Lời mở đầuTrong bối cảnh hội nhập kinh tế thế giới , cạnh tranh là một vấn đề tất yếu xảy ra. Nhằm mang lại các sản phẩm, dịch vụ thỏa mãn nhu cầu khách hàng cũng như giữ được chỗ đứng của doanh nghiệp trên thị trường, đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng và phát huy thế mạnh của mình.Thế mạnh của một doanh nghiệp không chỉ xuất phát từ sự liên kết giữa các bộ phận, phòng ban, mà nó bắt nguồn sâu xa từ thế mạnh của mỗi phòng ban trong tổ chức đó.Phòng nhân sự, kinh doanh, công nghệ thông tin hay kế toán…đều có những chức năng riêng biệt và các phòng ban này có sự liên kết, hỗ trợ lẫn nhau để hoàn thành mục tiêu chung của công ty. Trong đó, phòng kinh doanh giữ vai trò quan trọng trong việc cung ứng các sản phẩm, dịch vụ đến tay người tiêu dùng, mang lại doanh thu cho doanh nghiệp. Cũng vì vậy mà vấn đề phân tích công việc của các nhân viên phòng kinh doanh, đặc biệt là công tác mô tả công việc của trưởng phòng kinh doanh trở nên quan trọng.Chức năng, nhiệm vụ, điều kiện làm việc của nhân viên với các tiêu chuẩn cần đạt được trong công việc thể hiện qua bản mô tả công việc.Đó là cơ sở để hiểu nội dung, yêu cầu công việc, quyền hạn và trách nhiệm của một người nhân viên khi thực hiện công việc của mình. Nó giúp nhân viên trong công ty có thể thực hiện nhiệm vụ của mình một cách tốt nhất và mang lại hiệu quả lao động cao nhất cho doanh nghiệp. Hơn nữa, mô tả công việc là một công việc có tầm quan trọng, ảnh hưởng đến vấn đề tuyển dụng và trả lương của công ty. Chính vì thế mà nhóm chúng tôi thực hiện một cuộc khảo sát ,phỏng vấn để xây dựng lên bản mô tả và tiêu chuẩn công việc cho chức vụ trưởng phòng kinh doanh. Hy vọng bản mô tả công việc này sẽ là tài liệu tham khảo hữu ích cho các doanh nghiệp trong việc tuyển dụng và đánh giá nhân sự.Bài viết chia làm 3 phần: Phần 1.Phân tích công việc.Phần 2.Phân tích công việc cho vị trí trưởng phòng kinh doanh.Phần 3.Kết luận.
QUẢN TRỊ NHÂN LỰC ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG Phòng Sau Đại Học - - - - - - TIỂU LUẬN: PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TRƯỞNG PHÒNG KINH DOANH Giảng viên hướng dẫn : Nhóm thực hiện: Lớp : QTKD K29 KonTum 17/12/2014 Nguyễn Đức Minh(1986) - K29 QTKD 1/12 QUẢN TRỊ NHÂN LỰC Lời mở đầu Trong bối cảnh hội nhập kinh tế giới , cạnh tranh vấn đề tất yếu xảy Nhằm mang lại sản phẩm, dịch vụ thỏa mãn nhu cầu khách hàng giữ chỗ đứng doanh nghiệp thị trường, đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng phát huy mạnh mình.Thế mạnh doanh nghiệp không xuất phát từ liên kết phận, phòng ban, mà bắt nguồn sâu xa từ mạnh phòng ban tổ chức Phòng nhân sự, kinh doanh, công nghệ thông tin hay kế toán…đều có chức riêng biệt phòng ban có liên kết, hỗ trợ lẫn để hoàn thành mục tiêu chung công ty Trong đó, phòng kinh doanh giữ vai trò quan trọng việc cung ứng sản phẩm, dịch vụ đến tay người tiêu dùng, mang lại doanh thu cho doanh nghiệp Cũng mà vấn đề phân tích công việc nhân viên phòng kinh doanh, đặc biệt công tác mô tả công việc trưởng phòng kinh doanh trở nên quan trọng Chức năng, nhiệm vụ, điều kiện làm việc nhân viên với tiêu chuẩn cần đạt công việc thể qua mô tả công việc.