mô tả công việc của trưởng phòng hành chính công ty cổ phần sản xuất - thương mại sài gòn
ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP.HCM KHOA KINH TẾ - LUẬT BỘ MÔN QUẢN TRỊ KINH DOANH Tiểu luận: Môn Quản Trị Nguồn Nhân Lực Đề Tài: MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT- THƯƠNG MẠI MAY SÀI GÒN GVHD: TSKH.PHẠM ĐỨC CHÍNH Nhóm thực hiện: K06407B Trần Thị Thùy Biên K064071241 Võ Thị Dung K064071248 Phạm Mỹ Phương K064071298 Đỗ Thị Phương Thảo K064071309 Trần Thị Hồng Thắm K064071312 TPHCM tháng 12 năm 2009 NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN ………………………………………………………………………………………… ……. ………………………………………………………………………………………… ……. ………………………………………………………………………………………… ……. ………………………………………………………………………………………… ……. ………………………………………………………………………………………… ……. ………………………………………………………………………………………… ……. ………………………………………………………………………………………… ……. ………………………………………………………………………………………… ……. ………………………………………………………………………………………… ……. ………………………………………………………………………………………… ……. ………………………………………………………………………………………… ……. ………………………………………………………………………………………… ……. ………………………………………………………………………………………… ……. ………………………………………………………………………………………… ……. 2 ………………………………………………………………………………………… ……. ………………………………………………………………………………………… ……. ………………………………………………………………………………………… ……. ………………………………………………………………………………………… ……. ………………………………………………………………………………………… …….…. ………………………………………………………………………………………… …. ………………………………………………………………………………………… ……. ………………………………………………………………………………………… ……. ………………………………………………………………………………………… ……. ………………………………………………………………………………………… …….……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… MỤC LỤC Trang CHƯƠNG 1 1.1.Lí do chọn đề tài:…………………………………………………………1 1.2. Đối tượng nghiên cứu:………………………………………………… 1 1.3. Mục đích nghiên cứu của đề tài:……………………………………… 2 1.4. Phạm vi nghiên cứu: :……………………………… ……… 2 1.5. Phương pháp nghiên cứu: :………………………………… …… 2 1.6.Kết cấu của đề tài:…………………………………… … 2 CHƯƠNG 2: LÝ THUYẾT VỀ MÔ TẢ CÔNG VIỆC 3 2.1. Lý thuyết về Quản lý hành chánh của Henry Fayol (1841-1925) 3 2.2.Lí thuyết phân tích công việc: 4 2.3.Lý thuyết về mô tả công việc: 4 3 CHƯƠNG 3: MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN SX – TM MAY SÀI GÒN 6 3.1. Giới thiệu chung về công ty: 6 3.2.Giới thiệu phòng hành chánh của công ty: 9 3.3.Mô tả công việc của trưởng phòng hành chánh 10 3.3.2. Các mối quan hệ: 10 3.3.1.Tóm tắt công việc: : 10 3.3.3. Quyền hạn của công việc: 11 3.3.4. Chức năng, nhiệm vụ cụ thể: : 12 3.3.5. Điều kiện làm việc: 14 3.3.6. Tiêu chuẩn lựa chọn trưởng phòng hành chánh 14 3.3.6.1. Trình độ chuyên môn: 14 3.3.6.2. Kỹ năng quản lý: 15 3.3.6.3. Kinh nghiệm sống và kinh nghiệm công việc 15 3.3.6.4. Tố chất. 15 CHƯƠNG 4: KẾT LUẬN………………………………………………… 16 BẢNG CÂU HỎI PHỎNG VẤN MÔ TẢ CÔNG VIỆC 17 TÀI LIỆU THAM KHẢO………………………………………………… 18 CHƯƠNG 1 1.1.Lí do chọn đề tài: Trong thời đại kinh tế tri thức, cạnh tranh thị trường đã ở vào giai đoạn căng thẳng nhất, dòng người trong biển thương trường không lúc nào là không có cạnh tranh về sản phẩm, cạnh tranh thị trường và cạnh tranh quản lý nhưng con người là quan trọng nhất. Con người là nguồn vốn tài sản quí nhất, có ý nghĩa quyết định nhất trong tất cả các nguồn vốn trên thế giới. Carnegie, người được coi là ông vua của ngành công nghiệp thép Mỹ từng nói: “Anh có thể lấy đi toàn bộ công xưởng, thiết bị, thị trường, nguồn vốn của tôi nhưng chỉ cần để lại cho tôi tổ chức và nhân viên thì vài 4 năm sau tôi vẫn có thể là vua thép”. Câu nói của ông đã phản ánh nhận thức của các doanh nghiệp phương Tây trong tư tưởng quản lý, có nghĩa họ đã nhận thức được nhân tố con người là quan trọng nhất. Trong công ty thì mỗi phòng ban đều có nhiệm vụ và tầm quan trọng riêng của nó, và con người trong đó là nhân tố quyết định nên thành bại của công ty. Quản trị hành chính văn phòng (HCVP) là một công tác quan trọng đối với bất kỳ một cơ quan nào, có ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của cơ quan. Công tác này nếu được thực hiện tốt sẽ thúc đẩy sự tiến bộ trên nhiều mặt của tổ chức và ngược lại, nếu thực hiện không hiệu quả có thể tác động tiêu cực đến quá trình phát triển của tổ chức đó. HCVP là một bộ phận không thể thiếu, gồm những người làm công việc văn phòng cho các công ty. Hầu hết các công ty, kể cả các doanh nghiệp vừa và nhỏ đều có bộ phận HCVP. Đôi khi phòng hành chánh (HC) kiêm thêm nhiệm vụ làm công tác nhân sự nên được gọi là phòng hành chính - nhân sự. Và để phòng hành chánh có thể phát huy hết vai trò cũng như trách nhiệm của mình thì vai trò của trưởng phòng cũng rất quan trọng trong việc điều phối và phân công công việc của từng thành viên. 1.2. Đối tượng nghiên cứu: Trưởng phòng hành chánh của công ty SX-TM MAY SÀI GÒN 1.3. Mục đích nghiên cứu của đề tài: Tìm hiểu về công việc của trưởng phòng hành chánh của công ty SX-TM MAY SÀI GÒN 1.4. Phạm vi nghiên cứu: Không gian: Phòng hành chánh của công ty SX-TM MAY SÀI GÒN Thời gian: Từ 2007 đến 10/2009 1.5. Phương pháp nghiên cứu: Phương pháp khảo sát thực tế: gặp gỡ và trao đổi với Trưởng phòng hành chánh của công ty. 5 Phương pháp thu thập dữ liệu: Dữ liệu sơ cấp: dữ liệu mới chưa được xử lý ( dữ liệu được cung cấp bởi nhân viên công ty). Dữ liệu thứ cấp: dữ liệu đã qua xử lý trên Internet, sách báo… Phương pháp tổng hợp: tổng hợp các dữ liệu đã thu thập được Phương pháp phân tích: từ các dữ liệu tổng hợp có được, phân tích chúng để đưa ra các kết luận 1.6.Kết cấu của đề tài Chương 1 Chương 2: Lý thuyết về mô tả công việc Chương 3: Mô tả công việc của trưởng phòng hành chánh Chương 4: Kết luận CHƯƠNG 2: LÝ THUYẾT VỀ MÔ TẢ CÔNG VIỆC 2.1. Lý thuyết về Quản lý hành chánh của Henry Fayol (1841-1925) Henry Fayol đưa ra định nghĩa : “Quản lý hành chánh là dự đoán và lập kế hoạch, tổ chức điều khiển, phối hợp và kiểm tra”. Fayol phân loại hoạt động của một hãng kinh doanh và bất kỳ tổ chức nào thành sáu nhóm: 1. Các hoạt động kỹ thuật; 2. Thương mại- mua bán, trao đổi; 3.Tài chính- việc sử dụng vốn; 4. An ninh (việc bảo vệ người và tài sản); 5.dịch vụ hoạch toán, thống kê; 6. Quản lý hành chánh 6 Quản lý hành chánh liên quan đến cả 5 nhóm hoạt động trên và là sự tổng hợp của các nhân tố này, để tạo nên sức mạnh của tổ chức. Đối với người có chức vụ càng cao, thì đòi hỏi về khả năng quản lý hành chánh càng lớn. “Ở cấp dưới, khả năng chuyên môn là điểm quan trọng nhất. Ở cấp trên, khả năng quản lý hành chánh là chủ chốt, tổ chức càng lớn thì càng phải như vậy”. Fayol cụ thể, “năng lực quản lý” thực sự là năng lực “dự đoán và lập kế hoạch, tổ chức, điều khiển, phối hợp và kiểm tra”. Đây cũng là tiêu chí quyết định việc bổ nhiệm cán bộ quản lý và cũng là nhân tố quyết định sự thành bại của tổ chức. Fayol lần đầu tiên đưa ra 5 yếu tố, đồng thời là 5 chức năng của quản lý. Đó là: 1. Dự tính, gồm: dự đoán và lập kế hoạch; 2. Tổ chức; 3. Điều khiển; 4. Phối hợp; 5. Kiểm tra. Fayol cho rằng có những nguyên tắc quản lý hành chánh chung cho các loại hình tổ chức khác nhau và ông đã đề ra 14 nguyên tắc. Đó là: 1.Chuyên môn hóa; 2.Quyền hạn đi đôi với trách nhiệm; 3.Tính kỷ luật cao; 4.Sự thống nhất mệnh lệnh; 5.Sự thống nhất trong lãnh đạo; 6.Sự trợ giúp của cá nhân đối với lợi ích chung; 7.Thưởng; 8.Sự tập trung; 9.Trật tự thứ bậc; 10.Trật tự; 11.Sự hợp tình, hợp lý; 12.Sự ổn định trong việc hưởng thụ; 13.Tính sáng tạo; 14.Tinh thần đồng đội. 2.2.Lí thuyết phân tích công việc: Phân tích công việc là gì? Thu thập thông tin về công việc một cách có hệ thống Nhằm xác định các nhiệm vụ thuộc phạm vi công việc Các kĩ năng, năng lực và trách nhiệm cần phải có để thực hiện thành công công việc Tại sao phải phân tích công việc? Đây là: 7 Nền tảng của công tác hoạch định nguồn nhân lực. Định hướng cho quá trình tuyển dụng, lựa chọn và bố trí nhân viên. Lên kế hoạch bổ nhiệm và thuyên chuyển. Xác định nhu cầu đào tạo và lập kế hoạch cho các chương trình. Xây dựng hệ thống tiền lương. Cơ sở cải thiện môi trường làm việc. Các sản phẩm của phân tích công việc: Bảng mô tả công việc : Mô tả các nhiệm vụ cấu thành nên công việc. Bảng yêu cầu chuyên môn: Những kĩ năng đặc thù cần có để hoàn thành tốt công việc. Bảng tiêu chuẩn kết quả công việc : Xác định các thước đo đánh giá kết quả công việc. 2.3.Lý thuyết về mô tả công việc “Mô tả công việc là một tài liệu cung cấp thông tin liên quan đến các công tác cụ thể, các nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc”. Bản mô tả công việc là văn bản nêu ra các nhiệm vụ và trách nhiệm liên quan tới một công việc được giao và những điều kiện đối với người làm nhiệm vụ đó. Bản mô tả công việc phải được viết bằng ngôn ngữ đơn giản, tạo ra sự so sánh với các công việc khác và dễ hiểu đối với người giao cũng như người nhận công việc đó. Ý nghĩa của bản mô tả công việc: Để mọi người biết họ cần làm gì. Định ra mục tiêu và tiêu chuẩn cho người làm nhiệm vụ đó. Công việc không bị lặp lại do một người khác làm. Tránh được các tình huống va chạm. Mọi người biết ai làm và làm nhiệm vụ gì. Mỗi người đều phải có một bản mô tả công việc, thậm chí cả người chồng hoặc vợ của người chủ doanh nghiệp cũng phải có nếu họ có liên quan đến công việc. Những thông tin mà một bản mô tả công việc cần có: 8 Không có một mẫu chuẩn nào dành cho các bản mô tả công việc vì có quá nhiều công việc khác nhau. Tuy nhiên một bản mô tả công việc được cho là hiệu quả đều gồm các thông tin sau: a. Tên công việc của người được tuyển vào cho việc đó, vị trí trong sơ đồ tổ chức, nơi làm việc: thành phố nào, nhà máy nào, phòng nào, máy móc gì v.v. b. Công việc cần thực hiện: Có bản mô tả chính xác ai là người thực hiện công việc đó, người đó sẽ tiến hành ra sao và tại sao lại làm công việc đó. Xác định phạm vi và mục đích công việc. Những hướng dẫn chi tiết bao gồm công việc được giao, nhiệm vụ cụ thể, phạm vi trách nhiệm, quyền hạn, quan hệ công việc, phương pháp cụ thể, thiết bị kĩ thuật, điều kiện làm việc và những ví dụ cụ thể được diễn đạt theo một trình tự thời gian hoặc logic. c. Chỉ dẫn chi tiết về công việc: Những kĩ năng tinh thần (nền tảng giáo dục, kiến thức công việc, trách nhiệm công việc) và những kĩ năng về thể chất, điều kiện làm việc là những yếu tố quan trọng trong bản mô tả công việc. Những đánh giá về các thuộc tính và tầm quan trọng của chúng có thể mang tính chủ quan vì những yêu cầu thường xuyên phát sinh từ việc thực hiện nhiệm vụ d. Tiêu chuẩn thực hiện công việc: Hầu hết những bản mô tả công việc đều nêu rõ nhiệm vụ cụ thể nhưng không yêu cầu cần phải thực hiện tốt công việc đó ở mức nào. Những tiêu chuẩn đối với việc thực hiện công việc đã loại bỏ được yếu tố không rõ ràng này. Chẳng hạn như tiêu chuẩn có thể là: Trong một ngày phải lắp được 5 chiếc xe đạp hay bán tăng một số lượng hàng nhất định là ….trong một tháng. Nội dung chính của bảng tiêu chuẩn công việc: Các công việc rất đa dạng nên các yêu cầu của công việc cũng rất đa dạng, phong phú. Những yêu cầu chung của bảng tiêu chuẩn công việc là: Trình độ văn hóa, chuyên môn và các khóa đào tạo đã qua. Các môn học chủ yếu của các khóa được đào tạo, kết quả thi các môn học chủ yếu và tốt nghiệp. Trình độ ngoại ngữ: cần biết ngoại ngữ gì và mức độ về đọc, nghe và viết. Thâm niên công tác trong nghề và các thành tích đã đạt được. Tuổi đời. 9 Sức khỏe. Ngoại hình. Năng khiếu đặc biệt và các yêu cầu đặc biệt như ghi tốc ký, đánh máy. Hoàn cảnh gia đình. Tham vọng cầu tiến, sở thích, nguyện vọng cá nhân. Các tiêu chuẩn đặc thù khác theo yêu cầu của công việc. CHƯƠNG 3: MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN SX – TM MAY SÀI GÒN. 3.1. Giới thiệu chung về công ty: Địa chỉ: Văn phòng Công ty: Số 236/7 Nguyễn Văn Lượng, Phường 17, Quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh 10 [...]...Điện thoại: 8 4- (8) 39844 822 Fax: 8 4-( 8) 39844 746 Email: gmsg@hcm.fpt.vn Website: http://www.garmexsaigon-gmc.com Công ty Cổ phần Sản xuất - Thương mại May Sài Gòn tiền thân là Công ty Sản Xuất- Xuất Nhập Khẩu May Sài Gòn (Garmex Saigon), được thành lập năm 1976 từ việc tổ chức lại Liên hiệp xí nghiệp May Thành phố Hồ Chí Minh Ngày 05/05/2003, Garmex đã thực hiện chuyển đổi thành Công ty cổ phần theo... vụ của phòng hành chánh và giúp chúng ta hình dung được những công viêc của môt trưởng trưởng phòng hành chánh Đề tài vẫn còn nhiều thiếu sót mong thầy đóng góp ý kiến để đề tài của nhóm hoàn thiện hơn Cảm ơn thầy BẢNG CÂU HỎI PHỎNG VẤN MÔ TẢ CÔNG VIỆC Địa điểm :phòng hành chánh công ty CP SX-TM May Sài Gòn Vị trí được phỏng vấn :Trưởng phòng hành chánh Câu 1: Nêu những nhiệm vụ chính mà một trưởng phòng. .. của tổ chức, từ việc xây dựng chiến lược nhân sự, xây dựng chính sách nhân sự, thực thi công tác nhân sự (tuyển dụng, đào tạo, phát triển, ), quản lý thành tích, phát triển đội ngũ lãnh đạo nguồn, CHƯƠNG 4: KẾT LUẬN Nhận xét, đánh giá Qua thực tế tìm hiểu công việc của trưởng phòng hành chánh của công ty SXTM May Sài Gòn, chúng tôi nhận thấy rằng công ty không có sự tách biệt giữa hai phòng hành chính. .. lịch sử phát triển của Công ty Thông qua thị trường chứng khoán, Garmex Saigon JS được biết đến rộng rãi trong công chúng Đây còn là kênh huy động vốn rất hiệu quả cho Công ty trong tương lai 11 Cơ cấu