phân tích công việc của nhân viên phòng kinh doanh tại công ty cổ phần tập đoàn g.home

TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG – XÃ HỘI KHOA QUẢN LÝ LAO ĐỘNG BÀI THỰC HÀNH Môn QTNL Đề tài : Phân tích công việc của nhân viên phòng kinh doanh tại công ty Cổ Phần Tập Đoàn G.Home... Để làm

TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG – XÃ HỘI

KHOA QUẢN LÝ LAO ĐỘNG

BÀI THỰC HÀNH

Môn QTNL

Đề tài : Phân tích công việc của nhân viên phòng kinh

doanh tại công ty Cổ Phần Tập Đoàn G.Home.

Hà Nội , 11/ 2011LỜI NÓI ĐẦU

Giảng viên V.Hồng Ever!!

Sinh viên Nguyễn Văn Hồng

Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học-kỹ thuật và toàn cầuhóa kinh tế, yếu tố con người và vấn đề quản lý con người đang ngày đượcquan tâm chú trọng như là yếu tố chính quyết định sự thành công hay thất bạicủa bất kỳ một tổ chức, doanh nghiệp nào Chỉ khi nguồn nhân lực được sửdụng một cách có hiệu quả thì tổ chức ấy mới có thể hoạt động một cách tốtnhất và đạt được những thành công Nguồn nhân lực vẫn luôn giữ một vai tròquyết định trong các tổ chức, doanh nghiệp để tồn tại và phát triển trong môitrường cạnh tranh gay gắt Để làm được điều này, doanh nghiệp cần phảithực hiện đồng thời nhiều công việc và một trong những công việc đó là côngtác quản trị nhân lực, trong đó phân tích công việc ngày càng trở thành bộphận quan trọng của quản lý nhân lực trong các tổ chức và doanh nghiệp.Phân tích công việc cụ thể có rất nhiều thông tin liên quan đến công việc đó

và chúng thường được hệ thống hóa trình bày dưới dạng : bản mô tả côngviệc, bản yêu cầu đối với người thực hiện công việc, bản tiêu chuẩn thực hiệncông việc Đó là những công cụ rất hữu hiệu cho tất cả những ai liên quanđến chức năng quản lý nhân sự

Công ty Cổ Phần Tập Đoàn G.Home mới chuyển sang hình thức tập đoàntrong thời gian gần đây,bao gồm các công ty thành viên : Công Ty TNHHMTV G.Home Bình Xuyên , Công Ty TNHH MTV Đệm Và Nội Thất G.HomeLong An , Công Ty TNHH Chấn Hưng & Công Ty TNHH Siêu Việt Hưng Yên

Vì vậy thực trạng của công ty luôn đặt ra những đòi hỏi với công tác quản trịnhân lực của công ty để làm sao có nguồn nhân lực thực sự phù hợp vớinhững mục tiêu mà công ty đã đặt ra trước mắt và trong tương lai

Trong quá trình tìm hiểu và phân tích công việc của nhân viên phòng kinhdoanh tại công ty Cổ Phần Tập Đoàn G.Home Báo cáo thực tế có những nộidung như sau:

I Tổng quan về đơn vị thực tế: Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn G.Home

II. Khảo sát thực tế

1 Chuẩn bị phân tích công việc

2 Thu thập và xác minh thông tin phân tích công việc

3 Phác thảo kết quả phân tích công việc

4 Kiểm chứng lấy ý kiến, thu thập thông tin bổ xung

5 Hoàn thiện kết quả phân tích công việc

III Giải trình ý nghĩa và cách thức sử dụng, phát huy hiệu quả của PTCV

IV Kết luận

I TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẾ : CÔNG TY CP TẬP ĐOÀN G.HOME.

1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty.

