Tiểu luận môn giao tiếp kinh doanh Kỹ năng quản lý thời gian

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH  TIỂU LUẬN MÔN GIAO TIẾP KINH DOANH CHỦ ĐỀ: KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN GV hướng dẫn: Ths Nguyễn Văn Chương Nhóm thực hiện: Nhóm Lớp: Quản Trị Khóa: 18A Danh sách thành viên nhóm: Phạm Minh Hùng (Nhóm trưởng) Trần Đức Lương Sơn Đới Hoàng Lâm Trần Thiên Hoàng Nguyễn Tiến Đức Lê Thị Bích Thanh Lê Công Thắng TP.HCM, tháng 01 Năm 2016 MỨC ĐỘ THAM GIA CỦA CÁC THÀNH VIÊN MSSV HỌ VÀ TÊN 33151020377 Phạm Minh Hùng 33151020016 Trần Đức Lương CHỮ KÝ MỨC ĐỘ THAM GIA 100% CHÚ Trưởng nhóm 100% 33151020044 Sơn Trần Thiên Hoàng 33141020068 Lê Công Thắng 100% 33151020071 Nguyễn Tiến Đức 100% Đới Hoàng Lâm 100% Lê Thị Bích Thanh 100% 33151020013 33151020717 GHI 100% NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN MỤC LỤC Trang CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ THỜI GIAN CHƯƠNG II CÁC KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN Xác định mục tiêu 2 Xác định mức độ ưu tiên cho công việc Lập kế hoạch thời gian Ủy quyền, giao phó công việc Quản lý kẻ cắp thời gian KẾT LUẬN TÀI LIỆU THAM KHẢO 10 CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ THỜI GIAN Thời gian khái niệm để diễn tả trình tự xảy kiện, biến cố khoảng kéo dài chúng Thời gian tài sản quý giá người, ngày có 24 tiếng đồng hồ, không thêm tiếng không bớt tiếng Và cho dù có làm thời gian trôi qua, không chờ đợi lưu luyến người Điều đáng buồn ta lấy lại khoảng thời gian mất, điều vui làm tận dụng hết thời gian có Đó nội dung buổi thuyết trình nhóm hôm nay: Kỹ quản lý thời gian Quản lý thời gian gì? Quản lý thời gian có nghĩa kiểm soát tốt cách bạn sử dụng thời gian đưa định sáng suốt cách bạn sử dụng nó, sáng suốt nhằm mục đích tăng suất hay hiệu công việc Quản lý thời gian hiệu mang lại nhiều điểm tích cực: đảm bảo hoàn thành công việc giao, có thêm nhiều thời gian hơn, giảm áp lực công việc, nâng cao suất làm việc, tạo niềm vui công việc, nâng cao sức sáng tạo, có thời gian dự tính kế hoạch tương lai, giải vấn đề có tính chất dài hạn Sử dụng thành thạo kỹ quản lý thời gian góp phần nâng cao lực cạnh tranh cho cá nhân Có thể chắn điều không quản lý thời gian, thấy khó khăn việc quản lý vấn đề khác, xét khía cạnh đó, quản lý thời gian quản lý sống CHƯƠNG II: CÁC KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN Xác định mục tiêu “Bạn từ đâu tới không quan trọng, quan trọng đích đến bạn” – Brian Tracy Mục tiêu xuất phát điểm việc quản lý thời gian hiệu quả, mục tiêu hoạt động kim nam dẫn đường cho việc mà bạn tập trung thời gian vào Nếu xác định mục tiêu, bạn biết việc quan trọng để hoàn thành hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng Mục tiêu hướng dẫn cho việc quản lý thời gian cách xác định ưu tiên cho việc cần làm Bằng cách xác định mục tiêu đánh giá kết bạn có thể:      Tập trung vào giải việc quan trọng nhất, vấn đề chính; Dành thời gian cho việc không quan trọng; Tránh lãng phí thời gian; Tạo động lực phấn đấu, thúc đẩy thân; Xác định bước thực hiện, hay biện pháp cụ thể tiến hành công việc Bạn quản lý thời gian hợp lý xác mục tiêu thân Việc quản lý thời gian hiệu đòi hỏi bạn phải hài hòa cách kiểm soát biến cố điều bạn coi trọng Nếu