Bài tiểu luận nhóm 7 quản trị học

Nhà quản trị không quan tâm đến nhân viên, không khuyến khích động viên họ cũng như tạo điều kiện thuận lợi cho họ hoàn thành nhiệm vụ thì sẽ dẫn đến sự thờ ơ, kém nhiệt tình với mục tiê

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TPHCM

Khoa tín dụng

Đ Ị

Tiểu luận mơn Quản Trị Học

Nhóm 7 Đề tài :

CÁC CHỨC NĂNG

CỦA QUẢN TRỊ

Chức năng : Điều khiển

TPHCM T10- 2007

Lời nhận xét của giáo viên

Phụ Lục

Lời mở đầu

Tại sao lại có những người rất thành công trong công việc và tại sao lại có những người lại thất bại ? Có phải chăng đó là do năng lực quản lý của mỗi người chăng !!! Họ thành công đó là nhờ cách quản lý, cách điều khiển và kiểm soát công việc,hành động của người khác, họ biết cách phân chia công việc cho phù hợp với năng lực của mỗi người Đó chính là chức năng của quản trị : Điều khiển và lãnh đạo

Điều khiển là chức năng có liên quan đến vấn đề lãnh đạo, động viên

và thông tin trong tổ chức nhằm hoàn thành các mục tiêu và nhiệm vụ của tổ chức

Chức năng của điều khiển : chức năng điều khiển là 1 chưc năng chung của quản trị có liên quan đến các hoạt động sau đây :

 Hướng dẫn, sai khiến, chỉ đạo : nhằm làm tốt cho đối tượng hiểu biết 1 cách tường tận các công việc mà họ đang làm hoặc sắp làm

 Động viên khuyến khích : nhằm tạo ra chất xúc tác, khơi dậy các khả năng tiềm tàng của con người, hoàn thành công việc 1 cách xuất sắc, vượt hơn sự mong đợi

Tâm lý con người ai cũng muốn được khen ngợi, vì vậy nên con người quản

lý nào biết đánh vào tâm lý đó của nhân viên thì đó là người quản lý giỏi

à Như vậy muốn thực hiện được nội dung các hoạt động trên người lãnh đạo phải có quyền lực thực sự

Một công ty thành hay bại, có ăn nên làm ra hay không tùy thuộc vào người lãnh đạo có tài hay không

Một trong những vần đề quan trọng là vai trò của chức năng điều khiển trong quản trị.

Con người là nhân tố đóng vai trò rất quan trọng trong quản trị một tổ chức, các mục tiêu và nhiệm vụ của quản trị chỉ đạt được thông qua con người Hay nói 1 cách đầy đủ hơn : hiệu quả của quản trị chỉ đạt được nếu huy động được sự nổ lực, nhiệt tình và tích cực của con người trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, mà sự nổ lực ấy chỉ có được khi nhà quản trị biết điều khiển

họ, biết động viên họ đúng mức Nhà quản trị không quan tâm đến nhân viên, không khuyến khích động viên họ cũng như tạo điều kiện thuận lợi cho

họ hoàn thành nhiệm vụ thì sẽ dẫn đến sự thờ ơ, kém nhiệt tình với mục tiêu chung và chắc chắn hiệu quả của quản trị sẽ không thể đạt được

Vì lẽ đó điều khiển là 1 chức năng rất quan trọng trong quản trị mà nhà quản trị cần hiểu và nắm được những vấn đề cơ bản để vận dụng vào thực hành quản trị



I TUYỂN DỤNG VÀO ĐÀO TẠO NHÂN VIÊN

Khi tuyển dụng cần giải quyết các vấn đề :

a/ Nhu cầu nhân lực và nguồn cung cấp :

 Nhu cầu nhân lực :

- Có 3 tiêu chuẩn xác định nhu cầu nhân lực :

 Dự đoán nhu cầu nhân lực được chia làm 2 loại :

+ Dự đoán cầu nhân lực ngắn hạn là cầu nhân lực trong thời hạn 1 năm

Trong thời hạn ngắn cầu nhân lực phải xác định trõ số nhân lực cụ thể trong từng nghề, từng loại nhân lực.

+ Dự đoán cầu nhân lực dài hạn : kế hoạch hóa nhân lực dài hạn, thường được tiến hành cho thời hạn trên năm, có thể từ 3 -5 năm hoặc 7 năm Dự đoán cầu nhân lực dài hạn là nhiệm vụ của các chuyên gia quản lý nhân lực

 Nguồn cung cấp : có 2 nguồn chủ yếu

- Nguồn nội bộ : là việc thuyên chuyển lao động từ nơi thừa sang nới thiếu,

từ bộ phận này sang bộ phận khác Mục đích cốt yếu của việc lao động này

là nhằm đáp ứng những đòi hỏi cần thiết về tổ chức, nâng cao hiệu quả trong việc đạt tới mục tiêu

Ý nghĩa : - Khuyến khích người lao động phát huy khả năng linh hoạt, không ngừng vươn lên

- Giúp tổ chức khắc phục hiện tượng bố trí và sử dụng lao động sai hoặc không hợp lý

- Đáp ứng kịp thời nhu cầu lao động

- Động viên kích thích người lao động trong xí nghiệp

- Đào tạo và đề bạt người lao động xứng đáng với khả năng

- Nguồn bên ngoài : là việc tuyển dụng mới nhằm bổ sung thêm lực lượng lao động cần thiết cho tổ chức, đơn vị Đây là 1 trong những nguồn nhân lực quan trọng đảm bảo bổ sung kịp thời nguồn nhân lực cho mỗi đơn vị trong mọi thời gian Có tác dụng mang đến mỗi đơn vị những luồng gió mới, giúp

họ có thể có được những quyết định đổi mới kịp thời

b/ Xác định yêu cầu công việc và tiêu chuẩn của người lao động :

- Việc xác định yêu cầu công việc là bảng mô tả công việc Có 2 cách :

+ Xuất phát từ con người tìm công việc (1)+ Xuất phát từ công việc tìm người lao động phù hợp (2)

- Trong điều kiện bình thường (1) là không hợp lý Muốn hoạt động có hiệu quả phải làm theo cách (2) trên cơ sở công việc mà tìm người lao động hợp lý