tổ chức: Phòn g KD CÔNG TY CỔ PHẦN SX-TM MAY SÀI SÒN Phòn g kế toán thống kê Phòng xuất nhập khẩu Phòn g hành chánh Phòng kế hoạchsản xuất Phòng kĩ thuật quản lý chất lượng Nhân viên 4 Phòng phát triển... nhiệm vụ chính mà một trưởng phòng hành chính phải đảm nhận? Câu 2: trưởng phòng hành chính chịu sự giám sát của ai? 19 Câu 3: Các vị trí nào cùng cấp tương tác với trưởng phòng hành chính? Mô tả bản chất của các mối quan hệ này? Câu 4: quyền hạn ra quyết định về những vấn đề gì? Những quyết định nào phải thông qua cấp trên? Câu 5: Vị trí công việc trưởng phòng hành chính cần phải đáp ứng những yêu cầu... Câu 6: Vị trí công việc trưởng phòng hành chính cần phải có những kiến thức chuyên môn gì? Mức độ yêu cầu như thế nào? Câu 7: Vị trí công việc trưởng phòng hành chính cần phải có những kỹ năng nghề nghiệp gì? Mức độ yêu cầu như thế nào? Câu 8: Công ty đã tạo điều kiện làm việc như thế nào cho vị trí của chị? TÀI LIỆU THAM KHẢO 1 Phạm Thế Tri-Quản Trị Học-NXB ĐHQG TPHCM 2006 2 Martin Hilb-Quản Trị Nhân... hội của công ty Xây dựng hệ thống các qui chế, qui trình, qui định cho công ty và quản lý việc chấp hành các nội qui đó b Chức năng hậu cần: Phục vụ các công tác hành chánh để Tổng Ban Giám Đốc(TBGĐ) thuận tiện trong việc chỉ đạo- điều hành, phục vụ hành chánh để các bộ phận khác có điều kiện hoạt động tốt Quản lý việc sử dụng và bảo vệ các loại tài sản của công ty c Chức năng đại diện: Cùng với công. .. Đốc về các hoạt động hành chánh - hoạt động - nhân sự như: sự biến động nhân viên, hoạch định lịch trình công tác của nhân viên, cập nhật những thông tư, nghị định có liên quan đến lãnh vực HĐSXKD của công ty Quản lý và chịu trách nhiệm về toàn bộ công việc của phòng: Lập kế hoạch và phân công công việc cho các nhân viên trong phòng hành chính, theo dõi, đôn dốc nhân viên làm việc và chịu trách nhiệm... Dịch vụ khai thuế Hải Quan và giao nhận xuất nhập khẩu Tư vấn về quản lý kinh doanh Đầu tư tài chính 12 Kinh doanh các ngành, nghề khác trong phạm vi đăng ký và phù hợp với quy định của pháp luật 3.2.Giới thiệu phòng hành chánh của công ty: Trong công ty CP SX-TM May Sài Gòn, phòng hành chánh là một phòng độc lập chịu sự quản lý trực tiếp của ban giám đốc, phòng hành chánh có những chức năng nhiệm vụ... sự Trong khi phòng hành chánh chỉ có 6 nhân viên nên phòng hành chánh nói chung và trưởng phòng hành chánh nói riêng đảm nhận rất 18 nhiều công việc Vì vậy, điều này có thể ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của phòng hành chánh cũng như của toàn công ty Kết luận: Tuy thời gian thực hiện đề tài ngắn nhưng chúng tôi đã cố gắng hoàn thành đề tài Mặc dù còn nhiều thiếu sót nhưng đề tài cũng phần nào cung . TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN SX – TM MAY SÀI GÒN 6 3.1. Giới thiệu chung về công ty: 6 3.2.Giới thiệu phòng hành chánh của công ty: 9 3.3 .Mô tả công việc của trưởng phòng hành chánh. TP.HCM KHOA KINH TẾ - LUẬT BỘ MÔN QUẢN TRỊ KINH DOANH Tiểu luận: Môn Quản Trị Nguồn Nhân Lực Đề Tài: MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT- THƯƠNG MẠI MAY SÀI GÒN GVHD:. theo yêu cầu của công việc. CHƯƠNG 3: MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN SX – TM MAY SÀI GÒN. 3.1. Giới thiệu chung về công ty: Địa chỉ: Văn phòng Công ty: Số 236/7