Công ty CP Tập Đoàn G.Home được thành lập vào tháng 5/2005 với ngànhnghề sản xuất ban đầu là sản xuất chăn, ga, gối, đệm Trong những năm đầucông ty tập chung công nghệ hiện đại để sản xuất đệm lò xo để phục vụ nhu cầutrong nước và xuất khẩu Đệm, chăn, ga của công ty với ưu thế về chất lượng vàgiá cả đã nhanh chóng chiếm lĩnh được thị trường, với thị trường rộng khắp ởmiền Bắc, miền Trung và đã xuất khẩu sang một số nước như Cu-Ba và Mỹ

Năm 2007 công ty bắt đầu thiết lập cơ sở sản xuất ở TP.HCM và pháttriển thị trường ở các tỉnh phía Nam Đến nay với gần 60 000 công nhân làm việc

ở công ty với mạng lưới bán hàng rộng khắp trên 350 đại lý của 2 thương hiệu nổitiếng là EVERHOME và COZIN, khẳng định công ty CP Tập Đoàn G.Home làcông ty hàng đầu trong lĩnh vực sản xuất nội thất chăn, ga, gối, đệm tại Việt Nam

và có tốc độ tăng trưởng, phát triển khá mạnh

Bên cạnh lĩnh vực sản xuất, năm 2009 công ty bắt đầu tham gia vào lĩnhvực xây dựng và bất động sản Công ty đã tiến hành các thủ tục để triển khai một

số dự án bất đọng sản như: xây dựng trung tâm thương mại, văn phòn cho thuê,khu du lịch sinh thái,…

2 Tên, hình thức, trụ sở, thời gian hoạt động.

 Tên công ty:

 Tên tiếng việt: Công ty CP Tập Đoàn G.Home

 Tên công ty viết bằng tiếng nước ngoài: G.HOME GROUP JOINTSTOCK COMPANY

 Tên công ty viết tắt: G.HOME GROUP.,JSC

 Địa chỉ trụ sở chính: Thôn 1, Xã Thạch Hòa, Huyện ThạchThất, TP Hà Nội, Việt Nam

Điện thoại: (04) 7564442

Fax: 84-4-33688755 - 33688756

Mail: info@everhome.vn

Website: http://www.everhome.com.vn

 Thời hạn hoạt động: bắt đầu từ ngày thành lập, ngày 11/5/2005 và là vôthời hạn.

3 Lĩnh vực sản xuất kinh doanh của công ty:

 Sản xuất các mặt hàng chăn, ga, gối, đệm

 Sản xuất kinh doanh mặt hàng bao bì Nilon, …

 Đầu tư, xây dựng các công trình khu đô thị, khu nghỉ mát, khu vuichơi giải trí

 Sản xuất, kinh doanh nội thất, làm đại lý vật tư và trang thiết bịnội, ngoại thất

 Xây dựng nhà ở, cầu đường

 Kinh doanh bất động sản

 Đầu tư tài chính, kinh doanh dịch vụ khu đô thị mới và cụm côngnghiệp

 Sản xuất trang phục, hàng may mặc

 Mua bán máy móc, thiết bị và phụ tùng máy dệt, may

 Sản xuất đồ gỗ xây dựng, đồ nội thất bằng gỗ

 Mua bán, khai thác, chế biến khoáng sản

 Thành lập và tổ chức thực hiện các dự án đầu tư

 Kinh doanh và môi giới bất động sản, cho thuê nhà và đất côngnghiệp

 Tư vấn thiết kế

 Thi công xây lắp công trình

 Kinh doanh xuất-nhập khẩu vật tư, máy móc thiết bị phục vụchuyên ngành nội thất xây dựng, khu vui chơi giải trí

4 Sơ đồ bộ máy tổ chức công ty.

II: KHẢO SÁT THỰC TẾ.

1 Chuẩn bị phân tích công việc.

1.1 Xác định mục đích phân tích công việc.

 Tìm hiểu về công ty

 Tìm hiểu công việc của nhân viên phòng kinh doanh

 Trang bị cho bản thân nghiệp vụ phân tích công việc và các nghiệp

vụ có liên quan

 Khẳng định thông tin thu thập của bản thân và thực tế làm việc

 Hoàn thiện bản mô tả công việc, bản yêu cầu công việc, tiêu chuẩnđối với người thực hiện công việc trong công ty

1.2 Xác định công việc cần phân tích.

 Tên công việc: công việc của nhân viên kinh doanh (phòng kinhdoanh)

 Số người cùng thực hiện công việc: 4 người

 Vị trí công việc trong quy trình công nghệ: là khâu quyết định đếnquá trình tiêu thụ sản phẩm

 Hiện trạng về phân tích công việc: chưa có

1.3Giải trình cách thức lựa chọn, thiết kế phương pháp thu thập thông tin.

Do tính chất của công việc phòng kinh doanh có phạm vi thông tinrộng và phức tạp, công việc thì đa dạng về nhiều lĩnh vực nên chúng tôilựa chọn sự kết hợp của nhiều phương pháp, bao gồm các phươngpháp sau:

o Quan sát

o Phỏng vấn trực tiếp

o Lấy tài liệu trực tiếp tại công ty

o Điều tra bằng phiếu hỏi

 Thiết kế mẫu thu thập thông tin

 Đối tượng thu thập thông tin:

- Trưởng phòng kinh doanh

- Các nhân viên phòng kinh doanh

- Cán bộ quản lý

- Một số đối tượng khác

 Phiếu điều tra về phân tích công việc:

PHIẾU CÂU HỎI ĐIỀU TRA PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

Ngày 12 tháng 11 năm 2011Tên:………

Chức danh công việc:………

Bộ phận làm việc:………

Mục đích của bảng hỏi: thu thập thông tin về phân tích công việc nhằm hoànthiện kết quả phân tích công việc của nhân viên kinh doanh của công ty Rấtmong sự hợp tác của anh chị, những thông tin do anh chị cung cấp sẽ đượcđảm bảo bí mật

Nội dung bảng hỏi:

1 Vai trò và mục đích của công việc

Mẫu phỏng vấn về phân tích công việc:

BẢNG CÂU HỎI PHỎNG VẤN MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Thời gian thực hiện công việc:………

Vị trí thực hiện công việc:………

Mục đích xây dựng bảng câu hỏi phỏng vấn: nhằm thu thập những thôngtin từ những người đang thực hiện công việc ở phòng kinh doanh để từ đótìm hiểu thêm và biết được những nội dung mà ta không quan sát được Nội dung:

1. Số lượng nhân viên trong phòng kinh doanh và vị trí chức danh củahọ?

1.4 Xây dựng kế hoạch cụ thể phân tích công việc:

 Nhóm thực hiện: Nguyễn Quỳnh Nụ

 Đơn vị thực tế: Công ty CP Tập Đoàn G.Home

 Địa chỉ: Thôn 1, Xã Thạch Hòa, Huyện Thạch Thất, TP Hà Nội

 Đối tượng phân tích công việc: nhân viên phòng kinh doanh

trong công ty

 Thời gian thực hiện: từ 12./11./2011 đến 17./11./2011

Đối tượng cung cấp thông tin và địa điểm

Thời gian thực hiện

nhiệm vụ của nhân

viên kinh doanh.

Q.Nụ

Nguyễn Thị Đào.

Đinh Văn Dũng (tại công ty)

Nhân viên phòng kinh doanh, phòng TC nhân sự và một số nhân viên khác.

Tại công ty

Tại công ty

Từ 12/11/2011 đến

14/11/2011

Thu thập được thông tin về chức năng, nhiệm vụ, chuyên môn của nhân viên kinh doanh.

Thu thập được số liệu trong phiếu câu hỏi.

Quan sát được các hoạt động công việc nhân viên làm thực tế.

Thu thập được các văn bản cụ thể của công ty.

3 Tổng hợp, xử lý thông

tin. Q.Nụ Nhà riêng 15/11/2011 Bản phân tích công

việc phác thảo.

4 Kiểm chứng lấy ý kiến Q.Nụ Tại công ty 16/11/2011 Bản phân

tích công việc đã được chỉnh sửa.

5 Hoàn thiện kết quả

phân tích công việc.

Q.Nụ Tại trường ĐH LĐ-XH 17/11/2011 Bản phân

tích công việc đã hoàn chỉnh.

2 Thu thập và xác minh thông tin phân tích công việc.

2.1 Tài liệu hiện có liên quan đến công việc cần phân tích.

 Thông tin về cơ cấu, trách nhiệm, nhiệm vụ:

Phòng kinh doanh là phòng thực hiện chức năng nghiên cứu, thu thậpthông tin thị trường, nhu cầu khách hàng, triển khai kế hoạch kinhdoanh, tìm kiếm khách hàng mới, xúc tiến ký kết hợp đồng, hỗ trợ giaohàng và thu hồi công nợ,…

Hiện tại phòng có 6 thành viên:

Trưởng phòng : Nguyễn Quỳnh Nụ

Phó phòng: Lê Anh Đông

Nhân viên: Nguyễn Thị Xuân, Nguyễn Thị Đào, Phùng Thị Nụ.Đinh Văn Dũng

- Trưởng phòng: Nguyễn Quỳnh Nụ

Chức năng: tham mưu về chuyên môn nghiệp vụ cho ban giám

đốc công ty để thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Nghiên cứu thị trường, mở rộng thị trường

- Triển khai kế hoạch kinh doanh

- Xúc tiến ký hợp đồng

- Phó phòng: Lê Anh Đông

Chức năng: là người giúp việc cho trưởng phòng và thực hiện các

công việc do trưởng phòng ủy nhiệm

- Nhân viên: Nguyễn Thị Đào, Đinh Văn Dũng

Thu thập thông tin từ thị trường, đối thủ cạnh tranh, nghiên cứu đề ra các biện pháp quảng bá sản phẩm và mở rộng thị trường

-Nhân viên: Phùng Thị Nụ, Nguyễn Thị Xuân

Chăm sóc khách hàng, kiểm tra đôn đốc quá trình thực hiện hợp

 Thông tin về điều kiện làm việc, chế độ làm việc, nghỉ ngơi:

-Điều kiện làm việc rất tốt, mọi người nhiệt tình giúp đỡ nhau trong công việc, trang thiết bị và cơ sở vật chất đáp ứng tốt nhu cầu côngviệc

- Chế độ làm việc, nghỉ ngơi: 6 ngày/ tuần, được nghỉ ngày chủ nhật

và các ngày Lễ, Tết theo quy định

II.2 Các tài liệu thu thập thêm về công việc cần phân tích.

 Các thông báo, quy định của công ty

 Các bản kế hoạch doanh số dự kiến của phòng kinh doanh

 Các tờ trình của phòng kinh doanh

 Kế hoạch công tác

 Chỉ tiêu doanh số của công ty

3 Phác thảo kết quả phân tích công việc.

3.1 Kết quả phân tích công việc

 Phỏng vấn trực tiếp:

-Số lượng người phỏng vấn: 2 người trong công ty

-Thời gian phỏng vấn 1 lần: 30 phút

-Thái độ trả lời phỏng vấn: trung thực, nhiệt tình

-Kết quả, thông tin thu được: nhiệm vụ, chức năng, chuyên môn của nhân viên kinh doanh

 Phiếu điều tra bằng bảng hỏi:

-Số phiếu: 14 phiếu

-Chất lượng: thu đủ phiếu và có đủ thông tin trả lời

-Thông tin thu được: chi tiết, đặc điểm của công việc văn phòng

 Quan sát:

-Số người quan sát: 3 người

-Thông tin thu được: các công việc, hoạt động thực tế mà nhân viên kinh doanh thực hiện

 Tài liệu của công ty:

- Văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ của nhân viên kinh doanh

- Nội quy,quy định của công ty

- Tài liệu giới thiệu về công ty

- Một số tài liệu của phòng kinh doanh

4 Kiểm chứng, lấy ý kiến, thu thập thông tin bổ xung.

 Kiểm chứng, lấy ý kiến:

Giám đốc công ty

Thông tin bổ xung: ngoài những thông tin cơ bản ở trên, còn một số thông tin cụ thể bổ xung và một số văn bản, tài liệu liên quan đến công việc của nhân viên phòng kinh doanh được trình bày trong kếtquả của phân tích công việc dưới đây

5 Hoàn thiện kết quả phân tích công việc.

 BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Chức danh: nhân viên phòng kinh doanh

kế hoạch và tổ chức lịch công tác hàng ngày đối với những quan

hệ kinh doanh hiện có hay những quan hệ kinh doanh tiềm năng khác

- Lập kế hoạch công tác tuần, tháng trình Trưởng kênh bán hàng duyệt Thực hiện theo kế hoạch được duyệt

- Hiểu rõ và thuộc tính năng, bao bì, giá, ưu nhược điểm của sản phẩm, sản phẩm tương tự, sản phẩm của đối thủ cạnh tranh

- Nắm được quy trình tiếp xúc khách hàng, quy trình xử lý khiếu nại thông tin, quy trình nhận và giải quyết thông tin khách hàng, ghi nhận đầy đủ theo các biểu mâu của các quy trình này