- Mặt khác, yêu cầu công việc là những điều mà tổ chức đòi hỏi người lao động phải hoàn thành về chất lượng và số lượng

- Kết quả phân tích và đánh giá công việc là xây dựng ra bảng mô tả công việc, bảng này cho biết người phụ trách phải làm gì, làm như thế nào, tại sao phải làm như thế, đồng thời xác định rõ nội dung công việc, môi trường và điều kiện làm việc Những nội dung cần được mô tả có thể là :

+ Chức danh của công việc kể cả tục danh như như : bảo vệ, lái xe, thư kí…

+ Tên và chức danh của cấp quản lý trực tiếp

+ Công cụ và trang thiết bị cần thiết thực hiện công việc

+ Hệ thống thu nhập và chuyển giao thông tin trong quá trình thực hiện công việc

+ Các yêu cầu về trình độ học vấn , chuyên môn, thâm niên, kinh nghiệm

+ Độ dài thời gian làm việc, làm thêm…

+ Các yêu cầu đặc thù về phong cách, thái độ+ Hệ thống thăng cấp và thuyên chuyển công việc

c/ Xác định tiêu chuẩn lựa chọn người lao động

- Là việc chuyển hóa những yêu cầu nội dung công việc thành các đặc trưng của cá nhân

- Xét cả về lý luận và thực tiễn, thì giữa yêu cầu của công việc và tiêu chuẩn,

người lao động luôn có mối quan hệ nhân quả Các tiêu chuẩn thường được

đề cập :

+ Tiêu chuẩn về thể chất sức khỏe, dáng mạo…

+ Tiêu chuẩn về tinh thần : lạc quan, tự tin, thông minh…

+ Tiêu chuẩn về tính cách : điềm tĩnh, sôi nổi, linh hoạt…

+ Tiêu chuẩn về chuyên môn : trình độ nghiệp vụ, kĩ năng, tay nghề

+ Tiêu chuẩn về mặt xã hội : khả năng giao tiếp, hòa nhập

+ Tiêu chuẩn về tư cách đạo đức : liêm khiết, trung thực…

+ Tiêu chuẩn khác

- Hiện nay, trong vấn đề quản trị nhiều công việc rất khó mô tả, khó có yếu

tố tiên đoán, nhất là công việc cấp cao Dù vậy, phân tích công việc, xác định tiêu chuẩn để lựa chọn vẫn là cần thiết

2 Thủ tục lựa chọn

- Là 1 loạt các hoạt động nhằm xác định ứng viên nào hội đủ các yêu cầu mà công việc đòi hỏi

- Các vấn đề quan trọng khi nói đến thủ tục chọn lựa :

+ Hệ thống rào cản : đơn xin việc, lý lịch, phỏng vấn, cuối cùng là trắc nghiệm về tri thức, khám sức khỏe Số lương rào cản đi sâu vào bao nhiêu tùy thuộc vào nhà quản trị, tuy nhiên nó vẫn tùy thuộc vào thời cơ kinh tế Nếu thời cơ kinh tế tốt đẹp, ít thất nghiệp thì hệ thống này được xác lập trên cơ sở dễ dàng, ngược lại kinh tế suy thoái thì hệ thống rào cản nhiều

để chọn người có tiêu chuẩn cao

+ Người chịu trách nhiệm : thông thường là bộ phận phụ trách về

tổ chức nhân sự, nhưng cần chú ý đến mối quan hệ giữa bộ phận trực tiếp với bộ phận tham mưu

+ Thủ tục tuyển lựa : là thủ tục giúp phát hiện ứng viên với số điểm cao nhất và vốn ít chi phí nhất.

+ Trắc nghiệm thực hiện mô phỏng

+ Phỏng vấn

+ Điều tra vế quá trình đào tạo

* Tổ chức tuyển dụng :

Phải tổ chức một cách khoa học, và làm tốt những khâu sau :

- Thông báo tuyển dụng rộng rãi, thông qua các phương tiện thông tin đại chúng

+ Lựa chọn các phương pháp kiểm tra khoa học và hợp lý

+ Đưa ra quyết định tuyển dụng là nội dung cuối cùng của quá trình tuyển dụng Công bố ứng viên trúng tuyển và kí kết hợp đồng lao động với từng người

* Quá trình tuyển chọn nhân lực :

Quá trình tuyển chọn gồm các bước sau :

- B1 : tiếp đón ban đầu và phỏng vấn sơ bộ : đây là bước đầu tiên trong quá trình tuyển chọn Bước này nhằm xác lập mối quan hệ giữa người xin việc

và người sử dụng lao động; đồng thời cũng xác định được cá nhân có nhiếu

tố chất và khả năng phù hợp để từ đó ra quyết định có tiếp tục mối quan hệ với ứng viên đó hay không

- B2 : Sàng lọc qua đơn xin việc

- B3 : Trắc nghiệm tuyển chọn : giúp cho nhà tuyển chọn nắm được các tố chất tâm lý, khả năng, kĩ năng, đặc biệt các ứng viên, các trắc nghiệm nhân

sự mang lại cho ta nhiều kết quả khách quan Trong trắc nghiệm nhân sự có nhiều loại trắc nghiệm và nhiều cách phân loại khác nhau như : trắc nghiệm thành tích, trắc nghiệm năng khiếu, trắc nghiệm về tính cách, tính trung thực, y học…

- B4 : Phỏng vấn : là quá trình giao tiếp bằng lời giữa những người tuyển chọn và người xin việc, đây là một trong những phương pháp thu thập thông tin cho việc ra quyết định tuyển chọn

- B5 : Khám sức khỏe và đánh giá thể lực : Đảm bảo cho các ứng viên có sức khỏe để làm việc lâu dài trong các tổ chức

- B6 : Phỏng vấn bởi người lãnh đạo trực tiếp : để đảm bảo tính thống nhất giữa hội đồng tuyển chọn cho đến người phụ trách và sử dụng lao động Hình thức này đánh giá một cách cụ thể hóa các ứng viên

- B7 : Thẩm định các thông tin đã thu nhập đựơc : để xác định độ tin cậy của các thông tin thu được qua các bước tuyển ta phải thực hiện bước thẩm tra các thông tin như trao đổi với tổ chức cũ mà người lao động đã làm, đã khai trong đơn xin việc

- B8 : Tham quan thử việc : để tạo điều kiện cho người xin việc đưa ra quyết định cuối cùng về việc làm thì tổ chức có thể cho những ứng viên tham quan hoặc nghe giải thích đầy đủ về công việc mà sau khi tuyển dụng họ phải làm

- B9 : Ra quyết định tuyển chọn (tuyển dụng) Sau khi thực hiện đầy đủ các bước trên và các thông tin tuyển dụng đảm bảo theo đúng yêu cầu thì hội đồng tuyển chọn sẽ ra quyết định tuyển dụng đối với người xin việc Cơ sở việc ra quyết định này dựa vào phương pháp đánh giá chủ quan theo thủ tục

loại trừ dần và theo kết quả đánh giá của phỏng vấn và trắc nghiệm.

