CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ TÌNH HÌNH THỰC TẾ TẠI THƯ VIỆN ĐẠI HỌC KINH TẾ

Đốivới bạn đọc thì thực hiện một trong hai biện pháp : Ngoài các công việc trên, thư viện còn bao gồm các công việc trên như :báocáo tình trạng mượn, đọc của độc giả, báo cáo tình trạng

PHẦN I : CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ TÌNH HÌNH THỰC TẾ TẠI THƯ VIỆN ĐẠI

HỌC KINH TẾ

I CƠ SỞ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN LÝ THƯ VIỆN

1 Giới thiệu chung về công tác quản lý thư viện

Công tác quản lý thư viện bao quát toàn bộ những công việc toàn bộ củanghiệp vụ thư viện:

 Xây dựng vốn tài liệu thư viện, xử lý kỹ thuật và nội dung tài liệu : bổsung, đăng ký, mô tả, phân loại, định từ khóa,định chủ đề, làm chú giải, tóm tắt,tổng luận, điền, nhập tờ khai

 Tổ chức nghiên cứu bạn đọc, phục vụ họ tại thư viện và ngoài thư viện;công tác tuyên truyền, giới thiệu tài liệu, công tác thông tin - thư mục

Sự hoạt động của thư viện được tóm tắt như sau :

 Nhập nguồn sách mới.

Khi sách mới về, sách được phân loại theo phiếu phân loại sách của thưviên Sau khi phân loại, mỗi loai sách kèm theo phiếu phân loại chuyển về cáckho sao cho hợp với cơ cấu của thư viện Mỗi cuốn sách khi chia về các khođiều dán một bản mã gồm ngôn ngữ , khổ cỡ, ký hiệu sách theo môn loại và sốthứ tự của đầu sách

 Quá trình làm thẻ.

Quá trình làm thẻ phải lập theo lớp, mỗi sinh viên nộp một tấm ảnh (3x4)

và lệ phí cho mỗi lần làm thẻ là 5000 Nếu sinh viên m ất thẻ thì lệ phí khôngthay đổi nhưng phải làm đơn báo mất, sau một tháng thư viện sẽ giải quyết

 Quá trình mượn trả sách

Khi bạn đọc có nhu cầu mượn sách phải đưa thẻ và phiếu yêu cầu cho thủthư và thủ thư xem thẻ và phiếu yêu cầu có hợp lệ không Nếu đúng bạn sẽ đọc

được những yêu cầu của mình và thủ thư đưa phiếu lưu của bạn để ghi nhữngthông tin cần thiết như tên sách, tác giả, năm xuất bản, ngày mượn,

Khi bạn đọc trả sách, thủ thư sẽ kiểm tra có đúng ngày trả không, tình trạngcủa sách trước và sau khi mượn như th ế nào, nếu không có gì thì nhận sách vànhập sách vào kho, gạch tên sách mà bạn đã muợn trên phiếu lưu và ký tên xácnhận của thủ thư là đã trả sách Nếu trả muộn hơn so với qui định thì phải đóngtiền nộp phạt, số tiền phạt tùy theo số ngày quá hạn và giá tiền trên sách Đối vớisách tham khỏa thì mỗi sinh viên chỉ mượn được 3 cuốn sách, khi nào muốnmượn sách mới thì phải trả sách cũ , còn đối với sách giáo trình thì sinh viên cóthể muợn tối đa 10 cuốn sách trong 1 kỳ

Đối với quá trình mất sách thì bạn đọc phải báo cho người quản lý để kiểmtra thẻ và mã sách đã mất, thủ thư sẽ báo cho bạn đọc loại sách và đơn giá Đốivới bạn đọc thì thực hiện một trong hai biện pháp :

Ngoài các công việc trên, thư viện còn bao gồm các công việc trên như :báocáo tình trạng mượn, đọc của độc giả, báo cáo tình trạng sách từ đó có nhữnghướng quản lý để phục vụ theo hướng yêu cầu của bạn đọc Ngoài ra hằng nămcác phòng đọc, mựon phải thống kê các đầu sách được độc giả mượn nhiều nhất,hay phải thống kê theo yêu cầu nào đó, tìm kiếm theo yêu cầu của độc giả

2 Tầm quan trọng của máy vi tính trong công việc quản lý

Xã hội ngày càng phát triển, thông tin ngày càng phong phú và đa dạng,đòihỏi quá trình phải nhanh chóng và kịp thời Yêu cầu đó vượt ra khả năng xử lý

thủ công của con người Với sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật nhất là kỹ thuậtđiện tư , chất rắn, con người đã phát minh ra máy tính điện tử, đi từ thế hệ nàysang thế hệ khác Và cho tới ngay nay nó là một công cụ không thể thiêu trongđời sống thường ngày Máy vi tính có mặt hầu hết trong các lĩnh vực, nó không

bị giới hạn trong phạm vi thương mại va khoa học mà ngày nay, ta có thể dùng

nó để đánh máy chữ, viết thư, soạn thảo văn bản, làm kế toán, quản lý nhânsự,tính lương, Máy tính có thể trao đổi thông tin, gởi tin tức qua thư điện tử E-Mail, nghe nhạc, games, gởi fax, xem tivi Hơn nữa, với sự phát triển của xã hộingày nay nếu muốn có một thông tin chính xác và hữu ích thì cần phải đòi hỏikhối lượng thông tin lớn từ nhiều nguồn khác nhau hay lấy thông tin đã được xử

lý ở một nơi nào đó Chính vì vậy mà ta cần có một phương pháp xử lý thông tinnhanh chóng và có hiệu quả, nhưng điều này nếu như làm thủ công có lẽ sẽ bấttiện hơn nhiều Vì những lẽ đó, các doanh nghiệp cần phải đưa máy tính vàocông tác quản lý, vào việc lưu trữ và tìm kiếm thông tin, nó có thể giúp ta trongviệc tính toán, quản lý, điều khiển hoạt động của sản xuất, hoạch định công việcmột cách trôi chảy Do đó máy tính có tầm quan trọng rất lớn đối với đời sốngcon người, đặc biệt là trong xã hội tiến bộ ngày nay

