Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chi phí nguyên vật liệu chính tại công ty cổ phần Frit Huế

Mục đích của việc kiểm soát nội bộ nguyên vật liệu chính là đảm bảo rằng doanh nghiệp sử dụng nguyên vật liệu hiệu quả mà không bị lãng phí hoặc thất thoát do nhiều nguyên nhân khác nhau

LỜI CẢM ƠN

Để thực hiện và hoàn thành bài báo cáo nhóm này, nhóm chúng tôi đã nhận được

sự quan tâm, giúp đỡ tận tình về nhiều mặt của các cá nhân và tổ chức Với tình cảm chân thành và lòng quý trọng cho phép nhóm chúng tôi được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến :

Trường Đại học kinh tế Huế đã tạo điều kiện cho nhóm chúng tôi tiếp xúc với đơn

vị thực tập cùng các thầy cô giáo khoa Kế toán- Tài chính đã tận tình chỉ dạy trong đợt thực tập nghề nghiệp vừa qua để chúng tôi có thêm nhiều kiến thức hoàn thành đề tài một cách thuận lợi

Xin chân thành cảm ơn Công ty Cổ phần Frit Huế đã rất nhiệt tình giúp đỡ cho nhóm chúng tôi thuận lợi thu thập các số liệu cũng như tham gia vào một số chu trình kiểm soát tại công ty trong suốt quá trình thực hiện đề tài

Đặc biệt nhóm chúng tôi xin chân thành cảm ơn thầy Đào Nguyên Phi, người đã trực tiếp hướng dẫn và tận tình chỉ bảo cho chúng tôi làm quen với các thao tác nghiên cứu khoa học bằng tất cả lòng nhiệt tình và sự chu đáo

Dù rất cố gắng nhưng đề tài của nhóm chúng tôi không tránh khỏi những thiếu sót, kính mong quý thầy cô, các bạn học đóng góp ý kiến để đề tài được hoàn chỉnh hơn Chúng tôi xin chân thành cám ơn!

Nhóm 01

PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ

1 Lí do chọn đề tài

Trong cơ chế thị trường hiện nay, môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt, doanh nghiệp hay các tổ chức kinh tế nào cũng đều hướng đến mục tiêu là gia tăng lợi nhuận, tiết kiệm, phát huy tối đa các nguồn lực và nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp Để hoàn thành tốt những mục tiêu ấy, ngoài việc các doanh nghiệp phải phát triển các sản phẩm mới, nghiên cứu đối tác, đối thủ cạnh tranh, … doanh nghiệp còn phải sử dụng các phương pháp để kiểm soát tốt chi phí nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh Từ đó cho thấy, việc thiết lập và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại mỗi doanh nghiệp trở thành nhu cầu thiết yếu

Công ty Cổ phần Frit Huế chuyên về sản xuất men Frit và các loại hoá chất thuộc lĩnh vực gốm sứ nên chi phí nguyên vật liệu chiếm phần lớn tổng giá thành sản phẩm vì thế xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí nguyên vật liệu chính hiệu quả là vô cùng quan trọng Mục đích của việc kiểm soát nội bộ nguyên vật liệu chính là đảm bảo rằng doanh nghiệp sử dụng nguyên vật liệu hiệu quả mà không bị lãng phí hoặc thất thoát

do nhiều nguyên nhân khác nhau, phát hiện rủi ro trong quá trình sử dụng nhanh chóng và

dễ dàng hơn, từ đó sớm có biện pháp để hạn chế tối đa các rủi ro Ngoài ra kiểm soát nội

bộ chi phí nguyên vật liệu chính một cách hữu hiệu còn đảm bảo tính chính xác của các

số liệu kế toán và báo cáo tài chính của công ty

Trước tầm quan trọng của việc kiểm soát chi phí nguyên vật liệu chính trong doanh nghiệp sản xuất cùng với các kiến thức đã được học kết hợp với thời gian thực tế tại công

ty Cổ phần Frit Huế nên chúng tôi lựa chọn đề tài: “Thực trạng công tác kiểm soát nội

bộ chi phí nguyên vật liệu chính tại công ty cổ phần Frit Huế ”.

2 Mục đích nghiên cứu

• Hệ thống những vấn đề lý luận cơ bản về chi phí sản xuất nguyên vật liệu, chi phí nguyên vật liệu chính và kiểm soát nội bộ chi phí nguyên vật liệu chính trong doanh nghiệp

• Mô tả thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ, đặc biệt là thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chi phí nguyên vật liệu chính tại Công ty cổ phần Frit Huế, nhận biết điểm mạnh và đưa ra những hạn chế trong việc kiểm soát nội bộ chi phí nguyên vật liệu chính tại công ty

• Đưa ra những giải pháp nhằm tăng cường và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí nguyên vật liệu chính ở công ty cổ phần Frit Huế

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

• Đối tượng nghiên cứu:

Đối tượng tập trung nghiên cứu của đề tài là kiểm soát nội bộ chi phí nguyên vật liệu chính tại Công ty cổ phần Frit Huế

4 Phương pháp nghiên cứu

• Phương pháp nghiên cứu dữ liệu: Đề tài cần thu thập số liệu về tổng quan công

ty, chức năng và nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, bộ máy kế toán quản trị… Thu thập cơ sở lý luận về chi phí, thông tin kiểm soát chi phí dựa vào các kênh thông tin như tài liệu của công ty, giáo trình, mạng internet, tham khảo các luận văn cùng đề tài…

• Phương pháp điều tra, phỏng vấn:

• Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Để hiểu về thực tế công tác kiểm soát chi phí thì phải hỏi trực tiếp nhân viên phần hành kế toán liên quan như kế toán tổng hợp, kế toán vật tư,… và những người có liên quan.

• Phỏng vấn qua điện thoại: Khi không có điều kiện gặp trực tiếp đối tượng cần phỏng vấn thì có thể hỏi vấn đề thắc mắc thông qua điện thoại

•Phỏng vấn bằng bảng câu hỏi : Xây dựng bảng câu hỏi điều tra rõ ràng, cụ thể để

có thể thu tập thông tin từ nhiều đối tượng khác nhau

• Phương pháp quan sát: Là quá trình quan sát và ghi chép lại những công việc mà nhân viên của công ty thực hiện

• Phương pháp tổng hợp và phân tích: Từ những lý thuyết về kiểm soát nội bộ chi phí, tiến hành lựa chọn, phân tích những lý thuyết phù hợp với đề tài Từ những vấn đề phân tích được, tiến hành tổng hợp các lý thuyết để hình thành nên lý luận của đề tài

• Phương pháp phân tích số liệu: Sử dụng để tiến hành phân tích, so sánh, tổng hợp thông tin, chứng từ, sổ sách kế toán thu thập được để đánh giá quy trình kiểm soát nội

bộ chu trình sản xuất của công ty

5 Kết cấu của đề tài :

Đề tài gồm có 3 phần :

PHẦN I: Đặt vấn đề

PHẦN II: Nội dung và kết quả nghiên cứu

Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chi phí

Chương 2: Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chi phí nguyên vật liệu chính tại Công ty cổ phần Frit Huế

Chương 3: Nhận xét và đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chi phí nguyên vật liệu chính tại Công ty cổ phần Frit Huế

PHẦN III: Kết luận và kiến nghị

PHẦN II - NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU

CHƯƠNG 1 - CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ 1.1.Khái quát chung về hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

Theo chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam (chuẩn mực số 400): Hệ thống kiểm soát nội bộ: Là các qui định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các qui định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị.

Như vậy, hệ thống KSNB có nghĩa là: Thứ nhất là hệ thống kiểm soát nội bộ trong

một doanh nghiệp được hiểu là có hai phần: Phần thứ nhất là các cơ chế kiểm soát nội bộ bao gồm toàn bộ các cơ chế nghiệp vụ; các quy trình; các quy chế nghiệp vụ cộng với một

cơ cấu tổ chức (gồm sắp xếp, phân công phân nhiệm phân cấp, ủy quyền v.v ) nhằm làm cho hoạt động của doanh nghiệp được hiệu quả, an toàn Phần thứ hai của hệ thống kiểm soát nội bộ chính là các bộ kiểm tra giám sát chuyên trách, trong đó có kiểm toán nội bộ nhằm đảm bảo cho việc vận hành các cơ chế KSNB nói trên được thực hiện nghiêm, có

hiệu quả Thứ hai là hệ thống KSNB sẽ gắn liền với mọi bộ phận, mọi quy trình nghiệp vụ

và mọi nhân viên trong doanh nghiệp ít nhiều sẽ tham gia vào việc KSNB và kiểm soát lẫn nhau (chứ không đơn thuần là chỉ có cấp trên kiểm soát cấp dưới)

1.1.2 Các mục tiêu của kiểm soát nội bộ

Đối với báo cáo tài chính: Kiểm soát nội bộ phải đảm bảo về tính trung thục và đáng tin cậy của BCTC mà mình cung cấp

Đối với tính tuân thủ: kiểm soát nội bộ sẽ đảm bảo tính hợp lý trong việc chấp hành luật pháp và các quy định, chính sách của đơn vị cũng như của nhà nước

Đối với mục tiêu sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động: Hệ thống KSNB giúp đơn

vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả của các nguồn lực, bảo mật thông tin nâng cao uy tín

=> Các mục tiêu của hệ thống KSNB rất rộng nó bao trùm lên mọi mặt hoạt động

và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp

1.1.3 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

Theo COSO, dù có sự khác biệt đáng kể về tổ chức hệ thống KSNB giữa các đơn

vị vì phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô, tính chất, hoạt động, mục tiêu,…của từng nơi nhưng bất kỳ hệ thống kiểm soát nội bộ nào cũng bao gồm 5 bộ phận cơ bản sau:

- Môi trường kiểm soát

- Đánh giá rủi ro

- Hoạt động kiểm soát

- Thông tin và truyền thông

- Giám sát

 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một tổ chức, chi phối đến ý thức kiểm soát của mọi người trong tổ chức, là nền tảng cho mọi bộ phận khác của kiểm soát nội bộ, bao gồm các nhân tố:

- Tính chính trực và giá trị đạo đức: Sự hữu hiệu của hệ thống KSNB trước tiên

phụ thuộc vào tính chính trực và việc tôn trọng các giá trị đạo đức của những người liên quan đến các quá trình kiểm toán

- Đảm bảo về năng lực:Đảm bảo nhân viên có những kỹ năng và hiểu biết cần

thiết để thực hiện nhiệm vụ của mình Nhà quản lý phải tuyển dụng các nhân viên có kiến thức phù hợp với nhiệm vụ được giao và phải giám sát họ thường xuyên

- Hội đồng quản trị và ủy ban kiểm toán: Các nhân tố để đánh giá sự hữu hiệu của

hội đồng quản trị và ủy ban kiểm toán là mức độ độc lập, kinh nghiệm và uy tín của các thành viên trong hội đồng quản trị và ủy ban kiểm toán, mối quan hệ của họ đối với các

bộ phận kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập

- Triết lý quản lý và phong cách điều hành: Triết lý quản lý thể hiện qua quan

điểm và nhận thức của người quản lý Phong cách điều hành thể hiện qua cá tính, tư cách

và thái độ của họ khi điều hành công việc

- Cơ cấu tổ chức: Đây là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận

trong đơn vị, một cơ cấu phù hợp sẽ là cơ sở để lập kế hoach, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động Ngược lại, nếu cơ cấu tổ chức thiết kế không đúng có thể làm cho các thủ tục kiểm soát mất tác dụng

- Phân định quyền hạn và trách nhiệm: Phần này cụ thể hóa về quyền hạn và

trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt động của đơn vị, giúp họ biết họ có nhiệm

vụ gì và hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng như thế nào đến mục tiêu chung vì vậy phải mô

tả công việc bằng văn bản về nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể

- Chính sách về nhân sự:Là các chính sách và thủ tục của nhà quản lý về việc

tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật

 Đánh giá rủi ro

Các hoạt động của đơn vị đều có thể phát sinh những rủi ro và khó có thể kiểm soát tất cả Vì vậy, các nhà quản lý phải đánh giá và phân tích những nhân tố ảnh hưởng tạo nên rủi ro và làm cho những mục tiêu của đơn vị có thể không đạt được và phải cố gắng kiểm soát để tối thiểu hóa những tổn thất do các rủi ro này gây nên Để giới hạn được rủi ro ở mức chấp nhận được, người quản lý phải dựa trên các mục tiêu đã xác định của đơn vị, nhận dạng và phân tích rủi ro, từ đó mới có thể quản trị được rủi ro

- Xác định mục tiêu của đơn vị: Đây là điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro

Xác định mục tiêu bao gồm đưa ra xứ mệnh, hoạch định các mục tiêu chiến lược cũng như các chỉ tiêu phải đạt được trong ngắn hạn và dài hạn

- Nhận dạng rủi ro: Rủi ro có thể tác động đến tổ chức ở mức độ từng đơn vị hay

chỉ ảnh hưởng đến từng hoạt động cụ thể Ở mức độ toàn đơn vị, các nhân tố có thể làm phát sinh rủi ro đó là sự đổi mới kỹ thuật, nhu cầu của khách hàng thay đổi, sự cải tiến sản phẩm của các đối thủ cạnh tranh,…Trong phạm vi hoạt động từng lĩnh vực như bán hàng, mua hàng, kế toán, rủi ro có thể phát sinh và tác động đến bản thân từng hoạt động Các nhà quản lý thường sử dụng nhiều phương pháp khác nhau để nhận dạng rủi ro như sử dụng các phương tiện dự báo, phân tích các dữ liệu quá khứ, rà soát thường xuyên,…

khứ đối với các tình huống tương tự hoặc dựa vào các khuôn mẫu có sẵn Các phương pháp phân tích rủi ro như so sánh với các DN cùng ngành, cùng quy mô, đối thủ cạnh tranh, kế hoạch, năm trước.

 Các hoạt động kiểm soát

Là tập hợp các chính sách và thủ tục để giúp đảm bảo các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện và có các hành động cần thiết để đối phó với những rủi ro nhằm đạt được các mục tiêu của DN Các hoạt động kiểm soát thường bao gồm:

- Phân chia trách nhiệm đầy đủ: Dựa trên hai nguyên tắc là phân công, phân

nhiệm và bất kiêm nhiệm Không để một cá nhân nắm tất cả các khâu trong quy trình nghiệp vụ từ khi phát sinh đến khi kết thúc Các chức năng cần được tách biệt: chức năng xét duyệt và bảo quản; kế toán và bảo quản; xét duyệt và kế toán

- Kiểm soát quá trình xử lý thông tin: Bao gồm kiểm soát chung và kiểm soát ứng

dụng Kiểm soát chung là kiểm soát cho một số hay toàn thể các ứng dụng và nó có ảnh hưởng trực tiếp hay gián tiếp đến kiểm soát ứng dụng Kiểm soát ứng dụng liên quan đến từng nghiệp vụ và xuất hiện trong quá trình xử ký nghiệp vụ và tác động của kiểm soát chung lên kiểm soát ứng dụng

- Kiểm soát vật chất: Hoạt động này được thực hiện cho các sổ sách và tài sản, kể

cả những ấn chỉ đã được đánh số thứ tự trước nhưng chưa sử dụng, cũng như cần hạn chế

sự tiếp cận các chương trình tin học và những hồ sơ dữ liệu…

- Phân tích rà soát hay soát xét lại việc thực hiện: Nhằm mục đích để phát hiện

các biến động bất thường, xác định nguyên nhân, xử lý kịp thời Phương pháp thực hiện là đối chiếu định kỳ giữa tổng hợp và chi tiết, giữa các thông tin tài chính và phi tài chính

 Thông tin và truyền thông

Thông tin và truyền thông là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập và duy trì, nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành các báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động, tài chính và sự tuân thủ, bao gồm cả cho nội bộ và bên ngoài Thông tin là những tin tức cần thiết giúp từng cá nhân, bộ phận thực hiện trách nhiệm Truyền thông là việc trao đổi và truyền đạt các thông tin cần thiết tới các bên có liên quan

cả trong lẫn ngoài doanh nghiệp, giúp cho mỗi cá nhân hiểu rõ công việc của mình cũng như ảnh hưởng đến các cá nhân khác để từ đó có những biện pháp khắc phục

 Giám sát

Giám sát là quá trình mà người quản lý đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát Điều quan trọng trong giám sát là phải xác định kiểm soát nội bộ có vận hành đúng như thiết kế hay không và có phù hợp với từng giai đoạn phát triển của đơn vị hay không

Có hai loại giám sát là giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ Giám sát thường

kỳ thường được thực hiện thông qua các cuộc kiểm toán định kỳ: kiểm toán nội bộ, kiểm toán độc lập,…

 Ưu điểm và nhược điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ

• Ưu điểm

- Hệ thống KSNB sẽ bảo vệ các tài sản của đơn vị (bao gồm tài sản cố địnhhữu hình

và tài sản cố định vô hình) và cả các tài sản phi vật chất như sổ sách kế toán, các tài liệu quan trọng… khỏi bị đánh cắp, hư hại hoặc bị lạm dụng vào những mục đích khác nhau

- Thông tin kinh tế tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của nhà quản lý

- Hệ thống KSNB được thiết kế trong DN nhằm đảm bao các quyết định và chế

độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của DN được tuân thủ đúng mực

- Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu

• Nhược điểm

Khi tìm hiểu về hệ thống KSNB thì chúng ta cần nhận thức rằng một hệ thống KSNB dù có được thiết kế hoàn hảo đến đâu thì cũng không thể nào ngăn ngừa, phát hiện mọi sai phạm có thể xảy ra Đây là hạn chế cố hữu của hệ thống KSNB:

- Hệ thống KSNB thường bị xem xét trong mối quan hệ giữa chi phí bỏ ra với lợi ích đem lại

- Các thủ tục kiểm soát thường tác động đến những nghiệp vụ xảy ra thường xuyên mà ít có tác động với những nghiệp vụ bất thường

- Hệ thống KSNB thường chỉ đặt ra các thủ tục kiểm soát bên trong đơn vị mà ít

có tác động đối với các nghiệp vụ bên ngoài đơn vị

- Các thủ tục kiểm soát thường dễ bị lạc hậu theo thời gian vì có sự đối phó củangười cố ý sai phạm

- Hệ thống KSNB thường dễ bị vô hiệu hóa bởi những nhà quản lý

1.2 Khái quát về chi phí nguyên vật liệu chính trong doanh nghiệp

1.2.1 Khái quát về chi phí sản xuất

Bản chất kinh tế của chi phí: Chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là toàn

bộ các hao phí về lao động sống, lao động vật chất hóa và các chi phí cần thiết khác mà

doanh nghiệp đã chi ra trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh biểu hiện bằng thước đo tiền tệ, được tính ra cho một thời kỳ nhất định.