- Tiếp xúc khách hàng và ghi nhận toàn bộ các thông tin của khách hàng trong báo cáo tiếp xúc khách hàng Báo cáo nội dung tiếp xúc khách hàng trong ngày cho Trưởng nhóm kinh doanh

- Lên dự thảo hợp đồng sau khi khách hàng đã đồng ý cơ bản, chuyển cho Trưởng nhóm bán hàng xin ý kiến về các điều khoảnhợp đồng Lập thủ tục ký kết hợp đồng, lưu bản copy hợp đồng, chuyển bản chính cho Trưởng nhóm giữ, một bản chính cho phòng kế toán giữ

- Trực tiếp thực hiện, đốc thúc thực hiện hợp đồng, bao gồm các thủ tục giao hàng, xuất hoá đơn, cùng khách hàng kiểm tra chất lượng sản phẩm giao

- Nhận và xử lý các khiếu nại của khách hàng về chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng,…

- Theo dõi quá trình thanh lý hợp đồng, hỗ trợ phòng kế toán đốc thúc công nợ, chỉ xong trách nhiệm khi khách hàng đã thanh toán xong

- Giao dịch, tìm hiểu nhu cầu của khách hàng Tìm kiếm khách

hàng tiềm năng và duy trì các mối quan hệ khách hàng.

- Cập nhật kiến thức công việc qua việc, đọc các sách báo về kinh doanh và tiếp thị

- Phát triển việc kinh doanh ở địa bàn được giao phó

- Chăm sóc khách hàng và bán hàng theo lịch trình đã định

 Mối quan hệ:

-Chịu sự chỉ đạo nghiệp vụ của phòng kinh doanh

-Chịu sự chỉ huy trực tiếp của trưởng phòng kinh doanh

-Phối hợp với các phòng, ban, bộ phận trong chi nhánh, thực hiện nhiệm vụ

-Phối hợp với các cơ quan, đơn vị ngoài để thực hiện nhiệm vụ được giao

 Điều kiện làm việc: làm việc chủ yếu trong văn phòng.

 BẢN YÊU CẦU ĐỐI VỚI NGƯỜI THỰC HIỆN CÔNG VIỆC.

Chức danh công việc: nhân viên phòng kinh doanh

Bộ phận: phòng kinh doanh

 Trình độ học vấn:

-Tốt nghiệp Cao đẳng chính quy trở lên

-Chuyên ngành quản trị kinh doanh, kinh tế thương mại, marketting

 Yêu cầu về kiến thức, kỹ năng:

-Kiến thức chuyên, môn chuyên ngành kinh doanh

-Kỹ năng tổng hợp và lập kế hoạch công việc

-Kỹ năng giao tiếp nhân sự, kỹ năng ngoại ngữ.

-Kỹ năng thuyết trình

-Kỹ năng làm việc nhóm

-Sử dụng thành thạo tin học văn phòng, các phần mềm liên quan đến công việc, làm việc độc lập

-Nhiệt tình, năng động, độc lập, nhạy bén

-Thúc đẩy và phát triển kinh doanh

 Kinh nghiệm làm việc: kinh nghiệm kinh doanh ít nhất 1 năm trở lên.

 Phẩm chất cần có: nhiệt tình, trung thực, có trách nhiệm với công việc.

 Yêu cầu về thể chất:

- Tuổi đời từ 23 tuổi trở lên

- Sức khoẻ tốt

- Chịu được áp lực công việc cao

 BẢN TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC.

Chức danh công việc: nhân viên kinh doanh

Người giám sát: Trưởng phòng kinh doanh

 Tiêu chí chung: tăng trưởng doanh số bán hàng, mở rộng thị trường và

công nợ không được vượt quá doanh thu tháng

 Tiêu chí cụ thể:

-Duy trì tốt các mối quan hệ kinh doanh hiện có và thiết lập thành công những mối quan hệ kinh doanh mới

-Thực hiện đúng theo kế hoạch công tác

-Nắm bắt đầy đủ các đặc điểm của sản phẩm

-Ký kết thành công các dự thảo và hợp đồng

-Giải quyết thành công các khiếu nại của khách hàng

-Thanh toán xong các công nợ