Tiểu luận môn giao tiếp kinh doanh Cách lập báo cáo kinh doanh

KHÁI NIỆM BÁO CÁO KINH DOANH Các báo cáo kinh doanh được viết để thông báo cho người ra quyết định của một công ty về những gì đang xảy ra bên trong và bên ngoài việc kinh doanh của họ h

CÁCH LẬP BÁO CÁO KINH DOANH

I KHÁI NIỆM BÁO CÁO KINH DOANH

Các báo cáo kinh doanh được viết để thông báo cho người ra quyết định của một công ty về những gì đang xảy ra bên trong và bên ngoài việc kinh doanh của họ hoặc để trình bày một vấn đề và đề nghị giải pháp bằng cách thu thập và phân tích dữ liệu những thông tin đang có hiện nay

Các báo cáo kinh doanh được yêu cầu trong các ngành như kế toán, tài chính, quản

lý, marketing và thương mại Thông thường thiết lập một báo cáo phải dựa trên thực tế bên cạnh áp dụng những lý thuyết đã học Ví dụ, sinh viên tài chính có thể được yêu cầu phân tích dữ liệu của công ty tài chính để viết báo cáo chi tiết những phát hiện của họ Các sinh viên Marketing có thể được yêu cầu nghiên cứu và phát triển một chiến dịch sản phẩm để viết một báo cáo trình bày các đề xuất cho công ty, sinh viên quản lý có thể được yêu cầu báo cáo về cơ cấu quản lý của một công ty và đưa ra các khuyến nghị

Mục đích của báo cáo kinh doanh là để truyền đạt thông tin để hỗ trợ cho việc kinh doanh trong quá trình ra quyết định Một số báo cáo có thể đề xuất giải pháp cho các vấn đề kinh doanh hoặc có thể trình bày thông tin có liên quan để hỗ trợ trong quá trình giải quyết vấn đề

II PHÂN LOẠI VÀ ĐẶC ĐIỂM CỦA BÁO CÁO

Các bản báo cáo kinh doanh được phân loại dựa trên những nguyên tắc sau:

 Tự nguyện so với bắt buộc

 Thông thường so với đặc biệt

 Nội bộ so với thông thường

 Thông tin so với phân tích

Dựa vào những nguyên tắc trên, các báo cáo kinh doanh được chia thành các loại sau:

 Báo cáo giám sát và kiểm soát

 Báo cáo chính sách và thủ tục

 Báo cáo phù hợp

 Báo cáo tiến trình

 Báo cáo giải quyết vấn đề

 Báo cáo biện hộ

 Đề xuất mảng kinh doanh mới hay đề xuất nguồn tài chính

1 Báo cáo giám sát và kiểm soát

Mục đích: theo dõi điều hành và hình dung tương lai, tập trung vào vấn đề phức tạp có thể ảnh hưởng đến tương lai lâu dài và chỉ đạo của tổ chức Nó thường được sử dụng khi

quyết định địa điểm như nhà máy, các dự án lớn, và những thay đổi trong những dòng sản phẩm đang làm

Điểm chính để thành công: chính xác, thông suốt, trung thực

Đặc điểm: báo cáo khá ngắn gọn và làm theo một mẫu xác định trước

Các loại:

- Kế hoạch – nguyên tắc chỉ đạo các hành động tương lai

- Báo cáo hoạt động – thống kê điều hành

- Báo cáo hoạt động cá nhân – các tính toán các hoạt động liên quan đến công việc

2 Báo cáo chính sách và thủ tục

Mục đích: giúp thông đạt các tiêu chuẩn của tổ chức

Điểm chính thành công: cung cấp những nguyên tắc chỉ đạo chung

Các loại:

- Nguyên tắc chỉ đạo mới nhất – các tiêu chuẩn làm việc trong công ty

- Báo cáo vị trí – cách nhìn của ban quản lý về các vấn đề chuyên biệt

Ví dụ: mẫu chính sách (phụ lục A)

3 Báo cáo phù hợp

Mục đích: hỗ trợ các cơ quan giám sát công ty

Điểm thành công chính: làm theo các chỉ thị và trung thực, thấu hiểu và chính xác

Các loại:

- Hoàn thuế

- Báo cáo thường niên đến cổ đông

- Báo cáo hành động khẳng định

- Báo cáo chuyên biệt về ngành công nghiệp

4 Báo cáo tiến trình

Báo cáo tiến trình được dùng để thông tin cho người đọc về một tình trạng của dự

án cụ thể Một báo cáo tiến độ trong một tổ chức giúp các nhà quản lý trong việc theo dõi

và ra các quyết định về dự án

Bài báo cáo thông tin cho người đọc về công việc đã làm, đang làm và sẽ thảo luận trong thời gian tới Bất cứ một dự án hay vấn đề, rắc rối nên được thảo luận bằng báo cáo Tính thường xuyên, lặp lại của những báo cáo phụ thuộc vào thể loại hay bản chất của dự án được thảo luận