Chi phí trong kế toán chi phí: Là những khoản phí tổn nguồn lực kinh tế phát sinh gắn liền với hoạt động của DN để đạt được một loại sản phẩm, dịch vụ nhất định, mục đích cụ thể trong kinh doanh

Phân loại chi phí theo công dụng kinh tế gồm có: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

 Khái niệm về nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu là một bộ phận quan trọng của yếu tố đầu vào, của quá trình sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp Chi phí nguyên vật liệu là toàn bộ hao phí về nguyên vật liệu đầu vào và các chi phí cần thiết có liên quan đến nguyên vật liệu mà doanh nghiệp chi ra trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh được đo bằng thước đo tiền tệ tính trong một thời kỳ nhất định

 Khái niệm về chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Khoản mục chi phí này bao gồm toàn bộ chi phí nguyên vật liệu sử dụng trực tiếp trong từng hoạt động sản xuất như chi phí nguyên vật liệu chính, chi phí nguyên vật liệu phụ,… chi phí nguyên vật trực tiếp tuy thường chiếm tỷ lệ lớn trên tổng chi phí nhưng dễ nhận diện, định lượng, kịp thời khi phát sinh Trong quản lý chi phí, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thường được định mức theo từng loại sản phẩm và có thể nhận diện trên hồ

sơ kỹ thuật sản xuất, định mức vật tư trực tiếp Tuy nhiên trong bài báo cáo thực tế này do giới hạn về thời gian nên nhóm chúng tôi chỉ tập trung nghiên cứu về chi phí nguyên vật liệu chính dùng trong sản xuất sản phẩm

 Khái niệm về chi phí nguyên vật liệu chính

Là những loại nguyên liệu và vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất thì cấu

liệu chính gắn liền với từng doanh nghiệp sản xuất cụ thể Trong các doanh nghiệp kinh doanh thương mại, dịch vụ không đặt ra khái niệm vật liệu chính, vật liệu phụ Nguyên liệu vật liệu chính cũng bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất, chế tạo ra thành phẩm.

1.3 Kiểm soát nội bộ chi phí nguyên vật liệu chính của doanh nghiệp

1.3.1 Mục tiêu kiểm soát nội bộ chi phí nguyên vật liệu chính

- Nhằm giúp DN có một hệ thống KSNB nguyên vật liệu chính vững chắc

- Mục đích của việc KSNB nguyên vật liệu chính là để đảm bảo rằng DN sử dụng NVL chính hiệu quả mà không bị lãng phí hoặc thất thoát do nhiều nguyên nhân khác nhau

- Phát hiện rủi ro trong quá trình sử dụng nhanh chóng và dễ dàng hơn, từ đó sớm

có biện pháp để hạn chế tối đa các rủi ro

- Đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán và báo cáo tài chính của công ty

1.3.2 Các thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí nguyên vật liệu chính

 Kiểm soát việc lập kế hoạch mua NVL chính sản xuất

- Việc lập kế hoạch phải được căn cứ vào hàng tồn, nhu cầu thực tế, khả năng tài chính và điều kiện cơ sở vật chất của đơn vị

- Đánh số thứ tự các phiếu đề nghị mua hàng để đảm bảo rằng đề nghị mua hàng được đặt hàng và hàng được nhận chính xác

- Yêu cầu mua NVL chính phải được cấp trên xét duyệt và phê chuẩn để hạn chế các quyết định mua hàng sai mục đích, tiêu chuẩn, khối lượng Phiếu yêu cầu mua hàng phải được đối chiếu đến tài khoản trên Sổ Cái để người đề nghị mua hàng có trách nhiệm

về ngân sách chi

 Kiểm soát quá trình mua nguyên vật liệu chính

KSNB quá trình mua NVL chính là những phương pháp và chính sách được thiết

kế nhằm ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót trong nghiệp vụ mua nguyên vật liệu chính nâng cao hiệu quả quản lý, bảo vệ tài sản của đơn vị Quy trình mua NVL chính là tập hợp các quyết định và các quy trình cần thiết cho sự tiếp nhận quyền sở hữu hàng hóa và

dịch vụ từ nhà cung cấp và chấm dứt bằng sự chuyển đổi hàng thành khoản phải trả hoặc việc chi tiền thanh toán cho nhà cung cấp.

- Phân chia trách nhiệm: Bao gồm việc áp dụng chính sách phân chia phân nhiệm và

bất kiêm nhiệm nhằm ngăn chặn sự gian lận giữa các chức năng mua hàng và nhận hàng

- Kiểm soát việc lập kế hoạch, đề nghị mua NVL chính:

+ Kế hoạch mua NVL chính phải được thiết lập theo các thành phần chủ yếu sau:

Kế hoạch mua hàng phải được quy định theo từng mặt hàng và từng thời kỳ; Kế hoạch đánh giá lựa chọn nhà cung cấp theo từng loại sản phẩm, dịch vụ, khu vực và thời kỳ; Kế hoạch phân bổ ngân sách cho công tác thu mua hàng

+ Việc lập kế hoạch phải căn cứ vào hàng tồn, nhu cầu thực tế và khả năng tài chính nhằm tránh lãng phí hoặc ứ đọng vốn của DN

+ Yêu cầu mua NVL chính phải có người có thẩm quyền phê duyệt Phiếu yêu cầu phải được đối chiếu với Sổ cái

- Kiểm soát việc đặt hàng nhà cung cấp: Tách biệt giữa chức năng đề nghị mua

hàng và chức năng đặt hàng Đơn đặt hàng phải được đánh số trước và tham chiếu đến số của phiếu đề nghị mua hàng Các liên của đơn đặt hàng nên được chuyển đến phòng nhận hàng, phòng kế toán, phòng đề nghị mua hàng để giúp kiểm tra nhận hàng và đề nghị thanh toán sau đó

 Kiểm soát khâu nhập kho nguyên vật liệu chính

Khi nhận hàng, bộ phận nhận hàng phải kiểm tra về mẫu mã, chất lượng, khối lượng, thời gian hàng đến và các điều kiện khác để lập báo cáo nhận hàng Để ngăn ngừa gian lận, phải phân công nhân viên tiếp nhận độc lập với kho và phòng kế toán Hàng được kiểm soát chặt chẽ từ khi nhận hàng cho đến lúc chuyển vào kho Phiếu Nhập kho (hoặc báo cáo nhận hàng) là bằng chứng về việc nhận hàng và kiểm tra hàng, và dùng để theo dõi thanh toán Phiếu thường sẽ được gửi cho bộ phận mua hàng, bộ phận kho và kế toán nợ phải trả Nếu bộ phận nhận hàng được tổ chức độc lập với kho, báo cáo nhận hàng này phải có chữ ký của cả nhân viên nhận hàng và thủ kho

 Kiểm soát bảo quản nguyên vật liệu chính và xuất kho

Từ khi nhận hàng về, hàng được lưu trữ tại kho cho đến khi xuất kho để sản xuất

do đó phải thiết lập chính sách bảo quản để giảm hao hụt, không bị mất phẩm chất Bên cạnh đó cần duy trì mức độ dự trữ hợp lý, bởi vì nếu dự trữ không đầy đủ sẽ gây ra gián đoạn trong sản xuất kinh doanh còn ngược lại, nếu dự trữ dư thừa sẽ dẫn đến ứ đọng vốn

Khi có yêu cầu, bộ phận sản xuất lập phiếu yêu cầu vật tư, dựa vào đó, người phụ trách vật tư sẽ lập phiếu xuất kho, trong đó nêu rõ số lượng và chất lượng của loại vật tư cần thiết Phiếu xuất vật tư phải được xét duyệt bởi người có thẩm quyền căn cứ trên kế hoạch sản xuất Mọi trường hợp xuất vật tư đều phải căn cứ trên phiếu xuất hợp lệ Phiếu xuất vật tư đều ghi vào sổ chi tiết và để hạch toán từ tài khoản nguyên vật liệu sang tài khoản chi phí nguyên vật liệu

Qúa trình sản xuất sản phẩm sẽ khác nhau ở các doanh nghiệp, vì có những đơn vị sản xuất theo kế hoạch hay định mức, nhưng có đơn vị dựa vào nhu cầu nền kinh tế và dự toán kinh doanh, lại có nhiều đơn vị sản xuất theo từng đơn đặt hàng Tại nhiều nơi, người ta lập riêng một bộ phận kiểm soát sản xuất, bộ phận này có trách nhiệm xác định sản lượng, chủng loại, chất lượng sản phẩm… Bên cạnh đó, cần phải thiết lập nội quy của khu vực sản xuất và quy trình sản xuất để theo dõi sản lượng, kiểm soát chất lượng, kiểm soát phế liệu,…

Các thủ tục thường được sử dụng trong quá trình này là theo dõi việc bảo quản vật

tư, kiểm kê lượng hàng tồn kho đối chiếu số liệu trên sổ sách; theo dõi việc vật tư nhận về tại phân xưởng, so sánh với số sản phẩm hoàn thành và so sánh giữa vật tư tiêu hao thực

tế với định mức sử dụng vật tư

 Kiểm soát kế toán

Đối với DN sản xuất, để KSNB được hữu hiệu thì cần phải tổ chức công tác kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm, gọi chung là hệ thống kế toán chi phí Một hệ thống kế toán chi phí hữu hiệu là cơ sở đảm bảo sự đúng đắn của các số liệu về sản phẩm

dở dang, thành phẩm tồn kho và BCTC của DN sản xuất, thông qua việc:

- Thu thập thông tin đầy đủ về chi phí phát sinh và đối tượng gánh chịu chi phí

- Áp dụng đúng đắn các phương pháp kế toán, bao gồm việc phân bổ chi phí cho các sản phẩm trong các giai đoạn khác nhau.