3 Đào tạo, huấn luyện nhân viên :

- Đào tạo, phát triển là các hoạt động duy trì và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực; là loại hoạt động có tổ chức, có định hướng đem lại những sự thay đổi về nhân cách cho người lao động; đồng thời nó là điều kiện quyết định

để các tổ chức có thể đứng vững và thắng lợi trong môi trường cạnh tranh

- Con người sinh ra không phải có tài ngay, hoặc dù có tài bẩm sinh cũng phải qua học tập rèn luyện mới trởi thành nhân tài Do đó đào tạo huấn luyện đối với nhân viên hay đội ngũ lao động là nhiệm vụ thường xuyên của mọi

tổ chức; làm cho họ quen với công việc, tổ chức đơn vị, hiểu rõ trách nhiệm

và nhiệm vụ; đồng thời giúp cho nhân viên mới hội nhập một cách dễ dàng, giúp họ cảm thấy thoải mái và thích ứng với tổ chức

- Để không ngừng hoàn thiện khả năng của người lao động vì đào tạo huấn luyện nhằm trang bị cho người lao động những kiến thức mới nhất cả về lý luận và thực tiễn, tạo điều kiện cho họ nắm bắt những tiến bộ khoa học kỹ thuật hiện đại tiên tiến và những đổi mới có thề áp dụng vào lĩnh vực chuyên môn của mình

- Công tác đào tạo huấn luyện nhân viên còn tạo ra tiền đề giảm thiểu rủi ro trong hoạt động kinh doanh

- Có 3 kỹ năng để huấn luyện :

+ Kỹ thuật : thông dụng nhất để nâng cao và cải thiện tay nghề của nhân viên

+ Quan hệ đối xử : một phẩn kết quả thực hiện bắt nguồn từ khả năng đối

xử của nhân viên đối với đồng sự và với các nhà quản trị

+ Giải quyết vấn đề : nhiều nhân viên giải quyết vấn đề ngay, nhưng cũng

có người không có khả năng đó và phải được huấn luyện

- Các hình thức đào tạo thường áp dụng là :

a/ Đào tạo trong công việc

+ Đào tạo tại chỗ : là phương pháp đào tạo trực tiếp tại nơi làm việc : người học phải quan sát ghi nhớ và làm theo người hướng dẫn, sau đó có thể tiếp quản vị trí đó Phương pháp này đơn giản và rẻ tiền

+ Đào tạo theo chỉ dẫn : Người học được cung cấp tài liệu để học, nghiên cứu và làm theo những nội dung, theo các bước và trình tự học được hướng dẫn chi tiết, cụ thể ghi trên tài liệu

+ Đào tạo theo kiểu học nghề : học trên lớp và đưa đi thực tiễn

+ Kèm cặp và chỉ bảo : giúp cho nhân viên học được kiến thức, kỹ năng cần thiết cho công việc trước mắt và tương lai

+ Luân chuyên và thuyên chuyển công việc : chuyển người quản lý từ công việc này sang công việc khác nhằm cung cấp kinh nghiệm và khả năng thực hiện

b/ Đào tạo ngoài công việc :

Người học phải rời khỏi nơi làm việc để tham dự các khóa học ngắn hạn hoặc dài hạn như : tổ chức các lớp cạnh doanh nghiệp; cử người đi học ở các trường chính quy; bài giảng, hội nghị hay thảo luận …; chương trình hóa với

sự trợ giúp của máy tính; đào tạo từ xa, phòng thí nghiệm…

4 Phát triển nghề nghiệp :

- Cách bao quát và có hệ thống về quản trị những biến đổi của công việc và của chính nhân viên là sử dụng việc phát triển nghề nghiệp chủ yếu với sự huấn luyện Sự phát triển nghề nghiệp chủ yếu là sự chuẩn bị của quản trị đối với những biến động sắp tới

- Hiệu quả của chương trình páht triển nghề nghiệp :

+ Bảo đảm tài nguyên cần thiết có sẵn

+ Thu hút và giữ lại nhân viên có khả năng

+ Thành viên được huấn luyện có đủ điều kiện phát triển

+ Giảm sự va chạm của nhân viên

- Cố vấn nghề nghiệp : là 1 trong những bộ phận hợp lý nhất để phát triển nghề nghiệp, người quản lý phụ trách những vấn đề sau đây với nhân viên + Mục tiêu, nguyện vọng, và trông đợi của nhân viên trong thời gian nhất định

+ Quản trị đánh giá cơ hội sẵn có, mức độ thực tế của những nguyện vọng ấy

+ Nhận ra những gì mà nhân viên phải làm nhằm tự cải thiện hơn

+ Nhận ra bước kế tiếp dưới dạng kế hoạch nhằm hoạt động phát triển hay giao phó công việc mới để nhân viên phát triển nghề nghiệp hơn nữa

II LÝ THUY ẾT QUYỀN LỰC QUẢN TRỊ :

1 Khái niệm quyền lực quản trị :

Có nhiều khái niệm khác nhau về quyền lực quản trị

- Theo giáo sư John Frennch và Bertram Ravew người Mỹ dịch nghĩa :

“quyền lực quản trị là sự sai khiến và kiểm soát mà 1 nhà quản trị có được

và hành xử trên người khác”

- Theo giáo sư Vũ Thế Phú “ quyền lực trong tổ chức trước hết thể hiện quyền ra quyết định hay đưa ra các chỉ thị Quyền hành chính là năng lực cho phép chúng ta yêu cầu cấp dưới phải hành động theo sự chỉ đạo của mình.”