3 Tổng quan về mạng máy tính

a.Khái niệm

Mạng máy tính là một số máy tính được kết nối với nhau theo một cáchnào đó Khác với trạm truyền hình chỉ gởi thông tin đi, các mạng máy tính luôn

có tính hai chiều sao cho các máy có thể gởi và nhận thông tin

Việc nối máy tính thành mạng từ lâu trở thành một nhu cầu khách quan vì

có nhiều công việc phân tán hoặc về thông tin hoặc về xử lý hoặc về cả hai đòihỏi có sự kết hợp thông tin và xử lý thông tin hoặc phương tiện từ xa

Nói một cách ngắn gọn thì mạng máy tính là tập hợp các máy tính độc lậpđược kết nối với nhau thông qua đường truyền vật lý và tuân theo các qui ướctruyền thông nào đó.

b.Đặc trưng của mạng máy tính

 Đường truyền

Đây là thành tố quan trọng nhất của mạng máy tính, là phương tiện truyềncác tín hiệu điện tử giữa các máy tính Các tính hiệu này chính là các thông tin,

dữ liệu được biểu thị dưới dạng xung nhị phân( ON _ OFF), các tín hiệu này

đều là sóng điện từ tùy tầng số mà có các đường truyền khác nhau

- Đường truyền hữu tuyến : Các máy được nối với nhau bằng các dây cápmạng

- Đường truyền vô tuyến : các máy tính truyền tín hiệu với nhau thông quasóng vô tuyến với các thiết bị điều chế/ giải điều chế ở các đầu mút

 Kiến trúc mạng.

Kiến trúc mạng ( Network Architecture) thể cách nối các máy tính theo

qui tắc và qui ước chung mà tất cả các máy tính tham gia truyền thông trênmạng phải tuân thủ để đảm bảo mạng hoạt động tốt

- Trạng thái mạng ( Network topology) là cấu truc hình học không gian

mà thực chất là cách bố trí phần tử của mạng cũng như cách nối giữa chúng vớinhau Các trạng thái mạng cơ bản là mạng hình sao( star topology), mạng dạng

vòng( ring topology) và mạng dạng tuyến( linear bus topology)

Kết nối kiểu Bus( dạng

- Giao thức mạng( Network protocol) : Tập hợp các qui ước truyền thông

giữa các máy truyền thông được gọi là giao thức mạng Ac giao thức thường gặp

như TCP/IP, NETBIOS, IPX /SPX

 Hệ điều hành mạng : (win2000,hdh linux,unix)

Hệ điều hành mạng là một phần mền hệ thống có chức năng quản lý tàinguyên của hệ thống như tài nguyên thông tin( phương tiện lưư trữ), tài nguyênthiết bị, bảo mật tốt

c Phân loại mạng máy tính

 Phân loại theo khoản cách địa lý

- Mạng cục bộ( LAN - local area network) sử dụng trong nội bộ cơ quan/

tổ chức , kết nối các máy tính trong một khu vực bán kính khoản vài trăm mét

- Mạng đô thị( MAN - metropolitan area network) kết nối các máy tính

trong phạm vi thành phố Kết nối này được thực hiện thông qua các môi trườngtruyền thông tốc độ cao( 50 - 100 Mbit/s)

- Mạng diện rộng(WAN - wide area network) kết nối các máy tính trong

nội bộ quốc gia hay giữa các quốc gia trong cùng một châu lục Thông thườngkết nối này được thực hiện thông qua mạng viễn thông

- Mạng toàn cầu( GAN - global area network) kết nối máy tính từ các

châu lục khác nhau Thông thường kết nối này được thực hiện thông qua mạngviễn thông và vệ tinh

 Phân loại theo kỹ thuật chuyển mạch

- Mạch chuyển mạch kênh

- Mạch chuyển mạch thông báo

- Mạch chuyển mạch gói

 Phân loại theo kiến trúc mạng sử dụng

Kiến trúc mạng bao gồm hai vấn đề : Hình trạng mạng( network Topology) và giao thức mạng( network protocol).

 Phân loại theo hệ điều hành

Chia mô hình mạng ra thành mạng ngang hàng, mạng khách /chủ hoặc

phân loại mạng theo hệ điều hành mà mạng sử dụng : Windows NT, Unix, novell

d Giới thiệu về WWW ( World - Wide - Web )

văn bản thường nhưng lại chiếu một hay nhiều tham chiếu tới các văn bản khác.Khi người kích hoạt trên đường nối này thì một tài liệu khác sẽ xuất hiện trênmàn hình

- IIS: Internet Information Server

- Netscape Server - Oracle HTTP Server

Yªu cÌu

Tr¶ líid¹ng trang HTML

WebBrowser

WebBrowser

WebBrowser

Ng íi s dng

4 Hệ thống thông tin quản lý.

a Thông tin và tầm quan trọng của thông tin trong việc quản lý:

Thông tin:

Thông tin là một phần dữ liệu được nhận thức hoá để sử dụng nhằm duytrì sự tồn tại và phát triển của hệ thống Thông tin tồn tại dưới các hình thức:ngôn ngữ , chữ số, ký hiệu,mã hiệu, biểu đồ, các xung điện Nó là yếu tố cơ bảncủa quá trình thành lập, lựa chộn và ra quyết định để điều khiển một hệ thốngnào đó Hệ thống này nằm trong tự nhiên, xã hội, tư duy

Tầm quan trọng của thông tin đối với việc quản lý:

- Tại sao phải nghiên cứu thông tin? Cũng giống như người ta đặt câu

hỏi tương tự tại sao nên nghiên cứu kế toán, tài chính, quản lý tác vụ,tiếp thị,quản lý nguồn nhân lực hay quản lý chức năng kinh doanh nào khác Các hệthống và công nghệ thông tin đã trở thành một thành phần cuộc sống quyết địnhsống còn, quyết định sự thành công của các doanh nghiệp và các tổ chức Do đó

nó là môn học cần được nghiên cứu trong quản trị và quản lý kinh doanh

- Thông tin có tầm quan trọng trong đời sống của con người vì nó chiếmmột vị trí rất quan trọng, nó tồn tại dưới nhiều dạnh khác nhau như : sách, báotivi ,internet Trong đời sống thường nhật nếu thiếu thông tin chẳng khác nào conngười sống thiếu nước vì nó trở nên thiếu chính xác và chậm tiến bộ Nếu nhưthông tin sai lệch dân đến hậu quả khó lường nhất là trong xã hội hiện đại ngàynay, mọi hoạt động đều cần một thông tin chính xác và nhanh chóng Thông tinđóng một vai trò quan trọng trong tất cả cac lĩnh vực sản xuất tới tiêu dùng, là cơ

sở cho các nhà quản lý hoạch định các chiến lược kinh doanh, tổ chức ngày càng

có hiệu quả thích nghi với nền kinh tế thị trường ngày nay

Hệ thống thông tin quản lý(HTTTQL):

Khái niệm:

HHTT là một tổ hợp có tổ chức các tài nghiên con người, phần cứng, phầnmềm, mạng thông tin và dữ liệu Hệ thống thông tin ngày nay có nối mạng giữvai trò quan trọng trong sự thành của xi nghiệp trong kinh doanh

HTTTQL nằm ở trung tâm của hệ thống tổ chức đang xét và phần tử kichhoạt các quyết định như mệnh lệnh, chỉ thị, thông báo, chế độ tác nghiệp

Chức năng của hệ thống thông tin:

- Sự hình thành trong kinh doanh của nó cũng giống như sự thành côngcủa các chức năng kế toán, tài chính, quản lý tác vụ, tiếp dthij và quản lý nguồnnhân lực

- Sự đóng góp đáng kể và hiệu năng của các tác vụ, năng suất lao động,dịch vụ và thoã mãn khách hàng

- Một nguồn thông tin và hổ trợ chủ yếu cho các nhà quản lý ra quyết định

có hiệu quả

- Một thành phần quan trọng trong việc phát triển các sản phẩm và dịch vụcạnh tranh Điều đó giúp cho tổ chức có ưu thế chiến lược trên thị trường toàncầu

- Một phần của các nguồn tài nguyên chủ yếu của xí nghiệp, Và là chi phícủa hoạt động kinh doanh, do đó vấn đê quản lý tài nguyên chủ yếu là một tháchthức đối với xí nghiệp

- Một cơ hội nghề nghiệp quan trọng, năng động và đầy thách thức chohàng triệu con người trên thế giới

Nhiệm vụ và vai trò của HTTT:

- Nhiệm vụ:

+ Đối ngoại: HTTT thu nhận từ môi trường bên ngoài, đưa thông tin rangoài Ví dụ như thông tin về giá cả, sức lao động, nhu cầu hàng hóa

+ Đối nội: HTTT là cầu nối liên lạc giưa các bộ phận của hệ kinh doanh

Nó cung cấp cho hệ tác nghiệp, hệ quyết định các thông tin gồm hai loại nhằm:phản ánh tình trạng nội bộ của cơ quan, tổ chức trong hệ thống và tình trạng hoạtđộng kinh doanh của hệ thống

- Vai trò: có vai trò quan trọng giữa hệ thống và môi trường, giữa hệ thốngcon quyết định và hệ thống tác nghiệp

- Sơ đồ mô tả HTTT:

Trong đó: HTQĐ là thông tin quyết định

HTTT là hệ thống thông tin

HTTN là hệ thống tác nghiệp

Cấu trúc của hệ thông tin quản lý:

Hệ thống thông tin quản lý gồm 4 phần: các lĩnh vực, dữ liệu, thủ tục xữ lý,các qui tắc quản lý

HTQĐ

HTTT

HTTN

Tư vấn TTmôitrường

Thông tin vào

Thông tin ra

Thành phẩm Tiền Quyết định

- Các lĩnh vực quản lý(hay các phân hệ)mỗi lĩnh vực quản lý tương ứng

với những hoạt động đồng nhất, các hoạt động có cùng muc tiêu như lĩng vựcthương mại, lĩnh vực hành chính kế toán, sản xuất, kinh doanh

Người ta phân biệt bốn mức sau:

+ Mức giao dịch: các hoạt động thường ngày của đơn vị.

+ Mức tác nghiệp: một số hoạt động thường ngày có thể đưa ra quyết

định ban đầu

+ Mức chiến thuật: ứng với các hoạt động đôn đốc kiểm tra.

+ Mức chiến lược: các giải pháp, các chính sách trong sản xuất kinh

doanh duy trì sự phát triển lâu dài của thư viện

- Dữ liệu: Đây chính là nguyên liệu của HTTTQL được biểu diễn ở dưới

nhiều dạng như truyền khẩu, văn bản, hình vẻ, ký hiệu; trên nhiều vật mang tinnhư vật ký tin; thể hiện trên giấy, băng từ, đĩa từ, điện thoại trực tiếp hoặc thôngqua điện thoại, bản sao,fax,

Có ba loại dữ liệu tương ứng với ba tình huống hay gặp khi thu nhận dữliệu:

+ Dữ liệu chắc chắn

+ Dữ liệu có tính ngẫu nhiên hay chưa chắc chắn

+ Dữ liệu chưa biết

- Các mô hình quản lý: Nhóm tập hợp các thủ tục ở từng lĩnh vực, nó bao

gồm các thủ tục, qui trình và phương pháp đặc thù cho mỗi phân hệ Mô hìnhquản lý và dữ liệu luân chuyển trong phân hệ phục vụ qui tắc quản lý