Mục đích: nhằm giám sát việc điều hành của Công ty

Điểm thành công chính: dự đoán nhu cầu người đọc, cung cấp thông tin rõ ràng lịch thiệp Các loại:

- Báo cáo tiến hành dang dở

- Báo cáo hoàn thành

Gồm một số chức năng:

• Đối với đơn vị tài trợ hay người quản lý: giúp nắm được tiến trình của dự án để từ

đó điều chỉnh kế hoạch hoặc mức độ tài trợ

• Đối với những người thực hiện dự án:

– Động lực để tiếp tục dự án

– Giúp đánh giá công việc và điều chỉnh cách tiếp cận của từng người

– Cung cấp tài liệu để làm các bài trình bày hoặc các xuất bản phẩm

– Chuẩn bị viết báo cáo tiến độ

• Thu thập các tài liệu hướng dẫn hoặc các biểu mẫu

• Nếu có thể, thu thập các ví dụ liên quan để làm mẫu viết báo cáo

• Đánh giá đề xuất dự án hay kế hoạch dự án của bạn

Ví dụ: mẫu báo cáo tiến độ (Phụ lục B)

5 Báo cáo giải quyết vấn đề

Mục đích: nhằm phân tích các giải pháp có thể

Điểm thành công chính: cung cấp dữ liệu, phân tích chắc chắn, kỹ năng thông đạt tốt Các loại:

- Báo cáo loại bỏ vấn đề (Troubleshooting)

- Báo cáo nghiên cứu

6 Báo cáo biện hộ

Mục đích: nhằm thuyết ban quản lý thông qua, ký duyệt một dự án

Điểm thành công chính: Giải thích tại sao lại cần thiết, liên quan đến điều gì, chi phí và lợi ích

Các loại:

- Mua tài sản hữu hình

- Tái tổ chức (phòng ban hay công ty)

- Các thay đổi chương trình và thủ tục

7 Đề xuất bản kinh doanh mới hay đề xuất nguồn tài chánh

Mục đích: thuyết phục khách hàng mua sản phẩm, dịch vụ, kế hoạch hay dự án

Điểm thành công chính: Chuẩn bị cẩn thận

Các loại:

- Lôi cuốn: Chuẩn bị theo yêu cầu của khách hàng và phải đúng chuẩn của RFP

- Không lôi cuốn: Do người bán khởi xướng và chỉ thành công khi khán giả bị thuyết

phục về nhu cầu hành động

Ví dụ: Mẫu đề xuất ( phụ lục C)

Mẫu kế hoạch kinh doanh (Phụ lục D)

III BỐ CỤC TRÌNH BÀY BÁO CÁO CHÍNH THỨC

Báo cáo chính thức được chuẩn bị cho những quản lý cấp cao và những người bên

ngoài tổ chức Nó có thể tốn vài tuần hoặc vài tháng để nghiên cứu và viết báo cáo

Những hoạt động này có thể hoàn tất bởi một cá nhân hoặc một nhóm

Một bài báo cáo chính thức gồm 3 phần chính: phần giới thiệu, văn bản, các bộ

phận bổ trợ

1 Phần giới thiệu (Prefactory)

Đây là phần đầu tiên của báo cáo, đứng trước phần văn bản và chứa tất cả các phần trong bài báo cáo Những trang mở đầu trong báo cáo không nhất thiết phải theo một khuôn mẫu cứng nhắc mà có thể biến đổi tùy theo mức độ trang trọng của bài báo cáo Phần mở đầu có thể bao gồm các phần sau:

Mục đích chính của báo cáo là cung cấp thông tin để người khác có thể đưa ra quyết

định hoặc hành động Ví dụ như một báo cáo hàng năm của công ty, một báo cáo quản lý

tổng hợp ý kiến phản hồi từ khách hàng

 Trang bìa: bao gồm tên Công ty, địa chỉ, tiêu đề báo cáo, thời gian báo cáo…

 Tiêu đề trang : cần ngắn gọn và súc tích nhưng nêu rõ chính xác vấn đề đang bàn

tới bao gồm: tiêu đề của báo cáo, tên tác giả, chức vụ, phòng ban, ngày trình nộp

báo cáo, người/ tổ chức yêu cầu báo cáo

Ví dụ:

CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM VINAMILK

BÁO CÁO TÀI CHÍNH HỢP NHẤT

Từ ngày 01/01/2009 đến ngày 31/12/2009

(Dạng đầy đủ)

 Thư ủy nhiệm (Letter of authrization)

 Thư chuyển giao (Letter of transmittal)

 Được đặt ra như là một lá thư kinh doanh chính thức gởi cho người yêu cầu báo cáo

 Giải thích về người có thẩm quyền báo cáo đã được viết

 Có thể tóm tắt hoặc hút sự chú ý đến những tài liệu cụ thể trong một báo cáo

 Nhận hỗ trợ nghiên cứu và biên soạn các báo cáo

Ví dụ

Thủ tướng Chính phủ

Tòa nhà Quốc hội

Canberra

Dear Sir:

Chúng tôi xin được báo cáo cuối cùng của chúng tôi, "Công nghệ thông tin nghiên cứu: Đầu tư cho tương lai của chúng tôi," định hướng tương lai của Liên bang hỗ trợ nghiên cứu và phát triển công nghệ thông tin Báo cáo này nói thêm chi tiết để các kết luận và khuyến nghị trong báo cáo tạm thời của chúng tôi ngày Tháng Tám 1998, và tăng cường các khuyến nghị trước đây của chúng tôi về tầm quan trọng của nghiên cứu về kinh tế và xã hội về các tác động của công nghệ thông tin để thông báo quyết định chính sách quan trọng

Chúng tôi hy vọng rằng các khuyến nghị của chúng tôi sẽ rất hữu ích khi bạn xem xét các ưu tiên cho đầu tư Khối thịnh vượng chung Chúng tôi mong muốn thảo luận về báo cáo này với bạn, với những thành viên của chính phủ và với các thành viên của Quốc hội

Quản lý dự án cao cấp Cán bộ dự án Murray Helen

 Mục lục

 Cho người đọc cái nhìn tổng quát về bản báo cáo

 Có thể liệt kê những đề mục lớn nhất

 Cho số trang của các đề mục

 Viết các đề mục chính xác

 Liệt kê toàn bộ phần mở đầu, phần văn bản và phần hỗ trợ

 Có thể liệt kê một vài công cụ nghe nhìn hỗ trợ

 Bao gồm từ tóm tắt thông qua để các phụ lục

 Không bao gồm các trang tiêu đề và bảng nội dung trang

 Sử dụng hệ thống đánh số thập phân(DNS)

 Thụt mỗi lớp của DNS

 Xác định số trang phù hợp

Ví dụ:

NỘI DUNG

PHỤ LỤC

A Cơ bắp Superficial

B Stress điểm

 Tóm lược (còn được gọi là tóm tắt, sơ lược)

 Thường được dùng trong các báo cáo kinh doanh

 Dài hơn, hoàn chỉnh hơn so với tóm tắt

 Là bản báo cáo thu gọn

 Có thể bao gồm các tiêu đề, chuyển ý, phương tiện hỗ trợ

 Được tổ chức dạng văn bản

 Chứa nhiều chi tiết phụ

Đại diện cho 10% của báo cáo bằng văn bản bao gồm:

 Mục đích của báo cáo

Ví dụ:

Xây dựng bản kế hoạch kinh doanh năm, để phân tích, đánh giá những rủi ro, cơ hội từ thị trường mang lại nhằm vượt qua mọi thử thách, chiếm lĩnh và gia tăng thị phần của mình.

(Trích kế hoạch kinh doanh năm 2009 của VINASUN CORP.)

 Phạm vi báo cáo

Ví dụ: Vấn đề: Kế hoạch kinh doanh năm 2009 của VINASUN CORP

Các lĩnh vực hoạt động

1 Lĩnh vực hoạt động taxi

2 Lĩnh vực du lịch

3 Lĩnh vực nhà hàng

4 Hoạt động đầu tư

 Tóm tắt chi tiết về phương pháp nghiên cứu

 Hạn chế

Ví dụ

Tất cả những thông tin nêu trong báo cáo phân tích đều đã được thu thập, đánh giá với mức cẩn trọng tối đa có thể Tuy nhiên, do các nguyên nhân chủ quan và khách quan từ các nguồn thông tin công bố,VSBS không đảm bảo về tính xác thực của các thông tin được đề cập trong báo cáo phân tích cũng như không có nghĩa vụ phải cập nhật những thông tin trong báo cáo sau thời điểm báo cáo này được phát hành

(Trích Báo cáo cập nhật quý I/2010 của VITACO CORP.)