- Theo Tiến sĩ Đào Duy Tân “ quyền hành là năng lực quyết định, chỉ huy, cưỡng bức, khen thưởng, trừng phạt hay ra lệnh đối với thuộc cấp và trông đợi sự tiến hành của họ.”

- Mặc dù cách nói khác nhau nhưng những khái niệm trên đã nêu ra những đặc điểm chung của quyền lực :

a/ Quyền lực quản trị thể hiện quyền ra quyết định của nhà quản trị :

- Ở bất cứ tổ chức nào, người quản trị đều sử dụng quyền lực của mình để đưa ra các quyết định nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức đó

- Quyền lực quản trị được sử dụng như những công cụ để thực hiện chức năng của nhà quản trị

b/ Quyền chấp nhận các quyết định của đối tượng quản trị :

Sự chấp nhận các quyết định của đối tượng quản trị thường ở 3 mức độ khác nhau :

- Chấp hành một cách tuyệt đối : ở mức độ này thể hiện quyền lực thực tế của nhà quản trị

- Chấp hành miễn cưỡng, làm theo chiếu lệ : thể hiện quyền lực của nhà quản trị thấp không đủ để họ nghe theo, làm theo

- Không làm, thậm chí còn phản đối : trong trường hợp này nhà quản trị không có quyền lực thực tế mà chỉ có quyền lực trên danh nghĩa

2 Lý thuy ết quyền lực quản trị :

Có nhiều hướng tiếp cận khác nhau về quyền lực quản trị Tuy nhiên, hướng tiếp cận từ nguồn phát sinh ra chúng được nhiều người ủng hộ, vì nó

có nhiều ý nghĩa thực tiễn Nội dung chủ yếu của quyền lực quản trị :

chưa đủ, mà cần phải có những quyền lực khác.

b/ Quyền lực mối quan hệ :

- Là quyền lực mà các nhà quản lý dựa vào đó khi các bộ phận hợp tác liên minh với nhau để thực hiện một công việc

- Các nhà quản lý có ít quyền lực chính thức có thể sử dụng quyền lực này, nếu không thành công trong việc thiết lập các mối quan hệ hợp tác

* Bạn có thể tăng quyền lực mối quan hệ của mình bằng cách :

- Gia nhập vào liên minh, tổ chức đáng tin cậy có cùng chung mục đích với mình nhưng đừng tham gia một cách thụ động mà hãy chứng minh được khả năng phẩm chất của mình

- Quan tâm đến lợi ích của mình và tổ chức

- Khi tham gia vào tổ chức, chắc chắn rằng bạn sẽ bị lệ thược vào tổ chức và

tổ chức cũng cần sự giúp đỡ của bạn để thực hiện công việc, nhưng hãy hạn chế sự phụ thuộc của bạn vào người khác và làm cho người khác lệ thuộc vào bạn nhiều hơn

Như vậy bạn có thể tăng quyền lực mối quan hệ của bạn

mà với người đó bạn không có quyền kiểm soát

- Ba loại quyền lực trên tạo thành một quyền lực thực sự của nhà quản trị Thiếu một trong các loại quyền trên, ở mức độ nào đó sẽ gậy khó khăn trong quá trình điều khiển

III ĐỘNG VIÊN :

Sự thành công của một tổ chức không chỉ phụ thuộc vào năng lực lãnh đạo của nhà quản trị mà nó còn phụ thuộc rất nhiều vào trình độ nhiệm vụ của người lao động Kết quả và hậu quả của việc thực hiện nhiệm vụ của người lao động được quy định bởi 3 yếu tố: Năng lực, điều kiện làm việc, mức độ động viên Nếu yếu tố điều kiện làm việc được tạo ra bởi môi trường làm việc của tổ chức thì năng lực và sự hăng hái trong công việc là ở người lao động Chính năng lực và sự nhiệt tình cao của người lao động là điều kiện quyết định sự thành công của một tổ chức.

Động viên người lao động là muốn giải quyết được yếu tố muốn làm việc, hăng hái nhiệt tình trong công việc Bởi vậy khi nghiêm cứu hành vi của một tổ chức, thì động viên là chủ đề cần dược quan tâm đặc biệt do thực chất quản trị là việc khuyến khích tính tích cực, chủ động, sáng tạo của các thành viên trong tổ chức nhằm đạt tới mục tiêu chung của tổ chức Tuy nhiên, trong bất kì tổ chức nào, mức

độ nhiệm vụ của người lao động là khác nhau Do vậy có nhiều quan điểm động viên khác nhau

1 Vậy động viên được hiểu như thế nào ?

Động viên là tạo ra sự hăng hái, nhiệt tình, sáng tạo và trách nhiệm hơn trong quản trị thực hiện công việc của các thuộc cấp, qua

đó làm cho mục tiêu của tổ chức đạt được hiệu quả cao, trên cơ sở thõa mãn nhu cầu cá nhân

Tuy nhiên động viên người lao động gắn liền với năng lực của nhà quản trị làm cho người lao động làm việc dể đạt đươc mục tiêu chung của tổ chức trong khi thõa mãn nhu cầu cá nhân

Để động viên người lao động có hiệu quả nhà quản trị phải nổ lực trong việc xác định, các nhu cầu, giá trị các ưu tiên của ngừơi lao động và

các công việc giúp họ đạt đến thõa mãn các nhu cầu riêng như vật chất tinh thần …Sao cho phù hợp với từng cá nhân.

Ba yếu tố cơ bản của khái niệm động viên cần nắm vững trong khái niệm này là: Nổ lực, những mục tiêu tổ chức, các nhu cầu

+ Nổ lực: là sự đo lường về cường độ Khi một người được động viên cao anh ta có mức độ nổ lực rất cao và rất chăm chỉ Tuy nhiên những nổ lực

đó chưa chắc đã đạt dến mục tiêu chung của tổ chức, thông qua hành vi động viên của nhà quản trị

+ Nhu cầu: là một số tình trạng bên trong mà những tình trạng này làm cho những kết cục nào đó thể hiện hấp dẫn Khi nhu cầu chưa được thõa mãn tạo nên sự căng thẳng dẫn dến hành vi để đạt được mục tiêu cụ thể Khi thõa mản được nhu cầu làm giảm căng thẳng Đây là yếu tố mà nhà quản trị cần biết để thỏa mãn nhu cầu cá nhân đồng thời hướng hành vi của họ vào lợi ích của tổ chức thông qua hành động động viên của nhà quản trị

П) C ÁC THUYẾT VỀ ĐỘNG VIÊN :.

Động viên là vấn đề khá phức tạp , do đó có nhiều quan điểm khác nhau về thuyết động viên Nói chung các thuyết động viên được chia làm hai nhóm: theo nội dung và theo quá trình

Thuyết theo nội dung: Theo việc giải thích nguyên nhân của tình trạng động viên

Thuyết theo quá trình: Theo đuổi việc tổ chức vận hành của tình trạng động viên

→ Để hiểu sâu hơn các thuyết này ta sẽ đi nghiêm cứu một số nội dung của thuyết này

1 Thuyết cấp bậc nhu cầu của Maslow

Apraham Maslow cho rằng hành vi của con ngừơi bắt nguồn từ nhu

cầu và nhu cầu của con người được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên từ thấp dến cao về tầm quan trọng của các nhu cầu Các nhu cầu đó được chia làm 5 cấp bậc.

Sinh lý→ An toàn→ Xã hội→ Tự trọng→ Tự thể hiện

+Nhu cầu cơ bản (sinh lý) là những nhu cầu đảm bảo cho con người tồn tại như: ăn, uống, ở, mặc, tồn tại, phát triển nòi giống và các nhu cầu cụ thể khác

+Nhu cầu an toàn, an ninh: là nhu cầu về sự an toàn không bị ai đe dọa,

an ninh, chuẩn mực, luật lệ…

+Nhu cầu xã hội: nhu cầu về tình yêu, được chấp nhận, có bạn bè…

+Nhu cầu tự trọng: có quyền tự trọng, tôn trọng người khác, được nhười khác tôn trọng, có địa vị…

+Nhu cầu tự thể hiện: là các nhu cầu tự thể hiện khả năng của mình như :chân, thiện, mỹ, tự chủ sáng tạo…

Theo A.Maslow chia các nhu cầu này thành cấp thấp và cấp cao

+ Nhu cầu bậc thấp: là các nhu cầu về sinh lý, an toàn là những nhu cầu có giới hạn, được thõa mãn chủ yếu từ bên ngoài việc thõa mãn thường

là dễ hơn Khi các nhu cầu cấp thấp thõa mãn nó không còn mang tính động viên nữa, khi dó nhu cầu bậc thấp hơn sẽ xuất hiện

+ Nhu cầu bậc cao: là các nhu cầu xã hội, tự trong và tự thể hiện mình các nhu cầu này được thõa mãn là từ yếu tố bên trong thường là khó đáp ứng thõa mãn hơn

→ Thuyết cấp bậc nhu cầu của A.Maslow đã rút ra kinh nghiệm cho nhà quản trị đó là muốn động viên người lao động thì điều quan trọng là phải hiểu người lao động của bạn đang ở cấp độ nhu cầu nào Từ sự hiểu biết đó giúp nhà quản trị đua ra phương pháp giải quyết phù hợp cho việc thõa mãn nhu cầu của người lao động đồng thời đảm bảo đạt được mục tiêu của tổ

chức

2.Thuyết của David Mc.Clelland

David Mc.Clelland cho rằng con người có 3 nhu cầu cơ bản là nhu cầu thành tựu, liên minh và nhu cầu quyền lực

- Nhu cầu thành tựu: Là con người có nhu cầu luôn muốn theo đuổi, giải quyết công việc tốt hơn Muốn vựơt qua khó khăn trở ngại, họ muốn cảm nhận thấy thành công hay thất bại của họ là do khả quan hành động của họ

Họ thích công việc mang tính khách thức, những người này được động viên

sẽ làm việc tốt hơn

-Nhu cầu liên minh: là những người thích công việc mà qua đó tạo ra sự thân thiện và có quan hệ xã hội rộng giống với nhu cầu xã hội của A.Maslow Do vậy nhà quản trị cần sắp xếp những công việc phù hợp với khả năng để động viên họ làm việc tốt hơn đạt được kết quả cao trong việc thự hiện mục tiêu của tổ chức

-Nhu cầu quyền lực: là nhu cầu kiểm soát, ảnh hưởng moi trường làm việc của ngườI khác Những người có nhu cầu quyền lực mạnh có xu thế bước thành nhà quản trị

gồm một phần nhu cầu tự trọng.

Quan điểm này khác vớI A.Maslow là quan điểm này cho rằng con người cùng một lúc theo đuổi cả 3 nhu cầu này chứ không phải một nhu cầu như A.Maslow nói Hơn nữa khi một nhu cầu nào bị cản trở họ sẽ dồn nổ lực sang việc thực hiện nhu cầu khác Điều này giải thích khi cuộc sống khó khăn con người con người có xu hướng gắn bó với nhau hơn, quan hệ giữa

họ tốt đẹp hơn, họ dồn nổ lực cho tương lai nhiều hơn

4.Thuyết hai nhân tố của F.Herzberg

Phát hiện của Herzberg đã tạo ra một sự ngạc nhiên lớn vì nó đã đảo lộn nhận thức thông thường của chúng ta Chúng ta thường cho rằng đối ngược với thõa mãn là bất mãn và ngược lại Mà F.herzberg cho rằng đối nghịch với bất mãn không phải thõa mãn mà là không bất mãn và đối nghịch với sự thõa mãn không phải là bất mãn mà là không thõa mãn

Các nhân tố liên quan đến sự thõa mãn đối với công tác còn được goi là nhân tố động viên Các nhân tố liên quan đến bất mãn còn được gọi là các nhân tố duy trì hay lưỡng tính

Đối với các nhân tố động viên nếu được giải quyết tốt sẽ tạo ra sự thõa mãn từ đó động viên người lao đông làm việc tích cực,chăm chỉ hơn Nhưng nếu không được giải quyết tốt thì tạo ra tình trạng không thõa mãn chứ chưa chắc bất mãn.Trong khi đó đối với các nhân tố duy trì nếu giải quyết không tốt sẽ tạo ra sự bất mãn, nếu giải quyết tốt sẽ tạo ra tình trạng không bất mãn chứ chưa chắc có tình trạng thõa mãn

Thuyết hai nhân tố của F.Herzberg có những kinh nghiệm quan trọng giúp nhà quản trị

-Những nhân tố làm thõa mãn người lao động là khác với các nhân tố tạo ra

sự bất mãn Vì vậy nhà quản trị không thể mong đợi sự thõa mãn của người

lao động bằng cách đơn giản là xóa bỏ các nguyên nhân gây ra sự bất mãn -Việc động viên người lao động đòi hỏi phải giải quyết thõa đáng đồng thời hai nhóm nhân tố duy trì và động viên.Tách nhiệm của nhà quản trị là phải loại trừ sự bất mãn tạo ra sự thõa mãn.

