dụ giá nhập khẩu nguyên phụ liệu từ thị trường Trung Quốc tăng gần đây do giá lao động của Trung Quốc ngày càng tăng cao chứ không còn là thị trường lao động rẻ như trước đây nữa Do đó, gần đây có sự dịch chuyển, thị trường Mỹ và EU nổi lên và chiếm tỷ trọng lớn (còn trước đây là các đối tác châu Á)

Kỹ năng: Photo, in ấn, scan tài liệu giúp anh chị

Cùng chị Nguyễn Thu Hằng xuống phòng điều hành may chụp ảnh mẫu áo trẻ em rồi phân loại đánh số để chào hàng Đánh giá chất lượng mẫu may Dán các mẩu note nhỏ hình mũi tên vào các lỗi để nhận biết, ví dụ đường may không phẳng, nhăn

- Thứ 5, ngày 8/7:

Kiến thức: Được chị Chị Vũ Thị Thanh Huyền hướng dẫn về nghiệp vụ nhập khẩu, tạo cơ sở cho học các nghiệp vụ tiếp Theo đó, quy trình tổng quát và chủ yếu của Nhập khẩu tại Hanosimex : Người NK gửi P/O – đơn hàng nhỏ purchase order  người XK gửi PI ( proforma invoice) để xác nhận giá, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán; Khách hàng mới  mở LC, Khách hàng quen  làm Giấy sửa đổi thư tín dụng ( chủ yếu); Lập giấy yêu cầu bảo hiểm hàng hoá  nhận đơn bảo hiểm; Làm thủ tục hải quan…

Kỹ năng: Sắp xếp, kiểm tra phân loại các file hồ sơ nhập khẩu Đây là kinh nghiệm

bổ ích giúp làm quen chứng từ, xem các thông tin trên giấy tờ để phân loại Một bộ chứng từ nhập khi lưu sẽ được xếp theo thứ tự sau: Hợp đồng lên trước, sau đó là phiếu

đề nghị nhập, đề nghị xuất, LC, vận đơn, commercial invoice, packing list, mẫu hàng, cuối cùng là tờ khai hải quan và phiếu nhập kho gấp đôi để sau cùng Lý do là 3 thông

số quan trọng sau được dung khi nhận biết và sắp xếp 1 quy trình nhập : số Hợp đồng,

Số tờ khai Hải quan, Số của phiếu nhập kho

- Thứ 6, ngày 9/7: