mô tả công việc của trưởng phòng hành chính công ty cổ phần sản xuất - thương mại sài gòn

mô tả công việc của trưởng phòng hành chính công ty cổ phần sản xuất - thương mại sài gòn

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP.HCM KHOA KINH TẾ - LUẬT

BỘ MÔN QUẢN TRỊ KINH DOANH

Tiểu luận: Môn Quản Trị Nguồn Nhân Lực

Đỗ Thị Phương Thảo K064071309 Trần Thị Hồng Thắm K064071312

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN

……

………

……

………

……

………

……

………

…….…

………

… ………

……

………

……

………

……

………

…….………

………

MỤC LỤC Trang CHƯƠNG 1 1.1.Lí do chọn đề tài:………1

1.2 Đối tượng nghiên cứu:……… 1

1.3 Mục đích nghiên cứu của đề tài:……… 2

1.4 Phạm vi nghiên cứu: :……… ……… 2

1.5 Phương pháp nghiên cứu: :……… …… 2

1.6.Kết cấu của đề tài:……… … 2

CHƯƠNG 2: LÝ THUYẾT VỀ MÔ TẢ CÔNG VIỆC 3

2.1 Lý thuyết về Quản lý hành chánh của Henry Fayol (1841-1925) 3

2.2.Lí thuyết phân tích công việc: 4

2.3.Lý thuyết về mô tả công việc: 4

CHƯƠNG 3: MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA TRƯỞNG PHÒNG

HÀNH CHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN SX – TM MAY SÀI GÒN 6

3.1 Giới thiệu chung về công ty: 6

3.2.Giới thiệu phòng hành chánh của công ty: 9

3.3.Mô tả công việc của trưởng phòng hành chánh 10

3.3.2 Các mối quan hệ: 10

3.3.1.Tóm tắt công việc: : 10

3.3.3 Quyền hạn của công việc: 11

3.3.4 Chức năng, nhiệm vụ cụ thể: : 12

3.3.5 Điều kiện làm việc: 14

3.3.6 Tiêu chuẩn lựa chọn trưởng phòng hành chánh 14

3.3.6.1 Trình độ chuyên môn: 14

3.3.6.2 Kỹ năng quản lý: 15

3.3.6.3 Kinh nghiệm sống và kinh nghiệm công việc 15

3.3.6.4 Tố chất .15

CHƯƠNG 4: KẾT LUẬN……… 16

BẢNG CÂU HỎI PHỎNG VẤN MÔ TẢ CÔNG VIỆC 17

TÀI LIỆU THAM KHẢO……… 18

CHƯƠNG 1

1.1.Lí do chọn đề tài:

Trong thời đại kinh tế tri thức, cạnh tranh thị trường đã ở vào giai đoạn căng thẳng nhất, dòng người trong biển thương trường không lúc nào là không có cạnh tranh về sản phẩm, cạnh tranh thị trường và cạnh tranh quản lý nhưng con người là quan trọng nhất Con người là nguồn vốn tài sản quí nhất, có ý nghĩa quyết định nhất trong tất cả các nguồn vốn trên thế giới Carnegie, người được coi là ông vua của ngành công nghiệp thép Mỹ từng nói: “Anh có thể lấy đi toàn bộ công xưởng, thiết bị,

năm sau tôi vẫn có thể là vua thép” Câu nói của ông đã phản ánh nhận thức của các doanh nghiệp phương Tây trong tư tưởng quản lý, có nghĩa họ đã nhận thức được nhân tố con người là quan trọng nhất.

Trong công ty thì mỗi phòng ban đều có nhiệm vụ và tầm quan trọng riêng của

nó, và con người trong đó là nhân tố quyết định nên thành bại của công ty Quản trị hành chính văn phòng (HCVP) là một công tác quan trọng đối với bất kỳ một cơ quan nào, có ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của cơ quan Công tác này nếu được thực hiện tốt sẽ thúc đẩy sự tiến bộ trên nhiều mặt của tổ chức và ngược lại, nếu thực hiện không hiệu quả có thể tác động tiêu cực đến quá trình phát triển của tổ chức đó HCVP là một bộ phận không thể thiếu, gồm những người làm công việc văn phòng cho các công ty Hầu hết các công ty, kể cả các doanh nghiệp vừa và nhỏ đều có bộ phận HCVP Đôi khi phòng hành chánh (HC) kiêm thêm nhiệm vụ làm công tác nhân

sự nên được gọi là phòng hành chính - nhân sự Và để phòng hành chánh có thể phát huy hết vai trò cũng như trách nhiệm của mình thì vai trò của trưởng phòng cũng rất quan trọng trong việc điều phối và phân công công việc của từng thành viên

1.2 Đối tượng nghiên cứu:

Trưởng phòng hành chánh của công ty SX-TM MAY SÀI GÒN

1.3 Mục đích nghiên cứu của đề tài:

Tìm hiểu về công việc của trưởng phòng hành chánh của công ty SX-TM MAY SÀI GÒN

1.4 Phạm vi nghiên cứu:

Không gian: Phòng hành chánh của công ty SX-TM MAY SÀI GÒN

Thời gian: Từ 2007 đến 10/2009

1.5 Phương pháp nghiên cứu:

Phương pháp khảo sát thực tế: gặp gỡ và trao đổi với Trưởng phòng hành chánh của công ty

Phương pháp thu thập dữ liệu:

Dữ liệu sơ cấp: dữ liệu mới chưa được xử lý ( dữ liệu được cung cấp bởi nhân viên công ty)

Dữ liệu thứ cấp: dữ liệu đã qua xử lý trên Internet, sách báo…

Phương pháp tổng hợp: tổng hợp các dữ liệu đã thu thập được

Phương pháp phân tích: từ các dữ liệu tổng hợp có được, phân tích chúng để đưa ra các kết luận

1.6.Kết cấu của đề tài

Chương 1

Chương 2: Lý thuyết về mô tả công việc

Chương 3: Mô tả công việc của trưởng phòng hành chánh

Chương 4: Kết luận

CHƯƠNG 2: LÝ THUYẾT VỀ MÔ TẢ CÔNG VIỆC

2.1 Lý thuyết về Quản lý hành chánh của Henry Fayol (1841-1925)

Henry Fayol đưa ra định nghĩa : “Quản lý hành chánh là dự đoán và lập

kế hoạch, tổ chức điều khiển, phối hợp và kiểm tra”

Fayol phân loại hoạt động của một hãng kinh doanh và bất kỳ tổ chức nào thành sáu nhóm: 1 Các hoạt động kỹ thuật; 2 Thương mại- mua bán, trao đổi; 3.Tài chính- việc sử dụng vốn; 4 An ninh (việc bảo vệ người và tài sản); 5.dịch vụ hoạch toán, thống kê; 6 Quản lý hành chánh

Quản lý hành chánh liên quan đến cả 5 nhóm hoạt động trên và là sự tổng hợp của các nhân tố này, để tạo nên sức mạnh của tổ chức Đối với người có chức vụ càng cao, thì đòi hỏi về khả năng quản lý hành chánh càng lớn “Ở cấp dưới, khả năng chuyên môn là điểm quan trọng nhất Ở cấp trên, khả năng quản lý hành chánh là chủ chốt, tổ chức càng lớn thì càng phải như vậy” Fayol cụ thể, “năng lực quản lý” thực

sự là năng lực “dự đoán và lập kế hoạch, tổ chức, điều khiển, phối hợp và kiểm tra” Đây cũng là tiêu chí quyết định việc bổ nhiệm cán bộ quản lý và cũng là nhân tố quyết định sự thành bại của tổ chức

Fayol lần đầu tiên đưa ra 5 yếu tố, đồng thời là 5 chức năng của quản lý Đó là:

1 Dự tính, gồm: dự đoán và lập kế hoạch; 2 Tổ chức; 3 Điều khiển; 4 Phối hợp; 5 Kiểm tra

Fayol cho rằng có những nguyên tắc quản lý hành chánh chung cho các loại hình tổ chức khác nhau và ông đã đề ra 14 nguyên tắc Đó là: 1.Chuyên môn hóa; 2.Quyền hạn đi đôi với trách nhiệm; 3.Tính kỷ luật cao; 4.Sự thống nhất mệnh lệnh; 5.Sự thống nhất trong lãnh đạo; 6.Sự trợ giúp của cá nhân đối với lợi ích chung; 7.Thưởng; 8.Sự tập trung; 9.Trật tự thứ bậc; 10.Trật tự; 11.Sự hợp tình, hợp lý; 12.Sự

ổn định trong việc hưởng thụ; 13.Tính sáng tạo; 14.Tinh thần đồng đội

2.2.Lí thuyết phân tích công việc:

Phân tích công việc là gì?

Thu thập thông tin về công việc một cách có hệ thống

Nhằm xác định các nhiệm vụ thuộc phạm vi công việc

Các kĩ năng, năng lực và trách nhiệm cần phải có để thực hiện thành công công việc

Tại sao phải phân tích công việc?

Đây là:

Nền tảng của công tác hoạch định nguồn nhân lực.

Định hướng cho quá trình tuyển dụng, lựa chọn và bố trí nhân viên

Lên kế hoạch bổ nhiệm và thuyên chuyển

Xác định nhu cầu đào tạo và lập kế hoạch cho các chương trình

Xây dựng hệ thống tiền lương

Cơ sở cải thiện môi trường làm việc

Các sản phẩm của phân tích công việc:

Bảng mô tả công việc : Mô tả các nhiệm vụ cấu thành nên công việc

Bảng yêu cầu chuyên môn: Những kĩ năng đặc thù cần có để hoàn thành tốt công việc

Bảng tiêu chuẩn kết quả công việc : Xác định các thước đo đánh giá kết quả công việc

2.3.Lý thuyết về mô tả công việc

“Mô tả công việc là một tài liệu cung cấp thông tin liên quan đến các công tác

cụ thể, các nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc”

Bản mô tả công việc là văn bản nêu ra các nhiệm vụ và trách nhiệm liên quan tới một công việc được giao và những điều kiện đối với người làm nhiệm vụ đó Bản

mô tả công việc phải được viết bằng ngôn ngữ đơn giản, tạo ra sự so sánh với các công việc khác và dễ hiểu đối với người giao cũng như người nhận công việc đó

Ý nghĩa của bản mô tả công việc:

Để mọi người biết họ cần làm gì

Định ra mục tiêu và tiêu chuẩn cho người làm nhiệm vụ đó

Công việc không bị lặp lại do một người khác làm

Tránh được các tình huống va chạm

Mọi người biết ai làm và làm nhiệm vụ gì

Mỗi người đều phải có một bản mô tả công việc, thậm chí cả người chồng hoặc vợ của người chủ doanh nghiệp cũng phải có nếu họ có liên quan đến công việc

Những thông tin mà một bản mô tả công việc cần có:

Không có một mẫu chuẩn nào dành cho các bản mô tả công việc vì có quá nhiều công việc khác nhau Tuy nhiên một bản mô tả công việc được cho là hiệu quả đều gồm các thông tin sau:

a Tên công việc của người được tuyển vào cho việc đó, vị trí trong sơ đồ tổ chức, nơi làm việc: thành phố nào, nhà máy nào, phòng nào, máy móc gì v.v

b Công việc cần thực hiện: Có bản mô tả chính xác ai là người thực hiện công việc đó, người đó sẽ tiến hành ra sao và tại sao lại làm công việc đó Xác định phạm vi và mục đích công việc Những hướng dẫn chi tiết bao gồm công việc được giao, nhiệm vụ cụ thể, phạm vi trách nhiệm, quyền hạn, quan hệ công việc, phương pháp cụ thể, thiết bị kĩ thuật, điều kiện làm việc và những ví dụ cụ thể được diễn đạt theo một trình tự thời gian hoặc logic

c Chỉ dẫn chi tiết về công việc: Những kĩ năng tinh thần (nền tảng giáo dục, kiến thức công việc, trách nhiệm công việc) và những kĩ năng về thể chất, điều kiện làm việc là những yếu tố quan trọng trong bản mô tả công việc Những đánh giá

về các thuộc tính và tầm quan trọng của chúng có thể mang tính chủ quan vì những yêu cầu thường xuyên phát sinh từ việc thực hiện nhiệm vụ

d Tiêu chuẩn thực hiện công việc: Hầu hết những bản mô tả công việc đều nêu rõ nhiệm vụ cụ thể nhưng không yêu cầu cần phải thực hiện tốt công việc đó ở mức nào Những tiêu chuẩn đối với việc thực hiện công việc đã loại bỏ được yếu tố không rõ ràng này Chẳng hạn như tiêu chuẩn có thể là: Trong một ngày phải lắp được

5 chiếc xe đạp hay bán tăng một số lượng hàng nhất định là ….trong một tháng

Nội dung chính của bảng tiêu chuẩn công việc: Các công việc rất đa dạng nên các yêu cầu của công việc cũng rất đa dạng, phong phú Những yêu cầu chung của bảng tiêu chuẩn công việc là:

Trình độ văn hóa, chuyên môn và các khóa đào tạo đã qua

Các môn học chủ yếu của các khóa được đào tạo, kết quả thi các môn học chủ yếu và tốt nghiệp

Trình độ ngoại ngữ: cần biết ngoại ngữ gì và mức độ về đọc, nghe và viết.Thâm niên công tác trong nghề và các thành tích đã đạt được

Tuổi đời

Sức khỏe.

Ngoại hình

Năng khiếu đặc biệt và các yêu cầu đặc biệt như ghi tốc ký, đánh máy.Hoàn cảnh gia đình

Tham vọng cầu tiến, sở thích, nguyện vọng cá nhân

Các tiêu chuẩn đặc thù khác theo yêu cầu của công việc

CHƯƠNG 3: MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN SX – TM MAY SÀI GÒN.

3.1 Giới thiệu chung về công ty:

Địa chỉ: Văn phòng Công ty: Số 236/7 Nguyễn Văn Lượng, Phường 17, Quận

Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh

Điện thoại: 84- (8) 39844 822 Fax: 84-(8) 39844 746

Email: gmsg@hcm.fpt.vn

Website: http://www.garmexsaigon-gmc.com

Công ty Cổ phần Sản xuất - Thương mại May Sài Gòn tiền thân là Công ty Sản Xuất-Xuất Nhập Khẩu May Sài Gòn (Garmex Saigon), được thành lập năm 1976 từ việc tổ chức lại Liên hiệp xí nghiệp May Thành phố Hồ Chí Minh

Ngày 05/05/2003, Garmex đã thực hiện chuyển đổi thành Công ty cổ phần theo quyết định số 1663/QĐ-UB của UBND Thành phố Hồ Chí Minh và được Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

số 4103002036 ngày 07/01/2004; đăng ký thay đổi lần 1 ngày 24/6/2004 và đăng ký thay đổi lần 6 ngày 03/07/2009

Nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, nâng cao uy tín và vị thế của Công ty, Garmex Saigon JS đã tiến hành xây dựng hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 và được cấp chứng nhận của tổ chức Quarcert

Công ty không ngừng mở rộng lĩnh vực hoạt động kinh doanh nhằm khai thác tối đa những nguồn lực sẵn có Bên cạnh hoạt động chính là may mặc, Garmex Saigon JS đã thực hiện các hoạt động liên doanh liên kết, xúc tiến kế hoạch khai thác các mặt bằng thuộc quyền quản lý của mình để nâng cao năng lực cạnh tranh và giảm thiểu rủi ro trong kinh doanh ngành may mặc

Sau hơn 05 năm cổ phần hoá, Garmex Saigon JS đã đạt được những thành công nhất định, đánh dấu sự nỗ lực của cán bộ nhân viên công ty và khẳng định hướng đi đúng đắn khi chuyển sang hoạt động dưới hình thức Công ty cổ phần Công ty luôn hoàn thành vượt chỉ tiêu kế hoạch doanh thu và lợi nhuận do ĐHCĐ đề ra Tốc độ tăng trưởng sản xuất bình quân 25%/năm, mức cổ tức chi trả cho cổ đông luôn được duy trì ở mức khá cao (18%)

Garmex Saigon JS đã thực hiện niêm yết và bắt đầu giao dịch trên thị trường chứng khoán TP Hồ Chí Minh từ ngày 22/12/2006 Đây là một bước ngoặt trong lịch

sử phát triển của Công ty Thông qua thị trường chứng khoán, Garmex Saigon JS được biết đến rộng rãi trong công chúng Đây còn là kênh huy động vốn rất hiệu quả cho Công ty trong tương lai