Đó sở để hiểu nội dung, yêu cầu công việc, quyền hạn trách nhiệm người nhân viên thực công việc Nó giúp nhân viên công ty thực nhiệm vụ cách tốt mang lại hiệu lao động cao cho doanh nghiệp Hơn nữa, mô tả công việc công việc có tầm quan trọng, ảnh hưởng đến vấn đề tuyển dụng trả lương công ty Chính mà nhóm thực khảo sát ,phỏng vấn để xây dựng lên mô tả tiêu chuẩn công việc cho chức vụ trưởng phòng kinh doanh Hy vọng mô tả công việc tài liệu tham khảo hữu ích cho doanh nghiệp việc tuyển dụng đánh giá nhân Bài viết chia làm phần: Phần 1.Phân tích công việc Phần 2.Phân tích công việc cho vị trí trưởng phòng kinh doanh Phần 3.Kết luận Nguyễn Đức Minh(1986) - K29 QTKD 2/12 QUẢN TRỊ NHÂN LỰC PHẦN I: PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC Phân tích công việc trình thu thập tư liệu đánh giá cách có hệ thống thông tin quan trọng có liên quan đến công việc cụ thể tổ chức nhằm làm rõ chất công việc Phân tích công việc có ý nghĩa quan trọng nhờ có phân tích công việc mà người quản lý xác định kỳ vọng người lao động làm cho họ hiểu kỳ vọng đó; nhờ đó, người lao động hiểu nhiệm vụ, nghĩa vụ trách nhiệm công việc Đồng thời phân tích công việc điều kiện để thực hoạt động quản lý nguồn nhân lực đắn có hiệu thông qua việc giúp cho người quản lý đưa định nhân tuyển dụng, đề bạt,thù lao… dựa tiêu thức có liên quan đến công việc chứ dựa tiêu chuẩn mơ hồ chủ quan Đối với công việc cụ thể, thu thập số lượng lớn thông tin quan trọng có liên quan đến công việc Các tư liệu thông tin thu thập xử lý phù hợp tùy thuộc vào mục đích phân tích công việc Tuy nhiên, chúng thường hệ thống hóa trình bày dạng mô tả công việc, yêu cầu công việc với người thực tiêu chuẩn thực công việc Đó công cụ hữu ích cho tất có liên quan tới chức quản lý nhân tổ chức Ở vấn trưởng phòng kinh doanh đặt câu hỏi cho họ nhiệm vụ, trách nhiệm , điều kiện yêu cầu vị trí làm việc Sau đó tổng hợp lại thành khảo sát công việc, nhiệm vụ, trách nhiệm, yêu cầu theo trình tự logic Từ đó nhóm chia khảo sát thu kết khả quan, rõ ràng vị trí công việc trưởng phòng kinh doanh 1.1 Bản mô tả công việc Bản mô tả công việc văn viết giải thích nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc vấn đề có liên quan đến công việc cụ thể Bản mô tả công việc thường gồm nội dung: Phần xác định công việc: tên công việc (chức danh công việc), mã số công việc, tên phận hay địa điểm thực công việc, chức danh lãnh đạo trực tiếp, số người phải lãnh đạo quyền, mức lương… Phần thường bao gồm vài câu tóm tắt mục đích chức công việc Phần tóm tắt nhiệm vụ trách nhiệm thuộc công việc: phần tường thuật viết cách tóm tắt xác nhiệm vụ trách nhiệm thuộc công việc Phần bao gồm câu mô tả xác, nêu rõ người lao động phải làm gì, thực nhiệm vụ trách