- Phát hiện các sai sót trong quá trình ghi chép thông qua việc đối chiếu giữa số liệu thực tế với giá thành định mức và giá thành kỳ trước

Bên cạnh việc đảm bảo nhân viên kế toán có đủ năng lực, một vấn đề quan trọng là

tổ chức các chứng từ và sổ sách thích hợp, bao gồm:

- Báo cáo sản xuất và báo cáo sản phẩm hỏng: là chứng từ ban đầu phản ánh sự vận động của NVL trong sản xuất Đây cũng là cơ sở giúp xác định chi phí phát sinh qua từng giai đoạn của quy trình sản xuất

- Chứng từ chi phí: Gồm các chứng từ ghi nhận về sự phát sinh của chi phí NVL

- Sổ sách kế toán chi phí: Gồm các phiếu tính giá thành và các tài khoản chi phí nhằm tập hợp chi phí nguyên vật liêu chính theo công việc hay theo quy trình sản xuất

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU CHÍNH TẠI CÔNG TY CP FRIT HUẾ

2.1 Tổng quan công ty cổ phần Frit Huế

2.1.1 Giới thiệu sơ lược về công ty

Tên đầy đủ của Công ty: Công ty Cổ phần Frit Huế

Tên tiếng Anh: FRIT HUE JOINT STOCK COMPANY

Tên viết tắt: FRIT HUE

Loại hình doanh nghiệp: Công ty Cổ phần

Địa chỉ: Lô 1A, Khu Công nghiệp Phú Bài - tỉnh Thừa Thiên Huế

Mã số thuế: 3300363627

Số điện thoại: 054 3862 123/ 3862 355

Fax: 054.3862 124

Email: frithue@dng.vnn.vn

Người đại diện theo pháp luật: Giám đốc Công ty_ Ông Nguyễn Hữu Bình

Công ty được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: số 3103000148 bởi sở Kế Hoạch và Đầu Tư tỉnh TT.Huế cấp ngày 28/12/2005

Hiện nay vốn điều lệ của Công ty trị giá : 44.680.000.000 đồng Tổng vốn điều lệ của công ty được chia thành 4.468.000 cổ phần Mệnh giá mỗi cổ phần 10.000 đồng/cổ

phần Trong đó công ty Cổ phần Xây lắp Thừa Thiên Huế tham gia 1.356.340 cổ phần chiếm 41,1% vốn điều lệ.

2.1.2 Lịch sử hình thành của công ty

Thực hiện chủ trương của Ủy ban nhân dân Tỉnh về việc sắp xếp lại các DN để chuẩn bị công tác cổ phần hóa, từ tháng 4 năm 2004, Xí nghiệp sản xuất kinh doanh vật liệu gốm sứ đã sát nhập vào công ty Xây lắp Thừa Thiên Huế và chuyển đổi loại hình DN thành Công ty TNHH Vật liệu gốm sứ Huế, hoạt động độc lập theo hình thức công ty mẹ

- công ty con

Ngày 14/12/2005, Ủy ban nhân dân tỉnh Thừa Thiên Huế ký Quyết định số 4217/QĐ-UBND về việc chuyển Công ty trách nhiệm hữu hạn vật liệu gốm sứ Huế thành Công ty cổ phần Frit Huế

Ngày 28/12/2005 Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Thừa Thiên Huế cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 3103000148 cho Công ty cổ phần Frit Huế

Công ty cổ phần Frit Huế chính thức hoạt động từ ngày 01 tháng 01 năm 2006.Sau gần 8 năm đi vào sản xuất kinh doanh chính thức dưới loại hình công ty cổ phần, thị trường sản phẩm của công ty ngày càng được mở rộng và có tính cạnh tranh tốt với sản phẩm nhập ngoại cả về chất lượng lẫn giá cả Hiện nay, Công ty cung cấp cho hầu hết các đơn vị sản xuất gạch men trong cả nước

2.1.3 Lĩnh vực hoạt động

Công ty cổ phần Frit Huế kinh doanh các ngành nghề chủ yếu sau:

• Sản xuất kinh doanh men Frit và hóa chất các loại thuộc lĩnh vực gốm sứ;

• Khai thác và chế biến khoáng sản;

• Xây dựng dân dụng, công nghiệp

2.1.4 Đặc điểm sản phẩm và quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm

 Sản phẩm, dịch vụ chủ yếu của công ty

 Men Frit và các loại hóa chất thuộc lĩnh vực gốm sứ;

 Khoáng sản các loại

 Dịch vụ xây dựng dân dụng và công nghiệp

Đến nay, Công ty đã sản xuất và hoàn thiện hơn 20 loại sản phẩm frit với 3 chủng loại: Transparen Frit, Glossy White Frit, Matt White Frit Theo thống kê của Hiệp hội Gốm sứ Việt Nam thì năng lực sản xuất gạch ốp lát tại Việt Nam đã vượt quá

120 triệu m2 Nếu ước tính trung bình 0,6 kg frit/m2 gạch men thì nhu cầu men Frit trong cả nước trên 75.000 tấn/năm Sau khi đầu tư chiều sâu, nâng công suất công nghệ lên 20.000 tấn Frit/năm thì Công ty đáp ứng được khoảng 25% trong tổng nhu cầu

lý quy trình công nghệ đạt chuẩn chất lượng: ISO 9001

2.1.5 Chức năng và nhiệm vụ của công ty

 Chức năng

• Sản xuất vật liệu dùng cho ngành gốm sứ, chủ yếu là các chủng loại Frit phục vụ cho các nhà máy gạch Ceramic

• Kinh doanh nguyên vật liệu dùng cho ngành gốm sứ

• Cung cấp các dịch vụ xây dựng dân dụng, công nghiệp

 Nhiệm vụ

Hoạt động kinh doanh theo đúng ngành, nghề đã ghi trong Giấy chứng nhận đăng

ký doanh nghiệp; bảo đảm điều kiện kinh doanh theo quy định của pháp luật khi kinh doanh ngành, nghề kinh doanh có điều kiện

Tổ chức công tác kế toán, lập và nộp báo cáo tài chính trung thực, chính xác, đúng thời hạn theo quy định của pháp luật về kế toán

Kê khai thuế, nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật

2.1.6 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

Nhìn chung, tổ chức bộ máy quản lý của công ty được phân thành 4 cấp: Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Giám đốc và các phòng ban Đại Hội đồng cổ đông bầu

ra Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm quản lý, điều hành các hoạt động đồng thời Đại hội đồng còn bầu ra Ban kiểm soát thực hiện công tác giám sát các hoạt động của công ty

Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy quản lý

(Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính Công ty Cổ phần Frit Huế)

Đại hội đồng cổ đông: Đại hội đồng cổ đông là cơ quan có thẩm quyền cao nhất

của Công ty bao gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết Có quyền thông qua định hướng phát triển của công ty; bầu, bãi miễn thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban kiểm soát; Bổ sung và sửa đổi Điều lệ Công ty; Tổ chức lại và giải thể (thanh lý) Công ty

và chỉ định người thanh lý

Hội đồng quản trị: Hoạt động kinh doanh và các công việc của Công ty phải chịu

sự giám sát và chỉ đạo của Hội đồng quản trị Hội đồng quản trị là cơ quan có đầy đủ quyền hạn để thực hiện tất cả các quyền nhân danh Công ty trừ những thẩm quyền thuộc

về Đại hội đồng cổ đông Có quyền quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn

và kế hoạch hàng năm của công ty

Ban kiểm soát: Do Đại hội đồng cổ đông bổ nhiệm với nhiệm kì không quá 5

năm, thực hiện giám sát Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc trong quản lí và điều hành công ty và chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đông với các nhiệm vụ được giao

Giám đốc Công ty: Do Hội đồng quản trị bổ nhiệm Là người điều hành công việc

hàng ngày của công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị Giám đốc là người có quyền đại diện công ty kí kết các hợp đồng kinh tế, có quyền bổ nhiệm, bãi miễn trưởng, phó các phòng ban của Công ty; quyết định cho vay, thuê, cho thuê tối đa mức vốn điều lệ công ty

Phó giám đốc, kế toán trưởng: do Hội đồng cổ đông bổ nhiệm, bãi nhiệm hoặc kí

hợp đồng lao động, có nhiệm vụ tham mưu giúp Giám đốc quản lý công việc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về những nhiệm vụ được phân công hoặc ủy quyền Kế toán trưởng có nhiệm vụ tổ chức thực hiện kế toán của công ty, giúp Giám đốc quản lí công tác tài chính-kế toán

Các phòng ban: có chức năng tham mưu giúp việc cho Giám đốc trong quản lí,

điều hành công việc của công ty Giám đốc có quyền đề nghị Hội đồng quản trị thay đổi

cơ cấu, biên chế, số lượng, chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban để phù hợp với nhu cầu hoạt động kinh doanh của Công ty Trong đó, nhiệm vụ từng phòng:

+ Phòng Hành chính Tổ chức : Tham mưu và giúp Giám đốc quản lý, tổ chức thực

hiện các công tác trong lĩnh vực: hành chính, tổ chức cán bộ, tài chính kế toán, quản trị cơ

sở vật chất của công ty

+ Phòng kế toán: Tham mưu cho Giám đốc quản lý các lĩnh vực sau: Công tác tài

chính, kế toán, kiểm toán nội bộ, công tác quản lý tài sản, công tác thanh quyết toán hợp đồng kinh tế, kiểm soát các chi phí hoạt động của Công ty Quản lý vốn, tài sản của Công

ty, tổ chức, chỉ đạo công tác kế toán trong toàn Công ty

+ Phòng Kế hoạch kinh doanh: Tham mưu cho Giám đốc quản lý các lĩnh vực sau:

Công tác xây dựng kế hoạch, chiến lược Thống kê tổng hợp sản xuất,công tác điều độ sản xuất kinh doanh, lập dự toán, công tác quản lý hợp đồng kinh tế

+ Phòng công nghệ: Công ty có phòng thí nghiệm hiện đại dùng để nghiên cứu,

ứng dụng các công nghệ mới, hoàn thiện sản phẩm và phát triển sản phẩm mới

+ Phân xưởng: nơi tiến hành sản xuất các sản phẩm của công ty như các loại frit

đục và frit trong, chế biến cát

Trưởng các phòng, quản đốc phân xưởng: Mỗi phòng đều có trưởng phòng làm

nhiệm vụ tham mưu trực tiếp cho ban giám đốc về từng nhiệm vụ của từng phòng Giúp việc cho trưởng phòng là các phó phòng Ngoài ra các phó phòng có thể được ủy quyền thay cho cấp trên theo quy định Riêng phân xưởng có giám đốc trực tiếp điều hành và phó quản đốc phân xưởng giúp việc cho giám đốc

Các tổ, bộ phận trực thuộc các phòng, xưởng sản xuất: Trong các phòng có các

tổ và các bộ phận trực thuộc Tất cả do giám đốc công ty thành lập phù hợp với mục tiêu hoạt động Nhân viên trong từng phòng, phân xưởng do chính giám đốc bố trí, điều động Ngoài ra còn có: Ban phòng chống thiên tai: xử lý các việc như phòng chống thiên tai, khắc phục hậu quả thiên tai; Ban an toàn vệ sinh lao động: quản lý và đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm cho công nhân ăn uống tại công ty, các vấn đề bảo hộ lao động; Hội đồng khen thưởng kỷ luật: xử lý các nhân viên vi phạm quy định của công ty Thành lập các quỹ khen thưởng cho các nhân viên xuất sắc

2.1.6 Tổ chức công tác kế toán

Hiện tại công ty có một phòng kế toán-tài chính gồm biên chế 6 nhân viên

Đứng đầu chịu trách nhiệm quản lý chung là Kế toán trưởng Dưới kế toán trưởng

có 5 nhân viên Bao gồm một phó phòng và bốn kế toán viên

Phó phòng có nhiệm vụ vừa là kế toán tổng hợp vừa là kế toán tính giá thành

Bốn kế toán viên gồm:

- Một kế toán xử lý các nghiệp vụ về thanh toán và tiền lương, các khoản trích theo lương của công ty

- Một kế toán xử lý các nghiệp vụ mua bán, theo dõi tình hình vật tư, các khoản

nợ phải trả (các khoản nợ đã đến hạn thanh toán) và tính thuế phải nộp cho DN

- Một kế toán xử lý các nghiệp vụ liên quan đến ngân hàng, vay ngân hàng và khoản mục Tài sản cố định( Khấu hao,mua bán TSCĐ…)

- Một kế toán phụ trách công nợ phải thu (các khoản nợ đến hạn thu, các khoản

nợ đã quá hạn chưa thu được ), theo dõi tình hình thành phẩm và đảm nhận thêm chức vụ thủ quỹ của công ty

Sơ đồ 2.2: Bộ máy kế toán của công ty

(Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính Công ty Cổ phần Frit Huế)Các kế toán viên sẽ xử lý các nghiệp vụ trong phạm vi công việc của mình Sau đó gửi kết quả cho phó phòng kế toán Phó phòng sẽ tổng hợp lại và gửi lên cho trưởng phòng kiểm tra, phê duyệt

 Chức năng và nhiệm vụ của phòng kế toán

Phòng kế toán có một vai trò vô cùng quan trọng trong công ty Mọi bộ phận trong công ty đều liên quan đến bộ phận kế toán, từ khâu sản xuất kinh doanh đến khâu nhân

Kế toán thanh toán,

kế toán tiền lương Kế toán vật tư, công nợ phải trả, kế toán

thuế

Kế toán ngân hàng, kế toán vay ngân hàng,kế toán TSCĐ

Kế toán công nợ phải thu,

kế toán thành phẩm và thủ quỹ

sự Kế toán giúp ban giám đốc điều hành trôi chảy các hoạt động, nắm rõ tình hình tài chính của công ty để quản lý có hiệu quả Các nhiệm vụ chính của phòng Kế toán là:

- Thường xuyên ghi chép, xử lý, phản ánh một cách chính xác, kịp thời, liên tục

và có hệ thống các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty

- Theo dõi tình hình biến động của tài sản, nguồn vốn

- Tính toán chi phí sản xuất, giá thành, kết quả sản xuất kinh doanh

- Phân tích kết quả sản xuất kinh doanh để lập kế hoạch tài chính cho công ty

- Lập các báo cáo tài chính theo quy định của nhà nước;

- Lập báo cáo và tính thuế phải nộp cho công tyvà tạo mối quan hệ tốt với cơ quan thuế khi có các đợt thanh tra, kiểm tra

- Tham gia công tác xây dựng các hợp đồng kinh tế và là cơ sở pháp lý để giải quyết tranh tụng khiếu tố, với tư cách là bằng chứng về hành vi thương mại

- Lập báo cáo quản trị giúp ban lãnh đạo đưa ra các quyết định phù hợp như tăng,

hạ giá thành sản phẩm, tăng lương, tăng sản xuất

- Làm việc với cơ quan kiểm tra, kiểm toán

Với rất nhiều chức năng và nhiệm vụ quan trọng, kế toán là một bộ phận không thể thiếu của công ty Cp Frit

2.1.7 Các chính sách kế toán áp dụng tại công ty

 Chế độ kế toán

Hiện nay, công ty áp dụng luật kế toán Việt Nam, chuẩn mực kế toán Việt Nam, chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính và thông tư 244/2009/TT-BTC ngày 31/12/2009 hướng dẫn, bổ sung chế độ kế toán DN

 Hình thức kế toán:Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức kế toán máy

dựa trên hình thức sổ “chứng từ ghi sổ”

 Niêm độ kế toán: 01/01 đến 31/12 2.

 Đơn vị tiền tệ: Việt nam đồng.

 Phương pháp khấu hao: theo đường thẳng

 Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên

 Phương pháp tính giá xuất kho: bình quân gia quyền

2.1.8 Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.

 Tình hình Tổng Tài sản và Nguồn vốn qua các năm 2010, 2011, 2012

Nhìn chung, tổng tài sản của công ty có xu hướng tăng qua các năm và phát triển theo một chiều hướng tốt song bên cạnh đó còn tồn tại một số yếu kém

Vào năm 2011 Tổng tài sản tăng mạnh với mức tăng hơn 27,654 tỷ đồng tương ứng tăng 25,030% so với năm 2010 Sự tăng lên của tổng tài sản chủ yếu là do TSNH tăng với mức tăng hơn 17,805 tỷ đồng tương ứng tăng 26,576% Nguyên nhân của sự gia tăng này là do ảnh hưởng chủ yếu của Hàng tồn kho tăng mạnh (với mức tăng cụ thể hơn 13,416 tỷ đồng tương ứng tăng 32,434% vào năm 2011 so với 2010).Nếu xét về khía cạnh khả năng thanh toán thì đây là một dấu hiện xấu.Việc hàng tồn kho tăng mạnh cho thấy nguồn vốn bị tồn đọng quá nhiều vào hàng hóa (được biết đến là một khoản mục có tính thanh khoản thấp) khiến khả năng thanh toán nhanh của công ty bị giảm sút Đây là một yếu kém của công ty cần quan tâm xử lý đầu ra của hàng tồn kho (quảng cáo, tiếp thị sản phẩn, khuyến mãi) Ngoài ra cần đưa ra một mức hàng tồn kho hợp lý vừa đủ cung cấp cho người mua, không dự trữ quá nhiều hoặc quá ít Đây là vấn đề mà các nhà quản trị cần quan tâm và lập kế hoạch thực hiện hiệu quả

Cho đến năm 2012 tổng tài sản có xu hướng tăng nhẹ với mức tăng gần 9,359 tỷ đồng, tương ứng tăng 6,775% so với năm 2011 Sự gia tăng chủ yếu là do TSNH tăng hơn 9,885 tỷ đồng tương ứng tăng 11,657% Nguyên nhân của sự tăng lên này là do các Khoản phải thu vào năm 2012 tăng hơn 8,433 tỷ tương ứng tăng 29,473% so với năm

2011 Điều này chứng tỏ trong giai đoạn này công ty kinh doanh bán chịu với mức bán chịu nhiều hơn thu hút nhiều khách hàng hơn Song việc gia tăng càng nhiều các khoản

nợ phải thu cho thấy số vốn mà công ty bị chiếm dụng ngày càng nhiều Để giải quyết vấn

đề này công ty cần lựa chọn cho mình những khách hàng đáng tin cậy, có uy tín và khả năng thanh khoản tốt Đối với những khách hàng mới chỉ nên định mức bán chịu thấp để tránh tình trạng không thu hồi được nợ Ngoài ra cần thực hiện tốt công tác thu hồi nợ

(khuyến khích khách hàng trả nợ trước hạn, định mức phần trăm chiết khấu thanh toán khi khách hàng trả nợ trước hạn)

Sự tăng lên của Tổng tài sản còn chịu ảnh hưởng từ các khoản TSDH TSDH tăng gần 9,850 tỷ đồng tương ứng tăng 22,649% vào năm 2011 so với năm 2010 Điều này được đánh giá tương đối tốt vì công ty đã tập trung vào việc mở rộng quy mô sản xuất ,mở rộng hoạt động kinh doanh Nhưng vào năm 2012 TSDH có xu hướng giảm, cụ thể giảm hơn 0,526 tỷ đồng tương ứng giảm 0,986% so với năm 2011, nhưng mức giảm không đáng kể cho thấy công ty tập trung vào quá trình sản xuất sản phẩm, đầu tư vào những khoản ngắn hạn giảm bớt các khoản đầu tư dài hạn

Qua phân tích cho thấy, TSNH vẫn chiếm một tỷ trọng lớn trong Tổng tài sản, cụ thể chiếm 60,638% vào năm 2010, 61,388% vào năm 2011 và tiếp tục tăng tỷ trọng lên 64,195% vào năm 2012 Sự gia tăng của các nhân tố ảnh hưởng đến TSNH là nguyên nhân chủ yếu làm tăng Tổng tài sản Đây có thể coi là một cơ cấu bền vững đối với một công ty sản xuất - kinh doanh

Đối với nguồn vốn, sự gia tăng chủ yếu là do Vốn chủ sở hữu tăng mạnh Cụ thể tăng gần 18,960 tỷ đồng (tương ứng 32,581%) vào năm 2011 so với năm 2010 Sự tăng lên này của chủ yếu do công ty giữ lại khoản lợi nhuận sau thuế chưa phân phối để bổ sung vào nguồn vốn kinh doanh Điều này cho thấy công tác huy động vốn tự bổ sung của công ty có hiệu quả Đây là một dấu hiện tốt

Vào năm 2012, Vốn chủ sở hữu tăng hơn 9,295 tỷ đồng (tương ứng tăng 12,047%)

so với năm 2011 Tốc độ tăng của VCSH có xu hướng chậm lại qua các năm Chứng tỏ, công ty đang gặp khó khăn trong công tác sử dụng vốn để sinh lời Cụ thể do các khoản phải thu tăng đột biến, vốn của công ty bị chiếm dụng nhiều Để sử dụng một cách hiệu quả, công ty nên chuyển sang đầu tư vào ngắn hạn (các loại tiền gửi cổ phiếu, trái phiếu

có kỳ hạn ngắn) đồng thời thực hiện tốt công tác thu hồi nợ như đã nêu ở trên

Sự tăng lên của các khoản Nợ phải trả cũng góp phần làm tăng Tổng Nguồn vốn

Cụ thể: Nợ phải trả vào năm 2011 tăng hơn 8,694 tỷ đồng (tương ứng tăng 16,627%) so với năm 2011 do ảnh hưởng của 2 nhân tố nợ ngắn hạn tăng hơn 17,077 tỷ đồng (tương

ứng tăng 45,817%), đồng thời nợ dài hạn giảm hơn 8,382 tỷ đồng (tương ứng giảm 55,811%) nhưng mức tăng lớn hơn mức giảm nên Nợ phải trả tăng Điều này cho thấy công ty đang chuyển các khoản nợ dài hạn sang các khoản nợ ngắn hạn, phù hợp với tình hình kinh doanh Việc các khoản nợ tăng cho thấy số vốn mà công ty chiếm dụng tăng.

Vào năm 2012 so với năm 2011, Nợ phải trả tăng hơn 0,064 tỷ đồng tương ứng tăng 0,105% cho thấy công ty đã thanh toán tốt các khoản nợ ngắn hạn trong năm biểu hiện ở việc mức tăng thấp hơn so với năm 2012 Như vậy việc phân bổ nguồn vốn ở công

ty qua các năm có sự cải thiện rõ rệt: tăng các loại tài sản cần thiết để mở rộng quy mô, tăng năng suất lao động, giảm các loại tài sản không cần thiết, tạo điều kiện sử dụng vốn hiệu quả

Qua phân tích sơ bộ cho thấy, tình hình Tổng tài sản và Nguồn vốn của công ty có

xu hướng tăng ổn định Tuy nhiên, sự giảm đi của các khoản Tiền và tương đương tiền vào năm 2011 so với năm 2010 làm ảnh hưởng đến khả năng thanh toán nhanh của công

ty, bên cạnh đó sự tăng mạnh của các khoản phải thu vào năm 2012 so với năm 2011 đòi hỏi công ty cần phải chú ý đến khả năng thanh toán của khách hàng có quan hệ làm ăn, hạn chế rủi ro phát sinh trong khâu thanh toán, dự trữ tiền Ngoài ra, cần dự trữ lượng hàng tồn kho vừa phải đủ và phù hợp với nhu cầu sản xuất kinh doanh và thực hiện các giao dịch cần tiền, tăng tốc độ luân chuyển vốn

Bảng 2.1: Tình hình Tổng tài sản và nguồn vốn

(ĐVT: triệu đồng)

Chỉ tiêu Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 Chênh lêch 2011/2010 Chênh lêch 2012/2011

Giá trị Tỷ trọng (%) Giá trị Tỷ trọng (%) Giá trị Tỷ trọng (%) Số tiền (+/-) Tỷ lệ (%) Số tiền (+/-) Tỷ lệ (%) Tổng cộng tài sản 110.482 100,000 138.137 100,000 147.496 100,000 27.654 25,030 9.359 6,775

A- Tài sản ngắn

hạn 66.995 60,638 84.800 61,388 94.685 64,195 17.805 26,576 9.885 11,657

I- Tiền và các khoản

II- Các khoản phải

III- Hàng tồn kho 41.363 37,439 54.779 39,656 56.246 38,134 13.416 32,434 1.466 2,677 IV- Tài sản ngắn hạn

B- Tài sản dài hạn 43.488 39,362 53.337 38,612 52.811 35,805 9.850 22,649 -526 -0,986

I- Tài sản cố định 41.255 37,341 49.896 36,121 49.863 33,807 8.641 20,945 -33 -0,066 II- Tài sản dài hạn

- Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2011-2012

Doanh thu thuần từ bán hàng và cung cấp dịch vụ: Năm 2012 so với năm 2011 tăng hơn 47,486 tỷ đồng tương ứng với tăng 19,920% Nhận thấy doanh thu thuần năm

2012 tăng so với năm 2011 chủ yếu là nhờ Doanh thu bán hàng tăng 47,341 tỷ đồng tương ứng tăng 19,836% và các khoản giảm trừ giảm 0,146 tỷ đồng tương ứng giảm 52,261% Doanh thu bán hàng tăng cho thấy được mức độ tiêu thụ sản phẩm của công ty tăng, các khoản giảm trừ giảm mạnh chứng tỏ chất lượng hàng hóa tăng, thị trường chấp nhận sản phẩm của công ty nhiều hơn

Giá vốn hàng bán: Năm 2012 so với 2011 tăng gần 43,968 tỷ đồng tương ứng tăng 22,372% Nguyên nhân chủ yếu làm giá vốn tăng là do năm 2012 công ty tiêu thụ nhiều sản phẩm hơn nên kéo theo giá vốn tăng Mặt khác năm 2012 do ảnh hưởng của nền kinh

tế vĩ mô như suy thoái kinh tế nên giá cả của nguyên vật liệu đầu vào tăng từ đó sẽ làm cho giá thành của sản phẩm tăng

Lợi nhuận gộp năm 2012 so với năm 2011 tăng 3,518 tỷ đồng tương ứng tăng 8,405% Nguyên nhân do mức tăng của doanh thu thuần lớn hơn mức tăng của giá vốn hàng bán Song theo phân tích bảng số liệu cho thấy, tốc độ tăng của giá vốn hàng bán nhanh hơn so với tốc độ tăng của doanh thu thuần Đây là một dấu hiệu xấu cho thấy trong tương lai lợi nhuận gộp của công ty sẽ bị âm Để khắc phục điều này, công ty cần xem xét lại ở khâu nguyên vật liệu (tăng chất lượng nguyên vật liệu; chọn nhà cung cấp tốt hơn, phù hợp hơn) hay ở khâu sản xuất (đào tạo tay nghề cho công nhân, có phương pháp hiệu quả xử lý các nguyên liệu thừa)

Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh: Năm 2012 so với 2011 giảm hơn 2,594

tỷ đồng tương ứng với giảm 10,925% Nguyên nhân chủ yếu làm cho lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh của công ty giảm là do chi phí bán hàng của công ty đột ngột tăng mạnh với mức tăng 7,583 tỷ đồng tương ứng tăng 118,814%, vì nền kinh tế rơi vào tình trạng khó khăn muốn tiêu thụ được nhiều sản phẩm hơn thì công ty phải tăng cường công

chi phí bán hàng tăng cao biểu hiện qua việc tốc độc tăng của chi phí bán hàng nhanh hơn nhiều so với tốc độ tăng của doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ, cho thấy đây là một dấu hiệu xấu Các khoản chi phí khác (Chi phí tài chính, chi phí quản lý doanh nghiệp) có dấu hiệu giảm Tuy nhiên mức độ tăng của chi phí bán hàng cao hơn nhiều so với mức độ giảm của các khoản chi phí khác Sự biến động của các nhân tố trên đã làm cho lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh của công ty giảm Vì vậy công ty cần phải

có biện pháp kiểm soát chi phí bán hàng phù hợp: tăng chi phí hoa hồng, cắt giảm những chi phí quảng cáo không đạt hiệu quả, thay đổi phương thức quảng cáo, tiếp thị

Lợi nhuận kế toán trước thuế: Năm 2012 so với 2011 giảm hơn 2,564 tỷ đồng tương ứng giảm 10,705% so với năm 2011 Lợi nhuận của công ty tạo ra chủ yếu từ hoạt động sản xuất kinh doanh Mà lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh của công ty biến động giảm cho nên sẽ kéo theo lợi nhuận trước thuế của công ty giảm

Qua việc phân tích về tình hình kinh doanh của công ty cho thấy mặc dù năm 2012 công ty đã tiêu thụ được nhiều sản phẩm hơn năm 2011 nhưng lợi nhuận lại bị giảm điều này chứng tỏ việc kiểm soát các chi phí của công ty chưa hiệu quả, đặt biệt cần chú ý đến chi phí bán hàng Có thể đánh giá so với năm 2011 thì tình hình hoạt động kinh doanh của công ty vào năm 2012 kém hiệu quả hơn

Bảng 2.2: Tình hình Hoạt động sản xuất và kinh doanh (2011-2012)

(ĐVT: triệu đồng)

Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Chênh lệch 2012/2011

Số tiền (+/-)

Tỷ lệ (%)

1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 238.660 286.000 47.341 19,836

2 Các khoản giảm trừ doanh thu 279 133 -146 -52,261

3 Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp

9 Chi phí quản lý doanh nghiệp 5.364 4.146 -1.218 -22,707

10 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh

11 Thu nhập khác 1.488 255 -1.232 -82,831

12 Chi phí khác 1.284 21 -1.263 -98,360

13 Lợi nhuận khác 204 234 31 14,965

14 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 23.951 21.387 -2.564 -10,705

