Tiểu luận xử lý tình huống công dân nộp thiếu thành phần hồ sơ khi 3 giải quyết thủ tục hành chính tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả huyện ba vì thành phố hà nội

Các quyền, nghĩa vụ của công dân được quy định trong Hiến pháp hay ở các văn bản pháp luật khác có được thực hiện hay không, thực hiện như thế nào về cơ bản, đều phải thông qua thủ tục h

TRƯỜNG ĐÀO TẠO CÁN BỘ LÊ HỒNG PHONG TP HÀ NỘI LỚP BỒI DƯỠNG NGẠCH CHUYÊN VIÊN K2A-2015

TIỂU LUẬN TỐT NGHIỆP

TÊN ĐỀ TÀI:

XỬ LÝ TÌNH HUỐNG CÔNG DÂN NỘP THIẾU THÀNH PHẦN HỒ SƠ KHI GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH TẠI BỘ PHẬN TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ HUYỆN BA VÌ - THÀNH PHỐ HÀ NỘI

Họ tên học viên: Hoàng Ngọc Bích Chức vụ: Chuyên viên

Đơn vị công tác: Văn phòng HĐND&UBND huyện Ba Vì

Hà Nội, tháng 11 năm 2015

MỤC LỤC

I.LỜI NÓI ĐẦU 1

II NỘI DUNG 4

2.1 MÔ TẢ TÌNH HUỐNG 4

2.2 XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU XỬ LÝ TÌNH HUỐNG 6

2.2.1 Đối với ông Đinh Văn Bảy: 6

2.2.2 Đối với Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả TTHC UBND huyện Ba Vì 6

2.2.3 Đối với cơ quan nhà nước 7

2.3 PHÂN TÍCH NGUYÊN NHÂN VÀ HẬU QUẢ 7

2.3.1 Nguyên nhân 7

2.3.2 Hậu quả 10

2.4 XÂY DỰNG, PHÂN TÍCH VÀ LỰA CHỌN PHƯƠNG ÁN GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG 11

2.4.1 Phương án 1: 11

2.4.2 Phương án 2: 12

2.4.3 Phương án 3 13

2.5 LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC 13

III KẾT LUẬN - KIẾN NGHỊ 15

3.1 Kết luận 15

3.2 Kiến nghị 17

1

I LỜI NÓI ĐẦU

Trong quá trình xây dựng và phát triển đất nước, Đảng ta đã chỉ rõ sự cần thiết phải tiến hành cải cách hành chính, coi đây là một giải pháp quan trọng góp phần đạt được các mục tiêu kinh tế - xã hội Chúng ta đã tiến hành cải cách hành chính từng bước thận trọng và đã thu được những thành tích rất đáng khích lệ Cải cách hành chính ở nước ta được tiến hành trên nhiều nội dung: cải cách thể chế, cải cách thủ tục hành chính, cải cách tổ chức bộ máy hành chính, xây dựng và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, cải cách tài chính công và hiện đại hoá nền hành chính, trong đó cải cách thủ tục hành chính là một khâu quan trọng và đã được đặt ra ngay từ đầu trong tiến trình cải cách hành chính Thủ tục hành chính không chỉ liên quan đến công việc nội bộ của một cơ quan, một cấp chính quyền mà còn các tổ chức, công dân trong mối quan hệ với Nhà nước Các quyền, nghĩa vụ của công dân được quy định trong Hiến pháp hay ở các văn bản pháp luật khác có được thực hiện hay không, thực hiện như thế nào về cơ bản, đều phải thông qua thủ tục hành chính do cơ quan, các cấp chính quyền nhà nước quy định và trực tiếp giải quyết

Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2001 –

2010 ban hành kèm theo Quyết định số 136/2001/QĐ-TTg ngày 17/09/2001 của Thủ tướng Chính phủ đã xác định phải đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính với mục tiêu cơ bản là: “ Tiếp tục cải cách thủ tục hành chính nhằm bảo đảm tính pháp lý, hiệu quả, minh bạch và công bằng trong khi giải quyết công việc hành chính Loại bỏ những thủ tục rườm rà, chồng chéo, dễ bị lợi dụng, dễ

bị tham nhũng, gây khó khăn cho dân.” Nghị quyết số 30c/NQ-CP ngày 08/11/2011 của Chính phủ về ban hành Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011 – 2020 cũng đã xác định cải cách thủ tục hành chính là khâu đột phá trong quá trình cải cách hành chính

Việc cải cách theo hướng đơn giản hoá thủ tục hành chính gắn với việc thực hiện cơ chế “một cửa”, “một cửa liên thông” thông qua Bộ phận tiếp nhận