nhiệm nào, phải thực nhiệm vụ Các điều kiện làm việc: bao gồm điều kiện môi trường vật chất ( máy móc công cụ, trang bị cần phải sử dụng), thời gian làm việc, điều kiện lao động, phương tiện lại phục vụ công việc điều kiện khác có liên quan Bản mô tả công việc nên ngắn gọn, súc tích nên sử dụng động từ hành động, có tính quan sát để mô tả hoạt động cụ thể nghĩa vụ Nói chung, hình thức cụ thể coi tốt mà công ty khác sử dụng hinh thức khác để mô tả công việc Nguyễn Đức Minh(1986) - K29 QTKD 3/12 QUẢN TRỊ NHÂN LỰC 1.2 Bản tiêu công việc Bản tiêu chuẩn công việc với người thực liệt kê đòi hỏi công việc người thực kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm cần phải có; trình độ giáo dục đào tạo cần thiết; đặc trưng tinh thần, thể lực yêu cầu cụ thể khác Bản tiêu chuẩn công việc người thực bao gồm tiêu chuẩn chuyên môn có liên quan rõ ràng tới việc thực công việc mức chấp nhận Không nên có tiêu chuẩn cao mà không cần thiết để thực công việc, đặc biệt tiêu chuẩn đào tạo không cần thiết thể phân biệt đối xử lao động (giới tính, dân tộc…) Các tiêu chuẩn công việc với người thực viết riêng thành văn bản, viết gộp văn với phần mô tả công việc Nguyễn Đức Minh(1986) - K29 QTKD 4/12 QUẢN TRỊ NHÂN LỰC PHẦN II: PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC CHO VỊ TRÍ TRƯỞNG PHÒNG KINH DOANH 2.1 Bản mô tả công việc: Lập mô tả công việc rõ ràng trước tiến hành thuê nhân công giúp cho việc lựa chọn ứng viên , giúp công ty rút ngắn thời gian tuyển dụng dễ dàng tuyển người Công việc gồm hai phần- tóm tắt trách nhiệm cần đảm đương công việc, lên danh mục nhiệm vụ cần thực 2.1.1 Kết khảo sát: Chúng dùng câu hỏi khảo sát để xác định mức độ quan trọng nhiệm vụ, câu hỏi mà sử dụng : STT CÔNG VIỆC THỰC HIỆN Trực tiếp chịu trách nhiệm, báo cáo trước giám đốc Công ty hoạt động hiệu phòng kinh doanh Lập kế hoạch tổ chức thực kế hoạch kinh doanh Nghiên cứu, tham mưu xây dưng giải pháp nhằm trì thúc đẩy hoạt động kinh doanh Quản lý điều hành, giám sát công việc nhân viên thuộc phòng kinh doanh Phối hợp với phòng nhân công tác tuyển dụng đào tạo nhân viên phòng kinh doanh Phân loại khách hàng theo tiêu chí khách hàng mua sỉ Thiết lập phương pháp tiếp cận loại khách hàng đào tạo cho nhân viên VIỆC LÀM Tham dự hội thảo bán hàng, tham dự họp bán hàng tổ chức vùng, tổ chức hội nghị khách hàng, trưng bày, triển lãm, tham dự khóa đào tạo, trả lời câu hỏi trắc nghiệm liên quan đến nghiệp vụ bán hàng Báo cáo thông tin phản hồi lại cho cấp trên, thu nhận thông tin phản hồi từ phía khách hàng, với cấp xử lý thông tin, đọc tin thương mại, thu thập báo cáo thông tin thương mại Tìm thêm đại diện bán hàng mới, đào tạo cho đại diện bán hàng mới, công tác đại diện bán hàng mới, giúp công ty xây dựng kế hoạch hoạt động bán hàng 10 Tiếp đãi khách hàng: Mời khách hàng ăn trưa, giải khát, ăn tối, ăn tiệc, chơi golf, câu cá, đánh tennis 11 Phát khách hàng tiềm Trực tiếp giao dịch với khách hàng để giới Nguyễn