15 Chi phí thuế TNDN hiện hành 1.281 1.366 85 6,624

16 Chi phí Thuế TNDN hoãn lại - - -

-17 Lợi nhuận sau thuế TNDN 22.670 20.021 -2.649 -11,684

18 Lãi cơ bản trên cổ phiếu (ĐVT: đồng) 6.040 4.481 -1.558 -25,795

 Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh 6 tháng đầu năm 2012 -2013

Qua bảng trên ta thấy:

Doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ: Doanh thu của doanh nghiệp trong 6 tháng đầu năm 2013 tăng so với doanh thu 6 tháng đầu năm 2012 cụ thể với mức tăng hơn 10,702 tỷ đồng tương ứng tăng 7,746% Đây là mức tăng trưởng khá thấp Điều này có thể do tình hình khó khăn chung của nền kinh tế và khó khăn của ngành xây dựng nói riêng khi thị trường bất động sản hiện nay đang bị đóng băng

Giá vốn hàng bán tăng hơn 10,565 tỷ đồng tương ứng tăng 9,141% vào 6 tháng đầu năm 2013 so với cùng kì năm 2012 Mức tăng trung bình phản ánh các chi phí đầu vào có xu hướng tăng lên Điều này có thể do ảnh hưởng từ việc chi phí nguyên vật liệu đầu vào tăng lên cũng có thể do công tác quản lí chi phí trong doanh nghiệp chưa tốt Tuy nhiên ta có thể thấy tốc độ tăng GVHB tăng nhanh hơn tốc độ tăng doanh thu thuần, vì vậy công ty cần xem xét lại những biện pháp quản lí tiết kiệm chi phí sản xuất Việc tốc

độ tăng của GVHB nhanh hơn tốc độ tăng của doanh thu bán hàng là hạn chế của tình hình sản xuất kinh doanh của công ty xảy ra vào năm 2012 nhưng đến 6 tháng đầu năm

2013 công ty vẫn chưa khắc phục được

Lợi nhuận gộp đầu năm 2013 so với cùng kì 2012 tăng 0,140 tỷ đồng tương ứng tăng 0,675% Mức tăng lợi nhuận vẫn ở mức thấp

Doanh thu từ hoạt động tài chính tăng hơn 0,046 tỷ đồng tương ứng tăng 95,225% vào đầu năm 2013 so với cùng kì năm 2012 nhưng đóng góp hầu như không đáng kể Đây chưa hẳn là một tín hiệu xấu khi mà đồng tiền của doanh nghiệp được sử dụng trong kinh doanh hơn là nhàn rỗi gửi ngân hàng

Đáng chú ý là chi phí lãi vay giảm lớn, cụ thể giảm gần 2,117 tỷ đồng tương ứng với giảm 54,165% vào đầu năm 2013 so với cùng kì năm 2012 Qua đây có thể thấy doanh nghiệp đã có sự quan tâm đến các chính sách tiền tệ của công ty Bên cạnh đó, công ty đã thay đổi chính sách: giảm chi phí bán hàng và tăng chi phí quản lý doanh nghiệp Cụ thể: chi phí bán hàng giảm hơn 0,416 tỷ đồng tương ứng giảm 5,986% và chi phí quản lý doanh nghiệp tăng gần 0,337 tỷ đồng tương ứng tăng 10,634% vào đầu năm

2013 so với cùng kì năm 2012 Tuy mức tăng không cao nhưng cho thấy công ty đã quan tâm cải thiện chi phí bán hàng bằng cách giảm chi phí bán hàng và tăng chi phí quản lý doanh nghiệp, tăng cường hơn nữa, quản lý chặt chẽ hơn nữa các khoản chi phí bán hàng phát sinh

Lợi nhuận từ hoạt động sản xuất của doanh nghiệp tăng gần 2,418 tỷ đồng tương ứng tăng 35,807% Số liệu cho thấy tình hình kinh doanh có sắc thái khả quan vào đầu năm 2013 so với cùng kì năm 2012 Nguyên nhân chủ yếu là do công ty đã thay đổi chính

sách cắt giảm các chi phí có tốc độ tăng cao như chi phí lãi vay và chi phí bán hàng đồng thời tăng nhẹ các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp phù hợp với quá trình thực hiện.

Qua đây ta có thể thấy được vai trò quan trong của việc quản lí chi phí trong tình hình sản xuất kinh doanh khó khăn, khó bán hàng ra nên việc tăng doanh thu là rất khó khăn Doanh nghiệp chỉ chịu mức thuế thu nhập khá thấp Trong thời gian tới Công ty nên tiếp tục tận dụng chính sách ưu đãi của nhà nước với mức thuế thấp và cần tăng cường việc quản lí các chi phí của doanh nghiệp, đặc biết là quan tâm cải thiện chi phí bán hàng chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng chi phí

Bảng 2.3: Tình hình Hoạt động sản xuất và kinh doanh

(6 tháng đầu năm 2012-2013)

(ĐVT: triệu đồng)

Chỉ tiêu

6 tháng đầu Năm 2013

6 tháng đầu Năm 2012

Chênh lệch 6T2013/2012

Số tiền (+/-)

Tỷ lệ (%)

1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 147.064 136.491 10.572 7,746

2 Các khoản giảm trừ doanh thu - 133 -133 -100,000

3 Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp

9 Chi phí quản lý doanh nghiệp 3.501 3.165 337 10,634

10 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 9.172 6.754 2.418 35,807

11 Thu nhập khác 67 122 -55 -45,080

13 Lợi nhuận khác 48 108 -60 -55,381

14 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 9.220 6.862 2.358 34,366

15 Chi phí thuế TNDN hiện hành 851 618 233 37,755

16 Chi phí thuế TNDN hoãn lại - - -

-17 Lợi nhuận sau thuế TNDN 8.369 6.244 2.125 34,030

2.2.1 Thực trạng Hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty

2.2.1.1 Môi trường kiểm soát

 Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý

Theo quan sát và ghi nhận trong thời gian tham quan thực tế, có thể nhận xét triết

lý quản lý và phong cách điều hành của Ban giám đốc công ty đang hoàn thiện một cách tích cực, công ty luôn cố gắng tạo một môi trường làm việc thân thiện, xây dựng các mối quan hệ tốt đẹp giữa cấp quản lý với nhân viên cấp dưới Cụ thể:

- Ban giám đốc thường xuyên tổ chức các buổi gặp gỡ và thăm hỏi tất cả nhân viên trong công ty động viên và khuyến khích các nhân viên đang ở trong thời điểm căng thẳng nhất của công việc Hành động này đã tạo ra mối quan hệ thân thiết giữa nhân viên

và ban lãnh đạo

- Nhân viên có thể thảo luận với người quản lý trực tiếp để bày tỏ quan điểm nhằm mục xây dựng công ty Nhân viên trực tiếp trao đổi với người quản lý bộ phận nếu cần thiết

- Ban quản lý luôn tạo điều kiện để nhân viên nhận thức được tính hợp lý trong những gì họ đang làm Nghĩa là cấp trên không giải thích quá vặn kẽ với nhân viên cấp dưới, như vậy sẽ giúp họ có cái nhìn đúng đắn và tự đánh giá được tầm quan trọng của công việc từ đó làm việc có trách nhiệm hơn

- Ban lãnh đạo luôn đặt sự an toàn của toàn thể công ty lên hàng đầu, mọi hoạt động, quyết định phải luôn thận trọng cũng như dự đoán, giám sát chặt chẽ các rủi ro Đảm bảo lợi ích công ty – lợi nhuận và lợi ích từng nhân viên song hành, tuyệt đối không vì để đạt được mục tiêu mà mạo hiểm

- Tạo ra sản phẩm có giá thành phù hợp, ổn định nhưng chất lượng là tốt nhất Công

ty luôn xem trọng chất lượng nguyên liệu đầu vào và quy trình sản xuất, sản phẩm từng khâu phải qua kiểm tra kỹ thuật, công nghệ trước khi đến khâu sản xuất khác

Bên cạnh đó, Ban quản lý công ty còn là những người có tư cách và phẩm chất đạo đức tốt, có trách nhiệm luôn hết lòng với công việc, với người lao động Chính điều này

đã đem lại một tác động tích cực đến chất lượng công tác quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra hiệu quả cũng như góp phần vào kiểm soát CP NVL chính hiệu quả

là các phó tổng giám đốc có quyền quyết định và chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc

Mối quan hệ giữa tổng giám đốc với các phòng ban chức năng là quan hệ trực tiếp bằng mệnh lệnh Tổng giám đốc lãnh đạo, chỉ đạo trực tiếp các phòng ban này hoạt động trong phạm vi quyền hạn của mình Giữa các phòng ban chức năng cũng có mối quan hệ mật thiết với nhau Luôn hỗ trợ và bổ sung cho nhau để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình, cung cấp các số liệu và thông tin cho nhau để tham mưu, đề xuất kịp thời cho Tổng Giám đốc lãnh đạo, điều hành hoạt động của toàn công ty

Hiện nay, do điều kiện chưa cho phép mà công ty chưa thể bố trí bộ phận kiểm toán nội bộ tại công ty

Đốc phê duyệt để quyết định tuyển chọn nhân sự Phòng Tổ chức hành chính thông báo rộng rãi hoặc đăng ký với các đơn vị khác để tiếp nhận hồ sơ tuyển dụng, phỏng vấn, tuyển dụng Sau thời gian học việc, thử việc người lao động sẽ được đánh giá để ký hợp đồng lao động Giám đốc công ty trực tiếp ký các hợp đồng lao động với mức lương thỏa thuận

Về chính sách tiền lương: Hiện nay công ty đang áp dụng hệ thống thang bảng lương

cho lãnh đạo, cán bộ công nhân viên trong công ty theo hệ thống bảng lương quy định của nhà nước Hình thức trả lương theo thời gian làm việc đối với công nhân lao động Tính đến năm 2012 thì mức lương bình quân của nhân viên công ty là khoảng 5 triệu đồng