5.Thuyết mong đợi

Victor h.Vrom cho rằng động viên là kết quả của những mong đợi của một cá nhân Sự động viên của con người phụ thuộc 2 nhân tố: Thứ nhất mức dộ mong muốn thực sự của cá nhân đối vớI giảI quyết công việc Thứ hai cá nhân đó nghĩ về công việc như thế nào và sẽ đạt đến nó như thế nào

Vì vậy khi động viên ngừơi lao động nhà quản trị cần quan tâm đến nhận thức và mong đợi của cá nhân về các mặt: tình thế, các phần thưởng, sự dễ dàng thực hiện theo cách mà sẽ đạt đến phần thưởng, sự bảo đảm là phần thưởng được trả

Tuy nhiên nhà quản trị phải biết gắn mong đợi cá nhân với mục tiêu của tổ chức Để làm được vậy nhà quản trị nên:

-Tạo ra kết quả mà người quản trị mong muốn

-Tạo ra sự cần thiết thực hiện để đạt đến mục tiêu của tổ chức

-Bảo đảm mức độ thực hiện mong muốn là có thể đạt tới

-Bảo đảm phần thưởng là đủ sức hấp dẫn cần thiết

-Bảo đảm là hệ thống, là công bằng đối với tất cả mọi người

⇒ Thuyết về sự công bằng

Người lao động trong tổ chức luôn muốn được đối xử một cách công bằng Họ có xu hướng so sánh những đóng góp cống hiến của mình với những đãi ngộ và phần thưởng mà họ nhận được, và so sánh những cống hiến, đóng góp phần thưởng của họ với người khác

Chúng ta hiểu rằng sẽ không có một sự công bằng tuyệt

đối Công bằng ở đây không phải là người lao động nhận được bao nhiêu mà là công bằng được nhận thức, nói cách khác đi đó là nhận thức của người lao động về sự công bằng Thuyết về sự công bằng đòi hỏi các nhà quản trị phải quan tâm tới các nhân tố chi phối dến nhận thức của người lao động về sự công bằng và từ đó tác động để tạo cho người lao động có một nhận thức về sự công bằng.

6 Ứng dụng các thuyết động viên

* Động viên thông qua việc thiết kế bố trí công việc

Muốn thực hiện tất cả hai chức năng của công việc là đơn vị năng suất và đơn vị nghề nghiệp Đòi hỏi nhà quản trị phải quan tâm đến sự phù hợp giữa người lao động với công việc Có hai chiến lược cơ bản tạo ra sự phù họp này: bố trí người đúng việc và

bố trí việc đúng người

-Bố trí người đúng việc: để tạo ra sự phù giữa công việc và con người Để giảm sự bất mãn, mệt mỏi, nhàm chán và hổ trợ sự động viên có thể có 3 giải pháp: xem xét công việc một cách thực tế, luân phiên thay đổi công việc, loại bỏ các giới hạn Những giải pháp này bao gồm việc điều chỉnh con người hơn là công việc trong việc hướng tới sự phù họp con người – công việc

-Bố trí việc đúng người: là thiết kế những công việc phù hợp với những con người cụ thể mà tổ chức có, bằng cách tạo ra công việc mới hấp dẫn, thú vị Để tăng thêm tiềm năng động viên, có 2 kĩ thuật phổ biến trong thiết kế công việc đó là làm đa dạng công việc và làm thú vị hóa công việc

* Động viên thông qua phần thưởng.

Phần thưởng được định nghĩa rộng lớn là tất cả những gì(vật chất,

tâm lý) mà người lao động nhận được từ việc thực hiện nhiệm vụ của họ.

Tuy nhiên khi động viên thông qua phần thưởng phải thõa mãn mong đợi tích cực và đảm bảo sự công bằng nếu không sẽ tạo ra

sự bất mãn

* Động viên thông qua sự tham gia của người lao động.

Quản lý với sự tham gia của người lao động là một chủ thể lớn của quản trị hiện đại, nó mang lại hiệu quả rất lớn, điều này

đã được chứng minh trong thực tế của các công ty thành công trên thế giới trong thời gian qua vận hành quản lý với sự tham gia của người lao động thông qua bốn hình thức tham gia vào việc xác định mục tiêu, tham gia ra quyết định, tham gia giải quyết các vấn đề, tham gia trong việc thiết kế và thực hiện đổi mới tổ chức Vì những lợi ích vô cùng to lớn của nó các nhà lý luận và quản trị cho rằng đây là kiểu quản trị của thế kỉ 21

* Động viên thông qua cá kỹ thuật khác

Thời gian biểu linh hoạt hay giảm bớt thời gian làm việc trong tuần như được nghỉ ngày thứ 7 và chủ nhật…Thời gian làm việc trong ngày linh hoạt, hoặc công việc bán thời gian…Như vậy làm giảm hệ số vắng mặt của người lao động, làm quan hệ giữa nhà quản trị và nhân viên tốt hơn, chất lượng lao động cao hơn…

Các lợi ích khác cho người lao động: như đài thọ việc học hành, đài thọ các kỳ nghĩ, đi nước ngoài, picnic, di lu lịch, các bữa tiệc…Tất cả sẽ mang lại cho người lao động được thoải mái, thõa mãn nhu cầu tốt hơn, hiểu biết về nhau nhiều hơn đây là yếu tố làm tăng tính động viên