- Qui tắc quản lý: Giúp dùng, biến đổi, xử lý dữ liệu cho mục tiêu xác

định

Hệ thống thông tin quản lý thư viện

Hệ thống thông tin quản lý là một hệ thống tích hợp “ người máy” tạo ramột hệ thống thông tin phục vụ có ngưòi trong mọi lĩnh vực sản xuất hàng hóa,kinh doanh, phân phối sản phẩm, trao đổi mua bán, quản lý và ra quyết địnhtrong kinh tế, quốc phòng, khoa học kỹ thuật Giáo dục,

Hệ thống thông tin quản lý sử dụng thiết bị tin học, các phân mềm, các

cơ sở dữ liệu, mô hình phân tích, lập kế hoạch, kiểm tra và ra quyết định Hệthống thông tin nằm trung tâm hệ thống đang xét và là phân tử kích hoạt raquyết định

Một hệ thống thông tin quản lý được hiểu qua hai khía cạnh:

- Tập hợp thông tin, tập hợp luân chuyển trong thư viện, các thủ tục nắmgiữ, ghi nhớ và xử lý thông tin

- Truyền đạt thông tin cho người sử dụng một cách thích hợp và đúng đắn

để quyết định hoặc cho phép thi hành một công việc

Hệ thống thông tin quản lý được tiếp cận một cách tổng thể và logic Mỗingười có thể nhìn nhận hệ thống thông tin quản lý theo cách khác nhau tùy thuộcvào mức độ đảm nhiệm, kinh nghiệm,

Hệ thống thông tin quản lý thư viện có chức năng thu nhận, xử lý vàphân phát thông tin đúng lúc đúng nơi nhận cho người sử dụng Đồng thời hệthống thông tin quản lý thư viện được thiết kế để tối ưu hóa các nguồn thông tin

Hệ thống thông tin quản lý thư viện thu nhận mọi thông tin đến nó và tìmđược những thông tin cần thiết giúp cho thư viện nhanh chóng phân phối cácthông tin về quá trình nhập sách, quá trình tra cứu và đáp ứng các yêu cầu nhanhchóng của bạn đọc một cách tốt nhất

Hệ thống thông tin quản lý thư viện đồng thời lưu trữ các thông tin quákhứ và hiện tại để thư viện tìm ra hướng quản lý mới và thực hiện đúng thờigian mà bạn đọc quan tâm nhất.

Với sự phát triển ngày càng tăng của các phương tiện truyền thông,thông tin trở thành một phần không thể thiếu ở tất cả các tổ chức cơ quan, đơnvị toàn cầu có nhu cầu quản lý

p

Hệ thống thông tin trên triển khai mối quan hệ giữa hệ thống tác nghiệp

và hệ thống quyết định đảm bảo sự hoạt động của thư viện và đạt được các mụctiêu quản lý thư viện Hệ thống thông tin quản lý thư viện gồm các thành phần

cơ bản :

 Con người : Người sử dụng, người quản trị can thiệp vào quá trình

phân tích, thiết kế và khai thác hệ thống thông tin

 Dữ liệu : Thành phần cơ bản của hệ thống, được xem như một bức ảnh

tỉnh về thông tin chưa được xử lý Hệ thống thông tin có nhiệm vụ thu nhận, hợpthức hoá, tổ chức lưu trữ dữ liệu, khai thác và phân phối sử dụng dữ liệu

 Quá trình xử lý : Quá trình này thể hiện mạt động của hệ thống thông

tin Biến đổi dữ liệu tạo thành các thông tin phục vụ cho hoạt động của thư viện

Xử lý thông tin ở thư viện ĐH KT

 Thông tin vào : Các thông tin về sách, các đơn đặt hàng của thư viện với

người cung cấp, thủ tục mượn trả

Hệ thống thông tin

Xử lý

 Xử lý thông tin : Chọn lọc điều chỉnh thông tin đầu vào để đua ra kết

quả yêu cầu Thực hiện các công việc xử lý dữ liệu tồn tại trong hệ thống haycập nhật mới các dữ kiện sau đó đưa ra các kết quả thực hiện công việc cuốicùng là hoạt động mượn trả sách

 Thông tin đầu ra : Hoạt động tìm kiếm dò tìm các đầu sách theo các nội

dung, thực hiện công việc mượn trả

Không khác với các mô hình trên, tại thư viện trường ĐH KT để phục vụquản lý đầu sách và hoạt động mượn trả sách thì hệ thống thông tin được xâydựng phù hợp với các nhu cầu công nghệ

Sơ đồ hệ thống thông tin quản lý

Xử lý các dữ liệu thô(lọc, cấu trúc hóa)

Xử lý dữ liệu(áp dụng một số quá trình quản lý)

Chú thích: NSD: người sử dụng

5 Các vấn đề cần giải quyết đối với bài toán quản lý thư viện

a Đặc điểm bài toán quản lý bằng máy.

Bài toán quản lý bằng máy được tổ chức thống nhất từ trên xuống cóchức năng tổng hợp các thông tin giúp cho nhà quản lý tốt cơ sở của mình vàtrợ giúp ra các quyết định hoạt kinh doanh

Mỗi bài toán quản lý khác nhau có sử dụng khác nhau do đó chúngkhông có sử dụng chung một cách xử lý nhất định Kết quả của từng bài toán

cụ thể phụ thuộc vào chuyên môn và kinh nghiệm của từng nhân viên, điềukiện cụ thể của từng cơ quan

Đối với bài toán quản lý công việc tính toán không nhiều mà phụ thuộcvào khả năng xuất nhập của hệ thống máy tính Kết quả của bài toán không

được xác định đúng hay sai đối với các cơ quan mà nó đáp ứng được nhu cầuquản lý hay không và nếu có thì ở mức độ nào ?

Nhìn chung để giải quyết bài toán quản lý phải có cái nhìn tổn quát vềcông tác quản lý, từe lý thuyêt đến thực tế đi xây dựng chương trình trên máytính Ngoài kiến thức về lập trình người làm chương trình quản lý phải có kiếnthức tổng quát về việc phân tích và thiết kế hệ thống thông tin

b Các bước ứng dụng tin học vào hệ thống quản lý.