Đức Minh(1986) - K29 QTKD 5/12 QUẢN TRỊ NHÂN LỰC 12 13 14 15 thiệu bán sản phẩm Thực công việc liên quan đến hợp đồng lý Thu thập thông tin khách hàng thị trường để xây dựng sở liệu cho phòng Chăm sóc khách hàng tìm kiếm khách hàng tìm Tiếp thị: Phát triển việc kinh doanh mới, dự báoThu nhập đánh giá thông tin cạnh tranh, khách hàng thị trường, Bán hàng cách tiếp xúc trực tiếp, Tự bán hàng cho khách hàng, Gọi điện thoại để bán hàng với cá nhân viên chào hàng Tài chính: Lập kế hoạch dự toán ngân quỹ trình Giám đốc bán hàng xem xét Thực theo kế hoạch ngân quỹ công ty Dịch vụ sản phẩm Kiểm tra thiết bị, diện thời gian sửa chữa thiết bị, giám sát việc lắp đặt, tìm hiểu thêm sản phẩm việc theo dõi kỹ thụât viên thực việc bảo trợ máy móc, đặt mua thêm thiết bị phụ tùng, hướng dẫn cách vận hành máy an toàn thao tác cần thiết máy gặp cố Theo dõi trình tiếp xúc khách hàng nhân viên kinh doanh, tổng hợp báo cáo tiếp xúc, đưa hướng khắc phục, cải tiến phương pháp tiếp xúc huấn luyện lại cho nhân viên 16 Lập kế hoạch hoạt động kênh, xét duyệt kế hoạch làm việc nhân viên kinh doanh công tác tháng, công tác tuần 17 Tìm kiếm phát triển quan hệ với khách hàng đối tác tiềm 18 19 Đàm phán, ký kết hợp đồng; đảm bảo tiêu doanh số đề ra, giao tiêu cho nhân viên kinh doanh Thiết lập kế hoạch thực mục tiêu triển khai cho nhân viên kinh doanh Những nhiệm vụ khác theo phân công giám đốc Công ty: Sau khảo sát 100 người, thu kết sau: (CV : công việc) Nguyễn Đức Minh(1986) - K29 QTKD 6/12 QUẢN TRỊ NHÂN LỰC Công Việc Nguyễn Đức Minh(1986) - K29 QTKD Số người lựa chọn Số người không lựa chọn 7/12 QUẢN TRỊ NHÂN LỰC CV CV CV CV CV CV CV CV CV CV 10 CV 11 CV 12 CV 13 CV 14 CV 15 CV 16 CV 17 CV 18 100 100 97 100 96 99 92 98 89 68 100 90 78 53 100 91 92 91 0 11 32 10 22 47 9 Rõ ràng từ biểu đồ ta thấy công việc: CV1, CV2,CV4,CV6,CV8,CV11,CV15được chọn nhiều Đây công việc thường xuyên trưởng phòng kinh doanh thực hiện, làm bảng mô tả nên ưu tiên lên hàng đầu CV10, CV14 chọn hơn, nên lược bỏ bớt không ưu tiên Nguyễn Đức Minh(1986) - K29 QTKD 8/12 QUẢN TRỊ NHÂN LỰC 2.1.2 Lập mô tả công việc BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC Chức danh công việc: Trưởng phòng kinh doanh Chế độ làm việc: theo quy định công ty luật lao động Chế độ báo cáo: Báo cáo công việc trực tiếp cho Giám đốc kinh doanh, vắng mặt uỷquyền lại cho nhân viên trực thuộc Trách nhiệm công việc: STT Công việc Trực tiếp chịu trách nhiệm, báo cáo trước giám đốc Công ty hoạt động hiệu phòng kinh doanh Lập kế hoạch tổ chức thực kế hoạch kinh doanh Quản lý điều hành, giám sát công việc nhân viên thuộc phòng kinh doanh Phân loại khách hàng theo tiêu chí khách hàng mua sỉ Thiết lập phương pháp tiếp cận loại khách hàng đào tạo cho nhân viên Báo cáo thông tin phản hồi lại cho cấp trên, thu nhận thông tin phản hồi từ phía khách hàng, với cấp xử lý thông tin, đọc tin thương mại, thu thập báo cáo thông tin thương mại Phát khách hàng tiềm Trực tiếp