2

và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính Có thể nhận thấy cơ chế “một cửa”, “một cửa liên thông” là giải pháp đổi mới hữu hiệu về phương thức làm việc của cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương các cấp, nhằm tạo chuyển biến cơ bản trong quan hệ giữa cơ quan hành chính nhà nước với các tổ chức, công dân, đơn giản hoá các thủ tục hành chính, giảm phiền hà, chi phí, thời gian, công sức; đồng thời điều chỉnh một bước về tổ chức bộ máy và đổi mới, cải tiến chế độ làm việc và quan hệ công tác trong cơ quan hành chính nhà nước Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả là đầu mối tập trung hướng dẫn thủ tục hành chính, tiếp nhận hồ sơ của cá nhân, tổ chức để chuyển đến các cơ quan chuyên môn hoặc cấp có thẩm quyền giải quyết và nhận, trả kết quả cho tổ chức, công dân

Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả UBND huyện Ba Vì được thành lập theo Quyết định số 671/QĐ-UBND ngày 14/11/2008 Đi kèm với đó là quyết định ban hành quy chế thực hiện cơ chế “một cửa” tại UBND huyện Ba Vì và quy định thủ tục hành chính và trình tự giải quyết thủ tục hành chính Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả UBND huyện Ba Vì trong quá trình tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ thủ tục hành chính đã đạt được những kết quả lớn Tuy vậy, vẫn còn tồn tại những hạn chế nhất định, nhất là trong quá trình tiếp nhận thành phần

hồ sơ của công dân Việc tiếp nhân hồ sơ đòi hỏi phải tuân theo những quy định của pháp luật, chính sách và bộ thủ tục hành chính của thành phố ban hành, tuy vậy cũng đòi hỏi phải linh hoạt để giảm thiểu chi phí, công sức cho

tổ chức, cá nhân Thủ tục hành chính vẫn còn tồn tại những khuyết điểm nhất định trong việc yêu cầu các loại giấy tờ mà tổ chức, công dân phải cung cấp Đây là điểm trở ngại, gây khó khăn cho quá trình tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành chính tại các cơ quan nhà nước Do vậy, trong tiểu luận này tôi xin đề cập đến

“Tình huống công dân nộp thiếu thành phần hồ sơ trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả”

Là một công chức Nhà nước, sau khi tham gia lớp bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước, cộng với những kinh nghiệm thực tế trong công tác Tôi

chọn đề tài: ‘Xử lý tình huống công dân nộp thiếu thành phần hồ sơ khi

3

giải quyết thủ tục hành chính tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả huyện

Ba Vì - Thành phố Hà Nội.” làm tiểu luận tình huống cuối khoá lớp bồi

dưỡng ngạch chuyên viên Phân tích tình huống nhằm tìm ra và lựa chọn phương án tối ưu nhất để giải quyết công việc một cách nhanh chóng, kịp thời, đúng quy định, bảo vệ quyền và lợi ích chính đáng của tổ chức, công dân

Phạm vi đề tài này chỉ nhằm giải quyết việc tiếp nhận hồ sơ của ông Đinh Văn Bảy, là công dân tại xã Khánh Thượng - huyện Ba Vì- thành phố Hà Nội Bố cục của tiểu luận gồm 03 phần: Lời nói đầu, phần nội dung và phần kết luận - kiến nghị

Do thời gian thực hiện đề tài ngắn và bị ảnh hưởng bởi công tác chuyên môn nên trong tiểu luận này không tránh khỏi những thiếu sót Rất mong nhận được sự góp ý chân thành của quý Thầy, Cô

Xin chân thành cảm ơn!

Cán bộ Nguyễn Văn An, là chuyên viên Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, phụ trách tiếp nhận hồ sơ lĩnh vực Tư pháp kiểm tra hồ sơ của ông Đinh Văn Bảy gồm có:

- Tờ khai đăng ký việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính trong giấy khai sinh

- Bản chính giấy khai sinh của cháu Đinh Hà Linh

- Bản photo chứng minh thư và sổ hộ khẩu của ông Đinh Văn Bảy

- Sổ lưu khai sinh của Đinh Hà Linh có dấu xác nhận của UBND xã Khánh Thượng – huyện Ba Vì – thành phố Hà Nội

- Bản sao giấy khai sinh của bà Bạch Thị Mai

- Giấy thoả thuận việc xác định lại dân tộc có dấu xác nhận của UBND xã Khánh Thượng – Ba Vì – Hà Nội

Sau quá trình kiểm tra, cùng với việc đối chiếu với danh sách các giấy tờ phải nộp theo quy định của Phòng Tư pháp UBND huyện Ba Vì và quyết định

số 4322/QĐ-UBND của UBND thành phố Hà Nội về việc công bố thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế / thủ tục hành chính bị huỷ bỏ hoặc bãi bỏ trong lĩnh vực tư pháp thuộc thẩm quyền giải quyết của sở tư pháp/UBND cấp huyện/UBND cấp xã trên địa bàn thành phố Hà Nội thì phát hiện thiếu 1 thành phần hồ sơ là giấy chứng nhận đăng kí kết hôn của ông Đinh Văn Bảy và bà Bạch Thị Mai để làm căn cứ xác minh mối quan hệ vợ chồng