Để ứng dụng tin học vào hệ thống quản lý cần có các bước cơ bản sau:

- Quá trình khảo sát thực tế là công việc đàu tiên của bài toán quản lý, xácđịnh mục tiêu của hệ thống nhằm đáp ứng yêu cầucủa công tác quản lý có nhucầu tin học hoá Do đó cần phải quan sát một cách tổng quát, chính xác về hệthống

- Quá trình phân tích các thông tin thu thập được, xác định các phần tử của

hệ thống, phân tích các luồng dữ liệu duy chuyển trong hệ thống, mối quan hệgiữa chúng, xác định đầu ra đầu vào của hệ thống Trên cơ sở phân tích xem xét

hệ thống có thể tiến hành xây dựng được hay phải dừng lại, nếu xây dựng đượcthì có những qui trình nào cần xử lý trên máy, qui trình nào không cần thiết

- Xây dựng các cơ sở dữ liệu cho hệ thống trên kết quả của quá trình phântích, mối quan hệ giữa chúng Một chương trình có xử lý tối ưu hay không, cáchthiết kế chương trình như thế nàolà phụ thuộc vào quá trình này

- Xây dựng các thuật toán của chương trình

- Tiến hành thiết kế và viết chương trình, quá trình này đòi hỏi phải có kỹnăng lập trình nhất sđịnh mới có thể thực hiện được

- Chạy thử chương trình, so sanh kết quả thực hiện được với thực tiễn cóphù hợp không, tiến hành điều chỉnh nếu chương trình sai sót.

- Đưa chương trình vào ứng dụng thực tế, theo dõi và kiểm soát chươngtrình, tiến hành chỉnh sửa, bổ sung nếu phát sinh vấn đề mới để chương trìnhhoạt động sát với thực tế hơn

c Nghiên cứu và tổ chức dữ liệu.

- Dữ liệu là đối tượng chính xử lý của máy tính Trong thực tế các vấn đềnảy sinh còn rấy phức tạp, phát sinh theo lồng Khi dữ liệu phát sinh theo luồngthì dữ liệu có thể dừng lại ở một điểm nào đó gọi là nút Gồm các nút sau:

+ Nút phát sinh: là nơi xuất phát của luông dữ liệu.

+ Nút xử lý: là phòng máy ính hoặc phòng chức năng, dữ liệu sẽ được xử

lý, tính toán theo yêu cầu cụ thể

+ Nút cuối cùng: là nơi nhận dữ liệu đã được chuyển đổi thành một dạnh

hoàn chỉnh như các báo cáo, thống kê lên ban lãnh đạo công ty

- Các dữ liệu thu thập được nên xem xet để ở kiểu nào, kiểu chữ hay kiểu

số, nếu là kiểu số thì loại gì, số nguyên hay thập phân, nếu là thập phân thì cầnmấy số lẻ Độ rộng dữ liệu cần xác định chính xác để tránh dư thừa cung nhưhiện tượng mất dữ liệu xảy ra khi có hiện tượng giá trị của dữ liệu vượt quá khảnăng chứa của vùng

- Cấu trúc của dữ liệu khong chỉ bao gồm các vùng như nhận xét trên màcòn phải có các vùng trung gian dùng trong quá trình xử lý dữ liệu

- Dữ liệu thu thập được tổ chức thành tập tin cơ sở dữ liệu Gồm các laọisau:

Xét về tính chất xuất phát:Có hai loại tập tin

+ Tập tin gốc: là tập tin bao gồm các thông tin thu thập được từ các nút

phát sinh Đó là tập tin mà chương trình sẽ tạo ra các tập tin khác trong quá trình

xử lý dữ liệu

+ Tập tin trung gian: là tập tin đựoc tạo ra trong quá trình tính toán, xử lý

các tập tin gốc Các tập tin này thường mang ít nhiều của tập tin gốc,đồng thừicũng có rất nhiều vùng chứa dữ liệu trung gian qua các giai đoạn tính toán

Xét về độ biến động: Có hai loai tập tin

+ Tập tin biến động: là tập tin chứa các dữ liệu phát sinh trong các làn xử

lýtại các nút phát sinh

+ Tập tin tồn: là tập tin chứa đầy đủ những thông tin trong quá trình xử

lý dữ liệu, nó dược tạo ra bằng cách chuyển từ các lần xử lý trứơc sang các lần

Hiện trạng.

Đây là giai đạn phân tích các hoạt động của hệ thống thông tin vật lý hiênhữu Mục tiêu của nó là làm sao có được thông tin với độ tin cậy cao và chuẩnxác nhất, mới nhất

Tính khả thi.

Giai đoạn này có vai trò quyết định vì nó sẽ dẫn đến các lựa chọn quyết

định hệ thống thông tin tương lai cùng với các đảm bảo tài chính Gồm có các bước:

- Phân tích và phê phán hệ thống thông tin hiện hữu nhằm làm rõ các điểmyếu và mạnh

- Xác định các mục tiêu mới của dự án.

- Xác định một cách tổng quát các giải pháp về chi phí

- Lựa chọn những người chịu trách nhiệm phù hợp với giải pháp nào đó đãxác định

Đặc tả.

Là việc mô tả chi tiết các thành phần kỹ thuật bên trong hệ thống

Thiết kế.

Giai đoạn này xác định:

- Kiến trúc chi tiết của hệ thống thông tin liên quan đến các giao diện vớingười sử dụng và các đơn thể tin học cần áp dụng: Các qui tắc quản lý, cấu trúc

dữ liệu

- Thiết kế các đơn thể chương trình

- Qui cách thử nghiệm chương trình

- Qui cách khai thác, ứng dụng bảo trì, hướng dẫn sử dụng,

- Các phương tiện và thiết bị có liên quan

Lập trình.

Giai đoạn này là thể hiện vật lý của hệ thống thông tin bằng việc chọn công

cụ phần mềm để xây dựng các tệp cơ sở dữ liệu, viết các đơn thể chương trình,chạy thử, kiểm tra,ráp nối,lập hồ sơ hướng dẫn, chú thích chương trình

Thử nghiệm.