giao dịch với khách hàng để giới thiệu bán sản phẩm Thực công việc liên quan đến hợp đồng lý Thu thập thông tin khách hàng thị trường để xây dựng sở liệu cho phòng Chăm sóc khách hàng tìm kiếm khách hàng tìm Theo dõi trình tiếp xúc khách hàng nhân viên kinh doanh, tổng hợp báo cáo tiếp xúc, đưa hướng khắc phục, cải tiến phương pháp tiếp xúc huấn luyện lại cho nhân viên Nghiên cứu, tham mưu xây dưng giải pháp nhằm trì thúc đẩy hoạt động kinh doanh Phối hợp với phòng nhân công tác tuyển dụng đào tạo nhân viên phòng kinh doanh 10 Tham dự hội thảo bán hàng, tham dự họp bán hàng tổ chức vùng, tổ chức hội nghị khách hàng, trưng bày, triển lãm, tham dự khóa đào tạo, trả lời câu hỏi trắc nghiệm liên quan đến nghiệp vụ bán hàng 11 Tìm thêm đại diện bán hàng mới, đào tạo cho đại diện bán hàng mới, công tác đại diện bán hàng mới, giúp công ty xây dựng kế hoạch hoạt động bán hàng 12 Tiếp thị: Phát triển việc kinh doanh mới, dự báoThu nhập đánh giá thông tin cạnh tranh, khách hàng thị trường, Bán hàng cách tiếp xúc trực tiếp, Tự bán hàng cho khách hàng, Gọi điện thoại để bán hàng với cá nhân viên chào hàng 13 Tài chính: Lập kế hoạch dự toán ngân quỹ trình Giám đốc bán hàng xem xét Thực theo kế hoạch ngân quỹ công ty 14 Lập kế hoạch hoạt động kênh, xét duyệt kế hoạch làm việc nhân viên kinh doanh công tác tháng, công tác tuần 15 Tìm kiếm phát triển quan hệ với khách hàng đối tác tiềm 16 Đàm phán, ký kết hợp đồng; đảm bảo tiêu doanh số đề ra, giao tiêu cho nhân viên kinh doanh Thiết lập kế hoạch thực mục tiêu triển khai Nguyễn Đức Minh(1986) - K29 QTKD 9/12 QUẢN TRỊ NHÂN LỰC 17 cho nhân viên kinh doanh Tiếp đãi khách hàng: Mời khách hàng ăn trưa, giải khát, ăn tối, ăn tiệc, chơi golf, câu cá, đánh tennis Điều kiện làm việc: Vị trí làm việc Trang thiết bị Có phòng làm việc riêng Máy tính xách tay, điện thoại di động, điện thoại bàn… Theo yêu cầu công việc cụ thể Tài 2.2 Bản tiêu chuẩn công việc Bản tiêu chuẩn công việc người thực nêu lên tiêu chuẩn cần có người vị trí trưởng phòng kinh doanh 2.2.1 Kết khảo sát: Dưới kết nhóm thu được: STT TIÊU CHUẨN Trình độ: Đại học trở lên Chỉ số thông minh EQ cao Chuyên nghành Quản trị kinh doanh tương đương Quản trị kinh doanh Chuyên nghành Quản trị tài tương đương quản trị tài Chuyên nghành Marketing tương đương Marketing Chuyên nghành Kế toán tương đương với kế toán Kinh nghiệm: năm trở lên Sức khỏe tốt Trình độ ngoại ngữ chứng B, tin học chứng B trở lên Kỹ làm việc nhóm, kỹ lãnh đạo điều hành, kỹ giao tiếp Các đề xuất khác: Số người lựa chọn 100 Số người không lựa chọn 67 33 100 84 16 17 83 100 100 100 100 100 0 100 Từ bảng thống kê trên, nhóm lập nên tiêu chuẩn công việc: 2.2.2 Bản tiêu chuẩn công việc Nguyễn Đức Minh(1986) - K29 QTKD 10/12 QUẢN TRỊ NHÂN LỰC Tiêu chuẩn Trình độ Chuyên nghành Kinh nghiệm Kỹ Chứng Sức khỏe Đại học trở lên Quản trị kinh doanh/quản trị tài năm trở lên Làm việc nhóm, lãnh đạo, giao tiếp Ngoại ngữ B, tin học B trở lên Tốt PHẦN