Về khen thưởng : Hiện tại công ty có ba quỹ khen thưởng là khen thưởng từ chi phí

quản lý doanh nghiệp, khen thưởng từ quỹ lương và khen thưởng từ lợi nhuận trong đó: + Thưởng từ chi phí quản lý doanh nghiệp: mức thưởng cho tập thể, cá nhân do sáng kiến, cải tiến kỹ thuật mang lại hiệu quả (thực hiện theo quy định hiện hành của Nhà nước)

+ Khen thưởng từ quỹ khen thưởng từ quỹ lương ,theo định kỳ hằng tháng, bán niên + Khen thưởng từ quỹ khen thưởng từ lợi nhuận: Hằng năm, công ty tiến hành bình xét thi đua, xếp loại danh hiệu thi đua cho cá nhân và tập thể trong công ty để thực hiện khen thưởng cuối năm

Về kỷ luật: Được quy định rõ trong “ Quy chế thi đua – khen thưởng – kỷ luật” của

công ty Theo đó, hình thức kỷ luật nhẹ nhất hiện nay của công ty là cảnh cáo Bên cạnh

đó còn có thể là trừ lương đối với những nhân viên vi phạm quy chế, vi phạm luật lao động, vi phạm thỏa ước lao động tập thể, nội quy và các quy định của công ty hoặc sa thải đối với những nhân viên có hành vi gian lận trong công việc, tiết lộ bí mật công nghệ, bí quyết kinh doanh

 Đảm bảo về năng lực

Nhà quản lý chỉ tuyển dụng các nhân viên có có trình độ và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được giao Là đơn vị sản xuất nên lực lượng lao động tại công ty có trình độ

đại học và trên đại học tương đối thấp (chiếm khoảng 16%) còn lao động ở trình độ

trung cấp và phổ thông chiếm tỷ lệ cao Bên cạnh đó, hàng năm công ty cũng cử một số nhân viên đi học tập, đào tạo và tập huấn để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ

 Tính chính trực và giá trị đạo đức

Điều này cũng đã được công ty nêu rõ trong “ Nội quy chung” cho toàn Công ty cũng như ban hành “Nội quy riêng” cho từng phòng ban riêng, yêu cầu tất cả nhân viên công ty khi làm việc phải trung thực, khi hành xử phải có văn hóa, cụ thể: Làm việc nghiêm túc, đúng thời gian quy định, không nói tục nơi làm việc, không hút thuốc trong phòng làm việc,…và tất cả phải được thực hiện gương mẫu bắt đầu từ ban lãnh đạo

Tuy nhiên, tại Công ty việc này cũng mới chỉ dừng lại ở việc ban hành các văn bản

về quy định nội bộ chứ chưa có một hội đồng thường trực hay chuyên trách về đạo đức để khi có vấn đề gì về đạo đức hay tính trung thực thì nhân viên công ty sẽ liên lạc với hội đồng này

Hiện nay, để mỗi thành viên ý thức được rằng họ có nhiệm vụ cụ thể gì và từng hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng như thế nào đến người khác trong việc hoàn thành mục tiêu thì cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm cho từng thành viên trong công ty

đã được thể chế hóa bằng những văn bản cụ thể và được ký bởi Tổng Giám đốc công ty sau đó chuyển tới các phòng ban chức năng để thi hành, cụ thể:

Cụ thể: Đối với bộ phận sản xuất được quy định phải luôn có sự phân công chặt

chẽ rõ ràng trong công tác kiểm soát chi phí nguyên vật liệu Tách biệt nhân sự giữa các chức năng đề nghị mua hàng, chức năng đặt hàng và chức năng nhận hàng

- Chức năng đề nghị mua hàng: bộ phận có nhu cầu thông qua sự xét duyệt của Giám đốc

- Chức năng đặt hàng: phòng KH – KD đảm trách

 Hội đồng quản trị và ủy ban kiểm soát .

Hiện nay, tại công ty cổ phần Frit Huế thì hội đồng quản trị và ủy ban kiểm soát vẫn luôn hoạt động độc lập với nhau Ủy ban kiểm soát tiến hành giám sát các hoạt động

và công việc kinh doanh của Công ty như: kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp tính trung thực trong quản lý, thẩm định báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo tài chính theo các định kỳ của công ty, báo cáo đánh giá công tác quản lý của Hội đồng quản trị lên Đại hội đồng cổ đông tại cuộc họp thường niên Đồng thời sẽ can thiệp vào hoạt động công ty khi cần: kiến nghị Hội đồng quản trị hoặc Đại Hội đồng Cổ đông các biện pháp sửa đổi, bổ sung, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của công ty

Nhìn chung qua quá trình quan sát và tìm hiểu môi trường kiểm soát của Công ty

cổ phần Frit Huế, chúng tôi nhận thấy rằng việc áp dụng những quy định của công ty vào trong hoạt động thực tiễn được thực hiện tương đối hiệu quả và được cán bộ nhân viên hưởng ứng Tuy nhiên, vẫn còn một số trường hợp thực tế có một chút khác biệt so với quy định, cụ thể: một là, việc đảm bảo về tính chính trực và giá trị đạo đức do chỉ dừng ở văn bản nên tùy thuộc phần lớn vào nhận thức của người lao động mà các quy định này mới thực hiện được vai trò của mình, hai là, mặc dù phân công phân nhiệm cho từng thành viên, bộ phận, song trong một vài tình huống đột xuất, nhân viên cùng bộ phận thay thế công việc của nhau mà chưa có sự chấp thuận trưởng bộ phận,…

2.2.1.2 Đánh giá rủi ro đối với chi phí nguyên vật liệu chính tại CTCP Frit Huế

 Rủi ro hoạt động

Bảng 2.4 – Bảng phân tích các rủi ro trong từng hoạt động

Yêu cầu mua nguyên vật liệu

- NVL chính không đúng với nhu cầu về chủng

loại, mẫu mã, số lượng

- NVL chính không đáp ứng được nhu cầu xuất

phát từ thực tế

- Phát sinh chi phí không đúng mục đích gây lãng phí, hoặc làm chậm tiến độ sản xuất

Hoạt động đặt hàng

- Đặt hàng cho nhà cung cấp khi không có nhu

cầu, không đủ khả năng thanh toán

- Đặt hàng sai về mẫu mã, chủng loại

- Đặt hàng không đúng theo thời gian, chu kỳ sản

xuất kinh doanh

- Đặt hàng khống

- Gây ảnh hưởng xấu đến uy tín, rủi ro thanh toán cho công ty Phát sinh các chi chí không đáng có như chi phí lưu kho,

- Gây ùn tắc đình trệ cho quy trình sản xuất,

- Gây thất thoát cho công ty với các hóa đơn ảo…

- Nhận hàng không đúng thời gian địa điểm

- Phát sinh nợ phải trả, các mặt hàng không cần thiết làm tăng chi phí lưu kho, bốc dỡ,…

- Công ty bị thất thoát tài sản.Ảnh hưởng tới công tác sản xuất và dễ gây mất hàng

Bảo quản hàng

- Hàng hư hỏng do thời tiết không dùng được

- Không bảo quản hàng hóa đúng cách

- Không có nguyên vật liệu khi cần thiết làm chậm quá trình sản xuất hàng

- Gây thất thoát, không có hàng khi cần sử dụng, làm chậm tiến độ làm việc

 Rủi ro trong môi trường máy tính

Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức kế toán máy với phần mềm “ Kế toán Việt Nam” dựa trên hình thức “chứng từ ghi sổ” Do đó, trong quá trình xử lý thông tin có thể phát sinh các rủi ro sau:

Hạch toán sai tài khoản: nhầm lẫn giữa các tiều khoản của tài khoản 152: 15211,

15212, 15221, 15221, ; hay mã khách hàng: VC023, VC230, VC320,

Nhập sai số tiền do sai số, đảo số,

Dữ liệu nhập không kịp thời, đầy đủ, bị mất hay bị trùng, không chính xác,

các lỗi từ chương trình phần mềm tại công ty, thông thường do sai sót trong vấn đề cài đặt các công thức, tham số, dẫn đến sai lệch kết quả

Tài khoản 152-Nguyên vật liệu, riêng số lượng nguyên vật liệu chính là 34 loại, trong thời gian hoạt động sản xuất kinh doanh, số lượng nguyên vật liệu phụ luôn luôn biến động tăng, điều này khiến kết quả kết xuất có khả năng không chính xác

Ngoài ra, còn phát sinh một số rủi ro từ hành vi cố ý của con người: đánh tráo kết quả kết xuất, mất mát dự liệu, dữ liệu bị rò rỉ, Trong môi trường máy tính, khả năng xảy

ra những rủi ro gian lận trên cao hơn rất nhiều so với môi trường kế toán thủ công trước đây, điều này có thể làm ngưng trệ toàn bộ hoạt động của công ty

 Rủi ro khách quan khác

- Rủi ro phát sinh từ các mối quan hệ khách hàng và nhà cung cấp: Các sự cố xảy

ra liên quan đến các nhà cung cấp hay khách hàng là điều khó tránh khỏi Trong đó nổi bật nhất có thể là việc các thông tin giữa hai bên bị nhầm lẫn, gây ảnh hưởng đến công tác đặt – mua hàng, bán hàng, gây ra những tranh chấp không nên có, phần nào làm giảm uy tín của CTCP Frit Huế

Hoặc một rủi ro cũng thường xảy ra đó là trong những tháng cao điểm, nguồn cung đầu vào khan hiếm, công ty chỉ có thể mua được một khối lượng NVL chính nhỏ, không đủ đáp ứng cho sản xuất, cũng có trường hợp lượng NVL chính là sẵn có những

giá cả quá cao dẫn đến việc sản xuất là không khả thi Hay vào năm 2007- 2008, thị

trường quá khó khăn, công ty không thể tìm kiếm các đối tác làm ăn mới và cũng không thể duy trì được số lượng khách hàng hiện tại