Giai đoạn này bao gồm định nghĩa các thử nghiệm, đơn thể chương trình,thử nghiệm hệ thống, hoàn thiện khâu đào tạo người sử dụng hệ thống, sữa chữacác chương trình nguồn, hoàn thiện các văn bản hướng dẫn sử dụng

Khai thác.

Đây là giai đoạn quyết định đến kết quả tương lai của hệ thống thông tin,tuỳ theo kết aquả khai thác người sử dụng sẽ quyết định có sử dụng hệ thốngthông tin cần xây dựng để thay thế hệ thông thông tin thủ công hay không?

Bảo trì.

Giai đoạn này gồm các công việc: Bảo trì, cải tiến và thích nghi hoá hệthống thông tin với những thay đổi nội tại cũng như với môi trường xung quanh.

6 Mục tiêu nghiên cứu bài toán quản lý thư viện.

Giả sử một bạn đọc đến thư viện muốn mượn một cuốn sach hay tạp chí màmình quan tâm chẳng hạn như : Thuật toán và cấu trúc dữ liệu, chúng ta sẽ thấyrằng, nếu dùng sổ sách thì khó có một cán bộ của htư viện nao có thể đáp ứngđược yêu cầu của bạn đọcmotj cách nhanh chóng Cho dù trong thư viện chỉ cóvài ngàn cuốn sách nhưng thực tế thì nhiều hơn thế nữa Và nếu bạn đọc có yêucầu khác nhau thì ta có thể khẳng định thư viện không thể đáp ứng được

Trong thực tế có nhiều độc giả thường có nguyện vọng là muốn biết đượcthư việncó những tài liệu nào mà họ quan tâm Trong trường hựp này nếu quản

lý bằng máy tính cán bộ thư viện sẽ nhận được một số thông báo cần thiết như:Tên sách, tác giả, NXB bẵng chức năng tra cứu cán bộ có thể thông bóa chobạn đọc các thông tin liên quan như có sách hay không? Số lượng sách còn baonhiêu? Tình trạng sách như thế nào? nếu bạn đọc đồng ý cán bộ thư viện chỉviệc cân tìm theo địa chỉ lấy tài liệu cho bạn đọc

Trước yêu cầu đặt ra của thư viện ta cũng thấy rằng để có thể xử lý hết cácthông tin cần phải có thời gian nghiên cứu và tìm hiểu một cách cặn kẽ Muốnnghiên cứu tất cả hoạt động của thư viện thì cần khá nhiều thời gian nên trọngphạm vi của đè tài thì em chỉ nghiên cứu những mục tiêu sau:

 Quản lý sách

 Quản lý bạn đọc mượn trả sách

 Thống kê theo yêu cầu

Với mục tiêu này có thể giúp cho việc quản lý thư viện thêm chặt chẽ, cótính khoa học và đặc biệt là đơn giản các thao tác trong quá trình quản lý nhằmphục vụ bạn đọc một cách nhanh chóng và hiệu quả

II TÌNH HÌNH THỰC TẾ TẠI THƯ VIỆN ĐẠI HỌC KINH TẾ

1 Quá trinh hình thành và phát triển của thư viện

- Thư viện Đại Học Kinh Tế được thành lập từ năm 1986

- Từ năm 1986 -1996 : Thư viện có phát triển nhưng không mạnh

- Từ năm 1996 - đến nay : Thư viện không ngừng phát triển và nâng caochất lượng phục vụ bạn đọc

- Thư viện gồm các phòng ban như : phòng đọc, phòng mượn, văn phòng

và bộ phận xử lý kỹ thuật

Những ngày đầu thành lập thư viện gặp rất nhiều khó khăn, chỉ có vài ngànsách Ngày nay khi trình độ kỹ thuật đòi hỏi ngày càng cao, thấy được tầm quantrọng của mình, thư viện Đại Học Kinh Tế và Quản Trị Kinh Doanh đã khôngnừng nâng cao chất lượng phục vụ, luôn tìm nhiều nguồn sách khác nhau phục

vụ cho bạn đọc Hiện nay thư viện có khoản 70.000 đầu sách và trên 4000 thẻbạn đọc đang được sử dụng, số lượng các loại báo và tạp chí khoảng 500 cuốn.Hàng ngày số lượng sinh viên và giáo viên đến với thư viện đối với phòng mượn

trung bình là 400 lượt người còn phòng đọc khoảng 100

2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của thư viện

Ngoài ra thư viện còn có chức năng :

 Thư viện có chức năng giáo dục vì khhi đọc sách và học hành thì chúngtác động trực tiếp lên quá trình dạy và của thầy và trò

 Chức năng thông tin : thông tin chính là tin tức, số liệu, dữ liệu, dữ liệu ,khái niệm, trí thức giúp taọu nên sự hiểu biết của con người về một đối tượng,hiện tiện, vấn đề nào đó Công tác thông tin chủ yếu là thông tin cho bạn đọc.

 Văn hóa : gồm có hai chức năng cơ bản

- Thu thập, bảo quản và truyền bá di sản văn hoa của nhân loại cũng nhưcủa đất nước được lưu giữ trong các tài liệu

- Trở thành một trong những trung tâm chủ yếu của sinh hoạt văn hóa,tuyên truyền, tuyên truyền phổ biến các kiến thức về các loại hình nghệ thuật vàlôi cuốn quản đại quần chúng tham gia vào hoạt động sáng tạo

 Giải trí : Thư viện tham gia vào tổ chức nhàn rỗi, cung cấp sách và cácphương tiện khác cho bạn đọc để bạn đọc giả trí

- Nâng cao trình độ dân trí, chuyên môn cho bạn đọc

c Quyền hạn của thư viện

- Được chủ động giao dịch, đàm phán, ký kết và thực hiện các hợp đồngmua bán giữa thư viện và nhà xuất bản