không coi trọng mục tiêu, bạn không cảm thấy có động lực tâm kiểm soát thời gian Mục tiêu người hoàn toàn khác nhau, lý khiến người “stress” cho việc làm ý nghĩa mục tiêu rõ ràng Việc xác định mục tiêu bạn bắt đầu cách trả lời câu hỏi sau: Câu hỏi ? “Tại phải làm công việc này?” Bạn đạt hiệu với kỹ quản lý thời gian, điều không thật giúp ích cho bạn việc ý nghĩa với thân Khi hiệu khiến bạn cảm thấy lạc lõng, thất vọng lo lắng “Bạn coi trọng điều sống?” “Bạn thật quan tâm đến điều nhất?” Bạn thật hạnh phúc cảm thấy có giá trị hoạt động hàng ngày bạn hòa hợp với mục tiêu thân Những người yêu thích việc làm, đặt hết tâm huyết vào bị căng thẳng hay kiệt sức “Mục tiêu lớn nghiệp ….” “Mục tiêu lớn dành cho gia đình ….” Trong kinh doanh đại, người ta thường đề cập đến nguyên tắc SMART, tức mục tiêu xây dựng dựa tiêu chí sau: o S-Specific: Cụ thể, rõ ràng dễ hiểu Một mục tiêu “thông minh” phải thiết kế cách cụ thể, rõ ràng, mục tiêu cụ thể, rõ ràng chứng tỏ khả đạt “Một mục tiêu mơ hồ cho kết mơ hồ mà thôi” Một cách người ta dùng để xác định mục tiêu cụ thể tưởng tượng chúng Chẳng hạn, mục tiêu 10 năm tới mua nhà đẹp, nhà chưa cụ thể Tôi nhắm mắt lại, hình dung nhà to nào? Màu sơn gì? Có phòng? Những vật dụng trang trí phòng gồm gì? Xung quanh nhà thiết kế sao?… Bạn hình dung rõ ràng mục tiêu mình, bạn biết xác bạn cần làm để đạt o M-Measurable : Đo đếm Nghĩa mục tiêu phải gắn liền với số Nguyên tắc đảm bảo mục tiêu bạn có sức nặng, cân, đo, đong, đếm Bạn biết xác cần đạt gì, Chẳng hạn, bạn muốn có nguồn tài ổn định, “ổn định” với bạn nào? Có thể nguồn thu nhập bạn 10 triệu đồng/ tháng Những số tròn trĩnh mà bạn đặt cho tựa đòn bẩy nâng tinh thần, động lực bạn lên cao để nỗ lực đạt điều muốn Nếu không, bạn không tạo cho niềm mong muốn cháy bỏng để tập trung vào mục tiêu, mà cảm thấy chán nản, không khích lệ dễ bỏ o A-Achievable: Có thể đạt khả Tính khả thi yếu tố vô quan trọng bạn đưa mục tiêu, nghĩa bạn suy nghĩ khả thân trước đề tiêu xa vời không muốn bỏ chừng Nhưng nghĩa bạn lập cho mục tiêu dễ dàng, đơn giản, dễ dàng làm cho bạn không cảm thấy thích thú thách thức Vì thế, biết lượng sức kèm theo chút thách đố kiên trì thân o R-Realistic: Thực tế, không viển vông Mục tiêu bạn thiết kế cho không nên xa vời với thực tế, bạn vận dụng đủ nguồn lực để đảm bảo chúng đến nơi cần phải đến Để làm điều này, bạn ngồi tính toán xem khả năng, vật chất, thời gian, nguồn hỗ trợ…xem bạn có thực mục tiêu không o Time bound: Thời hạn để đạt mục tiêu vạch Giống hẹn, mục tiêu lớn nhỏ cần xác định thời gian cụ thể Nó tạo cho bạn đường biên xác định thời điểm bạn bước lên đỉnh chiến thắng, trình cố gắng, bạn biết bạn đến đâu hành trình kịp thời chấn chỉnh mức độ phấn đấu Trả lời các câu hỏi sẽ giúp bạn hoàn thành công việc của mình một cách tốt nhất, bởi vì đó là những định hướng chung cho bạn việc thực hiện công việc hay giải quyết các vấn đề Xác định mức độ ưu tiên cho công việc Sử dụng ma trận quản lý thời gian  Công việc khẩn cấp quan trọng việc ưu tiên làm trước, hầu hết người dành phần lớn thời gian ngày vào việc quan trọng ưu tiên lớn  Công việc thứ quan trọng không khẩn cấp: trì hoãn ngắn hạn Trong suốt đời bạn bị xoay quanh nhiệm vụ quan trọng không khẩn cấp, hầu hết người thất bại hay đạt kết thấp công