Các dịch vụ hổ trọ gia đình: người lao động vừa là thành

viên của tổ chức, vừa là thành viên của gia đình họ Ngày nay khi người lao động đặt tầm quan trọng cao vào các giá trị gia đình thì việc quan tâm cao việc thành các nghĩa vụ gia đình có thể cản trở việc hoàn thành các nghĩa vụ là thành viên của tổ chức Vì vậy để người lao động tập trung cho hòan thành trách nhiệm của đơn vị, các công ty ngày nay đặc biệt quan tâm tới việc tạo ra các dịch vụ chăm sóc gia đình, giúp người lao động hoàn thành các nghĩa vụ gia đình, quan tâm chăm sóc các thành viên gia đình của người lao động như xây dựng nhà trẻ tại cơ quan…Việc làm này giúp người lao động gắn

bó lâu dài với tổ chức, coi tổ chức là nhà và hết lòng về sự phát triển của tổ chức

IV TÂM LÝ TRONG QU ẢN TRỊ :

Tâm lý học là khoa học nghiên cứu tâm lý con người

Tâm lý học quản trị thuộc tâm lý học ứng dụng, nó xuất hiện từ đầu thế kỷ XX, với những ý nghĩa ctrong việc tuyển chọn, sử dụng, đánh giá, giáo dục, phát triển nhân cách con người

1 Tâm lý cá nhân trong qu ản trị :

Mỗi nhân viên là một cá nhân, một con người cá biệt khác với tập thể hoặc xã hội Và mỗi người có một tính cách, một ưu nhược điểm khác nhau vì vậy nhà quản trị cần phải hiểu sự khác biệt giữa cá nhân này với cá nhân khác để có sự quản lý tốt

Sau đây là một số điểm tâm lý trong quản trị

a/ Về nhận thức cá nhân :

- Con người trở thành một động vật cấp cao và có khả năng điều khiển mọi vật là vì con người có nhận thức Hành động nhận thức lý tính có ý nghĩa rất quan trọng trong quản trị

- Trong đó, tư duy lại là một bộ phận trong nhận thức lý tính Mỗi tư duy khác nhau sẽ dẫn đến hành vi khác nhau Vì vậy việc rèn luyện tư duy cho bản thân và giáo dục tư duy mới phù hợp với yêu cầu nhiệm

vụ mới cho thuộc cấp là công việc quan trọng, cần thiết và thường xuyên đối với tất cả các nhà quản trị

b/ Tình cảm con người :

- Tình cảm đóng vai trò quan trọng đối với con người về mặt tâm lý, lẫn sinh lý, nó thường chi phối hành vi con người thúc đẩy con ngừơi hành động vượt qua những trở ngại, khó khăn để đi đến thành công

Vì vậy người ta nhận xét tình cảm vừa là chỗ mạnh nhất vừa là chỗ yếu nhất của con người, là 1 nhà quản trị thì ta cần phải nắm bắt được những quy luật hoạt động của tình cảm để điều khiển cấp dưới

- Hiện nay có 2 xu hướng quản trị : Quản trị theo tình cảm hay theo nguyên tắc Và mỗi xu hướng cực đoan đều dẫn đến kém hiệu quả

và nguy hiểm, do đó người quản trị phải biết kết hợp giữa nguyên tắc

và tình cảm để hoàn thành công việc thật tốt và tạo mối quan hệ tốt giữa người lãnh đạo và nhân viên

c/ Về nhân cách con người :

- Nhân cách là toàn bộ những đặc điểm đã ổn định, bền vững của cá nhân tạp nên giá trị xã hội của con người : khí chất, tính cách, năng lực, ý chí, xu hướng, động cơ, nhu cầu cá nhân…Sau đây là những thuộc tính hình thành nhân cách cá nhân có ý nghĩa quan trọng trong thực hành quản trị

 Về khí chất cá nhân :

- Là toàn bộ những đặc điểm tâm lý biểu hiện về mặt cường độ, nhịp

đỗ của các hoạt động tâm lý trong các lĩnh vực, cử chỉ lời nói của cá nhân Có 4 loại khí chất căn bản :

+ Khí chất sôi nổi : người sôi nổi, hăng hái và rất nhiệt tình trong công việc

+ Khí chất linh hoạt : người linh hoạt, có thể xử lý tốt trong mọi tình huống, khả năng ứng biến tốt

+ Khí chất điềm tĩnh : người điềm tĩnh

+ Khí chất ưu tư : người ưu tư

Vậy để quản trị tốt, người quản trị cần phải biết rõ đặc điểm của từng loại người để từ đó có sự phân công công việc hợp lý nhằm khơi dậy

và phát huy hết khả năng ưu điểm của từng người

 Về tính cách cá nhân :

- Tính cách cá nhân là sự kết hợp độc đáo các điểm tâm lý cá nhân đã ổn định, thái độ của cá nhân đối với hiện thực khách quan thành kiểu riêng của cá nhân mình

- Con người ai cũng có tính tốt và tính xấu Tính cách tốt hay xấu phần lớn đều do giáo dục mà ra Và tính cách của mỗi người đều được thể hiện ở 2 mặt là nội dung và hình thức Quan hệ giữa nội dung và hình thức của tính cách có thể có các kiểu như sau :

+ Nội dung tốt, hình thức tốt

+ Nội dung tốt, hình thức xấu

+ Nội dung xấu, hình thức xấu

+ Nội dung xấu, hình thức tốt

- Vì nó có mối quan hệ đa dạng như vậy nên trong quản trị người lãnh đạo cần chú ý khi nhận xét đánh giá con người, không thể chỉ nhìn vào hình thức biểu hiện của họ mà đánh giá cả con người họ Đồng thới phải đề cao việc giáo dục nhân cách con người

 Về năng lực cá nhân :

- Là những đặc điểm tâm lý cá nhân nói lên khả năng hoàn thành công việc nào đó tốt hơn những người khác trong các điều kiện như nhau

- Theo nghiên cứu của các nhà xã hội học thì tòan bộ năng lực cá nhân 100%, trong đó 3% do yếu tố thần đống, còn lại 97% do tự rèn luyện

mà có Từ những nghiên cứu này ta có thể rút ra những bài học kinh nghiệm cho quản trị như sau :

+ Bản thân nhà quản trị phải có sự rèn luyện, phấn đấu trong lao động, học tập và công tác

+ Tạo điều kiện thuận lợi cho người dưới quyền có co hội học tập, nâng cao năng lực cá nhân, không nên sợ người khác giỏi hơn mình

à Tóm lại : Nhân cách hình thành và phát triển chịu ảnh hưởng của các yếu tố : bẩm sinh, di truyền, môi trường sống, sự giáo dục của gia đình, xã hội

2 Tâm lý t ập thể trong quản trị

a/ Các khái niệm đám đông, nhóm, tập thể :

+ Số lượng người không hạn chế và biến đổi

+ Giữa những người trong đám đông thường có mối liên hệ gì đó với nhau

+ Không có vai trò trong điều kiện xã hội

+ Trong đám đông, con người có thể bị những trạng thái xúc cảm tác động mạnh mẽ, lây lan từ người này sang người khác.