- Được quyền tổ chức theo kế hoạch của mình

- Được quyền tố tụng khiếu nại trước cơ quan pháp luật đối với các tổ chứ,

cá nhân vi phạm hợp đồng mua bán

3 Tổ chức bộ máy quản lý

a Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

- Bộ máy tổ chức quản lý ở thư viện trường kinh tế và quản trị kinh doanhđược tổ chức theo cơ cấu trực tuyến và cỏ cấu chức năng

- Theo cơ cấu này, trưởng phòng là người phụ trách chung

b Sơ đồ cơ cấu bộ máy quản lý của thư viện

NGƯỜI PHỤ TRÁCH

THUẬT

KHO GIÁO

KHO THAM

PHÒNG MƯỢN

PHÒNG ĐỌC

PHÒNG ĐỌC PHÒNG ĐỌC

BỔ SUNG BIÊN MỤC

Ghi chú :

c Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận trong thư viện

 Người phụ trách : là người lãnh đạo, điều hành thư viện, chịu tách nhiệmtrước cấp trên về quản lý nhà nước hoạt động thư viện trong phạm vi được phâncông, đại diện cho mọi quyền lợi và nghã vụ của thư viện, chịu trách nhiệm vềviệc thi hành công vụ của công chức, viên chức thuộc quyền theo qui định củapháp luật Lập kế hoạch, qui hoạch và tổ chức hệ thống quản lý thư viện Đảm

: Quan hệ trực tuyến

: Quan hệ chức năng

nhận công tác đảng, công tác thi đua khen thưởng Trực tiếp theo dõi các đơn

vị : phòng kỹ thuật thông tin, phòng đọc, phòng mượn

 Phòng kỹ thuật thông tin : điều hành và quản lý mạng máy tính thư viện,thiết kế và quản lý trang web của thư viện, tổ chức thư viện điện tủ trên mạng,quản lý tất cả các dịch vụ trực tuyến, xuất bản điện tử, hướng dẫn độc giả tìmtrên mạng theo chủ đề

 Phòng công tác kỹ thuật : bổ sung và tổ chức tư liệu chiệu trách nhệmtrong tiến trình xử lý tài liệu như bổ sung, biên mục, bảo quản tài liệu,

 Phòng công tác phục vụ : làm việc trực tiếp với nhu cầu của độc giả, baogồm những công việc mượn trả, phòng đọc sách, báo chí của độc giả, trả lời độcgiả, hướng dẫn sử dụng thư viện và quản lý các kho

4 Tình hình ứng dụng tin học trong công tác quản lý tại thư viện

- Công tác quản lý thư viện là một vấn đề quan trọng và mang tính chiếnlược cao

- Để làm tốt công tác quản lý thư viện thì việc tin học hóa công tác quản lý

là cần thiết vì nó nâng cao chất lượng phục vụ và mở rộng khả năng cung cấpdịch vụ cho người sử dụng, đồng thời chia sẽ tài nguyên thông tin và phục vụthông tin điện tử

- Ứng dụng tin học vào công tác quản lý thư viện giúp quá trình kiểm soát

và xử lý thông tin nhanh gọn mọi hoạt động trong thư viện, kết quả đưa ra chínhxác không mất nhiều thời gian, giảm chi phí xử lý thư mục tài liệu, tổ chức hợp

lý công tác bổ sung, quản lý bạn đọc, thống kê, nhận các tài liệu nhanh từ tài liệuđiện tử, tổ chức nhanh chóng mượn giữa các thư viện

- Đối với người dùng : nhận đầy đủ chính xác và nhanh chóng các thôngtin mình cần từ các nguồn khác nhau, giảm thời gian phục vụ của thư viện và

thời gian chờ đợi của người dùng, tạo khả năng tiếp cận ngang nhau thông tincho những vùng khác nhau của dất nước và trên thế giới

PHẦN II : KHẢO SÁT, PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG

I KHẢO SÁT HOẠT ĐỘNG CỦA THƯ VIỆN

1 Mô tả hoạt động của thư viện

Công việc khảo sát và phân tích thường được nghiên cứu đầu tiên trong quátrình thiết kế và cài đặt chương trình Để làm tốt các hệ thống thông tin trên máythì bản thân người thiết kế hệ thống phải hiểu được mọi hoạt động của đốitượng, nghĩa là mọi yêu cầu đặt ra, sự luân chuyển thông tin trong bản thân đốitượng, các điều kiện phải được tuân thủ

Chúng ta đã biết rằng phân tích thiết kế là một quá trình bắt đầu bằng ýniệm hóa và kết thúc bằng việc thực hiện thảo chương trình cài đặt và đưa vào

sử dụng Trong thực tế quá trình xuất phát từ một thực tế hiện hữu qua việcchính xác các hoạt động chưa có hiệu quả so với mục tiêu đề ra, từ quá trìnhphân tích này chúng ta sẽ xây dựng hệ thống mới đáp ứng được yêu cầu mongmuốn

Trong quá trình phân tích này ta nhìn nhận hệ thống dưới ba góc độ :

- Nhập của ai? ( Tên đơn vị nhập)

- Nhập ở đâu ? ( Địa chỉ đơn vị, số điện thoai, )

- Nhập cái gì ? ( Tên sách, thể loại, qui cách, số trang, ngôn ngữ, )

- Số lượng bao nhiêu ?

- Đơn giá ?

- Thành tiền ?

 Các hoạt động liên quan đến bạn đọc

Khi bạn đọc có nhu cầu sẽ được cấp một thẻ đọc, bao gồm các thông tin :

Nhàxuấtbản

Nămxuấtbản

Tìnhtrạng

Ngàymượn

Ngàyhẹntrả

Ngàytrả

Trong đó tình trạng sách là lời ghi chú khi sách cho mượn ở tình trạng nào?(Sách mới, sách củ, rách )

Ngày hẹn trả chỉ thực hiện đối với thể loại sách tham khảo, sách giáo trìnhkhông cần ngày hẹn trả

 Hoạt động tra cứu

Hiện nay, hầu hết trong các thư viện hoạt động tra cứu đơn giản vẫn là tracứu theo các hộp phích truyền thống, bạn đọc dựa vào các hộp phích để tìm loạisách mình cần tìm Ngoài ra ta có thể trực tiếp trên máy dựa vào các thông tinnhư :

- Tên sách

- Tên tác giả

- Tên thể loại

Trong các hoạt động nêu trên của thư viện một vấn đề quan trọng là mãhóa, việc mã hóa này thông thường thư viện nào cũng có những qui định cụ thể.Một cách chung nhất thì mã phải đạt các yêu cầu như : độ dài của mã phải cốđịnh, luật tạo mã phải rõ ràng, bản thân các ký hiệu dùng trong mã phải có một ýnghĩa nào đó.