Dịch vụ khai thuế Hải Quan và giao nhận xuất nhập khẩu

Tư vấn về quản lý kinh doanh

Đầu tư tài chính

CÔNG TY CỔ PHẦN SX-TM MAY SÀI SÒN

Phòn

g kế toán thống kê

Phòn

g hành chánh

Phòng xuất nhập khẩu

Phòng

kĩ thuật quản

lý chất lượng

Phòng phát triển

dự án

& dịch vụ

Phòng

kế hoạch- sản xuất

Phòn

g KD

Trưởng phòng

Nhân viên 1

Nhân viên 2

Nhân viên 3

Nhân viên 4

Nhân viên 5

Kinh doanh các ngành, nghề khác trong phạm vi đăng ký và phù hợp với quy định của pháp luật

3.2.Giới thiệu phòng hành chánh của công ty:

Trong công ty CP SX-TM May Sài Gòn, phòng hành chánh là một phòng độc lập chịu sự quản lý trực tiếp của ban giám đốc, phòng hành chánh có những chức năng nhiệm vụ như sau:

a Chức năng tham mưu:

Nghiên cứu và nắm vững qui định pháp luật liên quan đến hoạt động của Công

Ty, kiểm tra việc thực hiện nội qui của các bộ phận và cá nhân trong toàn công ty

Tổ chức và phối hợp với các đơn vị khác thực hiện quản lý nhân sự, tuyển dụng, đào tạo và tái đào tạo và là cầu nối giữa BTGĐ và người lao động trong công ty

Tham mưu đề xuất cho lãnh đạo để xử lý các vấn đề thuộc lãnh vực tổ chức – hành chánh- nhân sự

Tham gia xây dựng hệ thống quản lý môi trường và trách nhiệm xã hội của công ty

Xây dựng hệ thống các qui chế, qui trình, qui định cho công ty và quản lý việc chấp hành các nội qui đó

b Chức năng hậu cần:

Phục vụ các công tác hành chánh để Tổng Ban Giám Đốc(TBGĐ) thuận tiện trong việc chỉ đạo- điều hành, phục vụ hành chánh để các bộ phận khác có điều kiện hoạt động tốt

Quản lý việc sử dụng và bảo vệ các loại tài sản của công ty

c Chức năng đại diện:

Cùng với công đoàn trao đổi, dung hòa các lợi ích giữa các cá nhân với cá nhân, giữa các cá nhân với tổ chức

Xử lý tốt các mâu thuẫn nội bộ trong tập thể CBCNV, gìn giữ đoàn kết và kỷ luật trong công ty

Tổ chức phối hợp và hỗ trợ các bộ phận khác để thực hiện các công tác đặc biệt

do ban Giám đốc phân công

3.3.Mô tả công việc của trưởng phòng hành chánh

Người thực hiện: Nguyễn Thị Thu Hương

3.3.1.Tóm tắt công việc:

Tham mưu cho Giám Đốc và chịu trách nhiệm về toàn bộ các vấn đề thuộc lĩnh vực hành chánh, nhân sự nhằm phát triển và sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực trong toàn công ty

3.3.2 Các mối quan hệ:

Bên trong:

Báo cáo định kỳ hàng tháng cho Giám Đốc về các hoạt động hành chánh - hoạt động - nhân sự như: sự biến động nhân viên, hoạch định lịch trình công tác của nhân viên, cập nhật những thông tư, nghị định có liên quan đến lãnh vực HĐSXKD của công ty

Quản lý và chịu trách nhiệm về toàn bộ công việc của phòng: Lập kế hoạch và phân công công việc cho các nhân viên trong phòng hành chính, theo dõi, đôn dốc nhân viên làm việc và chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về kết quả làm việc của nhân viên

Hỗ trợ và phối hợp với các phòng ban khác: Khi có sự biến động về nhân sự hoặc khi công ty cần những thông tin về nhân viên, trưởng phòng sẽ tiếp nhận những thông tin này và phân chia công viêc cho nhân viên xử lý

Quan hệ lao động :

Chào đón và cho nhân viên thử việc ký kết cam kết thử việc

Giám sát giai đoạn thử việc của nhân viên mới đảm bảo các trưởng phòng ban thực hiện tốt việc đánh giá nhân viên thử việc

Lắng nghe ý kiến, tâm tư, nguyện vọng từ người lao động và giải quyết trong thẩm quyền

Thực hiện các thủ tục cho nhân viên nghỉ việc