 Xác nhận những người đóng góp

 Đánh dấu những điểm quan trọng

 Cung cấp thông tin nền: mô tả tổng quát những vấn đề đã nghiên cứu và những vấn đề liên quan Từ những thông tin nền dẫn đến những trình bày về các vấn đề

 Kết quả đạt được

 Những kiến nghị

2 Phần văn bản

 Dẫn nhập (introduction)

Phần giới thiệu cung cấp nền tảng đầy đủ liên quan đến việc nghiên cứu để người đọc có thể hiểu phạm vi và sự nối tiếp của bài báo cáo

Bao gồ m:

 Trách nhiệm báo cáo

 Báo cáo về vấn đề gì? Xác định rõ ràng những vấn đề đã được thực hiện nghiên cứu Câu phát biểu này nên ngắn gọn nhưng phải có khả năng thông tin

Ví dụ:

Thực hiện nghị quyết của Đại hội cổ đông và hội đồng quản trị công ty cổ phần Dược phẩm OPC về việc xây dựng nhà máy sản xuất dược phẩm mới tại Bình Dương đạt tiêu chuẩn GMP – HO Đồng thời làm thủ tục chuyển đổi mục đích, công năng của khu đất

1017 Hồng Bàng – P12 – Q.6 TPHCM.

Đốc thực hiện dự án Trên cơ sở đó, Tổng Giám Đốc đã thành lập Ban quản lý dự án (do Tổng Giám Đốc làm trưởng ban) để thực thi nhiệm vụ này.

(Trích báo cáo tiến độ thực hiện dự án “Xây dựng nhà máy dược phẩm OTC tại Bình Dương”)

 Mục đích báo cáo: chỉ ra tại sao báo cáo được tiến hành Mục đích là để biện luận với người đọc về giá trị của bài báo cáo

Ví dụ: Mục đích của báo cáo thường niên nhằm giới thiệu cho các nhà đầu tư một cách đầy đủ các hoạt động trọng yếu và tình hình tài chính của Doanh nghiệp trong quá khứ, hiện tại và nhằm mục đích chính là dự đoán giá cổ phiếu và các yếu tố liên quan như lãi trên mỗi cổ phiếu của Doanh nghiệp trong tương lai.

 Ai là người tiến hành các nghiên cứu:

Ví dụ: phòng nghiên cứu và phân tích, phòng kế hoạch kinh doanh…

 Những thông tin cơ bản liên quan đến báo cáo

 Phạm vi

 Bối cảnh

 Nguồn và phương pháp

Ví dụ:

Căn cứ

- Kết quả kinh doanh của Công ty năm 2008

- Sự phát triển về kinh tế - Xã hội của Thành phố năm 2009

- Nhu cầu phát triển của thị trường vận tải hành khách bằng taxi

- Tình hình thực tế về khả nẳng phát triển của Công ty.

- Thuận lợi và khó khăn của thị trường cũng như nội tại của Công ty

- Các nhân tố khách quan ảnh hưởng đến hoạt động của Công ty.

(Trích kế hoạch kinh doanh 2009 của VINASUN Corp

 Định nghĩa

 Hạn chế

 Tổ chức bản báo cáo

 Thân báo cáo (body): chứa các phần và các chương chính

Trình bày những khám phá có được bằng cách trình bày những sự kiện thực tế và thái

độ khách quan, không có những ý kiến hoặc diễn giải mang tính cá nhân Thảo luận và đánh giá những vấn đề để đưa ra hướng giải quyết Những phương tiện hỗ trợ được sử dụng để trợ giúp cho người viết trong việc truyền đạt những phát hiện nghiên cứu

Đánh giá số lượng và chất lượng những phát hiện của người diễn giải Nếu có một nghiên cứu sơ bộ, người viết nên so sánh những kết quả đó với những phát hiện trong nghiên cứu hiện tại Những thông tin này sẽ giúp cho người đọc trong việc xác định mối quan hệ nào là quan trọng

 Tóm ý: bao gồm một bản tóm tắt rõ ràng về những phát hiện chính

 Kết luận

 Phân tích những phát hiện đó có ý nghĩa gì

 Vạch ra những phát hiện của nghiên cứu

 Chú ý: Không giới thiệu thông tin mới trong kết luận

Ví dụ:

Trên đây là toàn bộ bản kế hoạch kinh doanh được xây dựng với mục đích đảm bảo hoàn thành các mục tiêu kinh doanh trong năm 2009, đồng thời phục vụ cho việc phát triển bền vững của công ty Những nội dung của bản kế hoạch này đồng thời là mục tiêu cam kết của Tổng Giám trước Hội đồng quản trị Trên cơ sở kế hoạch kinh doanh này,TGĐ sẽ xây dựng các mục tiêu cam kết với các trưởng bộ phận Các mục tiêu được xem xét, đánh giá theo từng quý Đảm bảo ngân sách hoạt động của công ty một cách hiệu quả.