III: KẾT LUẬN Nguyễn Đức Minh(1986) - K29 QTKD 11/12 QUẢN TRỊ NHÂN LỰC Để xây dựng mô tả công việc, tiêu chuẩn công việc phục vụ tốt công tác nhân cần phải ý đến kết cấu bản, có tiêu thức cụ thể Nêu rõ kỳ vọng mà nhà quản lý muốn hướng tới người thực hiện, đồng thời phải làm cho người thực hiểu rõ việc cụ thể mà cần làm Tránh sử dụng từ ngữ chung chung gây khó khăn cho nhà quản lý việc đánh giá mức độ mà người thực đáp ứng công việc, gây khó khăn cho người thực việc xác định trách nhiệm nhiệm vụ Hai đóng vai trò quan trọng hoạt động quản trị nói chung QTNL nói riêng Đó viên gạch để xây dựng cấu tổ chức hợp lý chặt chẽ, vừa có ý nghĩa công cụ hoạt động quản lý người sử dụng lao động, vừa có tác dụng định hướng cho người lao động biết họ đâu tổ chức họ phải làm gì… Với tầm quan trọng đó, doanh nghiệp, tổ chức cần xây dựng hệ thống mô tả tiêu chuẩn công việc để nâng cao hiệu hoạt động tổ chức Do thời gian làm có hạn, thành viên nhóm bận rộn nên khó tránh khỏi hạn chế, khiếm khuyết Nhóm mong hướng dẫn góp ý từ thầy Xin chân thành cảm ơn Thầy! Nguyễn Đức Minh(1986) - K29 QTKD 12/12 [...]... chuẩn Trình độ Chuyên nghành Kinh nghiệm Kỹ năng Chứng chỉ Sức khỏe Đại học trở lên Quản trị kinh doanh/ quản trị tài chính 5 năm trở lên Làm việc nhóm, lãnh đạo, giao tiếp Ngoại ngữ B, tin học B trở lên Tốt PHẦN III: KẾT LUẬN Nguyễn Đức Minh(1986) - K29 QTKD 11/12 QUẢN TRỊ NHÂN LỰC Để xây dựng được một bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn công việc phục vụ tốt công tác nhân sự cần phải chú... tới người thực hiện, đồng thời phải làm cho người thực hiện hiểu rõ nhưng việc cụ thể mà mình cần làm Tránh sử dụng những từ ngữ chung chung gây khó khăn cho cả nhà quản lý trong việc đánh giá mức độ mà người thực hiện đáp ứng được công việc, cũng như gây khó khăn cho người thực hiện trong việc xác định trách nhiệm và nhiệm vụ của mình Hai bản đóng vai trò quan trọng trong hoạt động quản trị nói chung... cấu tổ chức hợp lý và chặt chẽ, nó vừa có ý nghĩa là công cụ trong hoạt động quản lý của người sử dụng lao động, vừa có tác dụng định hướng cho người lao động biết họ đang ở đâu trong tổ chức và họ phải làm gì… Với tầm quan trọng đó, mỗi doanh nghiệp, tổ chức cần xây dựng hệ thống bản mô tả và tiêu chuẩn công việc để nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức Do thời gian làm có hạn, các thành viên ... phòng kinh doanh giữ vai trò quan trọng việc cung ứng sản phẩm, dịch vụ đến tay người tiêu dùng, mang lại doanh thu cho doanh nghiệp Cũng mà vấn đề phân tích công việc nhân viên phòng kinh doanh, ... Công ty hoạt động hiệu phòng kinh doanh Lập kế hoạch tổ chức thực kế hoạch kinh doanh Nghiên cứu, tham mưu xây dưng giải pháp nhằm trì thúc đẩy hoạt động kinh doanh Quản lý điều hành, giám... giám đốc Công ty hoạt động hiệu phòng kinh doanh Lập kế hoạch tổ chức thực kế hoạch kinh doanh Quản lý điều hành, giám sát công việc nhân viên thuộc phòng kinh doanh Phân loại khách hàng theo tiêu