Các thông tin chứa đựng trong mã có thể là ký hiệu, ngôn ngữ, khổ cỡ,loại Trong công việc mã hoá thì cán bộ thư viện thường sử dụng chữ cái đầu(tìm đầu sách) để gán cho mã ngoài ra còn có các ký hiệu như khổ cở, mônloại, số thứ tự để tiện tra cứu

Sự thay đổi độ dài của mã dẫn tới sự thay đổi cấu trúc của cơ sỡ dữ liệu do

đó mã hoá cần phải được xem xét xác định để có thể bổ sung hay thay đổi trongtương lai

Do vậy khi xem xét xong hoạt động của thư viện trường Đại học Kinh tếđồng thời xác định được những thông tin có liên quan đến hoạt động của Thưviện Dựa vào các thông tin trên có thể xây dựng được sơ đồ lưu chuyển thôngtin trong Thư viện từ đó đưa ra được danh sách dữ liệu sơ cấp và từ điển dữ liệu

2 Các biểu mẫu có liên quan.

a Thẻ thư viện

b Phiếu bạn đọc yêu cầu

PHIẾU YÊU CẦU BẠN ĐỌC

LỚP : TÊN SÁCH, BÁO, TẠP CHÍ(ghi rõ NXB,số tập,cuốn) :

Họ tên:

Ngày sinh:

Đơn vị, lớp:

CMT, thẻ SV:

Là độc giả của Thư viện Trường Đại học Kinh tế cam đoan thực hiện đúng nội quy của thư viện

Ngày tháng năm 200

Anh 3 x 4

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

THẺ THƯ VIỆN

Mã vạch (thay mã thẻ)

Chữ ký độc giả

TÊN SÁCH TÊN TÁC

GIẢ CHÍNH

NĂM XUẤT BẢN

CHỮ KÝ MƯỢN (độc giả)

CHỮ KÝ TRẢ ( thủ thư)

GHI CHÚ

3 Sơ đồ hoạt động của thư viện

CÁN BỘ PHỤ TRÁCH THƯ VIỆN

ĐH KT

BẠN ĐỌC KHO SÁCH

TRƯỞNG THƯ VIỆN

Ý nghĩa của các dòng thông tin trong sơ đồ:

(1):Đặt mua sách tại nhà xuất bản (nhà cung cấp)

(2):Nhập sách về thư viện

(3):Bổ sung sách vào kho

(4):Yêu cầu mượn sách của bạn đọc

(5):Tìm kiếm sách trong kho

(6):Trả lời yêu cầu mượn sách của bạn đọc

(7):Giao sách cho bạn đọc (nếu kết quả tìm kiếm là có)

(8):Bạn đọc trả sách cho thư viện

(9):Trưởng thư viện yêu cầu cán bộ phụ trách thống kê sách

(10):Cán bộ phụ trách lập báo cáo thống kê sách gửi cho trưởng thư viện

4 Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD - Data Flow Diagram) của quá trình mượn, trả sách tại thư viện Trường ĐH Kinh Tế

Đây là công cụ mô tả dòng thông tin của hệ thống thư viện Trong sơ đồdòng dữ liệu bao gồm bốn thành tố: quá trình, thực thể, kho dữ liệu và dòng dữliệu

Sơ đồ lưu chuyển thông tin trong thư viện ĐH KT

Các dòng thông tin được thể hiện trên sơ đồ trên có ý nghĩa:

(1): Bạn đọc đưa thẻ sinh viên và phiếu yêu cầu mượn sách

(2): Cán bộ phụ trách xử lý yêu cầu cho bạn đọc trong quá trình mượn sách.(3): Các yêu cầu về tìm kiếm, quản lý mượn sách, các số liệu tổng kết

(4):Cung cấp các thông số, đầu sách các bạn đọc mượn sách

(5):Thu thập các thông tin đưa ra thông báo đến bạn đọc

(6):Thực hiện lưu trữ và xử lý các nguồn số liệu

(5) (3) (4)

(5)

(6) (6)

Sơ đồ lưu chuyển thông tin trong thư viện ĐH KT

Các dòng thông tin được thể hiện trên sơ đồ trên có ý nghĩa:

(1): Bạn đọc đưa thẻ sinh viên và sách cần trả vào cho cán bộ phụ trách

(2) Cán bộ phụ trách xử lý yêu cầu của bạn đọc

(3): Cán bộ xếp sách vào kho

(4):Cung cấp các thông số, đầu sách các bạn đọc trả

(5):Thu thập cấc thông tin đưa ra thông báo đến bạn đọc

(6):Thực hiện lưu trữ và xử lý các nguồn số liệu

Sơ đồ DFD trên được triển khai dựa trên các quy tắc:

 Cân đối giữa DFD cấp cao với DFD cấp thấp

 Đầu vào và đầu ra của DFD cấp thấp đồng nhất với đầu vào và đầu racủa DFD cấp cao Sơ đồ DFD được triển khai theo chiều ngang

 Xét đầy đủ các phép biến đổi nó chính xác là nguyên tố, dữ liệu khi biếnđổi được bảo toàn, không có phép biến đổi nào làm thay đổi dữ liệu cho sẵn

 Không cho phép chỉ nhận dữ liệu vào mà không cho dữ liệu ra Khôngcho các kho dữ liệu chỉ ghi mà không có truy xuất