5

Ông Đinh Văn Bảy có trình bày thêm là con gái ông đang làm hồ sơ thi Đại học, chỉ còn 4 ngày nữa là hết hạn nộp hồ sơ và đang cần quyết định xác định lại dân tộc theo dân tộc Mường để nhận điểm cộng ưu tiên trong kỳ thi theo chính sách ưu tiên con em dân tộc thiểu số của Chính phủ Hiện tại, giấy chứng nhận đăng ký kết hôn của vợ chồng ông đã bị mất do thời gian quá lâu, nếu bây giờ về xã làm thủ tục xin cấp lại giấy chứng nhận kết hôn gặp nhiều khó khăn và thời gian giải quyết sẽ không đảm bảo được, Con gái ông không

đủ thời gian nộp hồ sơ để được hưởng ưu tiên trong kỳ thi sắp tới

Theo quy trình tiếp nhận hồ sơ và giải quyết thủ tục hành chính đã được ban hành theo quyết định số 05/QĐ-UBND của UBND huyện Ba Vì ngày 20/11/2008, khi tổ chức, công dân tới nộp hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, cán bộ phụ trách lĩnh vực kiểm tra hồ sơ, nếu hồ sơ đúng, đầy đủ thì tiếp nhận hồ sơ, viết phiếu hẹn cho công dân hẹn ngày trả và chuyển phòng chuyên môn thụ lý giải quyết Trong trường hợp hồ

sơ còn thiếu thì cán bộ hướng dẫn tổ chức, công dân bổ sung hoàn thiện hồ sơ Việc xác minh mối quan hệ vợ chồng giữa ông Đinh Văn Bảy và bà Bạch Thị Mai, theo đúng quy định của pháp luật và căn cứ trên Giấy chứng nhận kết hôn do UBND xã cấp Tuy nhiên, trong trường hợp công dân đang có nhu cầu giải quyết công việc và nếu đảm bảo giải quyết công việc có thể đem lại những lợi ích thiết thực cho công dân thì cơ quan chức năng có thể xem xét xác minh những thông tin cần thiết thông qua những giấy tờ khác kèm theo hay không?

Từ những sự việc nêu trên, cần có một cái nhìn khách quan: giải quyết việc tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành chính cần được áp dụng như thế nào để đảm bảo quyền, lợi ích, giảm chi phí, công sức cho công dân, tổ chức và vẫn đảm bảo được các quy định của pháp luật và chính sách của nhà nước Cơ quan nhà nước cần giải quyết thế nào để đảm bảo hợp tình, hợp lý, hiệu quả, đúng pháp luật và từ đó chúng ta tìm ra phương án tối ưu, cụ thể cho sự việc nêu trên

6

2.2 XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU XỬ LÝ TÌNH HUỐNG

Việc xác định mục tiêu xử lý tình huống nhằm giải quyết các vấn đề do tình huống đặt ra Khi giải quyết có hiệu quả vấn đề sẽ tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa, bảo vệ lợi ích chính đáng của tổ chức, công dân và đảm bảo giải quyết hài hoà giữa tính pháp lý, lợi ích kinh tế và lợi ích xã hội Từ tình huống của ông Đinh Văn Bảy thường trú tại xã Khánh Thượng – huyện Ba Vì – thành phố Hà Nội, khi giải quyết vấn đề trong công tác tiếp nhận hồ sơ và giải quyết thủ tục hành chính chúng ta cần xác định 3 mục tiêu cơ bản: mục tiêu đối với ông Đinh Văn Bảy, mục tiêu đối với Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả và mục tiêu đối với các cơ quan nhà nước

2.2.1 Đối với ông Đinh Văn Bảy:

Việc thực hiện tiếp nhận và giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính nếu đảm bảo linh hoạt, hợp lý, tạo điều kiện cho công dân không chỉ giảm thiểu chi phí, thời gian, công sức cho ông Đinh Văn Bảy, tạo thuận lợi cho con gái Đinh Hà Linh của ông mà còn tăng thêm sự tín nhiệm của công dân, tổ chức vào sự hợp tình, hợp lý trong giải quyết dịch vụ công của nhà nước

2.2.2 Đối với Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả TTHC UBND huyện Ba Vì