việc trì hoãn việc nâng cao kỹ lực lâu  Công việc khẩn cấp không quan trọng: người nghĩ họ làm hoạt động hẳn chúng phải có giá trị đó, họ để tự rơi vào việc không quan trọng nghiệp Những người dành tới thời gian vào việc khẩn cấp không quan trọng, chúng việc vui vẻ, dễ dàng thú vị không mang lại hiệu công việc  Công việc không khẩn cấp không quan trọng: hoạt động giá trị với thân, ví dụ đọc tin tức giới showbiz, shopping hàng ngày, café buổi sáng tuần Chúng hoàn toàn gây lãng phí thời gian đóng góp cho sống Sử dụng ma trận quản lý thời gian cách hữu ích để xem xét việc sử dụng thời gian mình, giúp định thứ tự giải công việc cách nhanh chóng đảm bảo đạt mục tiêu đề Lập kế hoạch thời gian Những người quản lý thành công người lập kế hoạch giỏi, có quy tắc phút lập kế hoạch giúp tiết kiệm mười phút thực Khi nắm rõ mục tiêu lên danh sách tất việc bạn cần phải làm để đạt mục đích Hãy xếp danh sách bạn theo các phương án: theo thứ tự, theo mức độ ưu tiên, theo nguyên tắc 5W – 2H  Khi xếp theo thứ tự, cần tạo danh sách hoạt động theo trình tự thời gian từ bước đến bước cuối trước thực  Khi xếp theo thứ tự ưu tiên, ưu tiên việc quan trọng, việc cần làm 20% mà đáp ứng 80% giá trị công việc Nguyên lý Pareto với 20% việc bạn làm chiếm 80% giá trị mà bạn tạo Khi bạn khởi đầu ngày làm việc với danh sách công việc trách nhiệm, chọn 20% công việc hàng đầu có đóng góp to lớn tới việc đạt mục tiêu quan trọng Nhiều cách quản lý thời gian bắt đầu với việc lập bảng danh 10 sách “Các việc cần làm”, nhiên, nhiều danh sách lại có xu hướng đánh đồng nỗ lực giải 20% công việc tạo hiệu cao với 80% công việc không tạo nhiều tác động Chỉ đơn giản liệt kê công việc cần làm khiến bạn nhiều thời gian cho công việc không thật tạo hiệu cao Ngay bạn ưu tiên hóa công việc theo mức độ quan trọng, không hẳn bạn quản lý thời gian hiệu Nhiều công việc quan trọng chiếm nhiều thời gian công sức bạn đến nỗi, cuối cùng, chúng không đáng để bạn dành nhiều thời gian đến  Sử dụng nguyên tắc 5W – 2H: o Tại phải làm công việc này? (Why) o Nội dung công việc là gì? (What) o Khi nào sẽ thực hiện? (When) o Thực hiện thế nào? (How) o Thực hiện bao lâu? (How long) o Thực hiện với ai? (Who) o Thực hiện ở đâu? (Where) Xem xét lại kế hoạch thường xuyên, sẵn sàng sửa lại kế hoạch Hãy nhớ kế hoạch có thiếu sót luôn có phương án dự phòng Hành động mà kế hoạch nguyên nhân thất bại Ủy quyền, giao phó công việc Một kỹ quản lý thời gian hữu hiệu tìm người đảm đương nhiệm vụ bạn Khi ủy quyền bạn không chuyển công việc sang người mà chuyển trách nhiệm công việc sang Hãy giao tất nhiệm vụ ủy quyền cho người làm chúng với kết tương đương tốt Sử dụng “quy tắc 70%”: người làm nhiệm vụ tốt 70% khả bạn, giao việc cho họ Việc ủy quyền giúp bạn chuyển từ việc tự làm sang việc quản lý Ủy quyền là một kỹ cho phép bạn tận dụng tài của mình và gấp bội lên bằng những người bạn có thể giao phó các phần việc nhỏ Bạn có lựa chọn: bạn tự làm nó hoặc tìm một người khác thay thế Hãy chọn người thích hợp xử lý các nhiệm vụ và cung cấp cho họ lịch trình, thời hạn, tiêu chuẩn thực hiện và một bảng kế hoạch đánh giá Bạn cũng có thể ủy quyền việc giải quyết vấn đề và quyết định nếu những việc đó nằm nghĩa vụ và trách nhiệm của bạn Bạn có thể ủy quyền tất cả những 11 nhiệm vụ mà bất cứ khác có thể làm tốt hoặc gần tốt bạn Với ủy quyền một kỹ có thể học hỏi, bạn có thể quản lý thời gian của mình tốt hơn, không rơi vào tình trạng quá tải công việc, tránh làm những việc có giá trị thấp hoặc vô giá trị Từ đó bạn có thể trở thành người quản lý thời gian xuất sắc tăng suất lao động của mình lên Quản lý kẻ cắp thời gian  Hãy biết nói “không” lúc: công việc không quan trọng, trách nhiệm bạn;  Giao tiếp qua điện thoại lâu: phân biệt rõ ràng việc riêng việc công, xếp ý tưởng cần đối thoại;  Tiếp khách nhiều: giới hạn thời gian tiếp khách, cho người biết bạn tiếp khách được, chọn lọc khách;  Văn phòng bừa bộn : đề thứ cần dùng bàn, để thứ cần thiết tầm tay, định chỗ cho vật dụng, hồ sơ xếp hợp lý;  Trì hoãn công việc: làm chút một, làm việc quan trọng trước, nhắc nhở thân mục đích công việc, đặt hạn chót công việc;  Email nhiều: giải mail khung định sẵn, sử dụng tài khoản riêng biệt cho email cá nhân, ghi rõ tiêu đề thư, dẫn cho người viết thư;  Tham dự nhiều họp: xác định rõ mục đích họp, tránh họp mà bạn có đóng góp ít, hỏi trước nội dung họp;  Tránh nhãng công việc: tắt điện thoại, không sử dụng internet vào mục đích cá nhân … 12 KẾT LUẬN Quản lý thời gian quản lý thân bạn, bạn nghĩ có thể, bạn hoàn toàn có thể, bạn nghĩ không thể, điều không sai Vấn đề cuối quản lý thời gian cân Mục đích tiểu luận giúp có thêm kỹ quản lý thời gian, từ nâng cao lực quản lý để chất lượng sống tốt (i) Hãy dành thời gian để hiểu thân mong muốn điều gì, (ii) dành thời gian để tập luyện cho sức khỏe tốt hơn, thành công bù đắp cho sức khỏe yếu kém, dành thời gian ăn uống thực phẩm tốt cho sức khỏe, tập thể dục thường xuyên, nghỉ ngơi giải trí hợp lý thông điệp cuối (iii) dành thời gian cho mối quan hệ bạn (những người bạn quan tâm người quan tâm đến bạn) Đừng bị vào công việc mức để bỏ quên vai trò thân mối quan hệ Một sống tuyệt vời sống có cân Nếu bạn dành đủ thời gian gìn giữ nâng cao chất lượng mối quan hệ mình, bạn tìm thấy nhiều niềm vui, hài lòng từ công việc bạn tìm thấy thành công 13 TÀI LIỆU THAM KHẢO Thuật quản lý thời gian – Brian Tracy Cẩm nang kinh doanh Havard – Quản lý thời gian - Nhà xuất tổng hợp Kiểm soát thời gian chu toàn việc Alec Mckenzie – Patricia Nickerson https://www.youtube.com/watch?v=WrIag7DNOjI - Hội thảo quản lý thời gian – TS Lê Thẩm Dương https://www.youtube.com/watch?v=ccmhiQAWC0s - Quản lý thời gian hiệu - Brian Tracy 14 [...]... KẾT LUẬN Quản lý thời gian cũng chính là quản lý chính bản thân bạn, nếu bạn nghĩ mình có thể, bạn hoàn toàn có thể, nhưng nếu bạn nghĩ mình không thể, điều này cũng không sai Vấn đề cuối cùng của quản lý thời gian là sự cân bằng Mục đích của bài tiểu luận này là giúp chúng ta có thêm kỹ năng về quản lý thời gian, từ đó nâng cao năng lực quản lý để chất lượng cuộc sống tốt hơn (i) Hãy dành thời gian. .. một cuộc sống có sự cân bằng Nếu bạn dành đủ thời gian gìn giữ và nâng cao chất lượng các mối quan hệ của mình, bạn sẽ tìm thấy nhiều niềm vui, sự hài lòng hơn từ công việc và bạn sẽ tìm thấy thành công 13 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1 Thuật quản lý thời gian – Brian Tracy 2 Cẩm nang kinh doanh Havard – Quản lý thời gian - Nhà xuất bản tổng hợp 3 Kiểm soát thời gian chu toàn mọi việc Alec Mckenzie – Patricia... ra các công việc cần làm sẽ khiến bạn mất nhiều thời gian cho các công việc không thật sự tạo ra hiệu quả cao Ngay cả khi bạn ưu tiên hóa các công việc theo mức độ quan trọng, không hẳn bạn sẽ quản lý thời gian hiệu quả Nhiều công việc quan trọng chiếm quá nhiều thời gian và công sức của bạn đến nỗi, cuối cùng, chúng không đáng để bạn dành nhiều thời gian đến vậy  Sử dụng nguyên tắc 5W – 2H: o... nhiệm của bạn;  Giao tiếp qua điện thoại quá lâu: phân biệt rõ ràng giữa việc riêng và việc công, sắp xếp các ý tưởng cần đối thoại;  Tiếp khách quá nhiều: giới hạn thời gian tiếp khách, cho mọi người biết khi nào bạn tiếp khách được, chọn lọc khách;  Văn phòng bừa bộn : chỉ đề thứ cần dùng trên bàn, để mọi thứ cần thiết trong tầm tay, chỉ định chỗ cho từng vật dụng, hồ sơ sắp xếp hợp lý;  Trì hoãn... phương án dự phòng Hành động mà không có kế hoạch là nguyên nhân của mọi thất bại 4 Ủy quyền, giao phó công việc Một trong những kỹ năng quản lý thời gian hữu hiệu là tìm người có thể đảm đương nhiệm vụ của bạn Khi ủy quyền bạn không chỉ chuyển công việc sang người đó mà còn chuyển cả trách nhiệm công việc sang Hãy giao tất cả những nhiệm vụ có thể ủy quyền cho người có thể làm được chúng với kết quả tương... như bạn Với ủy quyền một kỹ năng có thể học hỏi, bạn có thể quản lý thời gian của mình tốt hơn, không rơi vào tình trạng quá tải công việc, tránh làm những việc có giá trị thấp hoặc vô giá trị Từ đó bạn có thể trở thành người quản lý thời gian xuất sắc tăng năng suất lao động của mình lên 5 Quản lý những kẻ cắp thời gian  Hãy biết nói “không” đúng... Nhà xuất bản tổng hợp 3 Kiểm soát thời gian chu toàn mọi việc Alec Mckenzie – Patricia Nickerson 4 https://www.youtube.com/watch?v=WrIag7DNOjI - Hội thảo quản lý thời gian – TS Lê Thẩm Dương 5 https://www.youtube.com/watch?v=ccmhiQAWC0s - Quản lý thời gian hiệu quả - Brian Tracy 14 ... dụng “quy tắc 70%”: nếu một người có thể làm một nhiệm vụ tốt bằng 70% khả năng của bạn, hãy giao việc đó cho họ Việc ủy quyền giúp bạn chuyển từ việc mình có thể tự làm sang việc mình có thể quản lý Ủy quyền là một kỹ năng cho phép bạn tận dụng tài năng của mình và gấp bội lên bằng những người bạn có thể giao phó các phần việc nhỏ hơn Bạn luôn có lựa chọn: bạn tự làm... dành thời gian để hiểu bản thân mình mong muốn điều gì, (ii) hãy dành thời gian để tập luyện cho sức khỏe tốt hơn, không có thành công nào có thể bù đắp cho một sức khỏe yếu kém, hãy dành thời gian ăn uống những thực phẩm tốt cho sức khỏe, tập thể dục thường xuyên, nghỉ ngơi và giải trí hợp lý và thông điệp cuối cùng (iii) hãy dành thời gian cho những mối quan hệ của bạn (những người bạn quan tâm và những ... ta lấy lại khoảng thời gian mất, điều vui làm tận dụng hết thời gian có Đó nội dung buổi thuyết trình nhóm hôm nay: Kỹ quản lý thời gian Quản lý thời gian gì? Quản lý thời gian có nghĩa kiểm... thạo kỹ quản lý thời gian góp phần nâng cao lực cạnh tranh cho cá nhân Có thể chắn điều không quản lý thời gian, thấy khó khăn việc quản lý vấn đề khác, xét khía cạnh đó, quản lý thời gian quản lý. .. KẾT LUẬN Quản lý thời gian quản lý thân bạn, bạn nghĩ có thể, bạn hoàn toàn có thể, bạn nghĩ không thể, điều không sai Vấn đề cuối quản lý thời gian cân Mục đích tiểu luận giúp có thêm kỹ quản lý