(Trích kế hoạch kinh doanh của công ty Cổ phần Công nghệ Sao Bắc Đẩu năm 2009)

 Đề xuất (Recommendation): Đưa ra ý kiến của người viết về những gì cần thiết

 Nên được viết theo thứ tự giảm dần tầm quan trọng

 Những kiến nghị xuất phát từ các kết luận

 Nêu lên những ý kiến trung thực, hợp lý của người viết bao gồm: những việc cần được thực hiện, giải thích những từ khó, cung cấp thời gian biểu, phân công trách nhiệm, cách thực hiện

Ví dụ:

Với kế hoạch kinh doanh như trên, Công ty sẽ thiếu lượng tiền khoảng 60 tỷ đồng Để giải quyết vấn đề trên, Hội đồng quản trị đề xuất các phương án giải quyết như sau:

- Phương án 1: vay ngân hàng và phát hành thêm cổ phiếu.

- Phương án 2: vay ngân hàng và phát hành thêm trái phiếu chuyển đổi.

- Phương án 3: vay ngân hàng toàn bộ.

Đề nghị: Đại hội cổ đông ủy quyền cho Hội đồng quản trị quyết định phương án và thời điểm thích hợp tùy theo tình hình thực tế kinh doanh và báo cáo Đại hội cổ đông năm sau.

Các tiêu chí cam kết:

- Doanh số thuần hợp nhất 250 tỷ đồng

- Lợi nhuận ròng : 30 tỷ đồng

- Tăng tỷ trọng sản phẩm dịch vụ: 70 tỷ đồng

- Tối ưu hóa và hoàn thành chính sách thuế thu nhập cá nhân và doanh nghiệp.

- Hoàn thiện bộ máy 2 công ty GSC và GII

- Triển khai và thực hiện tốt BSC

(Trích kế hoạch kinh doanh 2009 của Công ty Cổ phần Kỹ thuật Điện Toàn cầu)

 Ghi chú

Ví dụ:

Báo cáo này được xây dựng nhằm cung cấp các thông tin cập nhật về kết quả hoạt động

sản xuất kinh doanh cũng như phân tích các yếu tố ảnh hưởn đến triển vọng phát triển

của Doanh nghiệp Bản thân báo cáo này, thông tin nào liên quan trong báo cáo cũng

không phải là lời chào mua hay bán bất kỳ một sản phẩm tài chính, chứng khoán nào của

công tu được phân tích trong báo cáo Do đó, nhà đầu tư nên coi báo cáo là nguồn tham

khảo VCBS không chịu bất kỳ trách nhiệm nào trước những kết quả ngoài ý muốn khi

quý khách hàng sử dụng những thông tin trên để kinh doanh chứng khoán

Báo cáo này thuộc bản quyền của VCBS Mọi hành động sao chép một phần hoặc toàn

bộ nội dung báo cáo mà không có sự cho phép bằng văn bản của VCBS đều bị cấm.

(Trích báo cáo cập nhật quý 1/2010 của VITACO CORP.)

3 Phần hỗ trợ của báo cáo

 Phụ lục (Appendixes)

Phụ lục chứa những thông tin liên quan ngoài phần chính để nâng cao khả năng hiểu

bài viết Khi có 2 phụ lục trở lên nên đặt tên cho mỗi phụ lục chữ cái in hoa

Tất cả những phụ lục phải được nói đến trong thân bài Nếu những tài liệu đó không

được nói đến trong phần thân bài Thì chúng không đủ phù hợp để đưa vào phụ lục Một

vài mục thường có trong phụ lục bao gồm bảng câu hỏi, bảng in máy tính, báo cáo của

những nghiên cứu tương tự, giấy tờ làm việc, những bảng biểu phức tạp, hình ảnh, biểu

đồ, bản đồ, số liệu thống kê và những tài liệu hỗ trợ

 Tài liệu tham khảo

Tài liệu tham khảo là danh sách tất cả tài liệu được dùng để tham khảo trong quá trình viết báo cáo như nguồn thông tin trong nghiên cứu Những tài liệu này không xuất hiện trong chú thích hoặc trích dẫn

Ví dụ:

- Bản cam kết mục tiêu của Tổng Giám Đốc

- Bản kế hoạch ngân sách

- Bản kế hoạch doanh số, lợi nhuận

(Trích kế hoạch kinh doanh của Công ty Cổ phần Sao Bắc Đẩu năm 2009)

 Chỉ số