Đối với Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính UBND huyện Ba Vì, việc thực hiện theo đúng quy chế, quy trình tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính do Nhà nước, thành phố và UBND huyện ban hành là tuân thủ đúng yêu cầu công việc Tuy vậy, khi giải quyết các dịch vụ công vẫn luôn quan tâm lợi ích của tổ chức, công dân, phát hiện những điểm không hợp lý trong quá trình cải cách thủ tục hành chính để đảm bảo tốt quá trình kiểm soát thủ tục hành chính Việc giải quyết hợp tình, hợp lý đảm bảo thực hiện đúng yêu cầu công việc, hỗ trợ tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức, công dân và đem lại sự tín nhiệm của công dân đối với cơ quan nhà nước

7

2.2.3 Đối với cơ quan nhà nước

Với tình huống nêu trên, đòi hỏi các cơ quan quản lý Nhà nước phải xem xét và giải quyết vấn đề vừa bảo đảm tính nghiêm minh của pháp luật, vừa hợp tình, hợp lý, đồng thời đỡ tốn kém chi phí, thời gian và công sức cũng như không gây phiền hà cho tổ chức, công dân

Đối với Phòng Tư pháp UBND huyện Ba Vì, phải thực hiện đúng chức năng quản lý nhà nước về tư pháp, hộ tịch giải quyết đúng trách nhiệm trong công việc, đảm bảo nghiêm minh, đúng pháp luật

Đối với các cơ quan chủ quản trong triển khai cải cách thủ tục hành chính của UBND huyện như Phòng Nội vụ, Văn phòng HĐND&UBND và cơ quan phụ trách kiểm soát thủ tục hành chính là phòng Tư pháp cần phải thường xuyên tiến hành kiểm soát thủ tục hành chính, nghiên cứu những điểm hợp lý trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính, xem xét những điểm bất hợp lý, tiến hành sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ những thủ tục hành chính rườm rà, giảm thiểu giấy tờ trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính Đảm bảo làm việc đúng trách nhiệm, đem lại lợi ích cho nhân dân và tăng cường hiệu quả trong quá trình thực hiện dịch vụ công, tạo niềm tin cho tổ chức và công dân vào chính sách của Đảng và Nhà nước

2.3 PHÂN TÍCH NGUYÊN NHÂN VÀ HẬU QUẢ

2.3.1 Nguyên nhân

Dưới sự lãnh đạo, chỉ đạo, hướng dẫn của Đảng và Nhà nước, công cuộc cải cách hành chính đã được tiến hành một cách có hệ thống từ trung ương tới địa phương Trong đó, quan trọng nhất là việc ban hành cơ chế “một cửa”,

“một cửa liên thông” Ngày 22/06/2007, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành quyết định số 93/2007/QĐ-TTg về ban hành quy chế thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước tại địa phương Ngày 08/11/2011, Chính phủ ban hành nghị quyết số 30c/NQ-CP về chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011-2020 Thành uỷ Hà Nội ban hành chương trình 08-CTr/TU ngày 18/10/2011 về đẩy mạnh cải cách

và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính trong huyện Cùng với đó là ban hành quy chế thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông và quy trình giải quyết thủ tục hành chính

Hiện nay, các thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực Tư pháp của UBND huyện Ba Vì được thực hiện theo quyết định số 4322/QĐ-UBND ngày 01/10/2012 của UBND thành phố Hà Nội về việc công bố thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế / thủ tục hành chính bị huỷ bỏ hoặc bãi bỏ trong lĩnh vực tư pháp thuộc thẩm quyền giải quyết của sở tư pháp/UBND cấp huyện/UBND cấp xã trên địa bàn thành phố Hà Nội

Đây là những căn cứ quan trọng làm tiền đề cho việc thực hiện tiếp nhận

hồ sơ và giải quyết thủ tục hành chính Việc thực hiện đã đem lại những bước chuyển biến quan trọng và đem lại hiệu quả cao cho công dân và tổ chức trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính Tuy vậy, việc triển khai, tổ chức, thực hiện gặp nhiều khó khăn, vẫn còn những hạn chế nhất định Thủ tục hành chính còn rườm rà, nặng nề Nhiều thủ tục hành chính, các phòng chuyên môn còn yêu cầu nộp thêm nhiều loại giấy tờ không cần thiết Việc thực hiện thủ tục hành chính không thống nhất giữa cấp xã và huyện khiến cho tổ chức, công dân phải đi lại nhiều, gây mất thời gian, công sức, chi phí

a) Nguyên nhân từ phía công dân

Trong tình huống này, ông Đinh Văn Bảy đã có ý thức trong việc chấp hành quy định của pháp luật khi thực hiện giải quyết thủ tục hành chính Đã có tìm hiểu về danh mục hồ sơ thủ tục hành chính và quy trình tiếp nhận hồ sơ Việc chuẩn bị các thành phần hồ sơ thủ tục hành chính là tương đối đầy đủ cho một thủ tục hành chính có tình chất phức tạp như thủ tục “xác định lại dân tộc”