à Người quản trị phải biết giải quyết hoặc lợi dụng trạng thái tình cảm

có lợi, hoặc hạn chế những trạng thái bất lợi cho tổ chức

 Nhóm :

- Là một tập hợp người trong xã hội, có mối liên hệ hoặc quan hệ qua lại với nhau, hoặc trực tiếp, hoặc gián tiếp

- Nhóm được phân loại như sau :

+ Căn cứ vào số lượng người ta có

Nhóm lớn : là nhóm có số lượng người đông như một bộ tộc, một dân tộc

Nhóm nhỏ : là nhóm có số lượng người ít như 1 lớp học,

1 gia đình

+ Căn cứ theo phương thức hình thành nhóm :

Nhóm chính thức : có tổ chức quyết định như phòng kế hoạch, phòng kinh doanh, phòng marketing

Nhóm không chính thức : hình thành do yếu tố tâm lý thích hay không thích, chẳng hạn như nhóm bạn thể thao, nhóm làm việc, nhóm hoạt động xã hội

Trong nhóm không chính thức lại có 2 cơ cấu, đó là nhóm không chính thức thuộc cơ cấu mở và nhóm không chính thức thuộc

cơ cấu khép kín

à Các nhà quản trị cần đặc biệt quan tâm chú trọng đến nhóm không chính thức có cơ cấu khép kín vì nó thường gây bất lợi, thiệt hại cho tổ chức

 Tập thể :

- Tập thể là mức độ phát triển cao của nhóm, mỗi tập thể đều là nhóm nhưng không phải mọi nhóm đều là tập thể Tập thể là từ chỉ nhóm không có mục đích nhất định, phục vụ cho lợi ích cộng đồng, cho xã hội Vd : 1 cơ quan, 1 xí nghiệp…

- Tập thể được phân loại như sau :

+ Tập thể cơ bản như xí nghiệp, cơ quan, trường học …

+ Tập thể cơ sở như các bộ phận, tổ đội, các lớp trong trường học,,,

- Về cơ cấu tập thể :

+ Cơ cấu chính thức : vd như chức năng, nhiệm vụ của giám đốc, phó giám đốc, trưởng phòng, mối quan hệ làm việc giữa cá nhân, bộ phận trong tập thể

+ Cơ cấu không chính thức : là hệ thống những quan điểm phát sinh từ tâm lý, được hình thành một cách tự nhiên, không ai quy định nhưng nó vẫn chi phối rất lớn đến các hoạt động của cá nhân cũng như tập thể một cách thường xuyên và không kém phần mạnh mẽ

- Về sự hình thành và phát triển của tập thể : có 3 giai đoạn

+ Giai đoạn 1 : là giai đoạn tập thể mới hình thành và chúng có các đặc điểm tâm lý như sau :

Các thành viên chưa quen biết nhau nhiều Mọi người thường chỉ thực hiện những công việc được giao một cách bình thường thiếu sự gắn kết với nhau

Tâm lý thừa hành chiếm vị trí độc tôn

+ Giai đoạn 2 : là giai đoạn phân hóa về cấu trúc Giai đoạn này

có những đặc điểm sau :

Tập thể phân hóa : một số người hòa nhập vào tập thể, từng bước khẳng định vai trò của mình, bên cạnh đó có 1 số người

chưa thực sự hòa nhập nhưng vẫn hoàn thành các nhiệm vụ được giao, một số khác chưa hoài nhập được và có dự định rời bỏ tập thể.

Tâm lý thừa hành không còn chiếm vị trí độc tôn

+ Giai đoạn 3 : là giai đoạn phát triển, tập thể có những đặc điểm tâm lý cơ bản sau :

Mọi hoạt động đi vào ổn địnhCác bộ phận và cá nhân có sự liên kết với nhau trong cuộc và quan hệ

Nội bộ đoàn kết nhất trí và hợp tác cao, hoặc có sự chia

rẻ, mất đoàn kết bé phái nghiêm trọng

b/ Một số vấn đề tâm lý tập thể trong quản trị :

 Sự tổng hợp :

Là sự hòa hợp cái thuộc tính tâm lý của các thành viên trong tập thể Ngoài ra nó còn có thể là sự tương đương với nhau về năng lực, sức khỏe, cá tính, tính cách, xu hướng, trong đó sự tương hợp về xu hướng và tính cách là quan trọng nhất

+ Dư luận không chính thức : là dư luận công khai, lan truyền một cách tự phát, tồn tại dưới dạng tin đồn Và nó thường gây bất lợi, gây ảnh hưởng không tốt đến tập thể Vì vậy điều quan trọng là nhà quản trị phải biết quản trị dư luận bằng những hình thức và phương pháp

phù hợp trong mỗi tình huống dư luận.

à Do đó nó đòi hỏi sự hoạt động đồng bộ giữa các chức năng tổ chức, điều khiển và các hoạt động bổ trợ khác làm cho bầu không khí tập thể vui vẻ, phấn khởi, là nền tảng cho sự thành công tập thể

 Thi đua :

Là 1 hoạt động tâm lý xã hội đặc biệt Có tác dụng rất tốt trong việc xây dựng và phát triển tập thể, phát triển nhân cách con người Vì vậy việc tổ chức, đẩy mạnh công tác thi đua là 1 trong những biện pháp lãnh đạo quan trọng của nhà quản trị Tuy nhiên cũng cần lưu ý đến những biểu hiện xấu, biến thi đua trở thành ganh đua, ghen tỵ,

đố kỵ, ăn thua một mất một còn, làm ảnh hưởng đến khối đoàn kết, tạo ra tâm lý xấu ảnh hưởng đến tập thể

 Một số hiện tượng tâm lý xã hội khác, cần phải được sự quan tâm đúng mức :